Abstrak
Pendahuluan: Dengan bertambahnya jumlah pasien dari tahun ke tahun maka beban kerja disetiap
kegiatan semakin meningkat. Sehingga perlu adanya penyesuaian anatara jumlah tenaga kerja dengan beban
kerja khususnya di bagian penyimpanan rekam medis di RS Bhakti Kartini. Tujuan: untuk mengetahui prediksi
beban kerja 5 tahun kedepan berdasarkan beban kerja di bagian penyimpanan RS Bhakti Kartini Tahun 2016-
2020. Metode: Teknik pengumpulan data dengan melakukan observasi dan wawancara kepada Kepala RM dan
petugas penyimpanan rekam medis. Hasil: penelitian RS Bhakti Kartini sudah mempunyai prosedur tetap
tentang penyimpanan rekam medis. Berdasarkan hasil prediksi jumlah kunjungan pasien poli jantung tahun
2021 adalah 11.100 pasien. Berdasarkan perhitungan dengan metode FTE tahun 2021 di RS Bhakti Kartini
membutuhkan 1,5 dibulatkan menjadi 2 petugas penyimpanan rekam medis. Sebaiknya perlu menambahkan
petugas agar tidak terjadi penumpukan rekam medis dan pelayanan tidak terhambat. Kesimpulan: SPO
Penyimpanan di RS Bhakti Kartini sudah ditetapkan dan petugas mengerjakan kegiatan penyimpanan sesuai
dengan prosedur,
Kata Kunci: SDM Penyimpanan, Beban Kerja, FTE
Abstrack
Background: With the increase in the number of patients from year to year, the workload in each
activity increases. So that there needs to be an adjustment between the number of workers with workload,
especially in the medical record storage section at Bhakti Kartini Hospital. Objectives: to find out the prediction
of workload for the next 5 years based on workload in the storage section of Bhakti Kartini Hospital in 2016-
2020. Methods: Data collection techniques by conducting observations and interviews with the Rm Chief and
medical record storage officers .Result: Bhakti Kartini Hospital research already has a fixed procedure on the
storage of medical records. Based on the results of the prediction of the number of visits of poly-cardiac patients
in 2021 is 11,100 patients. Based on calculations with the FTE method in 2021 at Bhakti Kartini Hospital
requires 1.5 rounded to 2 medical record storage officers. It is better to add officers so that there is no buildup
of medical records and services are not hampered. Conclusion: SPO Storage at Bhakti Kartini Hospital has
been established and officers are working on storage activities in accordance with procedures,
Keywords: Human Resources,Workload,FTE
Alamat Korespondensi:
Rizal Ramadhan: Universitas Esa Unggul, Jakarta, Indonesia. No. HP 085899390742. Alamat Email:
Rizalramadhan613@gmail.com.
1
PENDAHULUAN keseimbangan antara kuantitas dan kualitas
pekerjaan yang dituntut untuk bekerja dalam
Rumah Sakit adalah sebagai tempat jumlah yang sesuai tenaga di unit tersebut.
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan Beban kerja juga mempertimbangkan standar
pelayanan kesehatan perorangan secara jumlah tenaga menurut profesi tersebut,
lengkap dan menyediakan pelayanan rawat standar kualifikasi dan standar evaluasi
jalan, rawat inap, dan gawat darurat. pekerjaan (6). Jadi, tinggi rendahnya beban
Pelayanan kesehatan dirumah sakit bertujuan kerja tidak hanya tergantung pada jumlah
untuk meningkatkan derajat kesehatan tenaga yang tersedia, namun tergantung juga
masyarakat serta pelayanan kesehatan dirumah dengan kualifikasi tenaga kesehatan tersebut.
sakit terdiri dari beberapa pelayanan, salah Beban kerja bisa menjadi tinggi apabila
satu diantara nya yaitu pelayanan kesehatan kompetensi tenaga kesehatan lebih rendah dari
tersebut adalah unit pelayanan rekam medis kualifikasi yang disyaratkan, begitu juga
(1) sebaliknya (7).
