LINGKARAN

KEHIDUPAN ARSIP
 LINGKARAN KEHIDUPAN ARSIP
Arsip Dinamis
Arsip aktif
Arsip inaktif
III IV
Tahap penyusutan
II Thp.
Pemin pemusnahan
Thp. Pengurusan referensi
dahan penyerahan
& pengendalian Arsip
ARNAS PUSAT
I Tahap statis
penciptaan ARNASDA
 Lingkaran Kehidupan Arsip
I. Tahap penciptaan: konsep surat, draft laporan,
formulir dsb.

II. Tahap Pengurusan & pengendalian: pengelompokan,

pemilahan,cap tgl., pencatatan, penyampaian/pengiriman.

III. Tahap referensi/penyimpanan:

klasifikasi, indek, kode, tunjuk silang, penataan berkas/filing,
penemuan kembali /finding/retrieval

IV. Tahap penyusutan:

(a) pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan pusat,
(b) pemusnahan arsip,
(c) penyerahan ke ARNAS
 Tahap ke II: Pengurusan & Pengendalian arsip
Contoh Tata kearsipan Dinamis sistem kartu kendali

Unit Kearsipan Unit Pengolah

Penerima Pencatat Pengarah Penata TU Pimpinan
arsip Pengolah

surat
surat surat surat

surat KK 1
KK 1
KK 2 Kk 2
KK 3 KK 2
KK 3 kk3

Kk 2

simpan KK 3
simpan
Kk 1 simpan
 Tahap ke III: Referensi arsip
1. Klasifikasi: penggolongan serta perincian judul secara logis dan
sistematis yang menjadi dasar dalam penataan berkas.
Klasifikasi arsip disusun berdasarkan masalah yg dilihat dlm segi
fungsi dan kegiatan organisasi ybs. Kegiatan orgss tdd 2 kegiatan
yaitu keg fasilitatif /penunjang dan keg substantif /operasional.
Contoh:
Keg fasilitatif a.l (1) kepegawaian, (2) keuangan, (3)
ketatausahaan.
Setiap keg diperinci menjadi sub kegiatan/sub masalah.
Contoh:
Kepegawaian (1) pengadaan, (2) mutasi, (3) pengembangan
Tiap-tiap sub masalah diperinci menjadi sub-sub masalah
Contoh:
Pengadaan (1) formasi, (2) penerimaan, (3) pengangkatan.
Contoh klasifikasi filing system abjad (nama
orang);
A B
Ab Ba
Aba Badrudin
Abadi, Trisna Bagas, Waras
Abas, Perkasa Baharudin
Abi Bajuri
Abimanyu dst.
Abizar, Kartalegawa Bi
Abu Bimo, Aryo, Seto
Abu, Hurairoh Bilbina
Aburizal Bimasakti
 Contoh klasifikasi filing system abjad
(nama organisasi,dan nama barang);

A Sabun
Aisyah, Rumah Sakit Sabun cuci
Aisyiah, Panti Asuhan sabun cuci baju
Anida, Rumah Singgah sabun cair
B sabun bubuk
Badan Pengawas Keuangan sabun cuci tangan
Balai Latihan Industri sabun cair
Dll. Sabun gel
Contoh indeks:
a. Indeks masalah:
Kepegawaian; Keuangan; Perpajakan;
Tata-usaha; Pemasaran; dsb.
b. Indeks nama orang:
Lubis, Muchtar; Siagian, Sondang;
Obama, Husein, Barack; dsb. (Husien, Barack, Obama)
c. Indeks nama tempat:
Surakarta, Pekan Baru, Bukit Tinggi, dsb
d. Indeks nama badan/lembaga pemerintah:
Dewan Perwakilan Rakyat; Lembaga Administrasi Negara; Majelis
Permusyawaratan Rakyat; dsb.
e. Indeks nama badan yang memakai nama orang dan bukan nama
orang:
Aisyiah (Rumah Sakit); Kustati (Rumah Sakit); Mariani (Hotel);
Nasional, Bank; Mandiri, Bank; dsb.
3. Kode: dibuat untuk memudahkan orang mengingat,
mengenal, atau membaca judul yang sudah diklasifikasi
dan di indeks.
Contoh:
Judul pmslhan: Kode: Judul nama orang: Kode:
Kepegawaian KP Abdulah, Burhanudin A
Pengadaan KP 01 Terry,G,R T
Perekrutan KP 01.1
Seleksi KP 01.2
Formasi KP 02
Tiga jenis sistem coding:
(1). Sistem Kode abjad – A,B,C,D,dst.
(2) Sistem kode nomor: 01,02,03,04, dst.
(3) Sistem kode gabungan nomor & abjad: AD 3508 E,
BA 6780 A, dsb.
4. Berkas: sekumpulan dokumen yang saling
berkaitan satu sama lain yang biasanya
diletakkan dlm satu map/folder.
5. Tunjuk Silang (cross reference):
penunjuk yang berfungsi unt menunjuksilangkan
arsip yang mempunyai judul atau peristilahan
yang lain namun mempunyai arti yag sama
(disebut tunjuk silang langsung) atau penunjuk
yg berfungsi menunjuksilangkan satu
dokumen/arsip yg mempunyai hubungan/kaitan
antara satu masalah dengan masalah yang
lainnya (disebut tunjuk silang tidak langsung)
 (Contoh) Kartu Kendali
INDEKS : Kode: Tgl/No urut: M/K

