CRITICAL JOURNAL REVIEW

MANAJEMEN ARSIP STATIS

Disusun Sebagai Salah Satu Tugas

Untuk Memenuhi Kewajiban Perkuliahan

Oleh,
Anjas Nuari Siregar 7172144010
Muhammad Ashriza Nur 7173144024
Riski Setiawan 7173144030

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat

kesehatan dan kesempatan serta hidayah kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan tugas

Critical Jurnal Review ini.

Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada :

Bapak Dodi Pramana, S.Sos., M.Si., Selaku dosen pengampu mata kuliah Manajemen Arsip Statis.

Yang telah memberikan arahan dan bimbingan mengenai penulisan tugas ini.

Kami menyadari, makalah yang kami buat jauh dari sempurna dan masih banyak

kekurangan. Oleh sebab itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca,

demi kesempurnaan tugas ini.

Medan, Oktober 2019

Penulis
Review Jurnal

Jurnal Utama

Judul Pemanfaatan Teknologi Digital Dalam Proses Alih Media Arsip

Statis
Jurnal E-Journal UGM
Volume dan Halaman Volume 1, Hal 47-60
Tahun 2017
Issn -
Penulis Ridho Laksono

Jurnal Pembanding

Judul Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi

Jurnal E-Jurnal UNM
Volume dan Halaman Volume 3
Tahun 2009
Issn 1978-7146
Penulis Susiasih Damalita

Tujuan Penelitian Jurnal Utama : untuk mendeskripsikan pemanfaatan teknologi digital

dalam alih media arsip statis. Pembahasan termasuk proses alih media,
sarana dan prasarana pendukungnya, serta tantangan yang muncul dalam
proses ini.

Jurnal Pembanding : Untuk mengetahui seberapa pentingnya kegiatan

kearsipan dalam perguruan tinggi, yang merupakan penghasil banyak
dokumen penting. Dan sejauh mana perguruan tinggi sudah menerapkan
sistem arsip yang benar.
Subjek Penelitian Jurnal Utama : Subjek pada penelitian ini adalah Penerapan
Teknologi Digital pada kearsipan di Universitas Gajah Mada

Jurnal Pembanding : Subjek pada penelitian ini adalah Arsiparis

dan sistem Kearsipan pada Universitas Negeri Malang
Assesment Data Jurnal Utama : Berdasarkan analisis terkait konteks pemanfaatan
teknologi digital dalam mendukung proses alih media arsip statis, ditarik
beberapa hipotesis. Pertama adalah pentingnya pemeliharaan arsip sejak
masih berstatus dinamis aktif, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan
pengolahan. Kedua, permasalahan keotentikan arsip harus menjadi
perhatian pihak-pihak yang bersangkutan

Jurnal Pembanding : Melalui Teori dan Kajian Pustaka yang

dikemukakan serta Peraturan-peraturan kearsipan.
Metode Penelitian Jurnal Utama : studi pustaka dan observasi partisipatif. Melalui metode
di atas didapatkan informasi mengenai beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkakn dalam alih media arsip statis. Pertama adalah sarana
 prasarana pendukung, kondisi arsip dan arsiparis. Kedua, tahapan alih
media meliputi persiapan, scanning, editing, dan menyimpan arsip statis
tekstual dalam format digital file.

