Analsis kerja Sememster 7

1. ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT

MANAGEMENT REQUIREMENT 1 1.0 Pengenalan Analisis pekerjaaan merupakan fungsi asas dalam
pengurusan sumber manusia organisasi. Adalah menjadi tugas utama pengurus sumber manusia untuk
memastikan pekerja yang digaji oleh organisasi memiliki kemahiran penting yang diperlukan untuk
melakukan sesuatu pekerjaan yang dijawat. Terdapat beberapa istilah penting yang perlu difahami
terlebih dahulu sebelum melihat kepada proses dan teknik yang terlibat dalam analisis pekerjaan itu
sendiri. Beberapa definisi analisis pekerjaan akan dikemukakan di sini. 2.0 Definisi Analisis Kerja Analisis
kerja merupakan satu proses yang sistematik bertujuan untuk mengumpul maklumat berkaitan aspek
kerja yang penting bagi sesuatu pekerjaan. DeCenzo dan Robbins (1996) pula mendefinisikan analisis
pekerjaan sebagai satu proses untuk mendalami aktiviti yang terdapat dalam sesuatu pekerjaan secara
sistematik. Proses ini melibatkan prosedur teknikal yang digunakan untuk menjelaskan tugas,
tanggungjawab, dan kewajipan sesuatu pekerjaan. Ia bertujuan untuk mengenalpasti dan menjelaskan
dengan tepat apa yang berlaku dalam sesuatu pekerjaan dan tugasan, serta melihat kepada
pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Definisi terakhir
yang menyeluruh dikemukakan oleh Heneman dan Judge (2000) di mana analisis pekerjaan didefinisikan
sebagai proses mempelajari pekerjaan untuk memperolehi, menganalisis, mensintesis dan melapor
maklumat tentang keperluan pekerjaan dan ganjaran-ganjaran yang berkaitan dengan pekerjaan.
Definisi terakhir ini memperlihatkan analisis pekerjaan sebagai proses yang menyeluruh dan bukan
hanya sekadar suatu kaedah atau teknik yang spesifik. Bagaimanapun, secara umumnya, wujud
persetujuan bahawa analisis pekerjaan merupakan langkah paling asas dalam sesuatu aktiviti dan fungsi
pengurusan sumber manusia organisasi.

2. ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT

MANAGEMENT REQUIREMENT 2 Jadual 2.1 : Istilah dan definisi yang biasa digunakan dalam
menjelaskan pekerjaan ISTILAH DEFINISI Keluarga Pekerjaan Merupakan sekumpulan pekerjaan,
biasanya ditentukan berdasarkan fungsi seperti pengeluaran, kewangan, sumber manusia dan lain-lain
Kategori pekerjaan Merupakan sekumpulan pekerjaan, biasanya ditentukan menurut nama pekerjaan
seperti pengurusan, jualan, perkeranian, penyelenggaraan, di dalam sesuatu keluarga kerja atau
merentasi keluarga kerja Pekerjaan Merupakan sekumpulan jawatan yang serupa dari segi tugas-tugas
dan dimensi tugas. Jawatan Merupakan sekumpulan tugas/dimensi yang merangkumi keseluruhan
tugasan kerja bagi setiap individu pekerja. Dimensi Tugas Merupakan sekumpulan tugas yang sama jenis
di mana biasanya dirujuk sebagai bidang tanggungjwab. Tugas Merupakan sekumpulan elemen bagi
membentuk aktiviti kerja yang boleh dikenalpasti di mana langkah-langkah yang wajar dan logik
diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. Elemen Merupakan unit terkecil di mana kerja boleh
dibahagikan. Diskripsi Pekerjaan Merupakan produk asas yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan yang
berupa ringkasan dalam bentuk bertulis tentang sesuatu tugas dan tanggungjawab dalam pekerjaan.
Spesifikasi Pekerjaan Merupakan penjelasan secara bertulis tentang pengetahuan, kemahiran,
kebolehan dan lain-lain ciri yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan secara efektif.

3. ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT

MANAGEMENT REQUIREMENT 3 2.2.1 Tujuan Melakukan Analisis Pekerjaan Data yang dikumpulkan
dalam analisis pekerjaan mempunyai kesan yang besar ke atas semua fungsi dalam pengurusan sumber
manusia. Misalnya, sebelum sesuatu aktiviti perekrutan dijalankan, terlebih dahulu pekerjaan yang
hendak ditawarkan ditentukan kategorinya, dimensi tugas, bidang tanggungjawab, kelayakan bakal
penjawat serta peruntukan ganjaran yang sesuai. Setiap pekerjaan juga memerlukan tahap kemahiran,
pengetahuan dan keupayaan yang berbeza. Tanpa analisis pekerjaan, semua maklumat ini tidak
mungkin diperolehi. Oleh itu analisis pekerjaan bertujuan untuk mendapatkan jawapan kepada
beberapa jawapan kepada persoalan penting seperti berikut: i. Apakah tugasan fizikal dan mental yang
dilakukan oleh pekerja? ii. Bilakah kerja perlu disiapkan? iii. Tahap manakah kerja perlu dicapai? iv.
Bagaimana pekerja melakukan kerja? v. Kenapa kerja tersebut dilakukan? vi. Apakah kelayakan yang
diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja? Analisis pekerjaan juga menyediakan ringkasan tugasan
kerja dan tanggungjawab, menyatakan perkaitan antara kerja-kerja lain, menjelaskan pengetahuan dan
kemahiran yang diperlukan dan suasana persekitaran kerja. Analisis pekerjaan dilakukan dalam tiga
keadaan iaitu: i.Semasa organisasi mula ditubuhkan dan program analisis pekerjaan dicetuskan untuk
pertama kali ii.Apabila kerja baru mula diperkenalkan iii.Apabila kerja berubah secara signifikan
disebabkan perubahan teknologi, kaedah dan prosedur atau sistem serta disebabkan oleh penstrukturan
semula organisasi.

4. ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT IDENTIFY ADMINISTRATIVE STAFF AND DEVELOPMENT

MANAGEMENT REQUIREMENT 4 3.0 DESKRIPSI KERJA Deskripsi kerja ialah dokumen bertulis yang
mengenalpasti, menjelaskan dan menghuraikan sesuatu pekerjaan dari segi tugas dan tanggungjawab.
Deskripsi pekerjaan hendaklah relevan dan tepat. Ia perlu menyatakan dengan jelas apa yang pekerja
perlu lakukan dalam pekerjaan mereka, bagaimana melakukan pekerjaan tersebut dan keadaan di mana
tanggungjawab tersebut dilaksanakan. Antara perkara-perkara yang biasanya dimasukkan dalam
deskripsi pekerjaan ialah : a. tanggungjwab utama yang dijalankan b. peratus masa yang diperuntukkan
utuk setiap tanggungjawab c. piawaian prestasi yang mesti dicapai d. keadaan pekerjaan dan
kemungkinan bahaya e. bilangan pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut f. kepada siapa mereka
perlu laporkan serta g. mesin dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan tersebut Berikut adalah
beberapa bahagian penting yang terdapat dalam kebanyakan deskripsi pekerjaan. i. Pengenalan
Pekerjaan Elemen-elemen yang terdapat dalam bahagian ini termasuklah nama pekerjaan, jabatan,
sistem pelaporan, dan nombor pekerjaan atau kod pekerjaan. Nama kerja yang diberikan kepada
sesuatu pekerjaan mestilah mampu menggambarkan sifat dan kandungan sesuatu pekerjaan dan boleh
dibezakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain. Bagaimanapun, wujud keadaan di mana nama
sesuatu kerja tidak menggambarkan pekerjaan sebenar yang dilakukan. Misalnya, ada organisasi yag
meletakkan nama jawatan dalam iklan pekerjaan sebagai ‘Setiausaha Eksekutif’ sedangkan jawatan ini
hanyalah jawatan kerani yang bergaji tinggi. Bagi memastikan keseragaman dalam memlilih nama
pekerjaan, satu sumber yag