NAMA : EOUDIA SEMBIRING

NIM : 202201018

MATKUL : KOSA KATA INDEKS DAN TESAURUS

SISTEM PENGINDEKSAN SUBJEK

Sistem Pengindeksan Subjek Indeks dan abstrak merupakan dua istilah yang terdapat dalam
bidang Ilmu Perpustakaan, dan dianggap sebagai jantung kepada sistem akses informasi.
Pengguna perpustakaan terutama para peneliti menggunakan indeks dan abstrak untuk
mendeteksi bahan di perpustakaan. Bahan yang biasa diindeks dan berisi ringkasan adalah
artikel dari jurnal, kertas kerja persidangan dan tesis. Contoh bahan yang diindeks tetapi tidak
dibuat ringkasan adalah berita koran. Sebelum diterangkan lebih lanjut mengenai indeks dan
abstrak, harus dipahami maksud bibliografi dan unsur informasi bibliografik. Bibliografi
adalah daftar bahan-bahan yang disusun mengenai sesuatu perkara oleh orang perseorangan
atau kelompok atau badan-badan tertentu. Unsur informasi bibliografik atau data bibliografik
adalah entri-entri penting yang dapat digunakan untuk tujuan dapatan semula informasi.
Contoh entri tersebut adalah: nama pengarang, judul, tahun, dan informasi-informasi lain dari
bahan yang ingin diindeks yang difikirkan penting. Pengertian Indeks

Indeks berasal dari bahasa Inggris “indecs” berarti menunjukkan. Menurut Lasa Hs dalam
bukunya Kamus Kepustakawanan Indonesia (2009:110) indeks adalah petunjuk yang berupa
huruf, angka maupun tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi
bahwa informasi yang lebih lengkap maupun informasi terkait dapat ditemukan pada sumber
yang ditunjuk. Penyusunan indeks yang baik harus memenuhi kriteria akurat, komprehensif,
konsisten, dan menggunakan petunjuk silang/cross reference yakni kata see/ lihat atau see
also/ lihat juga.

Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai
salah satu sistem temu kembali informasi. Indeks dari segi bahasa didefinisikan sebagai : a.
Sesuatu yang menunjuk atau menanda b. Daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis
Dengan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek dalam
sebuah dokumen yang diterbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi rujukan untuk mencari
dokumen yang dicari. Menurut Konfhage (dalam Andriaty, 2002: 1) indeks merupakan hasil
utama dari proses analisis dokumen, dibuat untuk keperluan temu kembali informasi dalam
suatu pangkalan data atau dalam majalah sekunder tercetak. Suatu indeks harus memberikan
kemungkinan bagi pengguna untuk dapat mengakses suatu dokumen, maupun sekumpulan
secara efisien (Siregar, 2017: 1). Melalui pernyataan diatas dapat dinyatakan bahwa indeks
merupakan hasil dari proses analisis dokumen untuk dapat diakses oleh pengguna dalam
pencarian informasi. Pegindeksan adalah proses identifikasi dan analisis dokumen dalam
kegiatan pengorganisasian nilai-nlai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar dapat
diakses oleh pengguna dalam keperluan penelusuran informasi. Dengan demikian, indeks
sangat penting dalam penentuan representasi dokumen tertentu dalam temu kembali
informasi. Definisi lain menjelaskan pengindeksan adalah sebagai suatu proses menganalisa
isi kandungan suatu bahan atau sumber informasi dan menerangkannya dengan menggunakan
bahasa atau istilah di dalam pengindeksan. Pengindeksan ini bertujuan untuk menganalisa
(menguraikan) suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari
beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya. Maka sebaiknya masing-
masing karya itu perlu kita uraikan satu persatu dengan membuatkan indeksnya. Para
pengguna perpustakaan biasanya menggunakan indeks untuk mencari dokumen yang ada di
perpustakaan terutama dokumen yang biasa di indeks seperti; artikel dari jurnal, kertas kerja
dan tesis. Sebuah indeks yang baik harus dapat memberi panduan yang spesifik, juga

