CRITICAL BOOK REVIEW

“ Manajemen Kearsipan (2015) ”

“ Manajemen Kearsipan (2013) ”

Dosen Pengampu : Dodi Pramana S.SOS, M,Si

Disusun Sebagai Salah Satu Tugas Yang Diwajibkan

Dalam Mengikuti Perkuliahan “Manajemen Arsip Statis”

Oleh,

MUHAMMAD FADHLIK IBNU KHOLIL (7171144017)

NINDI DEWI ORIZA SYATIVA (7173144025)
OKTARIA HENJELINA BR HUTABARAT (7173344038)

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

FAKULTAS EKONOMI

TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha
Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami dapat
menyelesaikan Tugas Critical Book Review ini sampai dengan selesai.
Critical Book Review ini kami susun sebagai sarana dan syarat untuk
memenuhi salah satu tugas pada mata kuliah Administrasi Keuangan. Tak lupa
kami mengucapkan terima kasih atas keberhasilan dalam menyelesaikan makalah
ini kepada dosen pengampu yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam
penyusunannya, serta keluarga, teman-teman, dan bantuan dari berbagai pihak.

Kami menyadari bahwa dalam menyelesaikan Tugas Critical Book Review

ini tidak terlepas dari kesalahan dan masih jauh dari kesempurnaan mengenai isi
maupun dalam penggunaan bahasa dan ejaannya. Tetapi, kami berusaha agar
tugas Critical Book Review ini baik dan benar. Oleh karena itu, kami
mengharapkan kritik dan saran baik secara tertulis maupun secara lisan yang
sifatnya membangun. Semoga Tugas Critical Book Review ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.

Demikianlah kata pengantar karya tulis ini dan kami berharap semoga
dapat digunakan sebagaimana mestinya. Aamiin.

Medan, September 2019

Penulis

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Tujuan Penulisan ...................................................................................... 1

1.3 Manfaat Penulisan .................................................................................... 2

BAB II RINGKASAN BUKU .............................................................................. 3

2.1 Identitas Buku ........................................................................................... 3

2.2. Ringkasan Isi Buku ................................................................................. 3

BAB 1 Konsep Dasar Arsip ............................................................................ 3

BAB 2 Arsip Dinamis ..................................................................................... 6

BAB 3 Tata Naskah Dinas .............................................................................. 7

BAB 4 Klasifikasi Dan Indeks Arsip .............................................................. 9

BAB 5 Arsip Aktif ........................................................................................ 10

BAB 6 Arsip Inaktif ...................................................................................... 11

BAB 7 Arsip Vital ......................................................................................... 11

BAB 8 Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip ........................................... 12

BAB 9 Jadwal Retensi Arsip ........................................................................ 13

BAB 10 Penilaian Arsip Statis ...................................................................... 14

BAB 11 Penyusutan Arsip ............................................................................ 15

BAB 12 Arsip Statis ..................................................................................... 16

BAB 13 Akuisisi Arsip ................................................................................. 16

BAB 14 Preservasi Arsip .............................................................................. 16

BAB 15 Akses dan Layanan Arsip ............................................................... 17

BAB 16 Arsip Media Baru ........................................................................... 17

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | ii
 BAB 19 Praktik Pengelolaan Arsip ............................................................. 19

BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 20

BAB III PENUTUP ............................................................................................. 21

3.1 Kesimpulan ............................................................................................. 21

3.2 Saran ....................................................................................................... 21

Daftar Pustaka ..................................................................................................... 22

