FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KETERLAMBATAN

PENGOLAHAN BERKAS REKAM MEDIS PASIEN SECARA

KESELURUHAN (ASSEMBLING, ANALISIS, KODING,
INDEKS & FILLING) DI RUMAH SAKIT NINDHITA

HALAMAN JUDUL 

Disusun Oleh:
Rina Yulianti 202211013

D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES YAYASAN RUMAH SAKIT DR. SOETOMO SURABAYA
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadiran Allah SWT atas segala rahmat, taufik serta hidayah-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas Ekonomi Kesehatan dalam bentuk
makalah yang berjudul “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatan
Pengolahan Berkas Rekam Medis Pasien Secara Keseluruhan (Assembling,
Analisis, Koding, Indeks & Filling) Di Rumah Sakit Nindhita” ini dengan baik
tanpa suatu halangan sedikitpun.
Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih banyak kepada seluruh pihak
yang telah berkontribusi dan mendukung proses pembuatan proposal ini. Besar
harapan kami sebagai penyusun agar kedepannya isi dari proposal ini dapat
berguna dan bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.
Kami menyadari bahwa proposal ini sangat jauh dari kata sempurna dan
masih banyak kekurangan dalam penyusunan proposal ini karena keterbatasan
pengetahuan dan pengalaman kami. Oleh sebab itu, kami sangat mengharapkan
kritik dan saran dari pembaca yang dapat membangun proposal kami.

Surabaya, Januari 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
i
KATA PENGANTAR
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB I PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Rumusan Masalah
1
1.3 Tujuan Penelitian
2
1.4 Manfaat Penelitian
2
1.4.1 Bagi Peneliti
2
1.4.2 Bagi Rumah Sakit
2
1.4.3 Bagi STIKES Dr. Soetomo
2
BAB II KAJIAN PUSTAKA
3
2.1 Kajian Umum Tentang Rekam Medis
3
2.1.1 Definisi Rekam Medis
3
2.1.2 Tujuan Rekam Medis
3

iii
 2.2 Kajian Tentang Pengolahan Berkas Rekam Medis
(assembling, analisis, koding, indeks & filling)

3
2.2.1 Assembling
3
2.2.2 Analisis
4
2.2.3 Koding
4
2.2.4 Indeks
5
2.2.5 Filling
5
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL
6
3.1 Kerangka Pikir
6
3.2 Kerangka Konsep
6
3.3 Definisi Operasional
6
BAB IV METODE PENELITIAN
9
4.1 Jenis Penelitian
9
4.2 Populasi dan Sampel
9
4.2.1 Populasi
9
4.2.2 Sampel
9

iv
 4.3 Sumber Data
9
4.4 Pengolahan Data
9
4.5 Bentuk Penyajian Data
9
DAFTAR PUSTAKA
10

v
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penatalaksanaan Rekam Medis yang baik, akan menunjang terselenggaranya
upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat indonesia untuk menghasilkan
rekam medis yang baik dan dapat dipertanggung jawabkan dengan seluruh bagian
yang terkait. Rekam Medis memegang peranan penting dalam penyedian
informasi pasien, karena rekam medis adalah merupakan suatu berkas yang
menjadi sumber dalam penyediaan informasi medis yang menggambar seluruh
aspek pengelolahan rumah sakit dan aspek pelayanan yang diberikan terhadap
pasien.
Berdasarkan Permenkes No. 269/MENKES/PER/II/2008, bahwa setiap
sarana pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan Medical Record. Dengan
demikian rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis adalah merupakan
suatu proses kegiatan yang mulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit ,
kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan
medis rumah sakit dan dilanjutkan dengan pelayanan BRM yang meliputi
penyelenggaraan, penyimpanan serta pengembalian kembali BRM apabila d
butuhkan.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas maka penulis mencoba
mengangkat judul “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatan
Pengolahan Berkas Rekam Medis Pasien Secara Keseluruhan (Assembling,
Analisis, Koding, Indeks & Filling) di Rumah Sakit Nindhita”.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang menyebabkan keterlambatan dalam pengolahan berkas rekam
medis pasien?
2. Apakah ada keterkaitan antara keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis dari ruang perawatan dengan keterlambatan pengolahan
berkas rekam medis pasien?

