catatan 2 - 14.

16 12/09/2023

Rekod
tidak semua rekod akan menjadi arsip statis

Rekod adalah istilah di luar negeri untuk arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu, karena nanti akan berubah nilainya apakah akan
menjadi arsip statis/disusutkan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan).

transaksi bisnis yang dimaksud dalam ISO 15489 adalah kegiatan

Hubungan rekod dengan kegiatan

katakanlah misalnya saya melakukan kegiatan penilaian mata kuliah, berarti saya
melakukan arsip. lalu ada transaksi, yang mana ada timbal baliknya. dapat dikatakan
transaksi karena dalam melaksanakan arsip nilai karena mahasiswa mengerjakan tugas
yang diserahkan kepada mahasiswa. mahasiswa menghasilkan arsip tugas, dosen
menghasilkan arsip nilai.

rekod merupakan produk kegiatan yang diciptakan dan diterima pada saat atau setelah
berakhirnya kegiatan tersebut. rekod menjadi sebuah bukti.

Rekod dalam organisasi

organisasi menghasilkan rekod transaksi yang akan menghasilkan fungsi dan
aktivitas.
fungsi adalah hal yang bertanggung jawab kepadanya.

contoh :
Fakultas Adab

Fungsi ; memberikan pendidikan dan pengajaran

kegiatan ; kegiatan belajar mengaar

transaksi ; mengajar mata kuliah manajemen rekod : muncul arsip daftar hadir,
lembar tugas mahasiswa, daftar nilai, dll.

Data : fakta/angka mentah yang disajikan secara formal

Informasi : pengetahuan yang dikomunikasikan

Dokumen : satuan terkecil dari system pemberkasan. Terpisah dan dapat

diidentifikasi dari dokumen lain

Rekod : dokumen yang digunakan dalam aktivitas/kegiatan

Arsip statis : rekod yang memiliki nilai jangka panjang dan tidak dapat
dimusnahkan.

tidak semua dokumen adalah rekod.

jika di organisasi, semua organisasi menghasilkan dokumen, tapi tidak semuanya
menghasilkan rekod.

Jenis dan kategori rekod

ketika awal digunakan intensitas penggunaan rekod akan tinggi, tapi semakin lama
akan semakin turun intensitas rekodnya.

Rekod aktif
frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus menerus, berada di unit pencipta

rekod inaktif
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, berada di unit kearsipan/rekod
center

jenis rekod berdasarkan tempat penggunaan

Internal
arsip yang mengandung informasi yang dibutuhkan untuk mengoperasikan organisasi

external
arsip yang diciptakan untuk penggunaan di luar organisasi. c/: surat menyurat untuk
menjadi narasumber seminar

Bentuk arsip yang perlu dipertimbangkan

dilihat dari sudut pandang pencipta

a. publikasi (buku, jurnal)
b. foto - melihat foto yang menggambarkan kegiatan.
c. material audiovisual (kaset, vinyl, film)
d. peta & rancangan - blueprint masjid. c/: ketika ingin membangun masjid,
sebelumnya pasti ada rancangan untuk membuat masjid tersebut. maka rancangan & peta
tersebut akan menjadi arsip bagi orang yang akan membuat masjid tersebut.
e. sumber informasi digital
f. karya seni
g. artefak -artefak di sini dari sisi objek masuk ke 3d. c/: piala
h. karya tak benda -tradisi. c/: ada sebuah tradisi di sumbar, lalu kemdikbud
merekam/mendokumentasikan untuk mendesiminasikannya bahwa tradisi tersebut ada.

vital rekod harus berbeda cara penanganannya, artinya dia penting dalam
keberlangsungan organisais. kalo gaada akan mengganggu berjalannya organisasi
tersebut. c/: akreditasi prodi.

Nilai guna rekod & tujuan menyimpan rekod

primer : nilai guna bagi pencipta, untuk mendukung kegiatan pencipta arsip
tersebut.

sekunder : nilai guna bagi lembaga/instansi/pihak di luar pencipta arsip, pihak di

luar pencipta arsip bisa menggunakannya juga.

permanen : nilai guna yang dimiliki arsip sehingga arsip dipreservasi. ketika sudah
menjadi arsip statis.

konsep pengelolaan rekod.

daur hidup : dari lahir sampai mati

rekod kontinum : saling berhubungan, kenapa ada? karena ada hubungan antara rekod
dengan arsip statis. ada hubungan berkelanjutan. fokus pada entitas logis bukan
entitas fisik. c/: ketika kita menganggap arsip dari fisik, itu lebih ke life
cycle. pernyataan dan pengelolaannya akn berfokus pada jenisnya apakah
aktif/statis. kalo entitas logis, bahwa arsip ini punya hubungan-hubungan dan akan
kemana.

karakteristik
konten : informasi pokok, tidak semua yang tertulis itu informasi pokok.

konteks : berkaitan dengan proses dimana arsip menjadi bagiannya; lingkungan dan
jaringan hubungan di mana dokumen itu dibuat dan digunakan. ketika menjabarkan
konteks, harus bisa menjabarkan kenapa arsip ini ada dan hubungan dengan
kegiatannya apa.

struktur : format dan media rekod

Rekod digital
rekod/arsipnya dimediasi oleh teknologi. seseorang yang mau menciptakan dan
menggunakan harus mempunyai kombinasi antara perangkat keras dengan perangkat
lunak.