View metadata, citation and similar papers at core.ac.

uk brought to you by CORE

provided by Udinus Repo

ANALISIS KEBUTUHAN TENAGA KERJA BERDASAKAN BEBAN KERJA

UNIT REKAM MEDIS RUMAH SAKIT ISLAM KENDAL TAHUN 2015

Muthomimah Imanti *), Maryani Setyowati **)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Email : ima.immuth11@gmail.com

ABSTRAK

Latar Belakang : Rumah Sakit Islam Kendal merupakan salah satu rumah sakit
swasta tipe C pada unit rekam medis memiliki 10 petugas, terdiri dari 4 petugas
assembling, 2 petugas koding BPJS rawat jalan, 2 petugas koding BPJS rawat
inap dan 2 petugas filing. Berdasarkan jumlah kunjungan pasien rawat jalan dan
inap yang cenderung meningkat dan adanya faktor lainya yaitu tugas rangkap
diluar tugas pokok sehingga beban kerja petugas semakin meningkat. Untuk itu
diperlukan kesesuaian antara beban kerja dengan banyaknya petugas sehingga
dalam penelitian ini dapat diketahui jumlah petugas berdasarkan beban kerja unit
Rekam Medis Tahun 2015.

Metode : Jenis penelitian ini menggunakan desktriptif dengan metode observasi

dan wawancara dengan pendekatan cross sectional. Populasi dalam penelitian
ini adalah hasil perhitungan prediksi kunjungan 2015 dan 10 petugas unit rekam
medis.

Hasil : Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan

beban kerja petugas unit rekam medis didapatkan jumlah petugas assembling
dengan standar beban kerja sebanyak 27.669,76 menit dibutuhkan sebanyak 4
petugas, petugas koding BPJS Rawat Jalan dengan standar beban kerja
sebanyak 47.506,73 menit dibutuhkan sebanyak 4 petugas, petugas koding
BPJS Rawat Inap dengan standar beban kerja sebanyak 22.542,7 menit
dibutuhkan sebanyak 3 petugas, petugas filing dengan standar beban kerja
15.534,73 menit dibutuhkan sebanyak 9 petugas, dan petugas analising/
reporting dengan standar beban kerja 613 menit dibutuhkan sebanyak 2 petugas.

Saran : Dari pengamatan menunjukan bahwa adanya rangkap tugas perlu

penambahan petugas yaitu bagian koding BPJS Rawat Jalan sebanyak 2
petugas, bagian koding BPJS Rawat Inap sebanyak 1 petugas, bagian filing
sebanyak 7 petugas dan bagian analising/ reporting sebanyak 2 petugas.
Sehingga dapat disarankan bahwa perlu adanya penambahan petugas bagian
koding BPJS Rawat Jalan, petugas koding BPJS Rawat Inap, petugas filing dan
petugas analising/ repoting agar sesuai dengan beban kerja yang ada.

Kunci : Beban Kerja, Petugas Unit Rekam Medis, WISN

Kepustakaan : 15 (1989-2015)
 LABOR NEEDS ANALYSIS BASED ON PERSONNEL WORKLOAD AT
MEDICAL RECORD UNIT AT KENDAL ISLAMIC HOSPITAL IN 2015

Muthomimah Imanti *), Maryani Setyowati **)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
Email : ima.immuth11@gmail.com

ABSTRACK

Background : Kendal Islamic Hospital is a type C hospital. This hospital has 10

staffs in medical record unit which consists of 4 staffs at assembling, 2 staffs at
BPJS outpatient coding, 2 staffs at BPJS inpatient coding and 2 staffs at filing
unit. Based on the number of outpatient visits and inpatient are likely to increase
and the presence of other factors that double the tasks is beyond the basic tasks
thus increasing the officer’s workload. It required to balance between workload
and the number of officers needed. This objective of this study is to find out the
number of officers needed which is based on the workload of the Medical Record
unit 2015.

Methods : The type research is descriptive research. The method used is

observation with cross sectional approach. The population in this study is the
result of predictive calculation of the visits and the medical records unit in 2015.