1
 3. Bagaimana tingkat pengetahuan petugas rekam medis tentang
pengolahan berkas rekam medis pasien rawat inap?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk memperoleh gambaran faktor-faktor yang mempengaruhi
keterlambatan pengolahan berkas rekam medis pasien rawat inap.
2. Untuk mengetahui cara pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam
medis sehingga menyebabkan keterlambatan dalam proses pengolahan
data.
3. Untuk mengetahui prosedur pengolahan data rekam medis pasien.

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Peneliti
Hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai bahan refrensi atau
bahan rujukan yang diharapkan dapat menambah pengetahuan dan membuka
wawasan.

1.4.2 Bagi Rumah Sakit

Hasil penelitian ini dapat memberi manfaat bagi rumah sakit sebagai bahan
evaluasi dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan sehingga dapat meningkatkan
mutu di masa yang akan datang.

1.4.3 Bagi STIKES Dr. Soetomo

Hasil penelitian ini dapat bermanfaaf sebagai tambahan refrensi dan bahan
ajar yang diharapkan mampu meningkatkan kualitas proses dan hasil
pembelajaran.

2
 BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Kajian Umum Tentang Rekam Medis

2.1.1 Definisi Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada
pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

2.1.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah ‘”ALFRED” yang berarti mempunyai nilai
untuk kepentingan administrasi, hukum  (legal), finansial, riset, edukasi, dan
dokumentasi.

2.2 Kajian Tentang Pengolahan Berkas Rekam Medis (assembling, analisis,

koding, indeks & filling)
2.2.1 Assembling
Adalah menyusun dan merapikan kembali urutan sususnan formulir berkas
rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat sesuai dengan urutan yang
telah ditentukan.
Tujuan assembling adalah untuk tertatanya urutan formulir rekam medis
menjadi berurut sesuai urutannya.
Adapun kegiatan di bagian assembling adalah sebagai berikut :
1. Menerima berkas rekam medis.
2. Menerima sensus harian setiap hari.
3. Mencocokkan jumlah berkas rekam medis dengan jumlah dengan
jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian masing-masing.
4. Menanda tangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima berkas
rekam medis.
5. Merakit dan menyusun/ menyusun kembali formulir RM sesuai urutan
yang berlaku.
6. Mengeluarkan lembar formulir yang kosong (bila ada).

3
 7. Mencatat tanggal pelaksanaan assembling.
8. Mengalokasikan nomor RM agar tidak terjadi duplikasi.
9. Mengendalikan penggunaan formulir RM, catatan dan laporan dengan
menggunakan buku pengendalian  formulir RM.

2.2.2 Analisis
Analisis adalah review/ telaah pada berkas rekam medis secara lengkap dan
benar.
Tujuan analisis antara lain :
1. Menentukan bila adanya kekurangan agar dapat dikoreksi dengan segera
dan kekurangan akan segera di perbaiki Menjamin efektifitas kegunaan
isi BRM dikemudian hari.
2. Mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap sehingga BRM dapat
dipakai untuk pelayanan pasien, melalui kasus hukum, memenuhi
peraturan, analisa data dan statistik akurat.
3. Mendukung kualitas informasi untuk pengelolahan mutu dan resiko.
4. Membantu memberikan kode penyakit dan tindakan yang lebih spesifik
untuk penelitian medis dan penelitian administratif.
5. Meningkatkan pencatatan rekam medis oleh pemberi layanan.
6. Meninggkatkan kembali pencatatan yang baik dan memperlihatkan
pencatatan yang kurang.

