Pengertian Pengindeksan Subjek di dunia Perpustakaan dan Informasi

Oleh:
RITA FITRIA

Konsep dan batasan:

Perpustakaan merupakan pusat dari segala jenis sumber informasi terekam. Sumber
informasi adalah tempat disimpannya sejumlah (banyak) informasi yang bentuknya berupa
media, baik cetak, elektronik, maupun optik. Dilihat dari fungsinya maka perpustakaan harus
menyediakan beragam informasi yang sesuai dengan permintaan penggunanya. Dan untuk dapat
memenuhi permintaan ini maka perpustakaan berusaha menyediakan alat yang mampu
melakukan temu kembali informasi yang ada dari tempatnya. Proses dalam penelusuran atau
kegiatan temu balik informasi ini dikenal dengan

information retrieval (penelusuran informasi).

Sementara itu, pengindeksan (indexing) merupakan salah satu kegiatan utama yang
dapat mendukung proses penelusuran informasi ini. Di sini tentunya adalah pengindeksan
tentang subjek, yang dikenal dengan sebutan subject indexing.

Makalah ini secara khusus juga bertujuan untuk membahas secara praktis berkaitan
dengan unsur-unsur yang diperlukan dalam pengindeksan subjek. Dan oleh karena itu tentunya
perlu didukung oleh beberapa teori yang diperlukan dalam kegiatan pengindeksan subjek.

Beragam jenis perpustakaan dan pusat-pusat informasi tentunya mempunyai tujuan

utamanya sendiri-sendiri. Namun dilihat dari segi karakteristik umumnya, semua perpustakaan
berfungsi sebagai gudang informasi, atau tempat informasi. Dan informasi dimaksud adalah yang
tersimpan dalam beragam media penyimpan informasi seperti misalnya buku, majalah, film, slide,
disket, dan gramapun. Dari sana maka kita dalam hal ini tidak hanya berbicara mengenai
perpustakaan dan media penyimpan pesan semata. Kita bisa menggunakan istilah dokumen
untuk mewakili semua sumber- sumber atau media penyimpan informasi, dan istilah
perpustakaan untuk menggambarkan tempat dokumen dimaksud. Tempat dalam hal ini bukan
berarti hanya sekadar wadah penyimpanan saja, melainkan sudah tercakup semua kegiatan
berkaitan dengan fungsi dan pemanfaatan semua dokumen yang ada.

Perpustakaan memerlukan dokumen sebab mereka memuat informasi yang ada di dalam
dokumen yang mungkin bermanfaat bagi pengguna.
Penelusuran informasi (information retrieval) merupakan proses pemenuhan permintaan
pengguna akan informasi dengan cara memberikan atau menyediakan informasi yang relevan di
perpustakaan. Dan memang itulah fungsi utama suatu perpustakaan.

Istilah penelusuran informasi secara tidak langsung menunjukkan penelusuran dokumen,

sebab yang namanya informasi adanya pada dokumen. Dengan kata lain, secara fisik kegiatan
penelusuran informasi di perpustakaan adalah kegiatan dalam menelusur suatu dokumen.
Dokumen dalam pengertian ini mengandung makna fisik, seperti buku, majalah, slide, film, disket,
dsb. yang fungsinya sebagai penyimpan informasi. Dalam konteks ini memang dibedakan dengan
istilah data retrieval (penelusuran data) yang lebih bermakna sebagai pemenuhan atas
permintaan pengguna dengan pemberian jawaban secara langsung atas pertanyaan yang
diajukan.

Dari uraian singkat di atas, kita bisa menggunakan satu definisi tentang penelusuran
informasi atau information retrieval yakni (kegiatan) penemuan kembali dokumen dari koleksi
yang ada yang relevan dengan permintaan (pengguna) (Brown, 1982).

Perlu diingat bahwa prinsip dasar penelusuran informasi juga adalah hanya melakukan
pencarian informasi atau dokumen secara terbatas untuk setiap permintaan, yakni yang relevan
dengan permintaan tersebut. Dengan kata lain sangat tidak praktis untuk mencari seluruh
informasi yang ada dari yang diminta, dan oleh karena itu perlu dicari informasi yang relevan. Kita
perlu membatasi arah pertanyaan atau permintaan pengguna. Misalnya ada pertanyaan atau
permintaan mengenai masalah

pendidikan anak. Maka yang paling sederhana adalah dengan cara membatasi bidang tersebut
dengan pertanyaan-pertanyaan lanjut, misalnya pendidikan anak dalam sekolah atau dalam
lingkungan keluarga. Namun, apapun itu semua, yang jelas bahwa masalah pendidikan anak tentu
saja termasuk ke dalam kelas atau golongan pendidikan(education). Di sini kita perlu memahami
istilah kelas atau golongan.

Kelas adalah seperangkat benda yang mempunyai sifat dan karakteristik yang sama.
Contohnya, violin, kecapi, gitar, dan cello, semuanya merupakan instrumen musik yang dipetik.
Medium penghasil suara khusus ini dikatakan sebagai suatu karakteristik yang dipunyai oleh
semua instrumen tadi, dan itu disebut sebagai karakteristik umum yang sama. Dari sana kita
dapat menarik suatu konsep umum bahwa violin, kecapi, cello, dan gitar adalah bagian dari
instrumen musik yang disebut alat musik petik (stringed instruments).

Kelas musik yang lainnya bisa dilihat dari segi karakteristik penghasil suara seperti alat musik
pukul (ketuk) dan alat musik tiup.
Katalog merupakan deskripsi fisik suatu dokumen. Dalam konteks ini katalog juga
merupakan bentuk indeks, juga bibliografi, karena keduanya berfungsi sebagai alat menemukan
kembali dokumen atau informasi yang ada di perpustakaan atau pusat-pusat informasi.

