orang dan tanggal perubahan atau pengiriman sebagai informasi tentang peristiwa komunikasi.

Menstabilkan dan membuka kompleks individu ini sebagai satu operasi komunikasi tunggal untuk
mengumpulkan pengetahuan tentangnya dan pendahulu atau konsekuensinya tidak mencegah peristiwa
komunikasi itu sendiri dari koneksi lebih lanjut seperti yang terjadi di dunia rekaman nyata.
Dalam praktiknya hari ini, email yang terakumulasi dalam akun anggota staf menggabungkan
semua proses bersama dengan komunikasi yang tidak berorientasi pada proses di mana anggota tersebut
mengambil bagian. Perangkat lunak email malah mungkin dapat menawarkan identitas berbeda yang
dapat digunakan pada saat yang sama untuk proses berbeda di mana seseorang terlibat, dan dengan
demikian menyimpan email sesuai dengan proses yang mereka miliki bersama dengan alat penataan yang
mudah digunakan untuk proyek dan identitas yang sesuai.
Penafsiran rekaman elektronik untuk keperluan internal atau eksternal membutuhkan sumber-
sumber yang merepresentasikan momen-momen beku yang terikat waktu dan tak terpisahkan. Masalah
utamanya adalah semua pencapaian harus direncanakan dengan bantuan diferensiasi fungsional sebagai
pengganti masa lalu, karena perbedaan antara masa lalu dan masa depan tidak lagi tersedia untuk rekaman
digital.
Perbedaan antara pertumbuhan aktual di satu sisi, dan pembuatan jejak yang dapat digunakan
sebagai sumber selama operasi di sisi lain, merupakan elemen penting baik untuk konstruksi proses
pengambilan keputusan itu sendiri, maupun untuk referensi selanjutnya. Namun, ini hanya dapat
dibangun sebagai perbedaan fungsional sosial, bukan sebagai perbedaan fisik atau teknis, bahkan jika
diperlukan teknik khusus untuk itu. Perbedaan fungsi sosial yang dicapai dengan teknik-teknik khusus
inilah yang ditawarkan oleh arsip sebagai jasa konstruksi proses pengambilan keputusan.
Karena arsip telah secara tradisional digunakan untuk memberikan jejak yang tersisa dari
pengambilan keputusan kolaboratif untuk rekonstruksi peristiwa dan interaksi masa lalu, terutama untuk
penelitian sejarah, sambil mempertahankannya tidak berubah dari waktu ke waktu, mereka telah
mengembangkan metode dan teori yang dapat berguna untuk tantangan baru. . Mereka memiliki
pengalaman dengan penyiapan sisa-sisa jejak untuk digunakan sebagai sumber dan interpretasi.
Sejarah sebagai ilmu terdiri dari interpretasi masa lalu sebagai dasar ingatan kolektif masyarakat. Ia tahu
bagaimana bekerja pada pertanyaan baru yang muncul dari kebutuhan baru untuk bereaksi terhadap
perkembangan politik atau lainnya yang menghadirkan pertanyaan baru mengenai akar dan alasan dari
fenomena saat ini.
Sumber yang sama dapat tiba-tiba terlihat dalam cahaya yang berbeda dan dengan demikian
menyampaikan informasi yang sangat berbeda. Sumber adalah sesuatu yang berbeda dibandingkan
dengan penyimpanan informasi. Mengakses informasi membutuhkan lebih dari sekedar membaca.
Sumber pertama-tama harus dipahami, dan oleh karena itu memerlukan penyajian yang berbeda.
“Komunikasi yang efisien tidak bergantung pada seberapa banyak yang dapat dikatakan, tetapi pada
seberapa banyak yang dapat dibiarkan tidak terucapkan – dan bahkan tidak terbaca – di latar belakang.”
[Brown, Guguid (2002), hal. 205]
 4.3 Fungsi Arsip dalam Lingkungan Digital
Metode pengarsipan dikembangkan selama seratus tahun terakhir dari pengalaman praktis dengan
rekaman sepanjang masa, yang ditinggalkan oleh organisme administratif, dengan tujuan membukanya
untuk digunakan oleh publik. Kepemilikan arsip terdiri dari jejak proses pengambilan keputusan yang
tertinggal selama pengembangan aktual dari proses ini.
Proses ini mungkin sangat jelas, atau tersembunyi di balik dokumen dan piagam yang merupakan
produk akhir dari pengambilan keputusan. Jejak-jejaknya menarik bagi pengguna arsip karena sedikit
banyak menyampaikan secara intensif bagaimana arsip itu muncul. Berbeda dengan bahan pustaka, arsip
tidak diproduksi untuk pihak ketiga, atau untuk anak cucu. Hal inilah yang membuat materi menjadi
menarik. Mereka ditawarkan untuk penggunaan baru, tidak dimaksudkan oleh pembuatnya.
