BAB III

PEMBAHASAN

A. DASAR TEORI

1. Pengertian Penginputan Data

a. Penginputan

Menurut Subtari (2005 : 21) Penginputan adalah unit luar

berupa catatan yang digunakan untuk memasukkan data dari luar
kedalam komputer, contohnya data yang wajib di inputkan ke dalam
komputer atau kedalam sebuah aplikasi yang digunakan dalam sebuah
organisasi atau instansi pemerintah maupun swasta. Input juga
berfungsi sebagai media memasukan data dari luar ke dalam suatu unit
processor untuk diolah dengan tujuan menghasilkan informasi yang
diperlukan.

b. Data

Menurut bahasa, data merupakan bentuk jamak dari kata datum

(bahasa latin) yang berarti sesuatu yang diberikan. Menurut istilah,
pengertian data adalah kumpulan informasi atau keterangan-
keterangan yang diperoleh dari pengamatan, informasi itu bisa berupa
angka, lambang atau sifat. Dalam kehidupan sehari-hari data berarti
suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Artinya data yang
diperoleh dari berbagai sumbernya masih menjadi sebuah anggapan
atau fakta karena memang belum diolah lebih lanjut. Setelah diolah
melalui suatu penelitian atau percobaan maka data dapat berubah
menjadi bentuk yang lebih kompleks misal database, informasi atau
bahkan solusi pada masalah tertentu.

11
 Terdapat beberapa pengertian data menurut para ahli, diantaranya
adalah :
1. Menurut Turban (2010 : 41), “Data adalah deskripsi dasar dari
benda, peristiwa, aktivitas dan transaksi yang direkam,
dikelompokkan dan disimpan tetapi belum terorganisir untuk
menyampaikan arti tertentu.”
2. Menurut Davis dalam buku Bambang Hartono (2013 : 16), “Data
adalah bahan mentah bagi informasi.”
3. Menurut Mulyanto (2009:15), “Data didefinisikan sebagai
representasi dunia nyata mewakili suatu objek seperti manusia,
hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam
dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau
kombinasinya. Dengan kata lain, data merupakan kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Data
merupakan material atau bahan baku yang belum mempunyai
makna atau belum berpengaruh langsung kepada pengguna
sehingga perlu diolah untuk dihasilkan sesuatu yang lebih
bermakna.”
4. Menurut Kadir (2009:3), “Data adalah suatu bahan mentah yang
kelak dapat diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu yang lebih
bermakna. Data inilah yang nantinya akan disimpan dalam
database.”
Berdasarkan dari beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat
ditarik kesimpulan bahwa data adalah hal, peristiwa atau kenyataan
lainnya yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar
guna penyusunan keterangan, pembuatan, kesimpulan atau sumber
dari informasi.

1) Fungsi Data
a) Sebagai suatu acuan kegiatan

12
 Manfaat dan juga fungsi data yang pertama yaitu sebagai salah
satu acuan kegiatan. Hal tersebut berarti dengan adanya data
dapat digunakan sebagai acuan ataupun tolak ukur untuk
membuat sebuah kegiatan tertentu yang kita inginkan.
b) Sebagai dasar perencanaan
Sebuah data bisa kita gunakan sebagai sebuah perencanaan.
Sebab, dalam membuat sebuah perencanaan sangat penting
untuk menggunakan parameter yang akurat. Sedangkan data
itulah yang bisa digunakan sebagai salah satu parameter
sekaligus sebagai acuan dalam membuat suatu perencanaan.
Tidak hanya itu saja, data juga bisa digunakan sebagai bahan
perkiraan keadaan atau situasi di waktu yang akan datang.
Dengan melihat data tersebut, maka sebuah perencanaan akan
lebih matang dan terarah. Sehingga kita bisa mendapatkan hasil
yang tepat dan optimal.
c) Dasar untuk membuat keputusan
Sebuah data bisa bermanfaat untuk membuat suatu keputusan.
Dari adanya data yang ada, seseorang bisa membuat keputusan
terbaik pada suatu permasalahan yang ada. Dengan begitu,
seseorang akan dengan lebih mudah menentukan keputusan
berdasarkan data yang bisa dipertanggungjawabkan.
d) Sebagai bahan untuk evaluasi
Data berperan sebagai suatu bahan untuk mengevaluasi dari
hasil kerja ataupun kegiatan yang sudah dilakukan oleh sebuah
lembaga dan organisasi tertentu.