Result : Based on the results of the labor needs based on the workload of the
medical records unit officers, it is found that the workload at the assembling unit
which is as much as 27669.76 minutes. It needs 4 staffs. BPJS Outpatient
coding staff standards workload which is as much as 47506.73 minutes will need
4 staff. BPJS inpatient coding staff standards workload which is as much as
22542.7 minutes will need 3 staffs. The filing unit staff with workload standards
15534.73 minutes will need 9 staffs. The analyzing / reporting staff with a
standard 613 minute workload required as many as 2 staff.

Tip : From observations which show that there occurs double task, so it is
important add 2 officers for Outpatient BPJS coding, one officer for Inpatient
BPJS coding, 7 officers for filing, 2 officers for analyzing / reporting. It can be
concluded that the need for additional coding officer for BPJS Outpatient,
Inpatient BPJS coding officer , filing officer and the analyzing / reporting officer is
important to fit the existing workload.

Keywords : Workload, Medical Record Unit Officer, WISN

Bibliography : 15 (1989-2015)
PENDAHULUAN BPJS rawat inap dan 2 petugas
filing.
Rumah sakit merupakan satu Berdasarkan survei awal di Unit
sarana kesehatan yang memberikan Rekam Medis Rumah Sakit Islam
pelayanan kesehatan kepada Kendal banyak petugas yang
masyarakat kuratif maupun merangkap pekerjaan lain. Bagian
rehabilitatif memiliki peran yang assembling terdapat 4 petugas,
sangat strategis dalam tugas pokoknya merakit kembali
mempercepat peningkatan derajat dokumen rekam medis dari URI,
kesehatan masyarakat. Oleh karena menganalisa kelengkapan dokumen
itu, rumah sakit dituntut untuk rekam medis, mengecek
memberikan pelayanan yang kelengkapan pengisian formulir
bermutu sesuai dengan standar disetiap lembarnya. Setelah selesai
yang ditetapkan dan dapat pekerjaannya petugas membantu
menjangkau seluruh lapisan bagian filing menyediakan formulir
(1)
masyarakat. Sehingga mutu dan DRM untuk pasien baru, bagian
pelayanan Rumah Sakit akan baik koding BPJS untuk mengentri data
bila ditunjang dengan sumber daya pasien ke software INACBG’s dan
manusia yang berkualitas, yang membuat laporan SHRJ.
meliputi pengetahuan, tingkat Bagian koding/ indeksing
pendidikan, ketrampilan, serta terdapat 4 petugas, 2 petugas
kesesuaian antara jumlah tenaga bertugas dibagian koding BPJS
yang ada dengan jumlah beban rawat inap dan 2 petugas bertugas
(2)
kerja. dibagian koding BPJS rawat jalan.
Rumah Sakit Islam Kendal adalah Tugas utama bagian koding BPJS
rumah sakit tipe C dengan adalah memberikan kode penyakit
kapasitas tempat tidur sebanyak dan tindakan, meneliti kelengkapan
168. Kunjungan rawat jalan rata-rata dan mengentri data dalam software
perhari 200-240 pasien. Dengan INACBG’s dan meneliti
jumlah tenaga Unit rekam medis 10 kelengkapan setiap formulir rekam
orang terdiri dari 4 petugas medis, dan mengkorfirmasi
assembling, 2 petugas koding BPJS diagnosis ke dokter DPJP jika DRM
rawat jalan dan 2 petugas koding belum lengkap. Tugas rangkapnya
adalah bagian korespondensi yaitu sedangkan beban kerja semakin
mengurusi klaim asuransi, meningkatkan terjadi kelelahan
permintaan Visum at Repertum, kerja, produktifitas kerja menurun
jasa raharja dan permintaan resume dan akan mempengaruhi mutu
medis dan petugas koding BPJS pelayanan rumah sakit, demikian
rawat jalan adalah dalam pelaporan juga sebaliknya jika jumlah petugas
meliputi RL, SHRI, Laporan lebih banyak dari beban kerja, maka
bulanan, dan laporan-laporan yang banyak pula waktu yang tersisa
lain. Sehingga dalam pembuatan sehingga pekerjaan menjadi kurang
laporan data yang dihasilkan kurang efektif.(3)
tepat dan akurat. Banyak pasien Untuk itu kebutuhan tenaga yang
yang mengeluh permintaan jasa profesional di suatu rumah sakit
raharja dan visum at repertum memerlukan suatu perencanaan
menjadi lama. dengan menghitung kebutuhan
Bagian filing Rumah Sakit Islam tenaga kerja berdasarkan beban
Kendal terdapat 2 petugas, tugas kerja petugas agar didapatkan
pokoknya adalah mengambil dan tenaga yang berkualitas sesuai
menyimpan dokumen rekam medis, dengan kebutuhan karena dengan
melayani peminjaman dokumen adanya tenaga kerja yang
rekam medis untuk keperluan berkualitas akan meningkatkan mutu
penelitian. Tugas rangkapnya adalah pelayanan Rumah Sakit. (3)
membuatkan dokumen rekam medis
baru dan mendistribusikannya ke
poli rawat jalan. Jumlah kunjungan METODE
pasien rawat jalan yang mengalami
kenaikan setiap bulannya membuat Jenis penelitian yang digunakan
petugas filing sangat sibuk dalam dalam penelitian ini adalah deskriptif
penyediaan DRM untuk rawat jalan. dengan metode observasi dan
Menyadari hal tersebut maka wawancara, yaitu dengan melihat
jumlah petugas harus disesuaikan objek secara langsung dan
dengan jumlah beban kerja wawancara, dengan cara
sehingga produktifitas petugas pendekatan cross sectional yaitu
dapat meningkat dan lebih optimal. semua variabel penelitian diamati
Jika jumlah tenaga kerja sedikit,
secara langsung pada saat yang
sama.(4)
HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Kapasitas Kerja Petugas Unit Rekam Medis