Hanya selama beberapa tahun terakhir para arsiparis menjadi khawatir tentang konservasi waktu
mereka sendiri untuk generasi mendatang. Mereka cenderung takut kehilangan posisinya sebagai kurator
dan penjaga masa lalu dan masa kini bagi generasi mendatang. Namun perspektif ini dapat membuat
mereka tidak relevan untuk saat ini.
Arsip memiliki banyak layanan untuk ditawarkan kepada publik saat ini, yang terpenting adalah
kemampuan untuk menyampaikan kepada publik titik referensi yang tetap dan dapat dipercaya untuk
aktivitasnya sendiri dengan menciptakan sifat yang tidak dapat diubah untuk jejak dari masa lalu, dan itu
berarti transparansi administrasi publik atau kegiatan terorganisir lainnya. Arsip menciptakan masa lalu -
atau padanan fungsionalnya - dalam arti peristiwa yang tidak dapat diubah dan tidak terjangkau, namun
dapat diakses dan dipahami untuk tujuan pengguna saat ini. Arsip menawarkan kepada masyarakat
potensi pelengkap untuk memilih antara ingatan dan pelupaan, dan dengan demikian arsip memungkinkan
penggunaan memori serta latensi untuk mengatasi rentang waktu dan kompleksitas yang semakin besar
dalam interaksi sosial. Arsip sering kali dianggap sebagai tempat penyimpanan memori. Namun, apa yang
tampak sebagai pengawetan ingatan sebenarnya adalah kemungkinan untuk menciptakannya.
Arsip menjadikan sejarah hadir pada masa kini dalam arti teknis, artinya sejarah hadir sebagai
aktivitas. Kegiatan tersebut direpresentasikan oleh prakarsa dan pencapaiannya, dengan kata lain sejarah
hadir dalam arsip sebagai jaringan hubungan antar peristiwa dalam waktu, yang dapat direkonstruksi
melalui jejak-jejaknya. Arsip menyediakan sumber yang diperlukan untuk produksi memori, tetapi
menyerahkannya kepada pengguna tentang apa yang ingin mereka ketahui dan bagaimana mereka benar-
benar melakukannya. Dalam pengertian ini arsip adalah fasilitator, bukan inisiator.

4.3.1 Pengertian Kompetensi Inti Kearsipan

Keterampilan profesional kearsipan di masa depan akan berguna di luar lembaga kearsipan
untuk konstruksi proses itu sendiri tanpa, bagaimanapun, menjadikan arsip sebagai tempat
penyimpanan dimana publik dapat mengakses administrasi dan catatan lain yang tidak relevan.
Karena arsip telah mengembangkan teknik untuk membuat rekaman tersedia untuk diakses, ini
adalah kunci untuk menjaga pembagian antara penggunaan aktual dan pertumbuhan rekaman di
satu sisi, dan ketertutupan serta kualitasnya sebagai sumber di sisi lain.
 Teknik yang digunakan dan dikembangkan oleh para arsiparis untuk menyediakan arsip
untuk penggunaan sekunder terdiri dari tiga elemen kunci: penilaian, deskripsi, dan pelestarian.

4.3.1.1 Penilaian
Penilai memilih bagian-bagian dari keseluruhan yang memastikan kegunaannya sebagai
sumber, deskripsi membuat rekaman tersedia untuk pihak ketiga dan desain pelestarian, mengelola
dan memelihara kerangka fisik dan teknis untuk menjamin daya ingat yang tidak berubah. Teknik-
teknik ini terlepas dari aturan 30 tahun tentang akses oleh publik. Mereka memang dibutuhkan di
dalam administrasi itu sendiri karena mereka dapat menciptakan stabilitas titik referensi yang
tanpanya proses tidak dapat muncul di lingkungan elektronik.
Penggunaan metode ini di dalam proses tidak mempertanyakan pemisahan administrasi
dan arsip, yang menyediakan sumber terbuka bagi pengamat eksternal. Itu hanya
mengintegrasikan kualifikasi arsip ke dalam pekerjaan administrasi.
Penilaian arsip adalah teknik untuk memilih apa yang dapat berfungsi sebagai titik
referensi untuk referensi lebih lanjut. Tindakan seleksi menstabilkan peristiwa dengan
memberikan nilai baru untuk tujuan baru menelusuri kembali apa yang terjadi. Ini
mengidentifikasi bagian-bagian dari keseluruhan yang representatif atau patut diperhatikan, dan
memilihnya untuk dipertahankan sebagai model peristiwa yang menentukan.
