Laporan Praktik Kerja (Magang Industri)

TINJAUAN RESPON TIME

PELAYANAN FILING
RSUD dr. GONDO SUWARNO
UNGARAN
TAHUN 2022

CHOERUL CHAFIF ASADULLAH

01
D22.2018.02290
RSUD dr. Gondo
Suwarno Jl. Diponegoro No.125, Ungaran, Genuk, Kec. Ungaran Barat, Kabupaten Semarang, Jawa
Tengah 50512

RSUD dr. Gondo Suwarno telah berdiri sejak tahun 1910 berawal mula poliklinik yang
dibuka oleh Tuan Zending (seorang Belanda) di Bandarjo Ungaran kemudian berkembang
menjadi rumah sakit dengan kelas C, Pada tanggal 29 Maret 2010 telah lulus akreditasi
penuh tingkat lanjut hingga kini dikelola oleh pemerintah daerah kabupaten Ungaran.

2
RSUD dr. Gondo Suwarno
VISI
MISI
menjadi pilihan utama
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada Motto
masyarakat dalam
masyarakat dengan cara: S - enyum dalam bertegur sapa
memperoleh pelayanan E - fektif, efisien dan terjangkau
a) Mewujudkan pelayanan prima.
rumah sakit R - amah dan profesional melayani pelanggan
b) Mewujudkan pelayanan rumah sakit yang A - kurat dalam diagnosis dan terapi
komperehensif dan terjangkau serta berdaya saing.S - impati dalam menanggapi keluhan pelanggan
c) Mewujudkan budaya kerja yang berlandaskan I - klas dan berintegritas tinggi dalam melayani
pelanggan
pengabdian, keikhlasan, disiplin serta profesionalisme.
d) Mewujudkan pelayanan yang bermutu dengan
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi kesehatan atau kedokteran.

3
 Struktur Organisasi Dan Rekam Medis
RSUD dr. Gondo Suwarno Ungaran

Instalasi Rekam Medis merupakan suatu unit kerja dibawah

Seksi Penunjang Medis dan Rekam Medis RSUD dr. Gondo
Suwarno Ungaran

Unit rekam medis RSUD dr. Gondo Suwarno membantu

administrasi atau salah satu unsur staf dalam
penyelenggaraan manajemen Rumah Sakit dalam bidang
pelaporan dan Rekam Medis di lingkungan RSUD dr. Gondo
Suwarno Ungaran

4
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
RSUD dr. Gondo Suwarno Ungaran

5
A. Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Filing RSUD dr. Gondo
Suwarno
Tugas Pokok :
1. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode penjajaran Terminal Digit Filing
2. Menyediakan dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan
3. Menyusutkan dokumen rekam medis dengan memisahkan dokumen in aktif, yaitu selama
5 tahun terakhir dokumen tidak digunakan lagi.
4. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis
aktif
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
6. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan )
7. Membantu pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis

6
A. Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Filing RSUD dr. Gondo
Suwarno
Peran dan Fungsi dalam pelayanan rekam medis :
1. Menyimpan dokumen rekam medis
2. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan
3. Pelindung arsip - arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis
4. pelindung arsip - arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi,
dan biologi

7
 B. Deskripsi Pekerjaan

1. Menerima dokumen rekam medis yang sudah terisi data hasil

pelayanan pasien dan diberi kode dari fungsi Koding / Indeksing
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke
dalam rak penyimpanan dengan penjajaran Terminal Digit Filing
dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medisnya
3. menyediakan dokumen rekam medis yang akan di pinjam
4. melakukan penyisiran untuk mengembalikan dokumen rekam
medis yang salah letak
5. melakukan retensi dokumen rekam medis
6. menentukan lamanya dokumen rekam medis inaktif
7. Bersama tim pemusnahan rekam medis melaksanakan kegiatan
pemusnahan.
8
C. Peralatan dan Perlengkapan di Unit Filing

