BAB I

PENDAHULUAN

Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan merupakan bagian dari sumber
daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan.
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit mempunyai karakteristik dan
organisasi yang sangat kompleks. Instalasi Farmasi adalah bagian dari Rumah Sakit yang
bertugas menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan
pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis Kefarmasian di Rumah Sakit. Salah
satu tugas utama Instalasi Farmasi adalah melakukan pengelolaan perbekalan farmasi di
Rumah Sakit, yang siklus kegiatan dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, pemberian obat dan
pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi di
rumah sakit adalah dengan melakukan pelaporan, monitoring dan evaluasi (Monev) yang
bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi,
tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

I. TUJUAN
A. Tujuan Umum
Evaluasi kinerja dan pencapaian program di Instalasi Farmasi

B. Tujuan Khusus
1. Untuk menilai sejauh mana program dapat dilaksanakan serta sejauh mana
program ini dapat memenuhi kebutuhan Rumah Sakit
2. Evaluasi kinerja dan pencapaian program di Instalasi Farmasi
3. Pembuatan analisis akar permasalahan
4. Usulan perbaikan
5. Sebagai acuan untuk Instalasi Farmasi dalam perbaikan mutu layanan
6. Sebagai masukan bagi manajemen.
II. SASARAN
A. Instalasi Farmasi
B. Unit-Unit terkait
 BAB II
PROGRAM KERJA DAN TARGET KINERJA TAHUN 2017

I. PROGRAM PENGEMBANGAN PROFESIONALISME SDM

No. Jenis Kegiatan/Program Indikator Pencapaian
1. Program Orientasi Karyawan Baru Penambahan Asisten Apoteker
Karyawan Baru (Bila melaksanakan masa Terlaksana : Oktober
dibutuhkan) orientasi satu
minggu dan
maksimal satu
bulan, pengenalan
area kerja dan alur
kerja pelayanan
farmasi.

2. Pelatihan Internal
Peningkatan pengetahuan Pada saat Rapat Terlaksana
kefarmasian bagi karyawan rutin bulanan
Instalasi Farmasi diselipkan beberapa
materi untuk
peningkatan
pengetahuan SDM

1. Pemberian Materi Staff Farmasi Jadwal : 20 September 2017

Permenkes No.72 mengetahui standar Terlaksana
th.2016 Standar pelayanan
Pelayanan Kefarmasian kefarmasian di RS
di RS

3 Pelatihan Eksternal
2. 1. Peningkatan pengetahuan Pemenuhan SKP Belum terlaksana
dan keterampilan untuk perpanjangan
Apoteker melalui SKPA
seminar dan workshop

2. Peningkatan pengetahuan Pemberian Seminar atau work shop untuk

dan keterampilan Asisten pelatihan untuk peningkatan ilmu pengetahuan dan
Apoteker melalui seminar menambah keterampilan di bidang kefarmasian
dan workshop wawasan dan (SKP Pembelajaran) untuk Tenaga
pengetahuan Tekhnis Kefarmasian terlaksana
dengan mengikutsertakan :

1 orang SDM Instalasi Farmasi pada

Seminar/Workshop yang diadakan
oleh IAI di Bandung di bulan
November dengan judul :
No. Jenis Kegiatan/Program Indikator Pencapaian
Pemeriksaan Medis dalam
membantu Apoteker menyelesaikan
Drug Related Problem

2 orang SDM Instalasi Farmasi pada

Seminar/Workshop yang diadakan
oleh IAI di Bandung di bulan
November dengan judul :
Manajemen Pelayanan dan
Pengelolaan Kefarmasian di Era
JKN