Ini berarti bahwa sebelum pemrosesan arsip dimulai, semua jejak harus dianalisis terlebih
dahulu untuk memahami tujuan dan relevansinya untuk pembuatan dan penggunaan aslinya.
Mereka dipandang dan dianalisis sebagai perwakilan dari tindakan. Bagian-bagian itu
dipertahankan yang memberikan kesan tentang apa yang telah dilakukan dan bagaimana hal itu
dicapai; catatan lain, yang menyampaikan informasi menarik yang tidak dapat ditemukan di
tempat lain dapat melengkapi ini.
Proses penilaian adalah langkah pertama dalam mengubah tindakan menjadi sumber
potensial. Tekanan terhadap administrasi untuk memutuskan apakah masih diperlukan atau tidak
merupakan efek dari kegiatan appraisal yang memutarbalikkan cara pandang dengan melihat arsip
dalam konteks penciptaannya. Kegiatan yang menyebabkan munculnya catatan adalah subjek
pengamatan dan penyelidikan, dan karena itu harus diselesaikan, karena efek bawaannya
mengintegrasikan pengamat mana pun selama mereka masih bekerja.
Pertanyaan yang ada adalah apakah pendekatan ini, yang sampai sekarang telah diterapkan
oleh arsip ketika proses selesai dan file tidak lagi diperlukan, dapat berguna diterapkan selama
proses itu sendiri untuk memberi mereka sumber yang dibuat sendiri dan ditinggalkan untuk
referensi selama konstruksi diri mereka. Namun, semacam ini
Perspektif kearsipan dapat ditawarkan kepada proses hanya sebagai metode untuk
memberikan referensi ke peristiwa yang relevan dan dengan demikian sebagai pendukung, dan
dapat didukung oleh keputusan di dalam proses tentang kebutuhan abadi akan email tertentu atau
rekaman lain untuk kasus tertentu. . Evaluasi semacam itu juga terjadi di lingkungan kertas
tradisional ketika seseorang memutuskan untuk menulis memo tentang panggilan telepon dan
kemudian mengarsipkannya, atau ketika email tertentu dicetak dan diarsipkan sementara yang lain
tidak.
Bahkan bisa dibayangkan bahwa kedua perspektif itu hidup berdampingan. Peristiwa yang
diperlukan untuk referensi dapat berupa tampilan yang dibekukan dalam catatan, bank data, atau
gambar, yang masih berkembang dalam konteks lain untuk fungsi yang berbeda. Pandangan beku
ini tidak boleh dianggap sebagai representasi yang terlihat semata, sebagai gambar atau cetakan.
Mungkin juga ada metode lain untuk membuatnya tersedia untuk digunakan sebagai sumber dan
sebagai titik referensi yang memungkinkan. Ini adalah masalah pelestarian. Namun sebelum
metode preservasi dapat diterapkan, kemungkinan sumber atau referensi harus diidentifikasi
dengan metode penilaian.
Penilaian di dalam organisasi dan diterapkan dalam struktur paralel di luar jaringan proses
pengambilan keputusan menawarkan pengamatan eksternal dan hasilnya sebagai layanan untuk
proses dan konstruksi dirinya sendiri. Ini berkonsentrasi pada identifikasi dan pemilihan peristiwa-
peristiwa yang konstitutif untuk proses tertentu. Seperti di dunia kertas, itu menyiratkan aktivitas
dua kali lipat.
Pengambil keputusan harus memutuskan bahwa suatu peristiwa tertentu telah selesai dan
peristiwa berikutnya dapat terjadi, seperti yang dapat dilihat pada catatan kertas dengan tanda
yang menunjukkan bahwa operasi masing-masing daftar pembuangan telah selesai. Acara ini
dapat terdiri dari mendapatkan persetujuan untuk kata-kata tertentu oleh seorang spesialis,
mungkin berupa pengumpulan informasi tambahan, atau panggilan telepon yang menyampaikan
aspek baru dari kasus tersebut.
Catatan elektronik dapat berupa pertukaran email, ekstrak basis data, atau penambahan
perubahan pada dokumen. Ketika operasi ini selesai, langkah selanjutnya dapat dimulai, menjadi
perumusan ulang draf, penyalinan ulang teks yang diubah menjadi surat, atau pengiriman
lampiran. Langkah-langkah yang menentukan untuk proses tersebut dapat disaring dari server
umum jika semuanya dapat diidentifikasi oleh ID proses dan ID pribadi yang sama, dibuat hanya
untuk kasus ini dan semua rekaman yang dihasilkan dari langkah-langkah ini dapat disalin ulang
untuk petugas pengetahuan, sementara pengambil keputusan juga menyimpan apa yang mereka
butuhkan untuk melanjutkan pekerjaan mereka. Namun, setiap saat mereka dapat menerima
salinan otentik, dibebaskan dari kutipan ganda dalam email atau beberapa versi dan disusun sesuai
dengan pertumbuhan mereka dari petugas pengetahuan dalam konteks peristiwa sebelumnya dan
setelahnya dan seluruh jaringan komunikasi yang terikat proses itu. yang dirilis untuk konsultasi
luas organisasi.
