BAB 2

KARAKTERISTIK
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
X AK & PM
Di Susun Oleh:

Kang Farman
 PETA KONSEP Tempramen

Tabiat
PENGERTIAN
Watak
KARAKTERISTIK

Akhlak

Adanya Sekelompok Orang

Adanya Kerjasama
KARAKTERISTIK Adanya Proses
PENGERTIAN
ADMINISTRASI
ADMINISTRASI
PERKANTORAN Adanya Pembagian Tugas
Adanya Bimbingan

Adanya Tujuan

Bersifat Pelayanan
KARAKTERISTIK
ADMINISTRASI Bersifat Terbuka dan Luas
PERKANTORAN
Dilaksanakan Oleh Semua
Pihak dalam Organisasi
 PENGERTIAN
KARAKTERISTIK
Secara umum istilah ‘karakter’ sering disamakan
dengan ‘temperamen, tabiat, watak, atau akhlak’.
Istilah karakteristik berasal dari bahasa inggris
‘characteristic’ yang berarti ‘mengandung sifat khas’.
Secara harfiah menurut beberapa bahasa, karakter
memiliki berbagai arti, seperti ‘kharacter’ (Latin) yang
berarti instrument of making, ‘charessein’ (Perancis)
yang berarti to engrave (mengukir), ‘wetek’ (Jawa)
berarti ciri, dan ‘watak’ (Indonesia) yang berarti sifat
pembawaan yang memengaruhi tingkah laku, budi
pekerti, tabiat, dan peringai.

Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat

disimpulkan bahwa karakteristik ADALAH SUATU
SIFAT YANG KHAS ATAU CIRI YANG MELEKAT PADA
SESEORANG ATAU SUATU OBJEK.
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
Pengertian administrasi perkantoran terbagi atas dua yaitu
pengertian administrasi perkantoran secara luas dan
administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi
perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara
sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai
dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif
dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran
dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu
kelancaran perkembangan organisasi.
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
Karakteristik administrasi antara lain adanya hal-hal sebagai
berikut :

 Sekelompok orang
 Kerja sama
 Adanya proses/usaha yang berkesinambungan
 Pembagian tugas
 Bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
 Tujuan
KARAKTERISTIK
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
 CIRI - CIRI
ADMINISTRASI
PERKANTORAN
1. BERSIFAT PELAYANAN
2. BERSIFAT TERBUKA DAN
LUAS
3. DILAKUKAN SEMUA
PIHAK
 1. BERSIFAT PELAYANAN
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor)
dalam pencapaian tujuan organisasi.
 
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor
sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang
berfungsi memudahkan dan meringankan.
Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-
pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya
guna.

SMK DARUSSALAM CIPUTAT

 1. BERSIFAT PELAYANAN
HERRY L. WILIE DAN ROBERT P. BRECHT menyebutkan,
pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi
pelayanan (service unit) yang bertujuan
memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan,
pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan
laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan
operatif atau lapangan misalnya bagian produksi
atau penjualan.

SMK DARUSSALAM CIPUTAT

 2. BERSIFAT TERBUKA DAN
LUAS
Artinya Pekerjaan kantor dapat dilakukan
dimana saja dalam suatu organisasi, baik
didalam (gedung) atau diluar.

Pekerjaan kantor bersifat

pelayanan terhadap semua
pekerjaan operatif.
 3. Dilakukan Semua Pihak
PEKERJAAN KANTOR pada umumnya
merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan
(facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi
setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan
kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas
operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor
meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat,
mengolah, meng- gandakan, mengirim dan
menyimpan.
 PERSONAL KANTOR
Personal atau Pegawai Kantor adalah
Keseluruhan Orang-Orang yang Bekerja
Pada Suatu Kantor Tertentu
 Pegawai Negeri
 Pegawai Swasta
 Pegawai Tetap
 Pegawai Honorer
 PENGERTIAN PERSONAL KANTOR
1. Personal Kantor Sebagai Tenaga Substansi Dalam Instansi
Adalah keseluruhan orang yang bekerja dalam suatu organisasi
yang menduduki suatu jabatan dalam pekerjaannya sesuai dengan
struktur jabatan yang ada dalam isntitusi yang bersangkutan.