Tabel 1
Tabel Kapasitas Petugas Unit Rekam Medis
Karakteristik Petugas
Lama
Ruang Petugas Umur Jenis
Pendidikan Kerja
(th) Kelamin
(th)
A 22 L DIII RMIK 1
B 22 P DIII RMIK 1
Assembling
C 22 P DIII RMIK 1
D 21 P DIII RMIK 1
Koding A 25 P SMA 5
BPJS
B 23 P DIII RMIK 2
Rawat Jalan
Koding C 32 P DIII RMIK 6
BPJS
D 31 P DIII RMIK 4
Rawat Inap
A 40 L SMA 19
Filing
B 44 L SMA 19
Sumber : Data Primer
 2. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Unit Rekam Medis

Tabel 2
Tabel Hasil Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
WAKTU STANDAR KUANTITAS
VOLUME KEB
YG BEBAN KEGIATAN
SUB UNIT KE KEGIATAN KEGIATAN TENAGA
DIPERLU KERJA PER POKOK PER
PER HARI KERJA
KAN TAHUN TAHUN
1 Menerima dan
mengecek
pengembalian
2,24 menit
DRM dari bangsal
27.669,76
Assembling 2 Merakit DRM 43 DRM 12.771 DRM 4
menit
3 Menganalisis /
meneliti 1,29 menit
kelengkapan
formulir DRM RI
1 RJ
- Memberikan
kode penyakit
dan tindakan 45.506,73
1,28 menit 178 DRM 50.730 DRM 4
- Mengentri ke menit
software
INACBG’s
2 RI
Koding
- Meneliti dan
BPJS
menganalisis
kelengkapan
2,51 menit
- Memberikan
22.542,7
kode penyakit 45 DRM 12.825 DRM 3
menit
dan tindakan
- Mengentri ke
software 2,45 menit
INACBG’s
1 Pengambilan DRM
lama
- Menulis di
tracer
- Mencari dan
1,24 menit
mengambilkan
DRM
- Memberikan 15.534,73
Filing 223 DRM 63.555 DRM 9
stempel dan menit
nomer urut poli
Membuatkan DRM
baru
- Mencetak
1,24 menit
formulir
- Membuatkan
DRM baru
 2 Mendistribusikan
DRM kepoli 1,32 menit
klinik
3 Penyimpanan
DRM