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

CBR bukan sekedar laporan atau tulisan tentang isi sebuah buku atau
artikel, tetapi lebih menitik beratkan pada evaluasi (penjelasan, interpretasi dan
analisis) mengenai keunggulan dan kelemahan buku atau artikel tersebut, apa
yang menarik dari artikel tersebut, bagaimana isi artikel tersebut bisa
mempengaruhi cara berpikir pembaca dan menambah pemahaman pembaca
terhadap suatu bidang kajian tertentu. Dengan kata lain, melalui CBR pembaca
(reviewer) menguji pikiran pengarang/penulis berdasarkan sudut pandang
pembaca berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki.
Pelaksanaan CBR diharapkan dapat memberikan manfaat bagi mahasiswa,
dosen pengampu mata kuliah, dan institusi baik ditinjau dari sisi keilmuan dan
keterampilan serta adanya manfaat yang dapat diterapkan di industri, masyarakat
dan pemerintah dalam bentuk inovasi, efisiensi dan produktivitas. Hal lain yang
diperoleh adalah pengayaan khasanah keilmuan terapan. Oleh karena itu sasaran
dalam panduan CBR ini adalah mahasiswa dengan dibimbing oleh dosen
pengampu mata kuliah.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari Bedah Buku ini, yaitu :
1. Membantu agar mampu berpikir sistematis dan kritis
2. Menambah kemampuan untuk mengekspresikan pendapat dalam
memandang suatu buku yang akan direview.
3. Meningkatkan kemampuan menulis karya ilmiah
4. Meningkatkan kemampuan menyampaikan, menggunakan dan
mengaplikasikan ilmu mereview untuk menjadi suatu sistem yang terpadu
dalam pengembangan keilmuannya.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |1
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun Manfaat dari Bedah Buku ini sebagai berikut :
1. Mahasiswa dapat membandingkan kelebihan dan kekurangan masing-
masing buku dalam membantu proses pembelajaran.
2. Dapat mengasah kemampuan Mahasiswa dalam mengkritisi masing-
masing buku yang berguna sebagai referensi dalam pembelajaran.
3. Dapat menambah wawasan Mahasiswa mengenai materi Manajemen
Arsip Statis

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |2
 BAB II
RINGKASAN BUKU

2.1 Identitas Buku

A. Buku Utama
Judul :Manajemen Kearsipan
Penulis : Sambas Ali Muhidin, M.Si
Tahun Terbit : 2015
ISBN : 978-979-076-589-4
Penerbit : Pustaka Setia

B. Buku Pembanding
Judul : Manajemen Kearsipan
Penulis : Drs. Basir Barthos
Tahun Terbit : 2013
ISBN : 979-526-017-0
Penerbit : Bumi Aksara

2.2. Ringkasan Isi Buku

BAB 1 Konsep Dasar Arsip

Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Adapun karakteristik arsip yang baik menurut UU No. 43 tahun 2009

sebagai berikut.
1. Keaslian (Authenthic)
2. Kelengkapan atau utuh (Integrity)

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |3
 3. Kepercayaan (reliability)
4. Kebergunaan (useability)

Fungsi Arsip adalah sebagai berikut ;

1. mendukung proses pengambilan keputusan
2. menunjang proses perencanaan
1. Mendukung pengawasan
2. Sebagai alat pembuktian
3. Sebagai memori organisasi
4. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu. Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habbis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau
lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip di lingkungan organisasi meliputi pengelolaan arsip

dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh
unit pengolah atau unit kerja dan unit kearsipan (pencipta arsip), sedangkan
pengelolaan arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan.

Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, siklus

hidup arsip disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu: (1) penciptaan arsip, (2)
penggunaan dan pemeliharaan, dan (3) penyusutan.

Sedarmayanti (2003: 23) mengemukakan bahwa pada umumnya setiap

organisasi akan menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip, di antaranya:
1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip oleh anggota organisasi;
2. Kualifikasi persyaratan pegawai yang menangani pekerjaan kearsipan
tidak terpenuhi;

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |4
 3. Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan tempat
dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi;
4. Belum adanya pedoman tata kearsipan yang diberlakukan secara baku
sehingga tiap-tiap petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa keseragaman
dan tidak ada tujuan yang jelas;
5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya tentang pedoman tata cara
peminjaman arsip sehingga setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya
peraturan yang jelas;
6. Penggunaan arsip oleh pengguna atau oleh pihak yang membutuhkan
dilakukan dengan jangka waktu yang lama dan kadang-kadang tidak
dikembalikan;
7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat
jika diperlukan;
8. Belum adanya perencanaan mengenai penyusutan arsip sehingga arsip
semakin bertumpuk dan tidak dapat ditampung lagi;
9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim lepas dari pengawasan.

Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 Pasal 3, secara umum

penyelenggaraan kearsipan dalam organisasi bertujuan untuk:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
tepercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |5
 6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidag ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dam
pemanfaatan

Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009, dalam rangka mewujudkan tujuan

penyelenggaraan kearsipan, terdapat sejumlah asas yang harus diperhatikan oleh
para pengelola dan penyelenggara kearsipan, di antaranya; 1) Asas kepastian
hukum, 2) Asas keautentikan dan keterpercayaan, 3) Asas keutuhan, 4) Asas asal
usul, 5) Asas aturan asli, 6) Asas keamanan dan keselamatan, 7) Asas
keprofesionalan, 8) Asas keresponsifan, 9) Asas keantisipatifan, 10) Asas
kepartisipasifan, 11) Asas akuntabilitas, 12) Asas kemanfaatan, 13) Asas
aksesibilitas, dan 14) Asas kepentingan umum.

BAB 2 Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu karena masih
memiliki nilai guna primer (UU No. 43 tahun 2009). Adapun pengelolaan arsip
dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan
sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip. Tujuan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal
penciptaan, pemeliharaan dan penemuan kembali informasi untuk menunjang
pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti
kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Adapun ciri-ciri arsip dinamis menurut
Yayan Daryan (2015) yaitu :
1. Masih aktual dan berlaku secara langsung serta diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2. Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |6
3. Pada dasarnya bersifat tertutup sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus
mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital,

arsip aktif, dan arsip inaktif.Berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis, kegiatan
pengelolaan arsip dinamis sebagaimana terdapat dalam UU No. 43 tahun 2009
meliputi 4 hal, yaitu: (1) penciptaan arsip, (2) penggunaan arsip, (3) pemeliharaan
arsip, dan (4) penyusutan arsip.

Instrumen pengelolaan arsip dinamis adalah alat yang digunakan dalam

proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis
agar dapat dikendalikan secara efesien, efektif, dan sistematis. Berdasarkan UU
No. 43 tahun 2009 Pasal 40, instrumen yang dibutuhkan untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efesien sebagai syarat awal terciptanya
pengelolaan arsip dinamis dengan baik, adalah (1) Tata Naskah Dinas (2)
Klasifikasi Arsip (3) Jadwal Retensi Arsip, dan (4) Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip.

BAB 3 Tata Naskah Dinas

Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

yang dikeluarkan pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah
(pusat dan daerah). Adapun tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi
tertulis (naskah) yang meliputi jenis, format, penyiapan, pengaman, pengabsahan,
pendistribusian dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan (Bambang P.W.T, 2012).

Menurut Yayan Daryan (2015), tujuan dibuatnya tata naskah dinas, yaitu:
1. Memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;
3. Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan
negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |7
 Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi pemerintahan
ataupun swasta sebaiknya memerhatikan asas-asas sebagai berikut (ANRI: Modul
Manajemen Persuratan dan Formulir, 2009: 4-5);
1. Asas efisiensi
2. Asas pembakuan
3. Asas pertanggungjawaban
4. Asas keterkaitan
5. Asas kecepatan dan ketepatan
6. Asas keamanan

Naskah dinas dikelompokkan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai

berikut.
1. Naskah dinas arahan
2. Naskah dinas korespondensi
3. Naskah dinas khusus
4. Laporan
5. Telaahan staf
6. Formulir
7. Naskah dinas elektronis

Format Naskah Dinas

1. Format resmi (official style);
2. Format balok atau lurus penuh (full block style);
3. Format balok yang diubah atau lurus (bolck style);
4. Format setengah balok atau lurus (semi block style);
5. Format inden atau bentuk lekuk (indented style);
6. Format paragraf menggantung (hanging paragraph).

Pengelolaan Naskah Dinas meliputi Penyusunan Naskah,

Pengklasifikasian Informasi Surat, Proses Pengetikan, Penggandaan dan.
Pendistribusian. Media Naskah Dinas meliputi kertas dan amplop

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |8
BAB 4 Klasifikasi Dan Indeks Arsip

Dalam keputusan ANRI Nomor 19 Tahun 2012tentang Pedoman

Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola
pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Menurut Prihatmi
Wuryatmini (2015), kegunaan peng-klasifikasian arsip, yaitu :

1. Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada system

pemberkasana subjek;
2. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yang sama atau yang sama
masalahnya akan mengelompok dalam satu berkas.
3. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.

