Manajemen Dokumen Perusahaan

Disiapkan oleh

Fuad Gani, SS.MA.

The corporate archives are the repository of the corporate memory, preserving documents that are needed for administrative, legal, fiscal purposes and can be used for strategic planning, advertising, public relations, research and development, and litigation support. (Marcy G. Goldstein) Sistem Analisa Analisa sistem adalah sebuah metode untuk memahami hubungan antar komponen dan bagian yang berdiri sendiri pada suatu organisasi yang mempunyai dampak pada operasi organisasi yang menyangkut efektifitas dan efesiensinya. Suatu sistem adalah sebuah kelompok yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang bekerjasama untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu. Dengan demikian dalam suatu sitem terlihat adanya saling ketergantuingan antara bagian-bagian yang ada. Ada 5 (lima) bagian umum pada sebuah model sistem yaitu:

1. Input. Sistem berhubungan dengan faktor internal dan eksternal. Faktor internal
meliputi anggaran, pelanggan, peralatan, informasi, persyaratan hukum dan peraturan, dan keberadaan staf. Sedangan faktor eksternal terdiri dari kondisi ekonomi, fisik, politik dan sosial;

2. Proses. Sistem mengolah sumberdaya dan merubahnya melalui proses menjadi

sebuah produk;

3. Output. Sistem mengirim produk tersebut ke lingkungannya; 4. Umpan balik. Sistem mendapatkan informasi dari lingkungan yang
membantunya mengatur mendapatkan sumberdaya dan kegiatan sistem lainnya;

5. Outcome. Output mempunyai dampak internal dan eksternal pada

lingkungannya. Input dalam sistem manajemen dokumen adalah mencakup baik faktor internal maupun eksternal. Porsi pemprosesan dalam sistemnya meliputi penciptaan dokumen, pemeliharaan dan pemusnahan. Dokumen ini membentuk sebuah produk seperti

informasi atau laporan dimana organisasi dapat menyebarkannya untuk dipakai oleh anggota dan pelanggannya. Sasaran utama sistem manajemen dokumen adalah membantu efektifitas dan efesiensi manajemen dokumen perusahaan, memberikan staf organisasi dan juga pelanggan informasi relevan, tepat waktunya dengan biaya sekecil mungkin. Sasaran ini berhubungan dengan: 1. Menyimpan dokumen yang diperlukan oleh undang-undang atau aturan pemerintah; 2. Memelihara dokumen vital; 3. Menjaga dokumen yang berisi informasi tentang masa lalu organisasi; 4. Memberikan dokumen yang dibutuhkan dalam kasus yang menyangkut hukum; 5. Menyimpan dokumen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan; 6. Memenuhi kebutuhan pelanggan organisasi akan informasi yang absah. Analisa sistem memberikan kerangka untuk memperhatikan kegiatan organisasi dan juga mempelajari masalah yang terkait dengan efektifitas dan efesiensi. Pada analisa sistem mencakup interaksi antar manusia dan komunikasi antar kelompok. Tujuannya adalah melibatkan berbagai lapisan yang berbeda untuk memahami masalah umum yanga ada dan mencari pemecahannya. Analisa sistem mengajarkan anggota organisasi untuk menerima perubahan baik terencana maupun tidak. Perubahan tersebut dapat dapat menyangkut perubahan pada struktur organisasi, layanan, program dan alokasi sumberdaya. Perubahan dipandang sebagai sebuah pola normal dalam pertumbuhan dan perkembangan individu dan juga organisasi. Perubahan tidak secara otomatis berarti baik maupun buruk dan manajemen dan hubungan interpersonal siap untuk memberikan fasilitas bagi terjadinya perubahan. Dengan demikian manajemn dokumen harus mengembangkan strategi untuk

mendukung terjadinya perubahan jika ia ingin memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan biaya sekecil mungkin. Pertimbangan Administrasi

Memaduhkan sumberdaya manusia dan material dan menjamin bahwa pelaksanaan manajemen dokumen perusahaan akan membantu pencapaian misi, sasaran dan tujuan organisasi adalah kegiatan utama dari administrasi Manajemen Dokumen Perusahaan. Di samping itu kegiatan administrasi juga dimaksudkan untuk memastikan bahwa sumberdaya informasi dan layanannya anggotanya. Untuk dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi yang menjadi payungnya, para pelaku Manajemen Dokumen Perusahaan sebagai berikut: 1. Mengetahui sasaran organisasi dan memahami kegiatan tiap departemen dalam kaitannya dengan pencapaian sasaran; 2. Mengidentifikasi kelompok kekuatan dalam organisasi dan penguasa informasi untuk dapat dimanfaatkan jika dibutuhkan; 3. Mengetahui sumberdaya yang tersedia pada organisasi. Manfaat dari pengetahuan sumberdaya organisasi adalah untuk memenangkan persaingan dengan bagian lain untuk mendapatkan sumberdaya seperti keuangan dan manusia; 4. Mempromosikan manfaat dan pentingnya manajemen dokumen bagi organisasi sehingga ia akan mendapat dukungan baik politis maupun moral. Kegiatan tersebut di atas menuntut manajemen dokumen untuk menyesuaikan kebutuhan, menegaskan sasaran yang hendak dicapai dan menunjukkan kemampuan tinggi dalam melaksanakan pekerjaan. Di samping itu Manajemen Dokumen Perusahaan harus siap menerima terjadinya perubahan dengan melakukan perubahanperubahan dalam strategi manajemennya. Peranan Manajemen Dokumen dan Pengambilan Keputusan Pembuatan keputusan merupakan aktifitas manajemen yang paling menentukan keberhasilan organisasi untuk secara efektif mencapai tujuannya. Pembuatan keputusan mempunyai tiga aspek penting yaitu: 1. proses pembuatan keputusan; harus melakukan hal dapat memenuhi kebutuhan organisasi dan

2. pembuat keputusan dan 3. keputusan itu sendiri. Pembuatan keputusan bertujuan untuk mempengaruhi pertimbangan nilai yang dimiliki oleh orang lain. Proses pembuatan keputusan pada utamanya adalah merubah informasi menjadi tindakan. Dengan demikian dalam proses pembuatan keputusan melibatkan kegiatan pengumpulan, penganalisaan, dan pelaporan informasi untuk mencapai tujuan tertentu. Pada proses pembuatan keputusan, peranan manajemen dokumen terlihat strategis yaitu menjadikan beragam sumber daya informasi dan temuan penelitian menjadi rencana tindakan yang koheren yaitu konsisten dan mudah direalisasikan. Selama ini pembuatan keputusan di banyak organisasi dilakukan secara sederhana dengan hanya menjelaskan situasi dimana suatu keputusan dianggap penting. Sesudah itu keputusan diterapkan. Keadaan ini jelas mengabaikan peran strategis yang dapat dilakukan oleh Manajemen Dokumen Perusahaan karena proses pembuatan keputusan tidak dilakukan sebagai mestinya atau dengan kata lain proses pembuatan keputusan mengalami kesalahan serius. Akibatnya adalah terciptanya suatu keputusan yang tidak efektif karena mengabaikan kehadiran sumber daya informasi baik yang berasal dari dokumen yang telah ada di perusahaan keputusan yang baik atau dari penelitian. Proses pembuatan pengumpulan, penganalisaan dan membutuhkan

mengintegrasikan informasi melalui penelitian yang rutin. Tujuan utama memberikan informasi pada pembuatan keputusan adalah: 1. Mengurang ambiguitas; 2. Memberikan laporan hasil pengamatan mengenai lingkungan dimana organisasi ini beroperasi; 3. Menilai sejarah, keadaan sekarang dan masa yang akan datang 4. Mengevaluasi proses yang berlangsung dan memantau kemajuan. Keberadaan sistem informasi mendukung beberapa jenis pengambilan keputusan yaitu: 1. Keputusan operasional (pembuatan keputusan sehari-hari);

2. Keputusan perencanaan strategis; 3. Pertanyaan Apa Jika; 4. Pengecualian dan mengapa; 5. Pengawasan pemakaian sumberdaya. Jelas disini bahwa kehadiran informasi menjadi suatu yang sangat penting bagi organisasi. Akuntabilitas Tekanan luar untuk meminta laporan pertanggunganjawab organisasi mengharuskan ia mempunyai alat bukti yang kuat dan benar. Dokumen dapat dipergunakan sebagai alat bukti yang berisi informasi mengapa suatu keputusan dibuat sesuai dengan prosedur yang berlaku. Membangun Hubungan dengan Manajemen yang Lebih Tinggi Meyakinkan kontribusi penting yang dapat diberikan kepada pimpinan oleh manajemen dokumen merupakan tugas yang harus secara sistematis dan efektif dilakukan oleh para pelaku manajemen dokumen. Para pimpinan manajemen harus diyakini bahwa sistem Manajemen Dokumen mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. Mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku dalam hal pengolahan dokumen 2. Melindungi dokumen penting atau vital perusahaan dari kerusakan, kebocoran, kehilangan atau penyalagunaan yang berdampak sangat merugikan organisasi; 3. Mengurangi kebutuhan terhadap peralatan dan ATK 4. memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan dengan cepat dan tepat; 5. Menghemat kebutuhan ruang penyimpanan. Staf atau manajer dokumen membina hubungan kerjasama dengan tiap departemen atau bagian dalam organisasi dan terus membuktikan bahwa kerjasama yang telah

dijalin memberikan banyak manfaat kepada kedua belah pihak. Dalam kaitannya dengan penanganan dokumen, pemberian tempat penyimpanan dan layanan temu kembali misalnya adalah bentuk manfaat yang didapat oleh departemen lain dalam kerjasamanya dengan Manajemen Dokumen Perusahaan. Jika ada manajer yang tidak memahami Manjemen Dokumen Perusahaan harus program dokumen perusahaan, pelaku mengatasi ketidaktahuan ini degan

mengadakan diskusi atau presentasi mengenai program manajemen dokumen dengan memberikan kasus-kasus yang menegambarkan kerugian dan keuntungan yang didapat Jika menerapkan manajemen dokumen di organisasi. Sumber Daya Manusia Pada sebagian besar organisasi baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak, Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan kinerja dan pencapaian organisasi dimana mereka berada. Ketergantungan pada SDM telah menjadikan banyak organisasi menyisihkan sebagian besar anggarannya untuk meningkatkan kemampuan mereka. Pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan telah dijadikan agenda utama bagi peningkatan keterampilan staf. Sumber Daya Manusia telah menjadi aset yang paling bernilai pada setiap organisasi. Pada saat ini kita menyaksikan banyak perusahaan, lembaga swadaya masyarakat mempunyai staf atau pimpinan yang berpendidikan sampai strata 3 (Doktor). Mahalnya pembentukan SDM yang tangguh dan usaha untuk mempertahankannya menjadikan organisasi sering terpaksa memanjakan mereka. Gaji, tunjangan, asuransi, jaminan kesehatan dan pensiun yang tinggi telah menjadi variabel-variabel tetap yang harus diberikan oleh organisasi kepada SDM nya. Institusi manajemen dokumen sebagai sebuah departemen juga tidak luput dari

perlunya keberadaan SDM yang andal. Adanya SDM yang berkualitas di bidang dokumen akan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi dan fungsinya dalam memberikan layanan maksimal kepada induk organisasinya. Untuk merealisasikan hal tersebut di atas perlu adanya suatu perubahan besar

mengenai kareteristik pengelola dokumen. Perubahan ini menuntut tidak saja biaya

yang tidak sedikit untuk memberikan pelatihan dan pendidikan yang berkualitas tinggi tetapi juga perubahan mental dari pengelola dokumen itu sendiri. Pelaku Manajemen Dokumen Paradigama Baru Pelatihan dan pendidikan di bidang manajemen dokumen akan mengantarkan pada pemunculan paradigma baru mengenai seorang pengelola dokumen. Gambaran kareteristik pengelola dokumen paradigma baru adalah sebagai berikut: 1. Pemasok informasi (information supplier) Pada saat ini pemahaman sebagian besar masyarakat mengenai pengelola dokumen berkisar pada hal berikut ini: Pencatat, penyortir, penyampai dan penyimpan surat Penjaga gudang kertas informasi Takut akan perubahan dan tantangan, bersikaf pasif, tidak kreatif

Profesi kelas dua (second class profession) Menjadi pengelola sering bukan
menjadi suatu cita-cita seseorang. Banyak hal yang menyebabkan keadaan ini, mulai dari pekerjaan yang dianggap membosankan sampai gaji yang tidak memadai. Persepsi negatif masyarakat bukan tanpa alasan melihat apa yang dikerjakan dan keadaan yang dimilki oleh para pengelola dokumen dalam kenyataan tidaklah jauh berbeda. Pekerjaan pengelola pada saat ini intinya masih berkisar pada pengorganisasian iinformasi guna menjamin kemudahan penemuan kreatifitas. Kontribusi pengelola bagi pencapaian misi dan tujuan organisasi terkesan minimal terutama pada tingkat manajemen ke atas kembali dan menunggu waktu penyusutan arsip. Aktivitas ini telah menjadi rutin dan ritual yang berakibat matinya

Untuk merubah citra yang tidak menguntungan ini, pengelola dokumen yaitu mengorganisasi,

perlu menambahan aktivitas mensarikan dan

menganalisa,

mempresentasikan informasi yang terdapat pada dokumen untuk digunakan manajemen dalam pengambilan keputusan. Kemampuan menyediakan informasi yang tepat, akurat, relevan, dan cepat diperlukan pihak manajemen menuntut seorang pengelola untuk keterampilan dan pemahaman: 1. Nilai dan dampak informasi bagi organisasi 2. Kebutuhan informasi manajemen 3. Bentuk kemasan informasi yang tepat bagi organisasi 4. Aktivitas manajemen Dengan demikian arsiparis dapat menjadi pemasok informasi yang berperan strategis dan signifikan dalam menunjang perencanaan dan operasional institusi. 2. Terampil Teknologi Informasi Penerapan teknologi informasi di hampir semua lini kegiatan organisasi tak dapat dihindarkan dan telah menjadi suatu keharusan dalam rangka memenangkan hati pelanggan dan mengalahkan pesaing. Keberadaan dan pemakaian komputer untuk menyimpan menciptakan, menyimpan, organisasi yang cepat dan tepat yang

mempunyai

menemukan kembali dan menyebarkan informasi

mendorong terciptanya dokumen dalam bentuk media baru seperti disket, hard disk, Compact Disc. Disamping itu layanan On-line informasi telah menjadi ciri utama manajemen kantor modern. Perkembangan ini telah memberikan dampak besar bagi pengelola dokumen dalam memperlakukan media baru dan layanan on-line informasi dengan baik dan benar. Oleh karena itu pengelola dokumen dituntut dapat mengoperasikan komputer dan memahami penggunaan software seperti Microsoft Office secara maksimal serta memahami

perlindungan dan pelestarian media baru ini agar ia tetap dapat diakses atau dipakai informasinya sesuai nilai guna yang menyertainya. Penguasaan dan keterampilan dalam menggunakan internet dalam rangka

mempercepat pengumpulan dan penyebaran informasi yang diperlukan juga menjadi feature seorang pengelola dokumen andal. Kemampuan ini akan sangat berguna jika yang bersangkutan ditempatkan pada bagian lain. 3. Keterampilan Manajerial Seorang yang mengikuti pelatihan atau pendidikan di bidang manajemen dokumen perlu diberikan pengetahuan dan keterampilan dalam penerapan manajemen baik di institusi pemerintah dan swasta. Kemampuan dan penguasaan dalam mengerjakan fungsi manajemen secara paripurna dan terpadu menyangkut perencanaan, penganggaran, pengarahan dan kepemimpinan, penempatan staf, pengawasan dan pengevalusian kegiatan akan sangat membantu yang bersangkutan untuk bekerja di bagian manapun ia ditugaskan kelak oleh pimpinan. Kesiapan seorang yang telah menjalani pendidikan manajemen dokumen membuktikan bahwa kulitas SDM dokumen dapat pula bekerja dengan baik di lini lain di lembaga yang bersangkutan. Secara umum kita dapat mengatakan bahwa dengan kemampuan manajerial yang paripurna dan terpadu dalam penerapan fungsi manajemen seseorang yang telah mengikuti program manajemen dokumen siap untuk bekerja de semua lini organisasi. 4. High Profile Pengertian high profile bagi seorang arsiparis atau bagi seseorang yang bekerja di bidang dokumen adalah ungkapan percaya diri karena pekerjaan yang dilakukan diyakini memberikan sumbangan yang signifikan bagi keberhasilan pencapaian tujuan organisasinya.