1. Kartu peminjaman dokumen Rekam Medis

2. Tracer
3. Buku peminjaman dokumen rekam medis
4. Komputer untuk SIMRS
5. Printer
6. SpidolMap Dokumen
7. Staples

9
D. Alur Dan Prosedur Unit Filing

1. Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis

2. Prosedur Pendistribuisian Ke Poliklinik
3. Prosedur penerimaan Dokumen Rekam medis
4. rosedur penyimpanan dan penjajaran dokumen
rekam medis aktif
5. Prosedur pemisahan rekam medis aktif dan in aktif
6. Prosedur penilaian guna dokumen rekam medis
dan pengabadian rekam medis
7. Prosedur Pemusnahan dokumen rekam medis
8. Prosedur Pemisahan nomor rekam medis ibu dan
bayi
10
E. Sistem – Sistem Terkait Unit Filing

1. Penjajaran
2. Penyimpanan
3. Memelihara dokumen rekam medis
4. Menyediakan dokumen rekam medis
5. Retensi
6. Mengelola dokumen in aktif
7. Nilai guna
8. Pengabadian dokumen rekam medis
9. Pemusnahan dokumen rekam medis

11
F. Standar Mutu Unit Filing
Berdasarkan buku bahan ajar Manajemen Mutu Informasi Kesehatan(5)
Mutu adalah gambaran total sifat dari suatu produk atau jasa pelayanan
yang berhubungan dengan kemampuannya untuk memberikan kebutuhan
kepuasan. RSUD dr. Gondo Suwarno Ungaran memiliki standar kebijakan
mutu, khususnya pelayanan rekam medis di Unit filing yaitu Respon time
pengiriman dokumen rekam medis ke poli rawat jalan, gawat darurat dan
rawat inap. Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat
jalan kurang dari 10 menit, dan waktu penyediaan dokumen rekam medis
Rawat Inap kurang dari 15 menit

12
G. Evaluasi Kepatuhan Dan Kinerja Petugas
Filing
Langkah – Langkah pelaksanaan survei :
1. melakukan survei pada jam 08.00 – 10.00 WIB pada Poliklinik yang di tuju
2. mencatat data survei yang meliputi tanggal survei, nomor rekam medis pasien, nama pasien, jam cetak kartu peminjaman dokumen rekam
medis, jam kedatangan dokumen rekam medis ke poliklinik yang di tuju.
3. Melakukan survei selama 3 hari
4. Merekap dan olah data hasil survei dengan menggunakan aplikasi Ms. Excel, dengan langkah - langkah sebagai berikut :
Menghitung respon time dengan pengurangan jam kedatangan di poliklinik dengan jam cetak kartu peminjaman dokumen rekam medis [formula
Ms.excel ; time (hh:mm:ss)]
Menentukan kriteria “sesuai” jika waktu selisih tersebut kurang dari 10 menit dan kriteria “tidak sesuai” jika waku selisih tersebut lebih dari 10 menit
[ formula Ms. Excel ; =IF(kolom respon time<TIME(00;10;00);”SESUAI”;”TIDAK SESUAI”) ]
Merekap rata - rata respon time [ formula Ms. Excel ; =AVERAGE (baris awal : baris akhir) ], Hasil survei respon time pendistribusian dokumen
rekam medis dari mulai kartu peminjaman tercetak, mengambil dokumen dari rak filing dan kemudian mengantar dokumen rekam medis hingga ke
poliklinik mendapatkan rata rata waktu 11 menit 28 detik
Merekap dan menghiung persentase kriteria “sesuai” dan “tidak sesuai”
Presentase kriteria “sesuai” =(Jumlah Kriteria Sesuai)/(Jumlah Sampel Dokumen) ×100%
Presentase kriteria “sesuai” =254/477 ×100% = 53%
kriteria “tidak sesuai” =(Jumlah Kriteria Tidak Sesuai)/(Jumlah Sampel Dokumen) ×100%
13
Presentase kriteria “tidak sesuai” =223/477 ×100%=47%
G. Evaluasi Kepatuhan Dan Kinerja Petugas
Filing
Hasil survei respon time penyediaan hingga pengiriman dokumen rekam
medis dari mulai kartu peminjaman tercetak, mengambil dokumen dari rak
filing dan kemudian mengantar dokumen rekam medis hingga ke poliklinik
mendapatkan rata-rata waktu 11 menit 28 detik menunjukan belum sesuai
dengan standar kebijakan mutu yang telah di tentukan.

