PENDAHULUAN
1
rumah sakit umum yang memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat
(Profil Kesehatan Provinsi Sulawesi Utara 2016).
Selama kegiatan magang dilakukan observasi dan partisipasi untuk mengetahui
gambaran sistem rekam medis di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado. Salah satu
sisetem rekam medis yaitu pembuatan laporan. Yang termasuk dalam laporan
rekam medis yaitu jumlah penyakit yang menonjol baik rawat jalan maupun rawat
inap. Pada tahun 2017 Jumlah penyakit tertinggi untuk pasien rawat jalan di RSU
GMIM Pancaran Kasih Manado yaitu Hipertensi sebanyak 11.040 pasien
sedangkan untuk rawat inap tertinggi yaitu penyakit Dyspepsia sebanyak 519
pasien.
Peranan dari seluruh petugas rumah sakit serta dukungan pimpinan rumah
sakit didalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat diharapkan untuk
kelancaran sistem rekam medis.
1.2 Tujuan
Berdasarkan latar belakang diatas, maka tujuan penulisan laporan magang ini,
yaitu untuk menggambarkan sistem rekam medis yang ada di RSU GMIM
Pancaran Kasih Manado.
2
BAB II
PROFIL TEMPAT MAGANG
3
d. Poliklinik Ibu Hamil dan Anak Sehat (KIA)
e. Poliklinik Keluarga Berencana
f. Poliklinik Rehabilitasi Medik
g. Klinik Mata
h. Poliklinik Kulit dan Kelamin
3. Instalasi Rawat Inap
4. Unit Khusus
a. Instalasi Rawat Intensif
b. Instalasi Rawat Bersalin
5. Instalasi Penunjang Medis
a. Instalasi Farmasi
b. Instalasi Laboratorium
c. Instalasi Radiologi
d. Instalasi Rehabilitasi Medis
e. Rekam Medik
4
e. Menganalisa, mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan.
f. Merencanakan, mengembangkan dan membina SDM yang ada, agar
kinerja dan prestasi kerja dapat terjaga dan ditingkatkan.
g. Merencanakan kebutuhan tenaga, peralatan dan anggaran yang
dibutuhkan untuk membantu dan menunjang dalam penyelenggaraan
rekam medis rumah sakit.
h. Menerapkan dan mengevaluasi sistem, prosedur dan kebijakan yang
telah dibuat dan ditetapkan dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan di
lapangan.
i. Mengadakan koordinasi dengan staf rekam medis dalam rapat rutin
yang diadakan minimal 1 kali dalm sebulan.
j. Menghadiri rapat-rapat di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan
rekam medis.
k. Membina kerja sama dengan unit-unit terkait di rumah sakit agar
terjalin hubungan yang harmonis dan saling membantu.
l. Membina kerjasama dengan organisasi diluar rumah sakit yang
berkaitan dengan pelayanan medis.
2. Koodinator Pendaftaran
Tugas Pokok :
Melakukan pelayanan pendaftaran.
Uraian Tugas :
a. Bertanggung jawab tehadap pelayanan pendaftaran pasien.
b. Mengusulkan pengadaan alat barang untuk kebutuhan dan kelancaran
pelayanan penerimaan pasien.
c. Memberi usulan/masukan yang bertujuan untuk perbaikan pelayanan
di pendaftaran.
d. Membantu tugas-tugas Kepala Instalasi Rekam Medis dalam
pelaksanaan harian jika dibutuhkan.
3. Petugas penerimaan pasien rawat jalan
Tugas Pokok :
a. Melaksanakan proses pelaksanaan penerimaan pasien rawat jalan.
5
b. Melaksanakan proses pelayanan asuransi.
c. Membuat kartu identitas berobat pasien rawat jalan.
Uraian Tugas :
a. Menyiapkan formulir dan alat tulis.
b. Melakukan pendaftaran pasien rawat inap pasien lama maupun pasien
baru.
c. Menertibkan nomor rekam medis baru.
d. Memasukkan data pasien ke biling sistem.
e. Menyerahkan formulir ke pelaksana filing dokumen rekam medis.
f. Menyerahkan slip untuk pembuatan KIB (Kartu Identitas Berobat)
kepada pasien yang mau.
4. Koordinator Pengolahan Data
Tugas Pokok :
Melakukan pengolahan data rekam medis.