Ada dua macam jabatan yaitu:

1. Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada
dalam struktur organisasi
2. Jabatan Fungsional, Jabatan yang tidak jelas disebutkan
atau digambarkan dalam struktur organisasi, tetapi jabatan
itu harus ada karena fungsinya memungkinkan kelancaran
tugas organisasi itu
 PENGERTIAN PERSONAL KANTOR
2. Personal Kantor Sebagai Tenaga Administrasi
Adalah pada keseluruhan orang-orang yang bekerja
pada suatu instansi yang bertugas sebagai tenaga
teknis atau pelaksana kegiatan administrasi.

Misalnya : Tulis menulis, Pengetikan, Penggandaan,

dll.
MACAM-MACAM PERSONAL KANTOR

1. Administrator (kepala administrasi)

2. Manager (pimpinan pelaksana kerja)
3. Staff (pembantu ahli)
4. Worker (pegawai atau pekerja)
 BERDASARKAN FUNGSINYA
PERSONAL KANTOR TERDIRI ATAS
 Personal kantor sebagai tenaga managerial, yaitu pegawai
kantor yng mempunyai jabatan dan tugas sebagai pimpinan
(manager) baik sabagai top manager, midle manager ataupun
lower manager. Misal : Direktur Utama, Direktur dll

 Personal kantor sebagai tenag operasional yaitu pegawai kantor

yang mempunyai tugas sebagi pelaksana dan teknisi suatu
pekerjaan kantor. Misal: Lower manager, Supervisor, Worker
 SYARAT PERSONAL KANTOR
1. Syarat Pengetahuan
Adalah pengetahuan yang berdasarkn pada profesi tertentu.
2. Syrat Keterampilan
Adalah keterampilan dalam melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan
bidang masing-masing.
3. Syarat Kepribadian
Adalah keselurhan sifat yang merupakan watak seseorang.
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh pegawai kantor adalah :
1.   Loyalitas
2.   Ketekunan dan kerajinan
3.   Kesabaran
4.   Kerapihan
5.   Dapat menyimpan rahasia
 TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG
JAWAB PERSONAL KANTOR

 Top manager (manajer umum, administrator, kepala kantor)

 Midle manager (manager, kepala direktorat, kabag dsb)
 Lower manager (kasubag, kasi, supervisor, mandor)
 PENGADAAN PERSONAL
KANTOR
SUMBER-SUMBER DALAM PENGADAAN PERSONAL
KANTOR

1. SUMBER INTERNAL
Adalah penarikan tenaga kerja yang akan mengisi lowongan atau
memangku jabatan kosong tersebut diambil dari dalam perusahaan.

2. SUMBER INTERNAL
 Penarikan melalui teman-teman pegawai
 Penarikan melalui badan-badan penempatan tenaga kerja
 Penarikan melalui lembaga pendidikan
 Penarikan melalui iklan
 Penarikan melalui sumber lain, misal : lingkungan pertanian,
imigran dan imigrasi
 ANALISIS JABATAN, DESKRIPSI
DAN URAIAN JABATAN PERSONAL
a) Analisis Jabatan
KANTOR
Adalah suatu proses atau usaha penyelidikan secara mendalam mengenai
tugas, kewajban dan tanggung jwab dari suatu jabatan atau pekrerjaan

b) Uraian Jabatan atau Pekerjaan (job description)

Job description berfungsi untuk menguraikan fungsi,
tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan
segi-segi yang berkitan dengan pekerjan yang melekat
pada suatu jabatan tertentu.

c) Perincian Pekerjaan (Job spesification)

Secara umum perincian pekerjaan memuat ringkasan
pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi
definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan
 Pengembangan Personal Kantor
 Pengertian, tujuan dan macam pengembangan personel
Pengembangan personal kantor atau sering disebut dengan istilah pengembangan pegawai
adalah suatu usaha yng ditujukan untuk memajukan atau mningkatkan pegawai, baik dari segi
karier, pengetahuan maupun segi kemampuan guna pertumbuhan yang terus menerus di
dalam orgnisasi.
Menyelesaikan suatu pekerjaan yang dibebankan kepadanya serta dapat memelihara dan
meningkatkan kecakapan dan kemampuannya itu secara teratur dan pasti.

