A.

Siklus arsip dinamis

Tahapan arsip dinamis ada 4. Tahap pertama adalah penciptaan. Tahap ini
merupakan penuangan tulisan ke dalam kertas, computer, dll. Pada tahap ini, arsip
dapat berasal dari lembaga sendiri maupun lembaga lain.
Tahap kedua adalah penggunaan aktif dalam harian hingga tahunan umumnya
1-2 tahun dan bisa lebih (arsip kepegawaian). Arsip dinamis yang sering dipakai harus
bisa diakses cepat, maka arsip dinamis harus disimpan pada filing cabinet.
Tahap ketiga adalah inaktif. Arsip dinamis sudah jarang digunakan, disimpan
dalam pusat arsip dinamis yang disimpan karena alasan hukum dan kebutuhan.
Tahap keempat adalah penyusutan dan Jadwal retensi arsip (JRA). Berkas
sudah habis masa simpan sesuai dengan perundang-undangan atau prosedur.
Penyusutan dilakukan untuk menghindari penumpukan arsip, karena arsip menumpuk
secara natural. JRA merupakan pedoman ala penyusuran arsip. Berkas yang tidak
memiliki nilai guna akan dimusnahkan sesuai ketentuan retensi dengan cara dibakar,
dicacah dll hingga tidak dapat dikenali. JRA berisi jenis arsip, jangka waktu simpan.
Menurut PP 34 tahun 1979 kegiatan penyusutan ada 3, yaitu
 Pemindahan, yaitu memindahkan arsip dari unit pengelola ke unit
kearsipan sesuai jadwal retensi
 Penyusutan atau pemusnahan dilaksanakan sesuai dengan UU Nomor 8
tahun 1997 dan harus dengan berita acara
 Penyerahan arsip inaktif ke ANRI, Perpustakaan dan Depo Arsip
daerah. Status arsip akan menjadi arsip statis dan disimpan permanen
karena memiliki nilai. Penyerahan harus dengan berita acara.
B. Pengertian manajemen kearsipan
Manajemen kearsipan merupakan kegiatan mengurus arsip melalui pencatatan,
pengendalian, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan
dan pemusnahan yang merupakan siklus hidup dari arsip.
C. Siklus hidup arsip
1. Pencatatan
Kegiatan membuat surat keluar/masuk sesuai dengan format surat resmi yang
berisikan kop, nomor, isi, tanda tangan, stemple. Selain itu kegiatan yang
dilakukan di pencatatan adalah mencatat keluar/masuknya surat, menomori
surat, pencatatan inventaris, penomoran inventaris.
 2. Pengendalian
Kegiatan yang ada dalam tahapan pengendalian antara lain adalah membuat
kartu kendali, dan melakukan pencatatan surat keluar/masuk pada kartu
kendali.
3. Pendistribusian
Yaitu mendistribusikan arsip kepada pihak yang berwenang dan tepat waktu,
melakukan kegiatan pengamanan arsip.
4. Penyimpanan & pemeliharaan
Arsip disimpan di tempat yang khusus, menyimpan arsip dalam katalog atau
folder, segregating, examining, assembling, classification, indexing
(mencatatat judul dan nama surat, nomor, hal, tanggal, kode, kode indeks),
cross reference, Menyusun dan memasukkan ke dlaam file.
5. Pengawasan& pemindahan
Memantau keluar masuknya surat, waktu penerimaan surat, penerima surat
dan melakukan pengamanan pemindahan surat.
6. Pemusnahan
Melakukan penyusutan/pemusnahan arsip yang tidak berhubungan dengan
kegiatan lembaga guna efisiensi dalam pengamanan dan pemeliharaan arsip.
7. Organisasi arsip
Terdiri atas kegiatan struktur organisasi pengelola, menyediakan SDM,
menyediakan Job desk, menyediakan dana, menyediakan infrastruktur.
D. Penyimpanan arsip
Terdapat 3 macam asas penyimpanan arsip, diantaranya adalah
a) Asas sentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan pada tempat
tertentu.
b) Asas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip secara mandiri pada masing-
masing unit.
c) Asas campuran yaitu tiap unit kerja memiliki ketentuan tersendiri dalam
menyimpan arsip, ada yang disimpan di masing-masing unit dan ada yang di
sentralisasikan sesuai sepsifikasinya.

