BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pada kegiatan administrasi seperti di perkantoran atau pemerintahan ada
struktur jabatan, tugas dan kegiatan yang dilakukan pada saat bekerja berikut saya
jelaskan dari jabatan hingga kegiatan yang dilakukan.
Pada struktur jabatan ada juga beberapa jenisnya tingkatan : Pertama
ialah pimpinan kantor atau kepala kantor, mereka merupakan orang yang memiliki
tanggung jawab terhadap segala kegiatan yang terjadi di tempat kerja dan membagi
pembagian tugas terhadap pekerja dan anggotanya, mengatur jalannya kerja dan
kelengkapan kerja di tempat kerja serta menjadi orang yang memantau jalannya
kerja.
Kedua ada manajerial merupakan pemimpin dalam menjalankan fungsi-
fungsi manjemen seperti planning, controlling, organizing dan decision making.
Jabatan ini memiliki bawahan dalam pelaksanaan tugasnya mereka membawahi
seperti staff dan non staff.
Pembantu ahli, jabatan ini diisi oleh orang yang mampu dalam menjalankan
tugasnya sesuai bidangnya masing-masing. Bertugas membantu manajer ataupun
administrator dalam melaksanakan pekerjaan kantor, staffnya seperti pemasaran,
akuntan dan simpan pinjam.
HRD (Human Resources Departement) ialah jabatan yang khusus berkaitan
dengan kepegawaian. Bertugas menyeleksi atau menentukan tenaga kerja yang
sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan serta menagatur bagaimana jatah cuti,
tanggungan kesehatan serta hak pekerja.
Kepala administrasi atau Kepala tata usaha, memiliki tugas untuk berbagai
kebijakan serta tujuan yang ditetapkan kantor dan memberikan secara teknis dan
administrasi untuk semua pekerja di bidang ketatausahaan seperti pelaporan,
perencanaan, kepegawaian, keuangan dalam rumah tangga, perlengkapan serta
mengurus perlengkapan kantor. Beberapa tugasnya seperti, memenuhi perlengkapan
yang dibutuhkan kantor, membuat jadwal agenda kantor, melayani klien, menerima
dan memilah kiriman dan pesanan yang dikirim ke kantor sera mengelola buku
harian.

1
MakalahAdministari Umum
 Setiap jabatan pastinya memiliki tugasnya masing-masing hal ini mengenai
dengan job description, job description merupakan catatan yang sistematis yang
memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap suatu jabatan tertentu berdasarkan
fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan sangat penting karena untuk
menghindari terjadinya perbedaan dalam menjalankan tugasnya dan memberi batas
tanggung jawab serta wewenang yang bisa dilakukan masing-masing jabatan. Ada
beberapa hal yang terdapat dalam uraian jabatan seperti,

1. Indentifikasi jabatan yang berisi nama jabatan, tugas dan nomor kode dalam
perusahaan, dibagi lagi menjadi ikhtisar jabatan yang memuat penjelasan singkat
mengenai jabatan tersebut.
2. Tugas yang harus dilakukan merupakan bagian inti dan yang paling sulit untuk
dituliskan karena ini menjadi alasan kenapa pekerjaan harus dilakukan dan cara
melaksanakannya.
3. Pengawasan yang harus dilakukan serta yang diterima.
4. Hubungan dengan jabatan lain.
5. Mesin, peralatan serta bahan yang digunakan.

B. RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah yang diangkat dalam penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut :
1. Pengertian dari jabatan
2. Jenis-jenis jabatan
3. Analisis jabatan
4. Jabatan administrasi dan uraian tugasnya.

C. TUJUAN
Adapaun tujuan dari penulisan makalah administari umum ini adalah sebagai
berikut :
1. Untuk mengetahui pengertian dari jabatan
2. Mengetahui jenis-jenis jabatan yang ada pada administrasi
3. Bagaimana cara menganalisis jabatan dalam setiap tugas dan jabatan
4. Menguraikan jabatan administrasi dan tugasnya

2
MakalahAdministari Umum
3
MakalahAdministari Umum
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN JABATAN
Jabatan adalah posisi, peran, atau tanggung jawab tertentu yang diberikan kepada
seseorang dalam suatu organisasi, perusahaan, atau lembaga. Jabatan biasanya
mencerminkan hierarki atau struktur organisasi dan menentukan wewenang, tanggung
jawab, dan tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan tersebut.
Setiap jabatan memiliki deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tugas-tugas yang
harus dilakukan, kualifikasi yang dibutuhkan, dan kriteria evaluasi kinerja. Jabatan
dapat memiliki berbagai tingkatan, seperti manajer, supervisor, analis, eksekutif, atau
pegawai biasa, tergantung pada tingkat tanggung jawab dan kewenangannya.