c. Penginputan Data

Menurut Arikunto (2002 : 56) Penginputan data adalah proses

pemindahan data dari fisik menjadi digital yang di mana data tersebut
akan diketik dan dimasukkan ke dalam komputer. Pekerjaan input data
biasa digunakan melalui komputer menggunakan Microsoft Office

13
 atau aplikasi tertentu untuk memasukan data. Tujuan dilakukan
penginputan data adalah untuk mengambil informasi asli (data) dan
menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil)
supaya memudahkan karyawan dalam mengupdate data yang dimiliki.
1) Fungsi Penginputan Data
a) Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk
pemrosesan.
b) Mengambil program dan data.
c) Menjalankan proses aritmatika.
d) Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
e) Mencetak data yang disimpan atau hasil pengolahan.

2. Pengertian Daftar Arsip Inaktif

a. Arsip

Pada dasarnya, kata arsip diambil dari bahasa arsip, yaitu

“archive” yang memiliki arti kumpulan dokumen atau catatan
sejarah yang mampu memberikan informasi terkait suatu lembaga,
kelompok orang ataupun tempat tertentu. Secara umum pengertian
dari arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik,
dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang
memiliki arti serta tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu
bahan informasi dan juga komunikasi yang direkam dalam
berbagai media, seperti media komputer, kertas, atau kertas film.
Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1
ayat 2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat
serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Arsip memiliki arti yang berbeda dengan bahan pustaka yang
ada di suatu perpustakaan tertentu karena arsip haruslah lebih

14
autentik dan terpercaya sebagai suatu barang bukti yang sah,
memiliki informasi secara utuh, dan memiliki asal – usul serta
aturan yang valid.

1) Definisi Arsip Menurut Para Ahli

a) Menurut The Liang Gie (2009:118) yaitu arsip sebagai
kumpulan warkat – warkat yang disimpan secara teratur,
berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
b) Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat ditemukan kembali”.
Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan
kumpulan naskah – naskah atau suatu rekaman kegiatan dalam
berbagai bentuk yang didalamnya memberikan keterangan-
keterangan atau bukti tentang suatu kejadian sehingga pada saat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan.

2) Fungsi Arsip
a) Fungsi Primer Arsip
Fungsi primer arsip yakni berupa nilai guna arsip
berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut
sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan
tersebut selesai. Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna
lainnya, misalnya seperti nilai guna administrasi, nilai guna
keuangan, nilai guna hukum, nilai guna ilmiah dan
teknologi, dan lain sebagainya.
b) Fungsi Sekunder Arsip

15
 Fungsi sekunder arsip yakni berupa nilai guna arsip
berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga, instansi atau
perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban.
Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya,
misalnya seperti nilai guna pembuktian dan nilai guna
informasi pendukung yang mungkin dibutuhkan di
kemudian hari.
c) Fungsi Dinamis
Arsip mempunyai fungsi dinamis di mana sebuah arsip
diperlukan dalam proses pelaksanaan dan juga perencanaan
secara langsung.
d) Fungsi Statis
Arsip yang memiliki fungsi statis berarti arsip yang tidak
bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaraan
ataupun perencanaan. Artinya, arsip statis tidak bisa
digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

3) Sifat Arsip
a) Autentik, arsip memiliki informasi fakta yang aktual dan
faktual yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip
tersebut dibuat atau diterima, tujuan aktivitas, serta bukti
kebijakan dan organisasi yang menyusun arsip
b) Legal, arsip adalah suatu upaya dokumentasi yang mampu
mendukung tugas dan juga kegiatan serta berfungsi sebagai
bukti resmi atas pengambilan kebijakan dan pelaksanaan
kegiatan.
c) Unik, setiap arsip mempunyai kronologi dan tidak disusun
secara serentak. Saat arsip diduplikasi, maka arsip tersebut
sudah memiliki arti yang berbeda dalam hal pelaksanaan
kegiatannya.

16
 d) Terpercaya, suatu arsip bisa digunakan dan dipercaya
sebagai bukti yang faktual dan sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan.

