DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
A. Latar Belakang.......................................................................................... 1
C. Sasaran...................................................................................................... 2
D. Asas -asas.................................................................................................. 2
E. Ruang Lingkup.......................................................................................... 3
F. Pengertian Umum..................................................................................... 3
BAB II
NASKAH DINAS.................................................................................................... 5
A. Naskah Resmi................................................................................................. 5
1. Risalah Rapat/Sidang................................................................................ 5
3. Laporan Singkat........................................................................................
14
1.1. Peraturan.............................................................................................
16.......................................................................................................
2
1.2. Pedoman.............................................................................................. 21
Teknis................................................................................................. 25
1.4. Instruksi............................................................................................... 29
(SOP).................................................................................................. 32
1.2. Memorandum.................................................................................... 53
1.3. Disposisi............................................................................................ 57
1. Surat Perjanjian......................................................................................... 72
2. Surat Kuasa............................................................................................... 81
3. Berita Acara............................................................................................... 85
4. Surat Keterangan...................................................................................... 93
5. Surat Pengantar........................................................................................ 99
6. Pengumuman............................................................................................ 103
3
E. Laporan........................................................................................................... 107
BAB III
F. Rujukan.127
4
3. Disposisi..................................................................................................... 129
1. Pengaturan................................................................................................ 129
3. Penugasan................................................................................................. 132
4. Korespondensi........................................................................................... 132
5. Khusus....................................................................................................... 134
2. Amplop....................................................................................................... 154
N. Tembusan........................................................................................................ 158
O. Lampiran......................................................................................................... 158
5
3. Penggunaan Lambang Negara dan
1. Pengertian................................................................................................. 163
BAB IV
6
BAB V
B. Penandatanganan........................................................................................... 168
BAB VI
7
DEWAN PERWAKILAN DAERAH
SEKRETARIAT JENDERAL
8
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu mene-
tapkan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan
Perwakilan Daerah Republik Indonesia tentang
Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas
Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah
Republik Indonesia;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234);
3. Undang-Undang Nomor 30 tahun 2014 tentang
Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Re-
publik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tamba-
han Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5601);
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Nega-
ra dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah;
5. Peraturan Dewan Perwakilan Daerah Republik In-
donesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Tata Tertib;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indone-
sia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Di-
nas;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PER-
WAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH RESMI DAN NASKAH DI-
NAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN
DAERAH REPUBLIK INDONESIA.
9
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sek-
retariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik
Indonesia bertujuan untuk memperoleh kesamaan
pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam rangka
mendukung kelancaran komunikasi tertulis antar unit
kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Per-
wakilan Daerah Republik Indonesia dengan instansi
pemerintah, swasta, institusi asing di dalam maupun
di luar negeri.
Pasal 2
Segala bentuk tata naskah resmi, tata persuratan,
dan kode klasifikasi harus disesuaikan dengan pedo-
man tata naskah dinas resmi dan tata naskah dinas
sebagaimana tercantum dalam lampiran yang meru-
pakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini.
Pasal 3
Pengendalian dan pemantauan atas pelaksanaan pe-
doman ini dilakukan oleh Biro yang tugas dan tang-
gung jawabnya di bidang administrasi dan organisasi.
Pasal 4
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
10
Ditetapkan di JAKARTA
pada tanggal 4 Januari 2016
SEKRETARIS JENDERAL,
SUDARSONO HARDJOSOEKARTO
NIP. 195711251983031001
11
BAB I
PENDAHULUAN
12
A. Latar Belakang
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh in-
stansi pemerintahan diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indone-
sia (ANRI) Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. Kedua
peraturan tersebut menjadi dasar penyusunan tata naskah dinas di
lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Repub-
lik Indonesia (Setjen DPD RI). Pengaturan tentang tata naskah dinas
untuk DPD RI selama ini diatur dalam Keputusan DPD RI Nomor 25
Tahun 2007 tentang Tata Naskah Dinas Dewan Perwakilan Daerah
Republik Indonesia.
1. Maksud
13
kungan Setjen DPD RI.
2. Tujuan
C. Sasaran
D. Asas
1. Kepastian Hukum
14
dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar nas-
kah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa
Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
3. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan ben-
tuk yang telah dibakukan.
4. Pertanggungjawaban
5. Keterkaitan
7. Keamanan
E. Ruang Lingkup
F. Pengertian Umum
17
BAB II
JENIS DAN FORMAT
NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS
18
A. Naskah Resmi
Naskah Resmi adalah naskah dinas yang memuat rekam jejak rapat/
sidang DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI.