mampu menentukan lokasi sumber informasi dengan efisien dan dapat digunakan untuk
mencari sumber-sumber informasi lain yang berkaitan, oleh karena itu sebuah indeks harus
lengkap dan tepat (complete and accurate). Indeks mulai digunakan pada jaman Mesir Kuno
dan Babilonia. Kemudian indeks digunakan lebih luas pada abad ke-5 dengan membuat
publikasi yang berjudul Index Librorum Prohibitorum. Pada abad pertengahan berkembang
indeks margin, yaitu pemberian hiasan menarik di setiap huruf pertama pada tiap bab untuk
memudahkan temu kembali. Perkembangan selanjutnya muncul istilah
konkordans/concordant, yakni indeks kata kunci dalam alkitab. Pada tahun 1848 seorang
mahasiswa undergraduate Yale University Amerika Serikat mencoba menyusun indeks
artikel majalah yang dimiliki oleh perpustakaan peguruan tinggi tersebut, berdasarkan subjek.
Bentuk subjek ini kemudian dikembangkan oleh penerbit H.W. Wilson pada tahun 1900
dengan menerbitkan Reader’s Guide Periodical Literature. Kemudian dalam perkembangan
selanjutnya penerbit Wilson ini menerbitkan lebih dari 20 jenis indeks subjek khusus. Indeks
bisa berbentuk indeks tercetak, online database, dan CD ROM. Indeks tercetak adalah suatu
daftar entri bibliografis dalam bidang tertentu yang disusun secara alfabetis. Online database
adalah informasi yang disimpan pada file komputer dan dapat diakses melalui sebuah
terminal jarak jauh dan hubungan telekomunikasi. Sedangkan CD ROM adalah disk plastic
dengan sebuah pembungkus cermin metal yang dibaca dengan sebuah sinar laser kecil.
Indeks memiliki fungsi untuk mencapai efisiensi, memberikan informasi lebih lengkap dan
tepat, dan merinci subjek menjadi unit-unit pengertian lebih kecil. Oleh karena itu
penyusunan indeks dimaksudkan untuk membimbing pemustaka aar lebih cepat dalam
menelusuri informasi dan dapat digunakan untuk membantu penyusunan bibliografi maupun
katalog perpustakaan. Apabila dilihat dari cara penyusunan tajuknya, maka indeks disusun
berdasarkan huruf demi huruf dan kata demi kata.

Pengertian Pengindeksan Menurut Clevelend (2001: 97)

”indexing is the process identifying information in a knowledge record (text or nontext) an

organizing the pointers to UNIVERSITAS SUMATERA UTARA that information in tp
searchable file”. Definisi diatas dapat diartika bahwasannya pengindeksan adalah proses
identifikasi informasi dalam sebuah catatan pengetahuan baik teks ataupun non-teks dan
pengorganisasian nilai-nilai informasi untuk pencarian file. Dari pernyataan diatas dapat
disimpulkan bahwa pengindeksan adalah kegiatan pengorganisasian nilai-nilai informasi
(Siregar, 2017: 1). Pengindeksan adalah suatu proses menganalisa isi kandungan suatu bahan
yang menerangkan dengan menggunakan bahasa atau istilah dalam sistem pengindeksan yang
bertujuan untuk menganalisa suatu karya pengguna pustaka, biasanya menggunakan indeks
untuk mencari dokumen yang ada di perpustakaan. Pengindeksan (indexing) terjadi pada
tahap masukan sistem informasi dan mencakup proses-proses seperti pencatatan ciri-ciri
seperti pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi dokumen, klasifikasi dan
pembuatan entri katalog (Siregar, 2017: 1). Pengindeksan merupakan kegiatan
pendeskripsian isi dokumen dengan memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi
dokumen. Pengindeksan subjek merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan
pustaka di perpustakaan. Pengindeksan ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat wakil
dokumen sehingga memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu
permintaan

Tujuan Penyusunan Indeks

Tujuan utama dari pengindeksan adalah untuk membentuk representasi dari dokumen dalam
bentuk yang sesuai (Lancaster, 1998: 1) yang dikutip oleh Hasugian (1995: 5) menyatakan
bahwa tujuan pengindeksan adalah untuk membuat wakil dokumen yang memudahkan proses
penemuan kembali dokumen. Tujuan penyusunan indeks adalah: 1. Efisiensi dan efektivitas
dalam penelusuran informasi

2. Memberikan informasi yang lebih rinci

3. Memanfaatkan sumber informasi secara optimal

4. Menganalisa, merinci, dan meringkas isi naskah menjadi unit-unit yang lebih kecil Tujuan
pengindeksan ialah memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu
permintaan dengan cepat hasil pengindeksan ialah idneks dalam arti luas yaitu saran atau
kunci yang menunjukkan pada penelusur dokumen mana dalam “gudnag informasi” yang
secara potensial relevan dengan suatu permintaan diperpustakaan dan pusat informasi sarana
ini ialah katalog perpustakaan dan susunan di rak. Permintaan dalam pengindeksan dapat
berupa permintaan mengenai subyek tertentu. Agar permintaan seperti ini data dilayani, maka
pada tahap masukan dilakukan pengindeksan subyek yang mencakup analisis isi terhadap isi
dokumen dan pemilihan nomor kelas, tajuk subyek atau descriptor dapat mewakili isi
dokumen. Apabila dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dapat ditemukan di
perpustakaan, maka hal ini berarti bahwa ada kecocokan antara informasi yang diminta dan
dan informasi yang ditemukan. Atau dengan kata lain informasi yang terdapat dalam
dokumen dalam batas-batas tertentu cocok dengan informasi yang dikehendaki. Untuk
meningkatkan kemungkinan terjadinya kecocokan, maka dalam proses simpan dan temu
kembali yang terjadi di semua sistem informasi perlu gunakan bahasa indeks (Siregar, 2017:

Fungsi Indeks

Dalam ilmu pengelolaan terbitan berkala karya Lasa HS (1994: 62) menjelaskan bahwa
“untuk memudahkan pencarian suatu topic yang terdapat dalam suatu atau beberapa majalah
perlu dibuatkan petunjuk. Petunjuk ini sering disebut dengan indeks. Indeks difungsikan
sebagai petunjuk dalam pencarian suatu topik dalam majalah supaya mudah ditemukan.
Indeks disusun dan dipersiapkan sedemikian rupa dengan harapan agar dapat difungsikan
sebagai berikut :

1. Alat penunjuk informasi Petunjuk yang memberikan pengarahan kepada pembaca bahwa
informasi yang lebih lengkap dan dapat ditemukan pada sumber yang dirujuk. Dengan
bantuan indeks ini suatu subyek seperti nama orang, nama tempat dapat segera di temukan
dengan cepat.
2. Alat penelusur informasi Menjadi alat penelusur informasi dan memberikan pandangan
secara menyeluruh tentang isi dari suatu koleksi yang ada di perpustakaan

3. Alat penghubung antar subjek atau antar literature Melalui pengindeksan subjek ini
pengguna akan mengetahui hubungan antara suatu bahan informasi dengan bahan yang
lainnya.

Struktur Indeks

Proses pembuatan indeks dapat dilakukan oleh indekser dengan mudah apabila bahan yang
akan diindeks telah terkumpul. Indekser kemudian menyeleksi bahan-bahan tersebut sesuai
dengan rencana pengindeksan yang telah dibuat. Indeks yang dapat dibuat bisa berupa: indek
subyek, indeks pengarang, indeks kata kunci, indeks geografi dan sejenisnya. Tujuan
pembuatan indeks diatas adalah untuk memudahkan user dalam memperoleh informasi yang
terkandung dalam bahan tersebut serinci mungkin melalui kata-kata atau nomor-nomor
penunjukkan tertentu tanpa membutuhkan waktu yang lama. Menurut Harold Borko dan
Charles L. Bernier (1978) dikatakan bahwa struktur indeks meliputi heading atau tajuk,
modifikasi dana halaman referensi (locator). Hasil indeks tersebut ditunjukan untuk
menghindari agar jangan sampai informasi yang ada tertahan lama dimeja indekser. Indekser
kemudian melengkapi data sitasi dengan melihat bahan primernya. Data tersebut berfungsi
sebagai penunjuk daripada pengganti bahan primer tersebut. Adapun struktur indeks ialah
sebagai berikut:

1. Tajuk/ heading, yaitu kata atau ungkapan pada bagian awal entri. Tajuk ini berfungsi
untuk menentukan letak suatu entri dalam susunan indeks yang disusun alfabetis dan
merupakan titik telusur dari suatu entri. Tajuk indeks bisa berupa subjek, pengarang, dan
lainnya.

2. Modifikasi, yaitu kata atau istilah yang membahas lingkup atau UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA tajuk agar lebih informatif.

3. Lokator, yaitu referensi yang menunjukkan letak dan atau informasi yang dimaksud dapat
ditemukan.

Pengindeks Perpustakaan seringkali dipahami sebagai sebuah tempat yang menyediakan

