Garis Panduan Perolehan UKM PDF

Isi Kandungan
SINGKATAN ............................................................................................................................. 6
A
BAB 1 - UMUM ........................................................................................................................ 7
SI
1.1. TUJUAN .............................................................................................................................. 7
AY
1.2. ANGGOTA YANG TERLIBAT ............................................................................................. 7
1.3. POLISI ................................................................................................................................. 7
AL
1.4. DASAR PEROLEHAN ......................................................................................................... 8
M
1.5. JAWATANKUASA PEROLEHAN ...................................................................................... 10
1.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 11
N
1.7. HAD NILAI PEROLEHAN DAN KELULUSAN .................................................................. 12
1.8.
AA
PROSEDUR PEROLEHAN ............................................................................................... 12
1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN ....................................................................... 13

GS
1.10. PEMANTAUAN PEROLEHAN .......................................................................................... 13
1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK ........................................................................ 14

AN
1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN ............................................................... 14
1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL ............................................ 15

B
1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN ............................... 15

KE
1.15. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 16
JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM ............................................................................. 17

TI
JADUAL 2: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN GERAN UKM/
SUMBER DALAMAN ......................................................................................................... 23
SI
JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM

ER
SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN............................................. 24
BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS ................................................................................. 28

IV
2.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 28

UN
2.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 28

2.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 28
2.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 29
BAB 3 - SEBUT HARGA ........................................................................................................... 31

3.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 31
2
3.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 31
3.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 31
3.4. SYARAT-SYARAT............................................................................................................. 32
3.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 33
A
BAB 4 - TENDER ..................................................................................................................... 35
SI
4.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 35
AY
4.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 35
4.3. DOKUMEN RUJUKAN ...................................................................................................... 35
AL
4.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 36
M
4.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 36
N
BAB 5 - RUNDINGAN TERUS ................................................................................................... 39
AA
5.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 39
5.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 39

GS
5.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 40
5.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 41

AN
5.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 42

B
KE
BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING .................................................................................... 44

6.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 44
TI
6.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 44

SI
6.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 45

ER
6.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 45

IV
BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA ............................................................................................. 47

UN
7.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 47

7.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 47
BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA ..................................................................................... 49
3
8.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 49
8.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 50

8.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 50
A
BAB 9 - PEROLEHAN KECEMASAN .......................................................................................... 52
SI
9.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 52
AY
9.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 52
9.3. PENGECUALIAN .............................................................................................................. 52
AL
9.4. HAD NILAI ......................................................................................................................... 53
M
JADUAL 4: KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN KECEMASAN (KKPK) .................................. 53
9.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 53
N
9.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 54
9.7.
AA
TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 54
BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR .......................................................................... 55

GS
10.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 55
10.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 55

AN
10.3. VENDOR ........................................................................................................................... 55
10.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 56

B

KE
BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK ......................................................................................... 59

TI
11.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 59
11.2. PENTADBIRAN KONTRAK .............................................................................................. 59

SI
11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA ............................................................................ 59

ER
11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA .................................................................. 60
11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA ................. 61

IV
11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA ....................................................... 61

UN
11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA

KONTRAK BELIAN DAN PERKHIDMATAN ..................................................................... 61
11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA

KONTRAK KERJA............................................................................................................. 62
11.9. BON PELAKSANAAN TENDER ....................................................................................... 62
11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN . 63

11.11. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA............................................... 64
4
11.12. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK ANTARABANGSA ............................ 65
11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER ................................................................ 65
11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU

PERKHIDMATAN .............................................................................................................. 65
11.15. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA ........................ 66
A
11.16. BAYARAN PENDAHULUAN TENDER ............................................................................. 67
SI
11.17. HAD NILAI, SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN
TENDER ............................................................................................................................ 67
AY
11.18. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER .... 68
11.19. PENTADBIRAN KONTRAK DAN PEMANTAUAN PRESTASI PERKHIDMATAN
AL
PERUNDING ..................................................................................................................... 69
M
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
5
SINGKATAN
SINGKATAN PERIHAL
UKM Universiti Kebangsaan Malaysia
A
PTJ Pusat Tanggungjawab
SI
JKH Jadual Kadar Harga
AY
ICT Information and Communication Technology
SVU Senarai Vendor Universiti
AL
PPV Program Pengurusan Vendor
M
KKPK Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan
WJP Wang Jaminan Pelaksanaan
N
RFI Request for Information
AA
RFP Request for Proposal
RFQ Request for Quotation
GS
.
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
6
BAB 1 - UMUM
1.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi umum dan prosedur
A
pengawalan dan pengurusan aktiviti perolehan di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)
SI
Falsafah perolehan UKM adalah untuk membuat pembelian barangan,
AY
perkhidmatan, dan kerja yang terbaik dari segi kualiti, harga, kuantiti,
penghantaran, pembekal dan teknologi.
AL
M
1.2. ANGGOTA YANG TERLIBAT
Lembaga Pengarah Universiti, Lembaga Perolehan, Kementerian Kewangan,
N
Pengarah Eksekutif Kewangan, Pengurus Kewangan, Ketua PTJ, Ketua Jabatan,
AA
Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan kakitangan yang terlibat dalam proses
perolehan.
GS
1.3. POLISI
AN
1.3.1 Polisi perolehan Universiti Kebangsaan Malaysia adalah seperti yang

berikut:
B
KE
(a) Mencapai tahap profesional yang tinggi, telus dan berakauntabiliti

bagi memastikan kecekapan, keberkesanan dan wujudnya fleksibiliti
dalam proses perolehan;
TI
(b) Mendapatkan harga yang paling menguntungkan bagi Universiti;

SI
(c) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan

ER
bahan, barangan atau perkhidmatan tempatan;

(d) Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan
IV
kehendak semasa sektor industri negara;

UN
(e) Sebagai suatu medium untuk mencapai dasar-dasar nasional, dan

(f) Memastikan semua urusan berkaitan dengan perolehan adalah
berdasarkan amalan tadbir urus terbaik (good governance practices)
7
1.3.2 Polisi ini boleh dicapai menerusi prinsip prinsip berikut:
(a) Akauntabiliti
Urusan perolehan hendaklah dilaksanakan mengikut dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
A
(b) Ketelusan
SI
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan
AY
hendaklah diketahui dan difahami umum serta mematuhi dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
AL
M
(c) Nilai Faedah Yang Terbaik
Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik
N
bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
AA
(d) Saingan Terbuka
GS
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada

semua pihak yang layak bersaing.
B AN
(e) Adil dan Saksama

KE
Layanan yang adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang
ditetapkan hendaklah diberikan kepada semua perolehan yang
dipelawa, diproses dan dipertimbangkan.
TI
SI
(f) Integriti
ER
Memastikan urusan perolehan Universiti dilaksanakan dengan

mengelak pembaziran dan penyalahgunaan kuasa dengan
IV
melaksanakan Integrity Pact untuk perolehan Universiti.

UN
1.4. DASAR PEROLEHAN
Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa semua urusan

berkaitan dengan perolehan universiti juga mematuhi dasar-dasar yang berikut
tertakluk kepada dasar semasa Kerajaan.
8
1.4.1 Dasar Keutamaan Syarikat Bumiputera
Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah

memberikan keutamaan kepada syarikat bumiputera dalam perkara yang
berikut:
(a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai kurang
A
daripada RM50,000.00 sehingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa
SI
dari kalangan syarikat bumiputera sahaja.
AY
(b) Bagi semua perolehan yang melebihi RM100,000.00 keutamaan
harga kepada syarikat bumiputera hendaklah diberikan mengikut
AL
peratusan yang berikut:
M
RM100,000 hingga RM500,000 10 %
N
RM500,000 hingga RM1.5 juta 7%
AA
RM1.5 juta hingga RM5 juta 5%
RM5 juta hingga RM10 juta 3%
GS
RM10 juta hingga RM15 juta 2.5 %

AN
Melebihi RM15 juta Tiada

B
1.4.2 Dasar Keutamaan Barangan Buatan Tempatan

KE
Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah

memberikan keutamaan kepada barangan buatan tempatan walaupun
TI
perbezaan kos keseluruhan ke atas barangan buatan tempatan berbanding

dengan barangan buatan asing yang serupa adalah lebih tinggi dengan
SI
syarat kualiti barangan buatan tempatan itu adalah memuaskan. Bagi

ER
memastikan dasar semasa Kerajaan untuk mengutamakan barangan

tempatan dalam setiap perolehan Kerajaan dapat dilaksanakan, Universiti
IV
hendaklah memastikan perkara berikut dipatuhi:

(a) Mendapat kelulusan daripada Naib Canselor atau Jawatankuasa
UN
Barangan Import Universiti sebelum melaksanakan perolehan

peralatan import bagi kegunaan penyelidikan, pengajaran dan
perkhidmatan perubatan.
(b) Jawatankuasa Barangan Import Universiti boleh ditubuhkan dengan
melibatkan wakil daripada MITI/ MIDA/ Pegawai lain yang
bersesuaian sebagai ahli.
9
1.4.3 Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang Bumiputera
Bagi memastikan Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang Bumiputera
dilaksanakan, perkara yang berikut hendaklah dipatuhi─
(c) jika terdapat lebih daripada satu (1) pembuat atau pengilang
bumiputera dalam sesuatu bekalan, Universiti hendaklah
A
mengadakan perolehan secara tender terhad dari kalangan pembuat
SI
atau pengilang bumiputera tersebut;
AY
(d) jika terdapat hanya satu (1) pembuat atau pengilang bumiputera,
Universiti boleh melaksanakan perolehan secara rundingan terus
dengan syarat bahawa kelulusan pihak berkuasa yang meluluskan
AL
rundingan diperoleh terlebih dahulu;
M
(e) jika perolehan bekalan dilaksanakan secara tender terbuka dari
kalangan pembuat atau pengilang tempatan, keutamaan harga
N
kepada pembuat atau pengilang bumiputera adalah seperti yang
berikut:
AA
Tidak melebihi RM10 juta 10%
GS
RM10 juta hingga RM100 juta 5%

Melebihi RM100 juta 3%
AN
1.4.4 Dasar Penggunaan Mata Wang

B
KE
Bagi memastikan pelaksanaan perolehan universiti berjalan lancar,

tawaran harga dan bayaran perolehan yang dibuat adalah dalam mata
wang Ringgit Malaysia.
TI
SI
1.4.5 Dasar Kenaan GST

ER
Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan 2014 (Akta 762) berkuatkuasa mulai
1 April 2015. Sehubungan dengan itu, pengenaan Cukai Barang dan
IV
Perkhidmatan (GST) ke atas kontrak perolehan perlu dilaksanakan.

UN
Walaubagaimanapun penilaian harga yang ditawarkan bagi urusan

perolehan adalah tanpa GST
1.5. JAWATANKUASA PEROLEHAN
1.5.1 Senarai Jawatankuasa Perolehan
10
(a) Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM)
(b) Jawatankuasa Untuk Menimbangkan Bantahan
(c) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga & Tender
(d) Jawatankuasa Penilaian Pembelian Terus, Lantikan Terus, Runding
Terus, Sebut Harga & Tender Perolehan Bekalan, Perkhidmatan,
A
dan Kerja
SI
(e) Jawatankuasa Rundingan Harga
AY
(f) Jawatankuasa Perolehan PTJ
AL
(g) Jawatankuasa Sebut Harga
(h) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga
M
(i) Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja (V.O)
(j) Lembaga Perolehan A
N
(k) Lembaga Perolehan B
AA
(l) Lembaga Perolehan C
GS
(m) Lembaga Pengarah Universiti
(n) Jawatankuasa Barangan Import Universiti
AN
(o) Jawatankuasa Rundingan Terus A

(p) Jawatankuasa Rundingan Terus B
B
KE
1.5.2 Ahli Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1.