4) Jenis Arsip
a) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah bentuk arsip yang digunakan secara
langsung dalam perencanaan suatu pelaksanaan dan
penyelenggaraan.
b) Arsip Aktif
Arsip aktif adalah jenis arsip yang bisa digunakan dan
dibutuhkan secara terus menerus dalam suatu
penyelenggaraan suatu administrasi.
c) Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah jenis arsip dinamis yang fungsinya
digunakan untuk kegiatan penyelenggaraan administrasi
yang sudah mulai menurun.
d) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
e) Arsip Duplikasi
Arsip duplikasi adalah jenis arsip yang isi dan bentuknya
mirip dengan arsip aslinya.

17
b. Microsoft Excel

Pengertian Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi

yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office,
berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang
terdiri dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah.
Microsoft Excel telah menjadi software pengolah data / angka
terbaik di dunia, selain itu Microsoft Excel telah didistribusikan
secara multi-platform.
c. Daftar Pemindahan Arsip Inaktif dan Arsip Usul Musnah

1. Daftar Pemindahan Arsip Inaktif

Daftar Pemindahan Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi
catatan arsip yang akan dipindahkan karena ruangan transit
arsip inaktif sudah melebihi kapasitas muatannya. Daftar ini
digunakan sebagai acuan pemindahan arsip. Hasil daftar
pemindahan arsip dituangkan dalam Daftar Pemindahan Arsip
Inaktif. Pembuatan daftar ini mempermudah untuk mengetahui
secara jelas informasi tentang arsip yang akan dipindahkan.
Daftar Pemindahan Arsip Inaktif sekurang-kurangnya bersisi :
nomor, kode klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat
perkembangan, media simpan, kondisi fisik, jadwal retensi
arsip, nasib akhir, dan penyimpanan (boks).

Gambar 3.1 Format data pemindahan arsip

18
 2. Daftar Arsip Usul Musnah
Daftar Arsip Usul Musnah adalah daftar yang berisi catatan
arsip yang akan dimusnahkan karena telah habis retensinya dan
atau tidak bernilai guna. Daftar ini digunakan sebagai acuan
pemusnahan arsip. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam
Daftar Arsip Usul Musnah. Pembuatan daftar ini
mempermudah untuk mengetahui secara jelas informasi
tentang arsip yang akan dimusnahkan. Daftar Arsip Usul
Musnah sekurang-kurangnya berisi : nomor, Kode Klasifikasi,
Uraian informasi arsip, Kurun Waktu, Jumlah, Tingkat
perkembangan, JRA, Keterangan dan Nomor Box.

Gambar 3.2 Format data usul musnah

B. Cara Kerja Prakerin Di Kementerian Kelautan dan Perikanan

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di Kementeriann Keluatan
dan Perikanan unit Sekretariat Direktorat Jenderal Pengawasan Sumber
Daya Kelautan dan Perikanan bagian Program. Bidang pekerjaan yang

19
saya lakukan selama tiga bulan di Kementerian Kelautan dan Perikanan
unit Sekretariat Direktorat Jenderal Pengawasan Sumber Daya Kelautan
dan Perikanan adalah Bidang Administrasi Perkantoran. Seperti menginput
data – data arsip kedalam Microsoft Excel, Menghancurkan dokumen yang
sudah tidak digunakan menggunakan mesin penghancur kertas, Fotocopy
dokumen, Scanning Dokumen, Melubangi dokumen Surat Perintah
Membayar (SPM) lalu disimpan pada ordner, Mengantar surat ke divisi
lain, Mengantar surat kebagian Keuangan dan Umum untuk penomoran
surat, Menata Arsip yang berada di ruang arsip Gedung Mina Bahari 2,
Memberi stempel pada bagian yang sudah di tanda tangani oleh Sekretaris
Jenderal Pengawasan Sumber Daya Kelautan dan Perikanan.
Semua Pekerjaan yang dilakukan menggunakan peralatan kantor
yang ada, Seperti fotocopy dokumen menggunakan mesin fotocopy,
menghancurkan dokumen menggunakan mesin penghancur kertas,
scanning dokumen menggunakan scanner.
Pada hari pertama pelaksanaan PRAKERIN, saya dan teman-teman
saya terlebih dahulu dikumpulkan di lobby lantai 11, lalu dimulai sesi
wawancara oleh pembimbing PRAKERIN dari Kementerian Kelautan dan
Perikanan, hal-hal yang ditanyakan pada saat sesi wawancara adalah
tempat tanggal lahir, alamat tempat tinggal, hobi, dan kegiatan sehari-hari
dirumah, lalu setelah sesi wawancara, kami dibagi 3 kelompok tang setiap
kelompok terdiri dari 2 orang dan diletakkan di masing – masing divisi
yang berbeda yang akan menjadi tempat praktik kami selama melakukan
kegiatan PRAKERIN di Kementerian Kelautan dan Perikanan. Setelah itu,
saya sendiri ditempatkan di divisi Sekretariat Direktorat Jenderal
Pengawasan Sumber Daya Kelautan dan Perikanan di Bagian Program.
Lalu saya melakukan pengenalan lingkungan kerja terutama pengenalan
dengan para staff. Lalu pembimbing saya memberi tahu pekerjaan apa saja
yang ada di dalam sekretariat direktorat jenderal tersebut.
Adapun tugas yang saya lakukan selama mengerjakan penginputan data
dan pemindahan arsip inaktif di Kementerian Kelautan dan Perikanan