14
H. Manajemen dan Pengelolaan Sarana Unit
Filing, Workflow dan Workspace Ruang
Filing
Unit filing RSUD dr. Gondo Suwarno
Ungaran terdapat 6 petugas filing yang
terdiri dari 3 perekam medis terampill
sebagai pelaksana yang bertugas
menyediakan dokumen rekam medis dan
mendistribusikan ke poliklinik, 1 perekam
medis muda serta 2 perekam medis ahli
madya yang bertugas mengontrol serta
menginput data sebagai laporan internal
filing.

15
H. Manajemen dan Pengelolaan Sarana Unit
Filing, Workflow dan Workspace Ruang
Toilet
Filing
Ruang Filing RSUD dr. Gondo
BUKAN RUANG FILING Suwarno memiliki 11 rak bolak balik

RAK NON AKTIF

RAK NON AKTIF

BUKAN RUANG FILING dan 1 rak pasif untuk dokumen aktif

5M
serta memiliki fasilitas yang lengkap
seperti :
1. Meja Kerja
2. Kursi
3. Komputer dan Printer
Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing

Rak Filing
4. Penyejuk Ruangan / AC

8M
5. Alat Tulis Kantor
6. Alat Komunikasi
7. APAR
8. APD
9. Tracer atau Out Gate
10. WC / Toilet
RAK MAP DOKUMEN BARU
MEJA
KOMPUTER
MEJA Rak map

12 M 16
 Menghitung Kebutuhan Rak Dokumen
Rekam Medis

Untuk menghitung kebutuhan rak rekam medis dapat

diperlukan data antara lain:
a) Jumlah rekam medis yang akan disimpan diambil
dari jumlah kunjungan rawat jalan dan rawat inap
selama 1(satu) tahun.
b) Pertumbuhan jumlah rekam medis Untuk
mendapat data pertumbuhan rekam medis setiap
tahun, dapat diambil kunjungan rawat jalan dan
NO Tahun Rawat Jalan Gawat Darurat Rawat Inap Total
rawat inap selama 5 (lima) tahun. Dengan data ini
1 2017 63095 20929 12996 97020 dapat dihitung berapa persen rata-rata
2 2018 77598 21550 17005 116153 pertumbuhan rekam medis setiap tahun.
3 2019 85727 24882 15202 125811 Adakalanya naik, adakalanya data kunjungan
4 2020 60808 17064 11436 89308
menurun
5 2021 58202 13653 9956 81811

17
 Menghitung Kebutuhan Rak Dokumen
Rekam Medis

 Pertumbuhan 2018 : 116153 – 97020 = 19133

=19133/97020×100%=19,72%

 Pertumbuhan 2019 : 125811 – 116153 = 9658

=9658/116153 × 100%=8,31%

 Pertumbuhan 2020 : 89308 – 125811 = - 36503

=(-36503)/125811×100%=-29,01%
NO Tahun Rawat Jalan Gawat Darurat Rawat Inap Total
1 2017 63095 20929 12996 97020  Pertumbuhan 2021 : 81811 – 89308 = - 749
2 2018 77598 21550 17005 116153 =(-7497)/89308 × 100%=-8,39%
3 2019 85727 24882 15202 125811
4 2020 60808 17064 11436 89308
Rata – Rata Pertumbuhan Kunjungan Pasien Rawat
5 2021 58202 13653 9956 81811
Jalan, Rawat Inap. Gawat Darurat per tahun

=((19,72% + 8,31% + -29,01% + -8,39%) )/5= -2,34%

18
Menghitung Rencana jumlah rekam medis yang akan di
simpan selama 5 tahun ke depan :

 prediksi DRM 2022=(-2,34)/100 × 81811= - 1.914 DRM

= 81811+(-1.914)=79.897 DRM
 prediksi DRM 2023=(-2,34)/100 × 79.897= -1.870 DRM
= 79.897+(-1.870)=78.027 DRM
 prediksi DRM 2024=(-2,34)/100 × 78.027= -1.826 DRM
= 78.027+(-1.826)=76.201 DRM
 prediksi DRM 2025=(-2,34)/100 × 76.201= -1.783 DRM
= 76.201+(-1.783)=74.418 DRM
 prediksi DRM 2026=(-2,34)/100 × 74.418= -1.741 DRM
= 74.418+(-1.741)=72.677 DRM

