BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen
Sumber
Daya
Manusia
adalah
proses
pengendalian
berdasarkan fungsi manajemen terhadap daya yang bersumber dari manusia.
Ada lima prinsip pendekatan terhadap manajemen sumber daya manusia yaitu :
1. Sumber daya manusia adalah merupakan kekayaan yang paling penting, yang dimiliki
oleh
suatu
organisasi.
Sedangkan
manajemen
yang
efektif
adalah
kunci bagi keberhasilan organisasi tersebut.
2. Keberhasilan sangat mungkin dicapai manakala peraturan atau kebijaksanaan
dan prosedur serta mekanisme kerja yang bertalian dengan manusia dan
perusahaan tersebut saling berhubungan dan memberikan sumbangan terhadap
pencapaian strategis.
3. Budaya dan nilai perusahaan, suasana organisasi dan perilaku manajerial yang
berasal dari kultur tersebut akan memberikan pengaruh yang besar terhadap
hasil pencapaian terbaik.
4. Manajemen sumber daya manusia berhubungan secara integrasi yang dapat
menjadikan semua anggota organisasi terlibat untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.
5. Empat prinsip tersebut harus tertanam dalam diri setiap anggota (manusia).
Hubungan manajemen dengan sumber daya manusia merupakan proses
usaha pencapaian tujuan melalui kerjasama dengan orang lain. Ini berarti menunjukkan
pemanfaatan
daya
yang
bersumber
dari
orang
lain
untuk
mencapai
tujuan. Sumber daya manusia sering disebut sebagai Human Resource yaitu
tenaga atau kekuatan manusia (energi atau power). Sumber daya yang juga
disebut sumber tenaga, kemampuan, kekuatan, keahlian yang dimiliki oleh
manusia, dipunyai juga oleh makhluk organisme lainnya. Misalnya pada hewan,
tumbuh-tumbuhan, bahkan dipunyai juga oleh unsur dalam.
Manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi merupakan
salah satu faktor terpenting, karena bisa dikatakan bahwa pengelolaan organisasi
pada dasarnya adalah pengelolaan manusia.Proses yang terjadi adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian sumber daya
manusia dalam rangka pencapaian tujuan. Manusia sebagai perencana,
pelaksana,pengendali dan evaluasi suatu pembangunan dan menikmati hasil
evaluasi suatu pembangunan. Disini SDM sangat mempengaruhi keberhasilan
pembangunan karena manusia mempunyaiperan yang sangat menentukan dalam
pencapaian tujuan yang diinginkan.

Proses dalam ruang lingkup manajemen sumber daya manusia adalah

suatu proses yang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi dalam suatu
pemerintahan. Dimana keadaan yang dinamis tersebut akan banyak berpengaruh
pada teknologi sistem informasi yang akan digunakan. Oleh sebab itu proses apa
yang dapat dilakukan oleh sebuah sistem sumber daya manusia akan sangat
banyak tergantung pada model data yang dibentuk untuk kebutuhan tersebut.
Masalah yang manajemen sumber daya manusia saat ini adalah cepatnya
perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula pada
perencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan proses
perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasi
kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki
oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas departemen
dimasa mendatang.
Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah organisasi
dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya
sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi
kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu
sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum
SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk
mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga
dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: Sistem Informasi, Sistem Pemrosesan
Informasi, Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan. SIM menggambarkan suatu
unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya
menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem.
Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian
dirumuskan menjadi suatu informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah
disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat
lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :
1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem
informasi, dan seterusnya.
2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan
seterusnya.
3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas.
4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.

5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System.

Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah
sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta,
angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan.
Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah
pengetahuan baru.
DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN
Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja,
tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri,
dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan
di berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi
dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi
databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi
sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa
membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap
tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses
manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan
strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber
daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan
dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti
memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan
juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat
memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang
mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di
mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal
dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan
adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi
dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya
manusia.

Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan

strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam
3

penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness
(Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT
benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi
organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman
yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui
penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang
penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktorfaktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi.
Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu
what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan
how(bagaimana).
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka
waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program
kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang
diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan
program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam
penyelenggaraan kegiatan operasional.
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal
dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan
sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan
menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi
tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota
organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya.
Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa
yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat
holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang
menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi,
interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses
seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting
dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif
memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan,
informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang
diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan
kerja yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya
dengan baik.
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari
keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi
berjalan di atas rel yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat
4

situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal

dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga
berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga
penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila
didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan
operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak
terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena
itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang
penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat
dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran
kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam
tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan
tepat digunakan.
Semua informasi yang diperolehterutama dari hasil penilaiandiumpanbalikkan
kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para
pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya.
Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap
menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal
organisasi dapat terwujud secara maksimal.
Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang
menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen
sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan
teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber
daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang

diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
5

bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel
namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

BAB II
PEMBAHASAN
6

A. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Informasi adalah sebuah mata rantai kritis untuk menuju keberhasilan berbagai
kemungkinan bagi perencanaan SDM. Dalam perannya, volume, kualitas, dan ketepatan
waktu informasi dapat menyediakan potensi baru untuk kemajuan manusia untuk bertindak
dalam menghadapi berbagai rintangan yang besar untuk kemajuan dan perkembangan
perencanaan tersebut.
Sistem informasi SDM (human resources information system) adalah prosedur
sistematik untuk pengumpulan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi
data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan SDM.
Dengan kata lain, sistem informasi SDM mempunyai kemampuan untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang lebih berhubungan dengan
aktivitas perencanaan SDM baru. Pilihan sistemnya impresif, hal ini meliputi termasuk
sentralisasi, desentralisasi, segmentasi, dan komprehensif.
Sebagai contoh, hasil penelitian pada sebuah perusahaan besar seperti bank dengan
bisnis yang kompleks yang disertai dengan resiko yang besar, ada empat area utama paralel
dari pertimbangan dalam melakukan perencanaan SDM dan integrasinya kepada aktivitas
karyawan konvensional sehingga diperlukan sistem informasi akurat dan tepat waktu untuk
mendukung:
1. Perencanaan SDM. Area tersebut merefleksikan analisis yang berkelanjutan dengan kunci
spesialisasi yang jarang, perubahan kemampuan dan keperluan perencanaan yang lebih
maju, yang intinya: apa kebutuhan sistem informasi yang akan mengembangkan
program perencanaan SDM?
2. Kegunaan karyawan. Merefleksikan kebutuhan untuk meningkatkan analisis SDM, untuk
mengidentifikasikan kebutuhan kemampuan SDM dan untuk menentukan klasifikasi pada
pekerjaan tertentu. Juga, moral daari banyak SDM dan para manajer yang masih rendah
karena kekurangan akses informasi untuk mempromosikan kesempatan pada perluasan
bisnis dan jaringan bisnis.
3. Pengembangan SDM. Banyak manajer dan karyawan merasa bahwa terlalu kecil
kemajuan yang dibuat dalam mengembangkan manajer senior dengan pandangan yang
luas dan mengerti tentang bisnis mereka. Sebagai tambahan, karyawan pada level yang
lebih rendah, merasa sedikit kesempatan yang ada untuk kemajuan ke penyelia dan
ranking manajemen menengah. Pelatihan yang diberikan cukup memadai. Kinerja
penyelia dan manajerial membutuhkan kompetensi teknikal dan hubungan masyarakat,
tetapi tidak satu pun kedua kemampuan tersebut menerima banyak perhatian pada
masalah perusahaan.
4. Perekrutan. Manajemen trainee/program perekrutan tidak menyediakan sejumlah orang
yang cukup memadai.
Dengan demikian, system informasi SDM akan efektif apabila mampu menghasilkan
keputusan SDM yang sehat. System ini biasanya menggunakan computer dan teknologi
7

yang canggih lainnya untuk memproses data sehingga dapat mencerminkan aktivitasaktivitas harian sebuah perusahaan, diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk
memudahkan proses pengambilan keputusan.
Sistem informasi SDM tidak perlu terlalu rumit atau bahkan terkomputerisasi. Sistem
informasi SDM bisa saja hanya berupa catatan-catatan gaji ataupun kartu hadir untuk
restoran-restoran kecil atau butik-butik. Atau secara formal sebagaimana sebuah bank data
SDM yang terkomputerisasi dari perusahaan-perusahaan besar seperti bank, pabrik, dan
lembaga pemerintah.
Sistem informasi SDM yang baik adalah bila dapat menunjang perencanaan dengan
informasi untuk suplai tenaga kerja dan ramalan-ramalan permintaan; penyusunan
menyangkut kesempatan kerja yang sama, pemberhentian, dan mengetahui kualifikasi
pelamar; dan untuk pengembangan karyawan dengan informasi tentang biaya-biaya
program pelatihan dan kinerja kerja.
Sistem informasi SDM juga menunjang kompensasi dengan diperolehnya informasi
mengenai kenaikan-kenaikan bayaran, hubungan karyawan dengan informasi tentang
negosiasi-negosiasi kontrak dan kebutuhan-kebutuhan bantuan karyawan.
Sebuah sistem informasi SDM haruslah dirancang untuk menyediakan informasi.
Informasi yang dikehendaki pada umumnya meliputi:
1. Tepat waktu, yakni manajer atau departemen SDM haruslah memiliki akses untuk
memutkhirkan informasi. Jika selama ini masih menggunakan sarana informasi yang
relative sederhana, maka tugas maanajer harus mengejar sarana informasi yang mutakhir;
2. Akurat, yaitu manajer atau departemen SDM harus mampu bergantung pada akurasi
informasi yang disediakan. Segala bentuk informasi yang tidak akurat-perkiraan, dugaan,
taksiran-akan berdampak buruk juga bagi sebuah perusahaan atau organisasi;
3. Ringkas, yaitu seorang manajer atau departemen SDM harus dapat pula menyerap banyak
informasi pada setiap saat;
4. Relevan, yaitu manajer atau departemen SDM harus mendapatkan informasi, tidak hanya
informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu. Sementara bentuk informasi lain yang
belum dapat difungsikan dapat disimpan atau cukup diketahui secara terbatas;
5. Lengkap, yakni seorang manajer atau departemen SDM harus mampu mendapatkan
informasi secara lengkap; tidak sepotong-sepotong. Jika mendapat informasi yang masih
simpang siur, belum jelas dari mana sumbernya, manajer harus segera mencari
potongan informasi yang terpotong untuk dipadukan, sehingga menjadi informasi yang
lengkap dan dipercaya oleh semua pihak.
Hanya sepotong informasi yang diperoleh atau dimiliki, bahkan mungkin tidak ada
sama sekali, keadaan tersebut berdampak mengurangi efektivitas sebuah system informasi
SDM, dan akhirnya akan menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan pada
perusahaan, organisasi, atau departemen itu sendiri. Sebaliknya, system yang memiliki
karakteristik ini berarti dapat memudahkan dan terjamin akurasi proses pengambilan
keputusan. System informasi SDM yang efektif juga menghasilkan beberapa laporan dan
8