2.2.3 Koding
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau
angka atau kombinasi huruf dalam dalam angka yang mewakili komponen data.
Kegiatan dan tindakan serta diagnosa yang ada di dalam rekam medis harus diberi
kode, dan selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian
informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen, dan riset bidang
kesehatan.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization)
bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera, gejala, dan
faktor yang mempengaruhi kesehatan. Sejak  tahun 1993 WHO mengharuskan

4
negara anggotanya termaksuk indonesia menggunakan ICD-10 (Internasional
Statitical Clasification Diseasses and Health Problem 10 revisien). ICD-10
menggunakan kode kombinasi yaitu abjat dan angka (Alpha Numerik).

2.2.4 Indeks
Indeks adalah proses penataan sandi (kode) berdasarkan satu cara yang akan
memudahkan proses retrival statistik maupun riset. Dan berfungsi sebagai sarana
kompilasi kumpulan gabungan data yang bersumber pada kumpulan rekam medis.
Indeks terdiri dari indeks pasien penyakit, tindakan/operasi, pasien, dokter dan
kematian.

2.2.5 Filling
Adalah penataan berkas rekam medis dalam suatu ruang yang khusus agar
rujukan dan retrieval ( penganbilan kembali BRM) menjadi mudah, cepat dan
tepat.
Adapun tujuan filing yaitu :
1. Menyediakan BRM yang lengkap saat d butuhkan.
2. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga.
3. Memanfaatkan sarana/tempat yang ada.
4. Mengamankan/melindungi BRM.

5
 BAB III
KERANGKA KONSEPTUAL

3.1 Kerangka Pikir

Rekam medis merupakan sumber informasi kesehatan dan salah satu
pendukung dalam upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat ditatanan
pelayanan kesehatan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap, tepat, akurat
dan dapat dipertanggung jawabkan dalam berkas rekam medis, diperlukan tahap
penggolahan berkas rekam medis yaitu bagian perakitan (assembling),
penganalisa (analisis), pengkodean (Coding), pengindeksan (indexing) dan
penyimpanan (filing). Dalam pelaksanaan berkas rekam medis perlu di dukung
oleh ketepatan dalam pengembalian BRM dari ruang perawatan serta pengetahuan
petugas dan keterampilan dalam pengolahan berkas rekam medis. Sehingga
pengelolahan berkas rekam medis dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya,
tidak terjadi keterlambatan dan maksimall dalam pemberian pelayanan.

3.2 Kerangka Konsep

Pengetahuan petugas dalam  Pengelolahan berkas rekam medis :
1. Perakitan (assembling)
2. Analisa (analisis)
3. Koding (coding)
4. Indeks (indexing)
5. Penyimpanan (filing)
Pengembalian BRM dari ruang perawatan
Berkas rekam medis rawat inap
Pengolahan BRM rawat inap

3.3 Definisi Operasional

Pengetahuan petugas tentang pengelolahan berkas rekam medis adalah
segala sesuatu yang diketahui oleh petugas dalam penyelenggaraan rekam medis
khususnya pengelolahan BRM pasien antara lain : perakitan (assembling), analisa
(analisis), koding (coding), indeks (indexing), penyimpanan (filing).

