FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KETERLAMBATAN

PENGOLAHAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN SECARA

KESELURUHAN (ASSEMBLING, ANALISIS, KODING, INDEKS &
FILLING) DI RUMAH SAKIT NINDHITA

Disusun Oleh:
Rina Yulianti 202211013

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES YAYASAN RUMAH SAKIT DR. SOETOMO SURABAYA
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadiran Allah SWT atas segala rahmat, taufik serta hidayah-Nya sehingga
kami dapat menyelesaikan tugas Ekonomi Kesehatan dalam bentuk makalah yang berjudul
“Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengolahan Berkas Rekam Medis
Pasien Secara Keseluruhan (Assembling, Analisis, Koding, Indeks & Filling) Di Rumah
Sakit Nindhita” ini dengan baik tanpa suatu halangan sedikitpun.

Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih banyak kepada seluruh pihak yang telah
berkontribusi dan mendukung proses pembuatan proposal ini. Besar harapan kami sebagai
penyusun agar kedepannya isi dari proposal ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua
pihak yang membacanya.

Kami menyadari bahwa proposal ini sangat jauh dari kata sempurna dan masih banyak
kekurangan dalam penyusunan proposal ini karena keterbatasan pengetahuan dan
pengalaman kami. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca
yang dapat membangun proposal kami.

Surabaya, Januari 2023

Penulis
Daftar isi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penatalaksanaan Rekam Medis yang baik, akan menunjang terselenggaranya upaya

peningkatan derajat kesehatan masyarakat indonesia untuk menghasilkan rekam medis yang
baik dan dapat dipertanggung jawabkan dengan seluruh bagian yang terkait. Rekam Medis
memegang peranan penting dalam penyedian informasi pasien, karena rekam medis adalah
merupakan suatu berkas yang menjadi sumber dalam penyediaan informasi medis yang
menggambar seluruh aspek pengelolahan rumah sakit dan aspek pelayanan yang diberikan
terhadap pasien.

Berdasarkan Permenkes No. 269/MENKES/PER/II/2008, bahwa setiap sarana

pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan Medical Record. Dengan demikian rumah
sakit harus menyelenggarakan rekam medis adalah merupakan suatu proses kegiatan yang
mulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit , kegiatan pencatatan data medis pasien
selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis rumah sakit dan dilanjutkan dengan
pelayanan BRM yang meliputi penyelenggaraan, penyimpanan serta pengembalian kembali
BRM apabila d butuhkan.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas maka penulis mencoba mengangkat judul
“FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KETERLAMBATAN PENGOLAHAN
BERKAS REKAM MEDIS PASIEN SECARA KESELURUHAN (ASSEMBLING,
ANALISIS, KODING, INDEKS & FILLING) DI RUMAH SAKIT NINDHITA”.

1.2 Rumusan Masalah

 1. Apa yang menyebabkan keterlambatan dalam pengolahan berkas rekam medis pasien?
2. Apakah ada keterkaitan antara keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari ruang
perawatan dengan keterlambatan pengolahan berkas rekam medis pasien?
3. Bagaimana tingkat pengetahuan petugas rekam medis tentang pengolahan berkas rekam
medis pasien rawat inap?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk memperoleh gambaran faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengolahan

berkas rekam medis pasien rawat inap.
2. Untuk mengetahui cara pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis sehingga
menyebabkan keterlambatan dalam proses pengolahan data.
3. Untuk mengetahui prosedur pengolahan data rekam medis pasien.

1.4 Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti
Hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai bahan refrensi atau bahan rujukan
yang diharapkan dapat menambah pengetahuan dan membuka wawasan.
2. Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini dapat memberi manfaat bagi rumah sakit sebagai bahan evaluasi dalam
pelaksanaan pelayanan kesehatan sehingga dapat meningkatkan mutu di masa yang akan
datang.
3. Bagi STIKES Dr. Soetomo
Hasil penelitian ini dapat bermanfaaf sebagai tambahan refrensi dan bahan ajar yang
diharapkan mampu meningkatkan kualitas proses dan hasil pembelajaran.

BAB II
 KAJIAN PUSTAKA

2.1 Kajian Umum Tentang Rekam Medis

1. Definisi Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah ‘”ALFRED” yang berarti mempunyai nilai untuk kepentingan
administrasi, hukum  (legal), finansial, riset, edukasi, dan dokumentasi.