Syarat penyusunan klasifikasi arsip adalah sebagai berikut :

1. Terpeliharanya hubungan logis dan urutan yang kronologis di antara subjek

yang ada atau masalah-masalahnya.
2. Harus mencerminkan lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan organisasi
yang bersangkkutan.
3. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yang membentuk skema
klasifikasi
4. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat.

Tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin

pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.

Unsur Klasifikasi

1. Kelompok informasi arsip, yaitu unsur fungsi, unsur struktur organisasi,

dan unsur masalah/ subjek.
2. Kode arsip, yaitu tanda pengenal yang pada umumnya berbentuk angka,
huruf, atau keduanya.

Cara Penyusunan Klasifikasi

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis |9
  Analisis fungsi organisasi
 Pengelompokan kegiatan sustansi dan fasilitatif
 Menentukan klasifikasi masalah
 Menentukan kode klasifikasi masalah

Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Menurut Read dan
Ginn, mengindeks adalah menentukan filling segmen (atau nama) arsip yang
disimpan dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu.

BAB 5 Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus-menerus. Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip:

1. Asas sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dengan Desentralisasi)

Menurut Tuti Widiyanti (2012), asas pengorganisasian arsip aktif adalah

penyelenggaraan dan penyimpanan arsip aktif yang didasarkan pada kebutuhan
organisasi dengan melihat besar kecilnya organisasi dan volume arsip yang
tercipta. System pengelolaan arsip di Indonesia telah mengalami beberapa kali
perubahan, dimulai dari system Resolusi, Sistem Agenda, Sistem Verbal,Sistem
Kaulbach, Sistem Takah, system Pola Baru, dan Sistem Kearsipan menurut UU
no. 43 tahun 2009. Pemberkasan arsip adalah penempatan arsip atau suatu unit
kerja ke dalam suatu himpunan sesuai dngan konteks kegiatannya sehingga
menjadi satu berkas karena memiliki hubungan ketertarika, kesamaan jenis, atau
kesamaan masalah. Prinsip yang perlu diperhatikan dalam pemberkasan adalah
pemberkasan arsip harus berdasarkan klarifikasi arsip. Penataan arsip aktif adalah
kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip aktif untuk kepentingan penemuan
kembali arsip. Peralatan penataan arsip aktif yaitu ; guide,folder,map
guntig,filling cabinet,ordner, tunjuk silang. Langkah-langkah penataan arsip aktif
yaitu; pemeriksaan, penyortiran, penentuan indeks,penentuan kode, pembuatan
label, dan pembuatan tujuk silang.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 10
BAB 6 Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yng frekueni penggunaannya telah menurun (UU
No. 443 tahun 2009). Arsip inaktif berfungsi sebagai referensi atau rujukan saja,
sedagkan arsif aktif berfungsi sebagai rujukan dan dapat digunakan sebagai alat
penyelesaian dalam proses administrasi. Berdasarkan ANRI : Modul manajemen
Arsip Inaktif (2009:6-7), tujuan pengelolaan arsip inaktif adalah mampu
menyedakan arsip yang benar, pada waktu yang cepat, utuk orang yang tepat, dan
dengan biaya yang seefisien mungkin. Prosedur penyimpanan arsip inaktif adlah
sebagai berikut : Pemindahan arsip, penataan dan penyimpanan, pelayanan arsip
dan pemusnahan. Penyimpanan arsip inaktif harus memperhatikan prinsip dasar
penyimpanan arsip inaktif, standar minimal penyimpanan arsip inaktif. Penataan
arsip inaktif adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip inaktif untuk
keentingan temu balik arsip, dengan tujuan untuk menyatukan informasi,
mengamankan informasi dan fisik arsip inaktif, serat memudahkan penemuan
kembali dan pelaksanaan penilaian arsip.

