MANAJEMEN

KEARSIPAN

By: Prof. Dr. Wiedy Murtini, M.Pd

Pendidikan Administrasi Perkantoran
FKIP, Universitas Sebelas Maret Surakarta
Ketua I Asosiasi Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran
Indonesia (ASPAPI)
Permasalahan-permasalahan dalam Manajemen
Kearsipan

1. Sulitnya menemukan kembali arsip

dengan cepat
2. Adanya Arsip yg hilang tidak bisa
diketemukan
3. Tidak pernah dilakukan penyusutan
secara teratur
4. Penyimpanan arsip yg sembarangan
5. Peralatan & perlengkapan kearsipan yg
tidak memadai
6. Perhatian yg kurang dari pihak pimpinan
akan pentingnya arsip.
 BEBERAPA SOLUSI PERMASALAHAN

1. Pelaksanaan manajemen kearsipan yg baik mencakup

keseluruhan sistem & sub sistemnya.
2. Pelaksanaan sistem peminjaman arsip.
3. Pelaksanaan sistem penyusutan secara teratur
mengacu pada jadwal retensi arsip yg sdh ditentukan.
4. Pemilihan dan pelaksanaan sistem penyimpanan
arsip/tata berkas yang tepat dan sesuai diikuti dng pola
klasifikasi, indek, kode, tunjuk silang yg benar.
5. Menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip yg
memadai.
6. Perhatian pimpinan terhadap terselenggaranya
manajemen kearsipan yg baik.
 MENGAPA ARSIP HARUS DISIMPAN?

Karena arsip mempunyai NILAI GUNA ALFRED

ADMINISTRATIVE = memiliki nilai guna administratif

LEGAL = memiliki nilai guna hukum
FISCAL = memiliki nilai guna keuangan
RESEARCH = memiliki nilai guna penelitian

EDUCATION = memiliki nilai guna pendidikan

DOCUMENTARY = memiliki nilai guna dokumentasi
/ nilai guna sejarah
 Proses pembentukan arsip
 Record = warkat/rekod: suatu catatan tertulis, terekam,
tergambar, tercetak yang di buat orang dalam rangka untuk
membantu ingatan

Mempunyai Nilai guna

 Administrative
 Legal
 Fiscal
 Research disimpan
 Education ARSIP
 Documentary
PENYIMPANAN ARSIP
 Apa Tujuan ARSIP disimpan? :
1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu
keterangan tertentu;
2. Memberikan data/informasi kepada
pimpina/manajer atau yang mempunyai
kewenangan mengambil keputusan mengenai
hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya
dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk
masa yang akan datang;
3. Memberi keterangan-keterangan yang sangat
penting.
 PENGERTIAN ARSIP
1. Warkat yg dibuat secara manual maupun elektronik, dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, disimpan secara
sistematis agar mudah diketemukan kembali apabila sewaktu-
waktu dibutuhkan.

2. UUPK No.43 Th 2009, bab I, ps 1 ARSIP adalah:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yg dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara.
 BENTUK DAN
CORAK ARSIP:

1. Arsip tekstual: berbentuk surat-surat, naskah, kertas

kerja, laporan, buku panduan, formulir,dll.
2. Arsip audio visual: (a) audio v. citra bergerak,(b) audio
v. gambar statis,(c) audio v. kartografik.
3. Arsip elektronik: disket, CD, flash disk, memory card,
hard disk,
 Pembagian/jenis arsip
A. Menurut fungsinya:
1. arsip dinamis yaitu;
a. yg dipergunakan secara langsung dlm perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pd umumnya atau dipergunakan
secara langsung dlm penyelenggaraan administrasi negara (Ps.2 UUPK
no.7, th 71).
b. Arsip yg digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu. (UU Kearsipan No.43,th 2009, ps
1)

2. arsip statis yaitu;

a. tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn untuk penyelenggaraan
kehidupan sehari-hari administrasi negara (Ps.2 UUK no.7, th 71
b. arsip yg dihasilkan oleh pencipta arsip krn memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yg
telah diverifikasi baik secara langs maupun tdk langs oleh ARNAS RI
dan/atau lembaga kearsipan (ps.1, UUK No.43,th.2009)
 Pembagian/jenis arsip lanjutan

