Jurnal 

Kesehatan Vokasional, Vol. 5 No. 3 (Agustus 2020)
ISSN 2541‑0644 (print), ISSN 2599‑3275 (online)
DOI h ps://doi.org/10.22146/jkesvo.48870

Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis
 di Rumah Sakit Misi Lebak Guna Meningkatkan Efisensi dan 
Efektivitas Pelayanan
Antonius Garbito Pamboaji1
1Universitas Respati Indonesia Jakarta

garbitop1804@gmail.com1

Diajukan 19 Agustus 2019    Diperbaiki 20 Januari 2020    Diterima 9 Agustus 2020
ABSTRAK

Latar  Belakang:  Dalam  rangka  mewujudkan  ketersediaan  rekam  medis  yang  bermutu  dan  efektif 
diperlukan  adanya  beberapa  faktor  yang  cukup  memadai,  yaitu  kondisi  unit  rekam  medis  dengan 
tata letaknya dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis yang dikelola dengan benar. Tata letak 
(Lay out) ruang yang tidak memenuhi standar dapat sangat mengganggu kenyamanan pekerja rekam 
medis.  Rumah  Sakit  Misi  Lebak  dilengkapi  dengan  Unit  Rekam  Medis  yang  merupakan  tempat 
penyimpanan  berkas  rekam  medis  rawat  jalan,  rawat  inap  dan  ruang  kerja  perekam  medis  urusan 
pelaporan,  pendokumentasian  serta  kepala  rekam  medis.  Dari  hasil  penelitian,  ditemukan  bahwa 
pengaturan tata letak ruang unit rekam medis yang ada belum sesuai dengan standar. 
Tujuan: Penelitian ini menitik beratkan pada program rancang ulang tata letak (Lay out) ruang rekam 
medis guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerja rekam medis di Rumah Sakit Misi Lebak.
Metode:  Metode  penelitian  yang  digunakan  adalah  deskriptif.  Ruang  Unit  Rekam  Medis  Rumah 
Sakit  Misi  Lebak  menjadi  subjek.  Variabel  penelitian  adalah  bagian  pengarsipan,  bagian  pelaporan, 
bagian  kepala  rekam  medis,  perekam  medis,  tata  letak  ruang  unit  rekam  medis,  tata  letak  ruang 
urusan pengarsipan, tata letak ruang urusan pelaporan, tata letak ruang urusan kepala rekam medis 
dan produktivitas kerja. 
Hasil: Hasil penelitian menunjukan kendala pada tingkat kompetensi sumber daya manusia, SOP dan 
alur rekam medis yang belum terlaksana dengan baik, sarana dan prasarana yang masih minim, serta 
tidak ergonomis dan kurang memadai. 
Kesimpulan:  Diperlukan  penataan  ulang  tata  letak  (Lay  out)  ruang  dan  penambahan  rak  berkas  di 
ruang rekam medis. Pihak subjek menyetujui dilakukannya rancangan ulang ruang unit rekam medis 
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja perekam medis di Rumah Sakit Misi Lebak.
 
Kata Kunci: ruang rekam medis; tata letak; ergonomis; sarana prasarana
 
ABSTRACT

Background: In order to provide availability of best quality and effectiveness medical records, it is necessary to 
have some adequate factors, such as the condition of the medical record unit with its layout and storage space for 
medical records that are managed properly. Layout that does not meet the standards can greatly interfere with 
the comfort of medical record workers. Rumah Sakit Misi Lebak is equipped with a Medical Record Unit which 
is  a  place  for  storing  outpatient  medical  records,  inpatients  and  medical  record  workspace,  reporting, 
documentation and head of medical records ma ers. From the results of the study it was found that the existing 
layout of the medical record unit layout is not in accordance with the required standards.
Objective:  This  study  aims  to  redesign  the  medical  record  room  in  increasing  the  effectiveness  and  work 
efficiency of medical recorders at Rumah Sakit Misi Lebak.
Method: The research method used is descriptive. Rumah Sakit Misi Lebak Medical Record Unit Room was the 
subject.  Research  variables  are  the  filing  section,  the  reporting  section,  the  head  of  the  medical  record,  the 
medical  recorder,  the  layout  of  the  medical  records  unit,  the  layout  of  the  archiving  ma ers,  the  layout  of  the 
reporting affairs, the layout of the medical records chiefʹs affairs and work productivity.
Results:  The  results  showed  constraints  on  the  level  of  competency  of  human  resources,  SOPs  and  medical 
record  flow  that  had  not  been  implemented  properly  and  facilities  and  infrastructure  were  still  minimal,  not 
ergonomic and inadequate. 
Conclusion:  Required  rearrangement  of  the  space  layout  and  the  addition  of  file  racks  in  the  medical  record 
room. It was agreed to redesign the medical record unit room to improve the effectiveness and work efficiency of 
medical recorders at the Lebak Missionat Rumah Sakit Misi Lebak

Keywords: medical record room; layout; ergonomics; infrastructure
132 h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...