Tujuan pengembangan personal kantor :

 Meningkatkan produktivitas personal dan organisasi
 Meningkatkan kualitas produk organisasi
 Mempertahankan dan meningkatkan semangat personal serta menciptakan iklim kerja
yang menyenangkan
 Memelihara kesehatan mental dan fisik personal
 Meningkatkan konfensasi secara tidak langsung
 Menumbuhkan kemampuan personal secra individual dan sekaligus mencegah
merosotnya kemampuan personal
 Pengembangan Personal Kantor
 Pendidikan dan latihan pegawai
Perbedaan pendidikan dan latihan
Pendidikan lebih bersifat teoritis sedangkan latihan bersifat praktis
Pendidikan waktunya lama, sedangkan latihan dalam waktu singkat
Materi pendidikan bersifat umum atau general, sedangkan materi latihan bersifat
khusus atau spesifik
Biasanya  pendidikan diberikan untuk para pimpinan, sedangkan latihn untuk tenaga
pelaksana

 Tujuan pendidikan dan latihan

 Pengikut latihan dapat melakukan pekerjaannya lebih efisien
 Efektif dalam pengawasan
 Pengikut latihan dapat berkembang dengan cepat
 Terciptanya stabilisasi pegawai atau mengurangi labour turn over
 Mutasi, Promosi dan Demosi Personal Kantor

 Mutasi Personal Kantor

Mutasi adalah pemindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain, baik
pemindahan itu sifatnya setaraf dengan jabatan sebelumnya, naik ke jabatan
yang lebih tinggi, maupun turun ke jabatan yang lebih rendah

Tujuan mutasi pegawai

 Meningkatkan produktivitas kerja pegawai
 Membina karier pegawai berdasarkan prestasi kerjanya
 Menghilangkan rasa bosan atau jenuh pada diri pegawai
 Menambah atau melengkapi tenaga ahli pada suatu bagian
 Mengisi kekosongan jabatan, agar stabilitas organisasi tetap terjaga dengan
baik
 Mutasi, Promosi dan Demosi Personal Kantor
 Promosi Personal Kantor
Promosi adalah penaikan jabatan, yakni mmenerima kekuasaan dan tangung jawab lebih
besar dari kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya

Sebab-sebab promosi :
 Untuk mempertinggi semangat kerja
 Untuk menjamin stabilitas kepegawaian
 Untuk dapat mmajukan pegawai

Langkah-langkah dalam promosi

 Adanya pekerjaan atau jabatan yang kosong
 Menentukan calon atau pegawai yang memenuhi syarat, seperti :
 Pangkat atau golongan
 Pendidikan formal atau ijazah terakhir
 Pengalaman atau masa kerja
 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
 Daftar urut kepangkatan
 Mutasi, Promosi dan Demosi Personal Kantor
 Demosi Personal Kantor

Demosi adalah pemindahn pegawai dari suatu jabatan ke jabatan atau

kedudukan dan tanggung jawab yang lebih rendah.

Pada dasarnya penurunan terjadi karena beberapa sebab, antara lain:

 Pegawai melakukan tindakan yang dapat merugikan perusahan,
sehingga perlu diberikan hukuman
 Pegawai menolak atau mau kembali kepada semula
 Keadaan perusahaan mengalami krisis, sehingga perusahaan
melakukan reorganisasi atau penciutan
 Keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply melebihi demand
 PEKERJAAN KANTOR
Menurut  Prajudi Atmosudirdjo, arti kerja adalah pengarahan tenaga
(mental, skills, kekuatan dan jasmaniah) untuk menciptakan atau
mewujudkan sesuatu yang sebelumnya sudah merupakan suatu rencana
atau objective.
 PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR
 FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
 MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Pekerjaan Kantor
GEORGE TERRY
Merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut:
“Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan
dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara
untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.