Tujuan pengelolaan arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang

benar pada waktu yang cepat, untuk orang yang tepat, dengan biaya yang seefisien
mungkin. Langkah-langkah penataan arsip inaktif, yaitu:
 Pemeriksaan
 Pendeskripsian
 Penataan arsip dalam boks
 Penomoran boks
 Penataan boks dalam rak arsip
 Penyusunan daftar arsip inaktif

BAB 7 Arsip Vital

Arsip vital adalah arsip yang esensinya berkaitan dengan kelagsungan

hidup suatu organisasi. Berdasarkan ANRI : Modul Program Arsip Vital, Metode
Perlindungan dan pengamanan Arsip vital (2009:12), aspek-aspek yang perlu
diperhatikan dalam pengelolaan arsip vital, yaitu :
1. Seleksi dan proteksi (analisis organisasi, analisis untung rugi

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 11
2. Penyajian dan pelayanan tepat waktu
3. Penyediaan berbagai manual dalam menentukan jeis arsip vital
(kriteria,perlindungan,penemuan kembali)
4. Penyediaan pedoman dan prosedur penyimpanan, pelayanan, pengadaan,
kkode akses tertentu.

Kegiatan Program arsip vital dilaksanakan melalui : (1) identifikasi arsip

vital, (2) perlindungan dan pengamanan, dan (3) penyelamatan dan pemulihan.

BAB 8 Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip

Klasifikasi keamanan dan akses arsip adalah penggolongan atau

penagtegorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang
ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, public, dan
perseorangan. Kurniatun tigawati (2015) menyatakan bahwa penyusunan
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis dapat dilakukan dengan tahapan
sebagai berikut : (a) identifikasi ketentuan hukum, (b) analisis fungsi unit kerja
dalam organisasi dan analisis job description, (c) analisis resiko (d) penggolongan
hak akses arsip dinamis, (e) pengamanan tingkat klasifikasi, (f) penyusuan daftar
arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penetapan klasifikasi

keamanan arsip dinamis adalah :
1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila arsip
disalahgunakan.
2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis.

Adapun prinsip dasar dalam akses arsip dinamis adalah:

1. Pengaksesan arsip hanya dapat dilakukan oleh pejabat.
2. Pejabat yang kedudukannya lebih tinggi dapat mengakses arsip
dibawahnya.
3. Pejabat atau staf yang kedudukannya rendah tidak dapat mrngakses arsip
yang dibuat oleh pejabat diatasnya.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 12
BAB 9 Jadwal Retensi Arsip

Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajiib dilakukan

terhap suatu jenis arsip (PP no. 28 Tahun 2012). Adapun jadwal retensi arsip yng
selanjutnya disingkat JA adalah daftar yang berisi sekurangnya-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penentapan suatu jeis arsip dimusnahkan, dinilai kembali
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip (UU No.43 tahun 2009). Fungsi retensi arsip menurut
Karuiatun Tigawati (2015) adalah untuk :

1. Mengidentifikasi arsip yang permanen dan menmgetahui waktu yang tepat

untuk memindahkan kepusat arsip atau lembaga kearsipan
2. Mengidentifikasi arsip yang disimpan sementaara dan mengetahui waktu yang
tepat untuk memusnahkan arsip
3. Memberikan keterangan arsip yang langsung dapat dipindahkan dan
dimusnahkan
4. Memberikan hak/otorisasi untuk pemusnahan arsip.

Tujuan Pembuatan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan ANRI yaitu:

1. Memenuhi kebutuhan organisasi pencipta

2. Memenuhi persyaratan hukum.

Kurniatun Tigawati (2015) menyatakan bahwa kegunaan jadwal retensi

arsip adalah

1. Efesiensi dalam pengelolaan arsip

2. Efektifitas dalam pendayagunaan arsip
3. Jaminan kepastian hukum
4. Penyelamatan arsip bernilai guna sekunder
5. Penyelamatan aset nasional dalam segala bidang.

Berdasarkan ANRI, jadwal retensi arsip adalah daftar yang mempunyai

unsur sekurang-kurangnya tiga hal berikut ;
1. Jenis arsip

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 13
 2. Jangka waktu simpan
3. Keterangan nasib arsip.