B. Menurut kegiatannya
1. Arsip aktif: arsip yang masih aktif atau frekuensi
penggunaannya tinggi /dan atau terus menerus dalam
penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor sehari-hari
(masih berada di unit pengolah).
2. Arsip semi aktif: arsip yg frekwensi penggunaan dlm
proses penyelenggaraan adm kantor sudah menurun.
3. Arsip in aktif: arsip yg sudah jarang sekali dipakai atau
frekuensi penggunaannya sdh menurun dlm proses
penyelenggaraan adm kantor(berada di unit
kearsipan/pusat penyimpanan arsip instansi/lembaga).
 FUNGSI & PERANAN ARSIP

Fungsi arsip:
(1) sebagai sumber ingatan,
(2) sumber informasi atau keterangan,
(3) sumber sejarah atau bhn bukti sejarah,
(4) bhn bukti pertanggungjwban suatu peristiwa.
Peranan arsip:
1. membantu ingatan seseorang/pegawai unt
melaksanakan kegiatan/tugas,
2. membantu pimpinan dlm pengambilan kebijakan
dan keputusan,
3. membantu melancarkan kegiatan administrasi,
4. membantu organisasi dlm mencapai tujuan.
 Pengertian kearsipan & manajemen kearsipan

 Kearsipan adalah suatu aktifitas penyelenggaraan arsip sejak dilahirkan

atau diciptakan sampai arsip dimusnahkan atau dilestarikan
(Martono,1982:26)
 Kearsipan adalah suatu aktifitas mengurus dan mengendalikan,
mengatur, menympan, dan memelihara arsip dengan cara tertentu dan
prosedur tertentu yg sistematis yg dpt dipertanggungjawabkan sehingga
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dpt segera diketemukan kembali
(Wiedy, 1992:8).

 Manajemen Kearsipan: suatu aktifitas merencanakan, mengorganisir,

mengarahkan, dan mengontrol penyelenggaraan arsip sejak mulai arsip
dilahirkan atau diciptakan hingga arsip dimusnahkan atau dilestarikan.
Unsur-unsur pokok dalam
manajemen kearsipan yg baik
1. Man power (pimpinan, arsiparis,
pegawai TU)
2. Prosedur kerja sederhana tetapi
efektif
3. Sistem kearsipan yg tepat dan
baik
4. Penerapan asas simplifikasi dalam
pemakaian formulir-formulir
5. Tempat penyimpanan arsip yg
memenuhi syarat bagi keamanan
6. Penggunaan sistem laporan
berkala secara teratur
7. Pengawasan atas keseluruhan
aspek manajemen kearsipan.
Asas-asas Manajemen Kearsipan yang baik
1. Pengurusan arsip dengan
prinsip sedikit mungkin
sebanyak perlu
2. Penyimpanan arsip hanya
yang bernilai guna
3. Penyelenggaraan
manajemen kearsipan yg
efektif dan efisien baik dari
segi waktu, tenaga, biaya,
ruang, benda & pikiran.
 Tujuan Kearsipan
UUPK No. 7/1971:
 Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional
tetang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaran
kehidupan kebangsaan serta unt menyediakan bahan
pertanggng jawaban tsb bagi kegiatan pemerintah.
 Menyediakan bahan untuk kegiatan suatu organisasi baik
swasta, pemerintah maupun perorangan, serta dpt
dipergunakan sbg bahan pertanggungjawaban kegiatan yg
dilaksanakannya.
 USAHA-USAHA UNT MENCAPAI
TUJUAN
1. Memperbaiki dan menyempurnakan penyelenggaraan
kearsipan
2. Mempersiapkan kader kearsipan baik di tingkat rendah
sampai kader ahli melalui kursus, pelatihan, upgrading
dsb yg lebih efektif.
3. Meningkatkan motivasi melalui penerangan di
berbagai media ttg pentingnya fungsi dan peranan
arsip serta senantiasa meningkatkan pengawasan dlm
penyelengaraannya.
4. Berusaha melengkapi sarana serta teknis kearsipan.
5. Membuka kesempatan bagi peneliti unt menelaah dan
menerima saran-saran perbaikan.
 PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
DASAR KEARSIPAN
ORDNER
MACAM-MACAM MAP ARSIP
ORDNER
PERALATAN PENYIMPAN
ARSIP
BOX ARSIP
 B. Perlengkapan Kearsipan
1. Daftar klasifikasi, kode dan indeks
2. Kartu tunjuk silang
3. Buku agenda atau Kartu Kendali (KK)
4. Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB)
5. Lembar Pengantar Surat Rahasia (LPSR)
6. Lembar Disposisi
7. Lembar/kartu Bukti Pinjam/Out Slip/Out guide
8. Rancangan Jadwal Retensi Arsip
9. Jadwal Retensi Arsip
10. Dll.
Catt : 3,4,5 untuk penataan arsip dengan sistem Kartu
Kendali
 (Contoh) Kartu Kendali
INDEKS : Kode: Tgl/No urut: M/K