ramalan yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan bisnis. Yang dikategorikan laporan

kegiatan bisnis dengan system informasi ini di antaranya mengenai;
a. Laporan-laporan rutin. Data bisnis yang diringkas secara terjadwal disebut sebagai
laporan-laporan rutin (routine reports). Laporan-laporan status karyawan mingguan dan
bulanan dapat dikirimkan kepada manajer umum, sedangkan laporan-laporan kuartalan
atau semesteran dapat dikirimkan kepada manajer puncak/pusat;
b. Laporan-laporan penyimpangan. Laporan-laporan penyimpangan (exception reports)
menyoroti variasi-variasi yang cukup serius dalam kegiatan-kegiatan usaha yang menyita
perhatian manajemen. Salah satu jenis laporan penyimpangan adalah laporan
penyimpangan kualitas, yang dibuat pada saat jumlah produk cacat melebihi batas
maksimal dari yang ditentukan. Manajer atau departemen SDM mungkin tertarik dengan
tipe laporan ini untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan tambahan;
c. Laporan-laporan berdasarkan permintaan. Laporan berdasarkan permintaan (on-demand
reports), menyediakan informasi sebagai jawaban terhadap permintaan khusus. Jumlah
karyawan yang mampu mengoperasikan paket software tertentu adalah salah satu contoh
dari on demand report yang dapat diminta oleh manajer atau departemen SDM dari
database;
d. Ramalan-ramalan. Ramalan menggunakan model-model prediktif untuk situasi-situasi
khusus. Para manajer membutuhkan ramalan proyeksi permintaan-permintaan terhadap
produk perusahaan.

B. Elovusi Sistem Informasi Manajemen SDM

Evolusi perkembangan system informasi sumber daya manusia, yaitu:
Pertama:
Berorientasi manual;
Berbasis pada pribadi SDM dan data ketenagakerjaan, seperti:
9

- Pendidikan
- Pengalaman
- Data pribadi
Kedua :
System computer yang terpisah dan berdiri sendiri;
Memperluas file daftar gaji;
Menambahkan penilaian data optional:
- Kinerja/kualitas
- Potensi
Dasar manajemen pelaporan;
Membatasi akses sepanjang organisasi perusahaan.
Ketiga:
Memisahkan system komputerisasi telah dimulai untuk menjadi terintegrasi;
Kapabilitas kemampuan cakupan dasar berupa kalkulasi SDM yang penting dengan
proyeksi yang cukup jelas;
Memperluas informasi file, dengan menambah data individu dan data perilaku yang
meliputi:
- Perhatian
- Penilaian sendiri
- Pilihan pekerjaan
Tersedia secara luas di dalam perusahaan.
Keempat:
Terkomputerisasi dan terintegrasi secara penuh;
Kemampuan untuk cakupan kalkulasi SDM dan proyeksi;
Penggunaan informasi yang luas secara mikro untuk pengguanaan individu, akses
online;
Memperluas file informasi, dengan mendesain data yang mencerminkan aspek
pekerjaan serta tingkah laku seseorang;
Sebagai dasar untuk taksiran kebutuhan biaya;
Mendukung tindakan untuk rekrutmen SDM.

Sistem ini pada tahap ketiga telah berkembang secara modern dan luas. Hal ini
biasanya dikembangkan dari data base yang terpisah yang tidak mungkin dapat
dipertukarkan. Oleh karena itu, data yang berhubungan dengan SDM tersedia pada laporan,
dan data yang spesifik yang diseleksi oleh orang yang berkualitas. Secara karakteristik,
informasi file bergerak melalui perluasan yang dapat dipertimbangkan pada beberapa
perusahaan tersebut. Contohnya, data individu berupa penghargaan, taksiran, ketertarikan
10

pada pekerjaan, dan preferensi lokasi menjadi hal umum. Persamaannya, perencanaan
informasi mengenai total kebutuhan tenaga kerja, informasi historis pada tingkat
pengembalian, pola perekrutan masa lalu, dan bahkan beberapa trend pangsa pasar buruh
eksternal (seperti ketersediaan arsitek atau sistemnya) juga digabungkan pada sistem
informasi tersebut.

C. Kegunaan Sistem Informasi SDM

Sistem informasi SDM memberikan wahana pengumpulan, peringkasan dan

penganalisisan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan
11

SDM. Kebutuhan-kebutuhan informasi yang bertalan dengan fungsi-fungsi SDM

melibatkan penyimpanan catatn-catatan tentang para keryawan di seluruh perusahaan.
Aktivitas-aktivitas rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir,
kompensasi, dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat
untuk
pengambilan keputusan-keputusan. System informasi sumber daya
manusia dirancang untuk membantupara manjer membuat kepetusan-keputusan yang lebih
efektif. Oleh Karen itu jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis bisnis
perusahaan, atau jika hal ini hanya merupakan penyeroboton privasi sendiri, informasi
tersebut hendaknya tidak dimasukan dalam SISDM.
Peran system informasi itu sendiri bahwa manajemen itu sendiri tidak akan
pernah lepas dari system informasi manajemen utnuk menganmbil salah satu keputusan
yang akan di ambilnya, mengelola pegawainya, membuat rencana, serta meningkatkan
sasaran kinerja yang hendak dicapai. Yaitu untuk menetapkan bobot dan nilai dari setiap
tujuan atau sasaran, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan
standard an prosedur pelayanan baku kepada masyrakat.
Oleh karenanya system informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada
sembarang pengambil keputusa. Semakin meningkat saling ketergantungan antara antara
rencana strategis intansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan system informasi.
Perubahan di salah satu komponen akan mempangaruhi komponen lainya.
Hubungan ini sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana
kedepan. Sehingga manajemen itu sendiri harus meramalkan dengan system informasi
aktivitas apa yang akan dilakukan perusahaanya ke depan itu pun tergantung system
informasi manajemen. Sebagai contohnya, peningkatan produktivitas kinerja karyawan
sangat tergantung pada kualitas system informasi itu sendiri.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah

semakin besarnya cakupan dan ruang lingkup dari system informasi dan apalikasinya.
Pengembangan dan pengelolaan system informasi ini butuh banyak ketrlibatan banyak
pihak dari dalam organisasi tersebut. Dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periodeperiode lalu. Sebagaimana sudah dibicarakan dengan meningkatnya kecendrungan
organisasi berteknologi digital, maka system informasi dalam organisasi dapat meliputi
jangkauan yang semakin luas hingga ke masyarakat.

Satu alasan mengapa system informasi manajemen memainkan peran yang

sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi karena semakin tingginya kemampuan
teknologi dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknolgi tersebut.
Sebagai penilai suplai SDM sistem informasi SDM memungkinkan perusahaan
data persedian tenaga ahli ( skill inventory ) dan persedian manajemen ( management
12

inventory ) dalam cara yang paling sesuai dengan cara yang paling sesuai dengan kebtuhan
perencanaan SDM. Manfaat-manfaat khusus dari system informasi SDM adalah menilai
suplai SDM yang meliputi :

Memeriksa kapabiltas-kapabitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi

kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan.

Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatanya diperkirakan akan

dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan.

Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan

yang mempunyai tingkatan perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan
masalah yang tinggi melebihi kadar normal.

Mempelajari komposisi usia, suku, dan jaenis kelamin dari berbagai pekerjaan
guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan

pengembanngan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu
karyawan-karyawan yang bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan.

Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantian-pergantian

dan promosi-promosi.

Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut setiap

karyawan dibayar, biaya-biaya komensasi keseluruhan, dan biaya-biaya
finansial dari setiap kenaikan-kenaikan gaji dan peubahan-perubahan
kompensasi.

Riset sumber daya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam

permasalahan, seperti karyawan dan ketidak hadiran, atau menemukan tempat
yang produktif guna mencapai calon-calon baru.

Penilaian kebutuhan pelatihan utnuk menganlisis kinerja individu dan

menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih
lanjut.

Relevan. Relevansi informasi dinilai dari : (a) Nilai prediktif (predictive value)
agar dapat digunakan untuk meramalkan kinerja di waktu yang akan datang.
(b) Nilai umpan balik (feedback value) agar dapat memberikan penilaian
terhadap status kinerja berdasarkan standar. (c) Tepat waktu (timeliness) agar
informasi itu tersedia pada saaat dibutuhkan.

13

Dapat Diandalkan. Keterandalan (reliability) informasi terganrung pada : (a)

Verifiabilitas (verifiability) agar kebenarannya dapat dibuktikan (b) Netralitas
(neutrality) yang tinggi sehingga informasi itu obyektif, tidak bias, dan tidak
berpihak. (c) Dapat dipercaya (faithfullness) karena dapat mengandalkan
keadaan yang sebenarnya.

Dapat Dibandingkan. Informasi itu signifikan (bermakna) dan bermutu untuk

digunakan oleh para pembuat keputusan jika mempunyai daya untuk
dibandingkan (comparable).

Seragam. Keseragaman (uniformity) dalam metode pencarian, penerimaan,

penyimpanan, penganalisisan dan penyajian diperlukan agar informasi itu dapat
dibandingkan.

Sebagai contoh dari hasil penelitian terhadap 10 bank ( 5 bank swasta dan bank
pemerintah), bahwa kemajuan pada system informasi SDM bervariasi dari berbagai
berbagai bank. Hasil study tersebut mengindasikan bahwa :

1.

Kepentingan yang lebih baik yang masuk data internal dari pada informasi data
eksternal.

2.

Untuk memperluas bahwa jenis data tertentu diperlukan, hampir semua

perusahaan merasa bahwa mereka memiliki kepuasaan yang lebih baik untuk
memenuhi kebutuhan internal mereka dari pada kebutuhan eksternal dengan
adanya system informasi SDM.

3.

Dengan adanya system informasi SDM akan menambah wawasan, pengetahuan,

serta untuk keperluan potensi pad masa depan.

4.

Diperoleh informasi yang sangat berguna untuk audit sebagai dasar dalam
membuat perencanaan SDM, yang meliptui :

a.