Berdasarkan ANRI, prinsip-prinsip umum yang harus dipahami dalam

menyusun jadwal retensi arsip adalah :
1. Prinsip manajemen
2. Prinsip pembuatan
3. Prinsip isi
4. Prinsip implementasi

Berdasarkan ANRI, tahapan dalam penyusunan jadwal retensi arsip dapat

dilakukan dengan :
1. Pembentukan tim kerja
2. Survei atau inventarisasi arsip dan analisis fungsi organisasi
3. Pengelolahan data dan penyusutan draft
4. Pembahasan draft
5. Penyempurnaan
6. Pengesahan

BAB 10 Penilaian Arsip Statis

Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek
fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik atau nilai instrinsiknya
yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis
dalam unit-unit informasi (Kepka ANRI No, 7 tahun 2008). Konsep yang
mendasari penilaian arsip adalah nilai guna arsip. Nilai guna tersebut ditentukan
oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya
maupun oleh negara. Adapun nilai guna arsip dibagi 2 yaitu nilai guna primer dan
nilai guna sekunder.

Pertimbangan utama dalam penilaian arsip untuk menentukan nasib arsip,

apakah arsip dimusnahkan, disimpan atau dinilai kembali adalah sebagai berikut:
1. Nilai Guna Arsip

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 14
 2. Bobot Informasi Arsip
3. Frekuensi Penggunaan Arsip

Berdasarkan Kepka No.7 tahun 2001, untuk dapar melakukan penilaian

arsip, secara teknis melalui langkah-langkah berikut :
1. Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisasi instansi yang
bersangkutan
2. Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur
organisasi
3. Konversikan setiap butir fungsi tersebut
4. Cermati jenis-jenis kegiatan
5. Cermati jenis-jenis transaksi
6. Himpun folder atau naskah
7. Lakukan penilaian dari aspek fungsi
8. Lakukan penilaian dari aspek informasinya
9. Lakukan penilaian apakah arsip bernilai guna permanen
10. Lakukan sesuai ketentuan hukum

BAB 11 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah (volume) arsip

dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan arsip kepada
lembaga kearsipan (UU no. 43 tahun 2009). Penyusutan arisp dilakukan oleh
pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tujuan dari penyusutan
arsip adalah untuk menghemat tempat, peralatan dan biaya. Adapun penyusutan
arsip dilakukan dengan 3 cara yakni :
1. Pemindahan arsip inaktif
2. pemusnahan arsip
3. penyerahan arsip statis

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 15
BAB 12 Arsip Statis

Arsip statis (archives) diidentikan sebagai arsip permanen, yaitu arsip

yang memiliki nilai keberlanjutan (contuining value) dan/atau arsip yang karena
ketentuan hukum tidak boleh dimusnahkan. Arsip statis dalam UU no. 43 tahun
2009 didefinisikan sebagai arip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau Lembaga kearsipan.

BAB 13 Akuisisi Arsip

Akuisisi Arsip adalajh proses penambahan khazanah arsip statis pada

Lembaga kearsipan yang dilaksanakan melakui kegiatan penyerahan arsip statis
dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga kearsipan (Perka
ANRI No. 31 tahun 2011). Tujuan akuisisi arsip adalah upaya penyelamatan.
Adapun alasan dilakukannya akuisisi arsip yaitu :

1. Arsip memiliki nilai informasi yang berkelanjutan (contuining volume)

2. Alasan praktis, yaitu sesuai dengan daur hidup arsip
3. Alasan ekonomis, yaitu efisien dalam pengelolaan arsip
4. Alasan politis, yaitu proses pengambilan tanggung jawab pengelolaan arsip
ke pemerintah mellui Lembaga kearsipan.
5. Alasan social, yaitu infromasinya merupakan milik public
6. Alasan hukum, yaitu sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional (hak
dan kewajiban pencipta arsip atau Lembaga kearsipan).