WILLIAM LEFFINGWELL DAN EDWIN ROBINSON

Menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran digambarkan oleh daftar-
daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan,
laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak”.
B. Fungsi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan
(fascilitating function), dan merupakan sebagai “alat katalistis”
manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning,
organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada servis-
servis kantor yang bersifat membantu. Fungsi pekerjaan kantor
secara garis besar adalah untuk memberikan informasi ,dalam hal ini
informasi tersebut dapat berupa surat ,panggilan telepon,dan laporan
berbagai kegiatan bisnis di suatu kantor.

Adapun fungsi pekerjaan kantor :

1. Menerima Informasi
2. Mengolah Informasi
3. Menyimpan Informasi
4. Melindungi Informasi
5. Memberikan Informasi
C. Macam-Macam Pekerjaan Kantor
Ada dua pekerjaan kantor,yaitu :
1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor
yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis ,seperti :
 Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
 Penyimpanan surat (kearsipan)
 Pengetikan
 Pengurusan kepegawaian
 Penguruan keuangan
 Pengurusan perlengkapan
 Penggandaan
 Pembuatan laporan

2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor

yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis,seperti :
 Menelepon
 Menerima tamu
 Memelihara Gedung kantor
C. Macam-Macam Pekerjaan Kantor
Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-
kegiatan berikut :
a) Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan
kapal.
b) Membuat rekening.
c) Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
d) Menyimpan warkat.
e) Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang
belum diselesaikan.
f) Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
g) Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
h) Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh.
i) Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,
menghapuskan  pekerjaan yang tidak perlu.
j) Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan
Kang Farman
 TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK 1
Judul : “MEMAHAMI ADMINISTRASI”
- Filsafat dan Kelompok Administrasi
- Pengertian Administrasi
- Unsur-Unsur Administrasi
- Fungsi Administrasi
- Tujuan Administrasi

Tugas : Buatlah Sebuah Kliping, di Print dan

di Jilid dengan rapih. Jangan lupa
sertakan Nama Kelompok dan Kelas
 TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK 2
Judul : “MEMAHAMI ADMINISTRASI”
- Manfaat Administrasi
- Perkembangan Administrasi
- Jenis-Jenis Administrasi
- Pengelompokkan Administrasi
- Menyajikan Jenis-Jenis Kelompok
Administrasi
Tugas : Buatlah Sebuah Kliping, di Print dan di
Jilid dengan rapih. Jangan lupa sertakan
Nama Kelompok dan Kelas
 TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK 3
Judul : “MENGANALISIS JABATAN, TUGAS DAN
URAIAN PEKERJAAN”
- Prinsip Organisasi
- Tujuan Organisasi
- Jabatan Dalam Organisasi
- Tingkatan Jabatan Dalam Organisasi
- Uraian Tugas Dalam Jabatan Administrasi
Tugas : Buatlah Sebuah Kliping, di Print dan di
Jilid dengan rapih. Jangan lupa sertakan
Nama Kelompok dan Kelas
 TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK 4
Judul : “MENGANALISIS PERSYARATAN
PERSONALIA ADMINISTRASI”
- Administrasi Kepegawaian
- Personil Administrasi
- Persyaratan Personil Administrasi
- Menyusun Persyaratan Personil
Administrasi
Tugas : Buatlah Sebuah Kliping, di Print dan
di Jilid dengan rapih. Jangan lupa
sertakan Nama Kelompok dan Kelas
 TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK 5
Judul : “MEMILIH BENTUK STRUKTUR
ORGANISASI”
- Pengertian Struktur Organisasi
- Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi
- Membuat Struktur Organisasi
Tugas : Buatlah Sebuah Kliping, di Print dan
di Jilid dengan rapih. Jangan lupa
sertakan Nama Kelompok dan Kelas
 TUGAS KELOMPOK
KELOMPOK 6
Judul : “MEMAHAMI FUNGSI-FUNGSI
MANAJEMEN”
- Pengertian Manajemen
- Fungsi Manajemen
- Menerapkan Fungsi Manajemen
Dalam Pekerjaan Administrasi
Tugas : Buatlah Sebuah Kliping, di Print
dan di Jilid dengan rapih. Jangan
lupa sertakan Nama Kelompok dan
Kelas