Perihal:

Isi Ringkas:

Lampiran :

Dari : Kepada:

Tanggal : No. surat:

Pengolah: Paraf:

Catatan:
 LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit Pengolah: Disampaikan pukul:

Tanggal:

No. Asal Surat/Ditujukan Tanggal/No. Perihal Keterangan

Urut kepada

1.
2.
3.

Diterima pukul : Tanggal:

Tanda tangan penerima :
Nama terang :
 (CONTOH) LEMBAR DISPOSISI
Indeks: Rahasia :
Penting :
Biasa :

Kode : Tgl. Penyelesaian:

Tgl./Nomor:
Asal :
Isi Ringkas :

Instruksi/Informasi: Diteruskan kepada:

Sesudah digunakan harap dikembalikan:

Kepada :
Tanggal :
 Contoh Kartu Tunjuk Silang

TUNJUK SILANG
Indeks
Masalah : Pelatihan jabatan Menejemen Kode: KP 03.2 MJ
Tentang : Permintaan Latihan jabatan di bidang organisasi dan manajemen

Dari : Departemen Perindustrian dan Perdagangan

Tanggal : 15 Maret 2009 Nomor:KP/03/09

Lihat : Berkas (file) di: Pelatihan Jabatan Organisasi

Indeks
Masalah : Pelatihan jabatan Organisasi Kode:KP 03.2 OG
Dari : Depertemen Perindustrian dan Perdagangan

Tanggal : 15 Maret 2009

Tentang :
 Contoh lembar peminjaman arsip
DEPARTEMEN: NO;…………….

PUSAT PENYIMPANAN ARSIP

LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP

No Indeks Kode &Pokok Kode & sub Jumlah Lokasi

masalah Catatan
Berkas Penyimpanan
masalah

HARAP JANGAN CABUT LEMBAR PEMINJAMAN INI *

Nama Peminjam: Tanggal Peminjaman :
Jabatan : Tanggal Pengembalian:
Unit Pengolah : (Tiap perpanjangan peminjaman harus seijin
Pusat Penyimpanan Arsip)

Tanda tangan, Kepala Pusat Penyimpanan Arsip/Kepala Biro

CONTOH OUT GUIDE

OUT

Tgl. Kembali

Indeks/Kode Tgl. Arsip

Nama Peminjam Dept/Instansi
Tgl.Peminjaman Tanda Tangan
Contoh Out Folder

OUT

Indeks/kode Tgl Peminjam Tgl Pinjam Tgl Kembali

Contoh Out Slip
OUT
Mohon jangan dicabut
form pinjam ini sampai
DEPARTEMEN :
arsip kembali
UNIT KEARSIPAN:
Tgl. Pinjam Arsip:

FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

Nama Peminjam

Alamat

No Indeks/kode Cek Tgl. Kembali Deskripsi Diri

Yang bertanggung jawab,

Ka.Unit Kearsipan/KTU
 TUGAS I
Petunjuk Tugas:
1. Bentuklah kelompok tugas yang
beranggotakan maksimal 5 orang
2. Lakukan observasi lapangan ke kantor-kantor
yang ada di UNS khususnya di FKIP, untuk
mengamati permasalahan-permasalahan
kearsipan dan lakukan wawancara tentang
permasalahan tersebut.
3. Diskusikan, kemudian susun laporan kelompok
yang berisi permasalahan, dan analisis
permasalahan.
4. Presentasikan di depan kelas !
SEKIAN TERIMAKASIH