Jurnal Pembanding : melalui sebuah studi pustaka dan observasi

partisipatif. Melalui metode di atas didapatkan informasi mengenai
beberapa aspek yang perlu dipertimbangkakn dalam alih media arsip
statis. Pertama adalah sarana prasarana pendukung, kondisi arsip dan
arsiparis. Kedua, tahapan alih mengenai teori-teori kearsipan serta
peraturan-peraturan kearsipan.
Hasil Penelitian Jurnal Utama : pertama secara nyata alih media arsip statis merupakan
kegiatan penyelamatan terhadap isi dan informasi dari arsip statis, namun
ada baiknya jika arsip dinamis yang berpotensi sebagai arsip statis maka
sebelum diserahkan ke lembaga kearsipan, unit pencipta arsip harus
melakukan tindakan pencegahan sedini mungkin seperti preservasi dari
arsip masih dikatagorikan dinamis sehingga diwaktu-waktu arsip dinamis
tersebut menjadi statis maka arsipnya akan tetap terjaga dengan baik dari
segi fisik dan juga informasinya. Selama ini memang kita hanya berpikir
tentang lembaga kearsipan saja yang berhak dalam melakukan preservasi
arsip, namun kita jarang berpikir bahwa unit pencipta yang mana adalah
pencipta arsip itu juga harus bisa melakukan preservasi arsip dinamisnya.
Kedua adalah ketika kita berbicara mengenai alih media arsip statis maka
tidak sekedar penyediaan sarana prasarana pendukung dan proses alih
medianya saja yang dianggap penting namun lebih dari itu ada suatu hal
yang lebih penting yaitu otentikasi dari arsip hasil alih media tersebut.
Ketiga ialah terkait dengan pengolahan arsip statis, normalnya arsip statis
di olah terlebih dahulu barulah dilakukan proses alih media, opsi lain
mungkin ternyata bisa di alih media dahulu baru diolah supaya lebih
efektif dan efisien dalam hal penggunaan waktu, tapi berkenaan dengan
hal tersebut apa memungkinkan? pasti ada resiko yaitu akan
menghilangkan prinsip aturan asli dan prinsip asal-usul, jawabannya ialah
arsip statis harus tetap diolah terlebih dahulu barulah dilakukan alih
media karena sudah diatur jelas dan terperinci dalam Undang – Undang
Nomer 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah
Nomer 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomer
43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Lain halnya dengan arsip statis yang
dari arsip dinamisnya sudah dialih mediakan oleh unit pencipta sehingga
sewaktu diserahkan ke lembaga kearsipan arsip tersebut sudah dalam
format digital diserahkan bersama arsip fisiknya, jadi untuk diolah dahulu
baru dialih media atau dialih media atau diolah dahulu dirasa tidak ada
masalah karena sewaktu diserahkan arsip tersebut sudah dialih mediakan
sehingga tidak menghilangkan prinsip aturan asli dan prinsip asal-usul.

Jurnal Pembanding : Pengelompokan arsip atau dokumen di perguruan

tinggi secara jelas terdapat pada Aanggaran Rumah Tangga Perguruan
tinggi yang bersangkutan. Namun, secara umum dokumen perguruan
tinggi meliputi 4 kelompok, yaitu: 1. Dokumen akademik, yaitu dokumen
tentang catatan dan kemajuan akademik mahasiswa, antara lain buku
induk mahasiswa, bukti kelulusan ujian mahasiswa,buku predikat
kelulusan mahasiswa, buku nilai ujian, transkrip akhir, ijasah dll. 2.
Dokumen administrasi yaitu dokumen nyang berisikan sumber daya
universitas, diantaranya: dokumen kepegawaian, dokumen keuangan,
dokumen perlengkapan, dokumen admninistrasi umum (ketata usahaan)
 3. Dokumen Kemahsiswaan dan Alumni, tentang kegiatan
kemahasiswaan yang bersifat ekstra kurikuler serta data alumni, misalnya
buku alumni 4. Dokumen lainnya yang penting bagi perkembangan
perkembangan universitas, berupa dokumen karya-karya ilmiah yang
merupakan kekayaan intelektual dari pakar-pakar dan para ahli peneliti
universitas. Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan, sudah
barang tentu yang paling banyak dihasilkan adalah dokumen karya
ilmiah, baik karya ilmiah hasil dari mahasiswa, dosen dan sivitas
akademika lainnya, dapat berupa makalah/ paper, skripsi,tesis, disertasi,
naskah ceramah, laporan hasil seminar/ workshop, diskusi, rapat kerja
universitas/fakultas, rapat kerja senat akademik, rapat majelis guru
besar,laporan hasil penelitian dan lain- lain.
Kekuatan Penelitian Jurnal Utama : Pada Jurnal Utama telah kami temukan
bahwasannya para penulis jurnal tersebut telah menggunakan
pendekatan ilmiah yang bisa dibilang hampir sempurna,
dikarenakan segala sesuatu temuan dari penelitian yang mereka
lakukan dan paparkan baik itu dari penggunaan kajian pustaka,
teori-teori yang mendukung dan juga hipotesis serta kajian seputar
teknologi digital arsip yang diutarakan juga sangat baik.

Jurnal Pembanding : Pada Jurnal Pembanding kami melihat penulis

jurnal ini hanya menggunakan analisis lapangan dalam
penelitiannya, yang dimana beliau sertakan juga Faktor-faktor yang
membuat arsiparis dalam sebuah universitas tidak berjalan dengan
semestinya dan juga beberapa analisis analisis berdasarkan
pengamatan dan fenomena yang terjadi dilihat dari sudut pandang
si penulis jurnal. Sehingga walaupun seperti itu hasil penelitian
beliau juga logis dan bahkan orang awam juga pasti akan mudah
mengerti.
Kelemehan Penelitian Jurnal Utama : untuk kelamahan pada jurnal pertama ini adalah
kurangnya sebuah teori mengenai landasan mengapa sebenarnya
teknologi digital itu diperlukan dalam pengarsipan, yang dimana
hal ini sangat penting, untuk membuat pembaca yang merupakan
orang awam, agar mereka mengerti.