Uraian Tugas :
a. Bertanggung jawab terhadap semua proses pengolahan rekam medis.
b. Mengusulkan pengadaan alat dan barang untuk kebutuhan kelancaran
pelayanan penerimaan pasien.
c. Memberi usulan/masukan yamg bertujuan untuk perbaikan pelayanan
pengolahan data rekam medis.
d. Membantu tugas-tugas kepala rekam medis dalam pelaksanaan harian
bila dibutuhkan.
5. Pelaksana Koding & Indeksing
Tugas Pokok :
a. Mencari dan menentukan kode diagnosa / penyakit pasien berdasarkan
kode ICD-10 dan menuliskannya dalam berkas rekam medis.
b. Mengindeks kode diagnose.
Uraian Tugas :
a. Membuat daftar penyakit dan menentukan kode ICD
b. Daftar penyakit tersebut dibuat sebagai buku bantu
c. Mencari dan menentukan kode diagnose / penyakit pasien berdasarkan
kode ICD-10 dan menuliskannya dalam berkas rekam medis
6
d. Mengindeks kode diagnose
e. Menyediakan indeks-indeks
f. Kerja sama dengan pelaksana pelaporan dalam penyediaan data
informasi.
6. Pelaksana Assembling
Tugas Pokok :
a. Menyusun / merakit ulang dokumen rekam medis pasien pulang rawat
inap sesuai ketentuan yang berlaku.
b. Mengelolah dokumen rekam medis yang belum lengkap.
Uraian Tugas :
a. Menyiapkan bahan peralatan kerja seperti alat tulis dan formulir.
b. Setiap hari menerima berkas rekam medis pasien pulang rawat inap
c. Menyusun ulang lembar/ formulir rekam medis sesuai aturan yang
berlaku.
d. Meneliti kelengkapan isi rekam medis dan apabila ada yang belum
lengkap maka harus dimintakan kelengkapannya ke dokter yang
bertanggung jawab.
e. Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke pelaksana
koding.
7. Pelaksana filling
Tugas Pokok :
Bertanggung jawab dalam pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis.
Uraian Tugas :
a. Menyiapkan alat tulis dan berkas rekam medis
b. Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari pelaksana
koding.
c. Menyimpan berkas rekam medis dalam rak penyimpanan sesuai
system yang berlaku
d. Melayani peminjaman dan mencatatnya dalam buku peminjaman
8. Koordinator laporan
Tugas Pokok :
a. Bertanggung jawab dalam pengelolaan pelaporan dan analisanya.
7
b. Melayani permintaan data dan informasi dari unit / lembaga lain yang
membutuhkan.
Uraian Tugas :
a. Menyiapkan formulir dan alat tulis.
b. Mengumpulkan hasil pelayanan dari unit-unit pelayanan pasien dan
unit lain yang terkait.
c. Mengolah data hasil pelayanan dalam komputer dan atau manual
sampai dihasilkannya suatu informasi sampai siap digunakan.
d. Menerima sensus harian perawatan dan mengolahnya menjadi
informasi.
e. Membuat dan melaporkan hasilnya baik interen masupun eksteren
secara periodik / sesuai jadwal yang telah ditentukan.
f. Menganalisa hasil pelayanan sebagai materi perencanaan dan tindak
lanjut kebijakan.
g. Melayani permintaan data secara incidental.
h. Menyajikan hasil pelayanan di papan informasi.
8
2.2.2 Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis :
MARTHA SETLIGHT
j
KOORDINATOR TPPRI PENGELOLAAN DATA KOORDINATOR TPPRJ
- ANDREY RORIE,SH
- NOVI MAMUDI
- MARLEN TUMEWU
Sumber : Pedoman Rekam Medis RSU GMIM Pancaran Kasih Manado 2017
9
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
10
Dihari yang keenam kegiatan yang dilakukan yaitu menghitung jumlah pasien
yang dirawat inap sejak bulan November 2017 sampai dengan bulan Januari
2018.
Dihari yang ketujuh dan kedelapan, kegiatan yang dilakukan adalah
melanjutkan kembali kegiatan yang sebelumnya yaitu menginput data morbiditas
kedalam komputer. Terdapat kesulitan pada saat menginput data morbiditas
karena harus membutuhkan ketelitian dan data yang akan diinput harus
berdasarkan kode ICD. Pada hari yang ketujuh yaitu tanggal 29 Januari 2018
kegiatan lain yang dilakukan yaitu mengikuti bimbingan dengan DPL.