TI
SI
1.6. TANGGUNGJAWAB
ER
1.6.1 PTJ
PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan
IV
oleh Universiti. Bagi maksud ini, Universiti hendaklah merujuk kepada

semua peraturan kewangan termasuk Arahan Perbendaharaan, Surat
UN
Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dan

sebagainya sebelum melaksanakan apa-apa jenis perolehan.
11
1.6.2 Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan
Naib Canselor adalah bertanggungjawab dalam memastikan semua urusan
perolehan dilaksanakan mengikut peraturan dan prinsip-prinsip serta
dasar-dasar perolehan Universiti. Sebarang pelanggaran terhadap
peraturan yang ditetapkan hendaklah diambil tindakan sewajarnya
sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan kewangan.
A
SI
AY
1.6.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1
AL
1.7. HAD NILAI PEROLEHAN DAN KELULUSAN
M
1.7.1 Had Nilai Perolehan dan Kelulusan terbahagi kepada 2;
(a) Geran Kerajaan
N
Ditakrifkan sebagai sumber yang disalurkan oleh Kerajaan dan
AA
digunakan dalam konteks Mengurus dan Pembangunan. Sumber ini
juga termasuk geran penyelidikan yang diterima dari agensi kerajaan
GS
seperti Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI), geran
Projek Universiti Penyelidikan (RU) dan Kementerian Pengajian
AN
Tinggi (FRGS/ ERGS/ LRGS/ PRGS/ TRGS).

(b) Geran UKM/ Sumber Dalaman
B
Sumber pendapatan yang dijana sendiri oleh universiti. Ini

KE
termasuklah hasil dari aktiviti tabung amanah, hasil yuran pelajar

dan sumber penyelidikan (Geran Luar) yang diterima dari Agensi
bukan kerajaan seperti dari Shell Malaysia Berhad, Sime Darby
TI
Berhad dan lain-lain lagi.

SI
ER
1.7.2 Had Nilai Perolehan serta pihak berkuasa meluluskan adalah sebagaimana
di Jadual 2 dan Jadual 3.
IV
UN
1.8. PROSEDUR PEROLEHAN
Berikut adalah kaedah-kaedah yang digunakan untuk perolehan barangan

perkhidmatan, bekalan atau kerja dan aktiviti-aktiviti yang utama dengan
pengurusan perolehan:
(a) Pembelian Terus/Lantikan Terus (Bab 2)
(b) Sebut Harga (Bab 3)
12
(c) Tender Terbuka/Terhad (Bab 4)
(d) Rundingan Terus (Bab 5)
(e) Perkhidmatan Perunding (Bab 6)
(f) Jadual Kadar Harga (JKH) (Bab 7)
A
(g) Arahan Perubahan Kerja (Variation Order-VO) (Bab 8)
SI
(h) Perolehan Kecemasan (Bab 9)
AY
(i) Program Pengurusan Vendor (Bab 10)
(j) Pentadbiran Kontrak (Bab 11)
AL
1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN
M
Semua perolehan mestilah mendapat Keperluan Kelulusan Perolehan.
N
Pegawai yang meluluskan hendaklah memastikan:
AA
(a) Belanjawan kewangan yang mencukupi
(b) Selari dengan objektif UKM
GS
(c) Memberi pulangan yang baik

AN
(d) Perolehan mengikut keperluan

B
1.10. PEMANTAUAN PEROLEHAN

KE
Universiti hendaklah mewujudkan dan melaksanakan kawalan dan pemantauan

melalui beberapa kaedah terutamanya melalui kaedah yang berikut:
TI
(a) Universiti hendaklah merekodkan dan mengemaskinikan maklumat

SI
perolehan mengikut mana-mana kaedah yang telah ditetapkan secara

ER
berterusan serta memastikan maklumat adalah tepat dan terkini.

(b) Jabatan Bendahari dan PTJ hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi
IV
bagi setiap bekalan, perkhidmatan dan kerja sebaik kerja-kerja pembekalan

disempurnakan dan dinilai dari segi prestasi pembekalan dan penyampaian
UN
perkhidmatan sepanjang proses perolehan sehinggalah selesai sebagaimana

yang dinyatakan dalam kontrak;
(c) memantapkan garis panduan dan tatacara perolehan Universiti dari semasa
ke semasa;
(d) penilaian dan pemantapan proses kerja secara berkala dibuat melalui proses
penguatkuasaan dan pengauditan dalaman; dan
13
(e) semakan berkala daripada pihak luar ke atas perolehan Universiti.
(f) merekod dan mengemaskini maklumat perolehan UKM ke dalam sistem
Government Procurement Information System (GPIS) bagi perolehan
menggunakan Geran Kerajaan untuk membolehkan Kementerian Kewangan
memantau perolehan yang telah dilaksanakan.
A
SI
1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK
AY
Perolehan Peralatan Strategik boleh dibuat melalui proses Runding Terus dengan
pembekal yang sedia ada, sekiranya perolehan tersebut memenuhi ciri-ciri berikut:
AL
(i) Jenis peralatan
M
(ii) Pembekal tunggal
(iii) Alat khas atau spesifik
N
(iv) Alat yang diakreditasi AA
(v) Penyeragaman Peralatan
(vi) Melibatkan keselamatan
GS
(vii) Keperluan mendesak

AN
1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN

B
Keutamaan hendaklah diberi kepada barangan/ perkhidmatan/ kerja tempatan.

KE
Pembekal/ Pembuat/ Kontraktor berstatus Bumiputra mestilah mempunyai sijil dari

Kementerian Kewangan yang memenuhi keperluan-keperluan seperti dibawah:
TI
(i) Majoriti Bumiputra dalam bentuk ekuiti, Lembaga Pengarah, Pengurusan, Staf
SI
dan penanda tangan tidak kurang dari 51%.

ER
(ii) Bumiputra memegang jawatan utama.

(iii) Bumiputra mengawal pengurusan kewangan.
IV
(iv) Pemegang saham Individu Bumiputra melebihi bukan Bumiputra.

UN
(v) Carta organisasi dan fungsi pengurusan menunjukan dibawah kawalan

Bumiputra.
(vi) Syarikat beroperasi di bawah had tertentu yang jelas bersama syarikat bukan
Bumiputra.
(vii) Syarikat tidak beroperasi bersama syarikat bukan Bumiputra dalam industri/
bidang yang sama.
14
(viii) Keadaan lain akan dikenakan dari masa ke semasa.
1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL
Perlaksanaan perolehan Universiti yang berkaitan dengan item kontrak pusat dan
A
kontrak sistem panel yang menggunakan Geran Kerajaan hendaklah dilaksanakan
berdasarkan perkara yang berikut:
SI
(a) Bekalan dan perkhidmatan gunasama yang terdapat dalam kontrak pusat
AY
atau kontrak sistem panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah
diguna pakai oleh Universiti;
AL
(b) Pembelian bekalan dan perkhidmatan gunasama di luar kontrak pusat atau
M
sistem panel adalah dilarang;
(c) Perolehan hendaklah dilaksanakan dengan kontraktor yang disenaraikan
N
dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan semasa;
(d)
AA
Sekiranya kontrak pusat bagi bekalan gunasama yang hendak diperoleh
tersebut telah tamat tempoh sah lakunya, perolehan bekalan gunasama
boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa.
GS
AN
1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN
1.14.1 Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Universiti hendaklah

B
mengamalkan etika yang telah ditetapkan serta mengekalkan integriti

KE
dalam melaksanakan proses perolehan.

TI
1.14.2 Semua dokumen berkaitan dengan perolehan hendaklah diklasifikasikan

SI
sebagai “SULIT”.
ER
1.14.3 Mengambil perhatian khusus terhadap perbuatan rasuah sebagaimana

IV
yang diperuntukkan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.

UN
1.14.4 Pelaksanaan Perjanjian Integriti (Integrity Pact)

(a) Perjanjian Integriti (Integrity Pact) merupakan proses pengisytiharan
oleh pembida atau orang awam untuk tidak menawar atau memberi
rasuah bagi mendapatkan kontrak atau sebagai ganjaran untuk
mendapatkan sesuatu kontrak dan bagi mempercepatkan sesuatu
urusan Perolehan Kerajaan.
15
(b) Setiap pembida atau orang awam dan pegawai Universiti hendaklah
menandatangani suatu ‘pact’ atau perjanjian untuk tidak melakukan
perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta
menggariskan tindakan-tindakan yang boleh diambil sekiranya
berlaku pelanggaran ‘pact’ atau kontrak tersebut.
(c) Tujuan utama Integrity Pact dilaksanakan dalam perolehan universiti
A
adalah seperti yang berikut:
SI
(i) Mengelak petender/ penyebut harga daripada menawar atau
AY
memberi rasuah;
(ii) Menghendaki petender/ penyebut harga melaporkan sebarang
AL
kesalahan rasuah kepada Pihak Berkuasa; dan
M
(iii) Memastikan Kerajaan tidak menanggung “unnecessary costs”
dalam pelaksanaan urusan perolehan.
N
1.14.5
AA
Universiti hendaklah melaksanakan Integrity Pact bagi memastikan semua
perolehan universiti dilaksanakan dengan lebih telus dan bagi
GS
mengelakkan pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.
AN
1.15. TARIKH KUATKUASA
Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.

