Pada Sebuah Arsip merupakan perjalanan yang dimulai dari penciptaan arsip hingga arsip

tersebut dimusnahkan, dalam hal ini sering dikenal dengan Life Cicle Of Records, yang
merupakan proses penggunaan arsip dari awal hingga akhir dimana tahapan tersebut adalah
sebagai berikut :

1. Tahap penciptaan dan penerimaan. tahap ini merupakan awal dari perjalanan sebuah
dokumen dimana biasanya dokumen atau arsip diciptakan atau dibuat berdasarkan
peristiwa yang terjadi dan dilakukan perekaman terhadap peristiwa tersebut kedalam
sebuah dokumen, bentuk dari dokumen ini sangat beragam seperti : surat, laploran,
formulir, gambar, apapun yang bentuknya sebuah dokumen yang mempunyai nilai
informasi tertentu.
2. Tahap Distribusi, tahap ini merupakan proses penyebaran arsip dari pembuat ke
pengguna, bisa dari pengiriman email, pos dan lain sebagainya. pada tahap ini pencipta
akan memberikan user informasi melalui proses distribusi ini, sehingga informasi
tersebut sampai kepada divisi lain yang membutuhkannya.
3. Tahap penggunaan, tahap ini bisa dilakukan setelah proses pertama dan kedua dilakukan,
yaitu setelah arsip selesai pada tahap distribusi maka user yang menerima pendistribusian
ini akan mengakses informasi atau menggunakan informasi untuk keperluan yang
disesuaikan dengan tujuan si pengguna arsip tersebut ataupun menjadikan informasi
tersebut sebagai bahan pertimbangan dari keputusan yang akan dibuat oleh si user ini.
penggunaan arsip ini juga bisa dijadikan sebagai alat bukti yang sah ataupun konfirmasi
persetujuan dari pembuat arsip ata sebuah permasalahan tertentu.
4. Tahap pemeliharaan, tahap ini merupakan tahap pengelolaan sebuah arsip sehingga arsip
tersebut dapat digunakan kembali apabila diperlukan informasi yang ada didalamnya.
pada tahap ini semua hal yang dilakukan bertujuan untuk melestarikan dokumen yang ada
didalamnya, upaya – upaya yang dilakukan dalam pemeliharaan ini tidak terbatas pada
pemeliharaannya saja akan tetapi diperlukan juga aspek perlindungan dan pembatasan
hak akses penggunaan sebuah arsip itu sendiri.
5. Tahap pemusnahan, biasanya sebuah arsip mempunyai masa hidup yang berbeda – beda
hal ini terkait dengan masa berlaku informasi yang ada didalamnya, jika pada umumnya
dikenal istilah retensi dokumen tahap ini juga hampir serupa dengan istilah tersebut,
dimana sebuah dokumen yang sudah tersimpan begtu lama didalam sebuah sistem
pengelolaan maka dokumen tersebut seiring waktu akan menjadi tidak bernilai lagi
informasi yang ada didalamnya, hal ini terkairt dengan batas waktu nilai informasi yang
ada didalamnya.

Kenapa sebuah dokumen memiliki masa waktu yang terbatas hal ini dikarenakan pada
peningkatan dan pembaruan informasi yang ada didalam sebuah dokumen akan mengalami
perubahan di setiap waktunya, update informasi juga memberikan peluang bagi pengelola untuk
memaksimalkan tata ruang dan sistem pengelolaan dokumen itu sendiri, dapat dibayangkan
apabila dokumen dalam rentang waktu puluhan tahun yang tersimpan dalam sebuah system
pengelolaan tidak mengalami siklus hidup dokumen, maka yang akan terjadi ruang tersebut akan
penuh dengan dokumen – dokumen yang tidak memiliki nilai guna informasi lagi dan
menyulitkan pada saat penggunaan kembali informasi dokumen lain yang masih aktif.