Dihari kesembilan kegiatan yang dilakukan yaitu membantu staf membuat
format tabel untuk rekapan data registrasi pasien 1 × 24 Jam. Di bagian rekam
medis hanya ada 1 staf yang menguasai penggunaan komputer dan hal itu
memperlambat pekerjaan dan proses pengolahan berkas rekam medis.
Dihari yang kesepuluh kegiatan yang dilakukan yaitu menulis data pasien dari
buku registrasi masing- masing ruangan. Aktivitas ini berlangsung tiga hari dari
tanggal 1- 3 Februari. Pada tanggal 3 Februari selain melakukan kegiatan di
ruangan, kegiatan lain yang dilakukan yaitu mengikuti bimbingan dengan DPL
terkait dengan judul yang akan diambil untuk penyusunan laporan.
Pada tanggal 5- 7 Februari tepatnya diminggu yang terakhir, bersama dengan
staf rekam medis melakukan pembersihan gudang dan ruangan serta
pembongkaran berkas- berkas rekam medis. Kegiatan pembongkaran gudang
berlangsung selama 3 hari karena ada begitu banyak berkas yang harus disortir
dan dipilah yaitu berkas pasien rawat inap dan berkas pasien yang sudah
meninggal dunia. Setelah itu berkas- berkas tersebut disusun berdasarkan urutan
nomor rekam medis.
Tanggal 8 Februari setelah mengawali kegiatan dengan ibadah singkat dan
pengucapan Visi dan Misi kegiatan yang dilakukan dihari ini yaitu meyelesaikan
penginputan data morbiditas kedalam komputer dan membantu Kepala ruangan
membuat foto coppy berkas pribadinya sebagai arsip.
Tanggal 9 Februari kegiatan yang dilakukan yaitu melakukan wawancara
kepada Kepala Ruangan dan salah satu staf terkait dengan mencari informasi
mengenai sistem rekam medis di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado.
11
Pada hari terakhir yaitu tanggal 10 Februari kegiatan yang dilakukan yaitu
bimbingan dengan DPL dan meminta data yang berhubungan dengan pembuatan
laporan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada Kepala Ruangan dan
salah satu staf rekam medis maka gambaran sistem rekam medis yang ada di RSU
GMIM Pancaran Kasih Manado yaitu :
1. Sistem penamaan :
Memberikan identitas kepada seorang pasien untuk membedakan antara pasien
satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah dalam proses
pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat ke rumah
sakit. Dalam penulisan nama harus sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR yang masih
berlaku. Hal ini juga berhubungan dengan pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien
(KIUP) pada pasien rawat inap. Adapun tata cara penulisan nama pasien meliputi
antara lain :
a. Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih.
b. Penulisan nama sesuai KTP/SIM/PASPOR yang masih berlaku.
c. Untuk keseragaman penulisan nama pasien di gunakan ejaan baru yang
disempurnakan dengan mengunakan huruf cetak.
d. Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/ jabatan/ gelar.
e. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak tidak dicantumkan dalam penulisan nama
pasien.
f. Apabila pasien berkwarganegaraan asing maka penlisan namanya harus
disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonsia.
g. Bila seorang bayi baru lahir hingga atau pulang belum mempunyai nama,
maka penulisan namanya adalah xxxxx By
2. Sistem penomoran :
Di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado yang biasa digunakan adalah sistem
penomoran secara unit, yaitu nomor rekam medis yang diperoleh pasien pada
saat kunjungannya yang pertama dan nomor rekam medis tersebut akan di
pakai selama kunjungan selanjutnya baik rawat jalan, rawat inap, maupun
kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan instalasi lainnya untuk
mendapatkan pelayanan di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado. Dan berkas
12
rekam medis tersebut akan disimpan di dalam satu berkas rekam medis dengan
satu nomor.
3. Sistem pengolahan rekam medis terdiri dari :
1) Assembling: setelah rekam medis digunakan baik rawat jalan, IGD
maupun rawat inap, dilakukan penyusun kembali formulir rekam
medis sesuai dengan urutannya, merapikan dan memperbaiki cover
maupun formulir rekam medisnya, kemudian dilakukan
pemeriksaan kelengkapan pengisian rekam medis, sehingga
diharapkan rekam medis disimpan sudah dalam keadaan lengkap
dan rapih serta siap dipakai apabila diperlukan lagi.