Terlaksana
4 Pendidikan berkelanjutan
Pendidikan D3/S1 Asisten Pemenuhan SDM Target : Tahun 2020 SDM AA
Apoteker dengan pendidikan berpendidikan DIII Farmasi
minimal DIII Belum Terlaksana
Farmasi Belum ada pendidikan
berkelanjutan yang diberikan
kepada Asisten Apoteker di RSUD
Al-Mulk untuk melanjutkan sekolah
kefarmasian
Adanya Pemberian izin (dispensasi
waktu) untuk 1 SDM Farmasi
melanjutkan kuliah S1 di S1 kimia
Univ Muhamadiyah Sukabumi
5 Magang Bekerjasama Jadwal : Januari – Agustus 2017
dengan SMK Pengenalan Fungsi Instalasi Farmasi
Kesehatan Madani di RS
Pelayanan kefarmasian di RS

6 Perubahan komposisi Pemenuhan Tenaga Apoteker Pendamping

struktur organisasi atau Kebutuhan Belum terlaksana
penambahan karyawan, bila Apoteker Yang sudah tercapai adalah :
memungkinkan penambahan Pendamping Penunjukan 1 orang TTK untuk
Apoteker pendamping 1 menjadi Koordinator Gudang
orang Instalasi Farmasi (manajemen
perbekalan farmasi); dan
Penunjukan 1 orang TTK untuk
menjadi Koordinator Kegiatan
Farmasi Klinik.
7 Kegiatan Informasi 1. Pelaksanaan Terlaksana : September
obat/Penyuluhan Penyuluhan
kefarmasian kepada Dagusibu dan
masyarakat SMART
2. Pelaksanaan
Kegiatan
Pharmacist Day
 II. PROGRAM PENGEMBANGAN MUTU PELAYANAN
Jenis
No. Indikator Pencapaian
Kegiatan/Program
A. Pengendalian Mutu
Layanan
1 Survey waktu layanan Pembuatan laporan Hasil Survey Standar Pelayanan
hasil survei waktu Minimal tiap bulan :
layanan

SPM obat Racikan 60 Masih dalam tahap pengambilan

menit sampel

SPM Obat non

Racikan 30 menit Sudah terlaksana : Bulan November
Hasilnya : waktu tunggu 8,09 menit

2 Kesalahan pemberian Pembuatan laporan Terjadi, tapi belum dibuat laporannya

obat data kesalahan beberapa kesalahan pemberian obat
pemberian obat tiap rawat inap, karena tulisan dokter yang
bulan tidak jelas, atau karena penyimpanan
obat yang LASA berdekatan dan
Indikator : 100% belum ada stiker LASA.
Untuk mengatasi permasalahan
tersebut di atas, petugas Instalasi
Farmasi akan mengkonfirmasi ke
perawat ruangan jika menerima resep
yang kurang jelas/ tidak terbaca atau
obat LASA.

Belum terlaksana

3 Evaluasi penulisan Pembuatan laporan Sebagian besar dokter sudah

resep dokter sesuai data evaluasi menuliskan resep sesuai dengan
dengan formularium penulisan resep dokter
ketentuan masing-masing jenis
sesuai dengan pelanggan/pasien, tetapi masih ada
formularium penulisan obat diluar standar
Formularium
Indikator : 100% Masih banyak yang belum menuliskan
sesuai formularium resep sesuai ketentuan, seperti tulisan
tidak terbaca/tidak jelas, dan tidak
mengisi kolom alergi/tidak.
(Kelengkapan resep masih kurang, tapi
belum diadakan perhitungan berapa
persen yang telah lengkap).

Belum Terlaksana
Masih dalam tahap pengambilan
sampel
 Jenis
No. Indikator Pencapaian
Kegiatan/Program
4 Evaluasi kepuasan Pembuatan laporan Masih ada komplain waktu layanan
pelanggan data evaluasi kepuasan yang lama terutama pada saat peak
pelanggan hour.
Kepuasan pelanggan di farmasi telah
Indikator : ≥80% diukur oleh tim Humas hasilnya 75%
(target belum tercapai).