Rekam medis menurut Permenkes No Jumlah beban kerja yang tinggi dapat
269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas meningkatkan kelelahan petugas (8). beban
yang berisi dokumen atau catatan tentang kerja petugas filing yang sangat tinggi dapat
riwayat pasien yaitu pemeriksaan, pengobatan, menurunkan produktivitas kerja(9).
tindakan dan pelayanan lain nya yang telah Tenaga kerja yang sesuai dengan
diberikan kepada pasien selama masih dalam beban kerja sangat mempengaruhi tingkat
masa perawatan. Rekam medis terdiri dari efisiensi dan produktivitas kerja(10). Apabila
beberapa unit pelayanan Salah satu bagian dari jumlah tenaga kerja tidak sesusai dengan
unit pelayanan rekam medis dirumah sakit beban kerja yang ada maka akan
adalah filing, yang dimana filing ini bertugas mengakibatkan kelelahan kerja dan dapat
untuk mengambil dan mendistribusikan mengakibatkan penurunan produktivitas kerja
dokumen rekam medis ke unit pelayanan sehingga mempengaruhi mutu pelayanan
kesehatan baik rawat jalan, rawat inap, kesehatan rumah sakit. Salah satu bagian
maupun rawat darurat (2).
rumah sakit yang menunjang dalam pelayanan
Pelayanan kesehatan yang baik tidak
rekam medis pasien adalah bagian
lepas dari pelaksanaan rekam medis yang
penyimpanan (filing) (11). Bahwa dokumen
bermutu. Agar terlaksananya rekam medis
rekam medis rawat jalan, rawat inap, maupun
yang bermutu, maka diperlukan tenaga kerja
rawat darurat harus disimpan dengan baik
yang bekerja sesuai dengan kompetensinya.
karena bersifat rahasia dan mempunyai aspek
Selain kompetensi, jumlah tenaga kerja juga
hukum serta dalam pelaksanaan, penyimpanan
penting untuk menunjang pelayanan, baik dari
atau pengambilan dokumen rekam medis harus
segi waktu penyediaan berkas rekam medis
berpedoman pada Standar Prosedur
maupun beban kerja pegawai(3). Analisis
Operasional (SPO) (12).
beban kerja pegawai rekam medis bertujuan
Elemen penting dalam melakukan
untuk mencapai kualitas dan kuantitas kerja
perencanaan SDM rumah sakit adalah dengan
yang optimal dengan memanfaatkan pegawai
melakukan analisis kebutuhan sumber daya
sesuai dengan uraian tugas(4).
manusia. Salah satu indikator untuk
Beban kerja tenaga kesehatan adalah
menentukan kebutuhan sumber daya manusia
Dalam jangka waktu satu tahun satu sarana
di institusi pelayanan kesehatan adalah
pelayanan kesehatan memungkinkan
berdasarkan beban pekerjaan nyata yang
banyakanya pekerjaan yang harus diselesaikan
dilakukan oleh personil di bagian atau unit
oleh tenaga kesehatan professional (5). Beban
tempat kerja(13).
kerja di unit rekam medis merupakan
2
Rumah Sakit Bhakti Kartini adalah untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Metode
Rumah Sakit swasta dengan tipe C yang ini digunakan untuk mengetahui berapa jumlah
berlokasi di Jl.R.A.Kartini, RT.004/RW.003, tenaga bagian penyimpanan yang dibutuhkan
Margahayu, No. 11, kec. Bekasi Timur, Kota di unit rekam medis berdasarkan beban kerja
Bekasi, Jawa barat 17113.Memiliki fasilitas di RS Bhakti Kartini.
103 tempat tidur dengan rata – rata kunjungan
pasien rawat jalan 253 pasien yang terdiri dari HASIL
pasien baru 55 pasien dan pasien lama 198
pasien serta pasien rawat inap 9 orang perhari Identifikasi SPO Penyimpanan Rekam
dengan fasilitas sebanyak 18 poliklinik. Medis
Jumlah tenaga rekam medis 7 orang terdiri 4 Dari hasil penelitian diketahui bahwa
orang pengolahan rekam medis dan 3 orang standar prosedur operasional bagian
pelayanan rekam medis. Dari 3 orang penyimpanan rekam medis di RS Bhakti
diantaranya memiliki tugas ganda yaitu Kartini belum sesuai dikarenakan masih ada
sebagai coding, pelaporan, serta distribusi pekerjaan selain penyimpanan yaitu coding
Berdasarkan hasil observasi yang dan pelaporan. Standar prosedur operasional
dilakukan pada bulan Desember 2020, Di RS diterbitkan pada tanggal 17 Desember 2016
Bhakti Kratini pada kegiatan bagian yaitu :
penyimpanan rekam medis, masih ada 25
rekam medis yang tidak tersimpan dalam rak a. Pengertian
penyimpanan yang seharusnya sudah Kegiatan menyimpan berkas
dilakukan dihari yang sama, hal ini rekam medis pasien agar aman
mengakibatkan pelayanan dirumah sakit dan terjaga kerahasiaannya.