2) Coding : menggunakan kode kombinasi yaitu menggunakan abjad
dan angka yang sesuai dengan diagnosa. Kegiatan dan tindakan
serta diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus diberi kode
dan selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan pada
penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan,
manajemen, dan riset bidang kesehatan. Kode klasifikasi penyakit
menggunakan kode klasifikasi penyakit revisi – 10 ( ICD – 10).
Kecepatan dan ketetapan pemberian kode dari suatu diagnosis
sangat tergantung kepada pelaksana yang menangani berkas rekam
me dis tersebut, yaitu tenaga medis dalam menetapkan diagnosis,
tenaga rekam medis sebagai pemberi kode, dan tenaga kesehatan
lainnya.
3) Indeks adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah
dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks
atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak dicantumkan nama
pasien. Ada pun jenis- jenis indeks yang dibuat yaitu, indeks
penyakit pasien rawat inap, indeks penyakit pasien rawat jalan,
indeks tindakan dan prosedur, dan indeks kematian .
4. Sistem pelaporan :
Setiap bulan bagian rekam medis membuat laporan yang diberikan kepada
Direksi rumah sakit untuk dijadikan sebagai bahan evaluasi. Selain itu
setiap bulan bagian rekam medis juga memasukan laporan kepada Dinas
13
Kesehatan kota Manado sebagai data surveilans terpadu. Secara garis
besar jenis laporan rumah sakit terbagi menjadi laporan interen dan
laporan ekteren.
5. Sistem kearsipan rekam medis :
a. Sistem penyimpanan rekam medis
Sistem penyimpanan (filling system) rekam medis RSU GMIM
Pancaran Kasih Manado yaitu desentralisasi. Desentralisasi ini
diartikan penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan dirawat. Sistem
penyimpanan rekam medis menurut nomor yang di pakai di RSU
GMIM Pancaran Kasih Manado yaitu sistem nomor langsung (straight
numerical filling system) sistem penyimpanan nomor langsung yaitu
penyimpanan rekam medis dalam rak secara berturut-turut sesuai
dengan urutan nomornya.
b. Penyimpanan berkas rekam medis
Tempat penyimpanan berkas medis di RSU GMIM Pancaran Kasih
Manado terbagi dua yaitu tempat penyimpanan berkas rekam medis
yang aktif berada di lantai dasar bersama-sama dengan kantor
admission. Sedangkan untuk berkas rekam medis yang inaktif berada
di lantai 2 bersama-sama dengan kantor kepala dan staf instalasi rekam
medis.
Prosedur rekam medis di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado, yaitu yang
pertama pendaftaran pasien. Untuk pendaftaran pasien biasanya dilihat dari jenis
pasien. Apakah pasien tersebut masih dapat menunggu atau harus segera ditolong,
atau apakah pasien tersebut pasien baru atau pasien lama. Pasien yang datang
berobat di instalasi gawat darurat langsung diterima dan dilayani oleh petugas
(perawat) di instalasi gawat garurat, berbeda dengan prosedur pelayanan pasien
baru dan pasien lama, disini pasien gawat darurat ditolong terlebih dahulu baru
menyelesaikan seluruh administrasnya. Setelah selesai administrasi di tempat
penerimaan pasien, pasien baru menuju ke poliklinik tujuannya atau ruang
perawatan. Semua berkas rekam medis pasien akan dikirim ke bagian rekam
medis kecuali pasien yang harus dirawat, rekam medisnya akan dikirim ke ruang
perawatan. Berkas yang diterima selanjutnya akan diassembling dan di coding.
14
Setelah data dan berkas rekam medis diolah selanjutnya dibuat pelaporan. Bagan
dibawah ini menunjukkan alur penerimaan pasien sampai dengan penyimpanan
berkas rekam medis.
Tempat penerimaan
pasien
Ya
Poliklink/
ruangan perawat
Kontrol No. RM
Ruangan pengolahan
rekam medis
Sumber : Pedoman Rekam Medis RSU GMIM Pancaran Kasih Manado 2017
15
3.2 Landasan Teori
3.2.1 Pengertian Rekam Medis
Penjelasan Pasal 46 Ayat (1) UU No 29 Ta hun 2004 Tentang Praktik Kedokteran
menyatakan “yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.”
