SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN

Dosen: Ade Sarmini, S.Sos, M.Si

Dibuat Oleh:
Menangsari Pramadita (211061201223)
Kelas 4.B Manajemen

2021
MANAJEMEN
UNIVERSITAS IBNU SINA BATAM
 SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN

A. Manajemen informasi

Manajemen secara sederhana dapat diartikan sebuah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi
dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan.

Manajemen informasi yang efektif memerlukan metode perencanaan, prosedur

pengawasan, dan penataan organisasi yang saling mendukung dan mereka harus sesuai
dengan praktek manajemen dalam perusahaan.

B. Tiga Kategori Peranan Manajemen

1. Peranan yang Bersifat “Interpersonal”

Peranan ini lebih cenderung kepada kerjasama individu untuk menumbuhkan iklim
solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi agar berjalan dengan baik. Ada beberapa
hal perlu diterapkan dalan peranan ini yaitu:
1). Peranan yang bersifat simbolis yang bertujuan agar terjalinnya komunikasi
interpersonal dalam organisasi. Contohnya antara lain ialah keterlibatan langsung
dalam perayaan hari-hari besar nasional, perayaan ulang tahun organisasi, family
gathering dan lain-lain.
2). Peranan selaku pimpinan yaitu bahwa kemampuan memimpin yang efektif akan
turut menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi karena dengan
kepemimpinan itulah orang lain dibina, diarahkan, dan diberi motivasi yang tepat.
3). Peranan sebagai penghubung, terutama dalam arti eksternal yaitu peranan selaku
wakil organisasi dalam memberikan informasi kepada pihak diluar organisasi yang
mempunyai kemitraan atau hubungan kerja dengan organisasi yang
bersangkutan.
2. Peranan yang bersifat “Informasional”

Yang di maksud dengan peranan yaitu bahwa dalam kedudukannya selaku unsur
pemimpin dalam organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi dalam
organisasi disamping peranan selaku penerima dan pembagi informasi. Yang disebut
terakhir ini termasuk peranan selaku juru bicara organisasi. Sebagai pemantau arus
informasi, manajemen berupaya untuk menjamin bahwa informasi yang diterima segera
sampai kepada satuan kerja yang memerlukannya dan sebaliknya arus informasi keluar
berjalan lancar dalam arti diterima oleh pihak luar yang memerlukannya dalam waktu
yang sesingkat mungkin.

Banyaknya informasi yang diterima oleh manajemen dapat menimbulkan masalah

paling sedikit dalam dua bentuk, yaitu :
1). Bahwa tidak sedikit waktu dan tenaga manajemen yang digunakan untuk menyeleksi
informasi apa saja yang betul-betul dibutuhkannya yang berarti mengurangi waktu
yang tersedia untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang lebih strategis
sifatnya.
2). Tidak adanya jaminan bahwa informasi yang diterima itu bermutu tinggi karena,
seperti dimaklumi.

Pada hal yang diperlukan oleh manajemen adalah informasi yang relevan, mutakhir,
lengkap, dan andal serta tersimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri oleh
manajemen apabila diperlukan.

3. Peranan selaku Pengambil Keputusan

Manajemen memiliki wewenang untuk bertindak selaku :

1). Wirausahawan, pemimpin mampu menciptakan strategi baru, teknologi baru atau
usaha baru, yang sudah dikembangkan sehingga terciptanya pembaharuan dari
sistem yang disampaikan kepada bawahan untuk melakukan kegiatan tertentu dalam
rangka peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasarannya.
Peluang tersebut dapat dimanfaatkan dengan segera dan dengan semaksimal
mungkin.
2). Peredam ketidaktenangan, seorang pemimpin mengambil keputusan untuk
mengindari konfilik dalam organisasi.
3). Penentu alokasi sarana, prasarana, sumber daya manusia dan dana.
4). Selaku perunding, yaitu apabila terjadinya konflik dengan pihak luar, seorang
pemimpin dapat meredamkan atau merundingkan suatu konflik.

C. PROSES MANAJERIAL

Organisasi apapun yang dikelola, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian

proses manajerial terdiri dari:

1. Penentuan Tujuan

Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

1). Tujuan organisasi biasanya ditentukan oleh pendiri organisasi tersebut dan
seluruh kegiatan yang diselenggarakan kemudian diarahkan kepada pencapaian
tujuan tersebut.
2). Semua anggota organisasi diharapakan mau menerima tujuan tersebut sebagai
sesuatu yang layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari latar belakang,
preferensi pribadi, dan motivasi para anggota tersebut.
3). Tujuan dipandang sebagai sesuatu yang menjadi “bintang penuntun” dan
sekaligus sebagai “Titik kulminasi” seluruh kegiatan organisasi yang antara lain
berarti bahwa apa pun yang tejadi kemudian dalam organisasi harus berkaitan
langsung dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan akhir dari
sebuah organisasi memiliki empat ciri, yaitu:
(1) Jangkauan waktunya jauh ke depan dan bahkan biasanya tidak dinyatakan
secara tegas kapan tujuan tersebut akan dicapai, melainkan “diupayakan
akan tercapai satu kali kelak”.
(2) Tujuan merupakan sesuatu kondisi ideal yang diharapkan akan terwujud.
(3) Tujuan dinyatakan secara kualitatif.
 (4) Sifat tujuan akhir tersebut tidak dimungkinkan untuk dirumuskan secara
konkret melainkan abstrak.

2. Pentahapan Pencapaian Tujuan

Ciri-ciri tujuan akhir yaitu :

1). Kurun waktu pencapaiannya ditentukan seperti misalnya lima tahun.
2). Tidak lagi idealistik melainkan didasarkan pada pemikiran pragmatisme dalam arti
bahwa sasaran tersebut diyakini memang mungkin dicapai.
3). Dinyatakan kuantitatif sepanjang hal itu mungkin dilakukan.
4). Sasaran merupakan target yang konkret

Dengan tetap menyadari bahwa betapapun cermatnya perkiraan tentang masa

depan yang akan dihadapi selalu terdapat faktor ketidakpastian. Oleh karena itu,
maksimal yang dapat dilakukan ialah minimalisasi risiko yang harus dihadapi . Untuk itu
biasanya diperlukan berbagai informasi untuk dijadikan instrumen pendukung
pengambilan keputusan.

3. Perumusan Strategi

Untuk organisasi yang besar diperlukan stratifikasi strategi sebagai berikut :

1). Strategi akbar yang berlaku bagi seluruh organisasi.
2). Strategi induk bagi satuan-satuan usaha di dalamnya.
3). Strategi dasar bagi berbagai bidang fungsional dalam organisasi.
4). Strategi operasional bagi satuan-satuan kerja yang bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya teknis dan operasional.

Salah satu instrumen ilmiah yang umum digunakan dalam menentukan dan
menetapkan strategi organisasi adalah analisis SWOT. SWOT merupakan akronim dari
kata strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats
(ancaman). Agar suatu organisasi meraih keberhasilan, manajemen mutlak perlu
mengenali faktor-faktor kekuatan organisasi, kelemahannya, peluang yang mungkin
timbul dan ancaman yang harus dihadapi.
4. Fungsi Perencanaan

Perencanaan dapat definisikan sebagai “ pengambilan keputusan sekrang tentang

hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu di masa depan”. Dilihat dari
sudut jangkauan waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panajang misalnya
sepuluh tahun, jangka sedang misalnya lima tahun, dan jangka pendek misalnya satu
tahun atau bahkan mungkin lebih singkat lagi. Sangat penting untuk disadari bahwa
“muatan” resiko dan ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang dan
relatif makin kecil jika rencana bersifat jangka sedang, apalagi jangka pendek.

5. Penyusunan Program Kerja

Merupakan perencanaan jangka pendek. Penyusunan program kerja merupakan

rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau menengah.

6. Fungsi Pengorganisasian

Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal
dan hirarki serta bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan
sebelumnya. 5 implikasi informasi:
1). Organisasi sebagai wadah, yaitu harus ada diinformasi yang dapat disampaikan.
2). Organisasi sebagai proses, baik itu proses manajerial, proses keuangan, proses
pelayanan dan lainnya.
3). Tipelogi organisasi, organisasi berbeda-beda ada organisasi publik, organisasi
pemerintah, organisasi sosial, organisasi bisnis dan lainnya.
4). Prinsip-prinsip organisasi, yaitu bagaimana organisasi menjalankan prinsip
organisasi yang telah disusun.
5). faktor-faktor yang mempengaruhi terhadap organisasi.