PENDAHULUAN Berdasarkan  survei  pendahuluan  di 

Rekam  medis  berperan  penting  Instalasi  Rekam  Medis  Rumah  Sakit  Misi 
terhadap  semua  bagian  organisasi  rumah  Lebak  berkaitan  dengan  tata  kelola  ruang 
sakit  dalam  proses  pelayanan  pasien.  rekam  medis  dan  ruang  penyimpanan 
Apabila rekam medis tidak ditunjang dan  berkas  rekam  medis,  terdapat  beberapa 
tidak  didukung  dengan  manajemen  serta  persoalan  antara  lain  ruang  kerja  petugas 
sumber  daya  dan  sistem  yang  baik,  maka  masih  menjadi  satu  dengan  ruang 
akan  sangat  memengaruhi  kualitas  penyimpanan  berkas/dokumen  medis, 
pelayanan rumah sakit (Neves et al., 2019).  lorong  atau  jarak  rak  masih  tidak  sesuai 
Sistem  rekam  medis  merupakan  suatu  dengan  standar  (min.  90cm),  dan 
sistem  penyelenggaraan  rekam  medis,  terbatasnya  jumlah  teknologi  yang 
mulai  dari  pencatatan  pada  saat  membantu  secara  praktis  pekerjaan  dari 
pendaftaran  lalu  selama  pasien  tenaga kerjanya. 
mendapatkan  pelayanan  medik,  Persoalan  yang  disebut  di  atas,  tentu 
dilanjutkan  dengan  penanganan  berkas  berpengaruh  dengan  kenyamanan  para 
rekam medis yang meliputi penyimpanan  petugas  dalam  bekerja  sehingga 
serta  pengeluaran  berkas  dari  tempat  mengakibatkan  pelayanan  terhadap 
penyimpanan untuk melayani permintaan/ pasien  menjadi  terhambat,  dan  akhirnya 
peminjaman  dari  pasien  atau  untuk  mutu  pelayanan  menjadi  tidak  baik.  Oleh 
keperluan lainnya (Menkes RI, 2007). karena  itu,  tujuan  dari  penelitian  ini 
Pelaksanaan  sistem  rekam  medis  adalah  mengetahui  pengelolaan  sumber 
yang  bermutu  dan  efektif  memerlukan  daya  dan  kendala  rekam  medis  RS  Misi 
penunjang  yang  memadai,  diantaranya  Lebak,  secara  khusus  menata  ruang  kerja 
adalah  sumber  daya  manusia,  sarana  dan  dan  ruang  penyimpanan  berkas  rekam 
prasarana,  SOP  dan  alur  rekam  medis  medis,  guna  meningkatkan  efisiensi  dan 
yang memenuhi standar (Widjaya & Wati,  efektivitas pelayanan.
2016).  Tersedianya  Sumber  Daya  Manusia  Menurut  PERMENKES  No:  269/
(SDM)  yang  berkualitas  dan  profesional,  MENKES/PER/III/2008  yang  dimaksud 
sesuai  dengan  fungsi  dan  tugasnya  pada  dengan  rekam  medis  adalah  berkas  yang 
instalasi  rekam  medis,  akan  mencapai  berisi  catatan  dan  dokumen  mengenai 
keberhasilan rumah sakit yang efektif dan  identitas  pasien,  hasil  pemeriksaan, 
efisien  dalam  pengelolaan  pelayanan  di  pengobatan  yang  telah  diberikan,  serta 
rumah  sakit  (Adeleke,  Suleiman‑Abdul,  tindakan  dan  pelayanan  lain  yang  telah 
Aliyu, Ishaq, & Adio, 2019).  diberikan  kepada  pasien  (Menkes  RI, 
Aspek lain yang juga perlu mendapat  2008).  Tujuan  rekam  medis  adalah 
perhatian  guna  meningkatkan  efisiensi  meningkatkan  pengguna  (pasien  dan 
dan  efektivitas  pelayanan  dalam  tenaga  medis)  melakukan  pengisian, 
pengelolaan  sumber  daya  rekam  medis  penyimpanan  dan  mengambil  ulang  data 
adalah  sarana  dan  prasarana  yang  yang  secara  spesifik  baik  per  individu 
memadai,  salah  satunya  yaitu  berkaitan  pasien  atau  kelompok,  termasuk  data 
dengan  tata  letak  ruang  kerja  (Yanuariska  klinis,  administratif  dan  demografi, 
& Miharti, 2018). Ruang kerja dengan tata  sehingga  memudahkan  operasional 
letak  yang  baik  dapat  meningkatkan  sebuah  rumah  sakit  (Herlambang  & 
produktivitas  kerja  dan  mampu  Murwani, 2012).
memberikan  kenyamanan  secara  fisik  Adapun  tujuan  dan  fungsi  pelayanan 
maupun  sosial  psikologis,  sehingga  mutu  rekam  medis  yaitu  sebagai  aspek 
pelayanan  terhadap  pasien  pun  akan  administrasi,  legal,  finansial,  riset, 
meningkat  (Pieper,  Schröer,  &  Eilerts,  edukasi,  dan  dokumentasi.  Rincian 
2019).  kegiatan  yang  termasuk  dalam  kegiatan 
h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020 133
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...
instalasi rekam medis adalah pendaftaran,  pelayanan  minimal  rekam  medis 
assembling,  koding,  indexing,  filing,  dan  berdasarkan  Kepmenkes  Nomor  129 
pelaporan (Budi, 2011). Standar pelayanan  Tahun 2008 adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Standar Pelayanan Minimal Layanan Rekam Medis Berdasarkan Keputusan Menteri 
Kesehatan No.129/Menkes/SK/II/Tentang SPM Tahun 2008