6
1. Pengetahuan petugas rekam medis tentang perakitan (assembling)
adalah petugas dapar menyususn BRM sesuai dengan urutan
standar yang telah ditentukan.
Kriteria Objektif :
Baik              : Apabila  dapat menyusun BRM sesuai urutan
Kurang baik : Apabila tidak dapat menyusun BRM sesuai urutan
2. Pengetahuan rekam medis tentang analisa (analisis) adalah petugas dapat
menganalisa tentang kelengkapan dan keakuratan sebuah berkas.
Kriteria Objektif :
Baik : Apabila  dapat mengetahui cara menganilasa BRM
Kurang baik : Apabila tidak mengetahui cara menganalisa BRM
3. Pengetahuan petugas rekam medis tentang koding (coding) adalah
petugas dapat memberikan kode dengan benar sesuai diagnosa
Kriteria Objektif :
Baik               :  Apabila  mengetahui cara mengkoding
Kurang baiK   : Apabila tidak mengetahui cara mengkoding
4. Pengetahuan petugas rekam medis tentang indeks (indexing) yaitu
petugas dapat membuat jenis indeks seperti indeks pasien,
diagnosa,operasi/tindakan, dokter, dan indeks kematian.
Kriteria Objektif :
Baik                 : Apabila  mengetahui cara mengindeks
Kurang baik     : Apabila tidak mengetahui cara mengindeks
5. Pengetahuan petugas rekam medis tentang penyimpanan adalah petugas
yang mengetahui cara penyimpanan,pengambilan, dan pengembalian
berkas rekam medis .
Kriteria Objektif :
Baik : Apabila   mengetahui cara penyimpanan dan
pengembalian BRM
Kurang baik : Apabila tidak mengetahui cara menyimpan dan
mengembalian  BRM     

7
6. Pengetahuan petugas rekam medis tentang penyimpanan adalah petugas
yang mengetahui cara penyimpanan,pengambilan, dan pengembalian
berkas rekam medis.
Kriteria Objektif :
Baik : Apabila   mengetahui cara penyimpanan dan
pengembalian BRM
Kurang baik     : Apabila tidak mengetahui cara menyimpan dan
mengembalian  BRM       

8
 BAB IV
METODE PENELITIAN

4.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang di gunakan dalam  proposal penelitian ini adalah
secara survei deskriptif yaitu dengan mendapatkan gambaran mengenai faktor-
faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengolahan berkas rekam medis rawat
inap.

4.2 Populasi dan Sampel

4.2.1 Populasi
 Yang menjadi populasi dalam penelitian iniadalah semua berkas rekam
medis pasien rawat inap di rumah sakit “Y” sebanyak 30 berkas rekam medis dan
tenaga medis yang mengolah berkas rekam medis rawat inap sebanyak 10 orang.

4.2.2 Sampel
 Berkas rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit ”Y” sebanyak 10
berkas rekam medis dan tenaga  medis yang mengelolah berkas rekam medis
rawat inap sebanyak 3 orang.

4.3 Sumber Data

Sumber data yang diambil oleh penelitian dalam penyusunan proposal ini
adalah data primer yang berasal dari rumah sakit “Y” dengan observasi terhadap
berkas rekam medis rawat inap interna dan wawancara dengan petugas rekam
medis yang adadiruang pengelolahan data rekam medis

4.4 Pengolahan Data

Data yang diperoleh akan dikumpulkan dan kemudian diolah secara
komputerisasi

4.5 Bentuk Penyajian Data

Penyajian data yang digunakan dalam penilitian ini dilakukan dalam bentuk
tabel disertai dengan penjelasan.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Gemala Hatta, 2008, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan

Lili Wijaya, SKM, Pengantar Manajemen Rekam Medis da Informasi kesehatan,

Jakarta, 2001

Pedoman Pengelolahan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia, Dapartemen

Kesehatan RI, Jakarta, 1997

Pedoman Sistem Pencatatan Rumah Sakit ( Rekam Medis/ Medical Record),

Dapartemen Kesehatan RI, jakarta, 1994

Prosedur Tetap Pelayana Rekam Medis Rumah Sakit Persahabatan, Depertemen

Kesehatan RI, Jakarta, 2002

Sis Wuryanto, Amd. PK SKM, dan Hozisah, Amd. PK, Sistem Penomoran,
Penyimpanan, Pengembalian Kembali Dan Penyusutan Rekam Medis,
Pelatihan Dasar Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Jakarta,
2001

Siswati, 2000, Penatalaksanaan Rekam Medis Menyongsong Indonesia Sehat

2010.

Suriah Tjegge, 2000, Kelengkapan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di

Setiap Unit Pelayanan Kesehatan

10