Nama: Destia Sita Ramadhani

Nim / offering: 190412630019 / L

Matkul: Manajemen kearsipan
Jawablah pertanyaan di bawah ini denga tepat dan benar.
1. Indekslah nama orang dan nama perusahaan serta instansi pemerintah sesuai dengan aturan
dalam mengindeks.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Rizky Siregar Siregar Risky -
2 Antonius Sukardi Sukardi Antonius -
3 Kim Soo Hyun Kim Soo Hyun
4 Laila Zahrotul Mufida Laila Zahrotul Mufida
5 George Kennedy Kennedy George -
6 W.M. Alvania Alvania W M
7 Ny. Azizah Fadhil Azizah Fadhil (Ny)
8 Kapten Harisudin Harisudin (Kapten) -
9 I Gusti Nyoman Wardhana Wardhana Nyoman I Gusti
10 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
11 KH. Yusuf Mansur Yusuf Mansur (KH)
12 Justin Van Petter VanPetter Justin -
13 Oscar De La Hoya DeLaHoya Oscar -
14 Persatuan Wartawan Indonesia Wartawan Indonesia Persatuan
15 Hotel Santika Premier Santika Primier Hotel

16 DPR D P R
17 ITS ITS - -
18 Bandara Juanda Juanda Bandara -
19 Rumah Sakit Syaiful Anwar Syaiful Anwar Rumah
sakit
20 Kemetrian Kesehatan RI Kesehatan RI Kementrian

ARSIP AKTIF
2. A. Jelaskan pengertian arsip aktif dan beri contohnya!
B. Jelaskan komposisi ideal arsip dalam organisasi!
Jawaban :
A. Arsip Aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus,
arsip ini sering digunakan untuk kelangsungan pekerjaan kantor, baik kantor
pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan admnistrasi
lainnya.Contoh : Arsi berkas pegawai (karyawan), data absensi, jadwal pelajaran,
jadwal kerja dll.
B. Kompisisi ideal arsip dalam organisasi
10 % Arsip Permanen
25% Arsip Aktif (1-5 % Arsip Vital)
 30 % Arsip Inaktif
35 % Arsip tdk memiliki nilai guna
3. Sistem pengeloaan arsip di Indonesia telah mengalami beberapa perubahan dimulai dari sistem
Resolusi, sistem agenda, sistem verbal, , sistem kaulbach, sistem Takah,, Sistem pola baru,
dan sistem kearsipan menurut UU no 43 tahun 2009. Jelaskan secara singkat dan prinsip dari
masing-masing sistem tersebut!
A. Sistem Resolusi:
B. Sistem Agenda:
C. Sistem Verbal:
D. Sistem Kaulbach:
E. Sistem Takah:
F. Sistem pola baru: dan
G. Sistem kearsipan menurut UU no 43 tahun 2009
Jawaban :
A. Sistem Resolusi
Sistem pengumpulan arsip dalam bentuk seri notulen atau catatan harian. Prinsip dalam sistem
resolusi yaitu setiap seri disusun secara kronologis mulai dari tanggal 1 Januari sampai dengan
tanggal 31 Desember, bila berganti tahun maka tanggal akan dimulai dengan tanggal 1 Januari
kembali. Banyaknya surat pada satu bundel tidak harus 1 tahun, melainkan tergantung pada
kebutuhan arsip pada saat itu.
B. Sistem Agenda
Sistem ini dalam pengurusan suratnya menggunakan sarana buku (buku agenda) untuk
pencatatan surat dan buku ekspedisi untuk distribusinya. Prinsip pengurusan arsip dalam
sistem agenda adalah penyimpanan surat masuk dan keluar tidak dijadikan dalam satu buku
atau berkas atau juga suat masuk disimpan terpisah dengan copy (tindasan) surat keluarnya.
C. Sistem Verbal
Sistem yang penataan arsipnya berdasarkan kesamaan arsip, seperti dilihat dari kesamaan
masalah atau kesamaan urusan yang disusun secara kronologis. Prinsipnya dengan arsip
yang diterima diberi nomor yang biasa disebut nomor verbal sebagai nomor urut arsip.
Penataan arsip verbal dilakukan dengan cara menghimpun atau menyatukan arsip yang
memiliki kesamaan urusan (dossier).
D. Sistem Kaulbach
Sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan menggunakan kartu kaulbach atau kartu
korespondensi dimana pengelompokan arsip dilakukan berdasarkan klasifikasi. Prinsip pada
pengelolaan arsipnya yaitu arsip dicatat dan diatur menggunkan kartu kaulbach dan juga
pengurusan keluar masuknya arsip dilakukan dengan menggunakan kartu kaulbach juga yang
berdasar dengan masalahnya dan pengelompokan arsipnya didasarkan pada klasifikasi
masalah. Penataan berkasnya dilakukan dengan menggunakan kode huruf dan angka.
E. Sistem Takah
Sistem yang nama lain dari tata naskah yaitu yang pengelolaan arsipnya dilakukan dengan
cara menciptakan, mengolah, memelihara, mengendalikan, dan menyajikan arsip secara
 kronologis dalam berkas yang sama. Prinsip dalam pengelolaannya menggunakan beberapa
sarana pencatatatn sebagai pendukung sistem, contohnya seperti map takah; buku indeks;
buku takah; lembar catatan; buku harian takah; kartu pemeriksaan peredaran takah (KPPT);
buku ekspedisi takah; buku daftar pembukaan takah; dan yang terakhir sampul takah rahasia.

