ARTIKEL BAHASA DOKUMENTER

(Tugas mata kuliah Ilmu Dokumentasi)

OLEH :

Fauziah Faizzati

NIM : 13040110110029

S1 Ilmu Perpustakaan Reguler 1 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro

BAHASA DOKUMENTER Bahasa dokumenter atau bahasa pengindeksan adalah bahasa sehari-hari yang digunakan oleh unit informasi untuk memberi isi dokumen dengan tujuan utama untuk di simpan dan ditemu balik. Dapat dibedakan atas kerumitan, ruang lingkup, susunan, pemanfaatan, dan sebagainya. Dari segi sejarah, klasifikasi dan tajuk subjek telah lama digunakan oleh unit informasi. Namun, teknik serta berbagai kebutuhan mendorong munculnya jenis baru bahasa dokumenter. Terkadang jenis baru ini bertentangan dengan bahasa dokumenter jenis lama. Apa pun yang dibahas, entah itu berupa tajuk subjek, klasifikasi, kata kunci, daftar deskriptor, thesaurus, atau leksikon, semua itu tergolong dalam family sama, melayani tujuan yang sama, serta memiliki banyak persamaan. Bahasa dokumenter digunakan untuk olah intelektual sebuah dokumen yaitu sebuah masukan dalam subsistem simpan dan temu balik informasi serta kegiatan luaran dan penyebaran. Dalam bahasa dokumenter terlibat unsur bahasa maka aspek linguistik pun mendapat perhatian dalam pembahasan mengenai bahasa dokumenter. Aspek linguistik merupakan sarana unjuk kerja kegiatan khusus, yang dilaksanakan dalam kondisi khusus untuk memenuhi keperluan khusus. 1. Bahasa sehari-hari Bahasa sehari-hari atau bahasa tutur memiliki ciri khusus, ciri khusus tersebut membuat bahasa sehari-hari sulit digunakan untuk mengolah informasi. Untuk temu balik yang cepat dan handal, informasi perlu diungkapkan dalam cara sependek mungkin serta tanpa ketaksaan atau ambiguitas. Bahasa dokumenter meringkas atau menyederhanakan bahasa sehari-hari (inilah sebabnya bila pembaca membahas tentang bahasa dokumenter selalu bertemu dengan istilah bahasa terkendali atau kosa kata terkendali), dengan menyisakan sejumlah kecil kata, beberapa bentuk dan sedikit atau sama sekali tanpa tata bahasa. Dengan melakukan tindakan tersebut, maka diusahakan agar kekayaan informasi pada dokumen asli tetap terjaga sebanyak mungkin. Dengan memperhatikan isi dokumen asli, istilah yang digunakan serta kaitannya dengan istilah lain, namun kali ini ini diusahakan sesederhana mungkin sehingga memudahkan pemakainya oleh spesialis informasi dan pemakai. Kedua persyaratan ini sebenarnya mendorong bahasa dokumenter kearah yang berlawanan, yaitu ke arah kosa kata yang lebih luas dan struktur yang lebih bervariasi. Bahasa sehari-hari atau teks bebas dapat digunakan untuk mengolah informasi hingga ke batas tertentu. Berkat bantuan komputer yang mampu mengurangi waktu telusur hingga proporsi yang dapat diterima pemakai. Unit informasi dengan ancangan ini tidak menggunakan bahasa dokumenter untuk member informasi. Unit informasi sudah cukup puas dengan deskripsi yang diberikan oleh pengarang (judul, abstrak, ekstrak, atau teks lengkap) yang direkam serta kemudian dibandingkannya dengan pertanyaan pemakai. Teknik tersebut berasumsi bahwa bahasa sehari-hari yang digunakan cukup tepat. Hal ini memang benar bagi bidang bahasa teknis atau bahasa ilmiah, sedangkan pada bidang lain presisi tersebut lebih kabur dalam bidang tertentu (ilmu sosial) sama sekali tidak nampak.

