Nomor SOP XVIII.A.

a06 DKI / SOP / 2014

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif

SEKRETARIS,

Disahkan oleh
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA H. M. AYUB, SE
Pembina
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
NIP. 19630814 199403 1 007
PEMBUATAN KARPEG, KARIS, KARSU,
BAGIAN SEKRETARIAT Judul SOP
TASPEN, ASKES

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. UU no. 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Pengelolaan
2. PP no. 45 tetntang Perubahan atas PP No. 10 tahun 1983 tentang iain Pembuatan kartu pegwai, kartu taspen, kartu istri, dan kartu suami
3. SE Kepala BKN No. 08/SE/1983 tanggal 26 Maret 1983 tentang Memahami Tugas dan Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera
Petunjuk Permintaan, Penetapan, PenggunaanKartu istri / Kartu Suami PNS
4. Kep. Kepala BKN No. 0666/KEP/1974 tentang Kartu Pegawai negeri Sipil
5. PP No. 49 tahun 1991 tentang Keanggotaan ASKES
6. PP No. 25 Thn 1981 tentang Asuransi Sosial PNS

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
SOP Pengelolaan Naskah Dinas Komputer dan peralatan pendukung
Surat Permohonan Cuti
ATK
Buku Ekspedisi Surat Keluar

Peringatan Pencatatan dan pendataan

Jika Pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, Kartu TASPEN dan ASKES tidak Buku Agenda Surat Masuk/Keluar
kerjakan maka SOP karpeg, karsu, karsi dan taspen dan askes tidak dapat Disimpan dalam data elektronik dan manual
terlaksana.
NOMOR : XVIII.A.a06.1 / DKI / SOP / 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMBUATAN KARPEG
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Kasubag Persyaratan/ KETERANGAN
Sekretaris Staf Kadis Waktu Output
umum Kelengkapan

1 Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS Surat masuk 10 menit Disposisi
yang belum mempunyai Kartu Pegawai (KARPEG) dan
menyiapkan usul penerbitan Karpeg

2 Menugaskan staf untuk mendata PNS Disposisi 1 jam Disposisi

yang belum memiliki KARPEG, Membuat konsep surat usul Konsep usul penerbitan Konsep usul penerbitan
penerbitan KARPEG dan menugaskan staf untuk KARPEG KARPEG
menyiapkan berkas dan mengetik konsep

3 Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi Konsep usul penerbitan Surat usul penerbitan
berkas usul penerbitan KARPEG. Memeriksa kelengkapan KARPEG 2 hari KARPEG
berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik Berkas rangkap 4: Dokumen/berkas
konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada - F.copy SK CPNS
USUL
atasan - F.CopY SK PNS
PENERBITAN
- F.Copy STPPL
KARPEG
- Foto uk. 2x3 : 2 (dua) lbr
DIBERIKAN
APABILA
4 Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
SUDAH PNS
konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan KARPEG KARPEG
100 %
Tidak
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

5 Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
KARPEG KARPEG KARPEG
Dokumen/berkas Dokumen/berkas
ya

6 Mencatat surat usul pembuatan KARPEG ke buku kontrol ya Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani KARPEG KARPEG
Dokumen/berkas Dokumen/berkas
Tidak
Buku kontrol
7 Memeriksa dan menandatangani surat usul Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
pembuatan KARPEG KARPEG KARPEG
 Dokumen/berkas Dokumen/berkas

8 Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan ya

Surat usul penerbitan 1 hari Surat usul penerbitan
surat dan mengirimkan ke BKN KARPEG KARPEG
Buku Agenda surat keluar
Buku ekspedisi
File Arsip surat keluar
NOMOR : XVIII.A.a06.2 / DKI / SOP / 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMBUATAN KARIS / KARSU
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Kasubag Persyaratan/ KETERANGAN
Sekretaris Staf Kadis Waktu Output
umum Kelengkapan

1 Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS Surat masuk 10 menit Disposisi
yang belum mempunyai Kartu Istri/Suami (KARIS/KARSU)
dan menyaipkan usul penerbitan KARIS/KARSU PNS ybs

2 Menugaskan staf untuk mendata PNS Disposisi 2 jam Disposisi

yang belum memiliki KARIS/KARSU, Membuat konsep Konsep usul penerbitan Konsep usul penerbitan
surat usul pembuatan KARIS/KARSU dan menugaskan staf KARPEG KARPEG
untuk menyiapkan berkas dan mengetik konsep

3 Mendata PNS yang belum memiliki KARIS/KARSU, Konsep usul penerbitan Surat usul penerbitan
Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi KARIS/KARSU 3 hari KARIS/KARSU
berkas usul penerbitan KARIS/KARSU Memeriksa kelengkapan Berkas rangkap 4: Dokumen/berkas
berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik - F.copy SK CPNS
konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada - F.CopY SK PNS
atasan - F.Copy SK Pangkat terakhir
USUL
- F.Copy DP3 Terakhir
PENERBITAN
- F.Copy akte kawin/catatan sipil
KARIS/KARSU
- F.Copy Kartu Keluarga
DIBERIKAN
- F.copy keterangan kematian/cerai
APABILA
bagi PNS yang duda/cerai
SUDAH PNS
- Foto uk. 3x4 : 2 (dua) lbr
100 %
4 Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan KARIS/KARSU KARIS/KARSU
Tidak
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

5 Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
KARIS/KARSU KARIS/KARSU KARIS/KARSU
Dokumen/berkas Dokumen/berkas
Ya

6 Mencatat surat usul pembuatan KARIS/KARSU ke buku kontrol Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani KARIS/KARSU KARIS/KARSU
 Tidak Dokumen/berkas Dokumen/berkas
Buku kontrol
7 Memeriksa dan menandatangani surat usul Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
pembuatan KARIS/KARSU KARIS/KARSU KARIS/KARSU
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

8 Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan Surat usul penerbitan 1 hari Surat usul penerbitan
surat dan mengirimkan ke BKD ya
KARIS/KARSU KARIS/KARSU
Buku Agenda surat keluar
Buku ekspedisi
File Arsip surat keluar
NOMOR : XVIII.A.a06.3 / DKI / SOP / 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMBUATAN KARTU TASPEN
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Kasubag Persyaratan/ KETERANGAN
Sekretaris Staf Kadis Waktu Output
umum Kelengkapan

1 Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS Surat masuk 10 menit Disposisi
yang belum mempunyai TASPEN PNS dan menyiapkan
usul penerbitan TASPEN PNS ybs

2 Menugaskan staf untuk mendata PNS yang belum memiliki Disposisi 1 jam Disposisi
TASPEN PNS, Membuat konsep surat usul pembuatan
TASPEN PNS dan menugaskan staf untuk menyiapkan
berkas dan mengetik konsep

3 Mendata PNS yg belum memiliki TASPEN, Konsep usul penerbitan Surat usul penerbitan
Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi TASPEN PNS 3 hari TASPEN PNS
berkas usul penerbitan TASPEN PNS, Memeriksa kelengkapan Berkas rangkap 4: Dokumen/berkas
berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik - F.copy SK CPNS
konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada - F.CopY SK PNS
atasan - F.Copy SK Pangkat terakhir
- F.Copy KARPEG
- F.Copy KP4
- F.Copy Surat Tugas

4 Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan Surat usul penerbitan 30 menit Surat usul penerbitan
konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan TASPEN PNS TASPEN PNS
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

Tidak

5 Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
TASPEN PNS TASPEN PNS TASPEN PNS
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

6 Mencatat surat usul pembuatan TASPEN PNS ke buku kontrol Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
ya
dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani TASPEN PNS TASPEN PNS
Dokumen/berkas Dokumen/berkas
 Buku kontrol

7 Memeriksa dan menandatangani surat usul Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
pembuatan TASPEN PNS TASPEN PNS TASPEN PNS
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

8 Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan Surat usul penerbitan 1 hari Surat usul penerbitan
surat dan mengirimkan ke PT. TASPEN TASPEN PNS TASPEN PNS
Buku Agenda surat keluar
Buku ekspedisi
File Arsip surat keluar
NOMOR : XVIII.A.a06.4 / DKI / SOP / 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMBUATAN ASKES
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Kasubag Persyaratan/ KETERANGAN
Sekretaris Staf Kadis Waktu Output
umum Kelengkapan

1 Memerintahkan kasubbag. Umum untuk mendata PNS Surat masuk 10 menit Disposisi
yang belum mempunyai ASKES dan menyiapkan
usul penerbitan TASPEN PNS ybs

2 Menugaskan staf untuk mendata PNS Disposisi 1 jam Disposisi

yang belum memiliki ASKES, Membuat konsep surat Konsep usul penerbitan Konsep usul penerbitan
usul pembuatan ASKES dan menugaskan staf untuk ASKES ASKES
menyiapkan berkas dan mengetik konsep

7 Memberitahukan kepada PNS ybs untuk melengkapi Konsep usul penerbitan Surat usul penerbitan
berkas usul penerbitan ASKES Memeriksa kelengkapan ASKES 3 hari KARIS/KARSU
berkas yang diserahkan oleh PNS ybs dan mengetik Berkas rangkap 3 : Dokumen/berkas
konsep usul pembuatan KARPEG dan melaporkan kepada - F.Copy SK terakhir USUL
atasan - F.Copy daftar gaji PENERBITAN
- F.Copy akte kawin/catatan sipil KARIS/KARSU
- F.Copy Kartu Keluarga DIBERIKAN
- F.Copy akte lahir anak APABILA
- F.Copy Kartu Keluarga SUDAH PNS
;- Formulir isian ASKES 100 %
- Foto masing-masing
uk. 2x3 : 2 (dua) lbr

8 Memeriksa kelengkapan berkas, mengkoreksi ketikan Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
konsep, memaraf konsep dan menyampaikan keatasan ASKES ASKES
Dokumen/berkas Dokumen/berkas
Tidak

9 Mengkoreksi dan memaraf konsep surat usul pembuatan Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
ASKES ASKES ASKES
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

10 Mencatat surat usul pembuatan KARIS/KARSU ke buku kontrol ya Surat usul penerbitan 10 menit Surat usul penerbitan
dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani ASKES ASKES
Dokumen/berkas Dokumen/berkas
Buku kontrol
 Tidak
11 Memeriksa dan menandatangani surat usul Surat usul penerbitan 15 menit Surat usul penerbitan
pembuatan ASKES ASKES ASKES
Dokumen/berkas Dokumen/berkas

12 Menomori surat, menggandakan surat, mengarsipkan Surat usul penerbitan 1 hari Surat usul penerbitan
surat dan mengirimkan ke BKD ASKES ASKES
ya
Buku Agenda surat keluar
Buku ekspedisi
File Arsip surat keluar