No Jenis Pelayanan Indikator Standar

1. Rekam Medis 1.  Kelengkapan  pengisian  rekam  medik  24  jam  setelah  100%
selesai pelayanan
2.  Kelengkapan  informed  consent  setelah  mendapatkan  100%
informasi yang jelas
3.  Waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medik  pelayanan  ≤ 10 menit
rawat jalan
4.  Waktu  penyediaan  dokumen  rekam  medik  pelayanan  ≤ 10 menit
rawat inap

 Kompetensi yang harus dimiliki oleh  penyimpanan  arsip  sebaiknya  terpisah 

seorang  perekam  medis  menurut  dari  ruang  kantor  lain  untuk  menjaga 
Keputusan  Menteri  Kesehatan  2007  keamanan  arsip‑arsip.  Alat  penyimpanan 
adalah:  dokumen  medis  yang  umum  dipakai 
1. Perekam  medis  mampu  menetapkan  adalah rak terbuka. Jarak antara dua buah 
kode  penyakit  dan  tindakan  dengan  rak  untuk  pergerakan  pekerja,  selebar  90 
tepat  sesuai  dengan  klasifikasi  yang  cm.  Lokasi  ruangan  rekam  medis  juga 
diberlakukan di Indonesia (ICD‑ 10). dikondisikan  untuk  dapat  memberi 
2. Perekam  medis  mampu  melakukan  pelayanan  cepat  kepada  seluruh  pasien, 
tugas  dalam  memberikan  pelayanan  terjangkau  dengan  akses  mudah  dari 
rekam medis dan informasi kesehatan  segala  penjuru,  dan  memudahkan 
yang  bermutu  tinggi  dengan  pelayanan  administrasi  (Kuntoro  & 
memperhatikan  perundangan  dan  Istiono, 2017).
etika profesi yang berlaku. Mengapa  penataan  ini  perlu 
3. Perekam  medis  mampu  mengelola  dilakukan? 
rekam medis dan informasi kesehatan  1. Minimalisasi  penggunaan  tenaga  dan 
untuk  memenuhi  kebutuhan  layanan  waktu pegawai yang tidak diperlukan 
medis,  administrasi,  dan  kebutuhan  karena  prosedur  kerja  dapat 
informasi  kesehatan  sebagai  bahan  dipersingkat.
pengambilan  keputusan  di  bidang  2. Kelancaran  proses  pekerjaan  dapat 
kesehatan. terjamin.
4. Perekam  medis  mampu  3. Pemakaian  ruang  kerja  menjadi  lebih 
merencanakan,  melaksanakan,  efisien.
mengevaluasi  dan  menilai  mutu  4. Minimalisasi  terganggunya  pekerja 
rekam medis. oleh  kegiatan  publik,  dan  mencegah 
5. Perekam medis mampu berkolaborasi  terganggu oleh suara bising lainnya.
dengan  profesi  yang  terkait  dalam  5. Mewujudkan  kenyamanan  kerja 
pelayanan kesehatan. pegawai.
Berkas  rekam  medis  termasuk  arsip,  6. Menunjukkan  kesan  baik  terhadap 
yang mana dalam penyimpanannya perlu  para pengunjung kantor.
perhatian  dalam  hal  ruang  tempat  7. Mewujudkan keleluasaan bagi :
menyimpan  arsip  tidak  boleh  terlalu  a. Ruang gerak pekerja
lembab, dikondisikan supaya tetap kering  b. Kesempatan  pekerja  untuk 
dan  terang  sehingga  dapat  terhindar  dari  memanfaatkan  ruangan  guna 
serangan  hama  perusak.  Ruangan  keperluan  lain  pada  waktu 
134 h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...
tertentu. berlaku.  Terutama  pada  bagian  SDM  dan 
c. Pengembangan  dan  perluasan  Sarana Prasarana nya. 
kegiatan kantor di kemudian hari.
  1.  SDM  Instalasi  Rekam  Medis  RS  Misi 
METODE PENELITIAN Lebak