Dalam kasus demikian, pemakai harus mengetahui semua ungkapan alternatif yang dapat digunakan untuk merumuskan informasi yang sedang dicari. Kalau tidak, harus digunakan bahasa dokumenter yang memuat istilah ekuivalen dengan istilah dokumen untuk memudahkan penelusuran informasi. Sistem ini juga menggunakan ekuivalen logis artinya istilah hanya dapat dipilih bila istilah tersebut diasosiasikan dengan istilah lai dalam rekaman. 2. Bahasa dokumenter Komponen sebuah bahasa dokumenter ialah : Kata yang digunakan untuk member informasi dikenal dengan deskriptor. Deskriptor ini diambil dari bahasa sehari-hari, dibentuk sehingga menjadi bentuk gramatik tunggal dan biasanya berbentuk tunggal, bukan jamak. Dapat sederhana atau majemuk, dikendalikan oleh bahasa dokumenter sehingga tidak dapat digunakan untuk memberi informasi. Hubungan antara deskriptor dalam hal ini hierarki, ekuivalen, atau asosiasi, hingga memmungkinkan untuk mengelompokkan konsep bersama-sama dibawah tajuk tunggal atau untuk memperluas atau mempersempit penelusuran. Notasi, berupa simbol numerik, alfanumerik, alfabetik, dengan bantuan tanda baca atau menggunakan suku kata atau deskriptor. Setelah diidentifikasi dengan suku kat kemudian disusun dalam bentuk singkat dalam cantuman dan jajaran bibliografis. Catatan umum (catatan ruang lingkup) biasanya diperuntukkan bagi kelompok descriptor tertentu yang menyatakan dalam arti apa suatu istilah tertentu dalam bahasa dokumenter digunakan. Catatan ruang lingkup dapat merupakan definisi, digunakan bilamana terdapat sedikit kerancuan makna atau pemakaian prapenentuan sebuah deskriptor. Sintaks, yang diunkapkan menurut urutan penyajian deskriptor, dipaparkan dengan menggunakan kata atau tanda untuk mengaitkannya menjadi satu atau untuk menunjukkan fungsinya (mengenai bahasa sintaktik diuraikan sebagai berikut ini) atau dengan penggunaan tata bahasa terbatas semacam beberapa kata baku yang mampu mengungkapkan semua asosiasi antara berbagai kata dalam bahasa sehari-hari untuk mengungkapakan konsep penggunaan sistem dokumentasi. Graf atau grafik menunjukkan deskriptor atau kaitannya. Satu-satunya ciri bahasa dokumenter yang tidak dapat dibantah ialah senarai deskriptor. Atak atau tata letak bahasa dokumenter dapat dokumenter tercetak atau berkas komputer terbacakan mesin, walaupun memanfaatkan jasa komputer, kedua bentuk dapat diubah. Tata letak dokumenter terdiri dari : adanya berupa dengan bahasa

Pendahuluan, memberikan binbingan sekilas mengenai isi bahasa, susunannya, konsep yang digunakan, serta cara penggunaannya.

 Senarai deskriptor, disusun menurut abjad atau secara sistematik (melalui himpunan dan subhimpunan), mungkin terdapat ataupun tidak terdapat hubungan yang ada antara deskriptor. Bila terdapat hubungan antara deskriptor, maka hubungan tersebut harus ditunjukkan dalam senarai. Bahasa dokumenter biasanya disajikan dalam dua bentuk, yaitu dalam bentuk urutan abjad dan menurut sistematiika tertentu. Penyusunan deskriptor menurut abjad digunakan untuk mengetahui eksistensi sebuah deskriptor. Senarai deskriptor secara sistematika digunakan untuk menguji makna atau konotasi sebuah deskriptor dalam kategori kelompok deskriptor tersebut. Dalam paparan mesin, deskriptor sering ditunjkkan berapa kali deskriptor tersebut muncul dalam jajaran. Dengan bantuan komputer, pembaca dapat menghasilkan senarai abjad secara permutasi termasuk semua deskriptor yang terdiri dari beberapa kata disusun menurut abjad. Paparan grafis, menunjukkan hubungan antara istilah sesuai dengan ketentuan senarai yang disusun menurut sistematika tertentu. Paparan grafis dapat berbentuk lingkaran konsentrik dengan deskriptor disusun dalam segmen atau gugus, atau peta bidang dengan deskriptor dikelompokkan dalam gugus berdasarkan poligon. Bahasa dokumenter dibedakan berdasarkan jenisnya menurut criteria berikut : Prinsip penataan dan penyusunan atau konstruksi, besarnya subjek yang diliput, jenis kata yang digunakan, jenis hubungan antara berbagai kata, tipe penyusunan, jumlah bahasa sehari-hari yang dikendalikan, dan jenis pemanfaatan bahasa sehari-hari. Prinsip penataan mungkin berdasarkan hierarki sistematik yang telah ditentukan sebelumnya (misalnya dalam klasifikasi), frekuensi dan penggunaan deskriptor (seperti dalam daftar tajuk subjek). Mengenai jenis penyusunan, dapat penyusunan sistematis (seperti dalam klasifikasi), abjad (seperti dalam daftar tajuk subjek), decimal (dalam klasifikasi decimal), campuran, dan akhir terbuka (seperti dalam bahasa yang akan diperluas atau direvisi) atau tertutup (seperti dalam bahasa yang telah ditentukan selamalamanya). Bahasa dokumenter yang berhierarki penuh dan bersifat prakoordinasi seperti klasifikasi, telah lama dilawankan dengan bahasa dokumenter lebih mutakhir namun tanpa hierarki ataupun dengan hierarki terputus dan kombinasi. Contoh yang disebut terakhir ialah senarai deskriptor dan tesaurus. Bahasa yang disebut pertama kali (berhierarki) mencerminkan status pengetahuan pada saat tertentu dalam suatu masa. Prakoordinasi dan pascakoordinasi mewakili dua ancangan berbeda dalam penyusunan dan penggunaan bahasa dokumenter. Prakoordinasi mencakup pemilihan deskriptor. Bila bahasa dokumenter tersebut memiliki struktur prakoordinasi, deskriptor dapat diletakkan dalam sub himpunan dan dokumen mengenai subjek tersebut segera dapat dideskripsikan.

Pascakoordinasi, menggunakan konsep hingga kebagian mendasar dan paling sederhana. Karena masing-masing deskriptor tergabung dalam kelompok yang berlainan, dokumen dapat ditentukan letaknya melalui deskriptor yang mencakup aspek itu dalam subjeknya. Ancangan prakoordinasi bersifat lebih tepat, namun kurang luwes dan membatasi temu balik informasi. Ancangan kedua bersifat kurang tepat tetapi lebih luwes serta menghasilkan temuan yang lebih besar dalam temu balik informasi. Dalam praktek, pilihan antara kedua ancangan tergantung pada pertimbangan praktis berdasarkan operasi sistem dokumen. 3. Klasifikasi Merupakan bhasa dokumenter dengan deskriptor yang digunakan untuk mewakili semua konsep dan objek yang relevan dalam subjek tertentu yang disusun secara sistematisnmenurut kriteria materi atau kriteria intelektual. Klasifikasi termasuk kelompok bahasa prakoordinasi, biasanya berdasrkan hubungan hierarkis, baik dalam kelas umum atau paling sedikit dalam berbagai kelas dan sub kelas. Karena struktur hierarkis ini maka biasanya klasifikasi menggunakan angka atau bilangan bagi masing-masing deskriptor. Angka ini menunjukkan masing-masing deskriptor, kedudukan relatifnya, dan pentingnya posisi tersebut serta kelompoknya. Klasifikasi menggunakan angkayang lebih ringkas dan lebih mudah ditangani menggantikan deskriptor dalam berbagai oprasi. Klasifikasi digunakan untuk menyusun jajaran, untuk menyimpan dokumen di rak. Karena itu klasifikasi banyak disarankan untuk digunakan oleh perpustakaan untuk memungkinkan pemakai melihat langsung dokumen yang diinginkan. Klasifikasi untuk perpustakaan terbagi atas beberapa jenis, yaitu : Klasifikasi universal atau klasifikasi ensiklopedik Mencakup seluruh bidang ilmu pengetahuan. Digunakan oleh perpustakaan nasional, universitas, dan umum yang berhubungan dengan sejumlah besar atau hampir semua bidang ilmu. Klasifikasi ensiklopedik memerlukan peremajaan teratur, namun prosedur ini memakan waktu lama sehingga unit informasi terpaksa melakukan penyesuaina untuk kepentingan mereka. Klasifikasi infaset Menyusun konsep dan objek kedalam kelas namun, konsep dan objek tersebut bersifat multidimensi artinya konsep dan objek disusun dalam masing-masing kelas ditinjau dari berbagai titik pandangan. Klasifikasi berfaset tidak mendaftar semua subjek yang mungkin ada melainkan hanyalah mendaftar subjek yang dianggap berguna saja. Subjek ini digolongkan berdasarkan faset, berfungsi sebagai panduan untuk perluasan pada masa mendatang. Klasifikasi khusus Merupakan klasifikasi yang didesain untuk keperluan unit informasi khusus atau kategori khusus sebuah unit yang berhubungan dengan bidang subjek tertentu. Karena penggunaan tersebut maka klasifikasi khusus sangat

bervariasi dalam hal ruang lingkup, prinsip klasifikasi, jenis tata susunan, sistem penomoran, dan sebagainya. Taksonomi dan senarai sistematik Merupakan bentuk khusus klasifikasi yang merupakan hasil sekaligus instrument penelitian ilmia. Butir pembahasan disusun secara hierarkis, tidak berdasarkan titik pandangan abstrak melainkan disusun secara logis berdasarkan karakteristik yang dapat diamati. Tajuk subjek Merupakan deskriptor yang dibentuk dari kata tunggal atau kata majemuk dipilih secara empiris dari teks dokumen dengan tujuan memberi pada tingkat tingkat ketepatan yang moderat berbagai subjek yang diliput unit informasi. Karena masing-masing descriptor bebas dari yang lain, tajuk subjek disebut juga bahasa kombinasi. Senarai kata kunci Merupakan salah satu jenis bahasa kombinatorial, dikembangkan sebagai hasil mekanisasi unit informasi. Perbedaan antara kata kunci dengan deskriptor sangat kabur dantergantung pada situasi. Disini istilah kata kunci dimaksudkan sebagai kata yang diekstrak langsung dari bahasa manusia sebuah dokumen serta digunakan dalam bentuk yang sama. 4. Thesauri Thesauri merupakan salah satu metode popular menata susun bahasa dokumenter kombinasi. Thesauri terdiri dari sejumlah himpunan kata yang terkendali dikaitkan dengan hubungan hierarkis atau asasiatif yang menandai hubungan ekuivalen yang diperlukan (sinonim) dengan istilah dari bahasa sehari-hari dan terpusat pada salah satu bidang ilmu pengetahuan. Thesauri disusun menurut tema atau faset, sub himpunan terhierarkis dengan pertumbuhan mengarah ke bentuk hierarkis sepenuhnya. Kerugian thesauri ialah penyusunannya memakan waktu dan transfer antara satu unit dengan unit informasi lain sulit dilakukan karena sifatnya yang spesifik pada sebuah subjek, belum ada standarisasi, serta tiadanya keserasian antar thesaurus. Daftar resmi (authority list) merupakan bahasa dokumenter dengan fungsi terbatas, yaitu mencatat penggunaan bahasa dokumenter dalam kaitannya dengan sebutan yang benar (akronim, nama orang, organisasi, badan) digunakan untuk deskripsi dokumen tertentu. Tujuan daftar resmi ialah untuk menjamin bahwa sebutan yang benar selalu ditulis daloam bentuk yang sebenarnya. Uniterms, merupakan deskriptor yang hanya terdiri dari satu kata saja. Uniterms memungkinkan pengurangan kosa kata namun tidak semua deskriptor cocok untuk penelusuran yang rumit. Bahasa multilingual, digunakan oleh unit informasi atau sistem informasi yang melayani pemakai yang menggunakan dua bahasa atau lebih, tidak dapat hanya melayani satu bahasa saja., mencakup kegiatan menerjemahkan dari

bahasa sumber berbasis satu bahasa ke bahasa sekunder dalam bahasa lain. dapat pula bahasa dokumenter menggunakan bahasa-bahasa yang ada. Indikator sintaksis, adalah istilah, simbol, atau tanda konvensional yang memungkinkan deskripsi informasi disertai dengan indikasi peran (atau hubungan) sebuah deskriptor dengan deskriptor lain. dengan demikian dapat dihindari deskriptor taksa, bahkan dapat menyusun semacam kalimat yang mampu memberikan pernyataan lebih lengkap namun kurang taksanya mengenai informasi dokumen. Bahasa dokumenter sintaksis, mampu memberikan deskripsi yang akurat, identifikasi dan menyandi sejumlah kemungkinan hubungan, serta hubungan bermanfaat antara berbagai deskriptor dengan cara menggunaka : a. simbol b. kalimat standar atau tata susunan kata-kata dalam kalimat tersebut menunjukkan hubungan timbal balik dan c. kombinasi kedua-duanya. Dalam sistem dokumentasi manual, bahasa sintaksis sulit dilakukan karena terlalu banyak persyaratan. Namun berkat pemakaian komputer sehingga menimbulkan kemajuan dalam bidang linguistik komputasi yang memungkinkan penyusunan dan penggunaan ungkapan standar yang mirip dengan bahasa sehari-hari, maka bahasa sintaksis mungkin dapat digunakan. 5. Keserasian antar bahasa dokumenter Keserasian atau kesetaraan artinya sebuah konsep yang diungkapkan oleh sebuah deskriptor dari sebuah dokumenter dapat diungkapkan oleh deskriptor lain dari bahasa dokumenter lainnya. Kehadiran istilah yang sama atau sejumlah istilah identik dengan yang terdapat dalam berbagai bahasa dokumenter merupakan kasus kesetaraan. Kesetaraan formal bahasa dokumenter terkadang menyesatkan pemakai. Kesetaraan antara bahasa dokumenter amat penting bagi transfer informasi antara dua unit yang bekerja dalam bidang sama atau dalam bidang yang berhubungan. Dalam hal bidang berkaitan sering kali terjadi tumpang tindih. Pemecahan paling baik ialah menggunakan bahasa documenter dalam sebuah bahasa sehari-hari atau lebih. Ancangan lain yang lebih luwes menyangkut bahasa dokumenter ialah penggunaan struktur bersama. Berdasarkan struktur bersama ini, masing-masing unit informasi mengembangkan bagian-bagian bahasa dokumenter yang paling diminatinya atau paling dekat dengan tugasnya. Struktur bersama ini dapat menggunakan bahasa dokumenter yang telah ada. Untuk memudahkan unit informasi dapat menerbitkan table konkordansi atau sejenis terjemahan antara berbagai bahasa. Namun semakin banyak ketidaksamaan antara berbagai bahasa semakin kurang tepat hasil tabel terjemahan. Dengan demikian pemecahan selanjutnya ialah memilih atau mengembangkan bahasa dokumenter. Metabahasa atau bahasa pindahan digunakan untuk saling hubung antara berbagai bahasa dokumenter yang berbeda-beda. Sesungguhnya metabahasa berada dalam kedudukan sebagai bahasa documenter dalam kaitannya dengan bahasa sehari-hari. Fungsinya ialah mengintegrasikan struktur berbagai bahasa dokumenter menjadi

struktur tunggal yang koheren, kemudian semua deskriptor disusun ekuivalensinya dan atau merekatkannya ke kelompok tertentu atau dianggap spesifik. Pemecahan cara lain ialah menggabungkan berbagai bahasa dokumenter dengan tidak memperhatikan perbedaan dalam struktur bahasa. Makrotesaurus merupakan thesauri yang mencakup berbagai bidang namun hanya konsep sentralnya yang menguasai struktur bahasa dokumenter. Makrotesaurus disusun sebelum penyusunan bahasa dokumenter khusus. Cara ini lebih banyak dilakukan karena hasil penyusunan merupakan basis bagi pengembangan berikutnya. Bahasa dokumenter harus dipelihara karena bahasa documenter berpijak pada bahasa sehari-hari sedangkan bahasa sehari-hari tumbuh berkembang sesuai dengan perkembangan pengetahuan dan kegiatan manusia. Pemilihan bahasa dokumenter harus dilakukan secara hati-hati karena bahasa tersebut merupakan inti sistem. Semua persyaratan sistem dokumentasi harus ditanyakan. Langkah berikutnya ialah memeriksa apakah telah tersedia bahasa dokumenter yang memenuhi spesifikasi tersebut. Hal ini dilakukan dengan cara memeriksa literatur khusus. Karena dewasa ini terlalu banyak bahasa documenter dengan laju pertumbuhan tinggi sehingga menghambat komunikasi, sedangkan penyusunan bahasa dokumenter baru sulit dilakukan serta memakan biaya, maka prefensi utama ialah menyesuaikan bahasa dokumenter yang ada. 6. Perluasan bahasa documenter Syarat pertama perluasan bahasa dokumenter ialah analisis terinci mengenai sistem dokumentasi. Tujuan analisis ialah menghasilkan sarana yang dirancang bangun untuk tugas sangat spesifik. Setelah menganalisis sistem dokumentasi, langkah selanjutnya ialah memeriksa bahasa dokumenter baru. Langkah ketiga ialah menyusun rencana kerja dengan mempertimbangkan sumber daya manusia, materi, dan keuangan. Ada dua cara perluasan atau penggarapan secara tekun dan cermat terhadap bahasa dokumenter. 1. Metode a priori, berupa memeriksa terminologi yang ada pada indeks, kamus, bahasa dokumenter lainnya, taksonomi, dan sebagainya, serta daftar istilah dari spesialis subjek. 2. Metode analitis atau posteriori, istilah diekstrak dari sejumlah dokumen yang dianggap representative atau dari dokumen dan pertanyaan serta jawaban yang dilakukan oleh unit dokumenter selama beberapa waktu. Dalam praktek, kedua metode itu sering digabung menjadi satu. Langkah berikutnya ialah mengumpulkan, kemudian memilah data leksografis, dan memulai mencatat hubungan antara deskriptor yang potensial.