- Mengelompokk
an DRM 1,30 menit
berdasarkan
nomor rekam
medis
- Memasukkan
DRM kedalam
rak
4 Peminjaman DRM
untuk penelitian

- Menulis nomor
rekam medis
pada tracer
2,68 menit
- Mencarikan
DRM

- Mengembalikan
DRM ke rak file

Mengumpulkan
1
data
Analising/ 2 Mengolah data 1,38 menit 21 Laporan 1.226 menit 282 hari 2
Reporting

Menurut hasil pengamatan yang setiap lembar formulir rekam medis

dilakukan, tugas pokok pada bagian sesuai kasusnya. Jika dokumen
assembling berdasarkan protap sudah lengkap akan diserahkan ke
yang berlaku di Rumah Sakit Islam bagian koding/indeksing, jika yang
Kendal, pengertian tugas utama tidak lengkap akan dikembalikan ke
petugas assembling adalah unit pencatatan data untuk
menerima pengembalian dokumen dilengkapi dengan batas waktu 2 x
dari URJ, IGD, dan URI, merakit 24 jam, jika masih belum lengkap
kembali formulir sesuai urutan akan dikembalikan lagi maksimal 14
nomor rekam medis, meneliti x 24 jam, dan jika belum lengkap
kelengkapan data rekam medis pada akan diambil untuk disimpan dalam
rak filing.(5) Berdasarkan hasil diagnosis prosedur, hasil koding
observasi tidak ada pengembalian diinput kedalam software INACBG’s.
ke unit pencatatan data akan Tetapi menurt hasil wawancara
dilengkapi, dikode dan diindeks pada petugas juga mengerjakan tugas
komputer dan disimpan di rak filing. tambahan seperti membuat laporan
Untuk DRM pasien BPJS jika tidak RL dan laporan internal, hal ini
lengkap akan dikembalikan/ menyebabkan beban kerja petugas
dikonsulkan ke dokter DPJP masing- bertambah dan tingkat kelelahan
masing untuk dilengkapi berkaitan petugas tinggi, yang ditandai dengan
dengan klaim. Sedangkan DRM penurunan ketepatan dan ketelitian
pasien umum akan dikode dan sehingga mempengaruhi
(6)
diindeks pada komputer dan di produktvitas kerja.
serahkan kebagian filing untuk Bagian filing berdasarkan protap
disimpan. Hal ini membuat angka yang berlaku di Rumah Sakit Islam
ketidaklengkapan DRM sangat Kendal, pengertian tugas utama
besar, karena banyak DRM yang filing adalah mengambilkan DRM,
tidak lengkap terutama untuk DRM membuatkan DRM pasien baru,
pasien umum. Berdasarkan pola mendistribusikan DRM dan
kedatangan DRM dari URI yang mengembalikan DRM ke filing dan
tidak menentu membuat petugas pengambilkan DRM untuk berbagai
harus menunggu, sehingga petugas keperluan seperti penelitian. Jumlah
mengerjakan pekerjaan lain, seperti kunjungan pasien rawat jalan yang
membantu bagian filing, menginput selalu bertambah setipa bulannya
data pasien BPJS, dan merekap membuat petugas filing sangat
SHRJ. sibuk, ditambah jumlah ruangan
Bagian koding BPJS berdasarkan filing baru yang jauh terpisah dengan
protap yang berlaku di Rumah Sakit ruangan filing lama sehingga waktu
Islam Kendal, pengertian tugas pengambilan menjadi lama. Hal ini
utama koder adalah memberi kode dapat mengakibatkan penurunan
diagnosa utama, sekunder, cedera perhatian serta perlambatan dan
luar dan kematian serta kode hambatan persepsi (faktor penyebab
tindakan yang telah ditentukan kelelahan seperti lelah otot, lelah
dengan menggunakan buku ICD-10 visual, lelah mental, dan kerja yang
