Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus

Work Load Indicator Staff Need atau WISN Bagian Filing

RSUD Dr. Moewardi Periode Tahun 2016.

Distyan Ruth N M1, Antik Pujihastuti2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK
Latar Belakang :Beban kerja petugas Filing RSUD Dr. Moewardi mengalami peningkatan seiring
dengan bertambahnya jumlah kunjungan pasien rawat jalan sehingga mempengaruhi produktivitas
kerja petugas filing. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja dengan
menggunakan rumus Work Load Indicator Staff Need atau WISN bagian filing RSUD Dr.
Moewardi tahun 2012 s.d 2016.
Metode Penelitian : Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Subyek
penelitian adalah petugas Filing dengan obyek data kegiatan unit Filing dan Formulir rekapitulasi
laporan data kegiatan rumah sakit (RL_1) dengan analisis data secara deskriptif.
Hasil dan Pembahasan : Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas dalam melaksanakan
aktivitas pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis berpedoman pada prosedur tetap
tentang pengambilan dan penyimpanan dokumen. Sedangkan, berdasarkan perkiraan jumlah
kunjungan pasien rawat jalan untuk periode tahun 2016 sejumlah 217.272 pasien, dan untuk pasien
rawat inap sejumlah 49936 pasien dengan waktu kerja efektif sejumlah 2136 jam/ tahun dan rata-
rata waktu per kegiatan pokok untuk rawat jalan adalah 0,083 jam dan untuk rawat inap adalah
0,18 jam sehingga dapat diperoleh standar beban kerja rawat jalan yaitu 25734,93 jam/ tahun dan
rawat inap yaitu 11866,66 jam/tahun. Bila waktu kelonggaran adalah 106,8 jam per tahun maka
diperoleh standar waktu kelonggaran sejumlah 0,05 jam per tahun. Berdasarkan penghitungan
WISN dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja tahun 2016 sejumlah 12 orang.
Simpulan dan Saran : untuk periode tahun 2016 RSUD Dr. Moewardi memerlukan penambahan
petugas filing rawat jalan sebanyak 8 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang sudah ada 7
petugas sehingga hanya membutuhkan 1 tenaga kerja, Sedangkan untuk filing rawat inap perkiraan
tahun 2016 diperoleh hasil penghitungan sebesar 4,20 atau sama dengan 4 tenaga kerja dengan
jumlah petugas yang sudah ada sebanyak 4 petugas, yang artinya tidak ada penambahan tenaga
kerja, dengan tujuan untuk mencapai produktifitas kerja yang optimal dengan pendayagunaan
tenaga kerja sesuai dengan job description.

LATAR BELAKANG dokumen Rawat Inap/ Rawat Jalan/ Gawat

Rumah sakit dalam melaksanakan Darurat yang dilakukan oleh petugas bagian

pelayanaan kesehatan melalui pelayanan filing yang harus memiliki ketrampilan

medis dan pelayanan non medis. Pelayanan khusus, ketelitian dan ketepatan.

medis meliputi pengobatan, perawatan Oleh karena itu perlu adanya

maupun sarana penunjang kesehatan yang keseimbangan antara petugas dengan beban

lain, sedangkan pelayanan non medis kerja dalam melaksanakan pelayanan

berupa pelayanan yang bersifat administrasi kesehatan berdasarkan standar waktu

dimulai dari bagian pendaftaran sampai pelayanan. Apabila jumlah petugas tidak

dengan bagian pembayaran/ kasir. seimbang dengan beban kerja di unit

Khususnya dalam penyimpanan dan tersebut maka penyediaan dokumen rekam

penyediaan dokumen rekam medis, baik medis terlambat dan pasien harus menunggu

58 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.IV, NO.1, MARET 2010, Hal 58-64
lama untuk mendapatkan pelayanan, hal ini Instrumen dan Cara Pengumpulan Data
akan mempengaruhi mutu pelayanan suatu adalah Instrumen Pengumpulan data
rumah sakit. yaitupedoman wawancara untuk
Berdasarakan survey pendahuluan di pendapatkan data mengenai beban kerja
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi petugas berdasarkan tugas pokok Filing di
Surakarta diketahui bahwa peningkatan RSUD Dr. Moewardi Surakarta dan
jumlah kunjungan pasien berpengaruh pedoman observasi menggunakan Time and
terhadap beban kerja petugas filing sehingga Motion Study (TMS) yaitu data yang diambil
diperlukan adanya keseimbangan antara untuk mengetahui atau mendeteksi kualitas
pekerjaan dengan petugasnya untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh personel
mencapai produktivitas kerja yang optimal. yang diteliti. Serta cara pengumpulan data
Oleh karena itu, penulis tertarik untuk adalah data primer dan data sukunder. Data
mengambil judul penelitian tentang primer yaitu data yang diperoleh dari
”Prediksi kebutuhan Tenaga Kerja di Bagian pengamatan secara langsung mengenai
Filing Rumah Sakit Umum Daerah Dr. beban kerja petugas Filing berdasarkan
Moewardi Surakarta periode 2012 s.d 2016. tugas pokok, sedangkan data sekunder
yaitu data kegiatan unit Filing dan data yang
METODE PENELITIAN diperoleh secara tidak langsung yaitu dengan
Jenis penelitian ini adalah deskriptif melihat data dari Rekapitulasi Laporan Data
yaitu penelitian yang dilakukan dengan Kegiatan Rumah Sakit (RL_1) berupa data
menjelaskan atau menggambarkan dari suatu jumlah kunjungan pasien rawat jalan periode
variabel penelitian dan menggunakan 2007 s.d tahun 2011. Analisis Data secara
pendekatan secara retrospektif, yaitu deskriptif dengan cara menguraikan atau
pengumpulan data menggunakan data yang memaparkan hasil penelitian yang di analisis
sudah lampau (Notoatmodjo, S. 2005). berdasarkan teori yang telah dikemukakan
Subyek penelitian adalah petugas yang dalam tinjauan pustaka tanpa melakukan uji
bertanggung jawab terhadap penyimpanan statistik. (Arief, TQ. 2003).
dan pengambilan dokumen rekam medis di
RSUD Dr. Moewardi, sedangkan obyek HASIL PENELITIAN DAN
penelitian adalah data kegiatan unit Filing
PEMBAHASAN
dan formulir rekapitulasi laporan data
1. Prosedur Tetap Bagian Filing di RSUD
kegiatan rumah sakit (RL-I) tentang
Dr. Moewardi
penyimpanan dan penyediaan dokumen
RSUD Dr. Moewardi telah memiliki
rekam medis tahun 2007 sampai dengan
prosedur tetap pelayanan pengambilan dan
tahun 2011 yang digunakan untuk
penyimpanan dokumen yang telah di
mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga
tetapkan oleh direktur rumah sakit dengan
kerja di Filing periode tahun 2012 s.d 2016.
nomor dokumen 05-02 A 007 pada tanggal

Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus... (Distyan Ruth N M,dkk) 59
03 Maret 2011 dengan nomor revisi 6 05-06 Sumber: Rekapitulasi Laporan Data
Kegiatan Rumah Sakit (RL_1)
A 016.
Isi prosedur tetap bagian filing adalah
Tabel2. Data hasil penghitungan pasien
sebagai berikut: rawat jalan dengan rumus kuadrat
terkecil
a. Petugas menerima pengembalian
No N Y X ∑x2 ∑xy
berkas rekam medis rawat jalan dari
1 2007 191.514 -2 4 -383.028
masing-masing poliklinik dan
2 2008 184.055 -1 1 -184.055
menandatangani buku serah terima.
3 2009 201.704 0 0 0
b. Berkas rekam medis dikelompokkan
4 2010 208.745 1 1 208.745
menurut nomor urut register
5 2011 194.316 2 4 388.632
mengganti map yang rusak.
Total 980334 0 10 30294
c. Memasukkan berkas rekam medis ke
dalam rak penyimpanan sesuai nomor
urut register dan nomor Terminal
Digit. 980334
=
d. Petugas mengambil untuk pelayanan 5
poliklinik berdasarkan bukti layanan/ = 196066,8
b = ∑xy
untuk penelitian verifikasi, visum et
∑x2
repertum, pelacakan dan menyimpan
30294
kembali setelah selesai pelayanan. =
10
e. Peminjam wajib mengisi/mencatat = 3029,4
pada buku pinjam yang disediakan
oleh petugas dan berkas rekam medis = 196066,8 + 3029,4 . x
tidak boleh dibawa keluar ruang
rekam medis. Tabel3.Data hasil penghitungan pasien
2. Beban Kerja Petugas Berdasarkan Tugas rawat inap dengan rumus kuadrat
terkecil
Pokok Filing. No N Y X ∑x2 ∑xy
Tabel 1. Data kunjungan pasien rawat 1 2007 25.401 -2 4 -50.802
jalan dan rawat inap RSUD Dr.
2 2008 24.180 -1 1 -24.180
Moewardi
Jumlah 3 2009 28.420 0 0 0
Tahun Jumlah Pasien RJ
Pasien RI
2007 191.514 25.401 4 2010 31.891 1 1 31.891

24.180 5 2011 36.326 2 4 72.652

2008 184.055
28.420 Total 146218 0 10 29561
2009 201.704

2010 208.745 31.891

2011 194.316 36.326

Total 980.334 146.218

60 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.IV, NO.1, MARET 2010, Hal 58-64
 a
y pelayanan yang diberikan RSUD Dr.
Moewardi. Hal ini sesuai dengan pengertian
n
146218 beban kerja yaitu banyaknya jenis pekerjaan
 yang harus diselesaikan oleh tenaga
5
 29243,6 kesehatan profesional dalam setahun yang

b
 xy meliputi pengalaman, keterampilan dan

x 2 motivasi menyelesaikan pekerjaan yang

dibebankan.
29561
 Standar kelonggaran dipengaruhi oleh
10
rata-rata waktu kelonggaran sebesar 5% dari
 2956,1
jumlah jam kerja petugas dan waktu kerja
y = a  bx
yang tersedia. Bila rata-rata waktu
= 29243,6  2956,1x
kelonggaran memiliki kebijakan tentang
Tabel 4. Jumlah Perkiraan Kunjungan standar kelonggaran di RSUD Dr. Moewardi
Pasien RJ dan RI Periode Tahun 2012 s.d maka produktivitas petugas dapat
2016
Pasien dimaksimalkan. Menurut Wignjo S (1995)
Pasien Rawat
Rawat menyatakan bahwa jumlah waktu longgar
Jalan
Tahun X Inap
y=a+ untuk kebutuhan individu dapat ditetapkan
y = a + bx
bx dengan melaksanakan aktivitas time study
2012 3 205155 38111
sehari kerja penuh yaitu sekitar 2% sampai
2013 4 208184 41068
5% atau 10 menit sampai 24 menit
2014 5 211213 44024
digunakan untuk kebutuhan yang bersifat
2015 6 214243 46980
individu.
2016 7 217272 49936
3. Kebutuhan tenaga dengan rumus Work
Load Indicator Staff Need (WISN) di
Beban kerja petugas filing RSUD Dr
filing RSUD Dr. Moewardi tahun 2012
Moewardi untuk tiga tahun terakhir semakin
s.d 2016.
meningkat seiring dengan peningkatan
Tabel 5. Kegiatan Pokok Petugas filing
jumlah kunjungan pasien yaitu sejumlah rawat jalan RSUD Dr. Moewardi
4,4% setiap tahunnya sejak tahun 2009 Rata2
Kategori
hingga 2011. Hal ini mempengaruhi mutu Kegiatan pokok waktu/
tenaga kerja
pelayanan pasien rawat jalan baik pelayanan menit

pasien baru atau pelayanan pasien lama Filing  Menerima 0,5

untuk kunjungan 5 tahun mendatang. Selain Rawat pengembalian berkas

itu, dengan meningkatnya jumlah kunjungan Jalan RM dari poliklinik

 Berkas RM 1,5
ke RSUD Dr. Moewardi maka kepercayaan
dikelompokkan
pasien yang datang berkunjung telah
menurut nomor
meningkat seiring dengan perbaikan

Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus... (Distyan Ruth N M,dkk) 61
 urut register serta dalam rak penyimpanan
mengganti map yang sesuai urut register dan
rusak nomor terminal digit
 Memasukkan berkas 1  Mengambil berkas RM 1,5
RM ke dalam rak untuk pelayanan poliklinik
penyimpanan  Mengambil berkas RM 1,5
 Mengambil berkas 2 untuk penelitian
RM untuk pelayanan Jumlah 11
poliklinik dan
penelitian Jumlah =
Jumlah 5
Jumlah waktu kegiatan pokok
1
Jumlah =
11
Jumlah waktu kegiatan pokok =
1
1
= 11 menit
5 = 0,18 jam
=
1 Bila waktu kerja yang tersedia sejumlah
= 5 menit
2136 jam /tahun dan rata-rata waktu per
= 0,083 jam
kegiatan pokok untuk filing rawat jalan
sebesar 0,083 jam sedangkan untuk rawat
Tabel 6.Kegiatan Pokok Petugas filing inap sebesar 0,18 jam maka dapat diperoleh
rawat inap RSUD Dr. Moewardi
standar beban kerja untuk rawat jalan dan
Kategori Rata2
tenaga Kegiatan pokok waktu/ rawat inap dengan menggunakan rumus
kerja menit sebagai berikut:
Waktu Kerja Tersedia
Filing  Menerima 1,5 Standar Beban Kerja 
rata  rata waktu per kegiatan pokok
Rawat pengembalianberkas RM
2136
Inap dari bagian coding dan =
0,083
menandatangani buku serah
terima = 25734,93 jam pertahun
 Tiap berkas RM diberi 4,5
filder dikelompokkan Waktu Kerja Tersedia
Standar Beban Kerja 
rata  rata waktu per kegiatan pokok
menurut nomor urut
register, diberi map baru 2136
=
sesuai kode warna ditulis 0,18
nama, alamat, umur, jenis =11866,66 jam per tahun
kelamin, NOMOR Jadi standar beban kerja berdasarkan
REGISTER
waktu kerja dan rata-rata waktu kerja per
 Memasukkan berkas RM ke 2
kegiatan pokok filing rawat jalan dalam

62 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.IV, NO.1, MARET 2010, Hal 58-64
setahun adalah 25734,93 jam per tahun, memerlukan penambahan tenaga kerja,
sedangkan untuk filing rawat inap adalah sedangkan untuk filing rawat jalan
11866,66 jam per tahun. memerlukan penambahan petugas sejumlah
1 tenaga kerja, yang bertanggung jawab
khusus dalam penyimpanan dokumen rekam
SIMPULAN DAN SARAN
medis pada setiap rak yang terbagi dalam
Pelaksanaan pelayanan pasien di bagian
beberapa subrak (Section) untuk
filing telah sesuai dengan prosedur tetap
menghindari terjadinya misfiled (salah
RSUD Dr. Moewardi tentang pelayanan
letak), selain itu jika rumah sakit tidak
pasien dan jenis kegiatan pokok yang harus
menghendaki adanya penambahan SDM
diselesaikan oleh petugas. Berdasarkan
maka diperlukan adanya peningkatan kinerja
kunjungan pasien RSUD Dr. Moewardi
masing-masing petugas filing dan
periode tahun 2016 diperoleh perkiraan
pendayagunaan tenaga yang dijelaskan
jumlah kunjungan pasien rawat jalan sebesar
secara lebih jelas sesuai job description
217.272 pasien sedangkan untuk pasien
dengan tujuan untuk mencapai produktivitas
rawat inap sebesar 49.936 pasien dan standar
kerja yang optimal.
kelonggaran untuk rawat jalan maupun
rawat inap sebesar 0,05 tenaga per menit dan
standar beban kerja untuk rawat jalan KEPUSTAKAAN
sebesar 25734,93 menit per tahun sedangkan Arief, TQ. 2003. Metodologi Penelitian
Kedokteran Dan Kesehatan CSGF
untuk rawat inapnya sebesar 11866,66 menit
(The Community Of Self Help Group
per tahun. Berdasarkan penghitungan beban Forum).
kerja bagian filing dengan rumus WISN di
RSUD Dr. Moewardi periode tahun 2016 DepKes, RI. 1997. Pedoman pengelolaan
Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta:
diperoleh kebutuhan tenaga kerja dibagian
Departemen Kesehatan RI.
filing rawat jalan perkiraan tahun 2016
sebanyak 8 tenaga kerja dengan jumlah
Ilyas, Y. 2000. Perencanaan Sumber Daya
tenaga kerja yang sudah ada 7 petugas Manusia Rumah Sakit Teori Metoda
dan Formula. Jakarta: Pusat Kajian
sehingga hanya membutuhkan 1 tenaga
Ekonomi Kesehatan FKM UI
kerja, Sedangkan untuk filing rawat inap
perkiraan tahun 2016 diperoleh hasil
KEPMENKES RI No
penghitungan sebesar 4,20 atau sama dengan 81/MENKES/SK/1/2004. Tentang
Pedoman Penyusunan Perencanaan
4 tenaga kerja dengan jumlah petugas yang
Sumber Daya Manusia Provinsi,
sudah ada sebanyak 4 orang, yang artinya Kabupaten, Kota serta Rumah Sakit.
Jakarta
tidak ada penambahan tenaga kerja.
Disarankan berdasarkan peningkatan
Ilyas, Y. 2000. Perencanaan Sumber Daya
beban kerja tahun 2016 maka bagian filing
Manusia Rumah Sakit Teori Metoda
rawat inap RSUD Dr. Moewardi tidak

Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus... (Distyan Ruth N M,dkk) 63
 dan Formula. Jakarta: Pusat Kajian
Ekonomi Kesehatan FKM UI

Manuaba, A. 1992. Penerapan Ergonomi

untuk Meningkatkan Kualitas Sumber
Daya Manusia dan Produkstivitas.
Seminar. Kesehatan dan Keselamatan
Kerja (K3). Bandung: IPTN.

Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi

Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT
Rineka Cipta.

PerMenKes RI No
269/MENKES/PER/III/2008.
Tentang Rekam Medis. Jakarta.

Siswati, 2009. Perhitungan Kebutuhan

Tenaga Kerja. Makalah pada
Kumpulan Materi Pelatihan
Manajemen Informatika Kesehatan.
Jakarta: DPP PORMIKI.

Tarwaka, 1991. Produktivitas dan

Pemanfaatan Sumber Daya Manusia.
Majalah Hiperkes dan Keselamatan
Kerja. Jakarta: XXIV (2) : 55-57

Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk

Keselamatan, Kesehatan Kerja dan
Produktivitas. Edisi ke-1.

Wignjo S, 1995. Ergonomi, Studi Gerak

dan Waktu. Surabaya: Airlangga.

64 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.IV, NO.1, MARET 2010, Hal 58-64