B
KE
TI
SI
ER
IV
UN
16
A
SI
JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM
AY
Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB
1. Jawatankuasa Penyediaan 1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang Mengganti @ Pegawai • Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi
AL
Spesifikasi Yang Dilantik oleh Ketua PTJ. untuk perolehan kerja, bekalan dan
2. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dil antik oleh perkhidmatan
M
Ketua PTJ
3. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang • Menyediakan anggaran harga
mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik
N
oleh Ketua PTJ
2. Jawatankuasa Untuk 1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor • Membincang dan menimbangkan bantahan
AA
Menimbangkan Bantahan 2. Ahli : Wakil Jabatan Yang Membuat Tawaran yang diterima daripada pembekal
3. Ahli : Wakil Pengarah Eksekutif Kewangan
4. Ahli : Wakil dari Jabatan lain yang berpengetahuan
GS
dan berpengalaman dalam bidang tersebut
3. Jawatankuasa Pembuka Sebut 1. Pengerusi : Pegawai Kumpulan pengurusan & professional • Memeriksa setiap sebut harga dan tender
AN
Harga & Tender yang dilantik oleh Ketua Jabatan memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang
2. Ahli : Wakil Yang Dilantik ditetapkan
(Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua
B
PTJ berkenaan)
• Menyediakan laporan pembukaan untuk
jawatankuasa penilai
KE
3. Ahli : Wakil Yang Dilantik
(Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua
PTJ berkenaan)
TI
4. Jawatankuasa Penilaian 1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang Memangku @ Pegawai • Menilai dan mengesyorkan kepada
SI
Pembelian Terus, Lantikan Yang Dilantik oleh Pengarah Eksekutif Kewangan Jawatankuasa melulus
Terus, Runding Terus, Sebut 2. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh
ER
Harga & Tender Perolehan Ketua PTJ

Bekalan, Perkhidmatan, dan 3. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh
Ketua PTJ
IV
Kerja
4. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang
UN
17
A
SI
AY
mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik
oleh Ketua PTJ (mengikut keperluan jenis perolehan)
5. Jawatankuasa Rundingan 1. Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh Naib Canselor  Membuat rundingan harga dengan pihak
AL
Harga 2. Ahli – Wakil dari Jabatan Bendahari pembekal
3. Ahli – Pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan  Menilai dan mengesyorkan kepada
dalam bidang tersebut Jawatankuasa melulus
M
6. Jawatankuasa PTJ 1. Pengerusi : Ketua PTJ  Menilai dan meluluskan pembelian terus di
2. Ahli – Ketua Pentadbiran PTJ dalam PTJ
N
3. Ahli – Wakil Dari Bahagian/Unit Yang Memohon
7. Jawatankuasa Sebut Harga 1. Pengerusi : Pengarah EksekutifKewangan/Wakil  Perlu bersidang segera, ataupun dalam masa
AA
2. Ahli : Wakil yang dilantik. 14 hari setelah keputusan dibuat
3. Ahli : Wakil yang dilantik.  Memilih sebutharga yang paling
GS
menguntungkan
 Membuat keputusan sebulat suara
 Mengemukakan kepada Lembaga Perolehan
AN
sekiranya tidak mencapai keputusan atau
melebihi had nilai
8. Jawatankuasa Jadual Kadar 1. Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh Naib Canselor  Menilai dan menetapkan senarai item JKH
Harga 2.
3. B
Setiausaha : Ketua Unit Ukur Bahan Prasarana-UKM
Ahli : Pengarah Eksekutif Kewangan @ Wakil 
yang bersesuaian dengan keperluan universiti
KE
Menerima serta meluluskan penambahan
(Prasarana-UKM)
4. Ahli : Pengarah Prasarana-UKM @ Wakil item ke dalam senarai JKH
5. Ahli : Wakil Dari Pihak Yang Berpengetahuan atau  Mencadangkan dan mendapatkan kelulusan
Berpengalaman Didalam Bidang Berkenaan untuk kadar JKH yang terkini
TI
 Mencadangkan perubahan kepada JKH untuk

SI
kelulusan
 Menilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke
ER
semasa
9. Jawatankuasa Arahan 1. Pengerusi : Pegawai Penguasa  Menilai dan mengesyorkan permohonan
Perubahan Kerja (V.O) 2. Ahli : Wakil Dari Jabatan Bendahari Arahan Perubahan Kerja kepada
IV
3. Ahli : Pegawai Pakar Jawatankuasa melulus

UN
18
A
SI
AY
(Prasarana-UKM)
10. Lembaga Perolehan A 1. Pengerusi :  Mempertimbang dan menyetuju terima
Naib Canselor tender-tender yang melebihi RM20 juta
AL
(Bagi Perolehan yang
atau  Memeriksa dan meneliti dokumen penender,
menggunakan sepenuhnya
Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi iklan tender, spesifikasi tender, dokumen
M
atau sebahagian Geran 2. Anggota : tender (jika perlu), jadual tender yang
Kerajaan) (i) Dekan FKAB disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka
(ii) Wakil, Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Tender, laporan penilaian teknikal dan
N
Kewangan laporan penilaian kewangan

AA
(iii) Wakil Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi Memastikan semua pelawaan tender
Malaysia mematuhi tatacara pengurusan tender yang
(iv) Pendaftar berkuat kuasa
GS
3. Setiausaha :  Menyemak keupayaan teknikal dan
Pengarah Eksekutif Kewangan kewangan petender
 Memutuskan untuk menender semula atau
AN
mengesyorkan kaedah perolehan yang lain,
jika mendapati tatacara perolehan tidak
mengikut peraturan yang ditetapkan atau
B 
mengesyaki perkara luar aturan berlaku
KE
11. Lembaga Perolehan B 1. Pengerusi : Mempertimbang dan menyetuju terima
Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi tender-tender yang bernilai
atau sehingga RM20 juta
menggunakan sepenuhnya

TI
Timbalan Naib Canselor Memeriksa dan meneliti dokumen penender,

atau sebahagian Geran 2. Anggota : iklan tender, spesifikasi tender, dokumen
Kerajaan)
SI
(i) Dekan FKAB tender (jika perlu), jadual tender yang

(ii) Wakil Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka
ER
Malaysia Tender, laporan penilaian teknikal dan

(iii) Wakil Bahagian Perolehan dan Penswastaan Kementerian laporan penilaian kewangan
Kesihatan  Memastikan semua pelawaan tender
IV
(iv) Dekan atau Pengarah Pusat Perubatan UKM mematuhi tatacara pengurusan tender yang
UN
19
A
SI
AY
3. Setiausaha : berkuat kuasa
Pengarah Eksekutif Kewangan  Menyemak keupayaan teknikal dan
kewangan petender
AL
M
N

AA
12. Lembaga Perolehan ‘C’ 1. Pengerusi : Mempertimbang dan menyetuju terima
Ahli Lembaga Pengarah Bebas tender-tender yang bernilai sehingga RM100
2. Anggota : juta
menggunakan Geran UKM)
GS
(i) Ahli : Wakil yang dilantik  Memeriksa dan meneliti dokumen penender,
(ii) Ahli : Wakil yang dilantik iklan tender, spesifikasi tender, dokumen
(iii) Ahli : Wakil yang dilantik tender (jika perlu), jadual tender yang
AN
3. Setiausaha : disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka
Pegawai yang dilantik Tender, laporan penilaian teknikal dan
laporan penilaian kewangan
B  Memastikan semua pelawaan tender

KE
mematuhi tatacara pengurusan tender yang
berkuat kuasa
 Menyemak keupayaan teknikal dan
TI
kewangan petender
SI

ER

IV
UN
20
A
SI

AY
13. Lembaga Pengarah Universiti Semua Ahli Yang Dilantik Menilai dan meluluskan permohonan
pengecualian/ rundingan terus/ tender
terhad perolehan UKM bernilai melebihi
AL
RM10 juta yang menggunakan Geran UKM
 Menilai dan meluluskan tender yang bernilai
melebihi RM 100 juta bagi perolehan
M
menggunakan Geran UKM
 Memastikan semua peraturan perolehan
N
dipatuhi
AA
14. Jawatankuasa Barangan 1. Pengerusi :  Menilai dan melulus permohonan pembelian
Import Universiti Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi peralatan dan perkhidmatan luar negara
2. Anggota :
GS
(i) Pengarah Eksekutif Kewangan
(ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan &
Instrumentasi UKM(CRIM)
AN
(iii) Wakil MITI /MIDA
15. Jawatankuasa Rundingan 1. Pengerusi:  Menimbang dan memutuskan permohonan

Terus A
B
Naib Canselor perolehan dibuat secara rundingan terus
KE
2. Anggota:
(Penyelidikan sahaja)
(i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST)
(ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi
TI
UKM(CRIM)
(iii) Pengarah Eksekutif Kewangan
SI
3. Setiausaha:
(i) Ketua Bahagian Perolehan
ER
16. Jawatankuasa Rundingan 1. Pengerusi :  Menimbang dan memutuskan permohonan

IV
Terus B Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi perolehan dibuat secara rundingan terus
UN
21
A
SI
AY
(Penyelidikan sahaja) 2. Anggota:
(i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST)
(ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi
AL
UKM(CRIM)
(ii) Pengarah Eksekutif Kewangan
3. Setiausaha:
M
(i) Ketua Bahagian Perolehan
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
22
A
SI
0
JADUAL 2: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN GERAN UKM/ SUMBER DALAMAN
AY
Jawatankuasa
Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan
AL
Pembukaan
Pembelian Terus / Lantikan
Naib Canselor/ Pegawai yang
M
1. Terus / Perolehan Bekalan, Sehingga RM50,000 Tiada Tiada
diturunkan kuasa
Perkhidmatan dan Kerja
N
Sebut Harga Bekalan, Melebihi RM50,000 hingga
2. Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga
Perkhidmatan dan Kerja RM500,000
AA
Melebihi RM 500,000
Lembaga Perolehan C
hingga RM100 juta
GS
Tender Terbuka Bekalan, Diperakukan oleh Lembaga
3. Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
Perkhidmatan dan Kerja Perolehan C dan
Melebihi RM100 juta
dimuktamadkan di peringkat
AN
LPU
Naib Canselor atau
Sehingga RM500,000
B Jawatankuasa Sebut Harga

KE
Melebihi RM 500,000
Permohonan pengecualian/ Lembaga Perolehan ‘C’
hingga RM 10 juta
4. Rundingan Terus/ Tender Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
TI
Terhad Diperakukan oleh Lembaga

Perolehan ‘C’ dan
Melebihi RM 10 juta
SI
dimuktamadkan di peringkat
LPU
ER
IV
UN
23
A
SI
JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN
AY
Jawatankuasa
Pembukaan
AL
Pembelian Terus / Perlantikan Sehingga RM20,000 Tiada Tiada
diturunkan kuasa
1. Terus Perolehan Bekalan,
Melebihi RM20,000 hingga
M
Perkhidmatan. Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga ‘B’
RM50,000
1. Jawatankuasa Penilaian
N
Sebut Harga Bekalan dan RM50,000 hingga Teknikal
2. Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Sebut Harga ‘B’
Perkhidmatan RM500,000 2. Jawatankuasa Penilaian
AA
Harga
Pelantikan Terus Kerja Sehingga RM20,000 Tiada Tiada
diturunkan kuasa
GS
3.
Sebut Harga Kerja Melebihi RM 20,000 hingga
Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga
RM500,000
AN
Melebihi RM500,000
Lembaga Perolehan B
hingga RM20 juta
Tender Terbuka Bekalan, 1. Jawatankuasa Penilaian
Melebihi RM20 juta hingga
4.
B
RM100 juta Jawatankuasa Pembuka
Teknikal Lembaga Perolehan A
KE
berasaskan “Turnkey” atau 2. Jawatankuasa Penilaian
Melebihi RM100 juta
“Design and Build” Harga Lembaga Pengarah Universiti
hingga RM300 juta
Melebihi RM300 juta Kementerian Kewangan
TI
RM500,000 hingga RM20

Tender Terbuka Bekalan, Lembaga Perolehan B
juta
SI
Perkhidmatan dan Kerja selain

RM20 juta hingga RM100
5. berasaskan “Turnkey” atau Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Lembaga Perolehan A
ER
juta
“Design and Build” (Prasarana-
RM100 juta hingga RM300
UKM) Lembaga Pengarah Universiti
juta
IV
UN
24
A
SI
Jawatankuasa
Pembukaan
AY
AL
Tender Terhad Bekalan,
Tidak melebihi RM10 juta 1. Jawatankuasa Penilaian Lembaga Perolehan A
Teknikal
6. berasaskan “Turnkey” atau Jawatankuasa Pembuka
M
2. Jawatankuasa Penilaian
“Design and Build” Melebihi RM10 juta Kementerian Kewangan
Harga
N
Tender Terhad Bekalan, Tidak melebihi RM10 juta Lembaga Perolehan A
Perkhidmatan dan Kerja selain
AA
7. berasaskan “Turnkey” atau Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian
“Design and Build” (Prasarana- Melebihi RM10 juta Kementerian Kewangan
UKM)
GS
Rundingan Terus Bekalan dan Jawatankuasa Rundingan
8. Melebihi RM50,000 Tiada Kementerian Kewangan
Perkhidmatan Harga
AN
Jawatankuasa Rundingan
9. Rundingan Terus Kerja Melebihi RM20,000 Tiada Kementerian Kewangan
Harga
Tidak melebihi RM500,000 Jawatankuasa Rundingan
B Terus B
KE
Melebihi RM500,000hingga
Jawatankuasa Rundingan
RM1 juta
Terus A
Rundingan Terus Peralatan
TI
dan Perkhidmatan Melebihi RM1 juta hingga Jawatankuasa Rundingan