20
Sekretariat Direktorat Jenderal Pengawasan Sumber Daya Kelautan dan
Perikanan Bagian Program sebagai berikut :

1. Mengambil arsip inaktif dari ruang transit arsip

Langkah pertama yang saya lakukan adalah mengambil box arsip

yang ada di ruang transit arsip inaktif lantai 10 menggunakan troli
milik lantai 11 melalui lift pegawai dan didampingi oleh arsiparis
dari lantai 11 bagian keuangan dan umum, di ruang transit terdapat
54 box arsip milik Sekretariat Direktorat Jenderal Pengawasan
Sumber Daya Kelautan dan Perikanan bagian Program, saya
mengambil box arsip tersebut dengan cara berangsur.

Gambar 3.3 Ruang Transit Arsip

2. Menyeleksi Arsip yang akan Dipindahkan

Setelah arsip diambil dari ruang transit arsip, arsip akan diseleksi,
langkah kedua yang saya lakukan adalah memisahkan arisp yang
ganda dengan cara mengambil salah satu dari arsip yang ganda lalu
arisp yang sudah diseleksi akan dimasukkan kembali kedalam box
arsip, lalu arsip ganda akan ditempatkan di box arsip usul musnah.

21
 Gambar 3.4 Kegiatan penyeleksian arsip

3. Penginputan Data Pemindahan Arsip

Setelah menyeleksi arsip dan ditempatkan kedalam setiap box arsip

yang berbeda, saya memulai menginput arsip tersebut dengan
membuka aplikasi office yaitu microsoft excel. Dengan Microsoft
Excel ini saya dapat menginput daftar pemindahan arsip. Sebelum
menginput saya siapkan terlebih dahulu format tabel nya yang
terdiri dari nomor, kode klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah,
tingkat perkembangan, media simpan, kondisi fisik, jadwal retensi
arsip, nasib akhir, dan penyimpanan (boks).

Gambar 3.5 Format data pemindahan arsip

Dalam format tersebut setiap kolom nya terdapat beberapa

keterangan yang akan saya isi sesuai dengan informasi arsip yang
akan saya input. Sebelum saya menginputnya saya kembali

22
mengeluarkan arsip yang ada dalam boks arsip untuk mengecek
informasi arsip tersebut setelah itu baru menginputnya sesuai
format yang sudah dibuat. Berikut adalah langkah menginputnya:
a. Nomor
Pertama saya mengisi nomor urut terlebih dahulu pada tabel
daftar arsip tersebut di Microsoft Excel.
b. Kode Klasifikasi
Pada kode klasifikasi saya isi dengan kode arsip sesuia Permen
Kp No.9 Tahun 2021

