Bagaimanakah siklus hidup arsip pada organisasi atau institusi.

JAWAB:
Siklus hidup arsip memiliki tahapan yang serupa dengan siklus hidup produk, tetapi dengan
fokus pada pengelolaan dokumen dan informasi. Tahapan siklus hidup arsip meliputi:
1. Tahap Penciptaan (creation), tahap ini melibatkan pembuatan dokumen atau informasi
baru, seperti dokumen kebijakan atau catatan pertemuan. Dokumen ini kemudian dicatat
dan diklasifikasikan sesuai dengan sistem manajemen arsip yang ditetapkan.
2. Tahap Distribusi (distribution), dokumen atau informasi yang telah dibuat kemudian
didistribusikan ke pihak yang berwenang untuk mengaksesnya. Hal ini dapat melibatkan
proses penyebaran dokumen atau informasi secara fisik atau melalui sistem manajemen
arsip digital.
3. Tahap Penggunaan (use), tahap ini melibatkan penggunaan dokumen atau informasi oleh
pihak yang berwenang. Dokumen dapat digunakan untuk berbagai tujuan, seperti
pengambilan keputusan atau tujuan akademis.
4. Tahap Pemeliharaan (maintenance), tahap ini melibatkan pemeliharaan dokumen atau
informasi selama masa hidupnya. Ini meliputi aktivitas seperti penyimpanan yang aman,
pemeliharaan kualitas dokumen atau informasi, dan pembaruan yang diperlukan.
5. Tahap Pemusnahan (disposition), tahap ini melibatkan penghapusan atau pemusnahan
dokumen atau informasi yang tidak lagi dibutuhkan. Ini harus dilakukan dengan hati-hati
dan sesuai dengan kebijakan manajemen arsip yang ditetapkan untuk memastikan
informasi sensitif atau rahasia tidak jatuh ke tangan yang salah atau dipublikasikan secara
tidak sengaja.

SUMBER REFERENSI:
Saptorini, Chatarina; Sari, A. T. P. (2022). Penilaian dan Penyusutan Arsip (2nd ed.). Universitas
Terbuka.
Sudjono. (2014). Penilaian dan Penyusutan Arsip (1st ed.). Universitas Terbuka.