Eksternal

Area pekerjaan

Level pengangguran

14

Peluang kerja

Mobilitas dari tenaga kerja yang bervariasi

Level upah, perubahan gaji

Pergerakan/perubahan karyawan

Peran system informasi itu sendiri bahwa manajemen itu sendiri tidak akan
pernah lepas dari system informasi manajemen utnuk menganmbil salah satu keputusan
yang akan di ambilnya, mengelola pegawainya, membuat rencana, serta meningkatkan
sasaran kinerja yang hendak dicapai. Yaitu untuk menetapkan bobot dan nilai dari setiap
tujuan atau sasaran, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana
menetapkan standard an prosedur pelayanan baku kepada masyrakat.
Perubahan lain dalam hubungan system informasi dengan organisasi adalah
semakin besarnya cakupan dan ruang lingkup dari system informasi dan apalikasinya.
Pengembangan dan pengelolaan system informasi ini butuh banyak ketrlibatan banyak
pihak dari dalam organisasi tersebut. Dibandingkan peran dan keterlibatanya pada
periode-periode lalu. Sebagaimana sudah dibicarakan dengan meningkatnya
kecendrungan organisasi berteknologi digital, maka system informasi dalam organisasi
dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga ke masyarakat.
Satu alasan mengapa system informasi manajemen memainkan peran yang sangat
besar dan berpengaruh di dalam organisasi karena semakin tingginya kemampuan
teknologi dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknolgi tersebut.
Sebagai contoh dari hasil penelitian terhadap 10 bank ( 5 bank swasta dan bank
pemerintah ), bahwa kemajuan pada system informasi SDM bervariasi dari berbagai
berbagai bank. Hasil study tersebut mengindasikan bahwa :

1.

Kepentingan yang lebih baik yang masuk data internal dari pada informasi
data eksternal.

2.

Untuk memperluas bahwa jenis data tertentu diperlukan, hampir semua

15

perusahaan merasa bahwa mereka memiliki kepuasaan yang lebih baik

untuk memenuhi kebutuhan internal mereka dari pada kebutuhan eksternal
dengan adanya system informasi SDM.
3.

Dengan adanya system informasi SDM akan menambah wawasan,

pengetahuan, serta untuk keperluan potensi pad masa depan.

4.

Diperoleh informasi yang sangat berguna untuk audit sebagai dasar dalam
membuat perencanaan SDM, yang meliptui :

a.

b.

Eksternal

Area pekerjaan

Level pengangguran

Peluang kerja

Mobilitas dari tenaga kerja yang bervariasi

Level upah, perubahan gaji

Pergerakan/perubahan karyawan

Level pekerjaan karyawan

Ramalan karyawan

Internal ( kondinsi saat ini )

Rencana bisnis

Rencana system organisasi perusahaan yang strategis

Rencana fasilitas

Rencana pelayanan/produk baru

Ramalan pasar

Peluang kerja internal

16

 Umum
Pengawasan
Manajerial
Pemilihan waktu
Persentase syarat pekerjaan

Pendidikan angkatan kerja dan level usia

Pendidikan berkelanjutan
Level pendidikan
Prestasi pendidikan

Distribusi usia
Pensiun normal dan pensiun dini
Masa persiapan pensiun

Kesehatan karyawan

Pengalaman kerja/umum
Sebelum bekerja di tempat kerja sekarang
Hingga posisi di saat ini
Corak manajerial
Keterampilan khusus
Keahlian khusus
Perilaku dan sikap

Kebutuhan tanaga kerja

Sekarang

17

 Yang akan dating

Gaji
Sekarang
Yang diharapkan

c.

Informasi individu kemapuan, pengalaman dan sebagainya.

Informasi intern ( arus masa kas )

Kebutuhan teknologi keterampilan

Kebutuhan staf:
Tingkatan aktivitas berbeda
Di dalam departemen
Di dalam divisi
Dampak perubahan

Cakupan aktivitas
Para petugas
Manajerial
Pengawas
Bakat
Rencana karir individu
Pilihan penempatan
Pilihan pekerjaan
Keterampilan yang dihargai
Rencana pengembangan karyawan

18

 Ukuran prduktivitas
Prestasi kerja
Potensi kerja
Ketelitian
Keahlian khusus

Pekerjaan, struktur pekerjaan, tenaga karir

Ketelitian analisis pekerjaan
Kelengkapan analisis pekerjaan
Tranferbilitas keterampilan
Kunci skill-howuntuk berkembang
Definisi kemampuan
Pengetahuan tentang alur promosi

Akses ke system
Para petugas
Para manajer
Para penyelia
Pimpinan puncak

Pemakaian pada system

Adapun Proses pengolahan data terdiri dari 4 langkah utama, yaitu:

1.

Pengumpulan data. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan

standar untuk memperoleh data yang diperlukan, kegiatan pengumpulan
data sesungguhnya bermula dari identifikasi kebutuhan informasi dalam
lingkungan dan seluruh jajaran organisasi. Seperti kita ketahui data adalah
19

bahan mentah yang akan diolah menjadi informasi, pengumpulan data ini
dapat dilakukan dengan cara pengamatan langsung, menggunakan
pertanyaan, ataupun menggunakan metode khusus lainnya. Adapun sumber
data yang dapat digarap dapat bersifat internal ataupun eksternal dalam
artian bahwa pada sumber data internal, semua komponen organisasi dari
berbagai satuan kerja dan bidang-bidang fungsional dapat menjadi sumber
data. Sedangkan pada sumber data eksternal, dat ayang didapat harus
merupakan cerminan situasi lingkungan yang dihadapi oleh perusahaan
yang apda umumnya diperoleh dari pihak luar perusahaan.

2.

3.

Analisis atau Pengolahan data (data processing). Pengolahan atau

analisis data merupakan langkah yang sangat penting dalam proses ini.
Karena data hanya merupakan bahan mentah yang tidak mempunyai nilai
intrinsik sebelum ditangani dan ditempatkan dalam hubungannya yang
berarti kemudian diolah menjadi informasi yang siap pakai dan berguna
bagi orang lain sebagai si penerima atau pengguna informasi. Seperti
diketahui, pengolahan atau analisis data adalah manipulasi atau transformasi
simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan
kegunaanya. Kegiatanya terdiri dari: Pengklarifikasian, Penyortiaran,
Penghitungan Pengikhtisaran. Tiga hal penting yang perlu mendapat
perhatian dalam analisis data, diantaranya adalah: Pertama: informasi harus
memiliki ciri-ciri kelengkapan, keandalan, keakurasian dan dapat dipercaya.
Kedua: para analis data harus mengetahui siapa yang akan menjadi
pengguna dan untuk apa informasi itu digunakan. Ketiga: ada informasi
yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dalam organisasi sebagai bahan
yang karena pertimbangan tertentu masih memerlukan pengolahan atau
analisis lebih lanjut.

Penyimpanan data/informasi. Data yang terkumpul dan terolah menjadi

informasi perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Tujuan penyimpanan
data adalah untuk menjaga, memelihara fisik arsip atau dokumen agar
terlindung dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang dan apabila
sewaktu-waktu diperlukan untuk pemecahan masalah dapat dengan segera
ditemukan, karena pengalaman menunjukan bahwa tidak semua informasi
yang dimiliki digunakan segera. Seperti dikemukakan Sondang P. Siagian
(2006:121) dalam Sistem Informasi Manajemen, bahwa: Penyimpanan
data/informasi penting karena memiliki empat pertimbangan utama, yaitu:
keamanan, kerahasian, biaya penyimpanan dan akses terhadap informasi
jika diperlukan.Keamanan informasi adalah menjaga agar informasi yang
dirahasilkan terhindar dari berbagai kemungkinan kerusakan karena tempat
20

penyimpanan yang tidak tepat ataupun kemungkinan dicuri oleh orang atau
pihak yang tidak berhak memiliki informasi tersebut. Kerahasian informasi
semua organisasi memiliki informasi yang dipandang bersifat rahasia
sehingga segala upaya harus dilakukan yntuk menjamin bahwa informasi
tersebut tidak jatuh ketangan orang atau pihak yang tidak berhak. Biaya
penyimpanan informasi, mengenai pertimbangan ini faktor efisiensi harus
diperhatikan mengingat perusahaan memiliki banyak informasi yang
sengaja dikumpulkan untuk kepentingan organisasi di masa yang akan
datang sehingga pemilihan teknologi akan tepat guna dalam rangka
menghemat biaya penyimpanan dan apabila sudah tidak diperlukan lagi,
baik data atau informasi sebaiknya ditindak dengan penghapusan, selain
untuk menghemat tempat penyimpanan yang terpenting adalah untuk
menjaga kerahasian dari data atau informasi tersebut.

5. Pengeluaran data. Pengeluaran data atau informasi di sini adalah memeindahkan

dari bagian sistem informasi manajemen ke bagian yang memerlukan terutama para
pembuat kebijakan, sebagai pemakai informasi atau dengan kata lain adalah
penelusuran atau penyajian data untuk digunakan oleh setiap orang yang berhak dan
perlu mengakses informasi dengan cara yang mudah dan dalam waktu yang singkat.
Pentingnya penulusuran yang mudah dan pengambilan atau penyajian dari tempat
penyimpanan dengan cepat terlihat dari dua hal, yaitu untuk disampaikan kepada para
pengambil keputusan dan sebagai bahan bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan
untuk diproses lebih lanjut. Penting untuk menekanakan bahwa cara penyimpanan
informasi haruslah berdasarkan suatu sistem yang dipahami oleh para petugas yang
bertanggung jawab untuk itu, sehingga lancar tidaknya penelusuran tidak tergantung
hanya pada seseorang. Dengan demikian informasi akan benar-benar mendukung
proses manajerial yang efektif dan efisien. Pengeluaran data ini dapat berupa
penyajian dalam bentuk laporan yang tampil di layar monitor ataupun laporan dalam
bentuk print out, dengan pendekatan-pendekatan yang direncanakan dapat
memberikan bantuan dalam rangka memudahkan kegiatan manajemen.

Pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Manajemen SDM yang tidak hanya

terbatas pada pengoperasian program untuk memasukan data, tetapi harus didukung
dengan daya kerja yang efisien dan akurat, akan mendapat beberpaa manfaat dengan
21

menggunakan SIMSDM. Manfaat khusus SIMSDM menurut Veitzhal Rivai yaitu :

Manfaat khusus SISDM atau SIMPEG salah satunya adalah untuk mengantisipasi
kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan dalam rangka
memastikan penempatan yang tepat waktu, karyawan-karyawan bermutu ke dalam
lowongan-lowongan pekerjaan.
Merujuk pada pendapat di atas penulis mengambil kesimpulan mengenai manfaat
dari sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai berikut:
1.

Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat

2.

Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah
dikerjakan

3.

Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di

masa datang

4.

Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat

dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa datang

5.

Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian

6.

Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai yang cepat dan akurat

7.

Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai

8.

Merencanakan suatu pekerjaan

9.

Merencanakan penerimaan pegawai baru.

Fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data

menyiratkan suatu kumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaannya
yang mencakuo lebih jauh dari sekedar penyajian. Keberhasilan manajemen system
informasi dalam kontek menajemn data bergantung pada tiga faktor utama yaitu
keserasian dan mutu data, pengorganisasian data dan tatacara penggunannnya.
Perkembangan fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data
dapat dilihat pada tiga hal pokok yaitu cara pengumpulan dan pemasukan data, cara
penyimpanan dan pengambilan data serta cara penerapan data.Pengelolaan data Suatu
kegiatan yang dilakukan secara professional dan terpusat, meliputi penyimpanan,
penataan, pengolahan dan pemanfaatan.
Dengan adanya manajemen system informasi SDM diharapkan pengelolaan
SDM semakin efektif dan efisien. Menyederhanakan birokrasi. Manajemen berbasis
22

teknologi sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari
mekanisme kantor. Penggunaan teknologi system informasi yang tepat dan didukung
oleh keahlian personel yang mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja
perusahaan dan kinerja individual yang bersangkutan. Bahkan berbasis teknologi sistem
informasi sangat meungkinkan untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan cukup
oleh seorang SDM saja. Dengan demikian manajemen berbasis teknologi sistem
informasi dapat menyederhanakan birokrasi.
Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai
aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu
pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan.
Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware),
program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai
sarana pengelolaan informasi. Perencanaan adalah proses di mana manajer secara
matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan
beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya, dan proses itu sendiri merupakan
suatu cara sistematik yang ditetapkan untuk malakukan kegiatan. Dengan merujuk pada
definisi di atas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan
dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para
pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi
merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang
berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Di antaranya
menjamin pengalokasian sumber-sumber informasi penting dalam manajemen
informasi. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah
jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkannya. Dengan demikian dalam konteks perencanaan sebuah organisasi,
manajemen informasi merupakan data base dimana pembuatan perencanaan menjadi
lebih mudah, lengkap dan matang serta akurat.
Memahami karakteristik dari manajemen system informasi yang cenderung terdiri
dari subsistem-subsistem yang sistematis dalam mengelola informasi baik secara
prosedural maupun interaksional antar eleman, hal ini memungkinkan terjadinya
prosedur analisis umpan balik antar elemen yang mudah,akurat,danefesien.

23

D. Kriteria Sistem Informasi SDM

Guna memastikan bahwa sistem informasi manajemen SDM telah bekerja bagi
organisasi, harus memenuhi beberapa kriteria yang melibatkan dua isu kunci:
1. Pelatihan para pemakai, dan
2. Mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan.
Departemen SDM perlu memastikan bahwa karyawan-karyawannya dan
pemakai-pemakai lainnya dilatih secara benar guna memanfaatkan sistem informasi
SDM. Pelatihan sering meliputi pengenalan istilah-istilah baru kepada pemakai dan
mengakrabkan mereka dengan kapabilitas sistem yang ada.
Langkah kedua dalam membuat sistem informasi SDM yang bermanfaat adalah
mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan. Bahkan, kendatipun para
pemakai mengerti bagaimana menggunakan sistem itu, sistem ini tidak akan melayani
organisasi jika mereka tidak dapat merasakan faedah-faedah dari penggunaannya. Maka
dari itu, perusahaan hendaknya memastikan bahwa sistem ini melakukan fungsi-fungsi
yang diperlukan dan memberikan informasi yang bakal membantu para pengambil
keputusan mencapai tujuan-tujuan dan strategi-stratedi organisasi. Jika manajemen
meyakini bahwa sistem informasi sumber daya manusia tidak digunakan secara efektif,
maka dapat dilakukan audit sistem informasi SDM.

24

E. Model Merancang Sistem Informasi SDM

Untuk mencapai tujuan, bahkan sekalipun hanya sedikit, perbaikan-perbaikan
yang diharapkan dari proyek analisis dan desain tersebut di atas, perencanaan yang
cermat, keahlian teknis, partisipasi penggunaan infomasi, kesabaran yang luar biasa,
dan otorisasi dari manajemen puncak semuanya adalah penting. Perencanaan awal
haruslah memasukkan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukanmasukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sistem. Pada
gambar 20.2, memaparkan sebuah model konseptual sistem informasi SDM.
Model ini merupakan model sistem biasa yang terdiri atas masukan-masukan,
transformasi, keluaran-keluaran, pengendalian dan elemen-elemen umpan balik. Model
ini komprehensif, karena masukan-masukannya mencakup data perihal gaya
kepemimpinan dan struktur organisasi: contohnya, ukuran departemen-departemen,
cabang-cabang, dan seksi-seksi. Juga data mengenai individu seperti pendidikan,
keahlian-keahlian, dan demografis. Data masukan ini kemudian ditransformasikan
menjadi informasi untuk pengambilan keputusan dalam bidang rekrutmen, kompensasi,
pelatihan, dan evaluasi.
Umpan balik atas efektivitas sistem terdiri dari ukuran-ukuran kinerja, baik
individu maupun organisasional, sebagai contoh, efektivitasstratedi rekrutmen dan
seleksi yang baru dengan kinerja dari sekelompok karyawan di bawah sistem yang
lama.

25

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Masalah yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat ini adalah cepatnya
perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula pada
perencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan
proses
perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasi
kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki
oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas department
dimasa mendatang. Hal ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM
ataupun penempatan SDM pada suatu lokasi/unit yang membutuhkan. Oleh sebab
itu pada dasarnya dalam proses perencanaan tenaga manusia terdiri dari tiga sub
proses, yaitu :
1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada
prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan
gambaran kekuatan SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut.
2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya
hampir sama seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup
informasi yang lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.
3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana
dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi
kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih
tepat.
26

Sehubungan dengan sistem kepegawaian yang diusulkan, terdapat banyak proses

yang dapat mendukung analisa pekerjaan tersebut diatas, seperti :
Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang kosong.
Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut.
Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.
Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis
(kurang lebih terdapat 44 kriteria informasi yang dapat dikombinasikan secara
bebas satu sama lain untuk mendapatkan sekelompok informasi yang
dibutuhkan).
Analisa grafis dan statistik yang on-line, dimana dapat berinteraksi langsung
dengan data yang rinci.
Untuk menyediakan informasi yang reliable, riset SDM mengunkan metode yang
system matis dan objektif. Artinya dalam riset SDM diterapkan beberapa tahap yang
merupakan kesatuan logis, sehingga hasilnya dapat diterima semua pihak secara
objektif. Penggunaan tahap-tahap dalam riset SDM diperlukan untuk menjamin
informasi informasi yang dihasilkan benar-benar berkualifikasi. Namun, perlu dipahami
bahwa tahap-tahap riset SDM tidak bersifat baku, sehinga tahapan disini lebih sebagi
kerangka yang memudahkan dan menjamin hasil riset sesuai harapan.
Dalam buku ini penulis mengajukan 10 tahapan proses riset SDM yang biasa
dilalui dalam riset. Dalam struktur buku ini, setiap tahap riset dibahas dalam bab
tersendiri sehingga mudahdi ikuti pembaca.
Tahap-tahap riset SDM (dilampirkan) dapat digambarkan, pentuan masalah riset
SDM dan diakhiri pelaporan hasil riset berupa informasi. Dalam buku-buku riset
(Malhotra et al, 1996), tahap kedua-yaitu penentuan desain riset-samapi tahap keempatyaitu metode pengambilan sempel-sering kali disebut desain riset. Bab-bab selanjutnya
dalam buku ini berisi pembahasan setiap tahap diatas.
Masalah dalam riset SDM yang dihadapai perusahan bersifat kasus perkasus.
Artinya, kasus yang terjadi diperusahaan yang satu belum tentu terjadi diperusahaan
27

lain, demikian juga sebaliknya. Pengategorian masalah riset SDM hanya bertujuan
memudahkan pengindetifikasianmasalh riset. Untuk itu ditinjau dari luang lingkupnya,
masalah riset SDM bias dibedakan menjadi dua macam : masalah yang berhubungan
dengan lingkungan makro atau lingkungan luar (politik,ekonimi,social,budaya,hokum)
dan masalah yang berhubungan dengan lingkungan mikro (kebijakan rekrutmen,
promosi jabatan, rotasi kerja, pelatiahn atau training, PHK).
Contoh masalah SDM yang berhubungan dengan lingkungan makro : berapakah
besar UMR yang harus ditetapakan perusahan untuk setiap kantor cabang? Kapan THR
dibayar dan berapa besarnya? Informasi ini berkaitan dengan lingkungan hokum atau
peraturan. Tentu saja informasi ini dengan mudah dapat dijumpai dalam UU tenaga
kerja yang berlaku, sehingga riset yang dilakukan cukup sederhana. Sedangkan contoh
masalah SDM berkaitan dengam lingkungan mikro : apakah karyawan puas denagn
jenis pekerjaan yang mereka jalankan selama ini ? apakah progam pelatihan atau
training yang telah dilaksanakan bermanfaat bagi karyawan? Informasi ini berhubungan
dengan kebijakan perusahaan dan belum tersedianketika karyawan direkrut, sehingga
perusahan peru melakukan riset sendiri untuk memperoleh informasi.
Riset SDM juga dapat dikelompokan atas dasr tujuannya: riset untuk
mengindentifikasikan masalah dan riset untuk memecahkan masalah (Malhotra,2004)
riset indentifikasi masalah dilakukan untuk membantu menemukan atau melihat
masalah yang mungkin belum tanpak atau berpontesi muncul diwaktu mendatang. Riset
memecahkan masalah dijalankan untuk membantu memecahkan masalah SDM yang
spesifik.
Pada dasrnya desain riset dibagi menjadi tiga : riset eksploratori, riset deskritif,
dan riset kausal. Ketiga macam riset ini menghasilkan informasi yang berbeda-beda.
Sehingga penentuan riset yang digunakan tergantung pada informasi yang akan dicari
dalam riset SDM. Jika informasi yang dicari sekedar untuk mengetahui permasalahan
awal atau ada tidaknya masalah, riset eksploratori dapat dilakukan sedangakn jika
informasi yang dibutuhkan bertujuan mengambarkan sesuatu, riset dekritif bias
diterapkan. Selanjutnya, jika informasi yang dinginkan diperoleh adalah menguji

28

hubunhan sebab-akibat, memanfaatkan riset kausal.