menjadi terhambat dan sering terjadi rekam b. Tujuan
medis yang tercecer atau tidak ditemukan. 1. Untuk mempermudah dan
Rekam medis yang tidak tersimpan dengan mempercepat ditemukan kembali
baik akan membutuhkan waktu yang cukup berkas rekam medis pasien yang
lama untuk menemukan rekam medis. Hal ini disimpan dirak Filling
menjadi hambatan dalam memberikan 2. Mudah mengambil dari
pelayanan kepada pasien, pasien menuggu tempat penyimpanan
terlalu lama untuk diperiksa oleh dokter 3. Mudah pengembaliannya
dikarenakan rekam medis pasien belum berada 4. Melindungi data rekam medis
diruang pemeriksaan sehingga membuat dari bahaya pencurian, bahaya
pekerjaan yang ada menjadi tertunda. kerusakan fisik,kimiawi dan
biologi.
METODE PENELITIAN
c. Kebijakan
Penelitian ini dilakukan dengan Sesuai Surat Keputusan Direktur
pendekatan deskriftif yaitu jenis penelitian No.074/SK-DIR/RSBK/XII/2016
yang menggambarkan keadaan objek yaitu Tentang Pemberlakuan Pedoman
beban kerja petugas Penyimpanan Rekam Pelayanan Rekam Medis di
Medis. Sedangkan metode yang digunakan Rumah Sakit Bhakti Kartini.
adalah Full Time Equivalent, merupakan suatu d. Prosedur
metode analisis beban kerja untuk menghitung 1. Berkas rekam medis yang
beban kerja sehingga bisa dihitung jumlah harus disimpan adalah berkas
tenaga kerja itu. Satuan yang dipakai yang telah lengkap
menghitung kebutuhan tenaga kerja atau orang
3
2. Petugas harus mengerti sistem terminal digit filling (sistem
penyimpanan yang berlaku, yaitu angka akhir)
3. Berkas rekam medis disimpan
sesuai kelompok nomor akhir 5. Untuk berkas yang terletak pada
kedalam rak filling rak penjajaran bagian atas,
4. Penyimpanan dilaksanakan oleh penyimpanan menggunakan kursi
petugas rekam medis e. Unit Terkait Instalasi RM
menggunakan
4
Tabel 2. Lama Waktu Kegiatan Pokok Penyimpanan Rekam Medis di RS Bhakti Kartini
Jumlah 10,42
Tabel 3. Data Kunjungan Pasien Rawat Jalan Klinik Jantung di RS Bhakti Kartini
n ∑ X²
No. Tahun Y X ∑ XY
X2
1 2016 8.207 -2 16.414 4
2 2017 9.288 -1 9.288 1
3 2018 12.092 0 0 0
4 2019 12.172 1 -12.172 1
5 2020 3.193 2 -6.386 4
Jumlah 44.952 0 7.144 10
N 5
N 5
a. Memasukkan ke dalam rumus kuadrat
terkecil yaitu:
= 11.133,6
Y = a + bx
= 11.100
= 8.990,4 + ( 714,4 x 3 )
Jadi prediksi beban kerja (jumlah pasien
= 8.990,4 + ( 2.143,2 ) klinik) di RS Bhakti Kartini 2021 adalah
11.100 pasien.
Kebutuhan Tenaga Bagian Penyimpanan = 5Rekam Medis
di Unit Rekam Medis
Jadi selama 1 (satu) jam petugas
a. Standar Waktu Normal
pokok penyimpanan dapat mengerjakan 5
Untuk menghitung standar waktu normal rekam medis. Hal ini dikarenakan waktu
penyimpanan harus melakukan pengamatan dalam mengerjakan penyimpanan rekam
terlebih dahulu. medis berbeda-beda.
10. Adawiyah W. Analisis Beban Kerja 12. Budi. Manajemen Unit Kerja Rekam
Sumber Daya Manusia Dalam Medis.Yogyakarta. 2011.
Aktivitas Produksi Komoditi Sayuran
Selada (Studi Kasus : CV Spirit Wira 13. Indriana. Analisis Kebutuhan Tenaga
Utama). 2013; berdasarkan Beban Kerja di Bagian
Human Resource Departement (HRD)
11. Fadila R. Analisis Kebutuhan Sumber Rumah Sakit Karya Bhakti Bogor.
Daya Manusia Rekam Medis di Unit 2009.
Filing. J Rekam Medis dan Inf Kesehat.