c. Jenis Arsip
Selanjutnya, saya melakukan pengecekan nomor kode arsip dan
informasi arsip tersebut yang akan diinput. Lalu setelah itu saya
input kode dan informasi arsip nya ke dalam tabel. Jenis arsip
ini bisa disebut juga keterangan atau informasi arsip.
d. Tahun
Dalam format ini saya isi dengan tahun pembuatan arsip tersebut
dengan melakukan pengecekan terlebih dahulu pada dokumen.
e. Jumlah
Langkah berikutnya saya mengecek jumlah arsip tersebut,
karena dokumen arsip yang saya input dimasukkan ke dalam
map maka dihitungnya menjadi 1 berkas. Setelah itu saya input
ke tabel.
f. Tingkat Perkembangan
Tingkat perkembangan adalah tingkatan keaslian arsip (asli,
copy, atau salinan). Saya melakukan pengecekan terlebih dahulu
bagaimana tingkatan keaslian arsip tersebut, berbentuk asli atau
fotocopy. Setelah saya cek, saya menginputnya ke tabel.
g. Media Simpan

23
 Karena dokumen arsip yang saya input media simpan nya adalah
berbentuk kertas, maka saya menginput ke tabel nya sesuai
dengan media simpan arsip tersebut.
h. Kondisi Fisik
Selanjutnya, saya mengecek keadaan arsip tersebut apakah baik
atau tidak. Cara saya mengecek keadaan kertas tersebut dengan
melihat apakah kertas arsip tersebut ada yang robek atau tidak.
Jika sudah saya cek, saya pun menginput kembali ke dalam
tabel.
i. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip. Dalam format ini saya mengisi jadwal retensi arsip
tersebut.
j. Nasib Akhir
Dalam format nasib akhir, saya menginput ke tabel kapan tahun
usul musnah arsip tersebut dengan cara menghitung waktu tahun
arsip dibuat dan dijumlahkan dengan kurun waktu arsip tersebut.
k. Penyimpanan (boks)
Penyimpanan (boks) adalah berapa boks arsip yang diperlukan
untuk menyimpan beberapa berkas arsip tersebut. Setelah itu,
saya menginputnya ke dalam tabel daftar arsip.
l. Penyimpanan File
Setelah selesai melakukan penginputan arsip, hal yang paling
penting selanjutnya adalah dengan menyimpan data tersebut.
Jika file tersebut tidak disimpan maka penginputan yang sudah
dibuat akan hilang semua. Cara menyimpannya adalah dengan

24
 klik File – Save As – Browse – Data D: – Ketik Nama File –
Save.

Gambar 3.6 Hasil Penginutan Data Pemindahan Arsip Inaktif

4. Penomoran Pada Arsip Yang Sedang Diinput

Pada saat proses peginputan data pemindahan arsip inaktif, arsip

yang sudah diinput informasinya diberi nomor urut sesuai pada
format penginputan data pemindahan arsip inaktif.

5. Mengeprint Data Pemindahan Arsip Inaktif

Jika penginutan data pemindahan arsip sudah selesai maka langkah

selanjutnya mengeprint format data arsip inaktif pada microsoft
excel untuk diserahkan kepada arsiparis.

6. Menyerahkan Format Data Pemindahan Arsip Inaktif

Setelah saya melakukan penginputan data, saya memasukkan

kembali arsip dan format data yang sudah di print ke dalam boks
arsip. Setelah itu saya menyerahkannya kepada arsiparis dan dicek
terlebih dahulu apakah data arsip yang saya buat sudah benar atau
belum. Karena data arsip yang sudah saya buat benar, tugas saya
menginput data pemindahan arsip inaktif itupun sudah selesai.

7. Menempelkan Format Box Arsip

25
 Mengeprint format box arisp yang sudah di sediakan oleh ariparis
dari divisi PSDKP lantai 11 untuk ditempelkan pada box arisp guna
mengetehui urutan dari box arsip sesuai dengan format data
pemindahan arsip inaktif yang sudah di print.

8. Mengembalikan Box Arsip Inaktif Ke Ruang Transit Arsip

Jika data pemindahan arsip inaktif sudah di cek oleh arsiparis dan
box arsip sudah ditempelkan format box arsip sesuai urutan pada
format data pemindahan arsip, maka langkah terkahir adalah
mengembalikan arsip ke ruang transit arsip kembali agar arsip yang
sudah didata dapat dipindahkan ke ruang arsip utama yang berada di
Gedung Mina Bahari 2 lantai 15.

26