Riset Eksploratori
Sesuai denagn kata eksploratori yang berasal dari kata kerja bahasa inggris to
explore (menyelidiki), riset eksploratori (exploratory reseanch) berusaha menemukan
masalah yang mungkin dihadapi manajer SDM. Riset eksploratori bersifat merabaraba masalah atau peluang SDM perusahaan. Dengan demikian, riset eksploratori
merupakan desain riset yang bertujuan utama untuk memperoleh pandangan mendalam
dan menyeluruh tentang masalah manajemen SDM yang sebenarnya. Hasil riset
eksploratori dapat digunakan sebagi pedoman menentukan jenis informasi yang
dibutuhkan.
Sebagi contoh : produktivitas kerja karyawan bagian perakitan menuru dratis.
Disini manajer atau periset berupaya menggali penyebab-penyebab yang mungkin
menimbulakn penurunan tersebut, sehingga masalah SDM yang spesifik dapat
ditetapkan. Karena merupakan riset awal, riset eksporatori biasanya ditindak lanjuti
dengan riset berikutnya, yaitu riset deskriptif.
Riset Deskriptif
Riset deskriptif berasal dari kata to describe (berarti menggambarkan),
bertujuan utama menggambarkan sesuatu. Contoh hal yang isa digambarkan dalam riset
deskriptif adalah profil SDM, sikap karyawan terhadap pekerjaan,motivasi ekrja,
tingkat kepuasan karyawan, aliran komuikasi antarkaryawan, dsb.
Sering kali riset ini merupakan lanjutan dari riset eksploratori yang dijalankan

29

sebelumnya, sehingga tidak menutup kemungkinan riset eksploratori dan riset deskriptif
dilakukan berurutan.

Sebagai contoh, kasus produktivitas kerja yang menurun. Dari hasil riset
eksploratori sdiidentifikasikan penyebabnya adalah factor kepuasan kerja karyawan.
Peranan riset deskriptif dalam hal ini adalah mengungkapkan informasi yang
menggamabrkan seberapa besar tingkat kepuasan/ketidakpuasan kerja karyawan secara
keseluruhan, apa variable yang menyebabkan karyawan tidak puas, ada-tidaknya
perbedaan kepuasan kerja antarbagian, dsb. Riset deskriptif relative banyak dilakukan
dalam riset SDM.
Riset Kasual
Kata kasual berasal dari kata kerja bahasa inggris to cause yang berarti
menyeabkan atau memengaruhi. Artinya, riset kasual merupakan riset yang bertujuan
utama membuktikan hubungan sebab-akibat atau hubungan memengaruhi and
dipegaruhi dari variable-variabel yang diteliti. Periset berusaha mengungkapkan
variable yang memengaruhi atau menyebabkan perubahan variable lain. Variable yang
memengaruhi ini disebut variable inependen, sedangkan variable yang dipengaruhi oleh
perubahan variable independent disebut variable dependen.
Dalam riset SDM, variable independent bisa berwujud kebijakan SDM (seperti
perubahan kompensasi, pakaian seragam kerja, pelatihan kerja, rotasi jabatan, piknik
karyawan) maupun kondisi lingkungan luar (seperti adanya perubahan UU Tenaga
Kerja, perubahan UMR). Variable dependen dapat berupa produktivitas kerja karyawan,
tingkat kepuasan kerja karyawan, loyalitas karyawan dan sebagainya.
Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang

30

berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,
yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai
baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan

perusahaan

melaksanakan

fungsi

perekrutan

dan

peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang
digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan
perusahaan.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan
rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala
lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang
ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan
informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan
keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang
baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing,
dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database
yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data
mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan

31

perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Pertimbangan perlakuan dalam merancang sistem informasi
Seperti telah dikemukakan bahwa beragam pendekatan yang mungkin dapat
digunakan dalam studi sistem perilaku. Banyak yang menggunakan checklist, namun
sebadian besar menggunakan tim. Anggota tim biasanya termasuk orang-orang yang
mempunyai ilmu pengetahuan dalam bidang computer/teknologi sistem, wakil
personalia serta organisasi lainnya. Bahkan para akademisi mungkin diundang untuk
member perspektif atan keahlian yang berbeda. Perusahaan yang bijaksana tentu
mengikutsertakan para manajer utamanya dalam tim studi ini, khususnya apabila
adanya keseimbangan dan kemudian masalah implementasi dikurangi. Tidak ada yang
lebih dulu mati bagi sistem baru atau yang diperbaiki sehingga hal ini kelihatannya
asing, rumit atau sama sekali tidak berguna.
Pada sebuah perusahaan yang berskala besar umumnya melibatkan empat tim
yang sengaja dibentuk berkaitan dengan perencanaan SDM konvensional. Adapun
empat tim tersebut mewakili:
1. Perencanaan tenaga kerja. Analisis ini digambarkan adanya kelangkaan para ahli,
perubahan skill dan kebutuhan akan perencanaan, dengan maksud untuk mengkaji
Apakah melalui sistem informasi dapat memperbaiki program perencanaan tenaga
kerja?
2. Kegunaan SDM. Menggambarkan adanya kebutuhan untuk memperbaiki as\nalisis
SDM. Untuk mengidentifikasi keahlian yang dibutuhkanserta untuk menentukan
persyaratan bagi pekerjaan tertentu. Semangat para manajer dan para enggota pekerja
masih rendah disebabkan adanya hebocoran akses informasi terfadap peluang
promosi pada dasar organisasi.
3. Pengembangan SDM. Disini dirasakan banyak manajer dan karyawan yang merasa
bahwa terlalu sedikit kemajuan yang dicapai dalampengembangan manajer senior
dengan meliuat bila dikaitkan dengan bisnis perusahaan mereka secara luas. Atau
dengan kata lain, karyawan di tingkat bawah merasa sedikit sekali diberi kesempatan
untuk memajukan pengawasan dalam urutan berikutnya di manajemen tingkat

32

menengah. Demikian pula pelatihan yang diberikan kepada kebanyakan karyawan

tidak cukup. Pengawasan dan kinerja manajerial seharusnya memiliki kompetendi
baik secara tenis maupun secara manusiawi. Namun, kenyataannyadua kemampuan
ini tidak banyak diperhatikan dalam perencanaan.
4. Rekrutmen. Program perekrutan manajemen tidak akan mencukupi. Oleh sebab itu,
empat bagian yang diberikan sebelumnya bagi pembentukan tim studi. Kemudian
masing-masing tim mempunyai tanggung jawab untuk mengidentifikasi defisiensi
dan kebutuhan akan pendekatan informasi yang ada serta memberikan sasaran
rancangan untuk didtem informasi SDM. Hasil kajian di atas mengidentifikasi
masalah-masalah berikut ini.
Perencanaan SDM dan kebutuhan sistem informasi

departemen

peluang SIM

perencanaan SDM

input

dasar

pendekatan SIM
ramalan

adalah yang dibutuhkan :

informasi tenaga kerja yang ada

ciri-ciri yang ada sekarang

(pekerjaan)
ciri-ciri di masa dating
(kebutuhan pekerjaan)

kegunaan

tingkat persyaratan pekerjaan yang demographi,

diperlukan, skill yang digunakan

pengalaman,

skill,
perencanaan

cadangan, tugas, kinerja

pengembangan

kemajuan karir dan persiapan yang potensi

promosi,

analisis

berhubungan dengan manajemen kebutuhan pekejaan di masa

karir

organisasi

perencanaan Tenaga kerja

33

terhadap yang akan dating

rekruitmen

mengembangkan peluang karir lebih memperbaiki

baik mengembangkan peluang

supply

dan

sekarang

dan

pengetahuan
permintaan
di

masa

mendatang
karyawan

internal

versus

rekrut

memperbaiki
kebutuhan
datang,

eksternal cirri-ciri personal, pengalaman

pengetahuan kerja, potensi, pertumbuhan,

sekarang

dan

memperbaiki

pelatihan manajemen

masa demografi, tugas,skill masa

retensi yang akan datang, struktur
tugas

dan

persyaratan

pekerjaan

Secara ringkas, organisasi yang komplek dan luas memerlukan suatu

perencanaan dan penggunaan SDM yang lebih baik. Salah satu masalah utama yang
dihadapi adalah bagaimana hal ini bisa mengubah praktik karyawan secara
konvensional menuju sebuah organisasi dan sistem dengan kemampuan baru dalam
perencanaan SDM secara signifikan? Jawabannya teridentifikasi melalui desain dan
implementasi kemampuan sistem informasi tenaga kerja yang baru. Sebaliknya,
kebutuhan bagi sistem yang dapat bekerja serta waktu yang tersedia membutuhkan
desain yang ditunjukkan penggunaan tim studi proyek yang terbentuk disekitar masingmasing bagian program perencanaan SDM di atas.
Supaya mendapatkan manfaat-manfaat yang layak dari teknologi baru,
tekanan harus diletakkan pada dampak-dampak perilaku (behavioral impacts) dari
sistem informasi. Jika tidak, maka upaya-upaya perancangan akan sia-sia, tidak
menguntungkan, atau bahkan disfungsional. Mengabaikan nilai-nilai dan kebutuhan
manusia dapat menyebabkan kondisi=kondisi seperti tingkat perputaran yang tinggi dan
ketidakhadiran. Manajemen harus waspadaterhadap kebutuhan-kebutuhan karyawan
tentang keamanan, elspresi diri, penerimaan social, dan aktualisasi diri. Computer dan
database dapat dengan mudah menyumbat kebutuhan-kebutuhan ini dan menyebabkan
banyak perilaku disfungsional diantara para manajer dan karyawan lainnya.

34

Sistem

informasi

berbasiskan

komputer

menyatukan

tugas-tugas

yang

sebelumnya terpisah ke dalam operasi tunggal. Dengan demikian, tidak hanya

memberikan kesan bahwa karyawan telah kehilangan nilai-nilai pribadi, tetapi
kemungkinan juga menyempitnya kesempatan berkomunikasi dengan karyawan
lainnya. komputer menuntut akurasi tinggi dari orang-orang yang memasok data
masukan; akibatnya beberapa fleksibilitas hilang dalam tingkat dan arah aliran kerja.
Data tertentu harus diselesaikan pada waktu tertentu, dalam cara-cara yang ditentukan
oleh perlengkapan yang dipergunakan. Semua faktor ini memberikan kontrobusi pada
depersonalisasi dan harus secara hati-hati dianalisis sebelumnya oleh departemen SDM
dalam implementasi SISDM.
Perancang sistem informasi SDM mungkin sangat rasional dan logis dalam
pendekatan mereka terhadap ketajaman permasalahan dan solusinya. Sayangnya, dalam
banyak kasus sebagian besar manajer beroperasi di bawah serangkaian peraturan yang
berbeda. Manajer-manajer praktis tidak seluruhnya logis dan dipengaruhi oleh beberapa
tujuan. Mereka kemungkinan besar menjadi defensif dan barangkali bermusuhan
apabila mereka kehilangan kemampuan menjual ide-ide melalui kepribadian mereka.
Mereka tidak selalu mampu memahami nilai komputer dan kemungkinan bahkan
menolak informasi yang diberikannya jika informasi ini berbeda dengan kesan atau
keputusan-keputusan mereka sebelumnya.
Harus dijelaskan kepada manajer dan spesialis sumber daya manusia bahwa
pertimbangan manusia dan pemikiran kreatif akan selalu dibutuhkan. Para manajer
mungkin diminta membuat keputusan-keputusan yang lebih sedikit mengenai proses
yang telah ditentukan sebelumnya, tetapi secara konstan akan bertanggung-jawab atas
pengukuran efektivitas sistem, mencari kesempatan memperbaiki sistem, dan membuat
keputusan yang belum dimasukkan ke dalam sistem. Para manajer juga harus
35

menunjukkan bahwa seni dan keahlian-keahlian mereka sekarang akan dibutuhkan pada
tingkat yang lebih lanjut dan konsekuensinya lebih bernilai dari proses pengambilan
keputusan. Penjadwalan, percepatan, peramalan, akuntansi, penggajian, dan fungsi
pengendalian, sedangkan yang lainnya memungkinkan akan berkurangarti pentingnya
pada saat komputer mengambil tugas-tugas rutin. Di lain pihak, riset, perencanaan,
pengembangan sistem, seleksi dan analisis alternatif, pembuatan model dan keahlian
kepemimpinan akan tumbuh signifikansinya manakala sistem berbasiskan komputer
dipadukan di dalam organisasi.
Terdapat hubungan antara manajer-manajer dengan motivasi pencapaina yang
tinggi dan sistem informasi sumber daya manusia. Organisasi-organisasi dengan sistem
informasi sumber daya manusia yang terintegrasi membuka kesempatan yang luas
untuk memotivasi tipe-tipe manajer tersebut. Umpan balik yang segera pada perputaran
karyawan, tingkat-tingkat persediaan keahlian, rasio-rasio finansial, dan hasil-hasil
perekrutan dapat bertindak sebagai insentif bagi keputusan-keputusan dan penggunaan
tenaga manajer yang lebih baik.

36

F. Komponen Dasar Sistem Informasi SDM

Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin
diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem
informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas,
dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.
Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer
untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang
cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem
informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia
merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer
dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program
komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang
mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat,
dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi
sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang
lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri
merupakan faktafakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung
digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar
dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

37

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat
yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan
untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para
pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas
masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar
ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan,
pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru.
Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang
diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan
untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti.
Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada
pihak-pihak atau aktivitas-aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga
membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di
tahap input berikutnya.
Sistem Informasi SDM terbentuk dari berbagai elemen. Setiap elemen harus
berfungsi secara benar agar sistem ini memberikan manfaat bagi perusahaan. Pada
intinya, sistem adalah perangkat aktivitas yang mengambil masukan-masukan
(contohnya, aplikasi untuk pekerjaan di departemen pemasaran), mengubahnya ke
dalam item-item yang berguna (persetujuan pengangkatan dari departemen SDM), dan
kemudian mengeluarkan item-item tersebut ke tempat-tempat yang dapat dimanfaatkan
(mengirim persetujuan ke departemen pemasaran).
Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi
SDM. Komponen-komponen tersebut adalah:
1. Fungsi masukan, yaitu memasukkan informasi karyawan ke dalam sistem
informasi SDM. Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan untuk
mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan dan
bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari sistem informasi SDM serupa
dengan sistem manual. Informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur38

prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya mesti
dimasukkan ke dalam sistem agar dapat diguanakan. Informasi ini biasanya
dimasukkan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer
pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer).
Informasi dapat diketik, dibaca secara digital, atau dipindah (scanned) dari
dokumen-dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya,
atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer
(misalnya, mesin jam kehadiran yang dihubungkan langsung dengan komputer).
Sistem informasi SDM terkomputerisasi lebih unggul dibandingkan sistem manual
dalam banyak hal. Karena bannyak informasi yang secara otomatis dimasukkan ke
dalam sistem. Kesalahan-kesalahan kemungkinannya terjadi dapat dihindarkan. Di
samping itu, kemampuan sistem informasi SDM dapat berhubungan dengan
komputer-komputer lainnya dan dapat membuka data yang sulit atau mahal yang
jika diperoleh dengan cara lainnya.
2. Fungsi pemeliharaan data, setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi,
fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan memperbaharui dan
menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak
terkomputerisasi, yang sebelumnya karyawan klerikal (juru tulis) melakukan hal
ini dengan tangan/manual, mereka mengarsip dokumen-dokumen kertas dan
membuat

masukan-masukan

data

ke

dalam

arsip-arsip.

Sistem

yang

terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat, cepat, dan tepat.

3. Fungsi keluaran, fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem informasi
SDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai
bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi SDM harus memproses
keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, dan setelah itu
memformat presentasinya dalam cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini dengan cara manual
menyausun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang sangat
terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang
sangat canggih untuk melakukan ribuan kalkulasi dalam hitungan menit,
menghasilkan grafik-grafik berwarna, dan mengirimkan hasil-hasilnya secara
simultan lewat kabel dan satelit ke komputer-komputer pribadi di atas meja para

39

eksekutif di seluruh dunia.

G. Sumber-sumber Sistem Informasi SDM

Untuk membentuk sistem informasi SDM (SISDM) yang komprehensif,
informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan
kuesioner-kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi. Sumber-sumber
informasi ketika mengumpulkan informasi bagi keperluan sistem informasi SDM
diantaranya: (1) Form lamaran; (2) Evaluasi-evaluasi kinerja; (3) Maklumat-maklumat
perubahan karyawan; (4) Tindakan-tindakan indisipliner, dan (5) Daftar gaji, dengan
penjelasan selengkapnya dapat dikemukakan sebagai berikut:
1. Form Lamaran. Sebenarnya setiap perusahaan menggunakan form lamaran
sebagai bagian dari proses pengangkatan karyawan. Form lamaran haruslah
dirancang selengkap mungkin, guna mengumpulkan informasi yang
dibutuhkan untuk sistem informasi SDM. Informasi ini mencakup tingkat
pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Beberapa
perusahaan lebih menyukai form lamaran mereka sederhana, hanya
meminta informasi yang membantu mereka memutuskan apakah pelamar
marupakan calon yang diinginkan. Setelah si calon diseleksi, dia meminta
menyerahkan borang kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk
keperluan sistem informasi SDM.
2. Evaluasi-evaluasi kinerja. Disebabkan banyaknya informasi yang berubah
setiap

tahun,

kebutuhan-kebutuhan

sistem

informasi

SDM

perlu

dimutahirkan secara berkala agar berdaya guna. Informasi penting yang

harus diinformasikan secara periodik meliputi keahlian-keahlian dan bakat
karyawan, tingkat kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya. Meskipun
informasi ini dapat diperoleh dari form-form evaluasi kinerja, terdapat
beberapa masalah dalam menghimpun dan menyimpan informasi ini.
Perusahaan memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusankeputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-individu yang
memiliki potensi promosi, tetapi jika informasi ini diperlakukan secara
40

terbuka terhadap karyawan, ada tendensi informasinya menjadi kurang

sahih. Penyelia mingkin tidak ingin membuat pertimbangan negatif yang
dalam beberapa hal bisa merusak karier bawahannya. Sebaliknya, menjaga
penilaian secara rahasia dapat menciptakan tekanan di dalam organisasi
karena karyawan mengetahui bahwa terdapat penilaian dan ingin
mengetahui bagaimana mereka telah dievaluasi.
3. Maklumat perubahan personalia. Karena perubahan data karyawan terjadi
sepanjang tahun, jenis informasi ini perlu diperbaharui secara berkala, tidak
hanya tahunan. Beberapa perusahaan telah menciptakan borang yang
sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change notice),
yakni penyelia diminta melengkapi mengirimkannya ke bagian SDM. Di
dalam formulir ini, penyelia biasanya hanya menunjukkan perubahan yang
terjadi dalam status karyawan, seperti transfer, pemberhentian, promosi, dan
peningkatan persyaratan pekerjaan.
4. Tindakan-tindakan indisipliner. Informasi yang berkaitan dengan tindakan
indisipliner formal juga perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM.
Beberapa perusahaan menggunakan form khusus untuk melaporkan
informasi ini kepada karyawan, kepada wakil serikat pekerja, dan kepada
bagian sumber daya manusia. Pada saat informasi ini diterima oleh
departemen SDM, informasi ini dapat ditambahkan ke dalam arsip
karyawan.
5. Data daftar gaji. Sistem informasi SDM kadang-kadang berisi riwayat gaji
setiap karyawan, termasuk gaji dasar, presentasi kenaikan setiap tahun,
setiap bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini
dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi
kinerja. Meskipun demikian, beberapa perusahaan lebih menyukai
penggunaan form yang berbeda untuk pemberian rekomendasi bagi
peningkatan gaji dan bonus. Di dalam perusahaan yang tidak memiliki
sistem informasi SDM yang komprehensif, sistem penggajian dapat

