TATA KEARSIPAN

DINAMIS & STATIS

BY
Prof. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd
 LINGKARAN KEHIDUPAN ARSIP
Arsip Dinamis
Arsip aktif
Arsip inaktif
III IV
Tahap penyusutan
II Thp.
Pemin pemusnahan
Thp. Pengurusan referensi
dahan penyerahan
& pengendalian Arsip
ARNAS PUSAT
I Tahap statis
penciptaan ARNASDA
 Lingkaran Kehidupan Arsip
I.Tahap penciptaan: konsep surat, draft laporan,
formulir dsb.

II. Tahap Pengurusan & pengendalian: pengelompokan,

pemilahan,cap tgl., pencatatan, penyampaian/pengiriman.

III. Tahap referensi/penyimpanan:

klasifikasi, indek, kode, tunjuk silang, penataan berkas/filing
penemuan kembali /finding/retrieval

IV. Tahap penyusutan:

(a)pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan pusat,
(b) pemusnahan arsip,
(c) penyerahan ke ARNAS
 PENGERTIAN TATA KEARSIPAN
DINAMIS & STATIS
Pengertian Tata Kearsipan: suatu aktifitas menata
penyelenggaraan arsip sejak dilahirkan atau
diciptakan sampai arsip dimusnahkan atau
dilestarikan

1. arsip dinamis yaitu; yg dipergunakan secara

langsung dlm perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pd
umumnya atau dipergunakan secara langsung
dlm penyelenggaraan administrasi negara.

2. arsip statis yaitu; tidak dipergunakan secara

langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn
untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari
administrasi negara (Ps.2 UUPK no.7, th 71)
 TATA KEARSIPAN DINAMIS
Tata kearsipan dinamis tdd:
1. Tata laksana pengurusan surat
2. Penataan Berkas
3. Penyusutan Arsip
Srt.penting

Surat
Jenis-jenis terbuka
Srt. biasa
surat dinas
Srt. pribadi
Surat
tertutup
Srt. rahasia
 Tata Laksana Pengurusan Surat
Pengurusan surat adalah seluruh proses
kegiatan pengurusan surat mulai sejak
diterima di unit kearsipan sampai
diproses, dan mulai sejak konsep surat
dibuatdi unit pengolah sampai dengan
dikirimkan

Kegiatan pengurusan surat mencakup:

1.Mengelompokkan surat menurut sifatnya,
yt.
a. Srt salah alamat,
b. Srt.terbuka,dan
c. Srt tertutup
2. Pemilahan surat yt. pemisahan serta
penggolongan surat menurut jenisnya.
a. Surat penting dicatat dan dikendalikan
dengan kartu kendali
b. Surat biasa dicatat dan dikendalikan
dengan lembar pengantar surat biasa
(LPSB)
c. Surat rahasia diteruskan kepada yg
berkepentingan tanpa dibuka.
Disampaikan dengan menggunakan
lembar pengantar surat rahasia (LPSR)
d. Srt pribadi disampaikan kepada ybs
e. Srt salah alamat dikembalikan kepada
pengirim
 Lanjutan Pengurusan Surat
3. Pencantuman tanggal terima surat,
menstempel jam (pukul), tanggal yg
dilakukan unt srt dinas penting.
5 cm

Tanggal :
1,5 cm
Pukul:

4. Pencatatan;
a. Mencatat srt penting kdlm KK
b. Mencatat srt biasa kdlm LPSB
c. Mencatat srt rahasia kdlm LPSR
5. Penyampaian srt masuk dan pengiriman
srt keluar.
 (Contoh) Kartu Kendali
INDEKS : Kode: Tgl/No urut: M/K

Perihal:

Isi Ringkas:

Lampiran :

Dari : Kepada:

Tanggal : No. surat:

Pengolah: Paraf:

Catatan:
 LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit Pengolah: Disampaikan pukul:

Tanggal:

No. Asal Surat/Ditujukan Tanggal/No. Perihal Keterangan

Urut kepada

1.
2.
3.

Diterima pukul : Tanggal:

Tanda tangan penerima :
Nama terang :
 (CONTOH) LEMBAR DISPOSISI
Indeks: Rahasia :
Penting :
Biasa :

Kode : Tgl. Penyelesaian:

Tgl./Nomor:
Asal :
Isi Ringkas :

Instruksi/Informasi: Diteruskan kepada:

Sesudah digunakan harap dikembalikan:

Kepada :
Tanggal :
 Contoh Kartu Tunjuk Silang

TUNJUK SILANG
Indeks
Masalah : Pelatihan jabatan Menejemen Kode: KP 03.2 MJ
Tentang : Permintaan Latihan jabatan di bidang organisasi dan manajemen

Dari : Departemen Perindustrian dan Perdagangan

Tanggal : 15 Maret 2009 Nomor:KP/03/09

Lihat : Berkas (file) di: Pelatihan Jabatan Organisasi

Indeks
Masalah : Pelatihan jabatan Organisasi Kode:KP 03.2 OG
Dari : Depertemen Perindustrian dan Perdagangan

Tanggal : 15 Maret 2009

Tentang :
 PENGURUSAN SURAT MASUK
UNTUK SURAT DINAS PENTING
Unit Kearsipan Unit Pengolah
Penerima Pencatat Pengarah Penata TU Pimpinan
arsip Pengolah

surat
surat surat surat

surat KK 1
KK 1
KK 2 Kk 2
KK 3 KK 2
KK 3 kk3

Kk 2

simpan KK 3
simpan
Kk 1 simpan
 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK
UNTUK SURAT DINAS BIASA
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMA PENCATAT PENGARAH PENATA TU PENGOLAH PIMPINAN

SURAT SURAT ARSIP

Disimpan
sebagai
Kartu
Kontrol 1

Di simpan
 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK
UNTUK SURAT DINAS RAHASIA
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMA PENCATAT PENGARAH PENATA TU PENGOLAH PIMPINAN

SURAT SURAT ARSIP

Disimpan
sebagai
Kartu
Kontrol 1

Di simpan
 SELANJUTNYA
PERHATIKAN TATA KEARSIPAN STATIS

ARSIP ADALAH DOKUMENTASI YANG SANGAT PENTING &

BERHARGA OLEH KARENA ITU KELOLALAH DENGAN BAIK
 LANJUT KE :

TATA KEARSIPAN STATIS