2.2. Kajian Tentang Pengolahan Berkas Rekam Medis (assembling, analisis,

koding, indeks & filling)

1. Assembling
Adalah menyusun dan merapikan kembali urutan sususnan formulir berkas rekam medis
rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat sesuai dengan urutan yang telah ditentukan.
Tujuan assembling adalah untuk tertatanya urutan formulir rekam medis menjadi berurut
sesuai urutannya.
Adapun kegiatan di bagian assembling adalah sebagai berikut :
a. Menerima berkas rekam medis.
b. Menerima sensus harian setiap hari.
c. Mencocokkan jumlah berkas rekam medis dengan jumlah dengan jumlah pasien yang tercatat
pada sensus harian masing-masing.
d. Menanda tangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima berkas rekam medis.
e. Merakit dan menyusun/ menyusun kembali formulir RM sesuai urutan yang berlaku.
f. Mengeluarkan lembar formulir yang kosong (bila ada).
g. Mencatat tanggal pelaksanaan assembling.
h. Mengalokasikan nomor RM agar tidak terjadi duplikasi.
 i. Mengendalikan penggunaan formulir RM, catatan dan laporan dengan menggunakan buku
pengendalian  formulir RM.

2. Analisis
Analisis adalah review/ telaah pada berkas rekam medis secara lengkap dan benar.
Tujuan analisis antara lain :
a. Menentukan bila adanya kekurangan agar dapat dikoreksi dengan segera dan
kekurangan akan segera di perbaiki Menjamin efektifitas kegunaan isi BRM dikemudian hari.
b. Mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap sehingga BRM dapat dipakai untuk pelayanan
pasien, melalui kasus hukum, memenuhi peraturan, analisa data dan statistik akurat.
c. Mendukung kualitas informasi untuk pengelolahan mutu dan resiko.
d. Membantu memberikan kode penyakit dan tindakan yang lebih spesifik untuk penelitian
medis dan penelitian administratif.
e. Meningkatkan pencatatan rekam medis oleh pemberi layanan.
f. Meninggkatkan kembali pencatatan yang baik dan memperlihatkan pencatatan yang kurang.

3. Koding
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau
kombinasi huruf dalam dalam angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan
serta diagnosa yang ada di dalam rekam medis harus diberi kode, dan selanjutnya di indeks
agar memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan,
manajemen, dan riset bidang kesehatan.
 Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization) bertujuan untuk
menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala, dan faktor yang mempengaruhi
kesehatan. Sejak  tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya termaksuk indonesia
menggunakan ICD-10 (Internasional Statitical Clasification Diseasses and Health Problem
10 revisien). ICD-10 menggunakan kode kombinasi yaitu abjat dan angka (Alpha Numerik).

4. Indeks
Indeks adalah proses penataan sandi (kode) berdasarkan satu cara yang akan memudahkan
proses retrival statistik maupun riset. Dan berfungsi sebagai sarana kompilasi kumpulan
gabungan data yang bersumber pada kumpulan rekam medis.
Indeks terdiri dari indeks pasien penyakit, tindakan/operasi, pasien, dokter dan kematian.

5. Filling
Adalah penataan berkas rekam medis dalam suatu ruang yang khusus agar rujukan dan
retrieval ( penganbilan kembali BRM) menjadi mudah, cepat dan tepat.
Adapun tujuan filing yaitu :
a.       Menyediakan BRM yang lengkap saat d butuhkan.
b.      Menghindari pemborosan waktu dan tenaga.
c.       Memanfaatkan sarana/tempat yang ada.
d.      Mengamankan/melindungi BRM.

BAB III
KERANGKA KONSEPTUAL

3.1 Kerangka Pikir

Rekam medis merupakan sumber informasi kesehatan dan salah satu pendukung
dalam upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat ditatanan pelayanan
kesehatan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap, tepat, akurat dan dapat
 dipertanggung jawabkan dalam berkas rekam medis, diperlukan tahap penggolahan
berkas rekam medis yaitu bagian perakitan (assembling), penganalisa (analisis),
pengkodean (Coding), pengindeksan (indexing) dan penyimpanan (filing). Dalam
pelaksanaan berkas rekam medis perlu di dukung oleh ketepatan dalam
pengembalian BRM dari ruang perawatan serta pengetahuan petugas dan
keterampilan dalam pengolahan berkas rekam medis. Sehingga pengelolahan berkas
rekam medis dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya, tidak terjadi keterlambatan
dan maksimall dalam pemberian pelayanan.

3.2 Kerangka Konsep

Pengetahuan petugas dalam  Pengelolahan berkas rekam medis :
-          Perakitan (assembling)
-          Analisa ( analisis)
-          Koding (coding)
-          Indeks (indexing)
-          Penyimpanan ( filing)
Pengembalian BRM dari ruang perawatan
Berkas rekam medis rawat inap
Pengolahan BRM rawat inap

3.3 Definisi Operasional

Pengetahuan petugas tentang pengelolahan berkas rekam medis adalah segala
sesuatu yang diketahui oleh petugas dalam penyelenggaraan rekam medis khususnya
pengelolahan BRM pasien antara lain : perakitan (assembling), analisa ( anlisis),
koding (coding), indeks (indexing), penyimpanan (filing).