Penelitian  ini  merupakan  penelitian  Menurut  Peraturan  Menteri 
deskriptif  kualitatif.  Desain  penelitian  ini  Kesehatan  Republik  Indonesia  nomor  340 
adalah  penelitian  survei,  yakni  tahun  2010  tentang  Klasifikasi  Rumah 
memaparkan  apa  yang  terdapat  atau  Sakit, pelayanan rekam medis merupakan 
terjadi di Unit Rekam Medis Rumah Sakit  pelayanan  penunjang  klinik.  Tidak 
Misi  Lebak.  Responden  atau  subjek  terdapat  ketentuan  secara  spesifik  jumlah 
penelitian  ini  adalah  tenaga  rekam  medis  tenaga  rekam  medis  yang  harus  tersedia 
yang  berjumlah  7  (tujuh)  orang,  wakil  pada  rumah  sakit  kelas  D  (Menkes  RI, 
direktur  dan  kepala  bagian  pelayanan  di  2010).  Namun,  berdasarkan  Peraturan 
Rumah  Sakit  Misi  Lebak.  Data  penelitian  Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara 
diambil  dari  hasil  wawancara,  studi  dan  Reformasi  Birokrasi  Republik 
pustaka  dan  observasi  atau  pengamatan  Indonesia  nomor  30  tahun  2013  tentang 
langsung  oleh  peneliti  yang  dilakukan  Jabatan  Fungsional  Perekam  Medis  dan 
sejak bulan Juni sampai dengan bulan Juli  Angka  Kreditnya,  telah  ditetapkan 
2019.  formasi jabatan fungsional perekam medis 
Data  primer  dari  penelitian  ini  untuk  rumah  sakit  tipe  D  adalah  tenaga 
diambil  dari  narasumber  di  Rumah  Sakit  terampil 15 orang dan tenaga ahli 4 orang 
Misi  Lebak  dan  pengamatan  peneliti,  petugas.  Peraturan  tersebut  juga 
sedangkan  data  sekunder  diambil  dari  menyebutkan  bahwa  perekam  medis 
studi pustaka. Data yang sudah diperoleh  terampil  harus  berijazah  minimal 
kemudian  dianalisis  dengan  cara  reduksi  Diploma  III  rekam  medis  informasi 
data,  penyajian  data  dan  kemudian  kesehatan  dan  perekam  medis  ahli 
menarik kesimpulan dan verifikasi.  dengan  pendidikan  minimal  Sarjana  atau 
Diploma IV (Menpan RI, 2013).
Dari sisi jumlah dan kompetensi SDM 
di  instalasi  rekam  medis  Rumah  Sakit 
Misi  Lebak  masih  kurang.  Secara 
kompetensi,  jumlah  tenaga  rekam  medis 
lulusan  D3  sebanyak  1  orang,  sedangkan 
yang  lainnya  lulusan  SMA  atau  SMK. 
Adapun  untuk  jumlahnya  menurut 
Gambar 1. Langkah‑Langkah Analisis  perhitungan  WISN  masih  kurang  7  orang 
Kualitatif dari  tenaga  yang  ada  saat  ini  (16  orang). 
Dalam  praktiknya,  masih  ditemukan 
Setelah  data  dianalisis,  kemudian  double  job  dalam  menjalankan  tugas  dan 
diuji  kebenaranan  data  yang  diperoleh  pekerjaannya.  Berikut  disampaikan  tabel 
dengan  metode  triangulasi,  terdiri  atas  skema tenaga kerja dan kualifikasi sumber 
triangulasi dengan sumber dan teknik.   daya  manusia  di  bagian  dokumen  medis 
RS Misi Lebak.
HASIL DAN PEMBAHASAN  
Temuan  di  lapangan  dari  penelitian 
menunjukkan  bahwa  ruang  dokumen 
medis  RS  Misi  Lebak  memiliki  beberapa 
ketidaksesuaian  terhadap  regulasi  yang 
h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020 135
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...

