1

AKSES DAN LAYANAN INFORMASI DI

LEMBAGA KEARSIPAN
(Bagian1)
INISIASI TUTON KE 1
MATA KULIAH AKSES DAN LAYANAN ARSIP
ASIP 4407
PROGRAM STUDI D4 KEARSIPAN
FHISIP
UNIVERSITAS TERBUKA
 TINJAUAN MATA KULIAH

Materi tentang Akses dan layanan informasi di lembaga

kearsipan (bagian 1) berfokus pada pembelajaran definisi
layanan jasa dan akses informasi, jenis-jenis layanan jasa,
dan persyaratan administrasi dalam akses informasi. Selain
itu, materi Akses dan layanan informasi di lembaga
kearsipan (bagian 1) terlebih dahulu dipelajari agar nanti
dapat mendalami materi Akses dan layanan informasi di
lembaga kearsipan (bagian 2) di sesi ke-2.
 SKENARIO PEMBELAJARAN
Tahapan Skenario Pembelajaran
Kegiatan a. Tutor dan mahasiswa saling menyapa dalam forum yang disediakan
Pendahuluan b. Mahasiswa untuk terlebih dahulu mengisi daftar hadir peserta melalui link yang telah disediakan.
c. Mahasiswa memahami capaian pembelajaran dalam kegiatan tutorial online
d. Mengarahkan mahasiswa untuk melibatkan diri dalam kegiatan diskusi secara aktif dan menjawab tes
formatif yang tersedia.
Kegiatan Inti a. Mengarahkan mahasiswa untuk mengunduh dan mendalamai materi yang tersedia
b. Mengarahkan mahasiswa untuk membaca modul sebagai bahan pembelajaran utama, baik dalam
bentuk cetak maupun dalam Ruang Baca Virtual (RBV) sebelum pembelajaran
c. Mengarahkan mahasiswa untuk mempelajari materi lain di luar modul yang telah disediakan (dapat
berupa artikel jurnal, buku, sumber audio visual lainnya)
d. Mahasiswa menginventarisasi konsep, kata kunci yang ada dalam bacaan, kemudian
mendiskusikannya.
e. Mahasiswa memperhatikan penjelasan oleh tutor
Tes Formatif a. Mahasiswa memahami cakupan materi dalam tes formatif yang mengacu pada pembelajaran modul
1 akses dan layanan informasi di lembaga kearsipan.
b. Mahasiswa mengerjakan tes formatif secara individu dengan batas waktu yang telah ditentukan
dengan format pilihan ganda (multiple choice)
c. Mahasiswa dapat menyelesaikan tes formatif tanpa hambatan perangkat yang digunakan maupun
jaringan internet
Kegiatan a. Mahasiswa memperhatikan penjelasan dari tutor mengenai rangkuman materi pembelajaran
Penutup b. Mahasiswa selalu termotivasi agar semangat, aktif dan kritis dalam setiap pembelajaran.
 Pengertian Layanan Jasa
dan Akses Informasi

Jasa referensi adalah istilah umum

pada fasilitas dan jasa jasa yang dapat
diperoleh peneliti untuk menggunakan
arsip/rekod begitu akses kepada arsip
disetujui.

Reference service bertujuan untuk

memberikan fasilitas penggunaan
bahan/materi yang unik dalam
lembaga dan memberikan
bimbingan.
AKSES
secara harfiah diartikan sebagai
jalan masuk

MENURUT UNDANG – UNDANG

NOMOR 43 TAHUN 2009

Akses arsip adalah ketersediaan arsip

sebagai hasil dari kewenangan hukum
dan otoritas legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip
 AKSES INFORMASI

Proses identifikasi dan

penempatan arsip Pengertian akses
termasuk didalamnya dalam arti luas
akses intelektual

Merujuk kepada legal

atau hukum, akses
berarti wewenang
atau izin untuk
Pengertian akses menggunakan arsip
dalam arti
sempit
 Tujuan Kearsipan

01 Kegunaan Administrasi
arsip disimpan untuk kelanjutan kegiatan
operasional organisasi dan layanan jasa

Kegunaan Penelitian 02
arsip disimpan bagi kepentingan pengguna di luar
lembaganya dengan tujuan untuk memelihara
manuskrip sejarah

03 Kegunaan Publik
arsip dikelola karena pemerintah mempunyai
tanggung jawab untuk melindungi hak warga
negara
 Jenis layanan jasa untuk
kebutuhan pengguna

Layanan Jasa Dalam Kearsipan

01 Jenis jasa yang mendukung antara lain

jasa fotocopy, reproduksi bahan –
bahan original dengan prosedur
02 permintaan langsung, telepon, fax dan
email.
 Syarat penyediaan ruang baca

Sarpras yang Sunyi, nyaman dan

memadai sinar cukup

Ruang untuk interview Tertutup dari pusat

dan konsultasi layanan rujukan

Disediakan sarana temu

Ruang staf pelayanan kembali

Kebutuhan ruang baca Ruang baca minimal

pengguna 5 m2 diawasi 2 staf
 Jasa penelitian
Tersedianya jasa fotocopy
dan reproduksi

Peminjaman bahan
original ada batasan
tertentu

Peminjaman dapat
melalui berbagai cara

Tersedianya tata tertib

Kebijakan dan prosedur yang dapat
dikembangkan di unit kearsipan

Jasa pusat arsip komersial (Digunakan sebagai

solusi untuk organisasi yang mengalami
kekurangan penyediaan keamanan, dan faktor
ekonomi untuk pengaturan arsip inaktif serta jika
dibandingkan membeli fasilitas, pembelian rak dan
pemeliharaan peralatan jasa pusat arsip komersial
lebih murah)
 Kebijakan dan prosedur yang dapat dikembangkan
di unit kearsipan

Tingkat layanan Dimana

Apa yang Bagaimana Kegiatan akuisisi
apa yang diberikan akan dan penerimaan
disimpan di arsip harus oleh pusat arsip disimpan arsip inaktif
pusat arsip disimpan
1 Cek berkas arsip

2 Cek daftar berkas arsip

yang ditransfer

3 Pisahkan antar bentuk arsip

4 Cek kondisi fisik arsip

5 Catat berkas arsip

6 Pengeboksan ulang
 Prosedur pengaturan berkas series arsip

Arsip yang sudah

memberkas dimasukan 1
dalam boks

Boks diberi keterangan

ringkas 2

Disimpan dalam rak

dengan memberi kode 3

Finding aids diberi kode

lokasi 4
Penyimpanan arsip inaktif di
unit kearsipan

sudah dipindah dicek kembali,

dokumen yang sudah
memberkas dan sesuai dengan
daftar inventaris maka dilakukan
re-boxing.
 Persyaratan administrasi

Pengembangan prosedur dan

Rekod/arsip dilindungi dari
kebijakan sebagai persyaratan
pencurian, kerusakan dan salah
antara kebutuhan hukum dan
penempatan
donor
Persyaratan administrasi terdiri dari formulir permintaan yang
dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

- Informasi tentang si peneliti yang

berkaitan kondisi akses
- Informasi yang diberikan oleh peneliti
yang berkaitan dengan pekerjaannya
- Informasi yang diberikan oleh petugas
arsip yang berkaitan dengan hasil
yang diperoleh dari permintaan
SELAMAT BELAJAR
DAN BERDISKUSI
....