akses ke berbagai sumber informasi, baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik, termasuk
di dalamnya sumber-sumber informasi yang bersifat online maupun dalam bentuk
perpustakaan digital. Untuk memudahkan orang lain untuk mencari informasi di dalam suatu
perpustakaan diperlukan adanya indeks. Dalam proses pengindeksan tersebut dibutuhkan
sumber daya yang memiliki kompetensi atau keahlian dalam hal pengindeksan yang disebut
sebagai pengindeks. Murphy (1991) dalam Competencies for Special Librarians of the 21st
Century (2003) mengemukakan bahwa kompetensi adalah perpaduan antara pengetahuan,
pemahaman, keahlian dan atribut-atribut lain yang harus dipenuhi untuk melakukan
pekerjaan secara efektif baik dari sudut pandang pekerja maupun pengguna jasa (dalam hal
ini pustakawan dan pemustaka). Pemahaman yang hampir sama diberikan oleh Abels
(2003:2) yang mengungkapkan bahwa kompetensi profesional bagi praktisi informasi
sejatinya mencakup pengetahuan dalam bidang sumber-sumber informasi, akses, teknologi,
manajemen, serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk
menyediakan layanan informasi yang berkualitas tinggi. Keahlian yang harus dimiliki oleh
pengindeks ialah sebagai baerikut:

1. Memiliki pengetahuan yang luas

2. Mampu berpikir logis

3. Memahami materi atau bidang yang di indeks

4. Teliti dan tekun

5. Untuk mengindeks bidang khusus diperlukan specialist indexer

Cara Pengindeksan

Dalam pengindeksan subjek yang perlu dilakukan pertama kali ialah mendapat gambaran apa
konsep/tema/topic dari materi pustaka yang diindeks subjeknya atau istilah ilmiahnya ialah
analisis konseptual. Guna memperolehnya secara ilmiah dikenal formula P-M-E-S-T yang
telah dimanfaatkan sejak lama oleh banyak kalangan pustakawan. Dalam hal ini pustakawan
dituntut dapat merumuskan konsep/tema/topik dari materi pustaka secara cepat .

Dalam merumuskan P-M-E-S-T pustakawan minimal memperoleh apa yang menjadi P

(personality : wujud yang dibahas pada materi) dan apa yang menjadi E (energy : kegiatan
atau masalah yang dibahas pada materi) yang kemudian ditaksirkan apa disiplin ilmunya.
Selebihnya yang sebagaimana diketahui dalam materi pustaka tidak selalu ada unsur M
(Matter : perangkat yang menyertai pembahasan pada materi), S (Space : isi materi itu
menggambarkan keadaan di wilayah mana) dan T (Time : isi materi itu menggambarkan
keadaan di masa kapan). Pada praktiknya pustakawan kerap kali keliru dalam merumuskan P
dan E dimana P dan E yang di-capture-nya tidak tepat bahkan yang menjadi P ataupun E
saling terbalik.

Perumusan P-M-E-S-T perlu dimaksimalkan usahanya agar nantinya proses retrieval berjalan
semestinya juga memberi cerminan positif pada pusat sumber inforamasi/perpustakaan
bernaung. Disarankan dalam proses perumusan P-M-E-S-T tidak ada salahnya observasi yang
dilakukan tidak semata-mata pada pernyataan judul saja. Hal yang tidak ada salahnya perlu di
observasi dalam perumusan P-M-E-S-T yakni kata pengantar, daftar isi dan daftar pustaka
atau buku yang berjudul How to read a book bisa menjadi paduan umum dalam menyingkap
isi buku. Adapun tata cara pengindeksan ialah sebagai berikut:

1. Subjek maupun pokok masalah yang akan diindeks itu hendaknya harus betul-betul
diperlukan oleh pemustaka.

2. Semua entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.

3. Dalam pemilihan tajuk, hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.

4. Dipilih tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.

5. Menggunakan ejaan yang disempurnakan (EYD).

6. Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank and Banking.

7. Nama orang harus ditulis lengkap.

8. Apabila perlu bisa digunakan antonym.

9. Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan
memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.

10. Untuk indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.

11. Untuk membedakan nama diri dengan nama lain (gunung, kota, tempat, dll) maka untuk
nama diri ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama.

12. Untuk memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama ke
bagian-bagian lainnya.

13. Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dibuat urutan kronologis
dan bukan alfabetis.

14. Lambang atau singkatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.
15. Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama orang yang telah menjadi nama alat, rumus,
hukum, sistem, seperti Watt, Newton, tidak perlu dicantumkan lagi.

Pengindeksan Subjek

Pengindeksan (indexing) merupakan kegiatan pendeskripsian isi dari dokumen dengan

memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi dokumen. pengindeksan subjek
merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan pustaka di perpustakaan
ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan. Disini tentunya adalah
pengindeksan tentang subjek, yang dikenal dengan sebutan Subject Indexing. Dengan melihat
uraian seperti itu maka yang namanya subject indexing (pengindeksan subjek) meliputi:

1. Klasifikasi dokumen atas dasar isi subjek. Dalam konteks penelusuran informasi, istilah
klasifikasi secara terpisah digunakan secara tegas

2. Konstruksi indeks yang memudahkan penelusuran dokumen atas dasar isi subjek.

Kesimpulannya, penelusuran informasi merupakan proses penemuan kembali informasi di

perpustakaan atau pusat-pusat informasi, atas dasar permintaan. Kenyataan seperti ini
menggambarkan adanya proses penemuan kembali dokumen yang relevan. Dari pengertian
seperti itu maka pengertian penelusuran informasi merupakan fungsi utama dari suatu
perpustakaan. Dan agar dapat memenuhi fungsi tersebut maka perpustakaan harus membuat
atau memelihara suatu sistem penemuan kembali dokumen-dokumen yang ada di
perpustakaan.

RESUME

Sistem Pengindeksan Subjek Indeks dan abstrak merupakan dua istilah yang terdapat
dalam bidang Ilmu Perpustakaan, dan dianggap sebagai jantung kepada sistem akses
informasi. Bahan yang biasa diindeks dan berisi ringkasan adalah artikel dari jurnal, kertas
kerja persidangan dan tesis. Contoh bahan yang diindeks tetapi tidak dibuat ringkasan
adalah berita koran. Bibliografi adalah daftar bahan-bahan yang disusun mengenai sesuatu
perkara oleh orang perseorangan atau kelompok atau badan-badan tertentu.

Unsur informasi bibliografik atau data bibliografik adalah entri-entri penting yang dapat
digunakan untuk tujuan dapatan semula informasi. Menurut Lasa Hs dalam bukunya Kamus
Kepustakawanan Indonesia indeks adalah petunjuk yang berupa huruf, angka maupun
tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi yang
lebih lengkap maupun informasi terkait dapat ditemukan pada sumber yang
ditunjuk. Penyusunan indeks yang baik harus memenuhi kriteria
akurat, komprehensif, konsisten, dan menggunakan petunjuk silang/cross reference yakni
kata see/ lihat atau see also/ lihat juga. Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam
bidang perpustakaan dan dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi.

Sesuatu yang menunjuk atau menanda b. Daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis
Dengan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek dalam
sebuah dokumen yang diterbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi rujukan untuk mencari
dokumen yang dicari. Pegindeksan adalah proses identifikasi dan analisis dokumen dalam
kegiatan pengorganisasian nilai-nlai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar
dapat diakses oleh pengguna dalam keperluan penelusuran informasi.

Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang
berbeda, baik judul maupun subyeknya. Sebuah indeks yang baik harus dapat memberi
panduan yang spesifik, juga mampu menentukan lokasi sumber informasi dengan efisien
dan dapat digunakan untuk mencari sumber-sumber informasi lain yang berkaitan, oleh
karena itu sebuah indeks harus lengkap dan tepat . Kemudian indeks digunakan lebih luas
pada abad ke-5 dengan membuat publikasi yang berjudul Index Librorum
Prohibitorum. Pada tahun 1848 seorang mahasiswa undergraduate Yale University Amerika
Serikat mencoba menyusun indeks artikel majalah yang dimiliki oleh perpustakaan peguruan
tinggi tersebut, berdasarkan subjek.

Indeks tercetak adalah suatu daftar entri bibliografis dalam bidang tertentu yang disusun
secara alfabetis. Online database adalah informasi yang disimpan pada file komputer dan
dapat diakses melalui sebuah terminal jarak jauh dan hubungan telekomunikasi. Sedangkan
CD ROM adalah disk plastic dengan sebuah pembungkus cermin metal yang dibaca dengan
sebuah sinar laser kecil. Pengindeksan adalah suatu proses menganalisa isi kandungan
suatu bahan yang menerangkan dengan menggunakan bahasa atau istilah dalam sistem
pengindeksan yang bertujuan untuk menganalisa suatu karya pengguna pustaka, biasanya
menggunakan indeks untuk mencari dokumen yang ada di perpustakaan.

Pengindeksan terjadi pada tahap masukan sistem informasi dan mencakup proses-proses
seperti pencatatan ciri-ciri seperti pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi
dokumen, klasifikasi dan pembuatan entri katalog . Pengindeksan merupakan kegiatan
pendeskripsian isi dokumen dengan memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi
dokumen. Pengindeksan ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat wakil dokumen
sehingga memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan.

Fungsi Indeks

"Dalam ilmu pengelolaan terbitan berkala karya Lasa HS menjelaskan bahwa "untuk
memudahkan pencarian suatu topic yang terdapat dalam suatu atau beberapa majalah perlu
dibuatkan petunjuk.