BAB 14 Preservasi Arsip

Preservasi arsip atau pelestarian arisp adalah keseluruhan proses kerja

dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan
restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak. Adapun factor perusak
arsip terdiri menjadi factor internal seperti sumber keasaman yang terdapat pada
kertas. Selanjutnya factor eksternal yang berasal dari luar atau lingkungan sekitar

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 16
arsip yang terbagi menjadi factor fisika (cahaya, suhu, kelembapan), factor kimia,
factor penggunaan dan penanganan, factor bencana dan musibah. Jenis preservasi
arsip yaitu :

1. Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap

kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip
metode pemeliharaan arsip.
2. Preservasi kuratif, yaitu preservasi yang bersifat perbaikan atau perawatan
terhadap arsip yang mulai atau sudah rusak atau kondisinya memburuk
sehingga dapat memperpanjang usia arsip.

BAB 15 Akses dan Layanan Arsip

Akses arsip statis adalah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari
kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Sementara yang dimaksud
layanan arsip statis adalah penyediaan arsip statis kepada pengguna arsip statis
yang sah, termasuk penggandaan arsip statis sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan (Perka ANRI no. 28 tahun 2011). Ruang lingkup akses dan
layanan arsip statis menurut Perka ANRI no. 28 tahun 2011 yaitu :

1. keterbukaan arisp statis

2. aksesibilitas arsip statis kepada public sesuai kaidah kearsipan dan ketentuan
peratuan perundang-undangan.
3. pelayanan arsip statis.

BAB 16 Arsip Media Baru

Arsip media baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya
direkam dalam media magnetic menggunakan perangkat elektronik atau dalam
bentuk media citra bergerak, gambar static dan rekaman suara yang diciptakan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun perorangan. Lahirnya arsip
media baru dilatarbelakangi oleh perkembangan teknologi informasi, pelayanan
prima instansi pemerintah, keusangan media atau format arsip dan bertambahnya
khazanah arsip. Berdasarkan medianya, arsip dibagi menjadi dua macam, yaitu (1)
arsip konvensional yang terdiri atas arsip kertas, foto dan peta; (2) arsip media
Critical Book Review
Manajemen Arrsip Statis | 17
baru, yang terdiri atas arsip audio visual, arsip elektronik/computer dan arsip
mikrografik.

BAB 17 Arsip Elektronik

Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan dan dipelihara

sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi Lembaga atau individu yang
ditransfer dan diolah dengan sistem computer. Adapun dalam dalam Perka ANRI
no. 20 tahun 2011 tentang pedoman autentifikasi arsip elektronik disebutkan
bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan
disimpan) dalam format elektronik. Adapun dalam bab ini dibahas mengenai
manfaat pengelolaan arsip elektronik, karakteristik arsip elektronik, jenis umum
arisp elektronik, daur hidup arsip eletronik, proses pengelolaan arisp elektronik
yang terdiri dari penciptaan, Kaptur, kalsifikasi arsip, klasifikasi keamanan,
identifikasi penyusutan arsip, penyimpanan, penggunaan dan penelusuran arsip
aktif dan inaktif, penyusutan arsip, penyimpanan dan preservasi arsip, control
pengelolaan khazanah arsip statis dan penggunaan arsip statis.

BAB 18 Sumber Daya Pendukung Kearsipan

a. Sumber Daya Pendukung

Adapun dalam sumber daya pendukung untuk mengelola arsip adalah
sumber daya manusia (SDM), sarana dan prasarana serta pendanaan,

b. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia yang dimaksud disini adalah pimpinan, arsiparis
dan tenaga administrasi. Tugas SDM kearsipan adalah melakukan pengelolaan
arsip dan pembinaan kearsipan. Berkaitan dengan tugas tersebut, SDM
kearsipan perlu memiliki kompetensi tertentu dibidang kearsipan agar
pengelolaan kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik.

c. Sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana kearsipan merupakan bentuk perantara yang
menunjang dan melindungi kegiatan untuk mencapai suatu tujuan pengelolaan

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 18
 kearsipan. Adapun prasarana terdiri atas ruangan, Gedung, dll. Sedangkan
sarana seperti filling cabinet, rak arsip dsb.

d. Pendanaan
Penyelenggaraan kearsipan yang efektif memerlukan dukungan anggaran
atau dana yang memadai untuk melaksanakan berbagai program kearsipan
secara terus menerus.