untuk diagnosis dan ICD-9-CM untuk bersifat monoton). Bila hal ini terjadi
terus-menerus maka akan analising/ reporting sebanyak 282
berdampak pada pekerjaaan hari dengan standar kelonggaran 15
petugas seperti motivasi kerja %. Setelah mengetahui standar
menurun dan menyebabkan kualitas beban kerja per tahun dan kuantitas
kerja rendah, banyak terjadi kegiatan pokok, maka diperoleh
masalah, cedera, penyakit akibat jumlah kebutuhan tenaga kerja
kerja, dan bisa terjadi kecelakaan bagian assembling sebanyak 4
(6)
kerja. petugas, pada kenyataannya
Pembagian kerja dalam unit dibagian assembling terdapat 4
rekam medis terdiri dari 10 petugas petugas sehingga tidak perlu adanya
yaitu 4 petugas bagian assembling, penambahan petugas. Bagian
2 petugas bagian koding BPJS rawat koding BPJS rawat jalan dibutuhkan
jalan dan 2 petugas koding BPJS sebanyak 4 petugas petugas yang
rawat inap, dan 2 petugas bagian sudah ada sebanayak 2 petugas
filing. Jam kerja petugas unit rekam sehingga diperlukan penambahan 2
medis sebanyak 7 jam dengan hari petugas, bagian koding BPJS rawat
kerja efektif 285 hari. Kuantitas inap dibutuhkan sebanyak 3 petugas
kegiata pokok per tahun petugas perlu penambahan 1 petugas karena
adalah petugas assembling petugas yang ada sebanyak 2
sebanyak 12.771 DRM dengan petugas. Kebutuhan tenaga kerja
standar kategori 4,62 % dan standar bagian filing sebanyak 9 petugas
kelonggaran individu 21,2 %, sudah terdapat 2 petugas jadi perlu
petugas koding BPJS rawat jalan penambahan petugas filing
sebanyak 50.730 DRM/tahun sebanyak 7 petugas dan bagian
dengan standar kelonggaran analising/ reporting dibutuhkan
kategori 7,46 % dan standar petugas sebanyak 2 petugas, untuk
kelonggaran 7,99 %. Petugas koding itu diperlukan adanya petugas
BPJS Rawat Inap sebanyak 12.825 tersendiri untuk bagian analising/
DRM/tahun dengan standar reporting karena selama ini masih
kelonggaran kategori 9,13 % dan menjadi tugas tambahan dan
standar kelonggaran 31,58 %. dikerjakan oleh bagian lain.
Petugas filing sebanyak 30.877
DRM/tahun dengan standar
kelonggaran kategori 3,3 %. Petugas
KESIMPULAN 2. Berdasakan hasil wawancara
yang telah dilakukan, didapatkan
1. Kegiatan Unit Rekam Medis umur petugas berkisar anatara 21
adalah bagian assembling tahun sampai 44 tahun, jenis
kegiatan petugas assembling kelamin laki-laki dan perempuan,
Rumah Sakit Islam Kendal adalah pendidikan SMA sampai DIII
menerima dan mengecek RMIK, dan lama kerja 1 tahun
pengembalian DRM dari unit sampai 19 tahun. Dengan jam
rawat inap, merakit kembali kerja selama 7 jam, hari kerja 285
formulir-formulir rekam medis hari per tahun dan 1.995
sesuai nomor rekam medis dan jam/tahun.
meneliti kelengkapan pengisian 3. Kuantitas kegiatan pokok per
data rekam medis. Bagian koding tahun masing-masing petugas
BPJS adalah meneliti adalah petugas assembling
kelengkapan dan menganalisis 12.771 DRM/tahun dengan
dan memberikan kode penyakit standar kelonggaran kategori
sesuai buku pedoman ICD-10 4,62 % dan standar kelonggaran
dan kode tindakan yang sesuai individu 21,2 %. Petugas koding
buku pedomen ICD-9-CM, dan BPJS rawat jalan sebanyak