10. Tiada
Penyelidikan RM5 juta Harga Lembaga Perolehan A
SI
Melebihi RM5 juta hingga

ER
Lembaga Pengarah Universiti

RM10 juta
IV
UN
25
A
SI
Jawatankuasa
Pembukaan
AY
Sehingga RM 5 juta
Lembaga Pengarah Universiti
Rundingan Terus Peralatan
dan Perkhidmatan Perubatan Jawatankuasa Rundingan
AL
11. Tiada
Hospital, Pengajaran atau Harga (PPUKM)
Latihan Melebihi RM 5 juta Kementerian Kewangan
M
Sehingga RM50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan
Melebihi RM50,000 hingga
N
Jawatankuasa Sebut Harga
RM 500,000
Rundingan Terus Perisian
AA
12. RM500,000 hingga RM1 Jawatankuasa Rundingan
Komputer Umum Tiada Lembaga Perolehan B
juta Harga
GS
1. Rundingan Terus Perisian Sehingga RM 50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan
Komputer Khusus
AN
2. Rundingan Terus Perolehan Melebihi RM50,000 hingga
Jawatankuasa Sebut Harga
Pengkalan Data, Jurnal dan RM 500,000
Maklumat Melebihi RM500,000
Lembaga Perolehan B
13.
3. Rundingan Terus
B
hingga RM20 juta Tiada Tiada
KE
Perlanjutan Kontrak dan Melebihi RM20 juta hingga
Lembaga Perolehan A
Menaik Taraf Perkhidmatan RM50 juta
Rangkaian ICT dan
TI
Perkhidmatan Internet
Tidak melebihi RM5 juta Jawatankuasa Sebut Harga
SI
Tidak melebihi RM20 juta Jawatankuasa Perolehan B

ER
Perkhidmatan Perunding Jawatankuasa Penilaian

14. Tiada
Projek Pembangunan Fizikal Perunding
Tidak melebihi RM200 juta Lembaga Perolehan A
IV

UN
26
A
SI
Jawatankuasa
Pembukaan
AY
Perolehan Barangan Import Jawatankuasa Barangan
15. Melebihi RM 50,000
(termasuk Penyelidikan) Import Universiti
AL
M
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
27
BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS
2.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan
dan pengurusan aktiviti pembelian terus atau lantikan terus di Universiti
A
Kebangsaan Malaysia (UKM).
SI
AY
2.2. HAD NILAI
AL
Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 1 dan Jadual 3, Bil. 1 hendaklah dilaksanakan secara
M
Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada.
N
2.3. TANGGUNGJAWAB AA
2.1.1 Ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk—
GS
(a) merancang pembelian terus tahunan PTJ dan memastikan pembelian
terus tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga atau tender;
dan
AN
(b) memastikan pembelian terus bagi jenis item yang sama dalam
setahun yang melebihi had nilai pembelian terus dibuat mengikut
B
peraturan perolehan semasa yang ditetapkan.

KE
2.1.2 Unit Audit Dalam Universiti bertanggungjawab memantau pelaksanaan

TI
perolehan secara pembelian terus dan perolehan selanjutnya bagi jenis

SI
item yang sama agar PTJ mematuhi peraturan ini.

ER
2.1.3 Dokumen lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan
IV
nilai perolehan hendaklah disimpan oleh PTJ untuk tujuan pengauditan.

UN
2.1.4 Kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 (Geran Kerajaan) dan
RM50,000 (Geran UKM/ Sumber Dalaman) boleh dibuat secara lantikan
terus oleh Universiti di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan
Industri Binaan Malaysia (CIDB) dalam gred, kategori dan pengkhususan
yang berkaitan.
28
2.4. PROSEDUR
Prosedur Pembelian Terus / Lantikan Terus

(a) Kajian pasaran
(b) Pelawaan Cadangan (Request for Proposal - RFP)
(c) Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation - RFQ)
A
SI
(d) Kelulusan Ketua PTJ
AY
AL
M
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
29
Perolehan – Proses Pembelian / Lantikan terus
Mula
A
SI
Kajian Pasaran
AY
AL
Pelawaan Cadangan
M
(Request for Proposal– RFP )
N
AA
Pelawaan Sebut Harga
(Request for Quotation – RFQ )
GS
AN
Kelulusan Ketua PTJ

B
KE
TI
SI
ER
IV
UN
30
BAB 3 - SEBUT HARGA
3.1. TUJUAN
Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan
A
pengurusan aktiviti perolehan secara sebut harga di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM).
SI
AY
3.2. HAD NILAI
AL
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 2 dan Jadual 3 Bil. 2 dan 3 hendaklah dilaksanakan
M
secara Sebut Harga mengikut tatacara sedia ada.
N
3.3. TANGGUNGJAWAB
AA
3.3.1 PTJ
GS
PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan
oleh Universiti.
AN
3.3.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM).

B
KE
(a) Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja,

bekalan dan perkhidmatan.
TI
(b) Menyediakan anggaran harga.

SI
ER
3.3.3 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(a) Memeriksa setiap sebutharga memenuhi syarat-syarat wajib seperti

IV
yang di tetapkan.
UN
(b) Menyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai.
3.3.4 Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus.

3.3.5 Jawatankuasa Sebut Harga
31
(a) Bersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.
(b) Menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling
menguntungkan Universiti.
(c) Mencapai keputusan sebulat suara.
A
(d) Keputusan yang tidak sebulat suara atau melebihi had nilai hendaklah
SI
dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan
untuk keputusan.
AY
3.4. SYARAT-SYARAT
AL
3.4.1 Had Nilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Bekalan/
Perkhidmatan
M
(a) Perolehan yang melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah
N
dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)
pembuat/ pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar
AA
dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan.
GS
(b) Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah
dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/
pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di
AN
bawah kod bidang yang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka

kepada pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera dan bukan
B
Bumiputera. Syarikat pembuat/ pembekal bertaraf Bumputera

KE
hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan 1PP/PK2.1 yang

berkuatkuasa.
TI
3.4.2 Had Nilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Perolehan
Kerja
SI
(a) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah

ER
struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Jadar Kejuruteraan

Awam yang bernilai melebihi RM 20,000 hingga RM 200,000
IV
hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

UN
kontraktor tempatan/ daerah Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB

dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut
kategori dan pengkhususan yang berkenaan.
(b) Perolehan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000

hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)
kontraktor tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan CIDB dan
32
mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori
dan pengkhususan yang berkenaan.
(c) Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000

hingga RM500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-
kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar
A
dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK)
SI
mengikut gred, kategori dan pengkhususan yang berkenaan.
AY
3.5. PROSEDUR
AL
Prosedur Sebut Harga
M
(a) Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu)
(b) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)
N
(c) Penjualan Dokumen Sebut Harga
AA
(d) Pengurusan Peti Tawaran Penerimaan Sebut Harga
GS
(e) Pembukaan Peti Tawaran
(f) Penilaian Sebut Harga
AN
(g) Penyediaan Kertas Cadangan Sebut Harga

(h) Kelulusan Sebut Harga
B
KE
(i) Pengurusan Dokumen

TI

SI

ER
IV
UN
33
Perolehan – Proses Sebut Harga
Mula
A
Pemohon melengkapkan dokumen
keperluan Perolehan Jabatan
SI
AY
Ketua Jabatan meluluskan
permohonan
AL
M
Terima Dokumen Permohonan dari
Jabatan
N
AA
Pelawaan Spesifikasi/
GS
Skop kerja/ Perkhidmatan
(RFI – jika perlu)
B AN
Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/

KE
Cadangan (RFP)
TI
7 hari
SI
Pembukaan Sebut Harga

ER
1 hari
IV
PenilaianSebut Harga
UN
30 hari
Kelulusan Sebut Harga

30 hari
TawaranSebut Harga
34
BAB 4 - TENDER
4.1. TUJUAN
A
pengurusan aktiviti tender di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
SI
Terdapat dua jenis tender iaitu Tender Terbuka dan Tender Terhad. Tender Terbuka
adalah perolehan ditawarkan kepada umum melalui pengiklanan tender. Tender
AY
terhad adalah perolehan yang dipelawa kepada pembekal/pembuat/kontraktor yang
terpilih sahaja.
AL
M
4.2. HAD NILAI
N
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 3 dan Jadual 3 Bil. 4-7 hendaklah dilaksanakan secara
AA
Tender mengikut tatacara sedia ada.
GS
4.3. DOKUMEN RUJUKAN

AN
Dokumen Tender merangkumi perkara-perkara berikut:

(a) Syarat-syarat Tender;
B
(b) Spesifikasi;
KE
(c) Borang tender;

(d) Surat setuju terima tender;
TI
(e) Syarat-syarat kontrak;

SI
(f) Senarai kuantiti/ringkasan tender;

ER
(g) Jadual kadar harga;

IV
(h) Lukisan teknikal/pelan;

(i) Tempat penghantaran;
UN
(j) Tempoh siap/penghantaran;

(k) Cadangan pemindahan teknologi;
(l) Syarat dua (2) tahun penyata kewangan yang telah diaudit;
(m) Prestasi/rekod pengalaman;
(n) Profil dan kedudukan kewangan Pertender;
35
(o) Senarai semak dokumen/perkara yang perlu dikemukakan oleh Pertender;
(p) Setiap dokumen tender hendaklah diberikan nombor siri; dan
(q) Tempoh sah laku tawaran.
4.4. TANGGUNGJAWAB
A
SI
4.4.1 Urus Setia Tender
AY
Urus Setia tender di Universiti bertanggungjawab untuk menguruskan
semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai.
AL
4.4.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM).
M
(a) Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja,
bekalan dan perkhidmatan.
N
(b) Menyediakan anggaran harga.
AA
GS
4.4.3 Jawatankuasa Pembuka Tender
(a) Memeriksa setiap tender memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang
AN
ditetapkan
(b) Menyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai
B
KE
4.4.4 Jawatankuasa Penilaian Tender

Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus.
TI
SI
4.4.5 Jawatankuasa Perolehan Universiti

ER
(a) Bersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan tender.

IV
(b) Menimbang memilih tender yang paling menguntungkan Universiti.