Tabel 2.  Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi Sumber Daya Manusia Di Instalasi Rekam Medis RS 
Misi Lebak
NAMA  PENDIDIKAN PELATIHAN PENGETAHUAN  MASA TUGAS  JML
JABATAN REGULASI/SOP DI IRM
Kepala Bagian  DIII Rekam Medis Seminar tersendiri Tahu 2 tahun 1
Rekam Medis
Penanggung  SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 1.5  1
jawab  Komunikasi Efektik tahun
Admission Dan 
Registrasi
Penanggung  SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 1.5  1
jawab  Komunikasi Efektik tahun
Managemen 
Rekam Medis
Staf Admission SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 1.5  1
Komunikasi Efektik tahun
Staf Registrasi SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 1.5  1
Komunikasi Efektik tahun
Staf  SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 2  1
Assembling  Komunikasi  tahun
dan Indeks  Efektik
Coding 
Penyakit
Staf  SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 2  1
Penyimpanan  Komunikasi  tahun
dan Distribusi  Efektik
Berkas RM
Staf Statistik  SMA Sederajat Pelatihan  Tahu 7  1
dan Pelaporan  Komunikasi  tahun
Rumah Sakit Efektik
2.  Sarana  Prasarana  Instalasi  Rekam  terjamin.
Medis (RM) f. Diperlukan  ruang  khusus  untuk 
Selain  SDM,  penelitian  ini  juga  rekam  medis  sehingga  tidak  ada 
meneliti  fasilitas  dan  infrastruktur  yang  petugas  lain  yang  masuk  ke  ruangan 
ada  di  instalasi  Rumah  Sakit  Misi  Lebak,  tersebut.
yang  meliputi  ruang  pekerja  RM  dan  Untuk  meningkatkan  pelayanan 
ruang penyimpanan berkas RM, serta alat  rekam  medis,  maka  perlu  dilakukan 
penunjang lainnya (meja, kursi, komputer,  penataan  ulang  ruangan,  baik  dari  sisi 
printer  dan  kertas).  Hasil  observasi  luas  ruangan  dan  tata  letaknya  serta 
ditemukan bahwa: penambahan  jumlah  rak  penyimpanan 
a. Ruang  rekam  medis  untuk  dokumen,  juga  penyesuaian  jarak  antara 
penyimpanan kurang luas. masing‑masing  rak  dokumen.  Kendala 
b. Koridor  antar  rak  kurang  memadai  yang  ditemui  saat  proses  pengelolaan 
sehingga sering berbenturan. dokumen rekam medis pada Rumah Sakit 
c. Mengalami  kesulitan  pengambilan  Misi Lebak diantaranya:
dokumen  jika  harus  menggunakan  a. Penyimpanan  dokumen  rekam  medis 
tangga  karena  space  yang  sangat  perlu  ditata  ulang  terkait  tempat. 
sempit. Terutama  dari  sisi  luas  ruangan 
d. Rak  yang  ada  masih  layak  pakai  menjadi  salah  satu  kendala  karena 
tetapi perlu ditambah. terdapat  tembok  sekat  yang  perlu 
e. Ruang  penyimpanan  dokumen  dibongkar  menjadi  ruang 
menjadi  satu  dengan  ruang  kerja  penyimpanan.
petugas  rekam  medis  menjadikan  b. Luas ruangan dokumen rekam medis 
kerahasiaan  dokumen  sangat  tidak  tidak memadai. 
136 h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...

c. Untuk  mengambil  dan  2) Pada  proses  Coding  dinilai  sulit 

mengembalikan  berkas  rekam  medis,  karena  beberapa  hal  yang  telah 
sarana  prasarana  terkait  tata  letaknya  disebutkan sebelumnya. 
belum  memadai.  Petugas  kesehatan  3) Pada  proses  pendaftaran,  kendala 
atau  tenaga  rekam  medis  harus  lebih  banyak  ditemukan  pada 
mengeluarkan  energi  besar  dalam  rujukan  yang  salah.  Determinasi 
menemukan  berkas  tersebut  dengan  penentuan  dokter  spesialis 
menaiki  tangga  untuk  mencapai  rak  berdasarkan umur yang sering bias 
penyimpanan.  sehingga  mengharuskan  petugas 
d. Ruang pendaftaran untuk rawat jalan  mengkonfirmasi  lagi  pada  bagian 
belum  memadai  karena  aturan  BPJS,  yang  mengakibatkan  waktu 
mengharuskan  untuk  komunikasi  tunggu  pasien  menjadi  semakin 
langsung  kepada  pasien,  harus  panjang.  Selain  itu  ruang  tunggu 
memiliki  kemampuan  konfirmasi  juga  dianggap  kurang  luas  dan 
data  pribadi  meliputi  alamat,  nomor  memadai. 
telepon, dll. 4) Kendala  pada  proses  pencetakan 
e. Ruang  pengelolaan  data/  dokumen  yakni  karena  jumlah  printer  yang 
rekam  medis  masih  jadi  satu  dengan  minim.  Pengadaan  logistik  kertas 
ruang penyimpanan berkas medis. juga  dianggap  sangat  lama 
f. Kesulitan  pada  proses  assembling,  sehingga  menghambat  proses 
indeks,  coding  dan  pelaporan,  karena  pelayanan kesehatan. 
tidak  memadai  nya  sumber  daya  5) Tata  letak  ruang  pelayanan 
manusia.  Pelaksanaannya,  satu  orang  penyediaan  berkas  rekam  medis 
petugas  harus  melakukan  beberapa  bagi  petugas  dianggap  tidak 
pekerjaan  misal  proses  pendaftaran  memadai  dan  dipastikan  masih 
assembling,  indeks,  coding  dan  memiliki  kekurangan  dalam  hal 
pelaporan  (double  job).  Tiga  macam  kenyamanan,  sehingga  sangat 
pekerjaan dilakukan oleh dua petugas  menghambat kinerja, efisiensi serta 
kesehatan  yang  umumnya  tidak  efektivitas  pelayanan  oleh  petugas 
memiliki  latar  belakang  pendidikan  kesehatan.
rekam  medis.  Proses  index  dikerjakan 
oleh  orang  berbeda  yang 
menggabung  dengan  pekerjaan 
pelaporan.
g. Faktor yang membuat berkas menjadi 
tidak  lengkap  biasanya  lebih  kepada 
faktor dokter. 
h. Kendala  pada  proses  coding  yang 
utama  adalah  dokter  tidak 
menuliskan  diagnosis  lengkap 
sehingga proses menjadi terhambat.
i. Filing  dari  sisi  ruang  dan  rak  yg 
belum  memadai.  Ketidaksesuaian 
tersebut meliputi:
1) Pada  proses  Assembling,  diagnosis 
sering  tidak  memiliki  kejelasan 
yang  saksama.  Tanggal  tidak 
lengkap.  Tanda  tangan  dokter 
Gambar 2. Tata Ruang Rekam Medis Lama 
sering tidak ada.  Rumah Sakit Misi Lebak
h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020 137
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...

Gambar  di  atas  adalah  tata  ruang 

kerja  di  unit  rekam  medis  yang  lama  di 
Rumah Sakit Misi lebak. Luas ruangannya 
yaitu  168,412  m2  yang  didalamnya   
terdapat  loket  pendaftaran,  ruang  kepala 
instalasi  rekam  medis,  ruang  petugas 
assembling, koding dan pelaporan, dimana 
masing‑masing  ruang  berisi  komputer, 
kursi  dan  meja  untuk  meletakkan 
dokumen  rekam  medis  yang  akan 
dikerjakan.  Ada  8  (delapan)  buah 
komputer  yang  ditempatkan  di  ruang 
pendaftaran, ruang assembling dan koding. 
Ada  enam  buah  rak  susun  dengan 
panjang  masing‑masing  berbeda  yang 
fungsinya  untuk  penyimpanan  arsip 
dokumen  rekam  medis  dan  terletak  di 
beberapa  tempat  antara  lain  di  lorong, 
ruang rekam medis dan ruang pelaporan. 
Jika  dilihat  dari  ukurannya  tentunya 
sangat minim. Gambar 3. Usulan Tata Ruang Rekam Medis 
Pada  saat  terjadi  akumulasi  berkas  Baru Rumah Sakit Misi Lebak
yang belum melalui proses assembling dan  Pada  gambar  di  atas,  penulis 
koding,  ruang  gerak  untuk  para  petugas  mengusulkan  tata  letak  ruang  rekam 
sangat  tidak  memadai.  Hal  tersebut  medis  yang  baru.  Ruang  klinik  bedah 
mengakibatkan  kemungkinan  terjadinya  yang  sebelumnya  ada  di  sekitar  ruang 
tabrakan  antar  petugas  yang  sangat  rekam  medis,  dipindahkan  ke  tempat 
mengganggu  dan  berbahaya.  Koridor  yang  berdekatan  dengan  klinik  spesialis 
antar rak yang minim pun berakibat lebih  lainnya  sehingga  ruangan  petugas  rekam 
lamanya  pengambilan  berkas  karena  medis  yang  tadinya  menjadi  satu  dengan 
harus bergantian dan untuk berkas dalam  ruang  penyimpanan,  dengan  usulan 
jumlah  banyak,  sangat  besar  sekali  model  baru  ini  menjadi  terpisah  dan 
kemungkinan  berkas  jatuh.  Hal  ini  tentunya  akan  membuat  kinerja  akan 
mempengaruhi  keselamatan  kerja  para  meningkat.  Begitu  juga  dengan  ruang 
petugas.  Tumpukan  berkas  yang  pendaftaran,  agar  lebih  komunikatif 
tersimpan  menjadikan  ruangan  pengap  dengan  pasien  yang  mendaftar 
dan  lembab  (kurang  ventilasi)  sehingga  dipindahkan  ke  lokasi  gedung  rumah 
dapat  mengganggu  kesehatan  petugas.  sakit baru yang akan dibangun. 
Begitu  juga  dengan  kerahasian  berkas  Ruang  kepala  instalasi  rekam  medis 
rekam  medis  yang  disimpan  tidak  berada  di  bagian  dalam  di  antara  ruang 
terjamin  kerahasiaannya,  sebab  beberapa  petugas  assembling  dan  coding  dengan 
kali  terlihat  petugas  lain  yang  bukan  ruang  filling.  Dimensi  ruangan  kepala 
perekam  medis  bagian  filling  berada  di  instalasi  rekam  medis  adalah  17,84  m² 
ruang penyimpanan berkas rekam medis. ditambah  toilet  dengan  luas  3,6m².  Di 
dalam ruangan ini diletakkan 1 buah meja 
kerja  dan  3  buah  kursi,  perlengkapan 
komputer untuk kepala ruangan. Adapun 
ruang  petugas  assembling  dan  coding 
berada  di  sebelah  ruang  kepala  rekam 
138 h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...

medis.  Aksesnya  mudah  dijangkau  oleh  Berdasarkan uraian di atas, kelebihan 

petugas  yang  mengantar  berkas  rekam  yang  didapat  dari  usulan  desain  tata 
medis  dari  poli  rawat  jalan/rawat  inap.  ruang yang baru adalah:
Luas  ruang  petugas  assembling  dan  coding  1. Jumlah  berkas  yang  tertampung  di 
adalah  15.82  m²  ditambah  toilet  dengan  ruang  penyimpanan  akan  lebih 
luas  3,06  m².  Di  dalam  ruang  ini  banyak.
diletakkan  2  buah  meja  kerja  dan  6  buah  2. Ruang gerak petugas lebih ergonomis 
kursi, serta perlengkapan komputer untuk  dan nyaman.
petugas assembling dan coding. 3. Kerahasiaan  berkas  rekam  medis 
Tempat  menyimpan  dokumen  rekam  yang tersimpan lebih terjamin, karena 
medis/filling  berada  di  dalam  sehingga  hanya  petugas  filing  saja  yang  boleh 
keamanan  dan  kerahasiaannya  terjamin,  berada di lokasi tersebut.
suhu  udaranya  terjaga  dengan  adanya  4. Pencarian  berkas  menjadi  lebih 
fasilitas  AC  yang  dipasang  sesuai  suhu  mudah dan cepat.
ruangan  (25º).  Di  dalam  ruangan  dengan  Berkas pun lebih terawat karena suhu 
luas  53,01m²  ini  dipasang  1  buah  meja  dan  kelembaban  udara  di  ruangan 
kerja  dengan  1  buah  kursi  dan  tersebut penyimpanan lebih terjaga.
seperangkat  komputer  untuk  membantu   
petugas  filling,  sedangkan  akses  keluar  KESIMPULAN
masuk  berkas  melalui  loket.  Rak  yang  Sumber  daya  manusia  yang  ada 
digunakan  adalah  rak  6  (enam)  susun  dalam lingkup  rekam  medis Rumah  Sakit 
dengan  tinggi  3  meter  dan  panjang  3  Misi  Lebak  belum  sesuai  dengan 
meter  sebanyak  13  (tigabelas)  buah,  1  Peraturan  Menteri  Kesehatan  baik  secara 
(satu) buah rak dengan tinggi 3 meter dan  kuantitas  maupun  kualitas.  Meskipun 
panjang 4 meter, 1 (satu) buah rak dengan  begitu,  pihak  rumah  sakit  tetap 
tinggi  3  meter  dan  panjang  4,75  meter.  melakukan  pengembangan  dalam  bentuk 
Dengan  asumsi  1  (satu)  berkas  rekam  pelatihan  secara  internal  untuk  lulusan 
medis  memiliki  ketebalan  5  cm  dapat  diluar jalur pendidikan rekam medis guna 
diperhitungkan  bahwa  ruang  rekam  menyiasati  minimnya  minat  pelamar 
medis  bisa  menampung  5730  berkas  karena  kondisi  geografis  lokasi  rumah 
rekam medis.  sakit  yang  jauh  dari  kota  besar  dan 
Perhitungan: sulitnya  moda  transportasi  yang  kurang 
13  rak  à  (300  cm  :  5  cm)  x  13  pcs  x  6  menarik  minat  calon  tenaga  kerja  yang 
susun = 4680 berkas memiliki keahlian khusus. Oleh karena itu 
1  rak  à  (400  cm  :  5  cm)  x  1  pcs  x  6  solusi  yang  pas  yakni  memberikan 
susun = 480 berkas pelatihan  internal  bagi  lulusan  yang 
1  rak  à  (475  cm      :  5  cm)  x  1  pcs  x  6  sejalur dengan pendidikan rekam medis.
susun = 570 berkas Sarana  dan  prasarana  hanya 
Total: 4680 + 480 + 570 = 5730 berkas memenuhi  sebagian  dari  standar 
Ruang pelaporan dan indexing berada  peraturan  yang  ada,  karena  masih 
di  bagian  paling  depan  yang  sebelumnya  menggunakan peralatan yang sudah tidak 
adalah  ruang  pendaftaran  pasien.  Luas  sesuai  dengan  teknoogi  terkini,  sehingga 
ruangan  ini  adalah  26,79m².  Di  dalam  menyebabkan  terjadinya  kesulitan  dalam 
ruangan  ini  diletakkan  2  buah  meja  kerja,  proses  melayani  dokumen  rekam  medis 
6 buah kursi, perlengkapan komputer dan  pasien.  Fasilitas  yang  digunakan  seperti 
rak  untuk  penyimpanan  dokumen  tata  letak  dan  luas  ruangan  serta  rak 
laporan  kegiatan  periodik  instalasi  rekam  penyimpanan berkas rekam medis berada 
medis.  dalam  kategori  kurang  dan  tidak 
memenuhi  kriteria  secara  ergonomis 
h ps://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo   Published online August 31, 2020 139
 Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis...

belum tercapai. Ruang pendaftaran belum  Nomor  340  Tahun  2010  Tentang 

transparan  sehingga  sering  menimbulkan  Klasifikasi  Rumah  Sakit  (2010). 
kesalahan  pengambilan  informasi  pasien  Indonesia.
hal  ini  dapat  menyebabkan  menurunnya  Menpan  RI.  Peraturan  Menteri 
kualitas pelayanan dokumen rekam medis  Pendayagunaan Aparatur Negara dan 
kepada pasien. Reformasi  Birokrasi  RI  Nomor  30 
  Tahun  2013  Tenang  Jabatan 
DAFTAR PUSTAKA Fungsional  Perekam  Medis  dan 
Adeleke,  I.  T.,  Suleiman‑Abdul,  Q.  B.,  Angka Kreditnya (2013). Indonesia.
Aliyu,  A.,  Ishaq,  I.  A.,  &  Adio,  R.  A.  Neves,  A.  L.,  Poovendran,  D.,  Freise,  L., 
(2019).  Deploying  unqualified  Ghafur,  S.,  Flo ,  K.,  Darzi,  A.,  & 
personnel  in  health  records  practice:  Mayer,  E.  K.  (2019).  Health  Care 
Role  substitution  or  quackery?  Professionals’  Perspectives  on  the 
Implications  for  health  services  Secondary  Use  of  Health  Records  to 
delivery in Nigeria. Health Information  Improve Quality and Safety of Care in 
Management  Journal,  48(3),  152–156.  England:  Qualitative  Study.  Journal  of 
h ps://doi.org/ Medical  Internet  Research,  21(9), 
10.1177/1833358318800459 e14135. h ps://doi.org/10.2196/14135
Budi,  S.  C.  (2011).  Buku  Manajemen  Rekam  Pieper,  C.,  Schröer,  S.,  &  Eilerts,  A.‑L. 
Medis.  yogyakarta:  Quantum  Sinergis  (2019).  Evidence  of  Workplace 
Media. Interventions—A  Systematic  Review 
Herlambang,  S.,  &  Murwani,  A.  (2012).  of  Systematic  Reviews.  International 
Cara  mudah  memahami  manajemen  Journal  of  Environmental  Research  and 
kesehatan  dan  rumah  sakit.  Yogyakarta:  Public  Health,  16(19),  3553.  h ps://
Gosyen Publishing. doi.org/10.3390/ijerph16193553
Kuntoro,  W.,  &  Istiono,  W.  (2017).  Widjaya,  L.,  &  Wati,  S.  (2016). 
Kepuasan  Pasien  Terhadap  Kualitas  REVITALISASI  PENGELOLAAN 
Pelayanan  di  Tempat  Pendaftaran  REKAM  MEDIS  DALAM 
Pasien Rawat Jalan Puskesmas Kretek  PEMBERDAYAAN  PETUGAS 
Bantul  Yogyakarta.  Jurnal  Kesehatan  REKAM  MEDIS  DI  RUMAH  SAKIT 
Vokasional,  2(1),  140.  h ps://doi.org/ IBU  DAN  ANAK  TIARA  DAN 
10.22146/jkesvo.30327 KLINIK  TAMAN  ANGGREK.  Jurnal 
Menkes RI. Keputusan Menteri Kesehatan  Manajemen  Informasi  Kesehatan 
RI  Nomor  377  Tahun  2007  Tentang  Indonesia,  4(1).  h ps://doi.org/
Standar  Profesi  Perekam  Medis  dan  10.33560/.v4i2.136
Informasi  Kesehatan  (2007).  Yanuariska,  C.,  &  Miharti,  R.  (2018). 
Indonesia. Persiapan  Audit  Sistem  Manajemen 
Menkes  RI.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Mutu  (SMM)  ISO  9001:2015  RSJD  Dr. 
Nomor  269  Tahun  2008  Tentang  RM.  Soedjarwadi  Provinsi  Jawa 
Rekam  Medis,  Pub.  L.  No.  No.269/ Tengah  Pada  Instalasi  Rekam  Medis. 
MENKES/III/2008 (2008). Jurnal  Kesehatan  Vokasional,  2(2),  205. 
Menkes  RI.  Peraturan  Menteri  Kesehatan  h ps://doi.org/10.22146/jkesvo.30337

140 Antonius Garbito Pamboaji