Jurnal Pembanding : Untuk jurnal pembanding kelemahannya

adalah tidak adanya si penulis melakukan assesment data sehingga
hal tersebutlah yang membuat jurnal pembanding ini kurang
memiliki sebuah sentuhan ilmiah
Kesimpulan Jurnal Utama : Berdasarkan hasil kajian pada pembahasan diatas maka
dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut. Pertama Sarana dan Prasarana
pendukung dalam kegiatan alih media arsip statis yaitu ruang alih media
arsip statis harus berstandar yang dilengkapi dengan alat pengatur suhu
atau AC, CCTV, Alarm, P3K, pintu darurat, dan ventilasi yang baik demi
terjadanya sirkulasi udara yang bagus, UPS, Genset, dan bekerja sama
dengan PLN sehingga jika ada pemadaman listrik pihak PLN akan
memberitahu sebelumnya kepada pihak lembaga kerarsipan, kemudian
tersedianya perangkat software yaitu photoshop, ACDSee, Corer Draw
dan hardware yaitu komputer, scant, plotter, sarana backup data seperti
hardisk dan flahsdis, lalu sebelum proses alih media harus
memperhatikan kondisi arsip baik fisik dan informasinya, selanjutnya
peran arsiparis di era multimedia ialah harus berbekal pengetahuan
dibidang teknologi informasi dan komunikasi. Kedua Proses alih media
arsip statis yaitu persiapan, proses scanning, proses editing, dan
menyimpan arsip statis tekstual menjadi digital dalam format JPG,
kemudian menyimpan fisik arsip di depo arsip dan arsip yang sudah
dialih mediakan disimpan pada aplikasi sistem kearsipan yang dimiliki
oleh lembaga kearsipan guna layanan dan akses bagi pengguna arsip.
Ketiga berdasarkan analisis terkait konteks pemanfaatan teknologi digital
dalam mendukung proses alih media arsip statis yaitu pertama preservasi
arsip statis seharusnya dilakukan sewaktu arsip statisnya masih arsip
dinamis pada unit pencipta arsip, sehingga bila sewaktu saat arsip
dinamis itu menjadi arsip statis maka arsipnya akan tetap baik, kedua
dalam alih media arsip tidak hanya pengadaan sarana dan prasana
pendukung alih media dan proses alih medianya saja yang dianggap
penting namun ada hal lebih penting yaitu proses otentikasi, karena
sekarang dituntut alih media akan berfungsi untuk dokumen peradilan
apabila ada otentikasi, ketiga mengenai Ketiga ialah terkait dengan
pengolahan arsip statis, normalnya arsip statis di olah terlebih dahulu
barulah dilakukan proses alih media, opsi lain mungkin ternyata bisa di
alih media dahulu baru diolah supaya lebih efektif dan efisien dalam hal
penggunaan waktu, tapi berkenaan dengan hal tersebut apa
memungkinkan? pasti ada resiko yaitu akan menghilangkan prinsip
aturan asli dan prinsip asal-usul, jawabannya ialah arsip statis harus tetap
diolah terlebih dahulu barulah dilakukan alih media karena sudah diatur
jelas dan terperinci dalam Undang – Undang Nomer 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomer 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomer 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.

Jurnal Pembanding : Arsip merupakan catatan sebagai memori

kolektif keberadaan suatu lembaga/ Institusi. Arsip yang tertata
rapi akan menjadi bukti prestasi yang dicapai. Melalui arsip kinerja
lembaga dari waktu ke waktu dapat diketahui. Perguruan tinggi
sebagai sebuah institusi besar sangat memerlukan dukungan arsip
yang terkelola secara baik. Mengingat lembaga pendidikan tinggi
umumnya masih rendah apresiasinya terhadap pengelolaan
kearsipan, maka untuk memperbaiki kekurangan dan kelalaian
dalam penyelamatan dokumen/arsip, perguruan tinggi perlu segera
mengambil langkahlangkah: Menyadari pentingnya dokumen/arsip,
maka segera membentuk unit kerja pengelola kearsipan; Perlu
merekrut tenaga pengelola/arsiparis yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan; Segera menginventarisir arsp-arsip yang bernilai
guna tinggi, arsip sejarah lembaga dan arsip karya ilmiah serta
arsip penelitian. Diharapkan adanya kebijakan civitas akademika
khususnya pimpinan perguruan tinggi untuk mengembangkan
kegiatan kearsipan dan lembaganya