Penyimpanan arsip yang menggunakan sistem tertentu disebut penempatan arsip

secara actual. Penataan arsip dinamis sering dikenal dengan “Filing System” dan
dapat dilakukan kombinasi diantaranya yang terdiri dari:
  Sistem abjad
 Numerik
 Wilayah
 Subyek
 Kronologis
E. Peralatan Kearsipan
a) Map
Terbuat dari kertas atau karton untuk menyimpan arsip. Berikut adalah jenis-
jenis map:
 Stopmap bertali disimpan dalam almari

 Snelhechter posisi mendatar dalam filing cabiner atau tergantung

sesuai jenisnya
  Ordner disimpan dilemari dengan posisi tegak

b) Folder
Terbuat dari karton berbentuk segiempat untuk menyimpan arsip dalam filing
cabinet, tersedia tab untuk menempatkan kode index.

c) Guide
Terbuat dari karton untuk penunjuk atau sekat arsip. Guide terdiri dari Tab
guide untuk mencantumkan kode, tanda, index klasifikasi, dan badan guide.
Jumlah guide yang diperlukan sama dengan subyek.

d) Filing Cabinet
Berbentuk persegi empat Panjang diletakkan vertical untuk menyimpan arsip.
Memiliki laci untuk folder gantung. Tipe filling cabinet ada beberapa
diantaranya yakni berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet,
drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet.
e) Lemari arsip
Almari untuk menyimpan arsip secara vertical lateral.

f) Rak arsip
Rak tak berpintu untuk menyimpan arsip secara vertical lateral dari kiri atas ke
kanan.

g) Berkas Kotak
 Kotak untuk menyimpan arsip sejenis dan ditempatkan pada rak arsip secara
vertical.

h) Rotary filing
Filing berputar untuk menyimpan arsip

i) Cardex
Menyimpan arsip berupa kartu dengan menggunakan laci yang ditarik keluar

j) Visible reference record file

 Menyimpan arsip dalam bentuk leaflet, brosur, dsb.
F. Penemuan Kembali arsip
Retrieval arsip berarti menemukan letak arsip, dan cara pengambilan. Jika mudah
ditemukan dan dikembalikan maka manajemen arsip dikatakan berhasil. Retrieval
arsip menemukan bentuk fisik dan informasi yang ada. Sehingga terkait dengan
efisiensi sistem penyimpanan. Saat meminjam arsip maka perlu ditulis dalam karti
peminjaman arsip guna menghindari hilangnya berkas. Akses arsip juga perlu
dijelaskan, berikut adalah 2 akses sistem layanan arsip
a) Layanan terbuka, yaitu pengguna diperbolehkan mengambil dokumen secara
langsung
b) Layanan tertutup
G. Pemeliharaan arsip
Sesuai dengan UU No.7 tahun 1971 maka bahan bukti nyata dan benar mengenai
kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara masa lalu, masa sekarang dan
masa yang akan datang harus dilindungi guna pertanggungajawaban nasional untuk
generasi selanjutnya. Pemeliharaan arsip adalah upaya menjaga arsip dari kerusakan
dan kemusnahan yang datang dari arsip sendiri maupun dari luar arsip. Pengamanan
arsip merupakan upaya menjaga arsip dari kehilangan atau kerusakan akibat
penggunaan. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melindungi, mengatasi, mencegah,
dan mengambil Tindakan penyelamatan arsip. Berikut adalah upaya pengamanan
arsip:
a) Dari segi fisik
 Restorasi arsip yaitu memperbaiki arsip rusak, hilang agar dapat
digunakan atau disimpan.
 Laminasi yaitu melapisi arsip dengan 2 plastik sehingga aman dari air,
udara lembab, serangga.
b) Dari segi informasi
Menyalin informasi ke dalam media lain seperti micro film, fich, media
digital.
L. Kesimpulan
Manajemen arsip aktif atau dinamis melewati tahap yang sama, berkaitan,
mendukung, menjelaskan sehingga dibutuhkan pengelolaan yang baik secara
professional dan terencana. Pengelolaan arsip termasuk sistem informasi
manajemen. Keberhasilan arsip harus didukung dengan ketersediaan
infrastruktur yang memadai.