Dalam berbagai literatur perpustakaan, istilahindexing (pengindeksan) mempunyai

beragam arti. Di sini maksudnya adalah meliputi segala kegiatan yang mendukung semua aspek
dari penelusuran informasi (information retrieval).

Seperti sudak kita ketahui bahwa proses penelusuran informasi itu diasali oleh adanya
permintaan pengguna karena adanya kebutuhan informasi, dan diungkapkannya melalui berbagai
cara atau aspek telusuran seperti dokumen, pengarang, judul, atau subjek. Di sini lebih banyak
dibahas mengenai penelusuran informasi melalui nama-nama subjek. Dan oleh karena itu disebut
dengan

pengindeksan subjek.
 Dengan melihat uraian seperti itu maka yang namanya subject indexing (pengindeksan
subjek)
meliputi:
(1)

Klasifikasi dokumen atas dasar isi subjek. Dalam konteks penelusuran informasi, istilah
klasifikasi secara terpisah digunakan secara tegas
(2)
Konstruksi indeks yang memudahkan penelusuran dokumen atas dasar isi subjek.
2. Ringkasan:
Sebagai kata kunci atau ringkasan atas pengertian pengindeksan subjek, berikut dirumuskan
beberapa kalimat dimaksud:
Penelusuran informasi merupakan proses penemuan kembali informasi di perpustakaan
atau pusat-pusat informasi, atas dasar permintaan. Kenyataan seperti ini menggambarkan
adanya proses penemuan kembali dokumen yang relevan. Dari pengertian seperti itu maka
pengertian penelusuran informasi merupakan fungsi utama dari suatu perpustakaan. Dus, agar
dapat memenuhi fungsi tersebut maka perpustakaan harus membuat atau memelihara suatu
sistem penemuan kembali dokumen- dokumen yang ada di perpustakaan.

Selanjutnya agar dapat menemukan kembali dokumen-dokumen dimaksud untuk

menjawab pertanyaan, maka harus dicari. Dan ketika pencarian dokumen yang relevan ini
dilakukan, maka itu harus sesuai ataucocok (match) antara informasi yang diminta dengan yang
disediakannya. Tidak praktis mencari seluruh dokumen atau informasi yang ada dalam menjawab
setiap permintaan/pertanyaan. Dan oleh karena itu merupakan hal yang prinsip dalam
penelusuran informasi dalam menjawab pertanyaan atau permintaan, dengan cara membatasi
wilayah pertanyaannya, terutama dengan cara mengarahkannya kepada informasi yang relevan
dengan permintaan.

Untuk mencari informasi yang relevan, maka digunakan pola kelas atau kelompok subjek.
Kelas adalah sekelompok benda yang memiliki karakteristik umum yang sama. Dan dalam konteks
penelusuran informasi, kelas merupakan sekelompok dokumen yang memiliki karakteristik umum
yang sama.

Sebuah dokumen bisa jadi dianggap memiliki beberapa kelas yang berbeda karena sifat dari
subjek dalam dokumen yang bersangkutan memang berbeda. Oleh karena itu perlu
dikembangkan
3
melalui alat penelusuran lanjut berupa isi subjek atau pengarangnya. Perlu juga diingat bahwa
lokasi rak (dokumen) hanya akan menunjukkan keanggotaannya dalam satu kelas saja. Untuk
mengatasi kesulitan pokok dari sistem penempatan dalam rak ini, maka perlu bantuan katalog di
perpustakaan. Dan penyusunan dokumen dan katalog perpustakaan di mana keduanya berfungsi
sebagai alat bantu penelusuran informasi di perpustakaan, semuanya menunjukkan kelas-kelas
yang relevan. Dan kedua alat penelusuran itu disebut sebagai indeks. Prosesnya disebut indexing,
atau pengindeksan. Karena yang diindeks adalah subjek maka namanya menjadi pengindeksan
subjek.

Dengan demikian maka pengindeksan subjek (subjek indexing) meliputi: (1) Klasifikasi
dokumen atas dasar isi subjek; (2) Konstruksi indeks-indeks yang membantu penelusuran
dokumen yang disebut sub
Penataan Arsip atau mengindeks

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian- bagian dari kata
tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada
sistem penyimpanan yang dipergunakan (Amsyah 2003 : 121).
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang
telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan
penataan arsip terdiri dari:

1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.

2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum.
3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan.
4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.
5. Menentukan indeks (Abu Bakar 1990 : 67)

Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu
juga sebagi alat penentu, dimana letak arsip itu didalam urutan hubungan masalah
pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya
urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

System Numeric

System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen
berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama,
hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan
untuk:

1) Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor,

misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya perusahaan asuransi
sesuai urutan nomor polis, bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor
rekening.
2) Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan
surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.
3) Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan
nomor induk siswa.
4) Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.

Di dalam sistem nomor ada 4 macam yaitu:

1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini

menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang
bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalah. Perlengkapan yang
diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu
kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan /
masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam
daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan /
masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang
terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang
terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai
pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan
menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling
cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap
guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan
paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui
permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali-
Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam
folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan-
Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan
kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal
digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku
arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat
penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10
guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam
sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang
berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua
angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor
guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc.
Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317,
berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam
folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor
Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan
guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada
di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada
dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam
sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka
ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode
kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai
berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor
Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan
kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya
adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Sistem penyimp