KARYA TULIS ILMIAH

EVALUASI PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM

MEDIS INAKTIF

DWI MULYANI, A.Md.KES

2023
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ...................................................................................................................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 3

A. Latar Belakang....................................................................................................................................... 3

B. Rumusan Masalah .................................................................................................................................. 4

C. Tujuan Penulisan ................................................................................................................................... 5

D. Manfaat Penulisan ................................................................................................................................. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................................ 6

A. Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis ................................................................................................. 6

B. Tinjauan Umum Tentang Penyusutan .................................................................................................... 8

C. Sumber Data ........................................................................................................................................ 11

BAB V PENUTUP ........................................................................................................................................... 12

A. Kesimpulan............................................................................................................................................. 12

B. Saran ...................................................................................................................................................... 12

2
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit mempunyai suatu unit penting yaitu rekam medis. Rekam medis di

suatu rumah sakit adalah sumber informasi kesehatan sehingga tidak mengherankan bila

suatu institusi rumah sakit menggunakannya untuk meningkatkan kualitas pelayanan

kesehatan. Berdasarkan Peraturan Mentri Kesehatan No.269/MENKES/-PER/III/2008

tentang rekam medis, Rekam Medis yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien. Setiap pasien baru yang berobat kerumah sakit akan diberikan satu

dokumen. Rekam medis di suatu rumah sakit mempunyai jangka waktu untuk disimpan,

dalam Peraturan Mentri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/-2008 pasal 8 ayat (1)

menjelaskan bahwa “Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir

pasien berobat atau dipulangkan”. Setelah melewati batas yang telah ditentukan untuk

disimpan rekam medis tersebut dikategorikan rekam medis inaktif.

Rak yang terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat proses penyimpanan

dan pencarian kembali rekam medis. Selain itu, penyimpanan yang padat akan

menyebabkan rekam medis menjadi tidak rapi, kusut, dan menjadi rusak atau robek. Berkas

rekam medis mempunyai masa simpan sehingga berkas rekam medis harus mengalami

penyusutan rekam medis.

Rekam medis Inaktif merupakan berkas rekam medis dari pasien yang tidak aktif

selama 5 tahun atau setelah 5 tahun pasien itu meninggal dunia, artinya pasien telah 5 tahun

3
tidak lagi datang untuk mendapatkan pelayanan di instansi pelayanan kesehatan rumah

sakit tersebut. Seiring berjalanya waktu kunjungan pasien baru rawat jalan, rawat inap dan

unit gawat darurat akan berdapak pada penyimpanan berkas rekam medis, dengan kunjungan

pasien yang semakin banyak dan rak penyimpanan semakin kurang dan untuk menjaga

kualitas pelayanan, oleh sebab itu perlu dilakukan kegiatan penyusutan dokumen rekam

medis. Menurut Rumaisha (2023) penyusutan dokumen rekam medis merupakan suatu

proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen rekam

medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis

tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna. Berkas rekam medis

yang mempunyai nilai guna akan dilestarikan dan disimpan permanen, sedangkan berkas

rekam medis inaktif yang tidak bernilai guna dan berkas rekam medis yang tidak terbaca

dapat dimusnahkan.

Salah satu dampak sumber daya manusia yang kurang dalam rekam medis

merupakan kesalahan petugas dalam memilih rekam medis dan tidak mampu dalam

menyusun berkas rekam medis dalam rak yang sudah disediakan. Tersedianya tempat

dan jadwal penyusutan, dimana rak penyimpanan yang masih kurang (10 rak) dan jadwal

penyusutan tidak ada, terkhir penyusutan tahun 2020. Dampaknya ialah tidak pastinya

waktu penyusutan serta tidak rapi dan tidak tersusunnya rekam medis. Faktor yang dapat

memicu terjdinya keterlambatan atau bahkan tidak terlaksananta penyusutan rekam medis

maka akan terjadi penumpukan yang membuat rak penyimpanan tidak rapi dan rentan terjadi

kesalahan letak atau misfile rekam medis.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang penulis memutuskan untuk mengangkat sebuah

rumusan masalah yaitu bagaimana pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif?