1.      Pengetahuan petugas rekam medis tentang perakitan (assembling) adalah

petugas dapar menyususn BRM sesuai dengan urutan standar yang telah
ditentukan.
Kriteria Objektif :
Baik             : Apabila  dapat menyusun BRM sesuai urutan
Kurang baik : Apabila tidak dapat menyusun BRM sesuai urutan
2.      Pengetahuan rekam medis tentang analisa (analisis) adalah petugas dapat
menganalisa tentang kelengkapan dan keakuratan sebuah berkas.
Kriteria Objektif :
Baik             :  Apabila  dapat mengetahui cara menganilasa BRM
Kurang baik : Apabila tidak mengetahui cara menganalisa BRM
3.      Pengetahuan petugas rekam medis tentang koding (coding) adalah petugas dapat
memberikan kode dengan benar sesuai diagnosa
Kriteria Objektif :
Baik              :  Apabila  mengetahui cara mengkoding
Kurang baiK  : Apabila tidak mengetahui cara mengkoding
4.      Pengetahuan petugas rekam medis tentang indeks (indexing) yaitu petugas dapat
membuat jenis indeks seperti indeks pasien, diagnosa,operasi/tindakan, dokter,
dan indeks kematian.
Kriteria Objektif :
Baik                :  Apabila  mengetahui cara mengindeks
Kurang baik    :  Apabila tidak mengetahui cara mengindeks

5.      Pengetahuan petugas rekam medis tentang penyimpanan adalah petugas

yang mengetahui cara penyimpanan,pengambilan, dan pengembalian berkas
rekam medis .
Kriteria Objektif :
Baik                : Apabila  mengetahui cara penyimpanan dan pengembalian BRM
Kurang baik    :   Apabila tidak mengetahui cara menyimpan dan
mengembalian  BRM     

6.      Pengetahuan petugas rekam medis tentang penyimpanan adalah petugas yang

mengetahui cara penyimpanan,pengambilan, dan pengembalian berkas rekam
medis .
Kriteria Objektif :
Baik                : Apabila  mengetahui cara penyimpanan dan pengembalian BRM
 Kurang baik    :   Apabila tidak mengetahui cara menyimpan dan
mengembalian  BRM       

BAB IV
METODE PENELITIAN

4.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang di gunakan dalam  proposal penelitian ini adalah secara survei deskriptif
yaitu dengan mendapatkan gambaran mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan pengolahan berkas rekam medis rawat inap.

4.2 Populasi dan Sampel

1.      Populasi
 Yang menjadi populasi dalam penelitian iniadalah semua berkas rekam medis
pasien rawat inap di rumah sakit “Y” sebanyak 30 berkas rekam medis dan tenaga
medis yang mengolah berkas rekam medis rawat inap sebanyak 10 orang .
2.      Sampel
 Berkas rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit ”Y” sebanyak 10 berkas
rekam medis dan tenaga  medis yang mengelolah berkas rekam medis rawat
inap sebanyak 3 orang.
 4.3 Sumber Data
Sumber data yang diambil oleh penelitian dalam penyusunan proposal ini adalah data primer
yang berasal dari rumah sakit “Y” dengan observasi terhadap berkas rekam medis rawat inap
interna dan wawancara dengan petugas rekam medis yang adadiruang pengelolahan data
rekam medis

4.4 Pengolahan Data

Data yang diperoleh akan dikumpulkan dan kemudian diolah secara komputerisasi

4.5 Bentuk Penyajian Data

Penyajian data yang digunakan dalam penilitian ini dilakukan dalam bentuk tabel disertai
dengan penjelasan.

DAFTAR PUSTAKA

2008, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan

M, Pengantar Manajemen Rekam Medis da Informasi kesehatan, Jakarta, 2001
elolahan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia, Dapartemen Kesehatan RI, Jakarta, 1997
m Pencatatan Rumah Sakit ( Rekam Medis/ Medical Record), Dapartemen Kesehatan RI, jakarta, 1994
Pelayana Rekam Medis Rumah Sakit Persahabatan, Depertemen Kesehatan RI, Jakarta, 2002
Amd. PK SKM, dan Hozisah, Amd. PK, Sistem Penomoran, Penyimpanan, Pengembalian Kembali Dan
Penyusutan Rekam Medis, Pelatihan Dasar Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Jakarta,
2001
Penatalaksanaan Rekam Medis Menyongsong Indonesia Sehat 2010.
2000, Kelengkapan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Setiap Unit Pelayanan Kesehatan