BAB 19 Praktik Pengelolaan Arsip

Dalam bab ini terdapat petunjuk kerja pengelolaan arsip dimulai dari
menyusun klasifikasi arsip, melakukan penataan arsip aktif, melakukan penataan
arsip inaktif dan melakukan pengelolaan arsip statis.

Petunjuk kerja pengelolaaan arsip, yaitu:

1. Menyusun klasifikasi arsip
2. Melakukan penataan arsip aktif
3. Melaukan penataan arsip inaktif
4. Melakukan pengolahan arsip statis

Petunjuk kerja :
1. Menyusun program arsip vital
2. Menyusun jadwal retensi arsip

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 19
 BAB III
PEMBAHASAN

Setelah membaca kedua buku tersebut, maka perbandingan antara lain

mencakup kelemahan dan kekurang yang kami buat atas kedua buku tersebut
adalah sebagai berikut :
1. Buku manajemen kearsipan oleh Sambas Ali Muhidin dalam materi yang
disampaikan secara sistematis sedangkan karya Drs. Basir Barthos belum
sistematis.
2. Kelengkapan materi Buku manajemen kearsipan oleh Sambas Ali Muhidin
lebih lengkap dan cakupannya luas sedangkan karya Drs. Basir Barthos
cukup lengkap
3. Buku Sambas atau buku utama pembahasannya lebih terperinci dan terarah
sehingga pembaca dapat memahami dengan mudah
4. Buku utama juga menjelaskan secara jelas pembahasan mengenai jenis arsip
yaitu arsip statis dan dinamis sedangkan pada buku pembanding hanya
memaparkan pembahasan yang lebih sedikit.
5. Secara koherensi, buku utama ditata dengan rapi oleh penulis ditata
sedemikian rupa untuk meningkatkan minat baca, isinya jelas dan padat
6. Pada buku utama, penulis menjelaskan sumber daya pendukung kearsipan itu
sendiri, sedangkan dibuku pembanding penulis hanya sedikit menyinggung
pembahasan tentang produktivitas
7. Penggunaan bahasa pada kedua buku sudah bagus dan cukup jelas, artinya
buku tersebut sudah memenuhi kriteria dalam penulisan yang benar sesuai
dengan PUEBI
8. Kedua buku sama sama memuat banyak pengertian dari pendapat para ahli
dan mengandung ringkasan pada setiap akhir bab terkait dengan materi yang
dibahas
9. Pada buku Drs. Basir Barthos tidak terdapat ringkasan dalam setiap bab, dan
buku ini kurang lengkap pembahasannya serta tidak sistematis sehingga
membuat pembaca menjadi bingung.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 20
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Setelah menganalis kedua buku dapat disimpulkan bahwa materi didalam
kedua buku ini sangat menarik dan bagus. Setiap buku memiliki kelemahan dan
kelebihan tersendiri oleh sebab itu perlu membaca berbagai buku untuk
melengkapi informasi dan wawasan kita. Namun pada dasarnya buku sangat
diperlukan dalam menunjang jalannya proses pembelajaran. Pembahasan materi
pada buku ini juga mudah dipahami karena penulis menjelaskan dangan sangat
jelas. Selain itu juga memuat materi yang lengkap untuk dijadikan referensi dalam
kegiatan pembelajaran. Pemilihan bahan ajar yang tepat adalah salah satu langkah
awal untuk mencapai hasil belajar yang maksimal. Maka dari itu perlu adanya
perbaikan atau revisi pada setiap tahunnya sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi

3.2 Saran
Hendaknya penyajian kedua buku ini mempertahankan keunikannya
tersendiri yang telah terbangun dari hal-hal yang berkaitan langsung dengan
pribadi internal dan juga eksternal dunia pendidikan.

Saran yang dapat kami berikan kepada pembaca adalah pelajari banyak
buku untuk mendapatkan informasi yang lebih luas dan relevan. Kedua buku yang
kami review ini sangat bagus untuk dibaca sebagai sumber pengetahuan mengenai
Manajemen Kearsipan.

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 21
 Daftar Pustaka
Ali Muhidin, Sambas. Manajemen Kearsipan.Bandung: Pustaka Setia, 2015

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara,2013

Critical Book Review

Manajemen Arrsip Statis | 22