Akan tetapi perlu diperhatikan disini perilaku high profile seorang pengelola dokumen atau staf bidang dokumen harus ditunjang oleh kenyataan bahwa yang bersangkutan mempunyai pemahaman, kemampuan dan keterampilan yang mendalam dii bidang manajemen dokumen, manajemen dan teknologi informasi. Sehingga seorang pengelola dokumen berani mengatakan Sir, I exist. 5. Keahlian Komunikasi Kemampuan komunikasi sering menjadi faktor penentu jenjang karir seseorang dalam organisasi. Kemampuan komunikasi tidak saja mencerminkan kemampuan seseorang merumuskan pikiran tetapi juga kemampuan untuk memahami dan menyebarkan isi pesan atau informasi pada kondisi dan konteks yang tepat. Bagi seorang pengelola dokumen kemampuan komunikasi dapat digunakan dalam memberikan layanan dokumen yang profesional. 6. Penggunaan Kemampuan Intelektual Jika loyalitas kepada bagi organisasi adalah keharusan, maka penggunaan kemapuan intelektual yang intensif dalam pekerjaan harus dijadikan tradisi bagi seorang pengelola dokumen. Tantangan pekerjaan bernuansa intelektual seperti penilaian informasi, pengemasan informasi, presentasi di depan pimpinan seharusnya dapat dilakukan dengan baik dan meyakinkan oleh pengelola dokumen. 7. Kemampuan Bahasa Pemakaian internet yang semakin membudaya dan mudah, globalisai perdagangan dunia menuntut pelaku bisnis untuk mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris. Kemampuan bahasa asing ini memberikan keluasan dalam mendapatkan akses dan wawasan pengetahuan. Untuk pengelola dokumen, penguasaan bahasa Inggris akan sangat membantu memahami teks dokumen sehingga mampu menilai kegunaan nilai informasi bagi organisasi. 8. Pengembangan Karir

10

Tradisi yang berlaku sekarang ini bagi jenjang karir pengelola dokumen adalah berawal sebagai petugas pengelola dokumen dan berujung sebagai pengelola dokumen atau jika mungkin memegang jabatan fungsional kearsipan. Disini kita melihat bahwa tidak ada jenjang karir yang menjanjikan bagi seseorang yang mengawali karirnya atau ditempatkan di bidang dokuemen. Banyak alasan yang melatarbelakangi mandeknya jenjang karir seorang yang bekerja di bidang dokumen. Salah satunya adalah kesan bahwa pekerja dokumen tidak mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan di luar bidang pengelolaan dokumen. Dengan program pelatihan dan pendidikan mulai dari D3 sampai S2 di bidang manajemen dokumen dan informasi, seseorang yang mengawali karirnya di bidang dokumen dapat saja ditempatkan di bidang lain sesuai dengan tingkat pendidikan yang telah dimiliki. Disadari bahwa pencapaian sumber daya manusia bidang dokumen yang andal

memerlukan biaya yang tidak sedikit dan waktu yang relatif lama. Akan tetapi mempertimbangan manfaat yang sangat besar yang dapat disumbangan sumber daya manusia di bidang dokumen bagi organisasi maka pengeluaran biaya dan lamanya pencapaian dapat tergantikan pada keuntungan yang lebih besar. Perubahan paradigma dalam karekteristik sumber daya manusia manajemen dokumen akan banyak memberikan dampak positif bagi profesi di bidang dokumen itu sendiri. Berikut ini digambarkan matriks pengelola dokumen paradigma lama dan baru: No Lama 1. Penjaga dokumen 2. 3. 4. 5. 6. Gagap teknologi informasi Keterampilan klerikal Low profile Minimal dalam Baru Penyimpan dan pemasok informasi bagi kepentingan organisasi Terampil teknologi informasi Keterampilan manajerial

High profile penggunaan Maksimal

dalam

penggunaan asing tinggi

kemampuan intelektual kemampuan intelektual Keterampilan bahasa asing rendah Keterampilan bahasa

11

7.

(Inggris) Awal dan akhir karir di tempat Awal dan akhir karir ada perubahan yang sama tidak saja dari segi tempat tetapi juga posisi yang lebih baik Kemampuan komunikasi tinggi

8.

Kemampuan komunikasi kurang

Pengembangan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia bidang dokumen melalui pembentukan pengelola dokumen paradigma baru diharapkan mampu mendongkrak citra profesi di bidang dokumen, ketertarikan banyak pihak untuk mendalami manajemen dokumen, apresiasi pimpinan terhadap pekerjaan dokumen. Keberadaan Manual Manajemen Dokumen Manual Manajemen Dokumen berisi mengenai organisasi dan standar prosedur, tanggungjawab, hubungan antara manajemen dokumen dengan departemen lain, dan prosedur terbaru. Manual juga berperan dalam mengkomunikasikan perubahanperubahan yang terjadi, menghilangan duplikasi pekerjaan membantu dalam pelatihan evaluasi, dan pengembangan karyawan. Keuangan Pimpinan Manajemen Dokumen harus mampu harus mampu melakukan hal-hal berikut ini di bidang keuangan: 1. 2. Perencanaan: pembuatan anggaran untuk membiayai kegiatan berdasarkan prioritas; Pengendalian: memastikan bahwa anggaran yang tersedia digunakan sesuai dengan rencana dan diketahui siapa yang bertanggungjawab; 3. Membangun organisasi; 4. Melakukan evaluasi: Anggaran dapat digunakan sebagai dasar bagi evaluasi efesiensi dan efektifitas kegaiatan dan layanan manajemen dokumen. hubungan politis: anggaran yang dibuat harus mencerminkan manfaat yang didapat oleh departemen lain di

12

Disini terlihat bahwa penggunaan dana dilakukan secermat mungkin agar peran dan sumbangan manajemen dokumen bagi organisasi dapat dirasakan oleh semua pihak. Membangun Basis Penelitian Pelaku Manajemen Dokumen Perusahaan harus mampu melakukan penelitian guna mendukung proses pengambilan keputusan melalui pengumpulan dan penganalisaan informasi. Kegiatan penelitian jangan dilihat sebagai hal yang luar biasa tetapi dilihat sebagai suatu kebutuhan. Jenis penelitian yang dilakukan adalah Action Research yaitu penelitian yang hasilnya dilaksanakan untuk melakukan perbaikan bagi organisasi. Evaluasi dan Perencanaan Evaluasi melibatkan identifikasi dan pengumpulan data mengenai layanan dan kegiatan tertentu, pembuatan kriteria untuk menilai apakah layanan dan kegiatan yang dilakukan dapat dinilai berhasil atau tidak. Dalam kegiatan evaluasi ada 5 konsep yang harus diperhatikan: 1. Ekstensifitas yaitu jumlah layanan yang diberikan kepada pemakai. Kriteria ini berfokus pada segi jumlah bukan kualitas; 2. Efektifitas yaitu seberapa jauh suatu layanan atau kegiatan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kriteria ini juga mengkaji seberapa jauh sebuah layanan memuaskan kebutuhan pemakai; 3. Efesiensi yaitu ketepatan pada pemanfaatan sumberdaya yang tersedia; 4. Efektifitas biaya yaitu penilaian pencapaian tujuan dilihat dari segi biaya; 5. Manfaat dan biaya yaitu melihat manfaat yang didapat dan hubunganya dengan biaya yang dikeluarkan. Kebanyakan evaluasi dalam Manajemen Dokumen adalah berfokus pada ekstensifitas. Ukuran ekstensifitas adalah jumlah dokumen yang didapat, diproses dan digunakan. Perencanaan yang baik menjadi faktor yang paling menentukan keberhasilan organisasi untuk memenangkan persaingan.

13

Dalam Perencanaan dilakukan hal-hal berikut ini: 1. Membuat misi organisasi; 2. Menentukan sasaran da tujuan; 3. Melaksanakan layanan, program dan kegiatan; 4. membuat evaluasi terhadap program , kegiatan dalam hubungannya dengan sasaran dan tujuan organisasi; 5. Membuat penyesuaian dan perubahan yang dianggap perlu. Aspek Informasi dalam Manajemen Dokumen Informasi telah menjadi bagian yang esensial dalam kehidupan kita sat ini. Pada keputusan yang kita buat, perilaku yang kita lakukan, kesedihan dan kebahagian yang kita rasakan selalu ada kata informasi di belakangnya. Para pelaku bisnis menjadikan penguasaan informasi sebagai salah satu agenda utama untuk memenangkan persaingan. Di beberapa negara informasi yang tersebar di masyarakat dapat menimbulkan ketidakstabilan di negara yang bersangkutan. Informasi kita dapatkan melalui penglihatan, pendengaran, penciuman dan indra perasa lainnya. Setiap hari kita dengan setia menunggu berita Liputan 6, Tajam dan Terpercaya SCTV atau Seputar Indonesia RCTI dan setiap jam menunggu Headline News Metro TV. Runtuhnya Gedung World Trade Centre oleh aksi teroris dan marahnya president Bush Yr. terhadap Osama Bin Laden dapat kita saksikan secara langsung melalui jaringan telivisi CNN. Bau yang tidak sedap yang kita cium dan rasa panas pada kulit mengisyaratkan bahwa sebaiknya kita harus meninggalkan tempat kita sekarang berada secepatnya. Cara orang atau lembaga memperlakukan informasi sangat bervariasi. Sebagian orang atau lembaga berusaha mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan berbagai macam cara. Pergi ke perpustakaan, membaca lembar arsip, menyelusur di internet atau menyuruh pihak lain untuk mencarinya adalah hal yang umum dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Sementara sebagian orang atau lembaga berusaha agar informasi yang ada tidak tersebar atau jatuh pada pihak yang tidak berwenang. Menyimpan informasi di tempat yang terproteksi, melakukan sensor

14

atau bahkan pelarangan terhadap penyebaran informasi bukan saja menjadi suatu hal yang biasa tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan. Kita melihat betapa tidak sederhananya benda yang bernama informasi di abad baru ini sejak terjadi ledakan informasi di tahun 1980an dan pemakaian internet di tahun 1990an. Persepsi, nilai dan dampak informasi terhadap perorangan, lembaga dan masyarakat bisa sangat berbeda tergantung pada kebutuhan dan pemahaman pada informasi itu sendiri. Definisi Informasi Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan informasi. Definisi yang sederhana mengatakan bahwa informasi adalah pengetahuan. Sebagian orang berpendapat bahwa informasi adalah data yang disusun sedemikian rupa untuk maksud atau tujuan tertentu. Dalam era informasi ini yang salah satunya ditandai dengan munculnya apa yang disebut sebagai masyarakat informasi dikatakan bahwa informasi adalah komoditi yang bisa diperjual-belikan. Akibatnya Mereka yang memiliki informasi dapat berkuasa karena dapat memenangkan persaingan. Para ahli di bidang informasi mencoba mendefinisikan informasi berdasarkan pikiran dan pemahaman yang mereka miliki. J. Bluementhal dalam bukunya Management Information System: a framework for planning and development (1969) mengatakan bahwa informasi adalah data terekam, terklasifikasi, terorganisir, dihubungkan dan ditafsirkan dalam konteksnya untuk menyampaikan makna. Arrow pakar informasi lainnya mengetengahkan suatu definisi sederhana informasi. Dia mengatakan bahwa informasi adalah sesuatu yang dapat mengurangi ketidakpastian. Sementara itu C.D. Overton dalam artikelnya di Aslib Proceedings, Vol 24 (6), pp. 325-326 berpendapat bahwa informasi adalah pengetahuan yang dikomunikasikan yang berhubungan dengan fakta, subjek atau peristiwa tertentu. Masih banyak definisi lain yang diutarakan oleh para ahli di bidang informasi. Kalau kita mencoba menarik benang merah dari definisi yang dipaparkan di atas kita bisa mendapatkan semacam sintesa definisi-definisi tersebut. Informasi adalah fakta, subjek atau peristiwa tertentu yang terekam dan terorganisir yang mempunyai makna

15

dalam rangka mengurangi ketidakpastian. Informasi dapat diperlakukan sebagai komoditi dan dipergunakan untuk alat kekuasaan. Dari sintesa definisi ini mengkonfirmasikan informasi sebaga sesuatu yang mempunyai nilai signifikan dalam kehidupan kita. Karekter Informasi Sebelum kita membicarakan nilai informasi, kita perlu memahami karekter yang ada pada informasi. Kebanyakan literatur tentang informasi mengidentifikasikan karekter informasi sebagai berikut: 1. Ketidakpastian: informasi sering mengurangi ketidakpastian mengenai berbagai peristiwa di dunia nyata, dan ini menjadi alasan utama orang untuk mendapatkan informasi. 2. Pengetahuan: informasi memberikan dampak pada keadaan pengetahuan yang kita miliki mengenai sesuatu(mungkin memberikan pembenaran bagi suatu keyakinan).perlu dicatat disini bahwa keadaan pengetahuan ini bersifat berkelanjutan dan dinamis atau dengan kata lain pengatahuan sudah ada sebelum informasi tiba, dan dapat berubah dengan cepat. Jelas disini bahwa informasi dapat merubah pengetahuan dalam cakupan yang berbeda. 3. Ambiguiti: informasi selalu mengundang ambiguitas. Kita perlu menafsirkan dalam suatu konteks untuk menemukan sebuah makna yang pasti. 4. Indeterminasi (tidak pasti): seseorang yang merekam atau mengirim informasi tidak mempunyai jaminan mutlak a. mengenai siapa yang akan menerima informasi tersebut, b. bagaimana mereka menafsirkan informasi tersebut. Hal ini terjadi karena berdasarkan fakta bahwa informasi berbentuk perwakilan bersandi dari suatu entiti atau badan di dunia nyata yang harus ditafsirkan. 5. Ridanden: komunikasi informasi selalu membawa unsur ridanden (adanya informasi yang tidak penting yang ikut).

16

6. Sistem yang bergantung: pesan harus disebarkan dengan medium atau perantara. Orang harus belajar bagaimana menggunakan medium ini (mulai dari belajar bahasa sampai mengingat nomor telepon dan mengenal lambang-lambang) untuk mendapatkan makna pesan tersebut. Disini kita melihat bahwa informasi tersedia dalam beberapa cara yang berbeda yang dapat mempengaruhi pemanfaatannya. Nilai Informasi Seorang sastrawan terkenal dari Inggris mengatakan bahwa nilai kecantikan tergantung pada mata yang melihatnya. Disini tersirat kenisbian nilai suatu kecantikan. Apa yang dipandang cantik pada diri seseorang belum tentu berlaku bagi orang lainnya. Nilai uang ada karena orang percaya bahwa uang mempunyai nilai. Mereka dengan kepercayaan itu menukarkan barang yang dimiliki dengan uang. Uang menjadi suatu sistem universal yang membudaya bagi perdagangan dimana nilai uang dibakukan dan setiap orang percaya bahwa sejumlah uang yang sama mempunyai nilai yang sama. Ketika semua orang atau sebagian orang yang mempunyai pengaruh di masyarakat seperti para pelaku bisnis kehilangan kepercayaan ini, maka nilai uang pun akan jatuh atau tidak berharga sama sekali. Dengan demikian nilai walaupun sudah sudah ditentukan dan diakui secara formal adalah suatu konstruksi sosial yaitu suatu kepercayaan bersama yang mungkin bervariasi dalam konteks sosial, ekonomi, politik da filosofi. Dari contoh di atas kita melihat bahwa subjektivitas dalam pemberian nilai mengisyaratkan bahwa nilai informasi tergantung dari konteksnya. Seorang tokoh politik mempunyai pandangan yang sama sekali berbeda mengenai berita kematian tidak wajar seorang tokoh masyarakat dengan seorang pedagang sayur misalnya. Bagi seorang pedagang sayur informasi mengenai harga kebutuhan pokok atau gagal panen komiditi tertentu lebih mempunyai nilai dibandingkan dengan kematian seorang tokoh masyarakat kecuali tokoh masyarakat itu adalah orang atau angggota keluarga terdekatnya. Disini kita melihat relevansi informasi dalam konteksnya menentukan tinggi rendahnya nilai informasi. Dalam konteks politik informasi mengenai kematian tidak wajar seorang tokoh politik adalah relevan dengan kebutuhan seorang tokoh politik mengenai gejolak di masyarakat. Sementara bagi pedagang sayur informasi tersebut relevansinya kurang.

17

Apresiasi terhadap informasi sudah berlangsung sejak lama. Masyarakat Aborigin di Australia membuat lukisan pada dinding batu untuk merekam peristiwa sejarah masyarakat mereka. Bentuk awal bahasa tulisan diketemukan pada rekod atau dokumen yang berisi transaksi perdagangan pada masyarakat Babilonia. Bangsa Mesir mengagungkan pengetahuan dalam bentuk pendirian Perpustakaan Alexandria. Penulisan semacam ini dapat dipandang sebagau usaha penyebaran informasi dan pengrauh kepada generasi berikutnya dan masyarakat secara keseluruhan yang mengundang permasalahan bahasa, penafsiran dan kekuasaan. Menarik juga untuk diperhatikan bahwa sebelum diketemukan mesin cetak, nilai informasi yang ada dalam suatu buku akan makin berkurang jika ia sering disalin. Dengan kata lain informasi buku asli dinilai lebih tinggi dibandingkan salinannya. Hal ini dikarenakan penyalinan isi informasi dengan menggunakan tangan dianggap menimbulkan distorsi atau penyimpangan informasi dan masuknya penafsiran orang yang menulisnya. Keberadaan agama juga mengandalkan keberadaan nilai-nilai informasi dan

pengetahuan yang ada pada masing-masing kitab suci untuk melestarikan ajarannya kepada para pengikutnya. Keberadaan kitab suci menjadi suatu acuan dalam menjalankan kehidupan beragama dengan segala penafsirannya. Dunia pendidikan pun berkembang dengan adanya informasi dan pengatahuan yang dilestarikan pada lembarlembar kertas yang kemudian membentuk buku. Di jaman modern, nilai informasi menjadi fokus perdebatan akademik. Dalam dunia bisnis penggunaan informasi sebagai senjata untuk memenangkan persaingan makin menunjukkan tingginya nilai informasi di masyarakat. Informasi diperlakukan sebagai sebagai sumber daya atau aset bagi organisasi yang perlu dikelola secara profesional dan serius. Dalam perspektif ekonomi, kehadiran informasi dinilai dapat mengurangi ketidakpastian. Informasi berperan untuk menjelaskan variabel-variabel dalam gejala ekonomi. Nilai informasi bagi suatu organisasi makin dirasakan jika ia tidak dimiliki oleh pesaingnya. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa keberadaan sumber informasi yang dikelola secara baik meningkatkan keefektifan kinerja organisasi. Sebagai contoh sebuah perusahaan yang akan memproduksi produk baru harus mengumpulkan informasi yang komprehensif mengenai target atau calon pembelinya untuk

18

menentukan misalnya bagaimana mendekati dan meyakini mereka serta kebutuhan dan selera yang mereka miliki. Disamping itu informasi mengenai pesaing yang menghasilkan produk yang sama, keunggulan yang dimiliki, harga yang ditawarkan, pangsa pasar yang dikuasai, perlu didapatkan. Semua informasi ini biasanya didapatkan dengan mengadakan riset pasar. Ketepatan dan kecepatan informasi yang didapat merupakan faktor yang sangat menentukan keberhasilan produk yang akan dijual di pasar. Tanpa informasi, pengusaha berarti hanya mengandalkan pada intuisi dan nasib baik yang tentu saja telah menjadi usang dijaman yang ketat persaingan ini. Berkembangnya kebutuhan informasi dalam penentuan pembuatan suatu produk, menjadikan informasi menjadi sutu produk atau komoditi pula yang dapat diperjualbelikan. Pengemasan informasi, pembangunan pakalan data, penelusuran informasi kini menjadi bisnis yang menarik dan menguntungkan. Informasi telah menajdi suatu industri. Peran Informasi Informasi sering kini disebut sebagai sumberdaya keempat sesudah uang, tenaga manusia dan kepemilikan. Informasi telah menjadi elemen penting dalam organisasi bisnis karena informasi merupakan kemampuan intelektual, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota organisasi yang bersangkutan. Keadaan ini pada gilirannya akan menempatkan informasi sebagai hal yang amat penting dalam usaha organisasi mencapai tujuannya dan kelak akan diperlakukan sebagai sumberdaya pertama. Kita dapat melihat peran penting informasi dalam kegiatan bisnis, yaitu: 1. Informasi menjadi bahan mentah dan pokok utama dalam proses bisnis.

Sebagai contoh pelaksanaan jaminan sosial, kegiatan peminjaman dan penanaman modal selalu mendasarkan pada keberadaan informasi dalam bertindak. 2. Informasi mendukung kegiatan bisnis seperti pengendalian dan pengawasan dalam sistem akunting. Disini kita menarik dua perbedaan yang jelas dari kedua peran ini yaitu:

19

A. Peran pertama mengacu pada apa yang dinamakan informasi intrinsik. Dalam
informasi intrinsik, informasi berperan sebagai subjek sekaligus juga objek dari suatu kegiatan atau proses bisnis. Sebagai contoh dalam penilaian mengenai keabsahan suatu jaminan asuransi, informasi mengenai klaim menjadi dasar bagi pengembilan keputusan dan menentukan hasil yang dicapai. Sementara itu dalam kegiatan penanaman modal dan manajemen pembiayaan, ketepatan waktu dan akurasi informasi serta keyakinan terhadapnya menjadi faktor yang sangat penting dalam pengambilan keputusan.

B. Pada peran kedua kita melihat informasi ektrinsik dimana informasi bukan
menjadi subjek tetapi memberikan alat bagi pengendalian kegiatan bisnis. Sebagai contoh sistem perdagangan saham dan industri manufaktur dapat melakukan proses kegiatan untuk menghasilkan sesuatu tanpa keberadaan informasi. Akan tetapi hasil yang didapat akan tidak memuaskan. Langkah yang perlu ada sebagai indikasi pentingnya informasi dalam organisasi: Kebijakan. Apakah semua informasi telah dipelakukan sebagai aset

perusahaan, atau kepemilikan pribadi diperbolehkan? Bagaimana kebijakan dalam penamaan dan klasifikasi dokumen? Siapa yang mengatur pemakaian bersama informasi? Standar. Apakah semua berkas didaftar? Standar apa yang digunakan dalam pemberkasan manual maupun elektronik? Apakah sudah ditetapkan sistem word processing yang sama di semua kegiatan bisnis perusahaan sehingga berkas dapat ditransfer dan dikenal dengan mudah? Prosedur. Apakah sudah ada prosedur? Siapa yang melatih staf? Apakah prosedur mendukung kebijakan mengenai pengklasifikasian, pengindeksan dan evaluasi sumber informasi? Technologi. Apakah strategi Sistem Informasi (SI) mencakup keseluruhan sumber daya informasi organisasi termasuk hal mana yang diprioritaskan: kertas, mikrofilm, atau format elektronik. Apakah mereka yang memegang bagian Sistem Informasi sesungguhnya memahami pentingnya pendekatan terpadu terhadap seluruh aset informasi bisnis.

20

Memahami Kelompok Pemakai Informasi Di dalam perusahaan kita harus mampu mengidentifikasi kelompok yang membutuhkan informasi dan tujuannya. Disini kita melihat tiga kelompok penting dalam perusahaan yang ada kaitannya dengan keberadaan informasi: 1. Staf perancang kebijakan. Kelompok ini menggunakan informasi untuk menjadikan hasil pekerjaan mereka lebih baik lagi dan mereka menekankan pada alasan keefektifan (bekerja untuk membuahkan hasil yang diinginkan) kehadiran informasi bagi pekerjaan mereka 2. Para Manajer Lini. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab dan kewenangan dalam hal pemakaian anggaran. Kelompok ini selalu berfikir bagaimana informasi dapat membantu mereka mengeluarkan dana lebih sedikit untuk mendapatkan hasil yang lebih besar. Manajer Lini berorientasi pada alasan efesiensi (mengerjakan pekerjaan dengan berhasil tanpa membuang-buang waktu dan tenaga)

3. Para Manajer Sumberdaya. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab terhadap tenaga kerja dan kekayaan perusahaan. Mereka memperlakukan informasi sebagai cara untuk membantu penghematan baik dari segi tenaga kerja, dana dan ruang. Mereka melihat informasi dari alasan ekonomis.

Perlunya Pengelolaan Sumber Informasi Suatu penelitian di Inggris mengenai keberadaan informasi perusahaan menemukan bahwa 90% informasi yang dibutuhkan tersedia di perusahaan itu sendiri. Sedangkan sisanya 10% didapat dari luar dan hanya 10% dari yang didapat dari luar diperlukan. Dengan demikian Pengelolaan sumber informasi yang ada pada organisasi itu sendiri menjadi bagian yang sangat penting untuk dapat bersaing dalam usaha Dampak Informasi

21

Beberapa waktu setelah informasi runtuhnya gedung WTC yang diperkirakan oleh pemerintah Goerge Walker Bush sebagai ulah teroris dibawah komando Osama Bin Laden menyebar tidak saja keseluruh Amerika Serikat tapi juga dunia, nada kutukan mengalir dari para pemimpin terhadap aksi teroris tersebut. Di Amerika Serikat, Australia dan Inggris ada aksi sweeping tanpa pembaritahuan terhadap orang arab atau warga muslim mulai dari pelecehan seks, ras dan penganiayaan fisik. Pidato-pidato President Bush telah membangkitkan rasa patriotisme bangsa Amerika dan pada saat yang bersamaan juga membangkitkan rasa kebencian kepada bangsa Arab bahkan umat Islam. Korban pun berjatuhan akibat kebencian ras yang membabi buta. Kita melihat betapa informasi yang disebarkan oleh pemerintah AS diterima dengan emosional dan dinilai sebagai kebenaran, walaupun sampai sekarang selimut misteri serangan 11 September ini masih begitu kental walaupun Washington mengatakan mempunyai buktibukti yang tidak terbantahkan mengenai keterlibatan Osama Bin Laden dan organisasinya Al-Qaida yang dijadikan tamu oleh Pemerintah Taliban yang telah jatuh. Disini kita melihat bahwa dampak yang ditimbulkan oleh penyebaran informasi bisa menimbulkan tindak kekerasan yang dasyat di kalangan masyarakat. Pada suatu kajian mengenai layanan kesehatan yang dilakukan di AS membuktikan bahwa kehadiran informasi memberikan dampak postif bagi kinerja para dokter. Para dokter merasa kehadiran informasi yang akurat dan relevan telah memberikan sumbangan bagi kemampuan mereka untuk menghindari peristiwa-peristiwa buruk seperti penambahan tes dan prosedur pemeriksaan, penambahan kunjungan rawat jalan, operasi, tingkat kematian pasien dan perawatan di rumah sakit. Disamping itu keberadaan informasi juga membantu para dokter untuk merubah strategi dalam memberikan nasihat kepada para pasien, pilihan tes dan obat yang tepat, ketepatan diagnosis dan mengurangi lamanya perawatan di rumah sakit. Dalam kajian ini diketemukan bahwa kontribusi informasi untuk menghindari kematian pasien ternyata tinggi. Pada umumnya para dokter dalam penelitian ini lebih mengandalkan informasi yang didapatkan dari perpustakaan rumah sakit dari pada sumber informasi dari pencitraan diagnostik, test lab dan diskusi dengan kolega. Di bidang bisnis, penelitian menunjukkan bahwa keberadaan informasi menjadikan keputusan yang dibuat oleh para menejer menjadi lebih baik. Di samping itu para

22

menejer berpendapat bahwa keberadaan informasi memungkinkan mereka melakuakn hal-hal berikut ini lebih baik: a. melakukan langkah berikut kegiatan projek b. memutuskan strategi kegiatan c. meningkatkan citra organisasi d. meningkatkan hubungan dengan klien e. menjajaki peluang bisnis baru. Ditambahkan bahwa para menejer yang menjadi responden mengakui bahwa

keberadaan informasi telah membantu mereka menghindari hal-hal berikut: a. pemborosan waktu pekerja b. keputusan bisnis yang buruk c. pemborosan waktu pekerja yang lain d. pemborosan dana e. pemborosan sumber daya seperti peralatan dan bahan pasokan. Penelitian ini makin melegitimasi dampak positif yang ditimbulkan oleh keberadaan informasi bagi suatu organisasi.

Informasi dalam Arsip Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I, pasal 1 dikatakan bahwa arsip ialah: a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b.

Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan

23

da penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan

serta untuk

menyediakan

bahan

pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah. Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga. Menurut Milton Reitzfeld ( Records Management dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu : 1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi) 2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum) 3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan) 4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan) 5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan) 6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah) 7. values for research (nilai untuk penelitian) Kegunaan dokumen/arsip dipandang dari segi nilai hukum merupakan topik yang

semakin hari semakin menyita perhatian kita semua. Dari kasus-kasus bocornya informasi negara yang bisa menciptakan gejolak di masyarakat, hak dan akses untuk mendapatkan informasi, perlindungan hak cipta yang membuat ketegangan hubungan Amerika-Cina misalnya, sampai perlindungan data organisasi dan pribadi. Sifat pro dan kontra mengenai bagaimana memperlakukan suatu data terekam merupakan masalah yang tidak akan pernah terselesaikan. Kepentingan antara pengguna dan kepentingan pemilik dan penyimpan data sering berada pada dua kutub yang berbeda. Sulit dicari titik temunya. Keadaan yang tidak menguntungan ini menjadi semikin memburuk dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Kasus-kasus pencurian dan perubahan data telah menimbulkan kerugian material dan immaterial yang tidak ternilai.

24

Kita tidak memungkiri bahwa kemajuan teknologi juga mempunyai manfaat yang besar bagi pengolaan dan penyebaran informasi itu sendiri. Pelajaran yang didapat dari keadaan ini adalah semakin orang menyadari betapa data atau informasi yang terekam dalam bentuk dokumen mempunyai nilai yang strategis dan ekonomis dalam jaman di mana bumi dirasakan semakin kecil. Persaingan bisnis yang semakin tajam memaksa para pelakunya untuk mengumpulkan data sebaik-baiknya mengenai kekuatan pesaing dan kemauan konsumen. Sementara persaingan antar negara memunculkan orang-orang yang dianggap sebagai penghianat bangsa. Data atau informasi yang terekam adalah wajah-wajah dari mereka-mereka yang terlibat di dalamnya. Ungkapan Perancis You are what you eat nampaknya akan segera diganti dengan slogan baru yaitu You are what your documents are. Karena itu kerahasian akan terus mewarnai perlakuan terhadap data. Dari kerahasian yang paling sederhana misalnya mengenai tahun lahir yang sebenarnya dari seorang wanita sampai data-data mengenai kekayaan alam suatu negara misalnya. Pada situasi seperti inilah para peneglola dokumen sebagai penjaga pintu masuk penyimpanan data dan informasi dihadapkan. Di satu pihak semakin tingginya apresiasi masyarakat terhadap data terekam yang dikelola secara baik meningkatkan citra profesi bidang dokumen yang pada gilirannya akan menjadikannya profesi yang semakin banyak dilirik oleh masyarakat pencari kerja. Namun dilain pihak keadaan ini menjadikan profesi di bidang ini menjadi profesi yang cukup banyak mendapat ancaman baik dari luar maupun dalam organisasi. Hilang atau bocornya data penting, pemalsuan dengan cara merubah data bisa menjadikan seorang pengelola dokumen kehilangan pekerjaannya atau lebih buruk lagi dihadapkan ke meja hijau. Menjaga arsip-arsip agar tidak jatuh ke tangan orang yang tidak berhak bukanlah pekerjaan muda. Kepercayaan terhadap mereka yang diberi tanggung jawab untuk menjaganya serta bagaimana sistem pengamanannya merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Kelalaian petugas atau tempat penyimpanan yang kurang terlindungi dapat menimbulkan kerugian yang fatal bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

25

Akses ke Arsip Akses dimaksudkan sebagai aspek dan syarat ketersediaan arsip atau informasi oleh lembaga dokumen untuk dilihat atau dipakai oleh pengguna atau peneliti. Mengatur akses melibatkan pembuatan prosedur yang memperhatikan segi hukum dan permintaan pihak yang memberi dokumen tersebut. Disamping itu data yang ada dalam arsip tersebut dijaga dari pencurian, kerusakan atau perubahan-perubahan yang disengaja. Ada dokumen yang sesudah 30 tahun dari masa penciptaanya seperti dokumen Commonwealth misalnya boleh dipergunakan oleh masyarakat. Akan tetapi ada dokumen-dokumen yang masih tetap terturup akses bagi masyarakat umum setelah 30 tahun dari masa penciptaannya. Jadi jelas tidak ada suatu aturan yang baku berapa lama sebuah dokumen dapat diperlihatkan kepada masyarakat. Kebijaksanaankebijaksanaan lamanya penyimpanan atau kerahasian sering sifatnya sepihak tergantung kepada departemen atau lembaga yang bersangkutan.

Bagi dokumen perusahaan penentuan kebijaksanan akses ke penyimpanan arsip ditentukan oleh kebijaksanaan internal organisasi dan aturan mengenai akses terhadap arsip yang mengandung informasi perdagangan yang bersifat rahasia. Kebanyakan organisasi juga mempunyai pedoman untuk melepaskan informasi pribadi tentang staf mereka sendiri. Disini terlihat jelas bahwa pembuatan kebijaksanaan mengenai akses terhadap dokumen/ arsip merupakan tugas yang cukup sulit dilaksanakan. Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah : 1. Memperhatikan undang- undang atau aturan yang dibuat oleh lembaga yang lebih tinggi darinya yang telah berlaku mengenai akses terhadap arsip.Akses terhadap arsip-arsip yang disimpan oleh pemerintah misalnya banyak dipengaruhi oleh kebebasan mendapatkan informasi yang dimiliki oleh semua warganegara.

26

2.

Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip. Organisasi atau individu

menciptakan arsip yang berisi informasi mengenai kegiatan bisnis atau pribadi. Jika informasi ini diketahui oleh pihak lain, ia dapat menyebabkan kerugian keuangan yang besar atau menimbulkan rasa malu bagi pribadi yang bersangkutan. Arsip-arsip mempunyai informasi seperti ini misalnya perjanjian yang dibuat oleh perusahaan atau pribadi dengan badan lainnya, informasi yang diberikan secara rahasia, arsip pribadi dan kesehatan staf atau anggota keluarga, dan informasi yang berhubungan dengan penyelewangan atau prosedur dan sistem keamanan. Kebocoran pada arsip-arsip ini dapat menghambat operasi bisnis pihak yang bersangkutan. Karena itu pengawasan dan pembatasan akses terhadap arsip 3. jenis ini harus dilakukan.

Perlindungan terhadap privasi individu. Rincian data pribadi tentang informasi mengenai

seseorang yang masih hidup tidak boleh diberikan kepada orang lain kecuali telah mendapat izin dari orang yang bersangkutan. Sebagai contoh bersangkutan. 4. Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip. Jika seorang arsiparis rekening bank dan tingkat kredit nasabah harus dijaga kerahasiannya oleh bank yang

menerima arsip dari depositor maka aturan mengenai aksesnya harus juga diketahuinya. Sering kita temui bahwa untuk mendapatkan sebuah arsip pihak yang menentukan untuk memberikan izin bukanlah arsipris itu sendiri tetapi depositornya. 5. Pemakai. Kebijaksanaan mengenai akses harus mampu mendefinisikan

kelompok pemakai yang akan dilayani. Bagi arsip perusahaan, misalnya kelompok pemakianya adalah hanya karyawan, atau orang yang sedang berhubungan bisnis dengannya. 6. Akses yang sama terhadap arsip. Ini merupakan prinsip yang penting untuk

menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak atau prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya. Ia juga tidak akan memberikan hak istimewa atau eksklusif mengenai penggunaan bahan arsip kecuali memang diatur oleh undang-undang, depositor atau syarat pembelian.

27

7.

Tingkat akses.

Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang untuk merepruduksi atau

diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin menerbitkan dokumen tertentu. 8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka arsiparis tersebut diperbaiki memberikan fotokopi atau mikrofilm

harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan dari arsip yang bersangkutan.Cara ini sering dipakai. 9.

dipandang baik terutama untuk arsip yang

Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai nilai itu pemberian arsip.

untuk embuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan. Karena perubahan. Pemakai tidak diperbolehkan Pengambilan dan penyimpanan arsip staf yang telah diberi wewenang. 10. memasuki tempat

akses harus memperhatikan terhadap kehilangan, kerusakan, salah pemberkasan, atau penyimpanan hanya boleh dilakukan satu atau dua orang

Biaya pembayaran. Dokumen kebijaksanaan akses juga memuat aturan

mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan. Pertimbangan terhadap kriteria di atas akan membantu arsiparis didalam merencanakan dan merancang sebuah kebijaksanaan akses yang sesuai dengan keperluan dan persyaratan perusahaan atau organisasinya. Akan tetapi yang tidak kalah pentingya dalam menujang keberhasilan administrasi akses terhadap arsip adalah keamanan gedung atau ruang tempat penyimpanan arsip itu. Gedung atau ruang yang tidak direncanakan dan dirancang secara baik untuk melindungi data arsip akan mengakibatkan kebijaksanaan akses terhadap bahan arsip menjadi tidak berguna.

Dokumen Sebagai Alat Pembuktian

28

Dokumen yang tersimpan rapi seakan-akan tidak mempunyai arti ketika ia disimpan di tempatnya. Kesan yang muncul pada posisi ini adalah bahwa dokumen tak lebih dari sekumpulan kata, rekaman suara atau gambar yang ditata sedemikian rupa. Ia akan mempunyai kekuatan ketika orang mulai mencari dan memakainya untuk tujuan tertentu. Bagi diri pribadi dokumen mengenai data kelahiran ( surat kenal lahir atau sertifkat kelahiran) akan menjadi sangat berguna ketika muncul isu mengenai pembagian warisan. Ia bisa menjadi bukti bahwa si pulan adalah memang benar anak kandung dari pasangan X dan Y. Nilai dokumen bagi perusahaan adalah sebagi pembuktiaan yang menyangkut ikatan kontrak, keharusan membayar pajak, kepemilikan suatu benda. Dokumen bisa dianggap sebagai aset perusahaan yang bersangkutan untuk tetap bertahan. Informasi yang terekam dalam media tertentu bisa dipakai sebagai alat pembuktian di pengadilan. Suara rekaman Sri Bintang atau Permadi ketika memberikan cermah bisa dijadikan dasar pembuktiaan bagi penuntut umum untuk mempengaruhi keputusan hakim. Bukti kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak yang melakukan tindak bisnis bisa dipakai sebagai bukti jika salah satu pihak mungkir dari apa yang telah disepakati bersama. Jika informasi yang terekam dalam otak manusia digunakan sebagai kesaksian dalam sidang pengadilan maka dokumen bisa jelas berperan sebagai alat pembuktiaan. Kebenaran informasi yang terekam dalam otak manusia diuji dengan cara mengangkat sumpah atau menggunakan alat Lie detector sedangkan keabsahan dokumen sebagai bahan bukti dinilai dari originilitas atau keasliaannya. Pada prinsipnya tidak ada tempat atau tidak akan diterima bagi kesaksian atau pembuktiaan palsu. Akan tetapi kemajuan teknologi bisa menyulitkan pembedaan antara yang asli dan palsu.

Posisi dan Peran Arsiparis dalam Perlindungan Data Dalam Bab V, pasal 11 UU. Nomo 7 tahun 1971 menjelaskan tentang ketentuan pidana kearsipan yaitu :

29

a. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. b. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (duapuluh) tahun. c. Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan (2) pasal ini adalah ke jahatan.

Pasal ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang menyangkut perlindungan data yang ada dalam arsipnya. Walaupun kesanya aturan pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah, pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang pengelola arsip di lembaga swasta. Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga, antara lain : 1. Menjadikan informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh pihak berwenang mendapatkannya; yang

2. Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan dan pencurian. Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan yang tinggi seorang arsiparis untuk mengorganisasi informasi. Dokumen Elektronik Pemakaian teknologi informasi dan komunikasi yang luar biasa intensif di penghunjung abad XX dan awal abad XXI ini ini telah memberikan dampak yang luar biasa besar pada masyarakat bisnis di seluruh dunia. Pemakaian Personal Computer (PC) dan juga kini internet oleh perorangan dan organisasi telah menjadi pemandangan umum bukan saja di negara maju tetapi juga di negara berkembang seperti Indonesia. Kondisi

30

ekonomi negara kita yang mulai merangkak baik setelah mengakibatkan harga-harga komputer dengan

krisis moneter yang telah melesat naik,

perlengkapannya

penerapan operasi komputer dalam berbagai bidang kehidupan terutama bisnis mulai menggeliat . Komputer-komputer segala macam merek dengan berbagai macam kemampuan dan kapasitas serta aneka macam software dengan versis-versi terbarunya telah dipakai oleh banya organisasi kecil maupun besar di Indonesia. Bagi kelompok masyarakat bisnis pemakaian komputer dalam rangka mendukung keberhasilannya mencapai tujuan organisasinya menjadi suatu keharusan jika tetap ingin bertahan di era persaingan bebas yang mengglobal ini. Komputer tidak saja menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam melakukan pekerjaan, tetapi juga ketepatan dan penghematan dalam operasi bisnis mereka. Dari pengolahan kata sederhana sampai diagnosa perilaku konsumen atau rekan bisnis dapat dilakukan oleh komputer dengan cepat dan tepat. Komputer telah menjadi salah satu fenomena utama pada abad 20 dan tampaknya akan terus berlangsung di abad baru ini. Penerapan operasi komputer juga telah menerpa sistem manajemen rekod di banyak organisasi perusahaan. Konsekuensi logis dari semakin intensifnya pemakaian komputer di kantor-kantor pemerintah maupun swasta adalah terciptanya rekod elektronik. Bersamaan dengan itu muncul pula istilah paperless office. Sebuah model manajemen rekod elektronik yang dikembangkan oleh PBB mendaftar 6 (enam) jenis dokumen elektronik: 1. Item-item terstruktur: vouchers, pesanan perjalanan, invoice dan pesanan pembelian; 2. Item-item semi terstruktur: surat-surat, memo, telex, fax, e-mail dan laporan 3. Item-item audio-visual: cetakbiru, peta, foto, rekaman suara, video, film dan grafik data; 4. Item-item majemuk: gabungan dari ketiga jenis di atas. 5. Kumpulan item: berkas, rekaman data seri, 6. Item-item saling berhubungan: pangkalan data, salinan-salinan. Hadirnya dokumen elektronik tidaklah dapat dihindarkan oleh para staf dan manajer dokumen. Keadaan ini menciptakan tantangan baru bagi mereka dalam mendukung

31

keberhasilan aktivitas organisasi dalam pencapai tujuan. Kegagalan untuk menangani rekod bentuk ini dan sistem yang menghasilkannya akan membuat staf dan manajer dokumen menjadi tidak berdaya untuk memelihara dan menjaga kelestarian memori organisasi perusahaan. Kita membahas kondisi-kondisi yang harus dimiliki oleh dokumen elektronik agar ia dapat menjadi alat bukti sah trasaksi bisnis dan alat bukti sah di pengadilan. Pengkuan dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah seiring semakin tingginya pemakain media elektronik akan cendrung meningkat. Suka atau tidak suka kehadiran rekod elektronik tidak bisa terhindarkan. Dokumen Kertas Sebagai Alat Bukti Pemakaian uang kertas sebagai alat pembayaran yang sah di Indonesia pernah

mengalami ancaman yang serius seiring dengan diketemukannya miliaran rupiah uang palsu serta ditangkapnya para pelaku pembuatnya. Uang kertas palsu sulit dibedakan dengan aslinya meskipun memakai alat pendeteksi uang palsu. Keadaan ini jelas menimbulkan suatu keresahan dan kekhawatiran besar di tengah masyarakat serta menimbulkan keraguan untuk menerima uang kertas sebagai alat pembayaran yang syah terutama yang mempunyai nilai nominal 10.000, 20.000 dan 50.000 rupiah. Sementara itu hampir dua tahun belakangan ini kasus pemalsuan ijazah marak di negri ini. Dimulai berita dari Purwokerto mengenai ijazah S2 dan S3 palsu sampai tudingan kepada calon wakil rakyat memalsukan ijazah sekolah mereka. Kesan yang kita lihat disini dari keadaan diatas adalah bahwa kemampuan kertas

sebagai medium penyimpan isi informasi, data dan ilustrasi sehingga dipakai untuk bahan dokumen atau arsip tidak lagi aman untuk menjaga keaslian atau keotentikan isi kandungan yang ia simpan. Isu yang paling kontroversial barangkali adalah mengenai Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar) yang kini hanya diketahui 2 ( dua) salinannya yang berbeda satu dengan yang lainnya. Akibatnya sampai sekarang para ahli sejarah masih terus berasumsi mengenai mana yang sebenarnya salinan dari dokumen asli atau otentik dari sebuah surat yang menandai peralihan kekuasaan dari

32

Orde Lama ke Orde Baru yang pada saat itu tidak bisa kita pungkiri secar historis mendapat dukungan dan legitimasi penuh dari rakyat Indonesia. Ada semacam kesepakatan yang tak tertulis dari para ahli mengenai masalah Supersemar ini yaitu mereka meletakan kesalahan kepada lembaga Sekretariat Negara (Sekneg) karena dianggap tidak mampu mengelola dan menyimpan dengan baik suatu dokumen yang sangat penting dalam perjalanan sejarah bangsa Indonesia karena Sekneg tidak memiliki suatu kebijakan dan prosedur terdokumentasi mengenai proses pembuatan suatu surat keputusan pemerintah. Keadaan ini ternyata terus berlangsung selama pemerintahan Orde Baru. Kita banyak melihat kini bahwa banyak surat keputusan-keputusan yang kini dipertanyakan keabsahannya. Sementara para pejabat yang terlibat saling tuding dan mencoba melepas tangggungjawab. Jelas terlihat disini bahwa dokumen kertas juga tidak steril dari manipuilasi isi sehingga keaslian atau keotentikannya serta keberadaanya menjadi masalah yang besar. Dokumen Eletronik Sebagai Alat Bukti Yang Sah Salah satu tujuan utama dalam pengelolaan dokumen adalah untuk memastikan bahwa dokumen sebagai bukti kegiatan transaksi dapat tersedia ketika diperlukan. Hal ini mengisyaratkan bahwa pemeliharaan keaslian isi informasi jauh lebih penting dibandingkan dengan media informasi. Metode-metode yang diterapkan dalam pemeliharaan harus menjamin bahwa isi, struktur dan konteks tidak hilang atau kacau seiring dengan majunya waktu. Dengan demikian eletronik media sebagai alternatif baru penyimpanan data dan informasi transaksi bisnis sejauh ia mampu mampu melestarikan keaslian isi maka ia secara logika dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah. Masalah yang muncul dari pemakain dokumen elektronik sebagai alat bukti sah adalah bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak dapat terdeteksi. Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada dokumen elektronik sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen dokumen jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada

33

dokumen elektronik dapat dilestariakan atau dipertahankan selama masa retensinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah. Syarat Dokumen Untuk menjaga kelestarian keaslian isi sebuah dokuemn elektronik kita harus memahami secara baik syarat-syarat keaslian sebuah dokumen. Syarat-syarat tersebut adalah: 1. Otentik Untuk menunjukkan keotentikan sebuah dokumen, organisasi perusahaan harus mendokumentasikan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan dokumen untuk menjamin bahwa pencipta dokumen dapat dikenal dan memang mempunyai kewenangan untuk mencipta dokumen. Dokumen juga harus dijaga dari adanya penambahan, perubahan dan penghapusan oleh pihak yang tidak berwenang. 2. Andal Suatu dokumen dikatakan andal jika isinya dapat dipercaya. Untuk dapat dipercaya dokumen harus menjadi gambaran yang akurat dan lengkap dari transaksi, aktivitas, atau fakta yang ada sehingga ia dapat digunakan untuk kegiatan atau transaksi berikutnya. 3. Bulat Adalah suatu keharusan bahwa sebuah dokumen terlindungi dari adanya perubahan. Kebijakan dan prosedur manajemen dokumen harus menjelaskan tambahan atau anotasi yang mungkin dibuat pada sebuah dokumen sesudah masa penciptaannya. Pada kondisi apa penambahan atau anotasi diperbolehkan dan siapa yang berwenang untuk melakukannya. Setiap perubahan atau anotasi yang sah pada dokumen setelah penciptaanya harus secara jelas tercantum sebagai tambahan atau anotasi.

34

4. Siap Pakai Sebuah dokumen dinyatakan siap pakai jika ia dapat diketahui lokasinya, dapat ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas. 5. Akurat, Memadai dan Lengkap Sebuah dokumen harus dengan benar menggambarkan apa yang telah dikomunikasikan, diputuskan atau dilakukan. Sebuah dokumen harus dapat mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikannnya sebagai alat bukti. Dengan demikian ia dapat digunakan untuk tujuan pertanggungan jawab. Dari pemaparan 5 (lima) syarat yang harus dipenuhi oleh sebuah dokumen, jika mereka dipenuhi semuanya oleh sebuah dokuemn maka jelas bahwa medium apapun yang diapakai tidaklah menjadi masalah untuk menjadikan sebuah dokumen alat bukti yang sah. Atau dengan kata lain sebuah dokumen elektronik jelas dapat menjadi alat bukti yang sah jika 5 syarat dasar sebuah dokumen dipenuhi. Jika kita melihat kembali kasus Supersemar maka akan jelas disinia bahwa ia tidak memenuhi ke lima syarat yang harus dipenuhi sebagai dokumen atau arsip. Sehingga sampai saat ini kita bisa mengatakan bahwa sebenarnya Supersemar itu tidak ada. Syarat Kelengkapan Dokumen Eletronik Untuk memastikan bahwa isi yang terkandung pada dokumen elektronik terpelihara dengan baik maka organisasi perusahaan pencipta dokumen harus menjamin bahwa setiap dokumen elektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. Unsur-unsur tersebut adalah: 1. Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan 2. Tempat dokumen itu dibuat dan/atau dari mana ia dikirim. 3. Alamat Pengirim 4. Nama atau/dan tanda tangan penulis atau pengarang

35

5. Alamat Penerima 6. Penerima 7. Subjel/Perihal 8. Disposisi Persikatan Bangsa-Bangsa telah membuat sebuah Model Informasi Manajemen Rekod Elektronik. Model Informai ini bertujuan agar dokumen elektronik dapat mengidentifikasikan siapa yang membuatnya, apa fungsinya, informasi apa yang dikandungnya dan kapan pembuatannya. Oleh karena itu dokumen elektronik memerlukan pengklasifikasian. Manajemen dokumen elektronik mengidentifikasikan dua jenis attribut yang membantu pengklasifikasian. Keduanya adalah attribut isi dan metadata. Atribut isi terdiri dari: -syarat pengaksesan/batasan ijin -keotentikan -tanggal -tipe rekod -petunjuk -masuk/keluar -bahasa -substantif/fasilitatif -ke/dari -nomor versi Sedangakan attribut metada adalah sebagai berikut: - aktif/inaktif - keputusan penilaian - penataan (hanya bagi koleksi) -struktur komponen untuk dokumen majemuk -format (hubungan logis) -frekuensi -catatan sejarah peminjaman -kaitan

36

-kepemilikan -struktur (tata fisik/penempilan) Sementara itu Hamzah Kandur salah seorang tokoh manajemen dokumen mengatakan dalam thesis doktornya bahwa metadata menjadi hal penting sebagai direktori sebenanya pengabunggan dokumen. Komponen-komponen yang diajukannya yang tersebut adalah: -pencipta - orang, organisasi, atau unit organisasi -judul - berkas -tanggal- penciptaan dan modifikasi -Nomor klasifikasi - petunjuk khas -Informasi Seri -Alamat yang dituju -Koleksi Data - informasi mengenai bagaimana data dikumpulkan, metode pengumpulannya, lamanya waktu pengumpulan dsb. -Isi - ringkasan isi -Sumber-sumber yang berkaitan - referensi dengan data terkait -Material pendamping - formulir input, angket, dsb -Pembatasan dalam pemakaian -Tipe data - tekstual, angka, survey dsb. -Ukuran - berkas -Kebutuhan teknis - media penyimpanan, hardware, software, sistem pengoprasian -Informasi mengenai retensi -informasi mengenai disposisi Pemenuhan syarat-syarat data dan pembuatan metada jelas makin memperkuat keabsahan rekod elektronik sebagai alat bukti . Masalah Sekitar Dokumen Elektronik

dan penyempurnaan dari model yang dibuat PBB di atas. Komponen-komponen

37

Kandur melihat bahwa masalah yang muncul yang mengitari dokumen elektronik adalah sering lebih kepada masalah yang berhubungan dengan manajemen daripada yang berhubungan dengan teknologi itu sendiri. Kelemahan Manajemen Para dokumen manajer dan arsiparis sering tidak mampu mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhan mereka secara baik dan tidak mampu menjalin hubungan kerja yang berimbang dengan para manjer teknologi informasi atau para dokumen manajer tidak mau melibatkan diri dalam penerapan teknologi informasi. Konsekuensi yang muncul dari ketidakmampuan ini adalah terciptannya suatu sistem informasi manajemen yang lebih berorientasi pada kecepatan dan efesiensi ekonomis semata. Sementara penekanan pada sisi pembuktian menempati porsi yang kecil bahkan sering terlewatkan. Situasi yang jelas tidak kondusif ini secara langsung atau tidak telah menciptakan bom waktu bagi sistem manajemen dokumen itu sendiri. Pada gilirannya kerugian yang akan diderita oleh organisasi perusahaan menjadi tidak terhingga atau bahkan mengantarkan organisasi pada kebangkrutan. Kita bisa melihat misalnya saat ini bahwa citra Lembaga Sektariat Negara RI yang dulunya menjadi idaman orang untuk bekerja di sana menjadi sangat menurun di mata masyarakat dan para pakar akibat beberapa faktor. Salah satunya adalah kurang baiknya sistem manajemen dokumennya. Kelemahan Teknologi Sebagai alat untuk merekam dan memberikan akses ke corporate memory, teknologi informasi diakui telah memberikan manfaat-manfaat yang banyak. Penerapan teknologi komputer yang demikian cepat berubah untuk maju telah memungkinkan pemakaian satu sumber data atau informasi pada sebuah rekod oleh banyak orang pada saat yang bersamaan. Suatu kemajuan yang tidak ditawarkan oleh alat simpan lainnya manapun. Teknologi komputer memungkinkan pemakai untuk menemukan kembali dan hanya memilih informasi-informasi yang dibutuhkan dari suatu dokumen teks yang lengkap dengan memakai strategi pencarian yang tepat yang disediakan oleh komputer.

38

Akan tetapi seperti layaknya setiap teknologi, penerapan teknologi informasi juga menghadirkan masalah-masalah yang tidak sederhana untuk dipecahkan. Pemeliharaan rekod elektronik dalam kaitannya sebagai alat bukti harus diakui lebih menutut keahlian dan fasilitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan rekaman data tercetak. Sekardus dokumen tercetak yang diletakan pada pojok sebuah ruangan selama bertahun-tahun tidak akan mengalami perubahan isi informasi dan masih dapat dibaca dengan mudah. Sebaliknya sekumpulan data yang tersimpan pada disket misalnya selama bertahuntahun isi informasinya mungkin telah mengalami perubahan tanpa dapat dibuktikan dan yang lebih buruk lagi data tersebut tidak dapat dibaca lagi karena teknologi yang dipergunakan untuk menyimpan dan menemukan data itu kembali telah rusak sementara di pasar teknologi tersebut sudah tidak tersedia lagi. Dalam keadaan seperti ini pemanfaatan data atau informasi sebagai alat bukti menjadi sia-sia karena data ada tetapi tidak ada karena tidak bisa dibaca. Situasi ini tentunya akan merugikan organisasi yang bersangkutan karena peranan dokumen sebagai alat bukti tidak dapat dilakukan. Hilangnya fungsi fasiltas software dan hardware komputer berarti hilangnya isi informasi dan berarti juga hilangnya kesempatan organisasi untuk memenangkan perkara hukum. Beberapa tantangan yang dihadapi oleh manajemen dokumen yang menyangkut rekod elektronik adalah sebagai berikut: a. fisik media rentan dan lama ketahanannya terbatas. b. alat-alat, proses dan software yang dipakai dalam masa 2-5 tahun sudah mengalami pergantian dan sering tidak ada lagi dipasaran. c. alat-alat, proses dan software yang baru sering tidak lagi compatible dengan yang lama. Penyalahgunaan dokumen elektronik merupakan kasus yang cukup mendominasi

pelanggaran hukum di bidang data dan komputer. Kerugian yang diakibatkan sangatlah besar baik dalam bentuk materil maupun in material. Kegiatan yang sudah dikategorikan sebagi kejahatan ini umumnya dilakukan oleh orang-orang terpelajar dan dengan kemampuan intelektual yang sering di atas rata-rata. Tawaran Cara Mengatasi

39

Masalah ketidakmampuan para mananjer atau staf dokumen untuk mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhannya kepada ahli teknologi serta bekerja sama secara setara lebih banyak dipengaruhi oleh faktor psikolgis yang bermuara pada kurangnya pemahaman mereka mengenai pemanfaatan teknologi informasi. Oleh sebab mereka perlu mendapatkan pendidikan dan pelatihan mengenai pemakaian teknologi informasi. Disamping itu kemauan yang besar dan sikap untuk menerima perubahan sebagai konsekuensi logis dari perubahan cara pelaku bisnis bekerja berhubungan dan dalam rangka memenangkan persaingan yang semakin keras dan ketat. Dengan kata lain budaya yang berlaku dikalangan mereka secara gradual harus mengalami perubahan yang sejajar dengan perkembangan yang ada di masyarakat bisnis khususnya Masalah-masalah yang berkaitan dengan hukum dalam dokumen elektronik

menempatkan pemilik, pengelola dan penyimpan data pada posisi rentan. Oleh karena itu perlu usaha-usaha maksimal pencegahan agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan. Langkah pertama dapat dimulai dengan pemilihan teknologi komputer yang sesuai dengan keperluan dan tidak mudah ketingalan jaman dengan memperhatikan juga jadwal retensi dokumen. Pembuatan sistem pengamanan data serta penyempurnaannya secara berkala juga diperlukan. Disadari kadang para pembobol data tidak pernah kekeringan ide dan kreativitas untuk memecahkan kode-kode pengamanan data sehingga usaha maksimal pengamanan terkesan sia-sia. Pengaturan kewenangan akses merupakan cara lain agar terjadinya kemudahan kontrol dan identifikasi pemakaian data. Diskriminasi akses bukanlah dimasudkan sebagai pembentukan sikap tidak demokratis didalam pemakaian data. Usaha ini harus dipandang sebagai cara untuk menempatkan pemakaian data elektronik sesuai dengan alasan penciptaannya. Penunjukan staf yang setia dan dapat dipercaya sebagai pengumpul, pengelola dan penyimpan informasi merupakan bagian yang tidak kalah pentingnya dalam usaha untuk pengamanan data. Hal itu perlu diperhatikan karena dalam banyak kasus pembobolan bank dan kekacauan data misalnya sering melibatkan orang dalam yang tahu selukbeluk pengamanan dan pengolahan data.

40

Masalah-masalah yang menyangkut aplikasi teknologi sebelumnya seperti: a. fisik media rentan dan lama ketahanannya terbatas.

yang

telah disebutkan

b. alat-alat, proses dan software yang dipakai dalam masa 2-5 tahun sudah mengalami pergantian dan tidak ada lagi dipasaran. c. alat-alat, proses dan software yang baru sering tidak lagi compatible dengan yang lama. Untuk mengatasi keadaan seperti beberapa langkah bijak dapat ditawarkan: a. migrasi. Migrasi adalah seperangkat kerja terorganisir yang dirancang untuk melakukan transfer secara periodik rekaman data elektronik dari satu konfigurasi hardware/software ke konfigurasi lainnya, atau dari satu generasi komputer teknologi ke generasi laiinya. Tujuan dari migrasi adalah untuk mempertahankan kemampuan untuk menampilkan, menemukan kembali, mengolah dan menggunakan data eletronik dalam rangka mengahadapi perubahan teknologi yang terus menerus. Kesulitan dalam pelaksanaan migrasi ini adalah biayanya yang cukup besar. b. memperpendek siklus hidup rekaman data. Dampak dari tindakan ini adalah peninjauan dan evaluasi Jadwal Retensi Dokumen (JRD) dan penilaian nilai guna dokumen. c. membuat kebijaksanaan yang mengatur rekaman data mana yang harus dalam bentuk konvensional dan yang mana harus dalam bentuk elektronik.

Undang-undang Dokumen Perusahaan Pembuatan dan penyimpanan dokumen diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak terkait dalam suatu hubungan hukum. Akibatnya pembuatan dan penyimpanan dokumen harus tetap dilakukan. Di dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen ditekan seminimal mungkin biaya ekonomi dan beban administrasi. Melihat keadaan ini tidak dapat dihindari pemakaian teknologi informasi

41

untuk mencapai tujuan di atas. Pengalihan dokumen cetak menjadi dokumen elektronik diatur sedemikian rupa agar dokumen elektronik dapat dijadikan alat pengadilan. Pengalihan Bentuk Dokumen Perusahaan Dan Legalisasi Pada BAB III Undang-Undang Dokumen Perusahaan memperhatikan secara cukup rinci mengenai pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasinya. Pasal 12 mengatakan bahwa: (1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. (2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan. (3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional. (4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah ahli tersebut. Pasal 13 menyatakan setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi. Pasal 14 mengatakan bahwa: (1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat: a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan legalisasi; bukti dalam

42

b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm dengan aslinya; dan c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan. Pasal 15 menyatakan: (1) dokumen perusahan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. (2) apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya. Pengertian media lain jika dimaksudkan juga sebagai bentuk penyimpanan secara elektronik (computer-generated documents) jelas menjadikannya sebagai alat bukti yang sah. Akan tetapi sepintas ada semacam keraguan yang diisyaratkan oleh undangundang ini yaitu masih perlunya hasil cetaknya untuk dihadirkan sebagai alat bukti (pasal 15 ayat (2). Keraguan ini muncul karena prosedur pemindahan di kita yang masih kurang baik sehingga realisasi prosedur syarat untuk beralih media lain sebagai alat bukti belum terpenuhi. Jika bentuk derivatif dokumen tercetak dapat dipakai sebagai alat pembuktian, maka masuk akal jika penciptaan dokumen yang langsung pada media elektronik dapat diajadikan alat bukti yang sah juga sejauh sistem manajemen dokumennya menjamin adanya kedisiplinan dan konsistentensi untuk menjalankan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan dan didokumentasikan. Persyaratan lain yang harus dimiliki oleh dokumen elektronik agar ia dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah sudah dibicarakan di atas. Di Indonesia kalau kita jujur mengakui, penerapan teknologi informasi yang hampir sudah menjadi pemandangan umum tidak saja di organisasi besar tetapi juga organisasi berukuran menengah atau bahkan kecil menganut sistem pemikiran pakai dulu, baru kemudian aturan yang berisi kebijakan dan prosedur dibuat atau ungkapan populernya lakukan dulu urusan belakangan . Hal ini menimbulkan kesan bahwa penerapan teknologi informasi khususnya untuk bidang dokumen tidak atau media lainnya telah dilakukan sesuai

43

disiapkan dengan baik dan komprehensip. Kesadaran perlunya kebijakan dan prosedur baku dan terdokumentasi dengan baik dan berlaku di seluruh bagian oraganisasi biasanya menunggu munculnya masalah besar yang mengancam eksistensi organisasi perusahaan yang bersangkutan . Masalah Dokumen Elektronik di Luar Negeri Ketidaseragaman dalam menyikapi pengakuan dokumen elektronik sebagai alat bukti terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan tidak mengakuinya. Penerapan Dokumen Elektronik di Beberapa Negara Di Jerman badan-badan pemerintah tidak mengakui dokumen elektronik sebagai alat pembuktian hukum. Hanya mikrofilm yang dapat diterima sebagai alat bukti yang sah. Dokumen yang tersimpan pada media optik atau elektronik tidak mempunyai nilai hukum dan tidak dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Pengadilan Jerman masih melihat bahwa data atau informasi yang disimpan dalam media seperti itu tidak aman dari adanya manipulasi. Sementara itu Arsip Nasional Swedia pada 1970 menyatakan dokumen elektronik sebagai rekod resmi yang mempunyai status hukum yang sama dengan dokumen kertas tradisional. Semenjak tahun 1994 undang-undang baru di Itali telah mengakui nilai hukum dokumen yang tersimpan pada disket optik meskipun aturan hukum ini tidak mudah untuk diikuti. Belanda -negara yang banyak mempengaruhi penyusunan perangkat hukum yang berlaku di Indonesia sampai sekarang ini- Arsip Nasionalnya karena alasan hukum tidak secara eksplisit mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti sah.

44

Jika kita ingin mengetahui agak lebih juh lagi mengapa ada pandangan yang berbeda di negara-negara Eropa ini terhadap dokumen elektronik, maka kita dapat mengambil Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang salaing bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan dokumen rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen dokumen berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen dokumen mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah dokumen yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan dokumen elektronik sebagai alat pembuktian yang sah. Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui dokumen elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksudmaksud yang tidak baik. Untuk di Indonesia penulis berpendat bahwa pengakuan dokumen elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen dokumen yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah. Masalah Hukum Lainnya Dalam membicarakan hal-hal penting mengenai rekaman data eletronik sering kita membatasi diri pada masalah sekitar otentik data sebagai alat pembuktian jika terjadi persengketaan antara dua pihak atau lebih. Tidak dapat dipungkiri bahwa salah satu peranan rekaman yang penting adalah sebagai alat bukti khususnya di pengadilan. Akan tetapi di dalam membicarakan rekaman data elektronik dalam persepsi yang diperluas dalam hubungannnya dangan masalah yang berkaitan dengan hukum, ada beberapa masalah lain yang perlu diperhatikan:

45

1. Penipuan Komputer: perusakan, perubahan, penipuan dan pencurian data 2. Privacy (Perlindungan data) dan Penyebaran Informasi 3. Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer 4. Hak Cipta. 5. Kerahasian Penipuan Komputer Penyalahgunaan rekaman data elektronik merupakan kasus yang cukup mendominasi pelanggaran hukum di bidang data dan komputer. Kerugian yang diakibatkan sangatlah besar baik dalam bentuk materiil maupun in material. Kegiatan yang sudah dikategorikan sebagi kejahatan ini umumnya dilakukan oleh orang-orang terpelajar dan dengan kemampuan intelektual yang memadai. Bentuk-bentuk yang dikategorikan sebagai penipuan komputer ada dua macam yaitu penipuan data dan penipuan program. Dalam penipuan pertama data yang tidak sah dimasukan dalam sebuah komputer atau data yang dimasukan mengalami perubahan. Memasukan Instruksi Yang Tidak Sah Kegiatan ini sering terjadi dalam dunia perbankan dimana seseorang secara tidak sah misalnya telah memerintahkan komputer untuk mentransfer sejumlah uang dari satu rekening ke rekening lainnya. Pada kasus ini jelas terlihat adanya usaha penipuan oleh seseorang untuk keuntungannya sendiri. Pada pasal 378 KUHP mengatur: Barangsiapa dengan maksud untuk menguntungkan dirinya sendiri atau orang lain secara melawan hukum, dengan mempergunakan sebuah nama palsu atau sifat palsu, dengan mempergunakan tipu muslihat ataupun dengan mempergunakan susunan katakata bohong, menggerakan seseorang untuk menyerahkan sesuatu benda, untuk mengadakan perjanjian hutang ataupun untuk meniadakan piutang, karena salah telah melakukan penipuan, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya empat tahun.

46

Salah unsur yang perlu diperhatiakan dari pasal ini adalah penipuan terhadap orang. Dalam kasus yang digambarkan diatas yang ditipu adalah komputer. Sehingga secara logika pelaku tidak dapat dihukum jika mengandalkan pada pasal ini. Kecuali jika pengertian kata komputer termasuk didalamnya orang yang bertanggungjawab terhadap operasi komputer tersebut. Sabotase, Perusakan dan Pengubahan Data Komputer dan data eletroniknya dirusak dengan berbagai cara seperti membakar, meledakkan atau memasukan sesuatu benda sehingga komputer tidak dapat beroperasi. Selain itu ada juga usaha untuk mengubah data yang tersedia. Pasal 406 KUHP mengatur: Barangsiapa dengan sengaja dan secara melawan hukum menghacurkan, merusakkan, membuat hingga tidak dapat dipakai lagi atau menghilangkan sesuatu benda yang seluruhnya atau sebagian adalah kepunyan orang lain, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya dua tahun dan delapan bulan atau dengan hukuman denda setinggi tingginya empat ribu lima ratus rupiah. Masalah yang timbul dari penerapan pasal ini adalah apakah kita dapat memperlakukan rekaman data elektronik sebagai benda. Beberapa putusan pengadilan di beberapa negara memperlakukan rekaman data elektronik bukan sebagai benda. Sehingga pasal ini tidak dapat dipakai dalam kasus perubahan data. Privasi (Perlindungan Data) dan Penyebaran Informasi Pesatnya kemajuan teknologi komputer memberikan dampak yang besar bagi usaha pengumpulan data yang cepat dan akurat, penyimpanan data yang hemat tempat serta penyebarannya yang meliwati batas waktu dan ruang. Kemajuan seperti ini mengundang suatu tantangan yang lebih rumit dan berat dan dilematis bagi pengelola rekaman data yaitu masalah privacy (perlindungan data). Data-data yang dikumpulkan dari individu sangat dibatasi penggunaanya sesuai dengan pernyataan atau perjanjian ketika data itu dalam proses pengumpulan antara pemberi data dengan pengumpulan data.

47

Dewan Konvensi Eropa Tentang Perlindungan Data menetapkan prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam memperlakukan data pribadi: 1. Informasi yang dimuat dalam data pribadi harus diperoleh dan diproses secara jujur dan sah; 2. data pribadi harus disimpan hanya untuk satu tujuan atau lebih yang khusus dan sah; 3. Data pribadi yang dikuasai untuk suatu tujuan atau tujuan-tujuan tidak boleh digunakan atau disebarluaskan dengan melalui suatu cara yang tidak sesuai dengan tujuan atau tujuan-tujuan tersebut; 4. Data pribadi yang dikuasai untuk keperluan suatu tujuan atau tujuan-tujuan harus layak, relevan, dan tidak terlalu luas dalam kaitannya dengan tujuan atau tujuan-tujuan tersebut; 5. Data pribadi harus akurat dan, jika diperlukan, selalu diperbarui; 6. Data pribadi yang dikuasai untuk keperluan suatu tujuan atau tujuan-tujuan tidak boleh dikuasai terlalu lama dari waktu yang diperlukan untuk kepentingan tujuan atau tujuan-tujuan tersebut; 7. Individu yang bersangkutan akan diberikan hak untuk: a. Dalam jangka waktu yang wajar dan tanpa penundaan serta tanpa biaya: i. diberi penjelasan oleh pihak pengguna data tentang apakah pihaknya menguasai data pribadi di mana individu yang bersangkutan menjadi subjek data; dan ii. untuk akses pada suatu data demikian yang dikuasai oleh pihak pengguna data; b. Jika dipandang perlu, melakukan perbaikan atau penghapusan data; 8. Tindakan-tindakan pengamanan yang memadai harus diambil menghadapi akses tidak sah, atau pengubahan, penyerbarluasan atau pengrusakan data pribadi serta menghadapi kerugian tidak terduga atau kerusakan data pribadi. Data pribadi yang tersimpan secara elektronik dapat dengan mudah mengalami perubahan dan penyebaran tanpa diketahui atau izin dari individu yang bersangkutan. Akibatnya sudah jelas terganggunya privacynya dan kerugian material dan moral yang bersangkutan. Tony Munroe dalam artikelnya yang berjudul Privacy experts worry about big banks Big Brother concept di Jakarta Post edisi Sabtu, 6 Februari 1999 menggambarkan

48

bagaimana bank-bank telah memanfaatkan data pribadi tersedia pada pangkalan data mereka yang canggih lebih dari tujuan atau tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Sebagai contoh mereka juga memberikan data-data pribadi tersebut kepada perusahaanperusahaan yang menjadi afiliasinya seperti perusahaan asuransi. Akibatnya banyak para kliennya merasa terkejut karena permohonan untuk menjadi pemegang polis ditolak karena perusahaan asuransi mengetahui data pribadi yang menyebabkan yang bersangkutan ditolak seperi gaya hidup dan kondisi kesehatan. Pembagian data pribadi yang cepat, tepat dan akurat melalui pangkalan data (data sharing) jelas bertentangan prinsi-prinsip perlindungan data. Disini sumber konflik berakar pada kepentingan yang berbeda yang menyangkut keuangan. Pihak perusahaan merasa telah menghabiskan jutaan dolar untuk mengumpukan data-data pribadi yang komprehensip sehingga pemakaian harus diperluas untuk berbagai tujuan yang menguntungkan. Sementara individu yang bersangkutan bersikeras bahwa prinsipprinsip perlindungan data harus dijunjung tinggi sehingga mereka tidak akan dirugikan. Penyebaran data pribadi dalam kasus ini jelas mempunyai unsur kesengajaan dari pihak pengguna data. Kasus lain yang muncul sebagai konsekuensi logis penyimpanan data secara logis adalah Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer (illegal access) atau dengan istilah yang lebih populer hacking Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer Alasan dari tindakan ini kadang didasari oleh hal yang sederhana yaitu hanya sekedar tahu mengenai data-data apa saja yang ada dalam komputer. Akan tetapi tidak jarang tindakan tanpa kewenangan ini dilatari niat jahat untuk mendapatkan keuntungan pribadi. Cara memasuki komputer untuk mengakses datanya dapat bermacam-macam. Cara langsung dan lebih sederhana dapat dilakukan dengan menggunakan komputer yang ada disitu. Sedangkan cara tidak langsung adalah dengan menggunakan terminal jauh (remote terminal) di tempat lain. Tindakan ini dalam beberapa hal menimbulkan beberapa kerugian bagi pemilik data seperti: 1. penghapusan data 2. perubahan data 3. terbukanya kerahasian data yang dapat berakibat fatal bagi pemilik data..

49

Para pelaku tindakan ini sering orang-orang yang mempunyai kemampuan intelektual yang mendekati genius. Mereka dapat memecahkan rahasia kode-kode akses yang sangat rumit. Jerat yang dipakai untuk tindakan ini adalah Pasal 167 KUHP terutama ayat 2 yang berbunyi: Barangsiapa masuk dengan merusak atau memanjat, dengan menggunakan anak kunci palsu, perintah palsu atau pakaian jabatan palsu, atau barangsiapa tanpa setahu yang berhak terlebih dahulu serta bukan karena kekeliruan masuk dan kedapatan di situ pada waktu malam , dianggap masuk dengan paksa. Penerapan pasal ini dapat dilakukan sejauh adanya perluasan penafsiran mengenai istilah ruangan misalnya seperti yang tercantum pada ayat 1 pasal ini. Serta istlah kata masuk yang dinterpretasikan sebagai masuk secara elektronis bukan secara fisik. Hak Cipta. Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri. Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen. Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta. Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak bisa dipindah-tangankan. Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat dialihkan kepada orang lain. Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah: 1. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi maupun tidak

50

), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program komputer dan bentul lain dari tulisan; 2. 3. 4. karya drama: sandiwara, naskah film; karya musik; karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;

Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta meninggal dunia. Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah memperbanyak suatu karya ciptaan. Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta. Keadaan atau syarat yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia kearsipan adalah: 1. memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang tidak terbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu karya yang diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan maka membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk mendapatkan salinan tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau dikarenakan harganya terlalu mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat arsip yang bersangkutan; memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh lembaga arsip; memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;

2.

3.

4. memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam rangka penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya ciptaan memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.

51

Diluar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Para pengelola arsip perlu berkonsultasi dengan depositor arsip mengenai perlindungan hak cipta ketika mereka menyerahkan arsipnnya. Feature utama yang ditampilkan pada setiap undang-undang hak cipta yang berkaitan dengan masalah rekaman data elektronik adalah pencantuman nama pencipta dan penolakan terhadap adanya distorsi iniformasi pada karya ciptaan (hak moral) dan penggandaan (reproduksi) ciptaan. Ketersediaan data dalam bentuk elektronis yang sudah memenuhi syarat perlindungan hak cipta menjadi rentan terhadap distorsi informasi (penghapusan atau perubahan sebagian data yang ada. Kejadian ini kadang sulit dibuktikan kebenarannya karena penghapusan atau perubahan data tidak meninggalkan jejak apapaun pada rekaman data. Keadaan ini tentu akan menimbulkan kebingungan bagi pemakai data. Situasi ini jelas berbeda jika data memakai kertas sebagai medium. Penghapusan dan perubahan data akan meninggalkan jejak tertentu. Penggandaan rekaman data elektronis dengan kemajuan teknologi menjadi sangat murah, mudah dan cepat. Penggandaan ini tidak mengakibatkan pemilik data kehilangan sebagian atau semua secara permanen data yang dimiliki. Akan tetapi kerugian yang didapat akibat tindakan ini dapat berbentuk finansial ataupun penyebaran informasi yang tidak terkendali. Kerahasiaan Adanya usaha untuk memperkuat undang-undang hak cipta dengan memasukan hal mengenai kerahasiaan data. Kerahasiaan data harus mempunyai tiga unsur (dalam perkara Coco v. A.N. Clark) yaitu: 1. Informasi itu harus mempunyai kualitas kerahasiaan; 2. Informasi itu harus diberikan dalam keadan-keadaan yang menimbulkan kewajiban merahasiakan;

52

3. Harus ada suatu penggunaan tidak sah terhadap informasi tersebut yang merugikan pihak yang memilikinya. Tersedianya data rahasia dalam bentuk elektronik dapat menempatkan pemilik data pada posisi resiko tinggi akan terjadinya kebocoran data. Kasus hacking misalnya, memperlihatkan betapapun rumit dan ketatnya perlindungan data demi kerahasiaan kadang dapat bobol juga. Kasus Mengenai Dokumen Kasus-kasus yang menyangkut peranan penting dokumen dalam perkara hukum selalu menarik untuk diikuti. Banyak kasus yang terungkap akibat keberadaan dokumen yang kuat dan lengkap telah mengantarkan para pelakunya ke tembok penjara atau menimbulkan kontroversi di tengah masyarakat. Dokumen Garnadi Mantan Wakil Ketua Panitia Pelaksana Penentuan Tim-TIM (P3TT) Mayjen (Pur) Garnadi, ketika diperiksa Tim KPP HAM menolak materi atau yang lebih dikenal dengan istilah dokumen Garnadi. Mayjen TNI (Purn) Garnadi mengakui bahwa kop surat dan tanda tangan memang miliknya. Akan tetapi dokumen yang ada dalam bentuk fotokopi masih perlu diuji keabsahannya. Disamping itu substansi atau isi dokumen tersebut sangat berbeda. Isi dokumen itu sendiri dari keterangan Munir ketua Kontras merupakan gambaran umum mengenai penjelasan mengenai jika opsi I gagal. Opsi berikutnya kemerdekaan. Untuk itu menggambarkan suasana di Tim-Tim demikian kacau akibat pertentangan antara kelompok pro integrasi dengan kelompok pendukung pemerintah menilai tidak ada gunanya Tim-Tim dipertahankan. Selanjutnya, rencana pengamanan penarikan diri harus disiapkan dan fasilitas vital harus dirusak. Dokumen Garnadi ini memakai Kop surat Menko Polkam bernomor

53/TimP4OKPP/7/1999 tertanggal 3 Juli 1999. Setiap lembarnya, di pojok kanan atas

53

dibubuhi cap Rahasia dan pada lembar gambar keempat tertera tanda tangan AsmenkoI/Poldagri atas nama HR Garnadi serta ada capnya. Pengacara Mayjen TNI (Purn) Garnadi, Yan Juanda mengatakan bahwa substansi isi fotokopi dokumen bertentangan dengan instruksi Jendral (Pur) Wiranto yang menginstruksikan pengamanan instansi vital. Terbukti sampai sekarang bahwa instansi vital itu masih utuh yaitu Pertamina, PLN, Telkom, dan rumah sakit serta 4000 staf Unamet tidak ada satupun terluka. Dikatakan penelusuran terhadap dokumen asli Garnadi ini agak sulit karena yang beredar adalah fotokopi, sementara yang asli sudah susah diselusuri. Dokumen yang berisi laporan kepada Feisal Tanjung pertama-tama bocor di Australia untuk kemudian baru merembes kembali ke Indonesia. Sementara itu surat kabar Inggris, The Independent dalam edisinya Sabtu melaporkan memperoleh sejumlah dokumen tersebut yang terang-terangan menyebutkan kalau para jendral TNI mengatur langsung aksi-aksi tekanan dan kekerasan terhadap mereka yang pro kemerdekaan. The Independent mengaku memperoleh salinan dokumen-dokumen tersebut dari para aktivis HAM. Yayasan Hak Rakyat Tim-Tim yang mengklaim mendapatkan surat-surat rahasia itu setelah mnyelusup masuk ke gedung bekas markas regional TNI-AD di Dili yang telah ditinggalkan. (sumber M Web, 99-2000) Keberanian Seorang Hakim Perancis Eva Joly dengan sabar dan teliti mengggali pada tumpukan dokumen lebih sembilan tahun belakangan ini. Pada tumpukan dokumen tersebut ia menemukan kegiatan korupsi tingkat tinggi, penyalahgunaan dan pencurian dana masyarakat. Temuan dokumen hakim Eva Joly telah menjadikan para tokoh masyarakat Perancis yang berpengaruh dan sering berpenampilan santun menghadapi kenyataan bahwa diri mereka harus diperlakukan sama di depan hukum. Bernard Tapie, tokoh politik terkemuka di Perancis dan Roland Dumas, mantan Menteri Luar Negeri Perancis dan kawan dekat mantan Presiden Francois Mitterrand harus merasakan tidak enaknya menghabiskan waktu di tembok penjara dan rasa malu yang

54

tak tertahankan. Dari orang yang dihormati, dikagumi dan disanjung, kini mereka harus menerima kenyataan sebagai orang yang hina dan dicap sebagai penghianat masyarakat. Hakim Eva Joly, yang harus mempertaruhkan nyawanya setiap saat, membedah

dokumen untuk menyingkirkan rasa tabu menyerang tokoh masyarakat yang mepunyai indikasi kuat melakukan kesalahan dan kejahatan. Dokumen yang ia miliki menjadikan banyak mantan pejabat di Perancis menjalani masa tuanya dengan perasaan was-was dan khawatir karena kehidupan mereka bisa berujung di penjara. Dari kedua kasus yang dipaparkan disini kita melihat betapa dokumen mempunyai peran yang begitu penting untuk membongkar kejahatan kepada rakyat. Di Indonesia pun kita melihat kenyataan ini. Akbar Tanjung, ketua DPR harus menerima kenyataan pahit bahwa ia dinyatakan bersalah dalam penggunaan dana Bulog bedasarkan bukti dokumen yang diketemukan. Irma Hutabarat, ketua ICE on Indonesia dan presenter andalan stasiun Metro TV untuk acara isu-isu sosial politik harus berurusan dengan polisi karena dilaporkan menyalagunakan miliaran rupiah sumbangan dana untuk korban banjir di Jakarta. Manajemen Lippo akan menghadapi tuduhan kejahatan karena mengeluarkan dua dokumen laporan keuangan yang bertentangan. Dokumen adalah rekaman peristiwa. Peristiwa itu bisa bersumber pada pikiran seseorang, pada tindakannya yang dilakukan tersebut atau.kebencian yang mendalam. untuk mencapai tujuan tertentu. Dan dokumen-dokumen ini pada suatu masa akan mengundang kekaguman pada diri orang

DAFTAR BACAAN Erlandsson, Alf, Electronic Records Management: A Literature Review, ICA Studies, 1996 Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994 Bainbridge, David, Komputer dan Hukum, Sinar Grafika, 1993

55

Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part One: Topic 1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996 Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part two: Topic 7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996 Schwartz, Candy. Records Management and Jersey, 1993 Sudirdja, Eddy Djunaedi, Memberantas Kejahatan Komputer Dengan Hukum Pidana, Mahakamah Agung-RI, 1993 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan, Warta Perundang-undangan LibraryAblex Publishing, New

56

57

Peran Informasi Informasi sering kini disebut sebagai sumberdaya keempat sesudah uang, tenaga manusia dan kepemilikan. Informasi telah menjadi elemen penting dalam organisasi bisnis karena informasi merupakan kemampuan intelektual, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh anggota organisasi yang bersangkutan. Keadaan ini pada gilirannya akan menempatkan informasi sebagai hal yang amat penting dalam usaha organisasi mencapai tujuannya dan kelak akan diperlakukan sebagai sumberdaya pertama. Kita dapat melihat peran penting informasi dalam kegiatan bisnis, yaitu: 3. Informasi menjadi bahan mentah dan pokok utama dalam proses bisnis.

Sebagai contoh pelaksanaan jaminan sosial, kegiatan peminjaman dan penanaman modal selalu mendasarkan pada keberadaan informasi dalam bertindak. 4. Informasi mendukung kegiatan bisnis seperti pengendalian dan pengawasan dalam sistem akunting.

58

Disini kita menarik dua perbedaan yang jelas dari kedua peran ini yaitu:

C. Peran pertama mengacu pada apa yang dinamakan informasi intrinsik. Dalam
informasi intrinsik, informasi berperan sebagai subjek sekaligus juga objek dari suatu kegiatan atau proses bisnis. Sebagai contoh dalam penilaian mengenai keabsahan suatu jaminan asuransi, informasi mengenai klaim menjadi dasar bagi pengembilan keputusan dan menentukan hasil yang dicapai. Sementara itu dalam kegiatan penanaman modal dan manajemen pembiayaan, ketepatan waktu dan akurasi informasi serta keyakinan terhadapnya menjadi faktor yang sangat penting dalam pengambilan keputusan.

D. Pada peran kedua kita melihat informasi ektrinsik dimana informasi bukan
menjadi subjek tetapi memberikan alat bagi pengendalian kegiatan bisnis. Sebagai contoh sistem perdagangan saham dan industri manufaktur dapat melakukan proses kegiatan untuk menghasilkan sesuatu tanpa keberadaan informasi. Akan tetapi hasil yang didapat akan tidak memuaskan. Langkah yang perlu ada sebagai indikasi pentingnya informasi dalam organisasi: Kebijakan. Apakah semua informasi telah dipelakukan sebagai aset

perusahaan, atau kepemilikan pribadi diperbolehkan? Bagaimana kebijakan dalam penamaan dan klasifikasi dokumen? Siapa yang mengatur pemakaian bersama informasi? Standar. Apakah semua berkas didaftar? Standar apa yang digunakan dalam pemberkasan manual maupun elektronik? Apakah sudah ditetapkan sistem word processing yang sama di semua kegiatan bisnis perusahaan sehingga berkas dapat ditransfer dan dikenal dengan mudah? Prosedur. Apakah sudah ada prosedur? Siapa yang melatih staf? Apakah prosedur mendukung kebijakan mengenai pengklasifikasian, pengindeksan dan evaluasi sumber informasi? Technologi. Apakah strategi Sistem Informasi (SI) mencakup keseluruhan sumber daya informasi organisasi termasuk hal mana yang diprioritaskan: kertas, mikrofilm, atau format elektronik. Apakah mereka yang memegang

59

bagian Sistem Informasi sesungguhnya memahami pentingnya pendekatan terpadu terhadap seluruh aset informasi bisnis. Memahami Kelompok Pemakai Informasi Di dalam perusahaan kita harus mampu mengidentifikasi kelompok yang membutuhkan informasi dan tujuannya. Disini kita melihat tiga kelompok penting dalam perusahaan yang ada kaitannya dengan keberadaan informasi: 1. Staf perancang kebijakan. Kelompok ini menggunakan informasi untuk menjadikan hasil pekerjaan mereka lebih baik lagi dan mereka menekankan pada alasan keefektifan (bekerja untuk membuahkan hasil yang diinginkan) kehadiran informasi bagi pekerjaan mereka 2. Para Manajer Lini. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab dan kewenangan dalam hal pemakaian anggaran. Kelompok ini selalu berfikir bagaimana informasi dapat membantu mereka mengeluarkan dana lebih sedikit untuk mendapatkan hasil yang lebih besar. Manajer Lini berorientasi pada alasan efesiensi (mengerjakan pekerjaan dengan berhasil tanpa membuang-buang waktu dan tenaga)

3. Para Manajer Sumberdaya. Kelompok ini mempunyai tanggungjawab terhadap tenaga kerja dan kekayaan perusahaan. Mereka memperlakukan informasi sebagai cara untuk membantu penghematan baik dari segi tenaga kerja, dana dan ruang. Mereka melihat informasi dari alasan ekonomis. III. Perlunya Pengelolaan Sumber Informasi Suatu penelitian di Inggris mengenai keberadaan informasi perusahaan menemukan bahwa 90% informasi yang dibutuhkan tersedia di perusahaan itu sendiri. Sedangkan sisanya 10% didapat dari luar dan hanya 10% dari yang didapat dari luar diperlukan.

60

Suatu penelitian oleh penulis yang bersumber dari laporan Praktek Kerja Lapangan mahasiswa pada suatu kelompok perusahaan yang relatif cukup besar menggambarkan kondisi sebagai berikut:

Berdasarkan data yang diterima kami mengidentifikasikan disamarkan untuk privasi) secara baik yaitu: 1. Kurang terkendalinya pengelolaaan arsip aktif 2. Tidak adanya sistem penyimpanan arsip yang baku 3. Belum adanya prosedur pemindahan arsip 4. Belum adanya ruang khusus penyimpanan arsip

beberapa masalah

yang

dihadapi dalam mengelola arsip di Kelompok Usaha Kayamanja (nama perusahaan

5. Tidak adanya staf khusus untuk menangani kearsipan 6. Belum adanya jadwal retensi dan pelaksanaannya secara baku Konsekuensi logis yang muncul dari masalah di atas adalah: 1. Kesulitan dalam pencarian informasi yang diperlukan dalam hubungannya dengan kecepatan dan ketepatan. 2. Pertanggungjawaban terhadap pengelolaan arsip inaktif menjadi tidak ada 3. Keamanan data dan informasi menjadi tidak terjamin 4. Pengelolaan arsip yang baik dan profesional tidak tercapai 5. Penumpukan arsip Dampak yang ditimbulkan oleh keadaan ini adalah: 1. Kerugian yang tak terhingga jika terjadinya kebocoran data dan informasi 2. Memperlambat atau menghambat perusahaan dalam pengambilan keputusan 3. Mengeluarkan biaya yang seharusnya tidak perlu. Sehubungan dengan keadaan di atas perlu dilakukan hal sebagai berikut: 1. Pembuatan standard penyimpanan arsip yang efektik dan efesien termasuk di dalamnya sistim pemberkasan. 2. Pembuatan prosedur pemindahan arsip. 3. Pendirian Records Centre Kelompok Usaha Kayamanja.

61

4. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip berikut petunjuk pelaksanaannya. 5. Pelatihan bagi staf khusus yang menangani kearsipan di Kelompok Usaha Kayamanja 6. Komputerisasi Temu Kembali Arsip Hasil yang diharapkan adalah terciptannya Sistem Manajemen Kearsipan yang komprehensip di Kelompok Usaha Kayamanja yang memberikan dukungan besar bagi keberhasilan Kelompok Usaha Kayamanja mencapai tujuan-tujuan usahanya baik di tingkat nasional dan internasional.

IV. Kasus Mengenai Dokumen 1. Dokumen Garnadi: Mantan Wakil Ketua Panitia Pelaksana Penentuan Tim-TIM (P3TT) Mayjen (Pur) Garnadi, ketika diperiksa Tim KPP HAM menolak materi atau yang lebih dikenal dengan istilah dokumen Garnadi. Mayjen TNI (Purn) Garnadi mengakui bahwa kop surat dan tanda tangan memang miliknya. Akan tetapi dokumen yang ada dalam bentuk fotokopi masih perlu diuji keabsahannya. Disamping itu substansi atau isi dokumen tersebut sangat berbeda. Isi dokumen itu sendiri dari keterangan Munir ketua Kontras merupakan gambaran umum mengenai penjelasan mengenai jika opsi I gagal. Opsi berikutnya kemerdekaan. Untuk itu menggambarkan suasana di Tim-Tim demikian kacau akibat pertentangan antara kelompok pro integrasi dengan kelompok pendukung pemerintah menilai tidak ada gunanya Tim-Tim dipertahankan. Selanjutnya, rencana pengamanan penarikan diri harus disiapkan dan fasilitas vital harus dirusak. Dokumen Garnadi ini memakai Kop surat Menko Polkam bernomor

53/TimP4OKPP/7/1999 tertanggal 3 Juli 1999. Setiap lembarnya, di pojok kanan atas dibubuhi cap Rahasia dan pada lembar gambar keempat tertera tanda tangan AsmenkoI/Poldagri atas nama HR Garnadi serta ada capnya.

62

Pengacara Mayjen TNI (Purn) Garnadi, Yan Juanda mengatakan bahwa substansi isi fotokopi dokumen bertentangan dengan instruksi Jendral (Pur) Wiranto yang menginstruksikan pengamanan instansi vital. Terbukti sampai sekarang bahwa instansi vital itu masih utuh yaitu Pertamina, PLN, Telkom, dan rumah sakit serta 4000 staf Unamet tidak ada satupun terluka. Dikatakan penelusuran terhadap dokumen asli Garnadi ini agak sulit karena yang beredar adalah fotokopi, sementara yang asli sudah susah diselusuri. Dokumen yang berisi laporan kepada Feisal Tanjung pertama-tama bocor di Australia untuk kemudian baru merembes kembali ke Indonesia. Sementara itu surat kabar Inggris, The Independent dalam edisinya Sabtu melaporkan memperoleh sejumlah dokumen tersebut yang terang-terangan menyebutkan kalau para jendral TNI mengatur langsung aksi-aksi tekanan dan kekerasan terhadap mereka yang pro kemerdekaan. The Independent mengaku memperoleh salinan dokumen-dokumen tersebut dari para aktivis HAM. Yayasan Hak Rakyat Tim-Tim yang mengklaim mendapatkan surat-surat rahasia itu setelah mnyelusup masuk ke gedung bekas markas regional TNI-AD di Dili yang telah ditinggalkan. (sumber M Web, 99-2000) 2. Keberanian Seorang Hakim Perancis Eva Joly dengan sabar dan teliti mengggali pada tumpukan dokumen lebih sembilan tahun belakangan ini. Pada tumpukan dokumen tersebut ia menemukan kegiatan korupsi tingkat tinggi, penyalahgunaan dan pencurian dana masyarakat. Temuan dokumen hakim Eva Joly telah menjadikan para tokoh masyarakat Perancis yang berpengaruh dan sering berpenampilan santun menghadapi kenyataan bahwa diri mereka harus diperlakukan sama di depan hukum. Bernard Tapie, tokoh politik terkemuka di Perancis dan Roland Dumas, mantan Menteri Luar Negeri Perancis dan kawan dekat mantan Presiden Francois Mitterrand harus merasakan tidak enaknya menghabiskan waktu di tembok penjara dan rasa malu yang tak tertahankan. Dari orang yang dihormati, dikagumi dan disanjung, kini mereka harus

63

menerima kenyataan sebagai orang yang hina dan dicap sebagai penghianat masyarakat. Hakim Eva Joly, yang harus mempertaruhkan nyawanya setiap saat, membedah

dokumen untuk menyingkirkan rasa tabu menyerang tokoh masyarakat yang mepunyai indikasi kuat melakukan kesalahan dan kejahatan. Dokumen yang ia miliki menjadikan banyak mantan pejabat di Perancis menjalani masa tuanya dengan perasaan was-was dan khawatir karena kehidupan mereka bisa berujung di penjara. Dari kedua kasus yang dipaparkan disini kita melihat betapa dokumen mempunyai peran yang begitu penting untuk membongkar kejahatan kepada rakyat. Di Indonesia pun kita melihat kenyataan ini. Akbar Tanjung, ketua DPR harus menerima kenyataan pahit bahwa ia dinyatakan bersalah dalam penggunaan dana Bulog bedasarkan bukti dokumen yang diketemukan. Irma Hutabarat, ketua ICE on Indonesia dan presenter andalan stasiun Metro TV untuk acara isu-isu sosial politik harus berurusan dengan polisi karena dilaporkan menyalagunakan miliaran rupiah sumbangan dana untuk korban banjir di Jakarta. Dokumen adalah rekaman peristiwa. Peristiwa itu bisa bersumber pada pikiran seseorang, pada tindakannya yang dilakukan tersebut atau.kebencian yang mendalam. untuk mencapai tujuan tertentu. Dan dokumen-dokumen ini pada suatu masa akan mengundang kekaguman pada diri orang

DAFTAR BACAAN Brumm, Eugenia K. Managing Records for ISO 9000 Compliance, Golden Book Centre, Kuala Lumpur, 1999 Erlandsson, Alf, Electronic Records Management: A Literature Review, ICA Studies, 1996 Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994

64

Bainbridge, David, Komputer dan Hukum, Sinar Grafika, 1993 Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part One: Topic 1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996 Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part two: Topic 7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996 Ricks, Swafford. Information and Image Management, South Western Publishing, Ohio, 1992 Schwartz, Candy. Records Management and Library, Ablex Publishing, New Jersey, 1993 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan, Warta Perundang-undangan

65