Prediksi dokumen rekam medis tahun 2022, 2023, 2024,

2025 yang akan datang mengalami penurunan 79.897 ,
78.027, 76.201, 74.418, 72.677.
19
 Menghitung kebutuhan rak :
 Dari hasil survei 1 sub rak dokumen rekam medis ruang filing memiliki
Panjang 5 meter dengan pembagian skat 1 meter atau 100 cm denga
jumlah 148 dokumen rekam medis untuk itu rata rata ketebalan
dokumen rekam medis RSUD dr. Gondo Suwarno diketahui 0,8 cm
 Panjang rak : 500 cm / 0,8 cm = 625
 Diketahu rata – rata jumlah dokumen tiap sub rak = 625 dokumen
rekam medis
 Rata - rata jumlah dokumen 1 rak : 625 × 5 = 3.125 dokumen rekam
medis
 Jumlah rekam medis yang akan di tampung lima tahun mendatang
pada tahun 2025 adalah 72.677 dokumen rekam medis
 jumlah kebutuhan Rak : 72.677 / 3.125 = 23,25 dibulatkan menjadi 23
rak filing

RSUD dr. Gondo Suwarno memiliki 11 rak bolak balik dan 1 rak pasif untuk
dokumen aktif dimana bisa dikatakan memiliki 23 rak filing maka RSUD dr.
Gondo Suwarno tidak membutuhkan penambahan rak filing untuk
20
penyimpanan dokumen rekam medis 5 tahun mendatang
I. Aspek pemeliharaan dokumen rekam medis RSUD dr.
Gondo Suwarno
Upaya pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis RSUD dr.Gondo
Suwarno Ungaran dilakukan sebagaimana dilihat dari berbagai aspek,
yaitu aspek fisik dengan cara mengganti folder yang telah rusak dengan
yang baru, dari aspek kimia dengan cara menggunakan tinta yang
berkualitas, dan dari aspek biologi dengan cara mengatur temperatur
udara dengan baik dan menjaga kebersihan ruangan. Adapun upaya lain
yang dilakukan dalam pemeliharaan dokumen rekam medis yaitu, setiap
peminjaman harus melalui petugas filling dan dicatat dalam buku
ekspedisi.

PowerPoint
 J. Identifikasi Dan Pengendalian Resiko Ruang
Filling RSUD dr. Gondo Suwarno Ungaran
NO Faktor resiko Resiko Pengendalian
Tangan Lecet Pemakaian kaos tangan elastex
Tertimpa Dokumen Menata dokumen dengan rapi
Berhati – hati dalam pengambilan
Jatuh dari tangga
1 Fisk dokumen yang letaknya tinggi
Terpeleset Selalu membersihkan lantai
Di beri tanda dengan adanya trolii
Terjepit rak rekam medis
di depan rak rekam medis
Virus Pemakaian hand rub dan masker
Bakteri Pemakaian hand rub dan masker
2 Biologis
Rutin membersihkan ruangan dan
Serangga
mengatur kelembapan udara
Sakit pinggang karena Setiap 25 menit sekali berdiri dan
terlalu lama duduk melangkah minimal 3 langkah
3 Ergonomis Cidera pergelangan
Membawa dokumen rekam medis
tangan karena membawa
secukupnya
dokumen terlalu banyak
22
 K. Teknologi Informasi Unit Filing
Berdasarkan hasil pengamatan di lahan magang terdapat 2 komputer yang digunakan untuk menginput
data laporan internal dan melihat SIMRS untuk berbagai keperluan, penggunaan teknologi informasi di
unit filing sudah aman dan baik namun terputusnya jaringan internet dan mati listrik menjadi kendala
dalam penginputan data SIMRS.

23
L. Laporan Yang dihasilkan Unit Filing

Laporan internal yang di hasilkan unit filing terdiri dari laporan peminjaman dan laporan pengembalian
dokumen rekam medis sudah berjalan dengan baik namun terputusnya jaringan internet dan mati listrik
akan menjadi kendala dalam penginputan laporan.

24
Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil survei kepatuhan dan kinerja petugas terhadap
Respon Time pelayanan dokumen rekam medis rata-rata waktu 11
menit 28 detik menunjukan belum sesuai dengan standar kebijakan
mutu yang telah di tentukan.
Penulis mengidentifikasi penyebab dari keterlambatan atas respon
time yang melebihi waktu yang telah di tentukan.

Berdasarkan survei dan observasi di lahan magang terdapat 6 petugas filing yang
terdiri dari 3 petugas pengambilan dan pengembalian dokumen ke dalam rak, 2
petugas distribusi dokumen rekam medis serta 1 kordinator ruang filing yang
bertugas mengontrol kinerja dan menginputkan laporan.
25
Identifikasi Masalah
Para petugas telah melaksanakan tugasnya dengan baik, namun
berkas – berkas yang ada didalam rak rekam medis kurang rapi.
Masalah ini di sebabkan oleh padatnya dokumen rekam medis,
sistem penjajaran yang tidak rata karena terdapat berkas – berkas
yang tidak dilindungi dengan map.
Berdasarkan wawancara kepada petugas bahwa
pemberkasan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat
tidak perlu diberi map untuk menghemat biaya, namun fakta
dampak dari tidak memberikan map pada berkas rekam
medis, berkas rekam medis tidak terlindungi dan penataan
dokumen rekam medis kurang rapi karena posisi penataan
berkas yang tidak menggunakan map adalah portrait
sedangkan posisi dokumen rekam medis yang
menggunakan map adalah lanscape, sehingga penataan
dokumen rekam medis tidak sejajar menjadikan tidak
mudahnya dalam pencarian dokumen. 26
Identifikasi Masalah
Sulitnya pencarian dokumen rekam medis
menyebabkan lamanya pelayanan rekam medis di Unit
filing sehingga menurunya mutu pelayanan unit filing.

Map rekam medis digunakan untuk menyatukan seluruh lembar

rekam medis pasien sehingga menjadi satu riwayat utuh, melindungi
lembar-lembar rekam medis didalamnya agar tidak mudah rusak,
robek, terlipat dan mempermudah penyimpanan, pencarian, dan
pemindahan berkas rekam medis.

27
Identifikasi Masalah

Kondisi Rak Filing Kondisi Rak Filing

RSUD dr. Gondo Suwarno Kondisi Rak Filing RSUD dr. Gondo Suwarno
RSUD Kab. Tangerang
28
Kesimpulan
1. Masih terdapat keterlambatan dalam Respon
Time pelayanan filing rekam medis
2. Rak dokumen rekam medis padat dan terdapat
berkas – berkas yang tidak terlindungi dengan
map sehingga mudah rusak, robek
3. Penataan dokumen rekam medis yang tidak
sejajar mempersulit dan memperlambat
pencarian dokumen rekam medis

1. Pemberian map pada dokumen rekam medis yang

masuk ke dalam rak penyimpanan,
2. Penghematan map dokumen rekam medis dapat
menggunakan map dokumen rekam medis nonaktif

Saran dengan menyesuaikan nama, warna, dan normor rekam

medis.
3. Rutin melakukan penyisiran untuk merapikan dokumen
dan melaksanakan retensi sesuai dengan SPO yang
berlaku.
4. Kordinator ruang selalu mengontrol kinerja petugas
sesuai dengan SPO yang berlaku
 USULAN
SOLUSI
Untuk meningkatkan mutu pelayanan filing rekam medis
yang prima para petugas filing melaksanakan tugas
sesuai dengan SPO yang sudah menjadi kebijakan
rumah sakit dan selalu dikontrol oleh kordinator ruang
filing.

Dokumen rekam medis yang masuk ke dalam rak rekam

medis di anjurkan untuk menggunakan map, karena
fungsi utama map adalah melindungi berkas – berkas
rekam medis dan mempermudah pencarian dokumen
dalam rak.

Agar hemat map dokumen rekam medis dapat

menggunakan map dokumen yang telah diretensi atau
rak dokumen nonaktif, dengan merubah warna, nomor
rekam medis serta nama yang di sesuakan dengan
kebutuhan.

Dokumen rekam medis yang padat dapat dilakukan rutin

menyisiran untuk merapikan penataan dokumen didalam
rak serta melaksankan penyusutan atau retensi dokumen
 Modern Portfolio Designed

TERIMAKASIH
We Create Quality
Place Your Picture Here And Send To Back

Professional PPT Presentation

Get a modern PowerPoint Presentation that

is beautifully designed. I hope and I believe
that this Template will your Time. Easy to
change colors, photos. You can simply
impress your audience and add a unique
zing and appeal to your Presentations.