F. Sistem pola baru

Sistem ini membahas secara menyeluruh untuk kegiatan kearsipan mulai dari kegiatan
operasional, tata kerja, personil, peralatan dan perlengkapan, termasuk juga asas-asas
petunjuk dalam pengelolaan arsip. Prinsipnya dengan menggunakan sarana pecatatan surat
penting yang keluar masuk dengan menggunakan kartu kendali, sedangkan untuk surat biasa
dan surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat baik biasa maupun rahasia.
Pengurusan surat masuk melalui kartu kendali yang meliputi kegiatan penerimaan,
pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan.
G. Sistem kearsipan menurut UU no 43 tahun 2009
Dalam sistem ini memunculkan pola baru dalam pengelolaan arsip yang prinsipnya seperti
pencatatan arsip yang dilakukan dengan menggunakan sarana pencatatan seperti buku
agenda, dan pemberkasan arsip dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip dengan instrumennya
seperti tata naskah, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan klasifikasi keamanan akses arsip.

4. Jelaskan prinsip dasar dalam penyimpanan fisik arsip aktif!

Jawaban :
Prinsip dasar penyimpanan arsip aktif menurut Kepka ANRI No. 12 tahun 2000 :
a. Kondisi lingkungan
 Lokasi, tempat penyimpanan arsip harus jauh dari lokasi yang berbahaya seperti area
penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC atau kamar mandi.
 Kontrol lingkungan, untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu diatur agar tidak
melebihi 27 derajat celcius dan kelembapannya tidak lebih dari 60% dan sirkulasi
udara yang bagus, pencahayaan terhadap arsip langsung harus dihindarkan dan
lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
 Perlindungan, adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang
dan ditangani secara baik, apabila ada peluang terjadi kebakaran harus ada alat
pendukung seperti fire alarm, extinguisher, atau juga smoke detection.
b. Pengamanan
 Pemeliharaan, dilakukan guna untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok dan
dapat dilakukan secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan arsip dilakukan setelah
diketahui adanya kerusakan dan harus dilakukan dengan secara cepat dan tepat.
 Penangan arsip, penanganan pada arsip harus dilakukan dengan secara hati-hati
untuk meminimalisir kerusakan pada arsip serta menjamin pelestariannya yang harus
dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola atau pengguna arsip agar aman
dan terlindungi.
 Kemudahan akses, penyimpanan arsip harus memerhatikan kemudahan akses arsip
yang diinginkan yaitu harus mudah di identifikasi sehingga mudah diketahui lokasinya
dan mudah ditemukan kembali.
c. Proteksi
 Peralatan dan tempat menyimpan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah
terjangkau dan trelindung dari bahaya, dan juga setiap peralatan harus dijamin bersih sehingga
akan menjamin kebersihan.

5. Sebutkan dan jelaskan kelebihan macam-macam sistem penyimpanan arsip!

Jawaban:
 Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang
menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 
 Keuntungan Sistem Filling Abjad
1. Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
2. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
3. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
4. Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
5. Biaya pelaksanaannya lebih murah.
 Kerugian Sistem Filling Abjad
1. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara
konsisten.
2. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
3. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
4. Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
 Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system
(karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya
terlebih dahulu).
 Kelebihan Sistem Filling Nomor
1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
 Kelemahan Sistem Filling Nomor
1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
 Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman
termasuk diperhatikan dari datangnya surat.
 Kelebihan Sistem Tanggal
1. Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
 2. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
 Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal
1. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam
menyebutkan perihal arsip.
2. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
3. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
4. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat
murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
 Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan
dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi /
wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam penyimpanannya menurut
sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal
 Kelebihan Sistem Wilayah
1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
 Kelemahan Sistem Wilayah
1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan
secara lengkap.
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-
batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing
cabang.
 Sistem Subjek/Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana
surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang
pada umumnya terjadi. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan
urutan abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).
 Kelebihan Sistem Subyek
1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
 Kekurangan Sistem Subyek
1. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.
2. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.