4
C. Tujuan Penulisan

a. Tujuan Umum

Mengetahui pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif

b. Tujuan Khusus
A. Mendeskripsikan prosedur pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis inaktif

B. Mendeskripsikan kebijakan dalam pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif

D. Manfaat Penulisan

a. Manfaat Teroritis

Bagi penulis, diharapkan dapat menambah ilmu pengetahuaan dan wawasan terkait

penyusutan rekam medis.

5
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis

1. Pengertian Berkas Rekam Medis

Menurut Permenkes No. 269 Tahun 2008 tentang rekam medis yang tertuang dalam pasal 1

ayat (1) bahwa rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien.

Rekam medis inaktif adalah berkas yang telah di simpan minimal selama 5 tahun di rekam

medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut berobat. Rekam medis di rumah sakit

sangat berperan dalam pelaksanaan menajemen rumah sakit. Dalam pasal 8 ayat 1 rekam

medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang - kurangnya untuk jangka

waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Ayat (2) setelah

batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ayat (3)

ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

harus disimpan untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan

tersebut.

2. Manfaat Rekam Medis

6
 Dalam permenkes no 269 thn 2008 tentang rekam medis yang tertuang dalam pasal 13

ayat (1) bahwa pemanfaatan berkas rekam medis dapat di pakai sebagai :

1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.

2. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran, dan kedokteran gigi dan

penegakkan etika kedokteran dan kedokteran gigi.

3. Data statistik kesehatan.

3. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Menurut Depkes RI (2006), tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kegunaan rekam medis

menurut Depkes (2006) dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

1. Aspek Administrasi

Rekam medis memiliki nilai administrasi karena didalamnya terdapat tindakan berdasarkan

wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan

pelayanan.

2. Aspek Medis

Rekam medis memiliki nilai medis karena digunakan sebagai dasar merencanakan

pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada pasien.

3. Aspek Hukum

Rekam medis memiliki nilai hukum karena isinya terdapat jaminan kepastian hukum atas

dasar keadilan serta bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

4. Aspek Keuangan

Rekam medis memiliki nilai keuangan karena mengandung data yang dapat dipergunakan

sebagai aspek keuangan yaitu dalam hal pengobatan serta tindakan apa saja yang diberikan

kepada seorang pasien selama menjalani perawatan di rumah sakit.

7
5. Aspek Penelitian

Rekam medis memiliki nilai penelitian karena isinya menyangkut data atau informasi

yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan di bidang kesehatan.

6. Aspek Pendidikan

Rekam medis memiliki nilai pendidikan karena menyangkut data atau informasi

perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis sehingga dapat digunakan untuk

referensi pendidikan khususnya dibidang kesehatan.

7. Aspek Dokumentasi

Rekam medis memiliki nilai dokumentasi karena isinya menyangkut sumber ingatan yang

harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah

sakit.

4. Penyimpanan Rekam Medis

Rekam medis di simpan dan harus dijaga kerahasiannya oleh dokter dan pimpinan sarana

kesehatan. Rekam medis memiliki waktu batas penyimpanan paling lama 5 tahun dan resume

rekam medis paling sedikit 25 tahun.

B. Tinjauan Umum Tentang Penyusutan

1. Definisi Penyusutan

Penyusutan rekam medis merupakan suatu kegiatan pengurangan berkas dari

rak penyimpanan dengan memindahkan berkas rekam medis dari rak aktif ke rak inaktif

dengan cara melihat tanggal terkhir berobat atau kunjungnya, dimana dokumen rekam

8
medis akan disortir satu-persatu untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis

tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna. Jika keterlambatan

penyusutan dilakukan maka dapat menyebabkan penumpukan berkas rekam medis dan

peletakan berkas rekam medis yang tidak sesuai dengan ruang penyimpanan.

2. Tujuan Penyusutan
1. Mengurangi jumlah rekam medis yang semakin bertambah

2. Menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika

sewaktu-waktu diperlukan.

3. Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang

nilai gunanya sudah rendah atau menurun.