B. JENIS- JENIS JABATAN

Seperti yang telah diuraikan sebelumnya jabatan dalam sebuah organisasi terbagi
menjadi beberapa tingkatan dengan pembagian tugas yang berbeda pada pola berikut
contoh jenis-jenis jabatan yang dapat ditemukan dalam suatu perusahaan
1) Pimpinan kantor
Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab
terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan pimpinan kantor dikenal
juga dengan sebutan Kepala Kantor ataupun direktur selain bertugas memantau
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan pimpinan kantor juga bertugas
mengatur pembagian tugas pengadaan personil mekanisme kerja dan perlengkapan
kantor sesuai kebutuhan.
2) Jabatan manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan
pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen planning organizing
actuating controlling dan jabatan manajerial adalah jabatan pelaksana.
3) Staf atau pembantu ahli
Jabatan ini diisi oleh para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam
bidangnya staf atau pembantu ahli bertugas membantu administrator dan manajer
dalam melaksanakan pekerjaan pekerjaan kantor contohnya staff simpan pinjam
staf akuntan dan staf pemasaran

4
MakalahAdministari Umum
 4) Kepala personalia atau hrd (human resource departemen)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian
mereka bertugas untuk menentukan tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan
oleh perusahaan Selain itu HRD juga mengatur dan mengkoordinasi kan hak
pegawai seperti jatah cuti pegawai kesehatan dan lain sebagainya.
5) Kepala tata usaha/ kepala administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar
kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan
pelayanan teknis dan administratif pada satuan unit tugas bidang tata usaha meliputi
perencanaan pelaporan kepegawaian keuangan rumah tangga keprotokoleran
perlengkapan dan peralatan kantor.
6). Jabatan struktural
Keberadaan jabatan struktural secara tegas diatur dalam sebuah organisasi
jabatan struktural memiliki beberapa tingkatan yang menyusun dari yang paling
rendah yakni eselon IVB, nggak yang paling tinggi yakni eselon iia contoh jabatan
struktural dapat ditemukan pada kepemimpinan pemerintah daerah Pemuda yakni
kedudukan tertinggi dijabat oleh Gubernur, walikota, atau bupati, sedangkan
kedudukan terindah dijabat oleh sekretaris lurah.
7) Jabatan fungsional
Jika jabatan struktural diatur secara tegas dalam organisasi tidak demikian
dengan jabatan fungsional meskipun secara teknis jabatan fungsional tidak
tercantum dalam struktur organisasi jabatan ini tetap memiliki tugas pokok dan
tanggung jawab yang sangat penting contoh dari jabatan fungsional adalah para
PNS pegawai negeri sipil di berbagai bidang misalnya dosen dan guru di bidang
pendidikan atau dokter dan bidan di bidang kesehatan.

C. ANALISIS JABATAN (Job Abalysis)

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan
aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen,
atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah
sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah
dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis
pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,

5
MakalahAdministari Umum
mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
sistematis dan sistemik.
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.
Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang
berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo
menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu
mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan
mempelajarinya lebih mendalam.
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun
sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :
 Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat
pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi
pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.
 Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-
kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana
sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi
tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada
gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
 Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan
masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
 Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan
merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
 Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan
atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti
pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat
dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan
suatu pekerjaan.
 Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah
dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-
keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off),
pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja
tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan
dengan pekerjaannya masing-masing.
 Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan.

6
MakalahAdministari Umum
  Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-
keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi
tertentu.
 Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan
keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada
kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan
standar-standar kerja.
 Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi
dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi
lingkungan.
 Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif
melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan
terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat,
dll.
 Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang
berkaitan dengan organisasi.

