FILING SYSTEM

DAN PENATAAN BERKAS

By: Prof. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd.

Prodi Pendidikan Administrasi
Perkantoran
Universitas Sebelas Maret
 SISTEM PENATAAN BERKAS
(FILING SYSTEM)
Beberapa macam filing system:
1. Sistem Subjek/pokok soal/pokok masalah
2. Sistem Abjad
3. Sistem Nomor
4. Sistem Kronologis/ tanggal
5. Sistem Wilayah
6. Sistem Gabungan

1. Sistem Subjek/pokok masalah: arsip disusun

berdasarkan kesamaan subjek atau pokok
permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap
warkat
 Filing System (Lanjutan)
2. Sistem Abjad: cara penyimpanan arsip yang disusun
menurut urut-urutan abjad dari nama orang, badan/
perusahaan /organisasi, yang tertera pada warkat.
3. Sistem Nomor: cara penyimpanan arsip berdasarkan
urut-urutan nomor dari warkat ybs.
4. Sistem Tanggal/kronologis: cara menyimpan arsip
berdasarkan urut-urutan tanggal yg tertera di dalam
warkat.
5. Sistem Wilayah: cara penyimpanan arsip berdasarkan
atas pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
6. Sistem Gabungan: penyimpanan arsip berdasarkan
penggabungan dari dua atau lebih sistem (contoh:
sistem subjek sebagai sistem utama dan sistem abjad
sebagai sistem penunjangnya)
 Contoh Filing System Subjek

Folder

Kertas
Sekat
Alat tulis
TU-001.1
TU-001

TU
Penerimaan

Tes-KP 004

Seleksi-KP003
KP-
Kepegawaian
 CONTOH 2
KP 01.3
FOLDER
KP 01.2

KP 01.1

SUB KP 01
SUBJEK

SEKAT 2
KP
SUBJEK

SEKAT 1
 Numeric Filing System

Pengembangan Sistem Nomor:

1. Serial Numeric Filing/Consecutive Numeric Filing (sistem nomor urut)
Arsip disimpan menurut urut-urutan nomor dari 1 sampai nomor-nomor
berikutnya.
2. Terminal Digit Filing yaitu arsip disimpan dengan memperhatikan dua
nomor terakhir yang sama dihimpun/disimpan pada tempat atau laci yang
sama. Dua nomor terakhir dijadikan indeksnya (kata tangkap utama)
Contoh: nomor berkas/file: 24 68 10
Unit I : 10 = menyatakan kode drawer atau laci
Unit II : 68 = menyatakan kode sekat
Unit III: 24 = menyatakan kode folder
 Numeric Filing System (lanjutan)
3. Middle Digit Filing: sistem penyimpanan arsip
dengan memperhatikan dua nomor di tengah
yang sama dari nomor arsip yang ada, dihimpun
dan ditempatkan pada tempat atau laci yang
sama. Dua nomor ditengah dijadikan indeks
nomor.
Contoh: nomor file: 24 68 10
Unit I : 68= menyatakan kode drawer/laci
Unit II: 24= menyatakan kode nomor
sekat/guide/penunjuk
Unit III: 10= menyatakan kode folder
4. Duplex Numerical Filing: sistem penataan berkas yang
menggunakan dua atau lebh kelompok nomor kode ,
setiap bagian kelompok dipisahkan dengan garis atau
koma, atau titik, atau diberi jarak. Sistem duplex dapat
dipakai untuk sistem subjek atau wilayah yang memakai
pembagian sub-sub divisi pada setiap kelompoknya.
Contoh: File kepegawaian
Kepegawaian 12
Pengadaan 12-10
Formasi 12-10-01
Penerimaan 12-10-02
Pengangkatan 12-10-03
Mutasi 12-11
Kenaikan Pangkat 12-11-01
Contoh penataan berkas sistem nomor urut

Penataan
11
10 berkas dalam
9
8 filing cabinet
7
6
5
4
2 3
1

1-11
1-11
Contoh Sistem Terminal Digit Filing

02.26.45
01.26.45
26-45

01.25.45
00.25.45
25-45

45
Contoh Middle Digit Filing

25.45.04
25.45.03
25.45.02

25.45.00
26-45

25.45.03

25.45.01
25.45.00
25-45

45
Duplex Numerical Filing

12/11/06
12/11/05

12/11/03
12/11/02

12/11/01
12/11
12/10/02
12/10/01

12/10

12
Chronological Filing System

Pebruari

10
6
5
4
3
3
2
1 JANUARI

Jan-Peb
2009
 Geographic Filing System

Padang
Barat

Tabing
Air Tawar
Padang
Padang Utara

SUMBAR
Filing System Gabungan
Raihan
KP 02.1
KP 02 Ramayana
R
KP 01.2
Benny
Budiman
Bambang
B
Asyifa
Armida
Ahmadi
Agusta
A
KP 01.1
KP 01

KP.
KEPEGAWAIAN
 Filing System Gabungan
SM= Sabun Mandi DOVE
SC = Sabun Cuci LUX
SM
Yogya
Daia
Attack
Rinso
SC GIV
DOVE

LUX
JAWA SOLO SM
TENGAH

DISTRIBUTOR
SABUN
Tugas Praktik:
1. Bentuk tim kerja kelompok terdiri dari
lima orang maksimal!
2. Siapkan map gantung secukupnya
3. Tiap kelompok mempraktekkan membuat
kerangka dua sistem penataan berkas.
(contoh; (1) sistem nomor urut, (2)
sistem gabungan nomor dengan abjad,
atau (1) sistem abjad, (2) sistem
gabungan abjad dengan kronologis,
dsb)
4. Sistem yang dipilih tidak boleh sama
dengan kelompok lain.
5. Sebelum menata berkas kedalam filing
cabinet, buatlah kerangka klasifikasi ,
indek dan kode dengan benar.
SELAMAT MENGERJAKAN!