Selanjutnya, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 Tentang
Rekam Medis, menjelaskan bahwa ” Rekam medis adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan
yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Pencatatan data dan riwayat rekam medis kesehatan pasien adalah hal yang
penting dalam dunia medis yang dikenal dengan istilah data rekam medis. Rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan, dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada
sarana pelayanan kesehatan (Susanto, Sukadi, 2011).
Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang
dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah dilanjutkan dengan kegiatan
pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi dan tenaga kesehatan
lainnya, yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien (Fauziah,
Sugiarti, 2013).
Rekam medis merupakan salah satu pilar yang sangat penting yang tidak bisa
dianggap sepele dalam suatu rumah sakit, dengan perkembangan ilmu kedokteran,
hukum kesehatan dan perkembangan teknologi, penyelenggaraan rekam medis
harus dikelola oleh personil- personil yang profenional (Ismainar, 2015).
Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan
sekurang- kurangnya memuat :
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang- kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
16
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan/ atau tindakan
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
i. Untuk pasien khusus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
j. Persetujuan tindakan bila diperlukan
Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari sekurang-
kurangnya memuat :
a. Identitas pasien,
b. Tanggal dan waktu,
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang- kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit,
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik,
e. Diagnosis,
f. Rencana penatalaksanaan,
g. Pengobatan dan/ atau tindakan,
h. Persetujuan tindakan bila diperlukan,
i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan,
j. Ringkasan pulang,
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu
yang memberikan pelayanan kesehatan,
l. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu, dan
m. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat, sekurang- kurangnya memuat :
a. Identitas pasien,
b. Kondisi saat pasien tiba disarana pelayanan kesehatan,
c. Identitas pengantar pasien,
d. Tanggal dan waktu,
e. Hasil anamnesis, mencakup sekurang- kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit,
f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik,
g. Diagnosis,
17
h. Pengobatan dan/ atau tindakan,
i. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat
darurat dan rencana tindak lanjt,
j. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,
k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan
ke sarana pelayanan kesehatan lain, dan
l. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
18
dan untuk menentukan jumlah penderita pada penyakit- penyakit
tertentu.
f. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik
Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga
bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik
(Kurniawan, 2011).
19
9) Jika pasien yang bersangkutan meminta suatu keterangan, datanya dapat
diambil dari berkas rekam medis.
10) Jika seorang pasien karena sesuatu hal dipindahkan ke rumah sakit lain,
diperlukan surat pengantar, isinya antara lain ringkasan data yang dikutip
dari berkas rekam medis yang bersangkutan.
b. Untuk perawatan yang bersangkutan
1) Rekam medis dipakai untuk mencatat pelaksanaan pekerjaan yang
diinstruksikan oleh dokter yang bersangkutan.
2) Rekam medis dipakai untuk mencatat perawatan yang dilaksanakan
misalnya mengukur / menghitung suhu, nadi, pernafasan dan sebagainya.
3) Rekam medis dipakai untuk mencatat keadaan pasien diluar pemeriksaan
dokter, misalnya : keluahan, keadaan umum dan sebagainya.
4) Rekam medis dipakai juga untuk bahan studi / penyelidikan.
c. Untuk dokter yang bersangkutan
1) Rekam medis dipakai untuk mencatat hasil wawancara / pemeriksaan
langkah-langkah yang sudah dilakukan dan sebagainya
2) Rekam medis dipakai untuk mencatat intruksi kepada petugas kesehatan
lainnya, misalnya : asisten dokter spesialis, perawat, atau konsultasi kepada
dokter spesialis lainnya.
3) Rekam medis dipakai studi sendiri untuk mengetahui : kemajuan/ hasil
terapi, penyebab penyakit dan sebagai sumber data dalam rangka
penyusunan kertas kerja sebagainya.
d. Untuk rumah sakit
1) Yang merawat pasien adalah satu tim yang terdiri dari : dokter, perawat dan
tenaga kesehatan lainnya.
2) Rekam medis dapat dipakai untuk bahan analisa kualitatif, kuantitatif,
pemeriksaan, pengobatan dan lain-lain.
