Modul 5 Novy

MODUL AJAR
DASAR-DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS
Satuan Pendidikan SMK NEGERI 1 PATUMBAK

Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas X MPLB
Capaian Pembelajaran Pada akhir fase E peserta didik mampu
menjelaskan dasar - dasar prosedur penanganan
dokumen, jenis peralatan pengelolaan dokumen,
dan prosedur penyimpanan dokumen berbasis
digital sesuai sistem yang digunakan dunia
kerja.
Elemen Dokumen Berbasis Digital
Fase Capaian E
Profil Pelajar Pancasila Pada proses pembelajaran peserta didik dapat terbentuk
karakter sesuai pada dimensi Profil Pelajar Pancasila
(PPP) anatara lain; beriman bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa dan berahlak mulia, berkebinekaan Global,
bergotong royong, mandiri, bernalar kritis, kreatif
Target Peserta Didik Peserta didik reguler/tipikal
 umum, tidak ada kesulitan dalam mencerna dan
memahami materi ajar.
Peserta didik dengan kesulitan belajar
 memiliki gaya belajar yang terbatas hanya satu
gaya misalnya dengan audio. Memiliki kesulitan
dengan bahasa dan pemahaman materi ajar, kurang
percaya diri, kesulitan berkonsentrasi jangka
panjang, dsb.
Peserta didik dengan pencapaian tinggi
 mencerna dan memahami dengan cepat, mampu
mencapai keterampilan berfikir aras tinggi
(HOTS), dan memiliki keterampilan memimpin.
Sarana dan Prasarana Handphone, Buku Paket, Modul, Internet, Hp dan
Platform Belajar
Model Pembelajaran  Discovery Learning
 Pembelajaran berbasis proyek riil bersama IDUKA
Moda Pembelajaran Tatap Muka
Metode Pembelajaran Ceramah, diskusi, presentasi, demonstrasi, simulasi
Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

praktik, kunjungan industri
Jumlah Jam 24 JP (4 Pertemuan)
Bentuk Penilaian Asesmen Diagnostik, Asesmen Formatif dan Asesmen
Sumatif
Media Pembelajaran LCD Projector, PPT, Video Pembelajaran, Internet
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian dokumen
2. Peserta didik mampu mengidentifikasi jenis dokumen
3. Peserta didik mampu menjelaskan Prosedur
penanganan dokumen
4. Peserta didik mampu menerapkan Prosedur penanganan
dokumen
5. Peserta didik mampu menjelaskan Prosedur
penyimpanan dokumen
6. Peserta didik mampu menerapkan Prosedur
penyimpanan dokumen
7. Peserta didik mampu menjelaskan Prosedur perawatan
dokumen
8. Peserta didik mampu menerapkan Prosedur perawatan
dokumen
9. Peserta didik mampu mengidentifikasi jenis
sarana/prasarana pengelolaan dokumen
Pemahaman Bermakna 1. Peserta didik melalui kerja sama kelompok dapat
memecahkan masalah dan mencapai suatu tujuan yang
direncanakan.
2. Peserta didik dapat beradaptasi dengan lingkungannya
berada dan dapat menyikapi segala kondisi perubahan
yang ada di lingkungan kerja/belajar/masyarakat.
3. Peserta didik dengan bekal pemahaman dimensi Profil
Pelajar Pancasila dapat menerapkan dalam kehidupan
sehari-hari.
Pertanyaan Pematik 1. Apakah yang membuat anda tertarik dengan
mempelajari manajemen perkantopran dan layanan
bisnis?
2. Jika kamu bekerja di suatu kantor atau perusahaan
posisi jabatan apa yang diharapkan?
Persiapan Pembelajaran
1. Guru membuat video pembelajaran tentang materi
dasar - dasar prosedur penanganan dokumen,
jenis peralatan pengelolaan dokumen, dan
prosedur penyimpanan dokumen berbasis

kerja
2. Guru membuat membuat bahan ajar / modul tentang
materi dasar - dasar prosedur penanganan
dokumen, jenis peralatan pengelolaan dokumen,
dan prosedur penyimpanan dokumen berbasis
kerja

KEGIATAN PEMBELAJARAN
PERTEMUAN 1 (6 JP/Minggu)
ALOKAS
TAHAP
KEGIATAN PEMBELAJARAN I
PEMBELAJARAN
WAKTU
A. KEGIATAN PENDAHULUAN
Pendahuluan 30 menit
(persiapan/orientasi) - Berdoa untuk memulai pembelajaran
- Memeriksa kehadiran peserta didik
- Menyiapkan fisik dan psikis peserta
didik dalam mengawali kegiatan
pembelajaran
Apersepsi
- Mengaitkan materi/tema/kegiatan
pembelajaran yang akan dilakukan
dengan pengalaman peserta didik
- Mengingatkan kembali materi
prasyarat dengan bertanya.
- Mengajukan pertanyaan yang ada
keterkaitannya dengan pelajaran yang
akan dilakukan
Motivasi
- Memberikan gambaran tentang
manfaat mempelajari pelajaran yang
akan dipelajari dalam kehidupan
sehari-hari.
- Menyampaikan tujuan pembelajaran
pada pertemuan yang berlangsung
- Mengajukan pertanyaan
B. KEGIATAN INTI
Sintak Model Mandiri dan bernalar kritis 210 menit
Discovery Learning Siswa diberi motivasi atau rangsangan
untuk memusatkan perhatian pada
topik dokumen berbasis digital
1. Stimulation dengan cara, mengamati (M1) tayangan
(Pemberian gambar/video dokumen berbasis
rangsangan) digital kemudian menampilkan contoh-
contoh kasus kontekstual yang terjadi
seputar di masyarakat saat ini.
Mandiri dan bernalar kritis
2. Problem statemen  Peserta didik diminta memberikan

ALOKAS
TAHAP
PEMBELAJARAN
WAKTU
tanggapan dan pertanyaan terkait
(pertanyaan/identif video dan contoh kontekstual terkait
ikasi masalah) materi.
 Peserta didik diberikan penugasan
praktik untuk dkerjakan selama proses
pembelajaran.
 Peserta didik diminta untuk
memperhatikan instruksi pengerjaan
yang diberikan dengan seksama agar
dapat mengerjakan dengan tepat dan
presisi sesuai prosedur.
 Peserta didik diberikan kesempatan
untuk bertanya, dan guru memberikan
kesempatan kepada peserta didik jika
masih ada yang kurang dipahami dari
instruksi tugas.
Mandiri, kreatif dan bernalar kritis
3. Data collection Peserta didik melakukan eksplorasi
(pengumpulan data) terhadap muatan materi yang
terkandung dalam penugasan praktik
secara mandiri dari bahan ajar yang
telah diberikan dan melalui internet.
Bergotong royong dan komunikasi
Peserta didik mengerjakan penugasan
yang diberikan sambil mengecek
kesesuaiannya dengan instruksi tugas.
Kreatif, bergotong royong dan
4. Data processing bernalar kritis
(pengolahan Data) Peserta didik dalam kelompoknya
berdiskusi mengolah data hasil
pengamatan dengan cara,
mengolah informasi (M4) yang sudah
dikumpulkan dari hasil kegiatan
mengamati dan kegiatan mengumpulkan
informasi
5. Verification bernalar kritis
(pembuktian) Peserta didik diminta untuk

ALOKAS
TAHAP
PEMBELAJARAN
WAKTU
memverifikasi hasil pekerjaannya
sebelum dikumpulkan.
Peserta didik diminta untuk
mengumpulkan hasil pekerjaan kepada
guru.
Peserta didik menyajikan hasil aktivitas
pembelajaran di depan kelas, peserta
didik lain diminta untuk saling
memberikan tanggapan.
6. Generalization Peserta didik diminta untuk
(menarik kesimpulan) memberikan kesimpulan atas
pembelajaran dan penugasan yang
dipraktikkan.
Guru memberikan penguatan terhadap
materi pembelajaran yang dipelajari
kepada seluruh peserta didik.
C. KEGIATAN PENUTUP
Peserta didik mengerjakan asesmen 30 menit
yang diberikan guru.
Peserta didik diminta untuk membuat
refleksi pembelajaran
Guru memberikan kesimpulan
pembelajaran dan menyampaikan
sekilas materi pertemuan berikutnya.
ALOKAS
TAHAP
PEMBELAJARAN
WAKTU
Pendahuluan 30 menit
(persiapan/orientasi) - Berdoa untuk memulai pembelajaran
pembelajaran
Apersepsi

ALOKAS
TAHAP
PEMBELAJARAN
WAKTU

- Mengingatkan kembali materi
prasyarat dengan bertanya.
akan dilakukan
Motivasi
- Memberikan gambaran tentang
manfaat mempelajari pelajaran yang
akan dipelajari dalam kehidupan
sehari-hari.
B. KEGIATAN INTI
Sintak Model Mandiri dan bernalar kritis 210
Discovery Learning Siswa diberi motivasi atau rangsangan menit
untuk memusatkan perhatian pada
topik dasar-dasar prosedur
1. Stimulation penanganan dokumen dengan cara,
(Pemberian mengamati (M1) tayangan
rangsangan) gambar/video kemudian menampilkan
contoh-contoh kasus kontekstual yang
terjadi seputar di masyarakat saat ini.
(pertanyaan/identif tanggapan dan pertanyaan terkait
ikasi masalah) video dan contoh kontekstual terkait
materi.
pembelajaran.

ALOKAS
TAHAP
PEMBELAJARAN
WAKTU
instruksi tugas.
informasi
guru.
6. Generalization Peserta didik diminta untuk
(menarik kesimpulan) memberikan kesimpulan atas

ALOKAS
TAHAP
PEMBELAJARAN
WAKTU
pembelajaran dan penugasan yang
dipraktikkan.
C. KEGIATAN PENUTUP
refleksi pembelajaran.
pembelajaran dan menyampaikan
sekilas materi pertemuan berikutnya.
TAHAP ALOKASI
PEMBELAJARAN WAKTU
Pendahuluan 30
(persiapan/orientasi) - Berdoa untuk memulai pembelajaran menit
pembelajaran
Apersepsi
- Mengingatkan kembali materi prasyarat
dengan bertanya.
akan dilakukan
Motivasi
- Memberikan gambaran tentang manfaat
mempelajari pelajaran yang akan
dipelajari dalam kehidupan sehari-hari.

TAHAP ALOKASI
PEMBELAJARAN WAKTU

B. KEGIATAN INTI
Discovery Learning Siswa diberi motivasi atau rangsangan menit
untuk memusatkan perhatian pada topik
jenis peralatan pengelolaan dokumen
1. Stimulation dengan cara, mengamati (M1) tayangan
(Pemberian gambar/video kemudian menampilkan
rangsangan) contoh-contoh kasus kontekstual yang
terjadi seputar di masyarakat saat ini.
(pertanyaan/identif tanggapan dan pertanyaan terkait video
ikasi masalah) dan contoh kontekstual terkait materi.
pembelajaran.
instruksi tugas.

TAHAP ALOKASI
PEMBELAJARAN WAKTU
informasi
guru.
6. Generalization Peserta didik diminta untuk memberikan
(menarik kesimpulan) kesimpulan atas pembelajaran dan
penugasan yang dipraktikkan.
C. KEGIATAN PENUTUP
Peserta didik mengerjakan asesmen 30
yang diberikan guru. menit
pembelajaran dan menyampaikan sekilas
materi pertemuan berikutnya.
PERTEMUAN 4 (6 JP X 45 MENIT = 270 MENIT)

TAHAP ALOKASI
PEMBELAJARAN WAKTU
Pendahuluan 30
(persiapan/orientasi) - Berdoa untuk memulai pembelajaran menit
pembelajaran
Apersepsi
- Mengingatkan kembali materi prasyarat
dengan bertanya.
akan dilakukan
Motivasi
- Memberikan gambaran tentang manfaat
mempelajari pelajaran yang akan
dipelajari dalam kehidupan sehari-hari.
B. KEGIATAN INTI
Discovery Learning Siswa diberi motivasi atau menit
rangsangan
untuk memusatkan
1. Stimulation
(Pemberian perhatian pada topik prosedur
rangsangan) penyimpanan dokumen
berbasis digital dengan cara,
mengamati (M1) tayangan
gambar/video kemudian menampilkan
contoh-contoh kasus
kontekstual yang terjadi seputar di
masyarakat saat ini.

TAHAP ALOKASI
PEMBELAJARAN WAKTU
tanggapan dan pertanyaan terkait video
(pertanyaan/identif dan contoh kontekstual terkait materi.
ikasi masalah)  Peserta didik diberikan penugasan
pembelajaran.
instruksi tugas.
informasi

TAHAP ALOKASI
PEMBELAJARAN WAKTU
guru.
6. Generalization Peserta didik diminta untuk memberikan
(menarik kesimpulan) kesimpulan atas pembelajaran dan
penugasan yang dipraktikkan.
C. KEGIATAN PENUTUP
pembelajaran dan menyampaikan sekilas
materi pertemuan berikutnya.
ASESMEN
Asesmen Formatif 1
A. Jawablah pertanyaan berikut dengan memilih jawaban A, B,C, D atau

E yang dianggap paling tepat!
1. Album foto dalam smartphone merupakan sistem aplikasi yang
termasuk kegiatan yang disebut dengan...

A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Dokumen digital
D. Dokumen manual
E. Dokumen vitual
2. Gambar profile yang terlihat pada akun di media sosial kita

merupakan....
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Dokumen digital
D. Dokumen elektronik
E. Informasi elektronik
3. Hal yang membedakan secara jelas antara dokumen dan dokumentasi
terlihat pada bentuk fisik keduanya bahwa....
A. Dokumen berupa benda/informasi dan dokumentasi berupa
perlakukan terhadap dokumen.
B. Dokumen merupakan unit kerja sedangkan dokumentasi
merupakan unit kerja
C. Memiliki sifat pasif dan sebaliknya dokumentasi bersifat aktif
D. Dokumen berfungsi sebagai alat bukti sedang dokuementasi
berfungsi untuk mengolah dokumen.
E. Dokumen menunjang penelitian dan dokumentasi menyiapkan
informasi.
4. Salah satu syarat sesuatu dikatakan sebuah dokumen apabila berupa
material atau memiliki wujud fisik. Oleh karena itu berikut ini yang
tidak merupakan wujud fisik dokumen elektronik adalah....
A. Tulisan
B. Gambar
C. Suara
D. Vidio
E. Surat
5. Sebagai sebuah dokumen perlu dilakukan pemeliharaan agar do-kumen
tetap dalam keadaan baik. Hal ini merupakan....
A. Syarat dokumen
B. Fungsi dokuemen
C. Ciri dokumen
D. Manfaat dokumen
E. Tujuan dokumen
6. Dalam persidangan suatu perkara mesti harus ada bukti diri pelapor
dan terlapor berupa KTP dan dokumen lainnya yang memperkuat kasus

tersebut masuk kepersidangan. Dalam hal ini semua dokumen yang
dilampirkan merupaka bukti otentik dari perkara tersebut. Untuk itu
dokumen dalam hal ini merupakan....
A. Peran dokumen
B. Tujuan dokumen
C. Fungsi dokumen
D. Ciri dokumen
E. Syarat dokumen
7. Adanya dokumen sejarah akan memberikan bukti otentik terhadap
keberadaan suatu negara, organisasi, perusahaan atau seseorang.
Melihat hal tersebut peranan dokumen sejarah adalah....
A. Membantu pelayanan dibidang dokumentasi.
B. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
C. Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
D. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
E. Membuat dan mengembangkan katalog.
8. Rekaman suara Proklamasi dari Presiden pertama RI Bapal Ir.
Soekarno yang sering kita dengar merupakan contoh dokumen
penerangan. Hal ini berarti tergolong dokumen menurut...
A. Pemakaian
B. Nilai kegunaan
C. Sumber
D. Fungsi
E. Penelitian
9. Dokumen berbasis digital dapat berbentuk manual jika dilakukan....
A. Akses, sortir, edit, validasi, cetak.
B. Akses, edit, sortir, cetak.
C. Akses, sortir, edit, cetak , validasi.
D. Mencari, menyortir, scanning, simpan, cetak.
E. Mengumpilkan, menyortir, mengedit, mencetak.
10. Mengetahui jumlah berapa yang akan diberi salinan dokumen sehingga
dokumen master akan dibuat dengan kualitas dan bahannya
menyesuaikan alat / mesin penggga.Hal ini merupakan prosedur kerja
pengelolaan dokumen pada tahap mencipta ....
A. Jenis data/informasi yang dibutuhkan organisasi.
B. Legalitas dari pihak terkait.
C. Mencetakform/dokumen sebagai master untuk digandakan.
D. Aplikasi / sistem yang digunakan.
E. Kuantitas penggunaan dokumen.

11. Mesin pengganda yang akan digunakan untuk memperbanyak cetakan
akan dipilih sesuai dengan jumlah lembar yang dibu-tuhkan. Hali ini
merupakan standar kerja dalam pengelolaan dokumen pada tahap...
A. Mencipta.
B. Menggandakan.
C. Mengolah.
D. Mendistribusikan.
E. Menyimpan.
12. Sisitem pengaturan pada aplikasi smarthpone akan menggunakan
kartu untuk melakukan operesi pada smartphone tersebut. Label yang
digunakan pada setiap simcard menggunakan teknik penyimpanan ....
A. Subject system.
B. Geografik system.
C. Koronoligis system.
D. Alphabet system.
E. Numeric system.
13. Memindahkan atau mengcopy file dari falshdisk dengan tidak me-
rubah file aslinya kemudian menyimpannya di komputer termasuk
proses kearsipan elektronik ...
A. Mutasi
B. Migrasi
C. Scanning
D. Conversion
E. Importing
14. Untuk menghindari perubahan terhadap format dan isi pada saat
dokumen diditribusikan , makan dokumen harus di migrasi dalam
bentuk....
A. PDF
B. EXCEL
C. WORD
D. TIF
E. TXT
15. Customer service pada sebuah layanan bisnis selalu diberi fasilitas 1
unit komputer dalam pelayanannya. Hal ini merupakan kebi-jakan
organisasi untuk meminimalisir...
A. Pencurian data.
B. Terhapusnya data.
C. Hilangnya data.
D. Rusaknya data.
E. Rusaknya sistem dan sarana layanan.

Asesmen Formatif 2
B. Jawablah pertanyaan berikut dengan benar dan jelas!

1. Apa yang dimasud dengan dokumen elektronik?
2. Untuk menjaga dokumen eletronik dikomputer Kalian selalu aman apa -saja
yang dapat dilakukan?
3. Pada prosedur pengideksan dokumen elektronik terdapat tiga metode
jelaskan!
4. Sebutkan jenis sarana peyimpanan untuk dokumen elektronik yang Kalian
kenal?
5. Sebutkan dampak penyimpanan dokumen digital yang menggunakan sistem
elektronik ?
Asesmen Formatif 3
II. Uji Praktik .

A. Soal Praktik.
Sebagai seorang admin pada hari ini Kalian akan mengerjakan tugas
penyimpanan dokumen elektronik yang telah di import dr smartphone
beberapa hari lalu di komputer (tugas 3 diatas). Selanjutnya untuk
memudahkan pencarian kapanpun dimanapun dan menggunakan sarana
apapun data Kalian dapat dibuka, maka Kalian harus menyimpannya dalam
google cloud atau drive virtual. Untuk itu pada hari ini silahkan kalian
pindahkan doku-men yang ada dikomputer kedalam google drive kalian.
Kumpulkan tugas Kalian dalam bentuk link folder di google drive kalian.
B. Waktu mengerjakan project 1 x 45 menit.
C. Prasyarat.
Untuk mengerjakan uji praktik ini Kalian harus memiliki kriteria
ketuntasan tujuan pembelajaran pada diatas point A yang dibuktikan
dengan nilai capaian pembelajaran pengetahuan minimal 80 %.
D. Alat dan bahan.
1. Komputer 1 unit
2. Internet
3. Dokumen pribadi yang ada dikomputer.
4. Akun google.(email aktif)
5. Daya listrik.
6. Atk.
E. Langkah kerja.
1. Nayalakan komputer.
2. Pastikan komputer terhubung internet.
3. Buka folder atas nama peerserta didik yang telah disimpan sebelumnya.

4. Cek folder nama tersebut terdapat 3 folder.
5. Buka folder dokumen
6. Cek jumlah filenya.
7. Buka google drive melalui akun google kalian.
8. Buat folder baru atas nama peserta didik.
9. Import 3 folder kedalam folder baru atas nama peserta didik.
10 setelah berhasil klik buat link.
11 muncul menu share pilih menu share kesemua orang dengan memilih
orang lain hanya membaca.
12.Klik salin link dan kirim link ke email/ wa pembimbing Kalian.
PENGAYAAN DAN REMEDIAL

Pengayaan Dan Remedial
A. Pengayaan
Pengayaan diberikan pada peserta didik yang memperoleh nilai >86 , dengan
memberikan tugas mencari materi Peralatan dan aplikasi teknologi
perkantoran
B. Remedial
Apabila 75% siswa mendapat nilai dibawah KKM maka pembelajaran remedial
dilakukan secara klasikal, dengan meninjau kembali LKPD atau buku ajar jika
diperlukan maka buku ajarakan di perbaiki sesuai dengan kemampuan peserta
didik.
Apabila 75 % siswa telah memperoleh nilai diatas KKM, maka pembelajaran
remedial dilakukan secara individu dengan melakukan tes ulang.
Referensi
Rasto, M.Pd, Dr. 2015. Manajemen Perkantoran Modern- Paradigma
Baru.Bandung: Alfabeta.
Arora, SP.2009. Office Organisasi and Management.2 nd Edition. Verlag Vikas
Publishing House Pvt Ltd.
Rao, MET. 2000. Office Organization and Management. New Delhi: Atlatic
Publishers and Distributors.
Sumanthy, V. Et al. 2011 Office management. Tamilnadu Texbook corporation.

Wastebusters. 2013. The Green Office Manual. Aguide to Reponsible
Practice.Routledge.
Refleksi
a. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran?
b. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran?
c. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
d. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi
dengan baik?
e. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini?
f. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan
pembelajaran?
g. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
LAMPIRAN RINGKASAN MATERI
A.Pengertian dokumen digital

Dokumen Digital adalah sebuah konsep pengumpulan, penyimpanan dan
pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan atau gambar elektronik yang dapat
dipakai sebagai bukti atau keterangan.
Saat ini penggunaan dokumen digital di Indonesia sudah semakin meluas,
ditandai dengan semakin banyaknya masyarakat yang memiliki eKTP.Menurut
Prof. Zudan Arif Fakrulloh selaku Direktur Jenderal Kependudukan dan
Pencatatan Sipil (DUKCAPIL), kini ada sudah ada 194,6 juta penduduk Indonesia
yang memiliki eKTP (per 31 Desember 2020). Hal ini menunjukan bahwa
Indonesia sedang berprogres menuju ekosistem digital.
Berikut adalah beberapa keunggulan dan keuntungan dari menggunakan dokumen

digital
 Mengurangi penggunaan ruang untuk menyimpan dokumen atau data fisik

 Efisiensi biaya: meminimalisir biaya yang digunakan untuk mencetak dan
menyimpan dokumen fisik

 Aksesibilitas dan kemudahan pencarian data: data yang dikonversikan
menjadi digital akan lebih mudah dan cepat untuk diakses dan dicari
ketimbang dengan dokumen fisik
 Ramah lingkungan: digitalisasi dokumen akan sangat mengurangi penggunaan
kertas dan tinta serta material yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen
fisik
 Data sharing: data yang sudah dikonversi menjadi digital akan sangat mudah
disimpan dan dibagikan kepada orang lain
Contoh atau jenis dokumen digital yang sudah ada di Indonesia adalah Kartu
Keluarga, Akta Kelahiran, Kartu Pernikahan, eKTP. Kedepannya Sertifikat Tanah,
Kartu Identitas Anak (KIA), dokumen lain nya juga akan berganti menjadi digital.
B. Dasar-dasar Prosedur Penanganan Dokumen
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang
harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu
memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan
dan keselamatan kerja, Prsedur Masuk Sekolah, Prosedur berangkat sekolah, dan
sebagainya. Dokumen secara harfiah bisa diartikan sebagai sesuatu yang
tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan
dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. Namun
secara fisik dalam dunia ekonomi praktis, dokumen adalah surat penting atau
berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai
sebagai bukti ataupun keterangan. Secara lebih luas, semua data-data yang
dikumpulkan baik secara digital, lisan, maupun tertulis bisa dikategorikan sebagai
dokumen.
1. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
a. Dokumen pribadi: dokumen menyangkut kepentingan pribadi perorangan.

Contohnya KTP, ijazah, akta lahir, paspor)
b. Dokumen niaga: dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Dokumen
niaga berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat
pembayaran. Contohnya cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat
pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.
c. Dokumen sejarah: dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Dapat berupa
catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang
terjadi pada masa lalu. Contoh: fosil, rekaman film perjuangan,
autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi
d. Dokumen pemerintah: dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan dari
suatu pemerintahan. Jenis dokumen ini digunakan sebagai pembuktian

kegiatan suatu pemerintahan. Contohnya Keputusan Presiden, Undang-
Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian
kerjasama antar Negara.
2. Jenis dokumen berdasarkan fungsinya
a. Dokumen dinamis: dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam

proses penyelesaian pekerjaan kantor.
b. Dokumen statis: dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam
proses pekerjaan kantor.
3. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
a. Dokumen literer: dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar,

atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contohnya buku,
majalah dan film.
b. Dokumen korporil: dokumen yang berupa benda sejarah, biasanya
dikumpulkan di dalam museum. Contohnya arca, pakaian adat, patung, uang
kuno, keris.
c. Dokumen privat: dokumen yang berupa surat atau arsip, disimpan dengan
menggunakan sistem kearsipan. Contohnya surat dinas, surat berharga,
surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.
C. Penanganan Dokumen
1. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai
berikut :
a. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu
yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai
keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar
tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak
dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan
menggunakan alat dan perantara.

f. Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat
tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin,
dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.
2.Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan
secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label
tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data
fisik.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam
penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses
penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang
dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena
sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system
komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak
tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk,
Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data
konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan
banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat
dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data
maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan
kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data
akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan.
Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan
manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian
proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan
yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan.
Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut

perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital.Setiap
materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan
terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak
bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.Perlindungan hak cipta dan
sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message
(steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna
untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata
tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk
menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang,
tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
3.Peraturan cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi

kepegawaian
a. Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat
khusus.
b. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau
sesuai masalahnya.
c. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
d. Pastikan dokumen ada ditempat aman.
e. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
f. Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel)
dalamrak/lemari.
g. Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/lengket.
h. Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek
umur dokumen
i. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu,
pastikan memberi penanda ditempatnya.
j. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman
denganmenggunakan scanner.
PERALATAN KEARSIPAN
Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan
sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang.Sering
data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki
banyak salinan.Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan.Peranan
arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk
didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa

tercapai dengan effektif.Walaupun sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di
komputer, banyak jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu
saja.Perlengkapan kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan
yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik mereka.Meskipun data-data
bisa diarsipkan dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara
hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan.Ada macam-macam alat
pengarsipan dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.
1.Pengertian Peralatan Kearsipan
Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009, dalam pengelolaan arsip

membutuhkan dukungan sarana dan prasarana dalam pelaksanaannya. Peralatan
dan Perlengkapan arsip adalah sarana pendukung dari pengelolaan arsip.Dalam
pemilihan peralatan arsip haruslah memperhatikan baikburuknya kualitas
peralatan arsip.Hal ini dikarenakan dengan baik buruknya kualitas peralatan arsip
berpengaruh terhadap jangka waktu penyimpanan arsip.Beberapa bahan yang
tahan lama adalah bahan-bahan yang memiliki kualitas yang terbaik.
Hal ini dikarenakan dengan baik buruknya kualitas peralatan arsip berpengaruh
terhadap jangka waktu penyimpanan arsip.Beberapa bahan yang tahan lama
adalah bahan-bahan yang memiliki kualitas yang terbaik.Adapun beberapa
material yang dapat bertahan lama adalah seperti, yang terbuat dari logam, kayu
jati, aluminium, besi baja maupun bahan kuat lainnya.
2. Fungsi Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Arsip
Adapun fungsi dari peralatan dan perlengkapan arsip adalah :
 Sebagai sarana penyimpan arsip;

 Sebagai alat untuk membantu, mempercepat, meringankan, dan
mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan;
 Arsip dapat terlindungi dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan
lama.
Berdasarkan fungsi dari peralatan arsip, untuk menentukan peralatan yang
digunakan dalam penyimpanan arsip disesuaikan dengan bagaimana cara
penyimpanan arsipnya. Ada beberapa metode dalam penyimpanan arsip yaitu
sebagai berikut:

1. Penyimpanan Arsip Horizontal yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling
bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip
disusun berderet ke belakang.
3. Pengarsipan lateral yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun
berderet menyamping
3. Pertimbangan dalam Penentuan Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan

Arsip
Dalam penentuan peralatan dan perlengkapan arsip, ada beberapa hal

pertimbangan yaitu
1. Bentuk Fisik Arsip : bentuk fisik dari arsip yang bermacam-macam

menentukan peralatan dari penyimpanan arsip. Misal bentuk arsip CD, maka
peralatan yang digunakan akan berbeda dengan bentuk arsip yang
berbentuk kertas.
2. Frekuensi Penggunaan Arsip : Arsip yang akan sering digunakan, peralatan
yang digunakan dalam penyimpanan arsip akan berb
3. eda dengan arsip yang frekuensi penggunaannya sangat rendah.
4. Durasi waktu penyimpanan arsip baik file aktif dan inaktif: lama arsip
disimpan juga merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan jenis
peralatan dan perlengkapan arsip.
5. Lokasi (Sentralisasi dan desentralisasi) : lokasi tempat penyimpanan arsip
juga mempengaruhi dalam penentuan jenis dan peralatan arsip hal ini
dipertimbangkan faktor fleksibilitas.
6. Ukuran ruang yang tersedia : Apabila ukuran ruangan yang tersedia sangat
mini malis maka penentuan perlengkapan arsip juga menentukan.
7. Bentuk Organisasi : Organisasi yang besar dan organisasi yang kecil,
volume arsip yang diciptakan jelas berbeda, sehingga peralatan dan
perlengkapan juga perlu dipertimbangkan.
8. Jaminan Keamanan : Penentuan jenis perlengkapan dalam pengelolaan arsip
juga mempertimbangkan keamanan dari arsip yang dikelola.
4. Peralatan Pendukung Pengelolaan Arsip
Dengan memperhatikan pertimbangan dalam penyimpanan arsip ada beberapa

peralatan pendukung dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :

1. Filling Cabinet merupakan perlengkapan untuk menyimpan arsip dinamis
dan penggunaannya secara vertikal berderet ke belakang. Filling cabinet
terdiri dari beberapa laci, dari satu hingga 6 laci, akan tetapi yang paling
banyak digunakan adalah 4 laci. Setiap laci idealnya memiliki daya tampung
50 buah folder degan jumlah guide/sekat sekitar 20-40 buah. Filling
cabinet yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis sebaiknya memiliki
kunci pengaman agar isi dokumen dapat terjaga dengan baik. Gambar
filling kabinet yang ditunjukkan pada Gambar berikut ini :
2. Rotary adalah salah satu tempat penyimpanan arsip yang disimpan secara
lateral. Rotary disebut juga dengan filing cabinet berputar. Dalam proses
menempatkan dan temu kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
Rotary terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Berikut
gambarnya:
3. Lemari Arsip merupakan tempat penyimpanan berbagai bentuk arsip,

disimpan menyamping (lateral) dan arsip dimasukkan terlebih dahulu ke
dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Jenis perlengkapan ini
sering digunakan di lingkungan perkantoran.

4. Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu. Dalam penggunaannya arsip yang
disimpan dalam rak arsip disusun secara lateral (menyamping) dan
dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip
diletakkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak
arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
Mengetahui Patumbak, Juli 2023

Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran
Syafridah,S.Pd Novyanti Kartina Damanik, S.Pd

NIP. 19670715 199702 2 001 NIP.19880421 201403 2 001

Modul 5 Novy

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 5 Novy

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL AJAR

DASAR-DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS

Satuan Pendidikan SMK NEGERI 1 PATUMBAK

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

dengan pengalaman peserta didik

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

pada pertemuan yang berlangsung

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

PERTEMUAN 4 (6 JP X 45 MENIT = 270 MENIT)

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

A. Jawablah pertanyaan berikut dengan memilih jawaban A, B,C, D atau

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

2. Gambar profile yang terlihat pada akun di media sosial kita

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

B. Jawablah pertanyaan berikut dengan benar dan jelas!

II. Uji Praktik .

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

PENGAYAAN DAN REMEDIAL

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

LAMPIRAN RINGKASAN MATERI

A.Pengertian dokumen digital

dipakai sebagai bukti atau keterangan.

Saat ini penggunaan dokumen digital di Indonesia sudah semakin meluas,

ditandai dengan semakin banyaknya masyarakat yang memiliki eKTP.Menurut

Prof. Zudan Arif Fakrulloh selaku Direktur Jenderal Kependudukan dan

Indonesia sedang berprogres menuju ekosistem digital.

Berikut adalah beberapa keunggulan dan keuntungan dari menggunakan dokumen

 Mengurangi penggunaan ruang untuk menyimpan dokumen atau data fisik

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

B. Dasar-dasar Prosedur Penanganan Dokumen

1. Jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

a. Dokumen pribadi: dokumen menyangkut kepentingan pribadi perorangan.

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

2. Jenis dokumen berdasarkan fungsinya

a. Dokumen dinamis: dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam

3. Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

a. Dokumen literer: dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar,

1. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

2.Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

3.Peraturan cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

1.Pengertian Peralatan Kearsipan

Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009, dalam pengelolaan arsip

2. Fungsi Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Arsip

Adapun fungsi dari peralatan dan perlengkapan arsip adalah :

 Sebagai sarana penyimpan arsip;

Novyanti Kartina Damanik, S.Pd SMK Negeri 1 Patumbak

3. Pertimbangan dalam Penentuan Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan

Dalam penentuan peralatan dan perlengkapan arsip, ada beberapa hal

1. Bentuk Fisik Arsip : bentuk fisik dari arsip yang bermacam-macam