(c) Memberi kelulusan kepada penender yang berjaya.
UN
4.5. PROSEDUR
Prosedur Tender
(a) Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu)
36
(b) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)
(c) Pelawaan Tender
(d) Deposit Tender
(e) Bantahan oleh Petender
A
(f) Pengurusan Peti Tender
SI
(g) Pembukaan Tender
AY
(h) Penilaian Tender
(i) Kelulusan Tender
AL
(j) Pengurusan Dokumen Kontrak
M
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
37
Perolehan – Proses Tender
Pemohon melengkapkan dokumen

Mula
keperluan Perolehan Jabatan
Ketua Jabatan meluluskan permohonan
A
Terima Dokumen Permohonan dari Jabatan
SI
AY
Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ Perkhidmatan
(RFI jika perlu)
AL
Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)
M
Kelulusan
N
Rundingan Tender
AA Tender
Terus Terbuka Terhad
GS
Sila rujuk Proses Pelawaan Tender

AN
Rundingan Terus
Pembukaan Tender
B
KE
Penilaian Tender
TI
Keputusan
SI
Tidak Lulus Lulus

ER
Bantahan
IV
UN
Pertimbangan Semula
Keputusan
Bantahan Di Tolak Surat Anugerah Tender
38
BAB 5 - RUNDINGAN TERUS
5.1. TUJUAN
A
pengurusan aktiviti secara rundingan terus di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
SI
AY
5.2. KRITERIA PEROLEHAN
Kriteria bagi perolehan secara rundingan terus adalah seperti berikut:
AL
(a) Jenis peralatan
M
Perolehan peralatan yang terlibat adalah bagi kegunaan penyelidikan,
pengajaran dan khidmat perubatan.
N
(b) Pembekal tunggal
AA
Pembelian khusus yang hanya satu pembekal dapat membekalkan barangan
GS
atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti alat ganti tertentu dan

sebagainya.
AN
(c) Alat khas atau spesifik

B
KE
Hanya alat khas atau spesifik yang boleh diguna pakai bagi sesuatu
penyelidikan.
TI
(d) Alat yang diakreditasi

SI
Alat-alat tertentu yang diakreditasi sahaja boleh digunakan dalam sesuatu

ER
penyelidikan bagi mempertahankan keputusan analisis.

IV
(e) Bagi maksud penyeragaman

UN
Bagi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan sedia ada dengan

barangan baru yang akan dibeli, permohonan untuk membeli barangan yang
sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh
dipertimbangkan.
39
(f) Melibatkan keselamatan dan yang strategik
Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang
strategik dan perlu dirahsiakan.
(g) Kontrak dengan syarikat bumiputera
A
(i) Tender yang khusus dibuka kepada pembuat yang berkenaan sahaja
SI
dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat bumiputera yang
AY
bertaraf pembuat.
(ii) Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat
AL
bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus boleh
dipertimbangkan untuk membantu mewujudkan pembuat bumiputera
M
yang berdaya saing.
N
(h) Keperluan mendesak
AA
(i) Perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja yang mendesak dan perlu
disegerakan.
GS
(ii) Sekiranya perolehan tidak dibuat dengan segera, akan menjejaskan

AN
perkhidmatan dan kepentingan awam.

B
(i) Perkhidmatan ICT

KE
(i) Perolehan Perisian Komputer

(ii) Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan maklumat secara atas talian.
TI
(iii) Perlanjutan Kontrak Penyelenggaraan dan menaik taraf perkhidmatan ICT

SI
dan Internet.
ER
5.3. HAD NILAI

IV

UN
seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 1 - 5 dan Jadual 3, Bil. 8 – 13 hendaklah dilaksanakan

secara Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada.
40
5.4. TANGGUNGJAWAB
5.4.1 PTJ bertanggungjawab dalam proses pengurusan Perolehan secara
Rundingan Terus.
5.4.2 Jawatankuasa Runding Harga
A
(a) Bagi memastikan harga yang dirundingkan adalah munasabah,
SI
berpatutan dan mendapat best value for money, kajian pasaran
AY
hendaklah dibuat bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan sebelum
sesuatu rundingan dijalankan.
AL
(b) Trend harga pembelian dalam urusan perolehan hendaklah diambil
kira dan dijadikan sebagai panduan. Harga pembelian bagi perolehan
M
yang sama yang diuruskan oleh Universiti lain juga hendaklah diambil
kira.
N
(c) Bagi perolehan kerja, anggaran Jabatan hendaklah dijadikan asas
AA
rundingan. Universiti perlu mengambil kira angka tunjuk harga atau
indeks kos bahan binaan bangunan yang diterbitkan oleh Jabatan
GS
Perangkaan semasa menyediakan anggaran Jabatan.
(d) Minit mesyuarat hendaklah disediakan untuk setiap mesyuarat
AN
rundingan harga dengan mempunyai maklumat kehadiran dan perkara

yang telah atau pun tidak dipersetujui dan seterusnya hendaklah
ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat.
B
KE
(e) Laporan hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan

ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan
Harga dalam tempoh tiga (3) hari selepas tamat rundingan harga dan
TI
seterusnya dikemukakan oleh Kementerian Kewangan bagi

SI
meluluskan harga tersebut.

ER
5.4.3 Pihak Berkuasa Meluluskan

IV
Pihak Berkuasa Meluluskan bertanggungjawab untuk meluluskan perolehan

UN
secara rundingan terus perlu —

(a) meneliti permohonan PTJ yang lengkap, mengandungi justifikasi
mengenai keperluan perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja
dibuat secara runding harga dan disokong dengan dokumen
pengesahan seperti syarikat pembekal tunggal.
41
(b) membuat penilaian sama ada justifikasi yang dikemukakan mengenai
pembelian secara runding harga memenuhi kriteria dan wajar
dipertimbangkan.
(c) membuat penilaian sama ada maklumat berkaitan dengan
perbandingan harga pasaran adalah munasabah dan menguntungkan
Universiti dan meluluskan permohonan PTJ untuk pembelian.
A
SI
5.5. PROSEDUR
AY
Prosedur Rundingan Terus
AL
(a) Memohon untuk mendapat kelulusan awal
M
(b) Penilaian dan pemilihan Pembekal/Pembuat/Kontraktor
(c) Proses runding harga
N
(d) Kelulusan AA
GS

B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
42
Perolehan – Proses Rundingan Terus
Mula
A
SI
AY
Memohon Kelulusan
Awal
AL
M
Penilaian
N
Pembekal/Pembuat/
AA
Kontraktor
GS
AN
Rundingan
Harga
B
KE
TI
Kelulusan Rundingan
Harga
SI
ER
IV
UN
43
BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING
6.1. TUJUAN
A
pengurusan perolehan perkhidmatan perunding di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)
SI
Perolehan perkhidmatan perunding diperlukan bagi tujuan pelaksanaan kajian dan
AY
projek pembangunan fizikal.
AL
M
(a) Perkhidmatan perunding ialah perkhidmatan yang disediakan oleh firma
perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang
N
perkhidmatan perunding yang berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding
AA
fizikal dan perunding bukan fizikal.
(b) Bagi melaksanakan sesuatu projek pembangunan fizikal atau kajian, tetapi
GS
tidak mempunyai keupayaan dari segi kepakaran atau kakitangan dalam

organisasi sendiri, boleh mendapatkan perkhidmatan perunding dan bercadang
AN
untuk menggunakan perkhidmatan perunding,

(c) Bagi melaksanakan projek pembangunan fizikal perlulah merujuk kepada
B
Jabatan Teknik terlebih dahulu sebelum melaksanakan projek-projek

KE
pembangunan fizikal.
(d) Bagi pelaksanaan projek Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) yang
TI
memerlukan perkhidmatan perunding, rujukan hendaklah dibuat terlebih

dahulu kepada Pusat Teknologi Maklumat UKM dengan mengemukakan
SI
permohonan masing-masing.
ER
(e) Pengecualian diberikan untuk perkhidmatan Juru Ukur – gunapakai kelulusan

baru had RM100,000.00.
IV
UN
6.3. HAD NILAI
Perolehan Perkhidmatan Perunding melibatkan kos seperti di Bab 1, Jadual 3, Bil. 14

– 16 hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara sedia ada.
44
6.4. TANGGUNGJAWAB
6.4.1 PTJ
Untuk mendapatkan perkhidmatan perunding, hendaklah terlebih dahulu
mendapatkan kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang
diturunkan kuasa.
A
SI
6.4.2 Jawatankuasa Penilaian Perunding
AY
(a) mempertimbangkan terma rujukan dan butiran anggaran kos yang
diperincikan bagi perolehan perkhidmatan perunding yang disediakan
AL
oleh Universiti;
M
(b) menetapkan markah lulus bagi penilaian teknikal;
(c) melaksanakan penilaian terhadap cadangan teknikal dan cadangan kos
N
yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kriteria utama yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan; dan
AA
(d) memperakui perunding yang layak untuk pertimbangan Pihak
Berkuasa Meluluskan.
GS
AN
6.5. PROSEDUR
Prosedur Lantikan Perkhidmatan Perunding

B
(a) Mendapatkan kelulusan awal untuk membuat Lantikan Perunding

KE
(b) Lantikan terus berserta kos siling/Tender Terhad/Tender Terbuka

TI
(c) Penilaian Perunding

SI
(d) Kelulusan Lantikan Perunding

(e) Pengurusan Dokumen Kontrak
ER
IV

UN
45
Perolehan – Proses Perkhidmatan Perunding
Mula
A
SI
Kelulusan
Awal Untuk
AY
Lantikan
AL
M
Lantikan Terus Lantikan Secara Lantikan Secara
Beserta Kos Siling Tender Terhad Tender Terbuka
N
AA
GS
AN
Penilaian Perunding
B
KE
TI
Kelulusan Lantikan
Perunding
SI
ER
IV
Surat
Tawaran Lantikan
UN
Perunding
46
BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA
7.1. TUJUAN
A
pengurusan Jadual Kadar Harga (JKH) di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)
SI
JKH diwujudkan untuk memberi peluang kepada vendor yang didaftarkan di dalam
PPV untuk melaksanakan kerja/memberi perkhidmatan pada kadar yang telah
AY
ditetapkan oleh pihak universiti.
AL
M
(a) JKH ini hanya terpakai kepada vendor Bumiputera sahaja
N
(b) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga perlu dilantik untuk mengawalselia aktiviti
serta kadar JKH dari semasa ke semasa
AA
(c) Hanya JKH yang telah mendapat kelulusan sahaja yang boleh digunapakai di
dalam tawaran kepada vendor SVU di dalam program PPV.
GS
(d) JKH perlu di nilai dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan kesesuaian
AN
7.3. TANGGUNGJAWAB
B
7.3.1 PTJ
KE
Mencadangkan item-item perlu untuk dimasukkan ke dalam senarai JKH.

TI
7.3.2 Jawatankuasa Jadual Kadar Harga

SI
(a) Menilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan
ER
keperluan universiti;
IV
(b) Menerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH;
(c) Mencadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang

UN
terkini;
(d) Mencadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan; dan
(e) Menilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa.
47
7.3.3 Bahagian Perolehan
Menggunapakai kadar JKH yang terkini.
A
SI
AY
AL
M
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
48
BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA
8.1. TUJUAN
A
pengurusan Arahan Perubahan Kerja atau pun Variation Order (VO) di Universiti
Kebangsaan Malaysia (UKM).
SI
Arahan Perubahan Kerja didefinisikan sebagai sebarang penyimpangan daripada
AY
perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasi dan/atau senarai kuantiti sama
ada dipinda, ditambah atau pun dikurangkan.
AL
M
(a) Secara umumnya, Arahan Perubahan Kerja tidak digalakkan, tetapi sekiranya
N
terdapat rasional serta justifikasi yang wajar, polisi-polisi berikut perlu dipatuhi.
AA
(b) Arahan Perubahan Kerja hanya dibenarkan dalam keadaan berikut:
GS
(i) Keperluan statut, Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Bomba dan
Penyelamat Malaysia, Pembekal Utiliti (seperti Tenaga Nasional Berhad,
Telekom Malaysia, Jabatan Bekalan Air dan Indah Water Konsortium);
AN
(ii) Bertujuan mengelakkan ancaman nyawa, kerosakan harta benda awam

atau kerugian wang dan implikasi perundangan kepada Kerajaan; dan
B
KE
(iii) Keperluan teknikal diperlukan untuk menyiapkan skop projek asal

tertakluk kepada had nilai maksimum RM 1 juta.
(c) Semua permohonan untuk Arahan Perubahan Kerja perlu disertakan dengan
TI
justifikasi yang kukuh serta mendapat kelulusan sebelum ia dilaksanakan.

