MAKALAH

Perkembangan Peraturan Kearsipan dari Masa Ke-masa di Indonesia

Ditunjukan untuk memenuhi tugas mata kuliah
Pengolahan Lembaga Kearsipan

Disusun oleh :

Resya Pitria (1614400084)

Sabrina Tri Ambarwati (1654400095)

Dosen Pembimbing :

Rusmiatiningsih,S.Hum.,M.A.

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN RADEN FATAH PALEMBANG

2019
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip merupakan produk kegiatan (product of activity) dari pelaksanaan kegiatan

suatu organisasi. Arsip menurut pasal (1) Undang-Undang No. 43 tahun 2009 adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1

Sejarah kearsipan di Indonesia mencerminkan suatu dinamika perkembangan

tradisi tulis yang sangat unik dan dinamis. Keunikan terletak pada sejarah
perkembangan budaya tulis di Indonesia baik menyangkut media rekam yang digunakan
maupun dalam hal pengelolaan media rekam itu sendiri.2 Dinamika itu tumbuh sebagai
akibat perkembangan sosial politik dari masa-masa kekuasaan kerajaan-kerajaan
prakolonial, masa penetrasi sosial politik barat pada masa kolonial, implementasi sistem
politik kolonial dan sistem politik post-kolonial yaitu sejak diproklamasikannya negara
Republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945.

Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke-masa.
Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran
akademis yang dilandari oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat
menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa. Untuk itu dalam
makalah akan di bahas tentang perkembangan peraturan kearsipan dari masa ke-masa
khususnya di Indonesia.

1
Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis Uin Syarif Hidayatullah Jakarta Di
Era Keterbukaan Informasi,” t.t.
2
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), 2.3.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Lembaga Kearsipan?
2. Bagaimana sejarah perkembangan lembaga kearsipan ?
3. Bagaimana perkembangan peraturan kearsipan dari masa ke-masa di Indonesia?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu Arsip dan Lembaga Kearsiapan
2. Untuk mengetahui sejarah perkembangan lembaga kearsipan.
3. Untuk mengetahui perkembangan peraturan kearsipan dari mas ke-masa di
Indonesia.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip dan Lembaga Kearsipan

Dalam bahasa yunani arsip berasal dari kata “archeon” yang memiliki arti
sebuah kantor. Kata arsip bermula dari banyaknya dokumen yang di ciptakan oleh
pemerintah .secara sederhana arsip memiiki arti recod , rekam, rekaman, catatan atau
berkas yang di ciptakan oleh sebuah organisasi baik organisasi public maupun privat.
Menurut kamus lengkap bahasa Indonesia , arti arsip adalah dokumen yang di simpan
sebga refrensi , dokumen berupa surat atau akta dan sebagainya yang di keluarkan oleh
instansi resmi .Istilah arsip menurut barthos adalah suatu catatan yang tertulis baik
dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan –keterangan mengenai
subyek (pokok persoalan).3
Menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.4
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan
provinsi adalah satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemeritah di
bidang kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkesduduka di ibukota provinsi,
dengan demikian apapun nama lembaga kearsipan tersebut, apakah di gabung dengan
instansi lain seperti misalnya di gabung dengan bidang perpustakaan atau bidang data
dan elektronik dan lainnya, selama lembaga tersebut membidangi dan fungsi masalah
kearsipan ,maka tetap disebut sebagai lembaga kearsipan.

3
Basuki, sulistyo,kamus istilah kearsipan, Yogyakarta : kanisius,2005
4
Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
B. Sejarah Perkembangan Lembaga Kearsipan

1. Landsarchief (1892-1942)

Landsarchief merupakan nama lembaga kearsipan pertama yang didirikan

tanggal 28 Januari 1892 oleh Pemerintahan Hindia Belanda di Indonesia. Lembaga
ini didirikan tujuannya tidak lain untuk kepentingan administrasi, membantu
kelancaran pelaksanaan pemerintahan, dan ilmu pengetahuan. Selain mendirikan
Landsarchief, Pemerintah Hindia Belanda juga mengukuhkan jabatan para petugas
(landarchivaris) di hari yang sama. Orang yang pertama kali menjabat sebagai
landarchivaris adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs (1892-1905). Landarchivaris ini
yang kemudian bertugas untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip dari peninggalan
masa VOC (Vereenigde Oostindische Compagnie) hingga sampai Pemerintahan
Hindia Belanda yang ada Landsarchief. Di tahun 1942 Pemerintahan Jepang mulai
menyerang dan menguasai Indonesia.