Terlaksana

5 Pelaksanaan Pelayanan Pasien diberi edukasi Pemberian informasi obat pada saat
Informasi Obat mengenai penggunaan penyerahan obat kepada pasien.
obatnya Pembuatan brosur obat mengenai
waktu minum obat yang tepat, cara
penggunaan obat suppositoria, cara
penggunaan obat insulin pen, cara
pengelolaan obat di rumah, cara
penggunaan obat tetes telinga dan cara
penggunaan obat tetes mata.

Terlaksana

7 Perencanaan pembelian Terlaksananya Terlaksana dengan baik walaupun

obat dan alkes yang pembelian obat yang masih terdapat kendala dan masalah-
terprogram dan terencana dengan baik masalah yang muncul. Seperti halnya
didukung oleh SIM dengan perencanaan pemenuhan
yang baik kebutuhan barang farmasi tidak bisa
terpenuhi secara maksimal, karena
beberapa item obat yang langka di
distributor terutama untuk obat generik
dan beberapa obat paten yang kosong
pabrik/distributor. . Disamping itu juga
adanya pending pengiriman obat dari
beberapa distributor obat sehingga
terjadinya kekosongan obat.

Untuk dukungan SIM RS instalasi

farmasi Belum terlaksana

8 Pemantauan amprahan Terlaksananya Pelaporan amprahan dan stock opname

dan stock obat di unit program ruangan tiap bulan
(IF, poliklinik, ruang
tindakan dan ruang Terlaksana : pencatatan di Gudang
perawatan serta unit Farmasi
penunjang) yang Untuk dukungan SIM RS di gudang
didukung oleh SIM RS farmasi belum terlaksana
yang baik
 Jenis
No. Indikator Pencapaian
Kegiatan/Program
B Perbaikan tata kerja
di Instalasi Farmasi
1 Pembuatan dan Pembenahan SOP dan Tercapai dan masih berjalan
penataan SOP buku panduan
pelayanan pelayanan
2 Pembuatan dan Pembenahan SOP Tercapai dan masih berjalan
penataan SOP
pemeliharaan alat
3 Koordinasi rutin Terlaksananya rapat Terlaksana dengan baik Tiap minggu
internal karyawan bulanan sebagai ke 1 hari Rabu Jam 13.00
Instalasi Farmasi evaluasi dari kegiatan
tiap bulannya.
4 Stock Opname Terlaksananya stock Terlaksana dengan baik Stock Opname
opname tiap akhir tiap bulan
bulan
 BAB III
KINERJA INSTALASI FARMASI TAHUN 2017

1. Pencapaian kinerja Instalasi Farmasi Tahun 2017

Jumlah Kunjungan / Cakupan Resep

A. Jumlah Cakupan Resep Januari – Desember 2017

B. Jumlah Cakupan Resep Bulan Januari – Desember 2016
C. Jumlah Cakupan Resep Dibanding dengan Tahun Sebelumnya (2016)
D. Data analisis ABC Investasi th.2017
E. Data analisis VEN th 2017

2. Permasalahan dalam pencapaian program kerja Tahun 2017

Belum direkap
 BAB IV
EVALUASI DAN RENCANA TINDAK LANJUT PROGRAM KERJA

A. EVALUASI KEGIATAN DI INSTALASI FARMASI

1. PERENCANAAN
 Perencanaan obat di RSUD AL-Mulk dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi dengan
metode konsumsi yaitu berdasarkan data persediaan obat/ stok, buffer stok, lead time
dan pemakaian.
 Perencanaan perbekalan farmasi (material request) dilakukan berdasarkan
Formularium dan sudah melalui alur prosedur yang berlaku.

2. PENGADAAN
 Pengadaan obat dilaksanakan oleh Gudang Farmasi berdasarkan usulan perencanaan
(material request) dari Instalasi Farmasi RSUD Al-Mulk yang telah dibuat dan
disetujui Kepala IFRS kemudian dibuat PO (Purchasing Order) oleh Gudang
Farmasi dan di legalisasi oleh, Direktur RS dan diserahkan ke tim PPK untuk
diadakan pembelian melalui e-katalog atau penunjukkan langsung.

3. PENERIMAAN
 Penerimaan obat telah dilaksanakan dengan baik oleh Gudang Farmasi RSUD AL-
Mulk dengan melakukan pemeriksaan sesuai Surat Permintaan Barang (SPB) /
Purchasing Order (PO)/faktur dengan memeriksa kondisi barang meliputi
kesesuaian nama barang, jenis barang, jumlah barang, kondisi kemasan tidak cacat
atau rusak, kadaluarsa minimal 2 tahun

4. PENYIMPANAN
Penyimpanan perbekalan farmasi sudah dilaksanakan dengan baik yaitu :
 Menurut bentuk sediaan dan jenisnya
 Menurut suhu dan kestabilan sediaan :
 Penyusunan penyimpanan berdasarkan sistem FIFO ( First In First Out) FEFO (
First Expire date First Out ) dan alphabetis
 Bahan-bahan berbahaya dan mudah terbakar disimpan terpisah.
  Tetapi Fasilitas Penyimpanan perbekalan farmasi masih perlu ditingkatkan karena
fasilitas seperti rak obat atau palet sebagai alas dus/karton obat masih kurang, luas
area dan lay out Gudang Farmasi dan ruang Instalasi Farmasi belum sesuai standar
dan belum ada Penandaan yang jelas untuk obat High Alert dan LASA

5. PENDISTRIBUSIAN
 Pendistribusi perbekalan farmasi yang dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi RSUD
AL-Mulk terdiri dari persediaan di ruangan (floor stock), lemari /emergency, paket
tindakan dan resep individu.
 Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di Instalasi Farmasi belum ada
sehingga tidak dapat memberikan informasi yang akurat terhadap persediaan,
sehingga diperlukan segera ketersediaan SIMRS terutama system inventory Rumah
Sakit di Instalasi Farmasi.

6. PENCATATAN DAN PELAPORAN

 Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di RSUD AL-Mulk belum ditunjang
sepenuhnya oleh Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) untuk
kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi sehingga perlu dilakukan
pengadaan SIMRS di Instalasi Farmasi.
 Pengendalian pengelolaan obat dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian dan kegiatan farmasi lainnya sudah melalui prosedur
yang berlaku di Rumah Sakit.
 Hasil akhir dari pelaporan dan pengendalian ini yang terpenting adalah proses tindak
lanjutnya untuk dianalisa kemudian diambil suatu keputusan oleh pimpinan rumah
sakit serta ditindak lanjuti oleh jajaran manajemen operasional rumah sakit yang
terkait dengan pengelolaan obat di rumah sakit.
B. EVALUASI PROGRAM DAN RENCANA TINDAK LANJUT
Beberapa program kerja yang belum terealiasi diantaranya program pengembangan
sarana dan prasarana, perbaikan sistem inventory by sistem yang baik dan
menyeluruh serta perbaikan tata ruang/denah instalasi farmasi.
Program kerja yang belum terealisasi tersebut diharapkan dapat terealisasi di tahun
berikutnya.
 BAB V
KESIMPULAN / SARAN