3. Prosedur Penyusutan
1. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak penyimapan rekam medis aktif di

lihat dari tahun terakhir kunjungan pasien.

2. Memikrofilmasasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang sudah

berlaku.

3. Melakukan pemusnahan berkam rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara

ketentuan yang berlaku.

4. Melakukan scaner pada rekam medis

4. Kendala-kendala dalam penyusutan

1. Ruang penyimpanan yang terbatas dalam penyimpanan rekam medis inaktif

2. Sumber daya manusia dalam hal ini petugas rekam medis masih kurang

9
 3. Tidak tersedianya biaya fasilitas untuk tempat penyimpanan berkam rekam medis

inaktif

4. Kurangnya pengetahuan petugas filling dalam proses penyusutan rekam medis

inaktif

5. Jadwal Penyusutan
Jadwal penyusutan rekam medis merupakan daftar yang berisi tentang jangka waktu

penyimpanan rekam medis yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan rakam medis.

Penyusutan adalah sebuah rekam medis disimpan oleh organisasi yang menciptakannya.

Dengan dilakukannya penyusutan maka akan mengurangi jumlah rekam medis ada yang

dianggap sudah tidak diperlukan lagi dan dapat memberikan tempat bagi rekam medis baru.

Setelah dilakukan penyusutan, prosedur selanjutnya dilakukan pemusnahan. Adapun

tatacara dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis antara lain:

a. Pembuatan tim pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam

medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang

terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

b. Tim pemusnah membuat daftar pertalaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun

terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan, diagnosis terakhir

c. Cara pemusnahan rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

1) Pembakaran, pembakaran adalah cara yang paling dikenal untuk memusnahkan rekam

medis. Akan tetapi cara ini anggap kurang aman karena terkadang masih ada dokumen

yang belum terbakar atau masih biasa terbaca. Pembakaran ini dianggap kurang ramah

lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan di dalam gedung.

10
 2) Pencacahan, cara pencacahan rekam medis ini dengsn menggunakan alat

pencacah baik manual atau mesin penghancur. Dengan menggunakan mesin pencacah

kertas rekam medis akan terpotong-potong sehingga tidak bisa dikenali lagi. Cara ini

lebih banyak lakukan oleh petugas rekam medis karena lebih praktis

3) Proses kimiawi, adalah pemusnahan rekam medis dengan menggunakan bahan

kimia untuk melunakan kertas dan melenyapkan tulisan.

4) Pembuburan adalah metode pemusnahan rekam medis yang ekonomis, aman,

nyaman dan tidak terulangkan. Rekam medis yang akan dimusnahkan dicampur

dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur

kertas. Dengan menjadi bubur kertas maka wujud asli rekam medis dan isi rekam

medis tersebut tidak akan dapat dikenali lagi.

5) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan

berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim pemusnahan, sekertaris tim pemusnah

dan diketahui oleh direktur rumah sakit.

6) Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca langsung dimusnahkan

dengan terlebih dahulu membuatkan pernyataan diatas kertas bersegel yang

ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa rekam medis sudah tidak

dapat dibaca sama sekali sehingga dapat.

C. Sumber Data
Data sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak langsung dari data yang telah

ada sebelumnya, data yang digunakan penulis dalam penelitian literature review berasal dari

artikel atau jurnal yang telah diteliti yang disesuaikan dengan topik permasalahan yang ingin

diangkat.

11
 BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Dari yang telah dilakukan review prosedur pelaksanaan penyusutan rekam medis

in aktif telah ada dan diterapkan. Namun seluruhnya masih belum sepenuhnya sesuai

dengan Prosedur pelaksanaan penyusutan bekas rekam medis inaktif yang telah

ditetapkan dirumah sakit.

B. Saran

1. Bagi rumah sakit

a. Sebaiknya rumah sakit memiliki kebijakan dalam pelaksanaan penyusutan berkas

rekam medis in aktif.

b. Sebaiknya setiap rumah sakit memfasilitasi saran yang dibutuhkan dalam

pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis in aktif seperti tersedianya ruangan

khusus berkas rekam medis in aktif.

12