SI
(d) Tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan,
ER
kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak.

(e) Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal.
IV
UN
49
8.3. HAD NILAI
Had nilai Arahan Perubahan Kerja:
Had Perubahan Kerja

Jenis Perolehan Menggunakan Geran UKM Kuasa Melulus
(Nilai)
A
Sebutharga & 10% atau sehingga RM1J Jawatankuasa Arahan Perubahan Harga:
SI
Tender Pengerusi : Pegawai Penguasa
AY
Ahli : Wakli Dari Jabatan Bendahari
Ahli : Pegawai Pakar
AL
<20% atau sehingga RM2J Jawatankuasa Perolehan
>20% atau melebihi RM2J Kementerian Kewangan (bagi projek
M
yang menggunakan dana Geran
Kerajaan)
N
8.4. PROSEDUR
AA
GS
8.4.1 Arahan Perubahan Kerja Untuk Kontrak Pusat
(a) Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan
AN
kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut.

(b) Pengurus Kontrak perlu:
B
(iv) Memastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar.

KE
(v) Mendapatkan kelulusan untuk Arahan Perubahan Kerja tersebut.

TI
8.4.2 Arahan Perubahan Kerja untuk Bukan Kontrak Pusat

SI
(a) Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan

ER
kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut.

(b) Pengurus Kontrak perlu:
IV
(i) Memastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar.

UN
(ii) Mendapatkan kelulusan untuk Arahan Perubahan Kerja tersebut.
8.4.3 Arahan Perubahan Kerja untuk Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak
Untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
Arahan Perubahan Kerja ini boleh diluluskan dengan syarat-syarat berikut:
50
(a) Bagi kontrak yang bernilai lebih daripada RM200,000.00 hingga
RM500,00.00.
(b) Kontrak masih berkuatkuasa semasa perlanjutan tempoh kontrak
dipertimbangkan.
(c) Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain.
A
SI
8.4.4 Kelulusan Arahan Perubahan Kerja
AY
Kelulusan untuk semua permohonan Arahan Perubahan Kerja adalah di
bawah bidangkuasa jawatankuasa asal yang meluluskan kontrak berkaitan.
AL
M
N
AA
GS
B AN
KE
TI
SI
ER
IV
UN
51
BAB 9 - PEROLEHAN KECEMASAN
9.1. TUJUAN
A
pengurusan Perolehan Kecemasan di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
SI
Perolehan kecemasan boleh dibuat apabila berlaku sesuatu situasi di luar kawalan
dan yang tidak diduga yang memerlukan tindakan segera untuk memastikan
AY
kelangsungan operasi dan meminimumkan kesan kepada perkhidmatan pelanggan,
serta memastikan keselamatan anggota dan aset universiti. Ini termasuk situasi
AL
sebagaimana berikut:
M
(a) Kerosakan sistem telekomunikasi, sistem yang kritikal kepada pengurusan UKM,
serta sistem dan peralatan eletrikal.
N
(b) Pembaikan sistem penyaman udara di bilik peralatan serta kawasan pejabat
yang tidak mempunyai kontrak.
AA
(c) Pembaikan sistem paip serta pembentungan yang tidak mempunyai kontrak.
GS
(d) Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, peperangan, rusuhan, kebakaran,
tanah runtuh dan yang seumpamanya.
AN
(e) Tindakan sabotaj dan vandalisma.

B
9.2. KEUTAMAAN
KE
(a) Jika berlaku keadaan kecemasan sebagaimana dinyatakan di dalam Klausa 9.1
di atas, keutamaan harus diberikan kepada kerja-kerja pembaikan (restoration).
TI
(b) Semua arahan lisan kepada pembekal mestilah diikuti arahan bertulis dalam
SI
masa tidak lebih daripada 5 hari bekerja.

ER
9.3. PENGECUALIAN
IV
(a) Pembelian secara ‘ad-hoc’ akibat daripada kegagalan merancang dengan baik,
UN
tidak boleh dianggap sebagai Pembelian Kecemasan.

(b) Potensi kehilangan pendapatan ataupun pelanggan akibat daripada kegagalan
merancang dan kegagalan mengambil tindakan yang proaktif untuk menukar
ataupun menaik taraf peralatan ataupun kegagalan memperbaharui kontrak;
adalah tidak termasuk di dalam definisi Pembelian Kecemasan.
52
9.4. HAD NILAI
Had Nilai Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan (KKPK) adalah saperti jadual
dibawah:
JADUAL 4: KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN KECEMASAN (KKPK)
A
Nilai Perolehan (RM) Yang Melulus
SI
Sehingga 10,000 Ketua PTJ
AY
Sehingga 20,000 Pengarah Prasarana-UKM
Sehingga 50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan
AL
Melebihi 50,000 Naib Canselor
M
9.5. PROSEDUR
N
9.5.1 Pemilihan Pembekal dan AwardAA
(a) Pemilihan pembekal adalah berasaskan kepada pengalaman,
kepakaran serta kebolehan yang telah dikenalpasti.
GS
(b) Pembekal yang telah dikenalpasti perlu dihubungi dengan kadar
segera.
AN
(c) Sekiranya skop perolehan meliputi aktiviti yang berkaitan dengan

kerja, hanya pembekal berdaftar sahaja yang harus ditawarkan kerja.
B
KE
9.5.2 Kelulusan
(a) Semua arahan lisan kepada pembekal dan aktiviti berkaitan dengan
TI
kerja kecemasan ini perlu direkodkan.

SI
(b) Asas kepada cadangan tawaran kerja kepada pembekal mestilah

ER
berpandukan kepada Jadual 4: ‘Keperluan Kelulusan Pembelian

Kecemasan’ (KKPK).
IV
(c) Pihak yang meluluskan cadangan tawaran kerja mestilah berpandukan

kepada Jadual 4: Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Kecemasan
UN
(KKPK).
53
9.6. TANGGUNGJAWAB
9.6.1 Pegawai Yang Bertanggungjawab

(a) Memastikan Pembelian Kecemasan dibuat berpandukan kepada tadbir
urus yang wajar dan pematuhan kepada polisi yang telah digariskan.
A
(b) Perlu mendapatkan kebenaran lisan ataupun bertulis daripada pihak
yang berkuasa melulus.
SI
(c) Perlu menghubungi pembekal yang berkelayakan untuk memulakan
AY
kerja pembaikan seberapa segera setelah mendapat kelulusan.
AL
(d) Mengemukakan dokumentasi yang lengkap daripada pembekal
setelah kerja siap dilaksanakan.
M
9.6.2 Pihak Berkuasa Melulus
N
(a) Had melulus Pembelian Kecemasan adalah sebagaimana Jadual 4.
AA
(b) Dibenarkan membuat Pembelian Kecemasan tanpa perlu melalui
prosedur sebutharga ataupun tender.
GS
(c) Memberi kelulusan yang segera kepada person in charge untuk

memulakan kerja pembaikan dan memastikan kelulusan lisan yang
AN
diberikan itu diikuti dengan kelulusan bertulis.

(d) Memastikan Pembelian Kecemasan dibuat berpandukan tadbir urus
B
dan menepati polisi dan prosedur yang telah digariskan.

KE
(e) Mengemukakan laporan bulanan Pembelian Kecemasan kepada

pegawai atasannya untuk tujuan pemantauan.
TI
SI

ER

IV
UN
54
BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR
10.1. TUJUAN
A
pengurusan Program Pengurusan Vendor (PPV) di Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)
SI
PPV adalah program untuk menjalin hubungan ‘menang-menang’ antara vendor dan
AY
pihak universiti di dalam memastikan perkhidmatan serta barangan yang dibekalkan
adalah menepati kualiti serta spesifikasi yang telah ditetapkan. Program ini juga
AL
memberi peluang kepada pihak kontraktor/pembekal/pengilang untuk terus
meningkatkan mutu barangan dan perkhidmatan masing-masing dalam usaha
M
mengembang perniagaan mereka.
N
10.2. KEUTAMAAN
AA
(a) Pihak universiti perlu mewujudkan sebuah program PPV yang berbentuk
GS
‘menang-menang’ dengan vendor yang berpotensi di samping mengekalkan
amalan dan prinsip persaingan yang adil dan terbuka.
AN
(b) Matlamat utama program ini perlu menjurus kepada penambahbaikan

perkhidmatan yang di terima dari vendor-vendor yang terlibat.
B
KE
10.3. VENDOR
10.3.1 Pendaftaran Vendor
TI
(a) Pemilihan pembekal adalah berasaskan kepada pengalaman,

SI
kepakaran serta kebolehan yang telah dikenalpasti.

ER
(b) Pendaftaran vendor baharu perlu dibuat oleh Bahagian Perolehan

sahaja.
IV
(c) Pihak universiti perlu mewujudkan Senarai Vendor Universiti (SVU)

yang mana diurus dan dikendalikan oleh Bahagian Perolehan.
UN
10.3.2 Pengkelasan Dan Pengiktirafan

(a) Pengkelasan vendor akan ditentukan berdasarkan kepada penilaian
keatas tempoh beroperasi, pengalaman kerja, keupayaan modal,
pengalaman pengurusan termasuk membuat lawatan tapak atau lain-
55
lain aspek yang difikirkan perlu oleh Bahagian Perolehan dari masa
kesemasa.
(a) Bahagian Perolehan akan mengeluarkan Sijil Pengiktirafan kepada
semua vendor yang berdaftar.
A
10.3.3 Penilaian secara berkala akan dilakukan. Antara aspek-aspek yang akan
SI
dinilai ialah:
AY
(a) Harga yang kompetitif
(b) Produk/kerja yang berkualiti
AL
(c) Rekod pelaksanaan kerja/projek yang baik
M
(d) Prestasi penghantaran yang baik
(e) Khidmat pelanggan
N
(f) Pengalaman dan kepakaran tempatan
AA
(g) Kedudukan syarikat yang stabil
(h) Etika dan amalan kerja berintegriti
GS
(i) Lain-lain kriteria yang difikirkan perlu

AN
10.3.4 Pendaftaran vendor tanpa memenuhi mana-mana kriteria yang telah

B
ditetapkan perlu dinyatakan secara rasional dengan justifikasi yang jelas dan
KE
didokumenkan. Ini terutamanya melibatkan vendor-vendor baharu.

TI
10.3.5 Setiap kategori vendor yang didaftarkan wajib mempunyai lebih daripada
SI
satu vendor untuk memastikan persaingan yang sihat di samping

mengurangkan pergantungan kepada satu-satu vendor tertentu sahaja.
ER
IV
10.4. TANGGUNGJAWAB
10.4.1 PTJ
UN
(a) Mengikut ketetapan sasaran yang telah ditetapkan.