A. Program Peningkatan Pelayanan

1. Pencapaian target pada tahun 2017, baik pencapaian cakupan resep maupun
pencapaian revenue belum mencapai target yang ditentukan.
2. Pengembangan Indikator Mutu Layanan, Standar Pelayanan Minimal untuk
Instalasi Farmasi sudah dilaksanakan. Permasalahan-Permasalahan :
Permasalahan yang selama ini terjadi adalah komplainan waktu tunggu, dimana
karyawan Instalasi Farmasi dalam pelayanan resep ke pasien sudah menjalankan
pekerjaannya secara maksimal dengan mengutamakan pelayanan resep dengan
penuh ketelitian dan sikap hati-hati karena kesalahan dan ketidaktelitian dalam
pemberian obat bisa berakibat fatal. Namun komplainan tersebut juga akan
menjadi bahan evaluasi secara terus menerus untuk menuju perbaikan dengan
fokus terhadap faktor-faktor penyebab keterlambatan penyampaian obat ke pasien.
Dalam pelayanan resep, ada beberapa langkah yang harus dikerjakan sebelum obat
sampai ke tangan pasien yaitu : membaca resep, menelaah resep, menginput,
menyiapkan, mengecek kembali dan akhirnya proses penyerahan obat ke pasien.
Dalam proses tersebut, tidak selamanya berjalan dengan baik dan lancar. Beberapa
hal yang menyebabkan waktu tunggu pasien yang lama tersebut karena :
a. Adakalanya resep tidak terbaca, tidak lengkap dosis, obat yang ditulis tidak
tersedia sehingga perlu waktu umtuk konfirmasi ke dokter.
b. Karena tidak ada SIMRS di Instalasi Farmasi maka Informasi stock obat di
gudang dan depo pelayanan belum ada sehingga butuh waktu untuk mengecek
stock secara manual atau membuka kartu stock.
c. Jadwal kedatangan dokter yang terlambat menyebabkan penumpukan pasien.
d. Kemampuan kecepatan masing-masing SDM berbeda-beda dalam hal
penyiapan resep.
e. Perlu ketelitian penuh dan sikap hati-hati dalam pelayanan resep.
B. Program Pengembangan Mutu Sarana dan Prasarana
Beberapa program sudah terealisasi dengan baik

C. Program Pengembangan Profesionalisme SDM

Program kegiatan workshop/seminar/pelatihan Apoteker belum terealisasi.
Seminar atau work shop untuk peningkatan ilmu pengetahuan dan keterampilan di
bidang kefarmasian (SKP Pembelajaran) untuk Tenaga Tekhnis Kefarmasian sudah
terlaksana.

D. Instalasi Farmasi
1. Penambahan System Informasi Logistik dengan SIMRS di Instalasi Farmasi harus
segera dilaksanakan, khususnya mengenai Posisi Stock dan input penerimaan
resep.
2. Pemantauan manual stock harian di Instalasi farmasi masih dijalankan untuk
menekan stock yang berlebih.
3. Perlu koordinasi dengan TFT dan Komite Medik untuk selalu memantau jumlah
stock obat yang macet/slow moving.
4. Pengawasan terhadap obat-obatan yang mendekati ED dilakukan secara
berkesinambungan, juga obat-obatan yang tidak sesuai dengan Standar
Formularium maupun obat-obatan non vital yang macet lebih dari 4 bulan
5. Penerapan Kendali Mutu di Instalasi Farmasi diupayakan bisa berjalan dengan
maksimal dengan memanfaatkan SDM yang ada
6. Siklus kegiatan di Instalasi Farmasi mulai dari pemilihan/perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan dan Pendistribusian sudah sesuai dengan prosedur kerja
yang berlaku.
7. Perbaikan tata ulang denah Instalasi farmasi dengan rak-rak obat bentuk pallet
untuk mempermudah proses pengamprahan dan memperbaiki kinerja pelayanan di
Instalasi Farmasi namun terbentur dengan luas bangunan Gudang Farmasi maupun
Ruang Pelayanan resep Rawat jalan dan rawat inap.
8. Diharapkan adanya perbaikan System Informasi Logistik di Instalasi Farmasi untuk
menunjang dan mempermudah pengawasan stock dan sistem amprahan yang baik.
 Dibuat oleh,

Tanti Okriana, S.Farm.,Apt.,M.Farm.

Kepala Instalasi Farmasi

Mengetahui,

Tanti Okriana, S.Farm.,Apt.,M.Farm dr. Munifah Budi Isnaeni, MMRS.

Bidang Penunjang Kepala Rumah Sakit