2. Kobunsjokan (1942-1945)

Masa kedudukan Pemerintahan Jepang di Indonesia menjadi masa yang paling

sepi dalam dunia kearsipan. Hal ini dikarenakan tidak adanya arsip yang diwariskan
pada masa kedudukan Jepang di Indonesia sehingga bagi Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) masa tersebut tidak memiliki khasanah arsip.

Kedudukan Pemerintahan Jepang di Indonesia juga mempengaruhi perubahan

nama pada lembaga kearsipan yang sudah ada sebelumnya pada masa Pemerintahan
Hindia Belanda. Lembaga kearsipan Landarchief yang didirikan oleh Pemerintahan
Hindia Belanda, kemudian berganti nama menjadi Kobunsjokan pada masa
kedudukan Jepang. Kobunsyokan berada langsung di bawah Kantor Pengajaran
Pemerintah Militer Jepang, yaitu Bunkyo Kyoku..

3. Arsip Negeri (1945-1947)

Pasca Proklamasi Kemerdekaan Indonesia tanggal 17 Agustus 1945, keberadaan

lembaga kearsipan di Indonesia secara yuridis dimulai. Lembaga kearsipan yang
pada masa Pemerintahan Hindia Belanda bernama Landarchief dan masa
Pemerintahan Jepang bernama Kobunsyokan, kemudian berganti nama lagi pada
 setelah Indonesia merdeka. Nama yang digunakan untuk lembaga kearsipan yang ada
pada tahun 1945 disebut sebagai Arsip Negeri.

Perkembangan dan keberadaan Lembaga Arsip Negeri atau sekarang dikenal

sebagai Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tidak terlepas dari
peran lembaga kearsipan yang telah dibentuk sebelumnya, khususnya pada masa
Pemerintahan Hindia Belanda. Pengalaman kegiatan dari organisasi kearsipan masa
Pemerintah Hindia Belanda dan produk-produk kearsipannya, kemudian
dipergunakan oleh Pemerintah Indonesia setelah merdeka. Lembaga kearsipan yang
bernama Lembaga Arsip Negeri berada di bawah Kementerian Kementerian
Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan. Keberadaan Lembaga Arsip Negeri ini
berlangsung hingga kedatangan Pemerintahan NICA (Nederlandsch Indië Civil
Administratie atau Netherlands-Indies Civil Administration) di Indonesia, yaitu
pertengahan tahun 1947.

4. Landsarchief (1947-1949)

Sejak didirikannya negara boneka oleh Pemerintahan Belanda, yaitu Republik

Indonesia Serikat (RIS) hingga kedaulatan Republik Indonesia diakui tahun 1949,
Prof.W. Ph. Coolhaas masih menjabat di Landsarchief. Sehubungan dengan itu,
pasca kedaulatan Indonesia diakui lembaga kearsipan Landsarchief kemudian
dikembalikan ke Pemerintah Republik Indonesia.

5. Arsip Negara (1950-1959)

Prof. R. Soekanto memimpin Lembaga Arsip Negara RIS sejak tahun 1950-
1957 dan dia menjadi orang Indonesia asli yang pertama kali memimpin lembaga
kearsipan di Indonesia. Pada tahun 1957, posisi pemimpin lembaga kearsipan diganti
oleh Drs. R. Mohammad Ali yang merupakan seorang sejarawan dan penulis buku
Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian pemimpin lembaga kearsipan yang
terjadi merupakan awal perubahan dasar di Lembaga Arip Negara. Hal ini
dikarenakan istilah Kepala Arsip Negara untuk pertama kali digunakan sebagai
jabatan pemimpin lembaga tersebut. Penggunaan lembaga kearsipan dengan nama
Arsip Negara dipakai hingga tahun 1959 secara resmi dan setelah itu perubahan
nama lembaga kembali terjadi.
 6. Arsip Nasional (1959-1967)

Lembaga kearsipan Indonesia kembali melakukan perubahan nama dari Arsip

Negara menjadi Arsip Nasional pada tahun 1959. Sehubungan dengan itu, dalam
kurun waktu 1959-1967, status keberadaan lembaga kearsipan juga terjadi
perubahan. Adapun status keberadaan Lembaga Arsip Nasional dalam kurun waktu
1959-1967 adalah sebagai berikut:

a. Arsip Nasional Dibawah Kementerian PP Dan K

b. Arsip Nasional Dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962)
c. Arsip Nasional Dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus (1963-1964)
d. Arsip Nasional Dibawah Menko Hubra (1963-1966)
e. Arsip Nasional Dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-Lembaga
Politik (1966-1967)

7. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) (1967-sekarang)

Periode terpenting bagi Lembaga Arsip Nasional adalah tahun 1967, saat di
mana presiden mengeluarkan ketetapan melalui Keputusan Presiden Nomor
228/1967 bertanggal 2 Desember 1967. Berdasarkan keputusan tersebut disebutkan
Lembaga Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga pemerintahan non departemen
dan bertanggung jawab langsung kepada presiden. Terkait anggaran pembelajaan
lembaga langsung dibebankan kepada anggaran Sekretaris Negara.