(b) Memantau prestasi vendor.
(c) Menilai prestasi vendor setelah kerja selesai ataupun di akhir kontrak.
56
10.4.2 Bahagian Perolehan
(a) Menetapkan sasaran serta metriks yang jelas dengan vendor.
(b) Mengurus dan mengendalikan pendaftaran vendor berdasarkan
cadangan daripada PTJ dan rekod prestasi vendor.
(c) Mengurus dan mengemaskini Senarai Vendor Universiti (SVU).
A
(d) Menyediakan kriteria dan template untuk penilaian vendor.
SI
(e) Memantau dan menilai prestasi vendor berpandukan laporan prestasi
AY
vendor yang diperolehi daripada PTJ dan menganalisa data yang
berkaitan.
AL
(f) Meningkatkan tahap kategori vendor perpandukan prestasi yang
M
ditunjukkan.
(g) Memberi maklum balas kepada vendor berkenaan prestasi mereka
N
untuk tujuan penambahbaikan.
(h)
AA
Mengurus dan memastikan komunikasi dalaman berkenaan dengan
SVU serta proses penilaian vendor dibuat dengan cara yang berkesan.
GS
(i) Menyenarai hitamkan vendor yang tidak mencapai prestasi yang
ditetapkan.
AN

B

KE
TI
SI
ER
IV
UN
57
Perolehan – Proses Program Pengurusan Vendor
Mula
A
Permohonan Pendaftaran Vendor
SI
AY
Penilaian Vendor
AL
Tidak Kelulusan
M
Lulus Pendaftaran
N
AA
Lulus
GS
Pengkelasan
AN
Mengeluarkan sijil
Pemantauan Prestasi
B
Pengiktirafan
KE
Penilaian Prestasi
TI
SI
Keputusan
ER
Tidak Memuaskan Memuaskan

Penilaian
IV
Pendaftaran Penyertaan
UN
Dibatalkan Dilanjutkan
58
BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK
11.1. TUJUAN
A
pengurusan Pentadbiran Kontrak di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).
SI
AY
11.2. PENTADBIRAN KONTRAK
(a) Pihak Pengurusan Universiti memberikan perhatian yang serius kepada
AL
pengurusan dan pentadbiran kontrak bagi menjaga kepentingan Universiti dan
melicinkan urusan yang berhubungan dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.
M
(b) Pemantauan ke atas kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah
dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan
N
dan mengenal pasti masalah pelaksanaan kontrak dari peringkat awal.
AA
11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA
GS
11.3.1 Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan

AN
dan kerja seperti yang berikut:

(a) bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai
melebihi RM200,000.00, mengikut peraturan yang berkuat kuasa;
B
KE
(b) bagi perolehan yang bernilai sehingga RM200,000.00, Bon

Pelaksanaan adalah dikecualikan; dan
TI
(c) bagi kontrak bekalan/perkhidmatan bermasa yang berkuat kuasa bagi

tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan amaun bon pelaksanaan
SI
dikira mengikut anggaran nilai kontrak setahun sahaja. Walau

ER
bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor

hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.
IV
UN
11.3.2 Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi kontrak

kerja, kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) hendaklah diguna pakai
sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan mengenai tatacara
pengurusan tender yang berkuat kuasa.
59
11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA
Bayaran pendahuluan terbahagi kepada yang berikut:
11.4.1 Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan
(a) Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh
diberikan sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum
A
RM100,000.00 mengikut mana-mana yang lebih rendah; dan
SI
(b) Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberikan
AY
sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM50,000.00
mengikut mana-mana yang lebih rendah.
AL
M
11.4.2 Kontrak kerja
Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberikan sehingga 25%
N
daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM100,000.00
mengikut mana-mana yang lebih rendah.
AA
GS
11.4.3 Bagi mendapatkan kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-
syarat yang berikut hendaklah dipatuhi:
AN
(a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga

RM 1 juta;
B
(b) Pesanan Rasmi Universiti telah ditandatangani dan dikeluarkan;

KE
(c) Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat

kontrak telah dikemukakan;
TI
(d) Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan, perkhidmatan dan

kerja hendaklah dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan dalam AP
SI
200.2(b). Jaminan hendaklah sama nilainya dengan bayaran

ER
pendahuluan;
(e) Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada peringkat awal kontrak
IV
dan tidak melebihi satu (1) bulan dari tarikh Pesanan Rasmi Universiti
UN
di mana berkaitan; dan

(f) pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan
dan kerja jika tempoh penghantaran/perkhidmatan/siap kerja tidak
melebihi tiga (3) bulan.
60
11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA
Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerja secara sebut harga boleh diberikan
bayaran interim atau kemajuan sehingga kerja-kerja siap dilaksanakan.
11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA
A
SI
Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran
AY
kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah
disempurnakan. Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai dibuat selewat-
lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%. Manakala bagi kontrak bekalan atau
AL
perkhidmatan juga, potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau
perkhidmatan disempurnakan.
M
N
11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA
KONTRAK BELIAN DAN PERKHIDMATAN
AA
Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh
GS
diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal dengan syarat-
syarat yang berikut:
AN
(a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga

RM500,000.00 ;
B
(b) Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak

KE
dipertimbangkan;
(c) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan
TI
perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

(d) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberikan sekali sahaja dan tempoh
SI
maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan

ER
(e) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak
asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000.00 dengan syarat jumlah
IV
keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.00;
UN
atau
(f) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada
kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000.00 dengan syarat
jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.00.
61
11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA KONTRAK
KERJA
11.8.1 Perubahan kerja dibenarkan sekiranya perlu tertakluk kepada syarat-syarat

yang berikut:
(a) Peruntukan mencukupi;
A
(b) Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga diperoleh terlebih dahulu
SI
sebelum perubahan kerja dilaksanakan. Seorang daripada anggota
AY
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai
Teknikal; dan
AL
(c) Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi
20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000.00
M
mengikut mana-mana yang paling rendah. Cadangan perubahan kerja
terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000.00
N
hendaklah dirujuk untuk kelulusan Lembaga Perolehan terlebih
AA
dahulu.
GS
11.8.2 Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai melebihi RM200,000.00 hingga
RM500,000.00 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawankuasa Sebut
AN
Harga terlebih dahulu.

B
11.9. BON PELAKSANAAN TENDER

KE
11.9.1 Bon pelaksanaan merupakan suatu aku janji tak bersyarat (unconditional
undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan untuk membayar suatu amaun
TI
tertentu atas tuntutan sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi dan
SI
melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.

ER
11.9.2 Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, kontraktor hendaklah

IV
mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, bon

pelaksanaan yang nilainya adalah seperti yang berikut:
UN
(a) Dua setengah peratus (2.5%) daripada jumlah harga kontrak bagi
kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai antara
RM200,000.00 hingga RM500,000.00;
(b) Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan
atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.00; dan
62
(c) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam
tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai bon
pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak bagi
satu tahun sahaja. Walau bagaimanapun, bon pelaksanaan yang
dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh
kontrak bermasa.
A
SI
11.9.3 Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00, kontraktor
AY
hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, bon
pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak.
AL
M
11.9.4 Bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia (RM) dari
bank atau institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama
N
ada dalam bentuk—
(a)
AA
Jaminan Bank atau Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank
atau syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi-
Institusi Kewangan 1989 [Akta 372] yang beroperasi di Malaysia;
GS
(b) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di

AN
bawah Akta Bank Islam 1983 [Akta 276] yang beroperasi di Malaysia;
(c) Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat insurans yang
berlesen di bawah Akta Insurans 1996 [Akta 553] yang beroperasi di
B
Malaysia;
KE
(d) Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen
di bawah Akta Takaful 1984 [Akta 312] yang beroperasi di Malaysia;
TI
atau
SI
(e) Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad

ER
(BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank).
IV
11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN

UN
Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, tempoh sah laku bagi sesuatu jaminan
adalah dari tarikh jaminan itu dikeluarkan hingga dua belas (12) bulan selepas tarikh
tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana-mana yang lebih
kemudian.
63
11.11. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA
(a) Bagi kontrak kerja, bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk
seperti di perenggan 11.9.4 atau dalam bentuk Wang Jaminan Pelaksanaan
(WJP) yang merupakan suatu kemudahan bagi memenuhi keperluan bon
pelaksanaan.
A
(b) WJP bermaksud sejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagi memastikan
SI
kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang
AY
ditandatangani.
(c) Jumlah WJP ialah lima peratus (5%) daripada harga keseluruhan kontrak.
AL
(d) Kemudahan WJP hanya dibenarkan untuk kontraktor kerja tempatan. Walau
bagaimanapun, WJP tidak dibenarkan bagi subkontraktor yang dinamakan bagi
M
kerja.
(e) Sekiranya kontraktor gagal untuk mengemukakan bon pelaksanaan
N
sebagaimana di perenggan 11.9.4 pada tarikh milik tapak, kaedah WJP akan
AA
diguna pakai secara automatik.
(f) Kontraktor yang memilih atau dikenakan kaedah WJP akan dikenakan potongan
GS
sebanyak sepuluh (10%) daripada bayaran kemajuan pertama dan selanjutnya
sehingga ia mencapai lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak.
AN
(g) WJP yang dipotong daripada bayaran kemajuan hendaklah dimasukkan ke

dalam akaun deposit yang dinamakan “Wang Jaminan Pelaksanaan”.
B
(h) Suatu akaun subsidiari dan senarai lengkap kontraktor yang berkenaan yang
KE
menunjukkan butir-butir terperinci setiap potongan WJP dan baki bulanan dan
tahunan hendaklah diselenggarakan secara teratur dan dikemaskinikan.
TI
(i) Pada bila-bila masa sepanjang pelaksanaan projek, kontraktor boleh

mengemukakan bon pelaksanaan sebagaimana di perenggan 11.9.4 dan Agensi
SI
yang berkenaan hendaklah memulangkan WJP yang ditahan.

ER
(j) Tempoh sah laku bon pelaksanaan adalah dari tarikh kuat kuasa kontrak hingga
dua belas (12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.
IV
(k) Sekiranya berlaku kelewatan dalam menyiapkan projek, tindakan serta-merta

UN
hendaklah diambil oleh agensi yang berkenaan untuk memastikan bahawa

tempoh sah laku bon pelaksanaan dilanjutkan, tanpa mengambil kira sama ada
Kerajaan mengenakan ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan atau
pelanjutan masa diluluskan.
64
11.12. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK ANTARABANGSA
(a) Kontraktor hendaklah mengemukakan bon pelaksanaan dalam bentuk Jaminan

Bank dan dalam mata wang yang ditetapkan bagi harga kontrak daripada bank
yang berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi-Institusi Kewangan 1989 yang
beroperasi di Malaysia.
A
(b) Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat pelepasan bagi Jaminan Bank
SI
hendaklah dikemukakan kepada Bank. Salinan asal atau satu salinan yang telah
AY
disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh agensi yang berkenaan
sebagai rekod.
AL
11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER
M
(a) Agensi hendaklah menyemak dengan Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam,
N
Syarikat Insurans atau Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan bon
pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor.
AA
(b) Sekiranya terdapat pemalsuan bon pelaksanaan, Ketua Agensi hendaklah
membuat laporan polis supaya tindakan dapat diambil kerana pemalsuan
GS
sedemikian merupakan suatu kes jenayah.

AN
(c) Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, Ketua Agensi hendaklah melaporkan
dengan segera tentang pemalsuan bon pelaksanaan kepada Perbendaharaan.
(d) Bagi kontrak kerja, Ketua Agensi hendaklah melaporkan dengan segera tentang
B
pemalsuan bon pelaksanaan kepada PKK atau CIDB.

KE
TI
11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU

PERKHIDMATAN
SI
(a) Bon pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak

ER
disempurnakan.
IV
(b) Surat Pelepasan (Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank, Jaminan Syarikat
Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful
UN
hendaklah dikemukakan kepada Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat

Insurans atau Syarikat Takaful.
(c) Salinan asal atau suatu salinan yang disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah
disimpan oleh Agensi sebagai rekod.
65
(d) Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), bon pelaksanaan
boleh dilepaskan lebih awal jika Agensi berpuas hati bahawa segala obligasi
kontrak disempurnakan dan tiada apa-apa tuntutan yang dibuat.
11.15. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA
A
11.15.1 Berkenaan dengan Jaminan Bank, Jaminan Syarikat Kewangan, Jaminan
SI
Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful,—
AY
(a) sebaik Perakuan Siap Kerja dikeluarkan, Agensi boleh mengurangkan
nilai bon pelaksanaan yang asal sebanyak lima puluh peratus (50%);
AL
(b) Agensi hendaklah memaklumkan secara bertulis tentang perkara ini
M
dan kontraktor yang berkenaan hendaklah menggantikan Jaminan
yang asal dengan Jaminan baru yang nilainya adalah bersamaan
dengan lima puluh peratus (50%) daripada Jaminan yang asal;
N
(c) setelah Jaminan baru diterima, Agensi hendaklah melepaskan bon
AA
pelaksanaan yang asal kepada kontraktor yang berkenaan.
GS
11.15.2 Berkenaan dengan Wang Jaminan Pelaksanaan,—

AN
(a) Agensi boleh memulangkan sebanyak lima puluh peratus (50%)

daripada nilai Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil
Perakuan Siap Kerja dikeluarkan;
B
KE
(b) baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%)
lagi boleh dipulangkan sekiranya kontraktor dapat mengemukakan
Jaminan sebagaimana di perenggan 11.15.1 yang sama nilai dengan
TI
Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan.

SI
ER
11.15.3 Baki bon pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi hendaklah
dilepaskan atau dipulangkan dalam tempoh dua belas (12) bulan selepas
IV
tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan atau setelah Perakuan Siap

Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan, mengikut mana-mana yang lebih
UN
kemudian.
11.15.4 Setelah segala obligasi kontrak disempurnakan, Surat Pelepasan (Letter of

Discharge) bagi bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Bank,
Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat Insurans atau Syarikat Takaful.
66
11.15.5 Salinan asal atau suatu salinan yang disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah
disimpan oleh Agensi sebagai rekod.
11.16. BAYARAN PENDAHULUAN TENDER
A
(a) Bayaran pendahuluan hanya dibenarkan untuk kontraktor tempatan.
Kemudahan bayaran pendahuluan tidak terpakai bagi Kontrak Pusat, kontrak
SI
yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan (Ministerial
AY
Central Contract) dan perkhidmatan perunding.
(b) Semua bayaran pendahuluan hendaklah dicajkan terus kepada Vot projek yang
AL
berkenaan.
M
(c) Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor hendaklah diselenggarakan bagi
mengakaunkan bayaran pendahuluan yang telah diselaraskan melalui
pembayaran balik yang dibuat.
N
AA
11.17. HAD NILAI, SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER
GS
11.17.1 Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, had nilai, syarat dan peraturan bagi
bayaran pendahuluan adalah seperti yang berikut:
AN
(a) bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh

diberikan sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10
B
juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;

KE
(b) bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberikan

sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta,
TI
mengikut mana-mana yang lebih rendah;

(c) bagi memperoleh kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat
SI
yang berikut hendaklah dipatuhi:

ER
(i) menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima;

IV
(ii) mengemukakan bon pelaksanaan;

(iii) mengemukakan polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan
UN
dalam syarat-syarat kontrak; dan

(iv) mengemukakan Jaminan bagi bayaran pendahuluan.
67
11.17.2 Bagi kontrak kerja, had nilai, syarat dan peraturan bagi bayaran
pendahuluan adalah seperti yang berikut:
(a) bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberikan
sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau
maksimum RM10 juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;
A
(b) bagi Subkontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh diberikan
SI
sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor Dinamakan atau
maksimum RM5 juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;
AY
(c) jaminan bagi kontraktor utama dan subkontraktor dinamakan
hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang
AL
ditetapkan;
M
(d) kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan bagi kemudahan
bayaran pendahuluan berserta Jaminan bagi bayaran pendahuluan
N
dengan seberapa cepat yang mungkin tetapi tidak lewat daripada tiga
bulan selepas penyerahan tapak;
AA
(e) bagi memperoleh kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat
yang berikut hendaklah dipatuhi:
GS
(i) menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima;

AN
(ii) mengemukakan bon pelaksanaan;

(iii) mengemukakan polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan
B
dalam syarat-syarat kontrak; dan

KE
(iv) mengemukakan Jaminan bagi bayaran pendahuluan.

TI
11.18. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER

SI
Syarat-syarat yang berikut hendaklah dipatuhi:

ER
(a) Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan, tidak boleh

dibatalkan (irrevocable) dan sama nilai dengan bayaran pendahuluan;
IV
(b) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran
UN
kemajuan mengikut peringkat kerja atau peringkat bekalan yang

disempurnakan;
(c) Bagi kontrak kerja, Pegawai Penguasa hendaklah memastikan bahawa
potongan bagi bayaran pendahuluan dapat disempurnakan selewat-lewatnya
semasa projek siap pada tahap 75%;
68
(d) Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, Pentadbir Kontrak hendaklah
memastikan bahawa potongan bagi bayaran pendahuluan dapat
disempurnakan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhir setelah semua
bekalan atau perkhidmatan disempurnakan sepenuhnya;
(e) Tempoh pembayaran balik bayaran pendahuluan tidak boleh melebihi
keseluruhan tempoh kontrak;
A
SI
(f) Tempoh sah laku Jaminan untuk bayaran pendahuluan bagi kontrak hendaklah
meliputi tempoh kontrak atau suatu tempoh lanjutan yang diluluskan dan akan
AY
dilepaskan apabila segala potongan selesai dibuat, mengikut mana-mana yang
lebih dahulu;
AL
(g) Agensi hendaklah menerima hanya format Jaminan Bank, Jaminan Syarikat
Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful;
M
(h) Agensi dinasihatkan supaya berhati-hati dan mengawasi kemajuan pelaksanaan
N
sesuatu kontrak kerana jika kontraktor gagal, bayaran pendahuluan yang belum
dibayar balik dapat dituntut daripada bank, syarikat kewangan, syarikat
AA
insurans atau syarikat takaful yang mengeluarkan Jaminan yang dikemukakan
oleh kontraktor dalam tempoh sah laku;
GS
(i) Jaminan bank, Jaminan Syarikat Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan
Insurans atau Jaminan Takaful yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah
AN
disahkan oleh Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat Insurans atau
Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dan tidak boleh dibatalkan.
B
KE
11.19. PENTADBIRAN KONTRAK DAN PEMANTAUAN PRESTASI PERKHIDMATAN

PERUNDING
TI
(a) Jabatan Pengurusan Pembangunan hendaklah mengambil perhatian yang

SI
serius berkenaan dengan pengurusan dan pentadbiran kontrak.

ER
(b) Pentadbiran kontrak hendaklah dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari
semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah dari peringkat
IV
awal.
UN
(c) Perunding yang dilantik dikehendaki supaya menyempurnakan obligasi yang

ditetapkan dalam perjanjian dan mematuhi peraturan Universiti yang berkuat
kuasa. Perkara ini hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam perjanjian dengan
perunding.
(d) Sekiranya perunding gagal untuk mematuhi obligasi kontrak dan/atau
peraturan yang berkenaan, tindakan hendaklah diambil selaras dengan syarat-
69
syarat yang terkandung dalam kontrak dan kegagalan ini hendaklah dilaporkan
kepada Perbendaharaan untuk tindakan yang sewajarnya.
(e) Universiti hendaklah menetapkan syarat pengenaan Liquidated and
Ascertained Damages (LAD) ke atas perunding sekiranya terdapat kelewatan
daripada jadual pelaksanaan yang dipersetujui dalam perjanjian.
A
(f) Universiti hendaklah membuat pemantauan dan penilaian prestasi perunding
SI
pada setiap bulan sehingga tempoh perkhidmatan perunding tersebut tamat
dan merekodkan penilaian itu dalam Sistem e-Perunding.
AY
(g) Sekiranya terdapat kecuaian yang serius oleh pihak perunding, Universiti
hendaklah melaporkan kecuaian itu kepada Lembaga Profesional yang
AL
berkenaan untuk tindakan yang sewajarnya.
M
(h) Bagi perunding pembangunan fizikal, sekiranya berlaku kegagalan selepas
projek disempurnakan, Jabatan Pengurusan Pembangunan hendaklah
N
mengeluarkan arahan secara bertulis kepada perunding yang terlibat supaya
menyediakan Laporan Tunjuk Sebab mengenai punca kegagalan dan kaedah
AA
untuk mengatasinya kepada Kerajaan dengan segera selaras dengan syarat-
syarat perjanjian perkhidmatan perunding.
GS
AN

B
KE
TI
SI
ER
IV
UN
70

Garis Panduan Perolehan UKM PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Garis Panduan Perolehan UKM PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Isi Kandungan

1.3. POLISI ................................................................................................................................. 7

1.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 11

1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN ....................................................................... 13

1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK ........................................................................ 14

1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN ............................................................... 14

1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL ............................................ 15

1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN ............................... 15

1.15. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 16

JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM ............................................................................. 17

JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM

SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN............................................. 24

BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS ................................................................................. 28

2.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 28

2.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 28

2.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 29

2.5. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 29

BAB 3 - SEBUT HARGA ........................................................................................................... 31

3.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 31

3.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 33

4.3. DOKUMEN RUJUKAN ...................................................................................................... 35

4.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 37

5.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 39

5.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 40

5.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 41

5.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 42

5.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 42

BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING .................................................................................... 44

6.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 44

6.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 44

6.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 45

6.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 45

6.6. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 45

BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA ............................................................................................. 47

7.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 47

7.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 47

7.4. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 48

BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA ..................................................................................... 49

8.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 49

8.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 50

8.5. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 51

9.3. PENGECUALIAN .............................................................................................................. 52

9.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 53

BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR .......................................................................... 55

10.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 55

10.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 55

10.3. VENDOR ........................................................................................................................... 55

10.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 56

10.5. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 57

BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK ......................................................................................... 59

11.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 59

11.2. PENTADBIRAN KONTRAK .............................................................................................. 59

11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA ............................................................................ 59

11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA .................................................................. 60

11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA ................. 61

11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA ....................................................... 61

11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA

11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA

11.9. BON PELAKSANAAN TENDER ....................................................................................... 62

11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN . 63

11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER ................................................................ 65

11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU