Modul 7 - Dokumen Berbasis Digital - Aisyah Tri S-Dikonversi

IDENTITAS MODUL
Nama Sekolah SMK Yos Sudarso

Nama Guru Mata Pelajaran Sitti Fatimah, S.Pd
Tahun Penyusunan 2022
Program Keahlian Menejemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
(MPLB)
Fase/Kelas/Semester E/X/II (Genap)
Tahun Pelajaran 2022/2023
Judul / Elemen Dokumen Berbasis Digital
Alokasi Waktu 24 JP (4 x @6JP)
Pertemuan ke 19 – 22
Kata Kunci Surat masuk, surat keluar, buku agenda, kartu
kendali, sistem abjad, sistem wilayah, sistem
subjek, sistem nomor, sistem tanggal, sistem
wilayah, arsip elektronik, peralatan arsip
Jumlah Peserta Didik 36
Target peserta didik Peserta didik reguler/tipikal
Moda Pembelajaran Tatap Muka
Kode Perangkat
Profil Pemuda Pancasila 1. Beriman, bertaktwa kepada Tuhan Yang Maha
Esa dan berakhlak mulia : diharapkan peserta
didik bersifat jujur, mampu bersyukur kepada
Tuhan Yang Maha Esa, melaksanakan ibadah
tepat waktu.
2. Mandiri : peserta didik diharapkan dapat
menyelesaikan tugas penyusunan sistem
penyimpanan arsip.
3. Kreatif : peserta didik diharapkan mampu
menyajikan sistem penyimpanan artis
berdasarkan kebutuhan yang ada dalam
kantor.
4. Berfikir kritis : peserta didik mampu
berfikir untuk menggunakan sistem
penyimpanan
berbasis digital dan mampu menfaatkan
sebagai sumber informsasi berbasis digital.
5. Bergotong royong : mampu bekerjasama

dalam 1 tim ketika mencari data yang
dibutuhkan dalam waktu yang singkat.
Kompetensi Awal Sebelum memasuki pembelajaran peserta

didik diharapkan telah memahami konsep
tentang otomatisasi kantor, jenis profesi dan
pekerjaan
MPLB, dan Etika Profesi di bidadang MPLB
Capaian pembelajaran Pada akhir fase E peserta didik mampu menangani
surat masuk dan surat keluar, mampu
menggunakan peralatan kearsipan dengan baik,
mampu menangani pengarsipan yang sesuai dengan
kebutuhan, dan mampu mengoperasikan arsip
elektronik.
Sarana dan prasarana Sarana / Prasarana

Ruang kelas, Laboratorium MPLB (TEFA)
Sumber pembelajaran
Buku Ajar, Modul, Referensi lain yang relevan
Alat/Bahan Pembelajaran
Lembar Kerja Siswa (LKS), lembar observasi kegiatan,
Jobsheet, rubrik penilaian, foto, video
Media Pembelajaran
LCD projector, slide presentasi, video pembelajaran,
berita dari berbagai media (cetak/digital).
Model / Metode Pembelajaran Model Pembelajaran

Problem based learning, project based Learning
Moda Pembelajaran
1. Daring/kombinasi Daring.
2. Luring.
3. Paduan antara tatap muka dan PJJ (blended
learning).eksplorasi mandiri, praktik, diskusi dan
presentasi.
Metode Pembelajaran
Diskusi, presentasi, demonstrasi
Karakteristik Peserta didik ● Peserta didik dengan kesulitan belajar: gaya
belajar terbatas (audio/visual/ kinestetik),
kesulitan konsentrasi dan pemahaman, kurang
percaya diri.
● Peserta didik dengan pencapaian tinggi: mampu
memahami dengan cepat, mampu mencapai
keterampilan berfikir tingkat tinggi (HOTS)
KOMPONEN INTI
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu Menjelaskan konsep penanganan
dokumen/surat (Mail Handling)
2. Peserta didik mampu Menguraikan jenis peralatan
kearsipan
3. Peserta didik mampu Menerapkan sistem penyimpanan
dokumen/arsip
4. Peserta didik mampu Menerapkan prosedur pengelolaan
dokumen digital
Pemahaman Bermakna Melalui pembelajaran pada elemen ini siswa mampu
menangani surat masuk dan keluar, mampu menggunakan
peralatan arsip yang sesuai, mampu menangani
penyimpanan dokumen sesuai kebutuhan kantor, serta
mampu menggelola penggunaan arsip digital
pada kantor.
Pertanyaan Pemantik 1. Apakah ada yang tau surat?apakah surat undangan itu
salah satu yang termasuk arsip?
2. Apakah kalian tau filing cabinet?apakah lemari arsip dan
feling cabinet sama?jelaskan
3. Apakah kalian pernah datang ke
Kecamatan/Kelurahan?Pernahkah kalian bertanya
tentang penyimpanan arsip disana?
4. bagaimana cara mengindeks nama orang?
5. Apa yang kamu ketahui tentang dokumen digital?e-mail
dan sms apakah termasuk dokumen digital?
Materi Pembelajaran
Pertemuan 19 Pertemuan 20 Pertemuan 21 Pertemuan 22

1. Pengertian surat 1. Pengertian 1. Sistem 1. Hakikat arsip
peralatan kearsipan penyimpanan elektronik
2. Bagian –
2. Macam – macam
bagian surat 2. Kriteria pemilihan sistem 2. Proses
peralatan kearsipan penyimpanan
3. Penangana surat pengelolaan arsip
arsip
masuk dan 3. Macam – macam 3. Pemilihan sistem elektronik
keluar peralatan kearsipan penyimpanan 3. Sistem
serta arsip
4. Mengindeks pengarsipan arsip
penggunaannya
surat atau elektronik
arsip 4. Komponen arsip
elektronik
5. Pemeliharaan
arsip elektronik
6. Pemeliharaan
arsip elektronik
7. Permasalahan
dalam
pengelolaan arsip
elektronik
8. Musibah yang
mengancam arsip
elektronik
9. Evaluasi kegiatan
arsip elektronik
Kegiatan Deskripsi Kegiatan Alokasi
Waktu
Pendahuluan 1. Guru memeriksa kondisi kelas, kebersihan, 20

kerapian disiplin serta kesiapan peserta didik Menit
dalam mengikuti pembelajaran
2. Ketua kelas memimpin doa sebelum dilaksanakan
proses pembelajaran dimulai.
3. Guru mengkondisikan kelas dalam suasana
kondusif untuk berlangsungnya pembelajaran.
4. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya
memahami surat dan penggunaan arsip dalam
kehidupan sehari – hari
5. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran yang
ingin dicapai.
6. Guru menginformasikan tentang proses
pembelajaran yang akan dilakukan termasuk
aspek aspek yang dinilai selama proses
pembelajaran berlangsung.
7. Guru melakukan apersepsi dengan melakukan
pertanyaan secara klasikal yang bersifat
menuntun dan menggali.
Inti 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara 240

umum tentang pengertian mail handling menit
2. Peserta didik diminta untuk melihat tayangan

yang ada di video yang disajiakan pada materi
mail handling
3. Guru mengemukakan pertanyaan esensial yang
bersifat eksplorasi pengetahuan yang telah
dimiliki siswa berdasarkan pengalaman belajarnya
yang bermuara pada penugasan peserta didik
dalam melakukan suatu aktivitas. Dengan
bantuan tayangan slide presentasi guru berupa
power point ataupun video pembelajaran
mengenai :
a. Jenis – jenis surat
b. Penangan surat masuk dan keluar
4. Peserta didik diberikan penugasan praktik untuk
dikerjakan selama proses pembelajaran.
5. Peserta didik diminta untuk memperhatikan
instruksi pengerjaan yang diberikan dengan
seksama agar dapat mengerjakan dengan tepat
dan presisi sesuai prosedur.
6. Peserta didik diberikan kesempatan untuk
bertanya, dan guru memberikan kesempatan
kepada peserta didik jika masih ada yang kurang
dipahami dari instruksi tugas.
7. Peserta didik diminta untuk memverifikasi hasil
pekerjaannya sebelum dikumpulkan.
8. Peserta didik diminta untuk mengumpulkan hasil
pekerjaan kepada guru.
9. Peserta didik menyajikan hasil aktivitas
pembelajaran di depan kelas, peserta didik lain
diminta untuk saling memberikan tanggapan.
10. Peserta didik diminta untuk memberikan
kesimpulan atas pembelajaran dan penugasan
yang dipraktikkan.
11. Guru memberikan penguatan terhadap materi
pembelajaran yang dipelajari kepada seluruh
peserta didik.
Kegiatan Deskripsi Kegiatan Alokasi
Waktu
Penutup 1. Bersama-sama dengan peserta didik menyusun 10
Menit
rangkuman hasil atau kesimpulan.
2. Melakukan refeleksi untuk mencaritahu kesulitan
yang masih dialami oleh peserta didik.
3. Guru memberikan penilaian pengetahuan dan
keterampilan dengan memberikan soal post
test.
4. Guru mengumpulkan hasil pekerjaan peserta didik.
5. Guru menyampaikan agenda pembelajaran untuk

pertemuan berikutnya
6. Menutup pembelajaran dengan memimpin doa
setelah proses pembelajaran selesai serta
menyampaikan terimakasih dan ucapan salam.
Kegiatan Asesmen dan Remedial/Pengayaan

Asesmen 1. Asesmen diagnostic
a. Asesmen non kognitif

b. Asesemen kognitif
2. Asesmen kognitif
3. Asesmen sumatif
Remedial/pengayaan 1. Kegiatan remedial diberikan kepada peserta didik yang
belum tuntas pada materi yang diberikan rentangan nilainya
adalah dibawah KKM, tugas yang diberikan bisa secara
mandiri atau kelompok
2. Kegiatan pengayaan diberikan kepada peserta didik yang
telah menyelesaiakan tugasnya dengan cara memberikan
matari tambahan atau membantu menerangkan materi pada
teman yang kurang paham materi tersebut.
Kegiatan Deskripsi Alokasi
waktu
Pendahuluan 1. Guru memeriksa kondisi kelas, kebersihan, kerapian 20
menit
disiplin serta kesiapan siswa dalam mengikuti
pembelajaran
2. Guru mengkondisikan kelas dalam suasana kondusif
untuk berlangsungnya pembelajaran.
memahami materi Jenis Peralatan Kearsipan untuk
pekerjaan yang ada dikantor.
4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran yang ingin
dicapai.
5. Guru menginformasikan tentang proses pembelajaran
yang akan dilakukan termasuk aspek aspek yang
dinilai selama proses pembelajaran berlangsung.
pertanyaan secara klasikal yang bersifat menuntun
dan menggali.
Inti 1. Guru memeriksa kondisi kelas, kebersihan, kerapian
disiplin serta kesiapan siswa dalam mengikuti
pembelajran
2. Guru mengkondisikan kelas dalam suasana kondusif
untuk berlangsungnya pembelajaran.
memahami materi mengoperasikan peralatan dan
bahan kerja kelistrikan elektromekanik sesuai dengan
kebutuhan.
4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran yang ingin
dicapai.
5. Guru menginformasikan tentang proses pembelajaran
yang akan dilakukan yaitu praktikum pengoperasian
peralatan dan bahan kerja kelistrikan elektromekanik
termasuk aspek-aspek yang dinilai selama proses
pembelajaran berlangsung.
pertanyaan secara klasikal yang bersifat menuntun
dan menggali.
Penutup 1. Bersama-sama dengan peserta didik menyusun
2. Melakukan refeleksi untuk mencaritahu kesulitan yang
masih dialami oleh peserta didik.
3. Guru memberikan penilaian pengetahuan dan
keterampilan dengan memberikan soal post
test.
4. Guru mengumpulkan hasil pekerjaan peserta didik
5. Guru menyampaikan agenda pembelajaran untuk
pertemuan berikutnya
6. Menutup pembelajaran dengan memimpin doa setelah
proses pembelajaran selesai serta menyampaikan
terimakasih dan ucapan salam
.

Asesmen 1. Asesmen diagnostic
a. Asesmen non kognitif
b. Asesemen kognitif
2. Asesmen kognitif
3. Asesmen sumatif
Kegiatan Deskripsi Alokasi waktu
Pendahuluan 1. Guru memeriksa kondisi kelas, kebersihan, 20 menit
kerapian disiplin serta kesiapan peserta didik
dalam mengikuti pembelajran
kondusif untuk
berlangsungnya pembelajaran.
3. Guru memberikan motivasi tentang
pentingnya memahami materi sistem
penyimpanan arsip yang ada di dalam kantor.
4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran
yang ingin dicapai.
pembelajaran yang akan dilakukan yaitu
praktikum penggunaan peralatan kerja
termasuk aspek-aspek yang dinilai selama
proses pembelajaran berlangsung.
Inti 1. Guru mengemukakan pertanyaan esensial 240 Menit

yang bersifat eksplorasi pengetahuan yang
telah dimiliki siswa berdasarkan pengalaman
belajarnya yang bermuara pada penugasan
peserta didik dalam melakukan suatu
aktivitas. Dengan bantuan tayangan slide
presentasi
2. guru menunjukkan video pembelajaran sistem
penyimpanann arsip yang sesuai dengan
kebutuhan di tempat kerja yang
mempermudah proses kerja dan
penyimpanan arsip.
- video sistem penyimpanan arsip yang ada
di beberapa kantor.
3. Guru meminta peserta didik untuk
menjelaskan apa hal yang dapat dipelajari
dari video pembelajaran sebagai awal untuk
masuk ke pokok materi pembelajaran.
4. Guru Mengorganisir siswa kedalam kelompok
kelompok yang heterogen (4-5) orang.
Kemudian tiap kelompok diberi LKS yang
dengan pembagian tugas disipakan beberapa
sistem penyimpanan arsip, kemudian siswa
diberi tugas untuk menyusun arsip dengan
sistem tertentu.
5. Tiap kelompok melaksanakan diskusi
kemudian mempresentasikan hasil diskusinya
ke depan kelas. Proses presentasi merupakan
demontrasi. Sementara kelompok lain diminta
menyimak dan menanggapi apa yang
dipresentasikan.
Penutup 1. Bersama-sama dengan siswa 10 menit

menyusun rangkuman hasil atau
kesimpulan.
2. Melakukan refeleksi untuk mencaritahu
kesulitan yang masih dialami oleh siswa.
3. Guru memberikan penilaian pengetahuan
dan keterampilan dengan memberikan soal
post test.
4. Guru mengumpulkan hasil pekerjaan siswa.
5. Guru menyampaikan agenda
pembelajaran untuk pertemuan berikutnya
6. Menutup pembelajaran dengan
menyampaikan terimakasih dan ucapan
salam.

Asesmen 4. Asesmen diagnostik
c. Asesmen non kognitif
d. Asesemen kognitif
5. Asesmen kognitif
6. Asesmen sumatif
Kegiatan Deskripsi Alokasi
waktu
Pendahuluan 1. Guru memeriksa kondisi kelas, kebersihan, 20 menit
kerapian disiplin serta kesiapan siswa dalam
mengikuti pembelajran
kondusif untuk berlangsungnya pembelajaran.
memahami materi mengoperasikan peralatan dan
bahan kerja kelistrikan elektromekanik sesuai
dengan kebutuhan.
4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran yang
ingin dicapai.
pembelajaran yang akan dilakukan yaitu
praktikum pengoperasian peralatan dan bahan
kerja kelistrikan elektromekanik termasuk aspek-
aspek yang dinilai selama proses pembelajaran
berlangsung.
Inti 1. Guru menjelaskan jobsheet dan memberi
penguatan materi jenis-jenis peralatan alat ukur
pada pertemuan sebelumnya
2. Guru mengorganisir siswa membagi kelas menjadi
2 kelompok heterogen. Kedua kelompok ini dibagi
untuk sesi praktik. Bagi yang belum praktik
dipersilakan untuk mempersiapkan penyusunan
laporan. Bagi yang sudah selesai praktik, nanti
bergantian membuat laporan. Kegiatan praktik
adalah mengoperasikan peralatan dan bahan
kerja kelistrikan elektromekanik sesuai dengan
prosedur.
3. Selama proses praktik, guru memperhatikan dan
menilai siswa dengan acuan rubrik yang telah
dipersiapkan.
4. Guru juga memperhatikan bagi siswa yang
sedang Menyusun laporan praktik, supaya Ketika
waktu pembelajaran usai, laporan siap untuk
dikumpulkan
Penutup 1. Bersama-sama dengan siswa menyusun 10 menit

2. Melakukan refeleksi untuk mencari tahu
kesulitan yang masih dialami oleh siswa.
3. Guru mengumpulkan hasil laporan praktik
pekerjaan siswa.
4. Guru menyampaikan agenda pembelajaran
untuk pertemuan berikutnya
5. Menutup pembelajaran dengan
menyampaikan terimakasih dan ucapan
salam.

Asesmen 7. Asesmen diagnostik
e. Asesmen non kognitif
f. Asesemen kognitif
8. Asesmen kognitif
9. Asesmen sumatif
MATERI AJAR
APERSESPSI
Pada sebuah kantor yang selalu melakukan aktivitas rutin setiap hari,
dokumen akan muncul mengiringiaktivitas kantor tersebut. Contoh dokumen
kantor misalnya, surat, Faks, e-mail, memo, lembar pesan telepon, buku tamu,
laporan notula rapat, agenda kegiatan pimpinan, dan lain – lain. Diantara berbagai
dokumen – dokumen kantor tersebut, yang paling sering muncul adalah dokumen
berupa surat.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan
informasi. Sedangkan mail handling adalah kegiatan pemprosesan surat yang
dimulai dengan penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai
surat tersebut disimpan, sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah /
instruksi pembuatan surat sampai surat – surat tersebut dikirimkan dan tindasannya
disimpan.
A. Surat
1. Definisi surat
surat merupakan salah satu hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses
administrasi dalam suatu organisasi atau lembaga. Adapaun dibawah ini
adalah beberapa pengertian menurut beberapa ahli, sebagai berikut :
a. Menurut Drs. Engelbrtus Martono, surat hanyalah secarik kertas yang
bertuliskan berita, naman berperan sebagai peranti (saran) komunikasi
individu atau kelompok.
b. Menurut W.J.S. Poerwadarminta, dalam Kamus Umum Bahasa
Indonesia, menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertu;liskan atau
alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
2. Fungsi surat
Surat merupakan salah satu kegiatan yang berguna untuk melakukan
hubungan atau komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain dan
sebagai sumber bagi organisasi atau lembaga. Adapun beberapa fungsi surat
adalah sebagai berikut :
1) Alat bukti tertulis
2) Alat pengigat
3) Bukti historis
4) Duta organisasi
5) Pedoman
6) Sarana promosi
3. Jenis – jenis surat
Jenis – jenis surat menurut kategorinya :
a. Berdasarkan sifatnya, surat dibagi menjadi 3 yaitu,
1) Surat pribadi
2) Surat dinas, sedangkan surat dinas dibagi menjadi 3 yaitu,
a) Berdasarkan sifatnya dibagi menjadi 2, yaitu :
1) Surat tertutup
2) Surat terbuka
b) Berdasarkan instansi yang mengeluarkan surat dibagi menjadi
3, yaitu:
1) Surat dinas pribadi
2) Surat dinas swasta
3) Surat dinas pemerinta
3) Surat niaga
b. Berdasarkan wujudnya
Surat berdasarkan wujudnya dibagi menjadi 7 jenis yaitu,
1) Surat yang mengunakan kartu pos
2) Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Surat terbuka dan tertutup
5) Memorandum dan nota
6) Telegram
7) Surat biasa
c. Berdasarkan keamanan isinya
Surat berdasarkan isinya dibagi menjadi tiga yaitu :
1) Surat sangat rahasia
2) Surat rahasia
3) Surat konfidensial
d. Berdasarkan jumlah penerima surat
e. Berdasarkan tujuan penulis
f. Berdasarkan ruang lingkup sasaran
4. Bagian – bagian surat
Bagian – bagian surat ada beberapa

a. Kepala surat, terdiri dari :
1) Nama organisasi
2) Alamat kantor pusat dan kantor cabang
3) Jenis usaha
4) No telepon
5) Nomor facsimile
6) Nomor kotak pos
7) Website atau alamat e-mail
8) Nama banker
9) Logo perusahaan
10) Bidang usaha
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Lampiran
e. Hal / perihal
f. Alamat dalam / alamat tujuan
g. Salam pembuka
h. Isi surat
i. Salam penutup
j. Tanda tangan , nama , jabatan
k. tembusan
B. Penangan Surat masuk dan Surat Keluar
Surat terbagi menjadi 2 macam yaitu:
a. Surat masuk
Adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
b. Surat keluar
Adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan
untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Sistem penanganan surat sendiri dapat dilakukan menggunakan 2 sistem
yaitu dengan
a. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
Dalam penanganan surat dengan sistem buku agenda, setiap surat masuk
maupun surat keluar harus tercatat dalam buku agenda, sedangkan untuk
kelompok surat yang memerlukan penanganan khusus dan segera, harus
dicatat dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima dan ditangani
oleh mereka yang berhak. Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih
dahulu harus dicatat dalam buku ekspedisi. Apabila pendistribusian surat
masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada buku
ekspedisi intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan
perusahaan, maka harus dicatat dalam buku ekspedisi ekstern.
b. sistem kartu kendali (sistem pola baru/modern)
Penanganan surat dengan sistem kartu kendali, setiap surat baik masuk
maupun keluar, terlebih dahulu dikelompokkan ke dalam surat penting, surat
biasa, dan surat rahasia. Ketiga kelompok surat ini berbeda cara
penanganannya dan hanya kelompok surat penting saja yang harus
dibuatkan kartu kendali.
1. Penangan surat masuk dan keluar dengan sistem buku agenda
Penangan surat sistem buku agenda adalah sistem pengurusan surat
menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat
keluar. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Prosedur
penangan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan
demgan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali,
a. Fungsi buku agenda
Buku agenda mempunyai beberapa fungsi antara lain
1) Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
2) Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun
waktu tertentu
3) Untuk mengetahui penomoran surat
4) Untuk membantu dalam melakuakan pencarian surat
b. Istilah – istilah dalam buku agenda
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda, sebagai
berikut :
1) Buku verbal
2) Buku ekspedisi
3) Buku arsip/kleper
4) Disposisi
5) Blangko
6) Taklik
7) Cap
c. Jenis – jenis buku agenda
Terdapat dua macam buku agenda yaitu,
1) Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan, surat masuk dan surat keluar dicatat
dalam buku agenda yang berbeda.
a) Buku agenda surat masuk digunakan untuk mencatat semua
surat masuk yang diterima.
b) Buku agenda surat keluar (Verbal), digunakan untuk mencatat

semua surat keluar.
2) Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat semua surat masuk

maupun surat keluar digabungkan menjadi satu.
d. Prosedur penangan surat masuk sistem buku agenda

Adapun prosedur penerimaan surat sistem buku agenda, sebagai
berikut:
1) Penerimaan surat
2) Penyortiran surat
3) Pencatatan surat
4) Pengarahan surat
5) Penyampain surat
6) Penyimpanan surat
e. Prosedur penangan surat keluar sistem buku agenda
Adapun penangan surat keluar dengan buku agenda, sebagai berikut
1) Diawali dengan perintah/disposisi/instruksi pembuat surat
2) Pembuat konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi
3) Konsep diberikan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk
meminta persetujuan
4) Apabila surat telah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian
pencatatan buku agenda surat keluar (verbal)
5) Konsep surat diserahkan kepada bagian pengetikan untuk diketik
menjadi naskah surat
6) Naskah surat diteliti kerapian dan kebenarannya
7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian
diperiksa, diberi tanda taklik pada surat tindasan disebelah kiri salam
penutup.
8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang
memberikan disposisi untuk ditanda tangani
9) Serahkan kepada verbalis untuk dicatat pada buku agenda surat
keluar
10)Selesai pencatatan, nasakah asli diserahkan kepada ekspeditor
untuk diperiksakelengkapan suratnya.
11)Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada arsiparis untuk
diarsipkan
Contoh lembar disposisi
Bagan prosedur surat masuk sistem buku agenda sebagai berikut:
C. Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan kartu kendali

Sistem kartu kendali disebut juga sistem pola baru. Dimana sistem ini
dikembangkan sejak tahun 1972 sebagai hasil penelitian yang diciptakan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) bekerjasama dengan lembaga
administrasi Negara.
1. Fungsi kartu kendali
a. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
b. Sebagai pelacak surat
c. Sebagai arsip pengganti bagi surat – surat yang masih dalam
proses
d. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
2. Keuntungan menggunakan kartu kendali
Adapun keuntungan yang didapat dalam menggunakan kartu kendali,
sebagai berikut:
a. Lebih efisien
b. Dapat membedakan sifat surat (peting, biasa, dan rahasia) karena
lembarannya berbeda
c. Menghilangkan pencatatan yang berulang – ulang
d. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
e. Memudahkan penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
3. Bentuk kartu kendali
Kartu kendali terdiri dari tiga lembar, yaitu :
a. Lembar satu berwarna kuning
b. Lembar kedua berwarna hijau
c. Lembar ketiga berwarna merah
Contoh gambar kartu kendali
4. Karakteristik mail handling/penangan surat dengan kartu kendali

Adapun karakteristik kartu mail handling sistem kartu kendali,
sebagai berikut :
a. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya
b. Masing – masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai
dengan sifat suratnya.
c. Pada saat penanganan surat , pengurusnya masih menggunakan
kartu atau lembaran lepas, baru di akhir periode kartu
dikumpulkan dijilid menjadi sebuah buku.
5. Prosedur penanganan surat penting dengan kartu kendali
Prosedur penangan surat penting dengan sistem kartu kendali,
sebagai berikut :
a. Penerimaan surat
b. Pencatatan surat
c. Pengarahan surat
Alur sistem kartu kendali, sebagai berikut
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit Kode
3
1. S. Chaenuddin Chaenuddin S Ch
2. A. Marjuki Marjuki A ma
D. Mengindeks surat atau arsip

Adapun tata cara mengindeks ini akan terbagi atas tiga golongan besar
sebagai berikut :
1. Mengindeks nama orang
Adapun tata cara mengindeks nama orang, sebagai berikut
a. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata maka
diindeks, sebagai berikut
b. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari dua suku kata, maka
diindeks berdasarkan suku kata terakhir
c. Nama keluarga, suku, atau marga adalah nama orang diikuti nama
keluarga, atau suku , atau marga, maka diindeks berdasarkan
nama keluarga, atau suku, atau marga misalnya
No nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1 Coky Hasibuan Hasibuan chocky ha
2 Nuria Handa Nasution Handa Nuria Na
Nasution
e. Nama yang menggunakan singkatan di depan
1 B.J. Habibie Habibie Baharudin Jusuf Ha, Ba, Ju
2 A.H Nasution Nasution Abdul Haris Na,Ab,Ha

1 Ir.H Sjahir Sjahir Ir H Sj, (Ir,H)
2 Dr. Robert Djayusman Robert Dr Dj,Ro,(Dr)
Djayusman
f. Nama yang memakai gelar
g. Nama urutan kelahiran
h. Nama yang didahului nama baptis
i. Nama wanita yang diikuti nama suaminya atau ayahnya

j. Nama yang memakai kata bin
1 Salsabila binti Ibrahim Salsabila Ib, sa
Ibrahim
2 Dino bin Jauhari Dino Ja, Do
Jauhari
l. Nama orang eropa
1 Sue F. Brown Brown Sue F Br, Su, F
2 Dr. Frank S. Anderson Frank S (Dr) An, Fr, S
Anderson (Dr)
m. Nama orang eropa yang diikuti awalan

1 Sandro Da Da Sandro Da,sa
Lavenna Lavenna
2 Mark Dela Dela Mark De,Ma
Kozwseva Kozwseva
2. Mengindeks nama perusahaan

Adapun cara mengindeks nama perusahaan sebagai berikut :
a. Nama Perusahaan diindek dari nama badan usaha
atau perusahaan terlebih dahulu
1 Koperasi Tegak Koperasi Te, Ko
Tegak
2 PT. Jasa Marga Jasa Perseroan Ja,Pe
Marga Terbatas
b. Nama badan usaha yang menggunakan nama orang

1 Rumah Sakit Fatmawati Fa
Fatmawati (Rumah (Rumah
Sakit) Sakit)
2 Universitas Negara Taruna Na,Ta
Taruna (Universitas) (Univ)
Negara
c. Nama perusahaan yang menggunakan angka

No nama Unit 1 Unit 2 Kode
1 The 90 Club Ninty Club Ni, Cl
2 Toko Sepatu 55 Lima – Sepatu Li, se
Lima (Toko)
d. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan

1 PJKA Kereta Api Perusahaan Ke, Pe
JAwatan
2 Perum TELKOM Telekomunikasi Perusahaan Te, Pe
Umum
e. Nama badan usaha jasa, niaga, dan badan
social kemasyarakatan
1 GIA GIA Garuda Indonesia GI
Airways
2 BRI BRI Rakyat,Indonesia,Bank Br
f. Nama perusahaan yang menggunakan kata depan atau kata

penghubung
1 Fa. Tanti dan Tanti Ranti firma Ta,Ra
Ranti (dan)
2 Sudarpo and Sudarpo Company Perusahaan Su, co
Co (and)
3. Mengindeks nama lembaga pemerintahan

Adapun tata cara mengindeks nama lembaga tinggi pemerintah,
sebagai berikut :
a. Nama kedutaan besar, nama Negara
1 Kedutaan Australia Republik (Kedutaan Au
Besar Besar) (Kedutaan
Australia Besar)
2 Kedutaan Brunei Kerajaan (Kedutaan Br,
Besar Darusalam Besar) (Kedutaan
Kerajaan Besar)
Brunai
Darusalam
b. Nama inisial atau badan pemerintahan

1 Departemen Kehutanan Departemen Ke, De
Kehutanan
2 UPI Bandung Pendidikan Universitas Pe, Un
Indonesia
Bandung
c. Lembaga Negara dan lembaga pemerintahan non departemen

1 Badan Kepegawaian Negara Badan Ke, Ne,
Kepegawaian Ba
Negara
2 Dewan Perwakilan Rakyat Dewan Pe, Ra,
Perwakilan De
Rakyat
d. Badan pemerintah daerah
1 Kabupaten Gunung Kabupaten Gu, Ka
Gunung Kidul Kidul
2 Pemerintah Riau Pemerintah Ri, Pe
Daerah Tingkat Daerah Tk.
I Riau 1
A. Pengertian Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun
– tahun)karena dibuat dengan bahan yang kuat seperti logam, kayu,
besi,plastic, dan sebagainya. Funsi peralatan kearsipan adalah :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan memudahkan
pekerjaan di bidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusaan sehingga arsip tahan
lama.
Ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan kearsipan, yaitu :
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (Horizonta) dan arsip
atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu
dalam
2. Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (Vertikal)dan arsip disusun
berderet ke belakang.
3. Pengarsipan leteral, yaitu penetapan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdir (Letera) dan arsip disusun berderet menyamping.
B. Kriterian Peralatan Kearsipan
berikut ini hal – hal yang perlu dipertimbangkan ketika menyiapkan peralatan
kearsipan
1. Jenis arsip yang akan disimpan
2. Bentuk organisasi
3. Besar ruangan yang akan dijadikan penempatan peralatan
4. Frekuensi penggunaan arsip
5. Tingkst pengamana terhadap arsip tersebut
C. Macam – Macam Peralatan Kearsipan Serta Penggunaannya
Perlengkapan yang sangat penting untuk menyimpan arsip meliputi beberapa
hal berikut :
1. Lemari Arsip
Lemari arsip berguna untuk menyimpan arsip, yang biasanya disesuaikan
dengan luas ruang kearsipan. Lemari arsip dibedakan menjadi beberapa
macam :
a. Feling cabinet
b. Leteral feling cabinet
2. Rotary
Rotary adalah semacam feling cabinet, tetapi penyimpanan arsipnya
dilakukan secara berputar.
3. Tanda Sekat (Guide)

Tanda skat (Guide) adalah lembaran kertas tebal atau karton yang
digunakamn sebagai petunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiri atas dua bagian yaitu
a. Tab Guide, yaitu bagian yang menjol untuk menuliskan kode – kode,
tanda – tanda, atau indeks (pengelompokan arsip)
b. Badan Guide, yang berfungsi untuk menopang arsip yang
ada dibelakangnya.
Posisi tab Guide, dapat diatur penempatanya sebagai betrikut :
a. Guide pertama, yaitu tab guiode pada posisi atas sebelah kiri,
untuk menuliskan kelompok utama (main subject)
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian
tengah, untuk menuliskan kelompok sekunderb(sub –subject)
c. Guide ketiga yaitu tab terletak pada posisi atas sebelah kanan.
Untuk menuliskan kelompok tersier (sub – sub subject) atau untuk
yang lebih khusus
4. Map Arsip (Folder)

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau
plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat – menyurat.
Map arsip ada beberapa macam sebagai berikut
a. Stopmap folio
b. Map snelhecter
c. Folder
d. Hanging folder
e. Kartu indek
5. Rak Sortir
Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisahkan surat /
warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disampaikan ke dalam
folder masing – masing.
6. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran sekitar 5cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit.
7. Stapler
Stepler adalah alat yang digunakan untukmenyatukan sejumlah kertas
8. Perforator
Perforator adalah alat yang terbuat dari besi untuk melubangi
kertas/kartu
9. Numerator
Numorator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.
10. Kotak/Box
Kotak / box digunakan untuk penyimpanan arsip inaktif
11. Label
12. Ticker File
13.Cardex
14. Rak/Laci kartu
15. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk khusu seperti flashdisk, CD, Kaset, dan sebagainya
A. Sistem penyimpanan
1. Manfaat sistem penyimpanan arsip :
a. Arsip dapat tertata dengan rapi
b. Ruang kerja lebih rapid an efisienkarena tidak banyak tumpukan
kertas yang memenuhi ruangan
c. Arsip tidak hilang
d. Mudah dalam perawatan
e. Mudah mencari bila suwatu – waktu dibutuhkan
f. Mudah dalam penyusutan.
2. Variabel – variable yang dipertimbangkan dalam sistem penyimpana
Pengelolaan arsip dalam organisasi diharapkan mempertimbangkan
variable – variable, antara lain :
a. Kemanfaatan dan pembagian unit pengelolaan arsip dalam
organisasi
b. Situasi lingkungan baik di dalam naupun diluar organisasi sekarang
dan yang akan datang
c. Kedudukan arsip di lembaga induknya
d. Kepemimpinan dalam organisasi
e. Partisipasi arsiparis selaku tenaga fungsional dan professional.
f. Mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung
penciptaan dan perekaman arsip yang lekap dan akurat
g. Mengembangkan sistem dan control untuk menjamin perekaman
arsip yang lengkap dan akurat
h. Mengembangkan sistem dan pelayanana yang efisien untuk
mengakses arsip
i. Melakukan proses monitoring yang sesuai dengan
kebutuhan internal dan eksternal pengelola arsip
3. Istilah – istilah dalam pelaksanaan sistem penyimpanan
Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan (Felling sistem) sering
ditemukan istilah – istilah yang biasa digunakan antara lain :
a. Caption (Kata Tangkap)
Caption (kata tangkap) adalah suatu nama atau nomor yang
digunakan untuk mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan
penyimpanan.
b. Mengindeks
Mengindeks adalah kegiatan menentukan tanda pengenal arsip
untuk memudahkan penemuan kembali.
c. Kode
Kode adalah tanda – tanda tertentu sebagai pengenalan arsip
yang diperoleh dari indeks.
d. Daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi arsip adalah daftar yang berisi tentang
pengelompokan arsip berdasarkan nama masalah, wilayah, nomor,
dabatau sebagainya.
4. Prosedur penyimpanan arsip
Untuk memudahkan dalam penyimpanan dan menemukan arsip
dibutuhkan, maka diperlukan prosedur penyimpanan arsip. Adapun
prosedur penyimpanan arsib, sebagai berikut :
a. Memeriksa
b. Mengindeks
c. Mengode
d. Menyortir
e. Menempatan
B. Macam – macam sistem penyimpanan arsip
a. Sistem abjad (alphabetical filling
system)
1) Prosedur penyimpanan penyimpanan arsip sistem
abjad Langkah – langkah penyimpanan
a) Memeriksa surat/berkas
b) Mengindeks surat
c) Mengkode surat
d) Menyortir surat
e) Menempatkan surat /berkas
2) Prosedur penemuan kembali arsip
Langkah – langkah yang dilakuakan untuk menemukan arsip,
sebagai berikut :
a) Menemukan judul surat
b) Menentukan indeks
c) Menentukan kode surat
d) Mencari arsip ditempat penyimpanan
e) Mengambil arsip
f) Memberikan arsip kepada peminjam
g) Menyimpan arsip kepada peminjam
3) Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam sistem abjad
a) Feling cabinet
b) Guide
c) Map / hanging folder
d) Alat sortir
e) Kartu indeks
f) Rak kartu atau kartu laci, untuk menyimpan kartu indeks
4) Cara menyusun daftar klasifikasi
a) Menyusun daftar klasifikasi
A, B, C, D, z
Aa,Ab,Ac,Ad,… Az
Aba, Abb, Abc,… Abz
Aca, Acb, Acc,… Acz
b) Contoh kartu indek
b. Sistem subjek
1) Penyusunan daftar klasifikasi
Masalah utama Sub Masalah Sub – sub masalah
I. Keuangan 1. Kenaikan gaji kenaikan gaji
prestasi
masa kerja
2. Tunjangan – Makan
tunjangan transpor
II. Kepegawaian 1. Formasi Kepala bagian
staf
2. Cuti Melahirkan
Tahunan
3. Mutasi Jabatan
Cabang
III. ….dan 3.3
seterusnya
2) Contoh kartu indeks
c. Sistem tanggal
1) Penyusunan klasifikasi berdasarkan tanggal
Tahun Bulan Tanggal
2020 Januari 1-15
16-31
Februari 1-14
15-28

d. Sistem wilayah
1) Penyusunan klasifikasi berdasarkan Wilayah
Wilayah utama Sub - wilayah Sub – sub wilayah
Indonesia Jawa barat Bandung
Bogor
Depok
Jawa timur Surabaya
Jember Lumajang
e. Sistem nomor
1) Daftar klasifikasi arsip berdasarkan nomor
C. Pemilihan sistem penyimpanan arsip

Hal – hal yang perlu diperhatikan sebelum memilih sistem penyimpanan
arsib yang digunakan, sebagai berikut:
1) Sistem abjad yang cocok digunakan untuk Unit kepegawaian,
perpustakaan dan bank
2) Sistem subjek cocok untuk digunkan untuk kantor yang besar, kantor
pusat
3) Sistem tanggal cocok digunakan untuk bagian keuangan
4) Sistem wilayah cocok digunakan untuk kantor cabang, ekspedisi,
kantor pos, jasa penitipan
5) Sistem nomor cocok digunakan untuk Rumah sakit, Kantor pos,
Bank, PLN, Perguruan Tinggi dan PLN
A. Hakikat arsip Elektronik

1. Pengertian Arsip Elekronik
Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara
sebagai aktivitas , bukti transaksi, dan fungsi lembaga atau individu yang
ditransfer dan diolah dengan sistem computer.
2. Manfaat pengelolaan arsip elektronik
Menurut Irwanto Eko Saputro, berikut ini manfaat pengelolaan arsip
elektronik:
a. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal
perencananan atau pembuat naskah atau dokumen
b. Memenuhi tuntutan top meneger terhadap kecepatan dan ketepatan
c. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas
d. Menuju peperless society dan menghemat ruangan atau sarana
dan prasarana (dari gedung ke server)
e. Menejemen pengawasan akan lebih muda, cepat dan lebih
accountable menuju good governance
f. Meningkatkan pelayanan umum (Public Service)
3. Karakteristik arsip elektronik
a. Perekaman dan symbol yang digunakan
b. Hubungan antara isi dan media
c. Karakteristik struktur fisik dan logika
d. Metadata
e. Mengidentifikasi arsip
f. Pelestarian arsip
4. Jenis Arsip Elektronik
Menurut Irwanto Eko Saputro, arsip elektronik dapat ditemukan dalam
beberapa bentuk :
a. Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran.
Misalnya word precessed document (Ms. Word), Spreadsheet (Ms.
Excel), dan Presentasi (Ms. Powerpoint)
b. Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya
internet, website public, dan arsip transaksi online
c. Arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis : Bisnis data, Sistem
informasi data kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem
informasi alur kerja , dll
d. Pesan elekronik dari sistrm informasi : e-mail, SMS,MMS, EDI
(electronic data interchange), pertukaran dokumen elektronik (Faks
Elektronik),voicemail, pesan instan, dan komunikasi multimedia
(misalnya video conferencing, dan teleconferencing)
5. Daur Hidup arsip elektronik
Sama halnya dengan arsip non elektronik, arsip elektronik juga
mengalami fase perjalanan berkaitan dengan keberadaannya. Reac dan
Giin (2010:119) menyebutkan empat fase perjalanan arsip elektronik
sebagai berikut :
a. Penciptaan dan penyimpanan
b. Penggunaan dan distribusi
c. Pemeliharaan (maintenance)
d. Disposisi
B. Proses Pengelolan Arsip Elektronik
1. Proses pengelolan arsip elektronik meliputi beberapa hal :
a. Penciptan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu
balik (retrieve)
b. Kaptur (capture) dan registrasi
c. Klasifikasi arsip
d. Klasifikasi keamanan dan arsip
e. Identifikasi penyusutan arsip
f. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif
g. Penyusutan arsip
h. Penyimpanan dan preservasi arsip statistic oleh lembaga kearsipan
i. Control pengelolaan khanzanah arsip oleh lembaga kearsipan
j. Penggunaan arsip statis
2. Ada tiga sistem utama untuk pengarsipan elektronik
a. Sistem menejemen dokumen elektronik atau Elektronik
document menegement system (EDMS)
b. Sistem pemindahan elektronik atau Electronik Imaging system
(EIS) yang akan mengelola dokumen hasil pemindahan (scan)
c. Software manajemen dokumen atau records management
software (RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data
yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen
C. Pemeliharaan Arsip Elektronik
Irwanto Eko Saputro (2013) menyatakan bahwa pemeliharaan arsip
elektronik dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat
penyimpanannya, tetapi juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan
sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip.
2. Arsip elektronik lebih “rapuh” dari pada arsip kertas sehingga lembaga
harus mengerahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk
menanganinya.
3. Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip,
membuat arsip lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat
penyimpanan elektronik mudah terpengaruh oleh perubahan
kelembapan, suhu, dan radiasi sehingga stabilitas kondisi lingkungan
perlu dijaga.
4. Perlu dilakukan pengecekan secara periodik untuk mengetahui apakah
kondisi penyimpanan memadai untuk perangkat penyimpanan
elektronik. Selain itu, harus dilakukan juga pengecekan integritas seluruh
perangkat penyimpanan elektronik untuk menjamin tidak terjadinya kerusakan
atau kehilangan data.
5. Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru
menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus selalu mencermati
perkembangan yang ada untuk memastikan bahwa masih tersedia
teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi penyimpanan yang saat
ini digunakan.
D. Permasalah pengelolaan arsip elektronik
Menurut (Muhidin, Winata, …, & 2016, n.d.) dalam jurnal Pengelolaan arsip digital
membutuhkan kehati-hatian dan ketelitian yang lebih, karena dalam Praktik
pengelolaan arsip digital (elektronik), sering ditemukan banyak masalah yang
dihadapi, diantarnya (Desi Pratiwi, 2012):
1. Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik.
Hal ini dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta
pengaksesan dan pengkopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya
dikontrol.
2. Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan
elektroniknya.
Keusangan teknologi, baik perangkat lunak dan keras, sangat cepat
terjadi. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi juga berkembang sangat cepat.
3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.
4. Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik. Kegagalan ini
disebabkan oleh dua faktor yaitu:
a. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi, diantaranya:
1) Kurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip
elektronik,
2) Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar
khusus,
3) Kehilangan akses terhadap arsip dinas,
4) Kehilangan arsip,
5) Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna
(user),
6) Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru,
7) Peningkatan munculnya media campuran
Asesmen
1. Asesmen Diagnostik
a. Asesmen Non Kognitif
Jawablah pertanyaan dibawah ini sesuai dengan perasaan kalian !!!

2. Sebelum kita mulai pembelajaran ini, apa yang kalian rasakan?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………
1. Apakah kalian sudah paham materi sebelumnya ?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………
2. Seberapa minat kalian menerima materi kali ini?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………
3. Apa yang kalian inginkan saat proses pembelajaran dalam kelas?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………
4. Apakah pembelajaran kemarin member manfaat buat kalian?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………
5. Buatkan Emotion Icon yang mewakili perasaan kalian?
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………
b. Asesmen Kognitif
3. Asesmen
Formatif
Lampiran 19
1. Petunjuk Penilaian Soal Essay

No Butir Pertanyaan Bobot Soal
(Nilai Max)
1 Sebutkan Fungsi dari surat? 20
2 Sebutkan Bagian – Bagian Surat? 20
3 Sebutkan Alur surat masuk? 20
4 Sebutkan Karakteristik Buku agenda surat keluar? 20
5 Bagimana cara mengideks nama orang dibawah ini : 20

a. Rohana Maliki
b. Shabrina Arza Putri
c. Ramzi Atha Nur Fajar
d. Malika Arifin Sudarmono
e. Rohima Salaudin
Skor maksimal 100
Rubrik Penilaian
Untuk soal no 1-5
Skor 20 Jika peserta didik mampu menjelaskan dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori.
Skor 15 jika peserta didik mampu menjelaskan dengan jelas/mendekati kajian teori.
Skor 10 jika peserta didik menjelaskan tidak terlalu jelas/tepat dengan kajian teori.
Skor 5 jika peserta didik menjelaskan tidak sesuai dengan kajian teori pada buku pembelajaran
Skor 0 jika peserta tidak menjelaskan satupun pertanyaan yang diberikan
LEMBAR REKAPITULASI PENILAIAN KOGNITIF

NO NAMA SISWA SKOR SOAL ESSAY JUMLAH Nilai KET
SKOR
1 2 3 4 5
6
Instrumen Penilaian Psikomotorik
LEMBAR PENGAMATAN AKTIVITAS SISWA PADA SAAT DISKUSI
NO NAMA SISWA ASPEK PENGAMATAN JUMLAH NILAI KET
SKOR
Ker Ko Tole E
jas mu rans k
am i k Bobo
nika e t ide
a
si a
efek kt
tif if
a
n
1
KKM : 75
Keterangan Skor :
Skor Perolehan Nilai = x 5
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria : Skor Maksimal
Kriteria Nilai 4 = Baik Sekali A = 89-100 Baik sekali 3 = Baik B
= 77-88
Baik
2 = Cukup C = 65-76
Cukup 1 = Kurang D =
<65 Kurang
LEMBAR PENILAIAN PRESENTASI

No Nama Siswa Aspek Penilaian Jumlah Nilai Ket
Skor
Ket n
P
k
e
Ant Gestu
k erk usi re
e atit Kebera as tubuh
t an nian
r isi
a de
m nga
p n
il ma
a teri
n
k
o
m
u
n
i
k
a
si
1
KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang
Lampiran 20
Kerjakan soal dibawah ini dengan tepat!

Soal :
1. Jelaskan tentang pengarsipan vertical
2. Uraikan bahwa frekuensi arsip mempengaruhi pemilihan peralatan
kearsipan?
3. Apakah yang dimaksud gide?jelaskan pula dua bagian pada guide!
4. Jelaskan cara menggunakan numerator?
5. Sebutkan macam – macam map arsip? Dan beri penjelasan!

(Nilai Max)
1 Jelaskan tentang pengarsipan vertical 20
2 Uraikan bahwa frekuensi arsip mempengaruhi pemilihan 20

peralatan kearsipan?
3 Apakah yang dimaksud gide?jelaskan pula dua bagian pada 20

guide!
4 Jelaskan cara menggunakan numerator? 20
5 Sebutkan macam – macam map arsip? Dan beri penjelasan! 20
Skor maksimal 100
Rubrik Penilaian
Untuk soal no 1-5
Skor 20 Jika peserta didik mampu menjelaskan dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori.
Skor 15 jika peserta didik mampu menjelaskan dengan jelas/mendekati kajian teori.
Skor 10 jika peserta didik menjelaskan tidak terlalu jelas/tepat dengan kajian teori.
Skor 5 jika peserta didik menjelaskan tidak sesuai dengan kajian teori pada buku pembelajaran
Skor 0 jika peserta tidak menjelaskan satupun pertanyaan yang diberikan

SKOR
1 2 3 4 5
6
SKOR
Ker Ko Tole E
jas mu rans k
am i k Bobo
nika e t ide
a
si a
efek kt
tif if
a
n
1
KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang
Skor
Ket n
P
k
e
An Gestu
k erk tus re
e atit Kebera ias tubuh
t an nian
r isi
a den
m gan
p ma
il teri
a
n
k
o
m
u
n
i
k
a
si
1
KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang
Lampir 21

SKOR
1 2 3 4 5
6
SKOR
Ker Ko Tole E
jas mu rans k
am i k Bobo
nika e t ide
a
si a
efek kt
tif if
a
n
1
KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang
Skor
Ket n
P
k
e
An Gestu
k erk tus re
e atit Kebera ias tubuh
t an nian
r isi
a den
m gan
p ma
il teri
a
n
k
o
m
u
n
i
k
a
si
1
KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang
Lampiran 22

(Nilai Max)
1 Tuliskan jenis arsip elektronik? 20
2 Uraikan tentang metode pengindeksan arsip elektronik yang 20

berupa index fields?
3 Sebutkan daur hidup arsip elektronik? 20
4 Sebutkan manfaat pengelolaan arsip? 20
5 Sebutkan sistem pengarsipan elektronik? 20
Skor maksimal 100

SKOR
1 2 3 4 5
3
4

SKOR
Ker Ko Tole E
jas mu rans k
am i k Bobo
nika e t ide
a
si a
efek kt
tif if
a
n
1

KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang

Skor
Ket
P
n
k
e
Ant Gestu
k erk usi re
e atit Kebera as tubuh
t an nian
r isi
a den
m gan
p ma
il teri
a
n
k
o
m
u
n
i
k
a
si
1
3
4
KKM : 75
Keterangan Skor :
= 77-88 Baik
2 = Cukup C = 65-76
<65 Kurang
DAFTAR PUSTAKA
Cholifah,Ummi ,2018. Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran SMK /MAK kelas

X, Surakarta : Putra NUgraha
Pramono, Joko, 2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X, Yogyakarta :
Andi Madina,Gina dan Ivan SEtiawan. 1994. Kearsipan Kelompok
Bisnis dan Menejemen, Bandung : CV Armico

Modul 7 - Dokumen Berbasis Digital - Aisyah Tri S-Dikonversi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 7 - Dokumen Berbasis Digital - Aisyah Tri S-Dikonversi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

IDENTITAS MODUL

Nama Sekolah SMK Yos Sudarso

5. Bergotong royong : mampu bekerjasama

Kompetensi Awal Sebelum memasuki pembelajaran peserta

Sarana dan prasarana Sarana / Prasarana

Model / Metode Pembelajaran Model Pembelajaran

Pertemuan 19 Pertemuan 20 Pertemuan 21 Pertemuan 22

Pendahuluan 1. Guru memeriksa kondisi kelas, kebersihan, 20

Inti 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara 240

2. Peserta didik diminta untuk melihat tayangan

5. Guru menyampaikan agenda pembelajaran untuk

Kegiatan Asesmen dan Remedial/Pengayaan

a. Asesmen non kognitif

Kegiatan Asesmen dan Remedial/Pengayaan

Inti 1. Guru mengemukakan pertanyaan esensial 240 Menit

Penutup 1. Bersama-sama dengan siswa 10 menit

Kegiatan Asesmen dan Remedial/Pengayaan

Penutup 1. Bersama-sama dengan siswa menyusun 10 menit

Kegiatan Asesmen dan Remedial/Pengayaan

4. Bagian – bagian surat

Bagian – bagian surat ada beberapa

b) Buku agenda surat keluar (Verbal), digunakan untuk mencatat

2) Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat semua surat masuk

d. Prosedur penangan surat masuk sistem buku agenda

Bagan prosedur surat masuk sistem buku agenda sebagai berikut:

C. Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar dengan kartu kendali

4. Karakteristik mail handling/penangan surat dengan kartu kendali

D. Mengindeks surat atau arsip

No nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

h. Nama yang didahului nama baptis

i. Nama wanita yang diikuti nama suaminya atau ayahnya

m. Nama orang eropa yang diikuti awalan

2. Mengindeks nama perusahaan

b. Nama badan usaha yang menggunakan nama orang

c. Nama perusahaan yang menggunakan angka

d. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan

f. Nama perusahaan yang menggunakan kata depan atau kata

3. Mengindeks nama lembaga pemerintahan

b. Nama inisial atau badan pemerintahan

c. Lembaga Negara dan lembaga pemerintahan non departemen

A. Pengertian Peralatan Kearsipan

b. Leteral feling cabinet

3. Tanda Sekat (Guide)

4. Map Arsip (Folder)

12. Ticker File

14. Rak/Laci kartu

15. Alat penyimpanan khusus

2) Contoh kartu indeks

2) Contoh kartu indeks

2) Contoh kartu indeks

2) Contoh kartu indeks

C. Pemilihan sistem penyimpanan arsip

A. Hakikat arsip Elektronik

Jawablah pertanyaan dibawah ini sesuai dengan perasaan kalian !!!

1. Petunjuk Penilaian Soal Essay

1 Sebutkan Fungsi dari surat? 20

2 Sebutkan Bagian – Bagian Surat? 20

3 Sebutkan Alur surat masuk? 20

4 Sebutkan Karakteristik Buku agenda surat keluar? 20

5 Bagimana cara mengideks nama orang dibawah ini : 20

Skor 0 jika peserta tidak menjelaskan satupun pertanyaan yang diberikan

LEMBAR REKAPITULASI PENILAIAN KOGNITIF

LEMBAR PENILAIAN PRESENTASI