Penguatan penetapan status Lembaga Arsip Nasional sebagai lembaga non

departemen diikuti dengan Surat Pimpinan MPRS No.A.9/1/24/MPRS/1967 yang
menegaskan, bahwa Lembaga Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah yang
tidak bertentangan dengan Undang-Undang Dasar 1945 bahkan merupakan
penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet.5

C. Perkembangan Peraturan Kearsipan Dari Masa Ke-Masa Di Indonesia

Dinamika perkembangan lembaga kearsipan dan manajemen kearsipan
berakibat pada munculnya kebutuhan untuk mengatur pengelolaan arsip baik secara
institusional maupun secara nasional. Institusional mencakup pengaturan pada aspek

5
“Arsip Nasional Republik Indonesia | The National Archives of the Republic of Indonesia,” diakses 20
Maret 2019, https://www.anri.go.id/detail/93-97-Undang-undang.
teknik dan metode pengelolaan arsip yang dinilai memenuhi kebutuhan peningkatan
efisiensi operasional instansi dan sekaligus kebutuhan pelestarian arsip yang dianggap
memiliki nilai guna untuk kepentingan yang lebih luas (research uses) dalam rangka
penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dalam hal ini dibutuhkan
pengaturan mengenai pengelolaan arsip pada lembaga lembaga/organisasi pencipta arsip
(creating agencies) agar dapat mengelola arsip secara efisien untuk kepentingan
akuntabilitas dan untuk kepentingan pelestarian memori kolektif bangsa dalam rangka
pertanggungjawaban nasional. Pengaturan secara nasional diperlukan dalam rangka
pelestarian arsip sebagai memori kolektif bangsa agar dalam pengelolaan arsip terdapat
keterkaitan dalam alur yang jelas antarlembaga-lembaga negara dan badanbadan
pemerintahan baik dalam pengelolaan arsip dinamis maupun arsip statis.
Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan adanya norma dan standar
manajemen arsip yang berlaku secara nasional untuk menjamin bahwa penyusutan arsip
yang berlaku untuk semua lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan
dilakukan dengan tolok ukur yang sama sehingga dapat dicegah adanya pemusnahan
arsip yang tidak terkendali. Dengan demikian penyusutan arsip dapat dilakukan secara
sistematis, terukur dan menghasilkan arsip statis yang berkualitas tinggi sebagai memori
kolektif bangsa dan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang
akan datang. Untuk itu diperlukan adanya alur yang jelas dalam penyusutan arsip baik
pemindahan dari unit-unit pengolah ke unit kearsipan suatu lembaga pencipta arsip,
pemusnahan arsip yang telah habis jangka waktu simpan dan nilai gunanya dan
penyerahan arsip yang memiliki nilai guna permanen kepada lembaga kearsipan untuk
dikelola sebagai arsip statis. Pengaturan pengelolaan arsip statis secara nasional
diperlukan untuk menjamin pelestarian memori kolektif bangsa secermat mungkin dan
penggunaannya untuk kepentingan publik serta penyelenggaraan kehidupan berbangsa
dan bernegara. Hal itu diperlukan dalam rangka koordinasi kelembagaan secara nasional
dan standar layanan kearsipan baik di lingkungan instansi-instansi pemerintah pusat
maupun instansi perangkat daerah baik di lingkungan pemerintah provinsi maupun
pemerintah Kabupaten/Kota.
Dengan adanya ketentuan hukum yang menyangkut aspek teknis pengelolaan
arsip dan aspek koordinasi kelembagaan diharapkan terselenggaranya pengelolaan arsip
yang efisien dan pelestarian serta pendayagunaan arsip yang efektif secara nasional.
Adanya ketentuan hukum tersebut mutlak diperlukan oleh sesuatu negara termasuk
Indonesia.Dalam sejarah Indonesia pertumbuhan produk hukum kearsipan telah dimulai
sejak zaman kolonial Belanda.
Undang-undang yang secara khusus mengatur bidang kearsipan untuk pertama
kali terbit pada tahun 1971, yaitu Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Sebagai undang-undang ketentuan hukum ini
mengatur aspek yang amat luas, mencakup manajemen arsip dan kelembagaan secara
nasional. Di dalamnya menetapkan definisi arsip, organisasi kearsipan, tenaga
kearsipan, dan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga pembina kearsipan
dan pengelola arsip statis secara nasional (Undang-undang No. 7/1971: Pasal 1, Pasal 2,
Pasal 6, dan Pasal 8).6
Dalam bidang manajemen arsip undang-undang tersebut diikuti dengan
terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Produk hukum tersebut mengatur tentang penyusutan arsip secara luas di lingkungan
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan. Diwajibkan kepada setiap
instansi pemerintah untuk menyusutkan arsip secara sistematis dengan berpedoman
pada Jadwal Retensi Arsip yang ditetapkan oleh instansi pencipta arsip yang
bersangkutan (PP no. 34/1979: Pasal 4).7 Dalam hal instansi yang bersangkutan belum
memiliki Jadwal Retensi Arsip maka penyusutan arsip di instansi bersangkutan dapat
dilaksanakan sesuai dengan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor:
SE/02/1983. Ketentuan Peraturan Pemerintah tersebut kemudian diikuti dengan
terbitnya berbagai peraturan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional RI.
Peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yang menyangkut pengelolaan arsip
perusahaan terbit tersendiri dengan nama Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan. Undang-undang tersebut muncul sebagai reaksi terhadap
pelaksanaan penyusutan arsip yang dinilai amat lamban dan dengan terbitnya ketentuan
hukum itu diharapkan dapat mengatasi kelambanan tersebut. Namun demikian undang-
undang baru itu tidak dapat dilaksanakan secara tertib karena di dalamnya mengandung
beberapa aspek yang bertentangan dengan ketentuan pembuktian perkara pengadilan.