D. JABATAN ADMINISTRASI DAN URAIAN TUGASNYA

Ada banyak jenis administrasi yang bisa ditemukan di lingkungan sekitar kita.
Apa sajakah contohnya?
1. Adminitrasi perkantoran Adalah jenis adminitrasi yang aktivitasnya meliputi
perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.
2. Adminitrasi negara Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat
dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, seperti kebijakan publik, etika,
dan sejenisnya. 3. Adminitrasi keuangan Adalah jenis administrasi yang
aktivitasnya berhubungan dengan keuangan. Salah satu tugas utamanya ialah
membuat laporan keuangan.
4. Administrasi pendidikan Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat
dengan dunia pendidikan. Contoh kegiatannya ialah perencanaan, pengarahan, serta
pengawasan pendidikan.
5. Administrasi niaga Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi
perencanaan dan pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya
dilakukan manager dalam perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini
ialah meraih keuntungan atau profit ekonomi.

7
MakalahAdministari Umum
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dari penulisan dan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Identitas Jabatan,
yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam
suatu perusahaan. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan
tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan
informasi atas pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.
Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini merupakan inti dari Uraian
Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk
itu, bisa mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan
tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara
melaksanakannya.
Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan
yang terlibat
Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam fisika dengan jalur
promosi, aliran serta prosedur kerja.
Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan, Kondisi kerja, yang
menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas,
dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

B. SARAN
Kedua spesifikasi atau persyaratan jabatan hal yang berkaitan dengan persyaratan
agar bisa mendapatkan suatu jabatan atau pekerjaan dan melaksanakan tugasnya
dengan baik. Syaratnya berupa pendidikan serta pengalaman kerja, keterampilan dan
pengetahuan, fisik dan mental serta jenis kelamin dan umur.
Ketiga uraian jabatan bermanfaat untuk, menentukan standard kerja seseorang,
melakukan evaluasi jabatan, promosi jabatan, program K3 dan seleksi pegawai baru.
Pelaksanaan analisis pekerjaan kantor merupakan langkah-langkah pengumpulan,
penelitian serta penguraian data jabatan yang memiliki tahapan. Tahap awal mulai dari

8
MakalahAdministari Umum
persiapan serta perencanaan, pengumpulan data serta mengolah data tersebut. Berikut
jabarannya:
Tahap pertama persiapan dan perencanaan, hal yang harus dilakukan adalah
penegasan struktur organisasi, memilih metode untuk pengumpulan data serta alat dan
bahan yang diperlukan untuk pengumpulan data tersebut, membentuk tim khusus
untuk menganalisis dan menentukan metode yang akan digunakan.
Tahap kedua ialah pengumpulan data, metodenya ada berbagai macam seperti,
observasi dan wawancara, metode obsevasi ialah pelaksanaan secara langsung tentang
bagaimana tugasnya dan kemudian diolah menjadi informasi tapi memiliki
kekurangan seperti, lambat, mahal dan terkadang kurang akurat. Sedangkan metode
wawancara secara langsung mewawancarai orang yang menjabat suatu pekerjaan
dengan pertanyaan yang telah disiapkan.
Cara kedua adalah mengisi daftar pertanyaan, ada dua jenis daftar pertanyaan
yang pertama ialah open ended berarti si penjawab harus mengisi jawaban dengan
kata-kata sendiri dan close ended yang dimana si penjawab tinggal memilih ya atau
tidak.
Tahapan untuk mengolah data yang telah didapat, pertama menentukan faktor
yang menjadi penilaian suatu jabatan, kedua member nilai setiap pertanyaan, ketiga
menganilisis jawaban yang telah didapat, menganalisis persyaratan untuk suatu
jabatan, keempat menganalisis persyaratan jabatannya, uraian jabatan dan
mempersiapkan pekerja untuk seleksi dan penempatan kerja

9
MakalahAdministari Umum
 DAFTAR PUSTAKA

Gaol, C. J. L. (2015). Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi.

Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Hamali, A. Y., & Budihastuti, E. S. (2019). Pemahaman Praktis Administrasi, Organisasi,
Dan Manajemen Strategi Mengelola Kelangsungan Hidup Organisasi.
Prenadamedia Group.
Lestari, C. I., & Purnama Dewi, D. (2016). Peran Sekretaris Dalam Menangani Perjalanan
Dinas Pimpinan Pada PT . Dwi Anugerah Abadi. Jurnal Sekretaris, 3(1). Retrieved
from http://openjournal.unpam.ac.id/index.php/Sekretaris/article/view/638
Pratama, P. C. (2019). Administrasi Umum Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen
SMK/MAK Kelas X. Jakarta: PT Bumi Aksara.

10
MakalahAdministari Umum