7. Pergerakan Sumber Daya Manusia

Kiranya dapat dinyatakan bahwa fungsi penggerakan sumber daya manusia

merupakan fungsi yang termat penting dan sekaligus yang paling sulit. Paling sulit karena
manusia merupak makhluk yang sangat rumit yang belum sepenuhnya dipahami baik
oleh para teoritis maupun oleh para praktisi. Yang perlu diperhatikan adalah sebagai
berikut:
1). Manusia adalah makhluk yang berakhlak dan bermartabat, sehingga sebuah
organisasi mampu memperlakukan SDM nya secara bermartabat.
2). Manusia memiliki karya.
3). Diikutsertakan dalam pengambilan keputusan.

8. Penyelenggaraan Kegiatan Operasional

Terdapat empat elemen yang sangat penting dalam penyelenggaraan kegiatan

operasional, yaitu:
1). Manajemen mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional. Artinya,
meskipun benar terdapat prinsip-prinsip manajemen yang bersifat universal,
penerapannya harus selalu memperhitungkan factor situasi, kondisi, ruang dan
waktu.
2). Manajemen berorientasi pada hasil optimal untuk tidak mengatakan hasil yang
maksimal.
3). Kelompok orang yang menduduki berbagai jabatan manajerial hanya akan
memperoleh hasil kerja dengan dan melalui orang lain yang menjadi bawahan
mereka yang tanggungjawab utamanya adalah menyelenggarakan kegiatan
operasional.
4). Sampai tingkat yang paling bawah sekalipun, seluruh kegiatan operasional harus
secara langsung tertuju pada dan mendukung pencapaian tujuan dan sasaran
organisasi berdasarkan strategi yang telah diterapkan sebelumnya.

9. Pengawasan Sebagai Komponen Proses Manajerial

Pengawasan diperlukan karena dua pertimbangan umum, yaitu:

1). Dalam menyelenggarakan seluruh kegiatan operasional, para anggota
organisasi tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan juga
mungkin kekhilafan dan kesalahan.
 2). Tuntutan efisiensi, efektivitas, dan produktifitas tidak mempengaruhi karena
mungkin ada anggota yang menampilkan perilaku yang negatif dengan berbagai
alasan penyebabnya.

10. Penilaian Sebagai Komponen Proses Manajerial

Merupakan upaya pembandingan antara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap
tertentu selesai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut.
Menunjukkan beberapa hal :
1). Penilaian berbeda dengan pengawasan.
2). Penilaian menghasilkan informasi tentang tepat tidaknya komponen dalam
proses manajerial.
3). Hasil penilaian menggambarkan apakah hasil yang dicapai sama dengan
sasaran yang telah ditentukan.
4). Informasi yang diperoleh harus dikaji ulang (dapat diperoleh melalui wawancara,
kuisioner, dll)

11. Pentingnya Umpan Balik

Umpan balik merupakan bahan masukan yang sangat penting dalam menentukan
arah dan langkah yang akan di tempuh di masa depan baik dalam peningkatan efisiensi,
efektifitas, dan produktivitas kerja tanpa perubahan komponen proses manajerial,
maupun melakukan perubahan kebijaksanaan, strategi, struktur, sistem imbalan, budaya
organisasi, dan pemanfaatan teknologi. Singkatnya umpan balik sangat diperlukan
sebagai bahan untuk menjadikan organisasi semakin tangguh mencapai tujuan dan
berbagai sasarannya .

Dari pembahasan di atas bahwa agar manajemen suatu organisasi semakin mampu
berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi, dukungan informasi yang mutakhir,
lengkap, akurat, dapat di percaya diproses dengan baik serta tersimpan sedemikian rupa
sehingga mudah di telusuri apabila tiba waktunya untuk digunakan merupakan suatu hal
yang mutlak diperlukan.