Dalam skenario seperti itu, petugas pengetahuan membuang cermin dari semua
komunikasi yang terikat proses dan terus-menerus menganalisis relevansi operasi komunikasi
tunggal untuk kelanjutan proses sesuai dengan tanda evaluasi para pembuat keputusan. Dilengkapi
dengan alat perangkat lunak untuk perbandingan teks, bagan, tabel, dan lain-lain, untuk
penyimpanan dan pengelolaan file dan struktur, ia akan mampu menghilangkan ganda sejati dan
mengidentifikasi kumpulan informasi yang dikumpulkan selama pengambilan keputusan dan
akhirnya berguna untuk tugas lainnya. .
Pekerjaan ini mungkin didukung oleh penyusunan dan pemutakhiran model seleksi
berdasarkan struktur standar komunikasi, yang berasal dari analisis tanggung jawab utama dan
singularitas atau duplikasi kasus individual.
Pemilihan catatan elektronik yang relevan yang dapat memberikan poin referensi otentik
untuk proses menghilangkan apa yang tidak diperlukan. Namun, eliminasi ini memadatkan
kapasitas informasi sisanya untuk penggunaan sekundernya sebagai sumber. Tindakan penilaian,
yang terdiri dari analisis, serta pemilihan aktual dan penghancuran bagian-bagian yang tidak
dibutuhkan, menetapkan istilah untuk pengembangan lebih lanjut dengan mengubah tujuan
rekaman dari alat kerja ke sumbernya.
Penghapusan sebenarnya dari sisanya adalah bagian penting dari penilaian karena
membuat keputusan menjadi efektif. Ini menunjukkan bahwa segala sesuatu yang dinilai dapat
dihancurkan sebagai sesuatu yang fana, dan sementara itu tidak relevan untuk tujuan utamanya.
Apa yang disimpan secara efektif dapat melayani tujuan baru.
Tindakan penilaian ini menambah kualitas baru pada catatan yang diberikan informasi
tambahan. Namun, diperlukan dokumentasi tindakan penilaian yang menunjukkan pertanyaan dan
jawaban yang mengarah pada keputusan akhir dan apa yang tidak disimpan dan mengapa.
Informasi tambahan ini memungkinkan pengguna, yang berarti para pengambil keputusan, untuk
memahami nilai-nilai yang dikaitkan dan menggunakannya untuk pekerjaan mereka sendiri. Tidak
perlu menetapkan standar nilai untuk penilaian. Persyaratan utamanya adalah kriteria yang dapat
dimengerti oleh pihak ketiga yang kemudian dapat melihat catatan melalui lensa mereka sendiri.

4.3.1.2 Deskripsi
Analisis yang dilakukan sebelum keputusan penilaian juga memandu pilihan metode
untuk deskripsi. Metodenya juga bergantung pada struktur internal dan konteks rekaman.
Deskripsi arsip menghasilkan alat bantu temuan yang menawarkan berbagai strategi penelitian.
Karena catatan menampilkan kurang lebih secara intensif kegiatan dari mana mereka muncul, dan
bahkan jika kegiatan itu tidak terwakili dengan kuat, misalnya dalam rangkaian email atau risalah,
mereka tetap dikumpulkan untuk tujuan bisnis, dan dengan demikian dalam beberapa cara yang
terstruktur oleh mereka.
Oleh karena itu catatan mengandung jejak tujuan ini dalam strukturnya. Mengorganisir
mereka dalam konteks aslinya membuat struktur menjadi jelas dan dengan demikian memberikan
informasi dalam bentuk nonverbal. Presentasi digital dari deskripsi catatan dengan alat bantu
pencarian online terstruktur menawarkan strategi penelitian gabungan termasuk navigasi
hyperlink, pengambilan teks lengkap atau menelusuri teks lengkap dari alat bantu pencarian.
Presentasi terstruktur menawarkan kesempatan penyelidikan yang mengarah pada
penemuan hasil baru, tidak diketahui atau benar-benar terlupakan. Tujuan deskripsi adalah untuk
memungkinkan pengguna menemukan sumber yang relevan untuk pertanyaan terbuka. Oleh
karena itu, ini terdiri dari kombinasi membangun struktur untuk alat bantu penemuan dan
merumuskan judul untuk unit deskriptif individu, keduanya mewakili tujuan asli penciptaan dan
penggunaan rekaman.