1. Risalah Rapat/Sidang
a. Pengertian
1) Sidang Paripurna;
2) Sidang Paripurna Luar Biasa;
3) Sidang Paripurna Khusus;
4) Rapat Pimpinan DPD ;
5) Rapat Komite;
6) Rapat Badan Kehormatan;
7) Rapat Panitia Musyawarah;
8) Rapat Panitia Perancang Undang-undang;
9) Rapat Panitia Urusan Rumah Tangga Negara;
10) Rapat Badan Kerja Sama Antar Parlemen;
11) Rapat Panitia Khusus;
12) Rapat Badan Pengembangan Kapasitas Kelembagaan
13) Rapat Gabungan;
19
14) Rapat Koordinasi;
15) Rapat Konsultasi;
16) Rapat Kerja;
17) Rapat Dengar Pendapat; dan
18) Rapat Dengar Pendapat Umum
20
4) Kaki
a) “pemimpin” rapat/sidang;
b) “waktu penutupan” rapat/sidang;
c) “tempat”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun“ Risalah dibuat;
dan
d) “tanda tangan” dan “nama jelas” sekretaris rapat/sidang
ditulis dengan huruf kapital (Risalah Tetap).
21
22
23
2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen)
a. Pengertian
1) Kepala
e) “Rapat/Sidang ke-“;
h) “Waktu” rapat/sidang;
i) “Tempat” rapat/sidang;
j) “Pimpinan” rapat/sidang;
24
k) “Sekretaris” rapat/sidang;
2) Batang Tubuh
3) Kaki
Ukuran Kertas : A4
25
Jarak Baris (Line Spacing) : 1 (single)
26
27
28
3. Laporan Singkat
a. Pengertian
1) Kepala
e) “Rapat/Sidang Ke-”.
2) Batang Tubuh
29
3) Kaki
ukuran kertas : A4
30
31
B. Naskah Dinas Arahan
1.1. Peraturan
a. Pengertian
c. Susunan
1) Judul
2) Pembukaan
33
jad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang
diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan
tanda baca titik koma.
e) “Memperhatikan” :
34
f) Diktum terdiri atas :
3) Batang Tubuh
1) Ketentuan Umum;
4) Ketentuan Penutup.
4) Kaki
d. Sosialisasi
36
37
1.2. Pedoman
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
38
atas di tulis dengan huruf kapital; dan
2) Batang Tubuh
3) Kaki
39
40
41
1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
42
dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas;
dan
2) Batang Tubuh
c) Penutup.
3) Kaki
43
d. Distribusi
44
45
46
1.4. Instruksi
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
2) Konsiderans
3) Batang Tubuh
4) Kaki
48
d. Distribusi dan Tembusan
49
50
1.5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
a. Pengertian
2) memudahkan pekerjaan;
52
53
54
55
56
1.6. Surat Edaran
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
57
2) Batang Tubuh
f) penutup.
3) Kaki
e) “cap dinas”.
d. Distribusi
59
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
2) Konsiderans
3) Diktum
4) Batang Tubuh
5) Kaki
d. Distribusi
62
63
3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)
a. Pengertian
64
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
3) Kaki
e) “cap dinas”.
66
67
C. Naskah Dinas Korespondensi
a. Pengertian
68
dan tanggung jawabnya kepada pejabat lain yang seting-
kat, pejabat di atasnya, atau pejabat di bawahnya.
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
3) Kaki
69
busan” (jika perlu).
70
71
1.2. Memorandum
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
72
e) kata “Dari”, ditulis dengan huruf awal kapital;
2) Batang Tubuh
3) Kaki
73
74
75
1.3. Disposisi
76
1.4. Surat Undangan Intern
a. Pengertian
b. Kewenangan
c. Susunan
1) Kepala
a) alinea pembuka;
c) alinea penutup.
3) Kaki
b) Mencantumkan NIP.
78
79
80
81
2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern
a. Pengertian
b. Wewenang Penandatanganan
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
3) Kaki
d) mencantumkan NIP;
d. Distribusi
83
cara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistri-
busian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian.
84
85
2.2. Surat Undangan Ekstern
a. Pengertian
b. Kewenangan
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
a) alinea pembuka;
c) alinea penutup.
3) Kaki
88
89
90
91
D. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
a. Pengertian
b. Lingkup perjanjian
2) Perjanjian Internasional
92
1) Perjanjian Dalam Negeri
2) Perjanjian Internasional
d. Susunan
a) Kepala
93
(4) “nomor”.
b) Batang Tubuh
c) Kaki
94
95
96
2) Perjanjian Internasional
a) Kepala
b) Batang Tubuh
c) Kaki
98
99
100
2. Surat Kuasa
Surat Kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa (dise-
but Surat Kuasa) dan surat kuasa untuk penandatanganan per-
janjian internasional (full powers)
a. Pengertian
1) Kepala
2) Batang tubuh
101
Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang di-
kuasakan.
3) Kaki
102
103
104
105
3. Berita Acara
a. Pengertian
b. Wewenang Penandatanganan
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
3) Kaki
d. Lampiran
107
108
109
110
111
112
113
4. Surat Keterangan
a. Pengertian.
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
3) Kaki
e) “NIP”;
115
116
117
118
119
5. Surat Pengantar
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
a) kop surat;
b) “tanggal”;
e) “nomor”;
2) Batang Tubuh
a) nomor urut;
120
c) banyak naskah/barang;dan
d) keterangan.
3) Kaki
d. Penomoran
121
Format Surat Pengantar yang tercantum sebagaimana pada con-
toh
122
123
6. Pengumuman
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang Tubuh
124
Bagian batang tubuh Pengumuman hendaknya terdiri atas :
3) Kaki
e) “cap dinas”.
125
126
127
E. Laporan
a. Pengertian
c. Susunan
1) Kepala
2) Batang tubuh
a) pendahuluan
128
kum kegiatan.
c) capaian / Output
d) penutup
e) lampiran
3) Kaki
b) “tanda tangan”;
129
130
2. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat
(Masa Reses (Puskada) )
a. Pengertian
b. Susunan
1) Kepala
2) Batang tubuh
e) lampiran
3) Kaki
132
133
3. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat
(Alat Kelengkapan)
a. Pengertian
b. Susunan
1) Kepala
2) Batang tubuh
e) Lampiran
3) Kaki
c) “tanda tangan”;
135
136
4. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat
(Melalui Surat (Puskada) )
a. Pengertian
b. Susunan
1) Kepala
d) “judul” laporan;
2) Batang tubuh
137
memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-
syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-
hasilkan isu strategis daerah.
e) Lampiran
3) Kaki
c) “tanda tangan”.
138
139
5. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat
(Pusdatin)
a. Pengertian
b. Susunan
1) Kepala
e) asal pengaduan;
2) Batang tubuh
b) Isu Strategis
140
memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan ma-
syarakat yang telah diolah dan dianalisis yang meng-
hasilkan isu strategis daerah dan nasional.
d) Lampiran
3) Kaki
c) “tanda tangan”.
141
142
F. Telaah Staf
1. Pengertian
2. Susunan
a. Kepala
b. Batang Tubuh
1) Persoalan
2) Praanggapan
4) Analisis
5) Simpulan
c. Kaki
2) “tanda tangan”;
144
Format Telaah Staf sebagaimana tercantum pada contoh.
145
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
146
A. Persyaratan Penyusunan
1. Ketelitian
2. Kejelasan
4. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku se-
hingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reli-
able.
B. Penyusunan Konsep
148
D. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
1. Nama Jabatan
E. Daftar Distribusi
F. Rujukan
149
dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan di-
lakukan sebagai berikut.
150
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang di-
tujukan kepada instansi non pemerintah.
G. Ketentuan Surat-Menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika su-
rat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instan-
si, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang
dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi den-
gan mencatumkan untuk perhatian (u.p) pejabat yang bersangku-
tan.
2. Alur Surat-Menyurat
3. Disposisi
151
152
153
154
155
156
I. Kode Klasifikasi Naskah Dinas
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
J. Penggunaan Kertas dan Amplop
1. Kertas Surat
a. Penggunaan Kertas
175
b) Naskah dinas korespodensi menggunakan kertas A4
yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci);
2. Amplop
a. Ukuran
b. Warna
177
K. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyam-
bung
1. Jarak spasi
b. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama
dengan baris kedua adalah satu spasi.
3. Kata Penyambung
adalah media…
2. ruang tepi bawah: paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
3. ruang tepi kiri: paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; dan
M. Nomor Halaman
N. Tembusan
O. Lampiran
Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah
dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap
dan resmi.
180
1. Penggunaan Lambang Negara
2. Penggunaan Logo
Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar
kementerian/kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang dimiliki
lembaga masing-masing diletakkan di atas map naskah perjan-
181
jian.
182
KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK ESELON I
183
KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK ESELON I
2. Penggunaan Cap
a. Pengertian Cap
Cap adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol
suatu lembaga. Cap digunakan untuk pengabsahan naskah
dinas. Cap dinas dibagi menjadi dua, yaitu:
1) Cap Jabatan
Cap jabatan adalah cap yang memuat nama jabatan yang
digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas.
2) Cap Lembaga
Cap lembaga adalah cap yang memuat lambang negara/
logo lembaga yang digunakan sebagai tanda keabsahan
naskah dinas.
a. Bentuk Cap
1) Cap Jabatan
184
2) Cap Lembaga
185
b. Penggunaan Cap untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia
1. Pengertian
a. Perubahan
b. Pencabutan
c. Pembatalan
d. Ralat
186
yang baru.
187
BAB IV
188
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas
190
d. Untuk penomoran surat yang membutuhkan penga-
manan tinggi, diperlukan penulisan kode khusus yang tidak
mudah untuk diingat.
e. Pengarsipan
2) Untuk surat yang sifatnya Terbatas (T) dan Biasa (B) diar-
sipkan di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan
sebagai arsip setelah menerima nomor surat. Surat yang
diarsip adalah yang memiliki paraf hirarki dan diarsip den-
gan mengunakan metode Sistem Informasi Kearsipan Nasi-
onal (SIKN) dari ANRI yang akan diberlakukan 2016.
191
BAB V
KEWENANGAN PENANDATANGANAN
192
A. Penggunaan Garis Kewenangan
B. Penandatanganan
193
2. Untuk Beliau (u.b.)
194
4. Pelaksana Harian (Plh.)
C. Kewenangan Penandatanganan
195
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat di-
nas yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan / arahan dapat dis-
erahkan / dilimpahkan kepada pejabat eselon II atau pejabat lain
yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
196
MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGAN NASKAH DINAS
197
D. Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki nas-
kah yang memuat nama jabatan (misalnya : Ketua DPD, Wakil Ketua
DPD, Ketua Alat Kelengkapan, Wakil Ketua Alat Kelengkapan, Ang-
gota DPD, Sekretaris Jenderal, dan Wakil Sekretaris Jenderal) yang
dirangkaikan dengan nama lembaga negara yang dipimpin.
Cara penulisan :
2. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh dis-
ingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil, misalnya kartu dan
identitas instansi;
3. Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga (setelah
a.n. dan u.b.) boleh disingkat, misalnya DPD RI dan sebagainya;
4. Nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat mengatur dan ti-
dak mengatur, ditulis dengan huruf kapital;
7. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas ± 3 cm, se-
dangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
198
BAB VI
199
Pengaturan tentang pengendalian naskah dinas merupakan tahapan
lanjutan dari penyusunan naskah dinas. Pengendalian naskah dinas
harus diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut:
a. Penerimaan
b. Pencatatan
200
2) Pengendalian naskah dinas dilakukan dengan registrasi
naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas. Reg-
istrasi dinas meliputi:
a) Nomor urut.
b) Tanggal penerimaan.
g) Keterangan.
b) Kartu kendali.
d) Agenda Elektronik.
c. Pengarahan
d. Penyampaian
201
1) Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah
sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah
dinas.
f) Waktu penerimaan.
a) Buku ekspedisi.
202
2) Cap dinas;
3) Tandatangan;
a. Pencatatan
a) Nomor urut.
b) Tanggal pengiriman.
f) Keterangan.
b) Kartu kendali.
c) Takah.
d) Agenda Elektronik.
203
b. Penggandaan
c. Pengiriman
204
2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan
naskah dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan
jenjang kewenangannya.
4) Untuk surat yang sifatnya Terbatas (T) dan Biasa (B) diar-
sipkan di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan
sebagai arsip setelah menerima nomor surat. Surat yang di-
arsip adalah yang memiliki paraf hirarki dan diarsip dengan
mengunakan metode Sistem Informasi Kearsipan Nasional
(SIKN) dari ANRI yang akan diberlakukan 2016.
SEKRETARIS JENDERAL,
SUDARSONO HARDJOSOEKARTO
NIP. 195711251983031001
205
206