SOP

PEMUSNAHAN/PENGHAPUSAN/PENYUSUTAN
DOKUMEN REKAM MEDIK
No. Dokumen No. Revisi Halaman

RSU. Dr. SAIFUL ANWAR 2 1/2

MALANG
Ditetapkan, tgl. …………………….
Direktur
Prosedur Tetap Tanggal terbit

Seksi Rekam Medik

Dr. dr. Basuki B. Purnomo, Sp.U
NIP. 19540731 198201 1 002

Pemusnahan/penghapusan/penyusutan dokumen rekam medik

adalah suatu kegiatan untuk mengurangi volume dokumen rekam
Pengertian
medik in aktif dari ruang penyimpanan yang telah sesuai dengan
ketentuan batas waktu pemusnahan.

- Memberi kejelasan tentang rentang waktu penyimpanan dokumen

rekam medik, baik aktif maupun in aktif sesuai ketentuan.
Tujuan - Sebagai acuan pelaksanaan retensi dokumen rekam medik bagi
petugas.
- Efisiensi tempat untuk penyimpanan dokumen rekam medik.

1. Dokumen rekam medik disimpan 5 tahun sebagai dokumen aktif.

2. Bila lebih 5 tahun diperlakukan sebagai berkas in aktif selama 1
tahun.
Kebijakan 3. Setelah disimpan sebagai in aktif selama 1 tahun boleh dilakukan
penghapusan (Dokumen Rekam Medik dengan sistem penomoran
seri).
4. Boleh dilakukan penyusutan (Dokumen Rekam Medik dengan
system penomoran unit / unit numbering sistem).

Prosedur Tetap :
Setelah habis masa penyimpanan di rak in aktif kemudian
diadakan penyusutan (Unit Numbering Sistem) selanjutnya boleh
dimusnahkan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Sebelum dimusnahkan dibuat surat edaran penawaran
penggunaan berkas kepada SMF/ Instalasi tersebut dengan
batasan waktu maksimal 2 minggu sudah harus ada jawaban
surat penawaran.
b. Jika tidak ada jawaban permintaan / kebutuhan penggunaan
dokumen RM yang ditawarkan maka dilanjutkan ke butir c.
Prosedur c. Ka. Sie. Rekam Medik dengan sepengetahuan Ka. Bid. Rekam
Medik & Evapor membuat surat usulan penghapusan dokumen
RM kepada tim penghapusan barang RSSA dengan menjelaskan
jumlah dan nomor- nomor register RM yang akan dihapus.
d. Jika dokumen rekam medik masih diperlukan maka setelah
selesai penggunaan baru dibuat usulan pada butir c.
e. Tim penghapusan barang membuat surat persetujuan rencana
penghapusan.
f. Setelah ada persetujuan penghapusan dari Tim penghapusan
barang RSSA maka dibuat jadwal penghapusan dengan diawasi
oleh petugas RM, mengingat sifat kerahasiaan dokumen RM
maka penghapusan berkas RM dilakukan dengan cara merajang
atau menghancurkan (dibubur).
 SOP
PEMUSNAHAN/PENGHAPUSAN/PENYUSUTAN
DOKUMEN REKAM MEDIK
No. Dokumen No. Revisi Halaman

RSU. Dr. SAIFUL ANWAR 2 2/2

MALANG
g. Setelah itu dibuat berita acara penghapusan yang ditanda tangani oleh :
 Pihak I (Ka. Seksi Rekam Medik)
 Pihak II (Ketua Tim Penghapusan Barang)
 Saksi – saksi ( Petugas Pengawas)
 Atasan langsung Ka. Seksi Rekam Medik (Ka. Bid. Rekam Medik &
Prosedur Evapor). Berita acara dibuat rangkap 4, dilampiri dengan daftar
dokumen RM yang dihapus dan dikirimkan kepada :
 Pimpinan / direktur RS sebagai laporan
 Ka. Seksi Rekam Medik
 Ka. Bid . Rekam Medik & Evapor
 Ka. Tim penghapusan barang
Unit terkait - SMF / Instalasi