memasukkan data ke software 50.730 DRM/tahun dengan
INACBG’s. Kegiatan petugas standar kelonggaran kategori
filing adalah menyediakan DRM 7,46 % dan standar kelonggaran
baru untuk rawat jalan, 7,99 %. Petugas koding BPJS
mengambilkan DRM, Rawat Inap sebanyak 12.825
mendistribusikan DRM, DRM/tahun dengan standar
menggembalikan DRM ke rak file, kelonggaran kategori 9,13 % dan
dan peminjaman DRM. Petugas standar kelonggaran 31,58 %.
analising reporting memiliki tugas Petugas filing sebanyak 30.877
pokok membuat laporan harian, DRM/tahun dengan standar
mingguan, bulanan, tahunan, kelonggaran kategori 3,3 %.
melayani uji kesehatan TKI dan Petugas analising/ reporting
pembuatan visum kepolisian, dan sebanyak 282 hari dengan
membuat resume medis untuk standar kelonggaran 15 %.
klaim asuransi.
4. Standar beban kerja per tahun dapat dikembalikan tepat waktu
petugas assembling rata-rata sesuai dengan waktu yang
sebanyak 27.669,76 menit, ditetapkan, sehingga petugas
petugas koding BPJS rawat jalan assembling bekerja sesuai
rata-rata sebanyak 47.506,73 dengan waktu kerja,
menit, petugas koding BPJS menyesuaikan pola kerja dengan
rawat inap rata-rata sebanyak kedatangan DRM.
22.542,7 menit, petugas filing 2. Berdasarkan hasil perhitungan
rata-rata sebanyak 15.534,73 perlu adanya pertimbanagan dari
menit dan petugas analising pihak managemen untuk
reporting rata-rata sebanyak 613 penambahan petugas koding
menit. BPJS rawat jalan dan koding
5. Berdasarkan hasil perhitungan BPJS rawat inap, petugas filing
berdasarkan beban kerja petugas dan petugas analising/ reporting
didapatkan jumlah kebutuhan agar sesuai beban kerja yang ada
tenaga kerja unit rekam medis sehingga meningkatkan
adalah bagian assembling produktifitas kerja serta
sebanyak 4 petugas, bagian menurunkan resiko kelelahan
koding BPJS rawat jalan petugas.
sebanyak 4 petugas, bagian 3. Perlu ada kebijakan manajemen
koding BPJS rawat inap rumah sakit untuk mempertegas
sebanyak 3 petugas, bagian filing deskripsi kerja petugas analisng/
sebanyak 9 petugas dan petugas reporting dan bagian-bagian
analising/ reporting sebanyak 2 lainnya. sehingga petugas
petugas. analising/ reporting dapat fokus
melaksanakan tugas membuat
SARAN laporan dengan tepat waktu dan
tidak terbebani dengan tugas-
1. Mengadakan evaluasi dan tugas lain diluar tugasnya
sosialisasi mengingat akan sebagai petugas
pentingnya kelengkapan analising/reporting.
pengisian setiap lembar formulir
kepada pihak pencatat data dan
para dokter DPJP sehingga DRM
DAFTAR PUSTAKA

Semarang Tahun 2015.

1. Keputusan Menteri Republik Universitas Dian Nuswantoro.
Indonesia Nomor 983. Semarang.
MENKES/SK/1992. 5. Departemen Kesehatan Republik
2. DepKes RI. Permenkes No. 269/ Indonesia. Direktorat Jendral
MENKES/ PER/ III.2008. Pelayanan Medik. Pedoman
3. Azrul Anwar. Menjaga Mutu Pengelolaan Rekam Medis
Pelayanan Kesehatan. Pustaka Rumah Sakit di Indonesia.
Sinar Harapan, Jakarta. 1989. Jakarta.1997.
4. Naila Ifah Fitriani. 2015. Analisa 6. Suma’mur, P.K. Ergonomi untuk
Kebutuhan Tenaga Kerja Filing Produktivitas Kerja. CV. Haji
Rawat Jalan Berdasakan Teori Massagung. Jakarta. 1989.
WISN di RSI Sultan Agung