3) Rekam medis merupakan bahan pengajaran bagi para dokter yang
menempuh spesialisai, mahasiswa kedokteran dan siswa paramedic..
4) Merupakan acuan yang berguna untuk perencanaan, budget dan
pengambilan keputusan.
20
e. Untuk keperluan ilmu pengetahuan, instansi, pengadilan dan perusahaaan,
asuransi, dll
1) Berkas rekam medis merupakan himpunan data setelah diolah dan akan
menghasilkan laporan statistik.
2) Dokter yang melakukan penelitian dapat mengambil datanya dari kumpulan
rekam medis pasien-pasien yang sejenis penyakitnya, misalnya : dalam
diskusi kasus kompleks, penyajian kasus, membuat kertas kerja atau
mengadakan penyelidikan.
3) Instansi yang akan memberikan penggantian biaya (kompensasi) untuk
pegawainya yang berobat atau dirawat, datanya dapat dilihat dari berkas
rekam medis pegawai yang bersangkutan
4) Sebagai data otentik di pengadilan apabila keluarga pasien atau imstansi lain
yang memerlukannya dilihat dari kasus mal praktek oleh dokter / perawat.
5) Kumpulan keterangan –keterangan yang diminta oleh instansi kesehatan /
asuransi diambil dari rekam medis yang bersangkutan. Instansi kesehatan
menggunakan data tersebut sebagai salah satu bahan untuk membuat
perencanaan, penilaian, menentukan kebijaksanaan usaha-usaha kesehatan
preventif, kuratif dan rehabilitatif. Sedangkan perusahaan asuransi
memerlukan data tersebut untuk dipakai sebagai salah satu bahan untuk
menerapakan kebijaksanaan besarnya santunan dan syarat-syarat bagi calon
pemegang polis dan sebagainya.
Jadi berkas rekam medis adalah sangat penting, karena memuat kumpulan
keterangan pribadi seorang pasien dan memerlukan himpunan data yang
mempunyai nilai ajaran, statistik dan bersifat otentik (Pedoman Rekam Medis
RSU GMIM Pancaran Kasih Manado 2017).
21
dokter yang wajib di lindungi dari pembocoran sesuai dengan kode etik
kedokteran dan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
a. Rekam Medis Sebagai Alat Bukti
Rekam medis dapat digunakan sebagai salah satu alat bukti tertulis di
pengadilan.
b. Kerahasiaan Rekam Medis
Setiap dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktik kedokteran wajib
menyimpan kerahasiaan yang menyangkut riwayat penyakit pasien yang
tertuang dalam rekam medis. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka hanya
untuk kepentingan pasien untuk memenuhi permintaan apparat penegak hukum
(hakim majelis), permintaan pasien sendiri atau berdasarkan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku.
Berdasarkan Kitab Undang-Undang Hukum Pidana, rahasia kedokteran (isi
rekam medis) baru dapat dibuka bila diminta oleh hakim majelis di hadapan
sidang majelis. Dokter dan dokter gigi bertanggung jawab atas kerahasiaan
rekam medis sedangkan kepala sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab
menyimpan rekam medis. Dalam Undang- undang N0. 29 Tahun 2004 tentang
praktik kedokteran dijelaskan bahwa rekam medis harus disimpan dan dijaga
kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi dan pimpinan saranan pelayanan
kesehatan (Irianto, 2014).
Pihak-pihak yang diwajibkan menjaga kerahasiaan rekam medis pasien
adalah seperti yang disebutkan dalam Pasal 3 PP No. 10 Tahun 1966, yaitu:
Tenaga kesehatan; Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam
lapangan pemeriksaan, pengobatan, dan/ atau perawatan dan orang lain yang
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Kewajiban untuk menjaga rahasia penyakit
pasien diatur dalam PP No. 26 Tahun 1960, KODEKI. UU No. 36 Tahun 2009,
dan KUHP (Haryanto, 2015).
c. Sanksi Hukum
Dalam Pasal 79 UU Praktik Kedokteran secara tegas mengatur bahwa setiap
dokter atau dokter gigi yang dengan sengaja tidak membuat rekam medis dapat
dipidana dengan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling
banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
22
Selain tanggung jawab pidana, dokter dan dokter gigi yang tidak membuat
rekam medis juga dapat dikenakan sanksi secara perdata, karena dokter dan
dokter gigi tidak melakukan yang seharusnya dilakukan (ingkar
janji/wanprestasi) dalam hubungan dokter dengan pasien.
d. Sanksi Disiplin dan Etik
Dokter dan dokter gigi yang tidak membuat rekam medis selain mendapat
sanksi hukum juga dapat dikenakan sanksi disiplin dan etik sesuai dengan UU
Praktik Kedokteran, Peraturan KKI, Kode Etik Kedokteran Indonesia
(KODEKI) dan Kode Etik Kedokteran Gigi Indonesia (KODEKGI). Dalam
Peraturan Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006 tentang
Tata Cara Penanganan Kasus Dugaan Pelanggaran Disiplin MKDKI dan
MKDKIP, ada tiga alternatif sanksi disiplin yaitu :
a. Pemberian peringatan tertulis.
b. Rekomendasi pencabutan surat tanda registrasi atau surat izin praktik.
c. Kewajiban mengikuti pendidikan atau pelatihan di institusi pendidikan
kedokteran atau kedokteran gigi.
23
BAB IV
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan partisipasi yang telah dilakukan
selama mengikuti magang maka dapat di simpulkan bahwa gambaran sistem
rekam medis di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado dimulai dari penerimaan
pasien sampai dengan penyimpanan berkas rekam medis masih memiliki
kelemahan dimana sebagaian besar masih menggunakan sistem manual. Sistem
rekam medis yang ada di RSU GMIM Pancaran Kasih Manado terdiri dari:
1. Sistem penamaan
2. Sistem penomoran
3. Sistem pengolahan berkas rekam medis
4. Sistem pelaporan
5. Sistem penyimpanan atau kearsipan.
4.2 Rekomendasi
1. Pimpinan rumah sakit perlu mengevaluasi sistem yang digunakan dalam
proses rekam medis. Jumlah pasien yang banyak dengan sistem rekam
medis yang masih manual dapat mempengaruhi cepat atau lambatnya
proses pengolahan rekam medis.
2. Untuk kelancaran dari proses pengolahan berkas rekam medis, tenaga
medis maupun non medis yang bertanggung jawab dalam pelaksaan berkas
rekam medis perlu memperhatikan kelengkapan data pasien baik identitas
maupun diagnosa sehingga tidak menjadi penghambat pada saat
penginputan data pasien dan pembuatan laporan.
3. Pimpinan rumah sakit perlu mengadakan pelatihan khusus untuk tenaga
rekam medis agar dapat menunjang proses rekam medis sehingga dapat
juga meningkatkan mutu layanan dari rumah sakit.
24
DAFTAR PUSTAKA
Ismainar H. 2015. Manajemen Unit Kerja Untuk Perekam Medis dan Informatika
Kesehata, Ilmu Kesehatan Masyarakat, Keperawatan, dan Kebidanan. Budi
Utama. Yogyakarta.
Permenkes No.34 Tahun 2017. Tentang Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta: Mentri
Kesehatan Republik Indonesia
Permenkes No.44 Tahun 2009. Tentang Rumah Sakit. Jakarta: Mentri Kesehatan
Republik Indonesia
25
Permenkes No.56 Tahun 2014. Tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumh Sakit..
Jakarta: Mentri Kesehatan Republik Indonesia
RSU GMIM Pancaran Kasih Manado. Pedoman Rekam Medis RSU GMIM
Pancaran Kasih Manado 2017.
Ridho K.B, Rosa E.M, dan Suparniati E. 2013. Analisis Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Kepatuhan Pengisian Rekam Medis Di Rumah Sakit Gigi
Dan Mulut Pendidikan Umy. Universitas Muhammadiyah. Yogyakarta
Susanto G, Sukandi. 2011. Sistem Informasi Rekam Medis Pada Rumah Sakit
Umum Daerah (RSUD) Pacitan Berbasis Web Base.
Sudjana, 2017. Aspek Hukum Rekam Medis Atau Rekam Medis Elektronik
Sebagai Alat Bukti Dalam Transaksi Terapeutik. Fakultas Hukum,
Universitas Padjadjaran.
26
DAFTAR SINGKATAN
27
28
29
30
31
10 Penyakit Menonjol Rawat Jalan Tahun 2017
32
DOKUMENTASI KEGIATAN
33
Membantu menulis data pasien mengurutkan berkas sesuai
nomor rekam medis
34