TUGAS 1 DASAR-DASAR KESEKRETARISAN

NAMA. : CENDIKYA JAMALUDDIN ASYHARI

NIM. : 041689048
PRODI. : D-IV KEARSIPAN
UPBJJ. : PURWOKERTO

1. KASUS
Seorang mitra kerja perusahaan angkutan di mana Anda bekerja merasa tidak nyaman
atas keterlambatan respon mengenai permintaan pengadaan sejumlah barang yang sudah
diajukan sejak bulan lalu. Hari itu sang mitra menelepon dengan nada keras meminta penjelasan.
Jawab:

Setiap orang dimanapun berada, baik dirumah, dikantor atau dimasyarakat selalu
mengadakan hubungan atau komunikasi dengan orang lain untuk menerima atau menyampaikan
informasi. Hubungan antara orang dengan orang lain dapat dilakukan melalui tatap muka, surat
menyurat, telepon, radio, dan sarana komunikasi lainnya. Dengan perkataan lain, komunikasi
dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan

Seorang Sekretaris harus mampu menerima pesan, menanggapi pesan serta

menyampaikan pesan dengan baik dan benar. Seorang sekretaris tidak hanya berkomunikasi pada
dirinya, namun menjadi penerima serta penyampaian pesan yang aktif untuk berbagai ragam
kegiatan kantor. Untuk itu, seorang Sekretaris harus mampu meningkatkan keterampilan
berkomunikasinya agar dapat tampil percaya diri, kredibel, tidak menimbulkan kesalahpahaman
dan kekacauan serta menghemat waktu untuk orang yang berhubungan dengan kantor.

Contoh dari kasus masalah ketidaknyamanan pengadaan barang adalah adanya

ketidakpastian atau ketidakjelasan mengenai pengajuan barang yang diajukan beberapa bulan
yang lalu, bisa saja pengajuan barang tersebut tidak sampai kepada atasan atau mungkin karena
hambatan-hambatan lainnya seperti terlalu banyaknya pengajuan barang yang diajukan sehingga
tidak dapat terealisasikan, terjadinya komunikasi yang tidak efektif atau bahkan adanya ketidak
sesuaiaan prosedural dalam proses pengajuan barang, seperti tidak melalui pihak pengadaan
barang terlebih dahulu

Masalah ketidaknyamanan ini akan menimbulkan adanya tidak efektifan dalam

komunikasi yaitu dalam penyampaian pesan yang melalui lisan atau melalui telepon. Seperti
yang terjadi pada kasus ini, seseorang rekan menelepon kepada saya untuk mengkonfirmasi
mengenai pengajuan barang yang telah diajukan dibeberapa bulan lalu dengan nada yang tinggi
dan sedikit keras, namun saya selaku penerima informasi harus bersikap profesionalisme dalam
menerima dan memberikan penjelasan.

Solusi agar tidak terjadi adanya ketidaknyamanan antar rekan kerja, maka harus
dilakukan beberapa hal berikut ini:
- Adanya respon yang cepat dan akurat
- Terjaganya komunikasi yang efektif
- Adanya feedback (umpan balik) komunikasi dua arah
- Memahami orang lain

SUMBER BACA REFERENSI: BMP ASIP4103 DASAR-DASAR

KESEKRETARISAN