6
Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
7
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
Undang-undang Nomor 8/1997 merupakan inisiatif dari lembaga keuangan yang
tergabung dalam forum perbankan nasional.8
Keseluruhan Perkembangan peraturan yang mengatur tentang kearsipan terdiri
dari berbagai perkembangan peraturan sebagai berikut9:
1. Perkembangan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan

JUDUL TAHUN
Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan 2009
Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik 2009
Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi
2008
Publik
Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi
2008
Elektronik
Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan 1997
Undang - Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan
1971
Pokok Kearsipan

2. Perkembangan Peraturan Pemerintah (PP) yang mengatur tentang kearsipan

JUDUL TAHUN
PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang
2012
Kearsipan

PP Nomor 87 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan

1999
Dokumen Perusahaan

PP Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen

1999
Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm / Media

PP Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip 1979

3. Perkembangan Keputusan Presiden yang mengatur tentang kearsipan

JUDUL TAHUN
Keppres Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis 2004

8
Syauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan di Indonesia (Universitas Terbuka, 2014), 1.10-1.11.
9
“Arsip Nasional Republik Indonesia | The National Archives of the Republic of Indonesia.”
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Sejarah kearsipan pada dasarnya di mulai sejak berkembangnya tradisi tulis,

dengan tradisi itu orang mulai membuat rekaman atau catatan mengenai kegiatannya,
baik itu kegiatan pekerjaan maupun pribadi. Catatan tersebut yang kemudian diakui
sebagai bukti transaksi antar pihak-pihak yang berkepentingan kemudian disimpan
sebagai arsip. Dengan semakin banyak nya arsip maka sangat di perlukan pengelolaan
arsip tersebut, tentunya untuk mengelola arsip harus ada sistem-sistem atau peraturan di
setiap lembaga ataupun negara yang menaungi arsip.lembaga kearsipan dan peraturan-
peraturan tentang kearsipanpun telah berkembang dari masa kemasa guna meningkatkan
sistem kearsipan yang efektif dan efisien.

Adapun Perkembangan lembaga kearsipan di indonesia yaitu: 1) Landsarchief

(1892-1942), 2) Kobunsjokan (1942-1945),3) Arsip Negeri (1945-1947), 4)
Landsarchief (1947-1949), 5) Arsip Negara (1950-1959), 6) Arsip Nasional (1959-
1967, 7) Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) (1967-sekarang).Sedangkan
Keseluruhan Perkembangan peraturan yang mengatur tentang kearsipan terdiri dari: 6
Perkembangan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang kearsipan, 4
Perkembangan Peraturan Pemerintah (PP) yang mengatur tentang kearsipan, serta
Perkembangan Keputusan Presiden yang mengatur tentang kearsipan
 DAFTAR PUSTAKA

“Arsip Nasional Republik Indonesia | The National Archives of the Republic of

Indonesia.” Diakses 20 Maret 2019. https://www.anri.go.id/detail/93-97-
Undang-undang.
Basuki, sulistyo,kamus istilah kearsipan,Tanggerang Selatan:Universitas Terbuka, 2005

Basuki, Sulistyo. Pengantar Kearsipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.

Hadiwardoyo, Syauki. Manajemen Kearsipan di Indonesia. Universitas Terbuka, 2014.
Istiqoriyah, Lilik, dan Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis Uin Syarif
Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” t.t.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Undang-undang No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan