TUGAS 1 ASIP 4324

Arianto
NIM 041608017
1. Sebutkan ciri-ciri aarip vital?
a. Harus ada demi kelangsungan hidup oraganisasi
b. Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan
c. Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan
d. Memerlukan asset bagi oraganisasi
e. Memliki fungsi dinamis
f. Diklasifikasi sebagai arsip tingkat/ kelas Satu

2. Fungsi arsip viatal adalah sebagai alat bukti hukum dan legitimasi. Berikan penjelasan dan
contohnya?
Dalam kaitannya dengan hukum acapkali membutuhkan legalitas pengakuan terhadap
keberadaan sesuatu. Legalitas pengakuan salah satunya dapat dilihat dan dibuktikan dari arsip
yang diciptakan sebagai informasi yang terekam dalam bentuk atau media apapun. Arsip yang
dimaksud sangat dibutuhkan oleh organisasi terutama dalam proses pengadilan yang
memperkarakan pidana ataupun perdata.
Semua organisasi memerlukan arsip dinamis vital ini untuk pembuktian dan penunjang ketika
melakukan penuntutan ataupun pembelaan. Selain itu, arsip dinamis vital yang berada dalam
organisasi khususnya yang terkait dengan pemerintah harus mengacu kepada retensi maupun
kriteria yang ditentukan oleh perusahaan. Sementara semakin banyak arsip-arsip ini
diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum terutama di pengadilan maka
semakin jelaslah jika arsip vital yang demikian dapat dipergunakan dalam menunjang litigasi
contoh Rekaman video ujaran kebencian, video kejadian atau pristiwa yang menyebabkan
terjadinya tututan hokum, video tankap tangan pejanbat yang menyogok demi memperlancar
bisnis terlarang dan banyak lagi lainnya.

3. Mengapa arsip vital perlu dikelolah dan dilindungi?

1. Alasan ekonomi
Setiap oraganisasi tidak dapat dipisahkan dengan sutau upaya pencapaian tujuan dengan
cara efisien dan efektif, dalam pengolaaan arsip ekonomisnya tentunya menyangkut biaya
pemeliharaan termasuk peralatan dan penggunaan ruang penyimpanan arsip, organisasi
menyadari sekali bahwa jika arsip vitalnya hilang atau rusak bukan tidak mungkin
mengeluarkan biaya yang besar dan tidak lagi efisien.
2. Alasan hukum
mengamankan arsipnya secara khusus. Itu semua dikarenakan setiap organisasi
memerlukan status hukum, entah itu keberadaannya, eksistensinya bukti legal bagi
organisasi. Keberadaan organisasi akan lebih diakui apabila maupun hubungannya dengan
 organisasi yang lain. Itu semua merupakan organisasinya mampu memperlihatkan dengan
bukti-bukti yang legal sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Alasan inilah yang menjadi
barometer bagi organisasi mengapa diperlukan pengelolaan terhadap arsip vital.
Organisasi tidak ingin, ketiadaan bukti legal ini mempengaruhi perkembangan organisasi,
oleh karena itu, rasanya mutlak adanya pengamanan secara khusus terhadap arsip vital
tidak sekedar hanya mengelola arsip-arsip dinamis lainnya. Dengan dimilikinya bukti-bukti
legal yang terkandung dalam arsip sudah tentu akan mempermudah bagi organisasi dalam
menjalankan operasionalnya karena terpenuhinya semua persyaratan dari sisi aspek legal.

3.Alasan Politis
Informasi yang terdapat pada arsip acapkali menyangkut rahasia organisasi, baik itu yang
menyangkut kebijakan maupun 'privacy' dari orang-perorang dalam organisasi. Informasi-
informasi ini hanya dapat diketahui oleh pencipta arsip atau orang-orang tertentu.
Dikhawatirkan apabila informasi ini diketahui oleh orang atau pihak yang tidak berhak maka
akan berdampak kepada 'kebangkrutan' ataupun 'kekisruhan' dalam suatu organisasi. Oleh
sebab itu, arsip-arsip yang dimaksud ini perlu dikelola khusus dengan tujuan supaya tidak
ada pihak-pihak lain yang tidak berhak mengetahui informasinya. Pengelolaan terhadap
arsip ini cenderung politis terkait dengan kepentingan organisasi dan biasanya sulit
dipisahkan, faktor kepentingan politik organisasi akan senan tiasa mengiringi proses
pengelolaan aarsip vital ini.

Ketiga alasan inilah mengapa sutau arsip dikelola dan perlu dilindungi.

3. Sebutkan dan uraikan pendekatan dan tahapan-tahapan yang dimaksud?

Untuk melakukanidentifikasi arsip vital maka berikut ini ada beberapa pendekatan dalam
identifikasi arsip vital, pendekatan disini lebih kepada cara pandang kita untuk memahami
terhadap suatu persoalan. Cara pandang ini bisa ditinjau dari analisis organisasinya,
penggolongan klasifikasi arsip maupun analisis resiko atau untung ruginya bagi organisasi.

A. ANALISIS ORGANISASI
Analisis organisasi merupakan suatu analisa terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh
organisasi. Setiap organisasi tentunya memiliki fungsi-fungsi yang berbeda satu sama
lainnya sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin ditempuhnya. Fungsi dari organisasi
dapat berupa kegiatan administrasi, keuangan, penelitian, sumber daya manusia,
pemasaran, penjualan, pabrikasi dan sebagainya. Dalam melakukan analisis kita diminta
untuk dapat mencermati fungsi-fungsi yang dimiliki organisasi. Untuk dapat menentukan
kegiatan inti dari organisasi serta persyaratan hokum yang harus dipenuhi akan membantu
dalam mengidentifikasi arsip vital. Dari analisis organisasi dan tugas fungsi di atas kita dapat
mengambil contoh tugas dan fungsi berbagai instasi yang berbeda.
Sebuah bank memproses kegiatan menabung, penarikan uang dan transaksi lainnya,
 memberi pinjaman serta menagih hutang, dan menyimpan serta mentransfer Perusahaan
hukum mewakili kliennya, pabrik kendaraan mengembangkan, mengetes, memproduksi,
menjual mobil, truk atau kendaraan lainnya. Suatu pemerintah kotapraja
harus memelihara keselamatan umum, memungut pajak, menerbitkan izin bangunan, dan
sebagainya. Dari tugas pokok dan kegiatan inti dari perusahaan dan organisasi
tersebut kita dapat memperkirakan arsip-arsip vitalnya. Dari uraian di atas maka dapat
disimpulkan bahwa kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui
dan memahami:
1. Tugas dan Fungsi Organisasi melalui Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan mekanisme formal dalam suatu organisasi yang berfungsi
untuk memperlihatkan pola tetap hubungan antara fungsi- fungsi, bagian-bagian ataupun
posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan
tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Setiap organisasi di dalam
menyusun struktur organisasi sangat memperhatikan beberapa hal di antaranya :
a. Strategi Organisasi Struktur organisasi dirancang mengikuti strategi yang akan dicapai
oleh organisasi, strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran
komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan, Aliran kerja sangat
dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga
berubah.
b. Personil/ SDM
Personil yang terlibat dalam suatu organisasi juga sangat mempengaruhi penyusunan
struktur organisasi. Kemampuan dan cara berpikir personil setidaknya menjadi
pertimbangan karena akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan
hubungan antar satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi.
c. Ukuran organisasi
Semankin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin komplek sehingga
harus dipilih bentuk struktur yang tepat dan cocok bagi organisasi. Struktur akan
ditampilkan dalam suatu bentuk yang dinamakan bagan organisasi dengan segala fungsi-
fungsi, departemen-departemen dan posisi-posisi yang menunjukan bagaimanan
hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan
dalam kotak-kotak dimana hubungna satu sama lain menunjukkan rantai perintah dan
jalur komunikasi yang formal.
2. Fungsi-fungsi operatif/ subtantif fungsi-fungsi organisasi dapat dibagi 2 sesuai dengan
tugasnya didalam mendukung tujuan organisasi fungsi tersebut diantaranya :
a. Fungsi operatif/ subtantif memiliki peran didalam pencapaian tujuan organisasi, fungsi-
fungsi berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah dirumuskan didalam tugas
pokok dari setiap organisasi.
b. Fungsi fasilitatif / housekeeping memperlancartujuna organisasi maka seslain satuan-
satuan kerja yang focus didalam pencapaian tujuan organisasi juga perlu didukung ioleh
satuan-satuan kerja lain yang berfungsi untuk membantu kegiatan dari setiap satuan kerja
yang menjalankan fungsi operatif dan subtantif.
3. Kebijakan dan strategi Organisasi
Kebijakan atau stategi organisasi merupakan panduan bagi setiap satuan-satuan kerja didalam
melaksanakan fungsi-fungsi organisasi baikitu operatif maupun fasilitatif karna berfungsi
sebagai satuan arahan yang harus dilaksanakan maka informasi-informasi mengenai kebijakan
atau strategi sudah selayaknya menjadi acuan bagi organisasi itu sendiri, bahkan dengan
memahami kebijakan dan strategi organisasi akan lebih mudah untuk
mengidentifikasi arsip-arsip yang terdapat dalam suatu organisasi karena segala proses
perkembangan organisasi sangat dipengaruhi oleh kebijakan atau strategi yang dibuat oleh
organisasi. Dengan mengenali perkembangan organisasi melalui kebijakan dan strategi
organisasi maka sesungguhnya kita sudah melakukan identifikasi arsip, khususnya yang
terdapat dalam suatu organisasi. Kebijakan dan strategi yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi semakin melengkapi identifikasi kita terhadap perkembangan suatu organisasi.
Dengan memahami dan mempelajari penjelasan di atas, yaitu (1) tugas dan fungsi organisasi
melalui struktur organisasi; (2) fungsi-fungsi operatif dan fasilitatif; maupun (3) kebijakan dan
strategi organisasi; maka pengidentifikasian arsip melalui analisis organisasi diharapkan dapat
terhimpun secara lengkap sehingga bagi kita yang melakukan identifikasi arsip organisasi akan
segera mampu mengenal lebih dekat informasi- informasi apa saja yang tercipta dan
tersimpan di dalam suatu organisasi

B. KLASIFIKASI ARSIP
Identifikasi arsip selanjutnya selain dengan cara menganalisis suatu organisasi adalah
dengan cara melakukan pengklasifikasian arsip. Di Indonesia, pengklasifikasian arsip
terhadap arsip dinamis vital belum ada ketentuan Pedoman yang digunakan selama ini
berupa Peraturan Pemerintah RI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan,
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara, dan itupun muatannya
tidak menjelaskan klasifikasi arsip. Pengklasifikasian arsip dalam konteks ini berusaha
untuk mengelompokkan arsip-arsip yang tercipta dalam suatu organisasi sesuai dengan
kepentingan organisasi, halnya pengklasifikasian arsip dinamis vital dari National Fire
Protection Association Amerika Serikat. Sementara Betty R. Ricks (1992; 246)
memberikan definisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan
kepentingan bagi organisasi, yang meliputi:

1. Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu,

Yaitu arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi, tanpa jenis
arsip ini maka organisasi tidak dapat beroperasional. Kehilangan atau kemusnahan arsip
vital akan dapat menghentikan kegiatan organisasi. Arsip vital yang dimiliki setiap
organisasi berbeda-beda karena dalam suatu organisasi memiliki tujuan yang berbeda
pula. Penyimpanan terhadap arsip vital tentunya memerlukan ekstra perhatian yang
lebih, tidak sekedar suatu tempat yang aman dari bahaya ataupun bencana tetapi juga
akses informasi arsipnya hanya dapat dilakukan oleh pihak-pihak tertentu
yang memiliki kewenangan untuk mengaksesnya. Secara umum contoh tentang arsip
vital adalah: Surat Keputusan berdirinya suatu organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak
 jangka panjang, daftar pemegang saham, hak cipta, dan paten, minit rapat pimpinan,
surat-surat hutang-piutang dan sejenisnya

2.Arsip Penting (Important Records)/ Arsip Kelas Dua

Yaitu arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan
organisasi ataupun masalah-masalah yang memerlukan penyelesaian, arsipjenis ini
dapat diganti dengan cara duplikasi jika itu memang hilang atau rusak karena bencana.
Arsip ini dapat diganti diproduksi ulang namun memakan biaya serta waktu, arsip
penting yang bersipat aktif disimpan pada central file dan besifat inaktif pada pusat
arsip.
3. Arsip Berguna/ Bermanfaat (Useful Records)/ Arsip Kelas Tiga,
Yaitu arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu, arsip jenis
ini jika hilang akan menyebabkan terjadinya gangguan bagi organisasi namun demikian
dapat diganti karena informasinya dapat diperoleh dari sumber yang lain dan tidak
terpaku pada satu tempat. Dengankata lain, arsip ini kegunaannya bersifat sementara
hanya digunakan ketika informasi ingin diketahui namun fisik bukanlah merupakan
persyaratan untuk dilakukan penyimpanan secara khusus. Contohnya: Arsip- arsip
korespondensi, bukti referensi bagi organisasi, dan sejenisnya.secara
4. Arsip yang Tidak Berguna (Non Essensial Records)/ Arsip Kelas
Empat, Arsip dinamis yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang
sudah ditindaklanjuti dan bukan lagi menjadi berkas kerja. Informasi arsipnya sudah
dapat diketahui oleh umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus
terutama dalam penyimpanan arsipnya. Arsip ini bahkan selanjutnya dapat
dimusnahkan karena tidak lagi memiliki kegunaan dari satuan unit kerja atau bahkan
oleh organisasi. Contohnya seperti: surat permintaan yang telah ditindaklanjuti,
pengumuman yang sudah dilaksanakan, ucapan terima kasih dan sejenisnya. Dari
penjelasan di atas, pengklasifikasian arsip berupaya mengajak kita untuk memisahkan
antara arsip-arsip sesuai dengan kepentingan organisasi sehingga materi yang
ditampilkan bernuansa dengan cara mengamankan dan melindungi arsip dari adanya
suatu bencana atau musibah. Ada juga pendekatan lalin untuk pengklasifikasian arsip,
yaitu dengan cara hanya memisahkan ke dalam 2 kategori, yaitu vital dan nonvital.
Mode ini merupakan bentuk penyederhanaan dari pengelompokan arsip.

C. ANALISIS RESIKO
Pengindentifikasi arsip selanjutnya adalah dengan menganalisis resiko atau untung
ruginya organisasi, cara ini berusaha menganalisa dengan menghitung biaya yang
dikeluarkan untuk mengolahsutau arsip dengan membandingkan pengeluaran biaya
apabila arsip ini tidak diketemukan. Semua biaya yang dikeluarkan akibat kehilangan
arsip harus dijumlah dan proses yang sama juga dilakukan pada jenis arsip
dinamislainnya, begitu pula dengan semua biaya yang dikeluarkan akibat hilangnya arsip
harus dihitung dan dijumlah sehingga perbandingan jumlah total akandiketahui. Di
Indonesia, cara ini belum sepenuhnya dijadikan ukuran untukmenentukan arsip vital
karena belum ada suatu penelitian ataupun pengkajianmengenai hal tersebut. Dengan
demikian ketiga pendekatan dalam melakukan identifikasi arsip vital ini perlu dipahami
oleh para pengelola arsip dalam suatu organisasi sehingga proses untuk menentukan
arsip-arsip vital yang dilakukan oleh organisasi dapat berlangsung dan berjalan secara
optimal.

Tahapan persiapan dalam identifikasi arsip vital yang perlu direncanakan maupun
dilakukan organisai
a. Pembentukan TIM Kerja
Organisasi yang akan melakukan identifikasi arsip perlu membentuk tim kerja.
Keberadaan tim kerja ini akan menitikberatkan kepada tersebarnya seluruh anggota
di setiap masing-masing satuan kerja. Tentunya pertimbangan waktu dan biaya
tetap menjadi prioritas ketika memilih satuan- satuan unit kerja karena biar tidak
semua satuan unit kerja yang perlu diidentifikasi, hanya satuan-satuan unit kerja
yang pontensial menciptakan arsip vital. Keanggotaan tim kerja harus melibatkan
pihak-pihak yang berkompeten dan bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip,
terlebih kepada orang- orang yang berkedudukan ataupun ditempatkan di satuan
unit kerja yang berpotensi memiliki arsip vital, seperti unit hukum, unit pengawasan,
unit pengelola asset, unit kearsipan maupun unit-unit lain yang menghasilkan arsip
vital. Masa kerja untuk tim kerja ini disesuaikan dengan besar kecilnya suatu
organisasi dan tempat lokasi dari tiap-tiap satuan kerja. Penetapan masa kerja ini
akan memacu bagi setiap anggota tim kerja untuk dapat bekerja lebih optimal
sesuai target pencapaian yang diinginkan oleh organisasi.
b. Pendataan
Pendataan atau survei merupakan teknik pengumpulan data mengenai
arsip vital pada setiap satuan-satuan unit kerja. Pendataan harus menyeluruh
di setiap satuan-satuan unit kerja dalam suatu organisasi sehingga diharapkan
tidak ada arsip vital yang tidak terdata. Dalam melakukan pendataan sesuai
dengan pendekatan didalam melakukan identifikasi arsip vital, yaitu:
1. Analisis organisasi, dengan memahami dan mengenali struktur organisasi, fungsi-
fungsi operatif/substantif dan fungsi fasilitatif/ housekeeping dan kebijakan dan
strategi organisasi;
2. Pengklasifikasian arsip, berupa vital dan nonvital; dan
3. Analisis Resiko atau analisis untung rugi bagi perusahaan;

Pendataan ini dimaksudkan untuk memperoleh secara pasti jenis-jenis arsip vital
yang terdapat pada satuan unit kerja yang berpotensi menciptakan dan memiliki
arsip vital. Karena di dalam melakukan pendataan kita selakuanggota tim kerja akan
mengetahui informasi arsipnya secara langsung, sedangkan fisik arsipnya tentunya
tidak semua satuan unit kerja berkenan memberikan fisik arsipnya, sifat arsipnya
masih tertutup hanya dapat diketahui oleh organisasi pencipta arsip. Survei atau
pendataan arsip merupakan kegiatan yang senantiasa diperlukan di dalam
menginventarisasi arsip-arsip yang bernilai vital. Menurut Betty R. Ricks survei arsip
vital merupakan suatu cara teknik pengumpulan informasi tentang arsip tentang
jumlah, tipe, fungsi, pengorganisasian arsip. Adapun data yang disurvei adalah
macam-macam arsip yang dimiliki, lokasi penyimpanan, kriteria arsip (aktif, inaktif),
vital atau tidaknya arsip. Inventarisasi dilakukan terhadap keseluruhan arsip yang
tercipta pada organisasi dengan cara melakukan identifikasi untuk menetapkan arsip
vital. Untuk mengidentifikasi arsip vital yang diciptakan atau diperoleh melalui suatu
organisasi, yang merupakan kebutuhan utama adalah melakukan kegiatan
inventarisasi arsip vital. Terdapat tiga cara yang harus dilakukan untuk inventarisasi
arsip vital adalah:
1. Melakukan inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanan arsip baik pada
central file maupun records center, secara rinci terhadap seluruharsip dan
informasinya;
2. Meninjau kembali berbagai fungsi organisasi dari pertanggungjawaban yang ada
pada unit kerja yang menyangkut arsip vital untuk kepentingan operasional;
3. Mengembangkan dan mendistribusikan kuesioner inventarisasi arsip yang
ditujukan ke setiap unit kerja dengan melakukan identifikasi arsip- arsip vital yang
dimilikinya;

Pada waktu mulai proses seleksi arsip vital, setiap organisasi harus berusaha
mengkaitkan arsip vital untuk kepentingan operasional, legal, dan persyaratan atau
ketentuan-ketentuan dari pemerintah. Untuk itu, pada waktu melakukan survei
dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan: 'Apakah arsip mutlak diperlukan
untuk operasional organisasi untuk kepentingan masa yang akan datang?' Atau
dengan pertanyaan lainnya: 'Informasi atau arsip dinamis apa saja yang diperlukan
untuk kelanjutan kegiatan organisasi setelah adanya bencana?'
Dalam survei yang merupakan masukan untuk menyusun program arsip vital,
informasi yang harus diungkap adalah nama organisasi, divisi/unit kerja, jenis arsip
vital yang dimiliki tiap divisi, judul arsip vital, kode arsip vital, retensi arsip vital.
Kegiatan survey ini dapat dilakukan di setiap central file maupun di records center,
hal ini diharapkan semua arsip-arsip yang tercipta di setiap unit kerja dapat di
inventarisir baik secara fisik maupun informasinya. Kemudian, hasil survey di tiap-
tiap unit kerja dirangkum ke dalam suatu daftar untuk memperoleh hasil maksimal
di dalam menentukan arsip vital maka perlu dilakukan penilaian berdasarkan 3
pendekatan yaitu Analisis Organisasi, Pengklasifikasian Arsip, dan Analisis Resiko
sehingga pada akhirnya menghasilkan suatu Daftar Arsip Vital Organisasi. Sarana
yang digunakan dalam melakukan pendataan berupa formulir, dimana informasi
tentang arsip vital dicantumkan dalam pendataan ini.