Perihal:

Isi Ringkas:

Lampiran :

Dari : Kepada:

Tanggal : No. surat:

Pengolah: Paraf:

Catatan:
 Contoh Kartu Tunjuk Silang

TUNJUK SILANG
Indeks
Masalah : Pelatihan jabatan Menejemen Kode: KP 03.2 MJ
Tentang : Permintaan Latihan jabatan di bidang organisasi dan manajemen

Dari : Departemen Perindustrian dan Perdagangan

Tanggal : 15 Maret 2009 Nomor:KP/03/09

Lihat : Berkas (file) di: Pelatihan Jabatan Organisasi

Indeks
Masalah : Pelatihan jabatan Organisasi Kode:KP 03.2 OG
Dari : Depertemen Perindustrian dan Perdagangan

Tanggal : 15 Maret 2009

Tentang :
 LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit Pengolah: Disampaikan pukul:

Tanggal:

No. Asal Surat/Ditujukan Tanggal/No. Perihal Keterangan

Urut kepada

1.
2.
3.

Diterima pukul : Tanggal:

Tanda tangan penerima :
Nama terang :
 (CONTOH) LEMBAR DISPOSISI
Indeks: Rahasia :
Penting :
Biasa :

Kode : Tgl. Penyelesaian:

Tgl./Nomor:
Asal :
Isi Ringkas :

Instruksi/Informasi: Diteruskan kepada

1. Digandakan 1. Dekan
2. Diarsipkan 2. WD 1
3. WD2
4. WD3
5. Kaprodi
6. KTU
 Penataan Berkas /Filing
Pengertian Filing: suatu aktivitas menyimpan arsip dengan
sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan
shg mudah unt diketemukan kembali apabila sewaktu-
waktu dibutuhkan.
Tujuan Filing:
1. Menyediakan arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan
2. Efisiensi dalam menemukan kembali
3. Mengumpulkan arsip-arsip yg berhubungan satu sama
lain
4. Pemanfaatan tempat penyimpanan dan sarananya
5. Mengamankan arsip yg penting dari bahaya pencurian
dan kebakaran
6. Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang
terkandung dalam arsip.
 Penataan Berkas/filing (lanjutan)
Syarat-syarat penyelenggaraan filing yang baik:
1. Adanya pegawai yang memenuhi syarat
2. Prosedur kerja sederhana tetapi efektif
3. Perlengkapan minimal yg layak
4. Tempat penyimpanan yg memenuhi
persyaratan keamanan
5. Penulisan laporan berkala secara teratur
6. Pemilihan sistem filing yang tepat
7. Pengaturan pemakaian formulir
8. Pengawasan atas seluruh aspek manajemen
kearsipan.
 Prosedur penataan berkas/sistem penyimpanan arsip/filing
system
3
2
1

Penampungan
dokumen
klasifikasi
mengindek
6 5
4
Sortir
sesuai
kode A.3
A.1 A.2

Dokumen yg tdk
dibuang 8 Pembuatan kode
Perlu difile
 Peralatan yang diperlukan dlm Penataan Berkas

1. Sekat atau guide

2. Folder atau map gantung
3. Filing cabinet atau lemari arsip
Gambar Susunan Sekat & folder
Sekat III

Sekat II Aba
Sekat I
Ab

A
 Sekat & folder dalam rak arsip
Folder

Sekat
Susunan folder & sekat dalam lemari arsip
Susunan Sekat dalam map gantung
Judul
Sekat III berkas
Sekat I Sekat II

Abadi

A Ab Aba
 Kerangka Penataan Sekat & Folder Dalam
Filing Cabinet (contoh sistem abjad)

Model A Ach Achmad

Ac Abasiyah
Abadi
Aba
Ab
A

A
Kerangka Penataan Arsip Sistem Abjad Model B

Sekat I
berada di tengah
B

A Ab

A-B
Contoh cara penataan berkas dalam filing
cabinet
Contoh beberapa cara penataan berkas dalam filing cabinet
Contoh penataan berkas dalam Filing
Cabinet
Susunan Laci dalam filing cabinet

1 5
9

2 6 10

3 7 11

4 8 12