41

mewakili titik tolak yang menyenangkan bagi pengembangan sebuah sistem

informasi SDM. Sistem daftar gaji biasanya mencakup beberapa data
mendasar yang dapat berfungsi sebagai landasan untuk sistem informasi
sumber daya manusia. Sistem daftar gaji dapat diperluas agar mencakup
data relevan lainnnya, atau sistem yang terpisah dapat dibuat dan
dihubungkan dengan sistem penggajian supaya menyediakan data tambahan
yang dibutuhkan.
Selain itu, ada juga proses dalam ruang lingkup manajemen sumber daya manusia
adalah suatu proses yang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi dalam suatu
pemerintahan. Dimana keadaan yang dinamis tersebut akan banyak berpengaruh pada
teknologi sistem informasi yang akan digunakan. Oleh sebab itu proses apa yang dapat
dilakukan oleh sebuah sistem sumber daya manusia akan sangat banyak tergantung
pada model data yang dibentuk untuk kebutuhan tersebut.
Berdasarkan hal tersebut diatas, pada umumnya pada sebuah sistem kepegawaian,
terdapat suatu bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang
berhubungan dengan hal sebagai berikut:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
2. Administrasi Personalia
3. Kompensasi dan Benefit
4. Kinerja Personel
5. Pendidikan dan Pelatihan
6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Dimana keenam proses tersebut diatas adalah proses-proses yang berhubungan

dengan kegiatan manajemen kepegawaian disuatu pemerintahan. Dimulai dari sejak

42

menentukan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan kebutuhan tersebut (recruitment),

sampai dengan berakhirnya masa kerja seorang pegawai. Untuk lebih jelasnya lagi,
keenam proses tersebut akan dibahas dibawah ini.
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Masalah yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat ini adalah cepatnya
perubahan yang terjadi pada bidang pemerintahan yang berdampak pula pada
perencanaan tenaga manusia yang dimiliki. Adapun yang dimaksud dengan proses
perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasi kebutuhan
SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi,
dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas departmen dimasa mendatang. Hal
ini pada dasarnya berdampak pada pengadaan SDM ataupun penempatan SDM pada
suatu lokasi/unit yang membutuhkan. Oleh sebab itu pada dasarnya dalam proses
perencanaan tenaga manusia terdiri dari tiga sub proses, yaitu :
1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi, dimana pada prinsipnya
akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan
SDM saat ini, dan juga dari segi availabilitas SDM tersebut.
2. Proses pengadaan sumber daya manusia/recruitment, dimana pada prinsipnya hampir sama
seperti pada pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan
diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.
3. Proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment, yang mana
dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan
penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih tepat.

Sehubungan dengan sistem kepegawaian yang diusulkan, terdapat banyak proses

43

yang dapat mendukung analisa pekerjaan tersebut diatas, seperti:

Fasilitas untuk mencari suatu jabatan struktural yang kosong.
Analisa kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut.
Analisa kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi.
Pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis (kurang lebih
terdapat 44 kriteria informasi yang dapat dikombinasikan secara bebas satu sama lain untuk
mendapatkan sekelompok informasi yang dibutuhkan).
Analisa grafis dan statistik yang on-line, dimana dapat berinteraksi langsung dengan data
yang rinci.
Dsb.

2. Administrasi Personalia
Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi
yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan
pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses
administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang
termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti :
Biodata Pegawai
Sejarah Kepangkatan
Sejarah jabatan
Sejarah Pendidikan Formal
Sejarah Pendidikan Penjenjangan
Sejarah Pendidikan Substantial

44

 Keahlian berbahasa asing

Penggunaan fasilitas perusahaan
Sejarah kunjungan ke luar negeri
Daftar Keluarga
Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh
Memo Khusus
Sehubungan dengan itu, pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel
pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk Sistem
Kepegawaian di Indonesia. Keuntungan dari hal ini adalah:
1. Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar informasi
menggunakan kode.
2. Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab operator tidak perlu mengingat daftar kode
yang diperlukan untuk pengisian data, semua dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.
3. Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam
pengoperasiannya.
4. Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan pengkodean.
5. Setiap histori yang dimiliki oleh personel akan direkam selama atau sebanyak jumlah data
yang akan disimpan (ditentukan oleh pihak manajemen kepegawaian).

3. Kompensasi dan Benefit

Salah satu masalah yang dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia adalah
antara menentukan kriteria jenis pekerjaan dan pembayaran yang diterima personil dan
fasilitas lain non operasional seperti medikal dan pensiun. Pada umumnya hal tersebut sangat
variatif tergantung dari banyak hal, seperti besarnya organisasi, pendidikan, pengalaman,
45

tanggung jawab, lokasi geografis penempatan, masa kerja dan juga tanggungan keluarga.
Oleh sebab itu ruang lingkup proses yang termasuk dalam kompensasi dan benefit adalah
sebagai berikut :
1. Proses penentuan gaji dan transaksinya, dimana yang ternasuk dalam hal ini adalah proses
penggunaan merit payment dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang
berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan,
insentif daerah terpencil, supervisor, dan sejenisnya.
2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja
dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja diperusahaan seperti
fasilitas medikal dan tabungan pensiun.
Dengan sistem yang baru ini penggunaan sistem merit akan sangat mudah
dilaksanakan secara obyektif. Dimana faktor penunjang informasi dalam menentukan merit
tersebut, telah terkonsolidasi menjadi satu dengan sub-sistem lainnya, seperti pendidikan,
masa kerja, evaluasi kerja, dll. Oleh sebab itu seberapa rinci sistem merit yang akan
digunakan, tergantung dari seberapa banyak komponen penunjang merit yang digunakan.

4. Evaluasi Kinerja Personel

Sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan
umpan balik. Dimana dalam melakukan pengkajian, digunakan kriteria-kriteria dasar yang
telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Dan juga berdasarkan hasil kajian yang
umumnya dilakukan oleh suatu tim. Hal ini dapat di informasikan dan di diskusikan bersama
dengan personel tersebut untuk mengetahui apresiasi lebih lanjut mengenai cara pengkajian
dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan.
Adapun fasilitas yang tersedia pada sistem ini adalah perencanaan kerja personil
beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut. Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh
suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah

46

ditentukan sebelumnya.

5. Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan adalah salah satu rangka dalam keberhasilan personel dalam menunjang
strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem
kepegawaian ini adalah terdiri dari beberapa sub-proses seperti:
1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan jadwal pendidikan yang akan
diselenggarakan oleh organisasi.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan dengan rencana pendidikan yang
akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan
kesertaan personel pada pendidikan yang diikutinya.
Umumnya hal yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan dalam kategori non
formal. Dan hal ini ditunjang pula dengan penggunaan kodefikasi yang standar.

6. Pemutusan Hubungan Kerja/Pensiun

Seperti pada akhirnya, diperlukan pula sebuah proses yang bertujuan untuk
menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personil, baik secara
normal, ataupun dikarenakan hal lainnya. Oleh sebab itu, sistem menangani pula
penyimpanan informasi dari seluruh personil yang pernah bekerja pada perusahaan,
sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan,
seperti uang pensiun, pesangon dan sebagainya

47

H. Pedoman Merancang Sistem Informasi SDM

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia
(human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya
manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang
bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak
manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati
status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan
teknologi computer mikro. HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang
alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system
informasi fungsional lain.
Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama :
Perekrutan dan Penerimaan.( recruitment and hiring).
Pendidikan dan Pelatihan.
Manajemen Data.
Penhentian dan Administrasi Tunjangan.
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
Penelitian Suksesi (succession study).
Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
Penelitian keluhangrievance studies)
Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari
lingkungan perusahaan yang meliputi :
Inteligen Pemerintah
Inteligen Pemasok
48

 Inteligen Serikat Pekerja

Inteligen Masyarakat global
Inteligen masyarakat Keuangan
Inteligen Pesaing
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database
yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data
mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan
perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :

Subsistem Perencanaan Kerja.
Subsistem Perekrutan
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
Subsistem Tunjangan.
Subsistem Benefit.
Subsistem Pelapor Lingkungan.
1. Subsistem input, memberikian informasi yang dibutuhkan perusahaan, yang nantinya
akan dikelola dan akan dimasukkan ke dalam database. Di dalam nya terdapat
beberapa subsistem, yakni:
Sistem informasi akuntansi (SIA) , data yang dikelola oleh sistem informasi SDM
(HRIS) merupakan campuran elemen elemen data personil dan akuntansi, SIA
menyediakan data akuntansi sehinnga database berisi gambaran yang lengkap dari
sumber daya personil keuangan dan non keuangan.
Subsistem intelejen SDM, mengumpulkan data yang berhubungan tentang SDM
pada lingkungan perusahaan.Data data tersebut diperoleh dari :
1. Pemerintah
2. Pemasok
3. Serikat pekerja
4. Masyarakat global
5. Msyarakat keuangan
6. pesaing
Sering kali data diperoleh dari sumber dengan cara informal, contohnya seperti
perkataan orang.

I. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi SDM

49

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:

1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya
untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur,
perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing
terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan
panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan
perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus
sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik
dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT
dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Informasi apakah yang dibutuhkan?

Oleh siapa?
Kapan?
Dimana?
Dalam bentuk apa?
Bagaimana cara memperolehnya?
Dari mana asalnya?
Bagaimana cara mengumpulkannya?

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

1. Sistem yang ada
2. Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau
fungsi ada
3. Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan
informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:

50

1. Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa

organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
2. Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan,
siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
3. Analisis terhadap input dan output.
Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation,
sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision
table and matric

Laporan hasil analisis:

Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi
Yang terpenting adalah bagian 6 dan 7.

Perancangan Sistem
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan
untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun
untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect
dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.
3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke
sistem.
4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan
informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.
7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
51

9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing
yang besar dilakukan.
10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala
sistem.
11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

Proses perancangan sebuah sistem informasi SDM dengan pendekatan lima tahap
utama untuk perancangan dan implementasi sistem SDM yakni:

1.
2.
3.
4.
5.

Analisis sistem pendahuluan

Perancangan sistem
Rekayasa Sistem
Pengujian dan Implementasi sistem
Pemantauan dan evaluasi sistem

Dan penjelasan selengkapnya dapat dikemukakan sebagai berikut:

TAHAP PERTAMA : ANALISIS PENDAHULUAN ATAS SISTEM ( STUDI

KELAYAKAN )

a.
b.
c.
d.
e.

Melihat dan menentukan permasalahan permasalahan atau situasi

Menentukan kendala kendala lingkungan yang mempengaruhi sistem
Menentukan sasaran sasaran
Menentukan persyaratan persyaratan operasi ( rincian permasalahan )
Melakukan study kelayakan dan menyerahkan laporan

TAHAP KEDUA : PERANCANGAN SISTEM

52

a. Menuliskan skenario rinci

b. Merumuskan sistem sistem alternatif untuk memenuhi tujuan tujuan dan kendala
kendala
c. Menilai sistem sistem alternatif
d. Memberikan rekomendasi rekomendasi
e. Menentukan persyaratan persyaratan umum perekayasaan
f. Memperkirakan efek efek faktor manusia dan rekayasa sistem yang diusulkan

TAHAP KETIGA : REKAYASA SISTEM

a. Memberikan spesifikasi rinci dari komponen komponen perekayasaan ( contoh
nya : perangkat keras, sistem operasi, desain keras, dan lain lain )
b. Membuat kajian pendahuluan efektivitas biaya dari alterntif alternatif desain
perekayasaan
c. Memilih alternatif desain terbaik
d. Merekomendasikan alternatif yang terbaik kepada pengambil keputusan yang
bertanggung jawab
e. Setelah persetujuan, memberikan spesifikasi spesifikasi kepada staf programer

TAHAP KEEMPAT : PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

a.
b.
c.
d.

Menguji subsistem
Menguji keseluruhan dan sistem informasi sumber daya manusia
Menjalankan pengujian sistem paralel
Menerapkan sistem

TAHAP KELIMA : PEMANTAUAN DAN EVALUASI SISTEM

a.
b.
c.
d.
e.

Mengukur kinerja sistem

Mengevaluasi kinerja sistem
Memodifikasi sistem mana yang diperlukan
Menerapkan sistem keseluruhan seperti yang dikehendaki
Melaksanakan pemantauan dan evaluasi yang berkesinambungan

Sistem informasi SDM dianggap sudah berhasil jika sistem tersebut memenuhi
harapan harapan sebagai berikut :

53

1. Biaya sistem haruslah sejalan dengan ukuran dan kondisi finansial organisasi
2. Sistem haruslah ditetapkan dengan waktu yang baik
3. Sistem informasi SDM haruslah mampu dimodifikasi dan diperluas tanpa merancang
ulang keseluruhan sistem
4. Penekanan pada aktivitas perencanaan haruslah terbukti
5. Umpan balik haruslah berkelanjutan guna menyediakan pengidentifikasian masalah
masalah dan kesempatan kesempatan baru
6. Arsip arsip data haruslah diintegrasikan untuk referensi silang ( cross referencing )
di antara berbagai departemen
7. Data yang kritis haruslah tersedia pada saat yang diperlukan
8. Adanya data kunci, data keahlian keahlian yang esensial, informasi promosi, dan
kinerja, dan data gaji

Penyusunan tujuan sistem informasi SDM:

Keberhasilan dari rancangan dan implementasinya dari setiap sistem menuntut

keterlibatan yang sangat tinggi dari pemakai, dan tidak terkecuali juga sistem SDM.
Jika pemakai sisten secara aktif dilibatkan dari awal, peluang penerapannya yang
sukses meningkat berlipat ganda,
Dianjurkan agar tujuan tujuan yang dapat dikuantifikasikan ( dapat diukur )
disusun oleh sebuah sistem informasi SDM. Beberapa contoh tujuan sistem informasi
SDM yang dapat dikuantifikasikan adalah :

1. Menentukan jumlah dan tipe tipe SDM yang dibutuhkan bagi setiap departemen
untuk satu tahun, tiga tahun, dan lima tahun ke depan. Ramalan satu tahun haruslah
ditambah atau dikurangi 10% dari jumlah yang dibutuhkan sebenarnya.
2. Menghasilkan minimal 10 pelamar untuk setiap lowongan posisi manajerial maupun
non manajerial
3. Mempertahankan biaya perekrutan setiap karyawan baru pada jumlah tertentu per
orang untuk posisi klerikal dan semi ahli, sehingga ada alat kendali
4. Menempatkan semua karyawan tingkat profesional pada satu dari dua prefernsi posisi
puncak mereka dalam dua tahun berikut
5. Menyediakan waktu khusus untuk menyelenggarakan seminar pengembangan untuk
semua SDM yang telah menunjukan cukup berpotensi untuk promosi ke jenjang yang
lebih tinggi
6. Mempertahankan tingkat gaji pada jumah tertentu di atas industri rata rata untuk

54

semua departemen
Jika tujuan tujuan telah disusun dan disepakati oleh manajer staf, maupun lini,
efektivitas sistem informasi SDM dalam membantu memenuhi tujuan tujuan tersebut
dapat diukur. Tentu saja, terdapat indikator lain nya dari efektivitas sisitem yang berada
di luar sistem informasi SDM itu sendiri, tetapi yang paling berguna pengukurannya
adalah melalui sistem informasi SDM. Variabel variabel tersebut meliputi perputaran
karyawan, ketidakhadiran, jumlah dan kualitas saran saran, jumlah dan tipe keluhan,
kekerasan dan frekuensi kecelakaan kerja, partisipasi dalam program program
tertentu, permintaan transfer, dan trend biaya biaya personalia.
Departemen SDM harus menyusun kebijakan kebijakan dan pedoman
pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sistem informasi SDM, sehingga
informasi pribadi karyawan tidak akan jatuh ke tangan orang orang yang tidak
berkepentingan. Pemakai pemakai tidak sah dari sistem informasi SDM yang dapat
memperoleh akses data karyawan akan dapat menciptakan kerusakan, guna
mempertahankan keamanan dan privasi catatan catatan sistem informasi SDM,
perusahaan perusahaan hendaknya :

1. Membatasi akses ke sistem informasi SDM dengan mengendalikan akses ke

komputer dan arsip arsip data. Ruangan ruangan yang menyimpan komputer
dan basis data sensitif lain nya harus dikunci. Ada baiknya files yang berisi
informasi penting diamankan dengan memberikan kata kata sandi ( password )
2. Memberikan akses ke bagian bagian yang berbeda dari basis data menggunakan
kata kata sandi dan kode kode khusus. Sebagai contoh , manajer mungkin
menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka basis data persedian
keahlian ( skill invertory ), tetapi mungkin tidak diberikan izin untuk mengakses
informasi medis yang sensitif yang ada di dalam basis data tunjangan pelengkap
( fringe benefits )
Menyusun kebijakan kebijakan dan pedoaman pedoman yang mengatur
utilisasi informasi karyawan dan memberitahukan kepada karyawan karyawan
bagiamana kebijakan kebijakan ini berlaku, dan memungkinkan para karyawan
memeriksa catatan catatan pribadi mereka dari waktu ke waktu, sehingga mereka
dapat memverifikasi akurasinya dan membuat koreksi koreksi jika diperlukan

55

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Di manapun dan kapanpun para manajer serta departemen SDM sangat
membutuhkan informasi yang rinci dan berkualitas tentang SDM yang ada di
perusahaan tersebut. Kualitas keputusan-keputusan SDM semakin tergantung pada
kualitas informasi yang dimiliki dan diperoleh. Tanpa informasi yang pasti dan jelas,
baik informasi dari dalam maupun dari luar dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut
telah tertinggal. Bukan satu hal yang sia-sia, perolehan informasi, penyimpanan
informasi, dan penarikan informasi akan menghadirkan tantangan-tantangan yang
cukup besar. Dari tantangan yang ada, dimungkinkan munculnya peluang bagi suatu
perusahaan, organisasi, maupun departemen untuk meraih kerja sama dengan pihak lain
di dalam organisasi yang menyediakan berlimpah informasi bagi departemen SDM.
Kepuusan-keputusan SDM yang sehat salah satunya adalah didasari pada
tersedianya informasi SDM yang baik dan berkualitas. Informasi SDM patut disediakan
bagi manajer SDM dan manajer-manajer lini lain dalam perusahaan, sehingga dengan
demikian akan memfasilitasi pengambilan keputusan.
Dengan menggunakan computer pribadi, manajer SDM dan manajer-manajer lini
dapat memanggil semua informasi yang dibutuhkan untuk keputusan-keputusan
perekrutan, promosi, penggajian, atau pengembangan.

Oleh karena itu, perolehan dan pencarian informasi sebanyak mungkin sangat
diperlukan untuk mencapai harapan-harapan yang direncanakan sejak awal. Informasi
56

juga sebagai sumber evaluasi terhadap perkembangan suatu organisasi, institusi,

perusahaan, dan departemen. Evaluasi yang dimaksud adalah untuk bahan pembanding
dengan pihak lain, sampai sejauh mana dapat mengimbangi, mandahului, atau bahkan
tertinggal dengan pesaing lain. Jika pesaing telah mengikuti arus informasi, katakanlah
informasi global sementara kita masih tetap jalan di tempat, maka di sinilah letak
penting dan bergunanya informasi.
B. Saran
Berkaitan dengan pembahasan makalah ini, kami memiliki saran yang mungkin
bisa membantu dalam mempelajari Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya
Manusia ini, yaitu membuat system informasi SDM ini dipandang penting dalam
merencanakan kebutuhan-kebutuhan karyawan, menetapkan dasar kebutuhan informasi
organisasi, dan melihat pengalaman sukses sebuah perusahaan yang telah menjadikan
system informasi SDM sebagai suatu kebutuhan.

Contoh Kasus Sistem Informasi SDM:

Larry Kern menjadi direktur Dole Food Co.Inc, tahun 2001, strategi Kern
melibatkan peningkatan kinerja keuangan dengan mengurangi hal yang tidak diperlukan
dan memusatkan aktivitas tertentu, termasuk perencanaan suksesi. Teknologi membantu
Dole melakukannya. Banyak sumber informasi SDM memiliki pilihan modul
perencanaan. Bagaimanapun, daripada memelihara sistem komputer SDM yang mahal
beserta para teknisinya, Dole memutuskan untuk meng-outsorce kegiatan ini.
57

Dole mengontrakkan dengan penyedia jasa sistem aplikasi (ASPs) untuk

mengerjakan hal-hal seperti manajemen pembayaran gaji. Untuk manajemen suksesi,
Dole memilih software khusus dari Pilat NAI, yang menjalankan software dan
menyimpan semua data pada server sendiri untuk pembayaran satu bulan.
Sistem perencanaan suksesi Pilat mudah digunakan bagi para manajer Dole.
Mereka mendapatkan akses untuk program tersebut melalui Web dengan menggunakan
password. Mereka mengisi resume on line untuk mereka sendiri, termasuk minat karier,
dan mencatat pertimbangan khusus seperti batasan geografis. Manajer tersebut juga
menilai diri mereka sendiri untuk empat kompetensi. Ketika manajer melengkapi
masukan perencanaan suksesi mereka, program tersebut secara otomatis mengingatkan
atasan manajer tersebut. Sang atasan tersebut kemudian menilai bawahannya dan
mengindikasikan apakah orang tersebut harus dipromosikan. Manajer orang tersebut
juga menilai potensi mereka secara keseluruhan. Penilaian dan resume on line ini lalu
secara otomatis disampaikan pada kepala divisi dan direktur SDM beberapa divisi.
Wakil Direktur senior Dole untuk SDM di Amerika Utara lalu menggunakan informasi
ini untuk menciptakan rencana pengembangan karier bagi setiap manajer, termasuk
seminar dan program lain.

58