Slakan Anda diskusikan mengenai identifikasi arsip vital, kemudian lakukan tahapan-tahapan

dalam kegiatan identifikasi arsip vital secara individu maupun kelompok terhadap arsip-arsip
pribadi maupun unit kerja. Bandingkan dan diskusikan dengan rekan-rekan yang ada di forum ini
mengenai hasil identifikasi yang Anda lakukan!

Bagaimana tanggapan saudara? Silakan diskusikan!

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan arsip-asrip
mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan sebagai arsip vital. Kegiatan ini
dilakukan untuk memudahkan bagi pengelola arsip dalam suatu organisasi untuk merencanakan
suatu program pengamanan dan perlindungan arsip vital sehingga program-program yang
dicanangkan terhadap arsip vital dapat terlaksana sesuai dengan tujuan dari suatu organisasi.

Untuk melakukan identifikasi terhadap arsip vital, perlu dilakukan beberapa pendekatan dengan cara

a. Analisi Organisasi

Dimana Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami :

1. Tugas dan fungsi oganisasi melalui struktur organisasinya baik itu dari segi strategi
organisasi, personil/SDM, dan ukuran organisasi,

2. Fungsi-fungsi oparatif/substansif dan fasilitatif /housekeeping

Di mana terdapat dua fungsi suatu pekerjaan menjadi efektif yang mana mendukung tujuan
organisasi yaitu :

 Fungsi operatif/substansif
 Fungsi fasilitatif/housekeeping

3. Kebijakan dan strategi organisasi

Di mana setiap organisasi perlu perlu menyusun kebijakan maupun strategi sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Dengan memahami kebijakan dan strategi
organisasi akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsipm yang terdapat dalam suatu
organisasi karena segala proses perkembangan dipengaruhi oleh kebijakan atau strategi

b. Klasifikasi arsip

Klasifikasi arsip diperlukan untuk mengelompokkan arsip-arsip yang tercipta dalam suatu
organisasi sesuai dengan kepentingan organisasi dimana klasifikasi arsip digolongkan
berdasarkan kepentingan organisasi menjadi :

1. Arsip vital/arsip kelas satu

Arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi sehingga apabila
kehilangan atau kemusnahan maka organisasi akan terhenti kegiatannya seperti misalnya arsip
surat keputusan berdirinya organisasi, perjanjian kerjasama, hak cipta dan paten, kerjasama
jangka panjang, surat piutang dan sejenisnya sehingga arsip ini harus di simpan di gedung dan
lemari tahan api.

2. Arsip penting/arsip kelas dua

 Arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun masalah-masalah
yang memerlukan penyelesaian yang mendukung dan mencegah tindakan hukum contohnya
surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gajih, inventaris sehingga arsip ini
harus di simpan di lemari besi

3. Arsip berguna/bermanfaat

Arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu apabila hilang, namun
masih akan bisa diganti informasinya dari sumber lain dan tidak terpaku pada satu tempat
contohnya arsip korespondensi, buku referensi bagi organisasi dan sejenisnya dan arsip ini bisa
di simpan di filling cabinet

4. Arsip tidak berguna

Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah
ditindaklanjuti bahkan arsip ini dapat dimusnahkan apabila tidak lagi memiliki kegunaan dari
satuan unit kerja, contohnya perkenalan produk, pengumuman brosur, undangan rapat rutin
sehingga bisa digunakan kemudian dimusnahkan

c. Analisis risiko

Analisis risiko dilakukan untuk melihat untung atau ruginya bagi organisasi. Alnalisis risiko ini
akan mampu menganalisa hitungan biaya yang dikeluarkan untuk mengelola suatu arsip dengan
membandingkan pengeluaran biaya apabila arsip tidak diketemukan

tahapan-tahapan dalam kegiatan identifikasi arsip vital secara individu maupun kelompok
terhadap arsip-arsip pribadi maupun unit kerja

Tahapan persiapan yang di perlukan dalam identifikasi arsip vital adalah :

1. Pembentukan tim kerja

Ini dilakukan untuk menitikberatkan kepada tersebarnya seluruh anggota di masing-masing

satuan kerja di mana hanya satuan-satuan unit kerja yang potensial yang menciptakan arsip
vital. Masa kerja untuk tim kerja disesuaikan dengan besar kecilnya suatu organisasi dan tempat
organisasi

2. Pendataan

Teknik ini dilakukan untuk mendata secara menyeluruh satuan unit sehingga diharapkan tidak
ada arsip vital yang tidak terbaca. Pendataan ini dimaksudkan untuk memperoleh secara pasti
jenis-jenis arsip vital yang terdapat pada satuan unit kerja yang berpotensi menciptakan dan
memiliki arsip vital.

Tahapan dalam melakukan identifikasi arsip vital adalah sebagai berikut yaitu :

1. Pengolahan data
Ini diperlukan untuk memperoleh kepastian series arsip yang dikategorikan arsip vital bagi
organisasi. Kegiatan ini dilengkapi dengan menganalisis arsip dengan cara pendekatan sebagai
berikut :

a. Analisis hukum (untuk mengetahui apakah arsip tersebut legal, apabila hilang apakah dapat
menghasilkan tuntutan hukum, dan apakah arsip mendukung hak-hak hukum individu)
b. Analisis risiko (ini dilakukan untuk menganalisis untung rugi suatu organisasi, dimana apabila
arsip ini tidak diketemukan (hilang atau musnah) maka berapa lama arsip tersebut dapat
direkonstruksi kembali serta biaya yang diperlukan

2. Penyusunan daftar arsip vital

Semua arsip vital yang telah di uji dan ditentukan sebagai arsip vital, apakah terekam dan
terangkum dalam suatu daftar yang dinamakan Daftar Arisip Vital. Karena nantinya daftar asrip
vital ini akan disimpan oleh unit yang bertanggung jawab untuk mengamankan keseluruhan
arsip-arsip milik organisasi

Demikian pendapat yang bisa saya utarakan

Mohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dalam penjelasannya

Sumber diskusi

1. BMP ASIP4324 MODUL 3

2. PENDAPAT PRIBADI
3. MATERI INISIASI TUTON (https://elearning.ut.ac.id/mod/resource/view.php?id=845358072)