Tugas 2 – Pengantar Ilmu Administrasi

Nama : Firyal Khairunnisa Huwaida Zahra

NIM : 049893832
UPBJJ Manado

Perkembangan dan keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya

dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Berikan penjelasan secara singkat terkait
hal tersebut!
Selamat mengerjakan!
JAWAB:
Teori Administrasi neo-klasik memiliki beberapa jenis pendekatan yakni pendekatan
hubungan kemanusiaan, pendekatan perilaku, dan pendekatan sistem. Namun pada
kesempatan kali ini kita akan berfokus kepada pendekatan sistem. Pendekatan ini
dalam studi ilmu administrasi mulai diperkenalkan oleh Chaster I. Barnard melalui
tulisannya pada tahun 1938 , namun baru mulai diperhatikan oleh para pakar sekitar
tahun 1960. Dalam tulisannya Barnard mengatakan organisasi adalah sistem aktivitas
yang kooperatif antara dua orang atau lebih. Pendekatan sistem melihat organisasi
sebagai sistem terbuka sehingga seringkali disebut sebagai teori modern .
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai suatu sistem yang berproses. Yang
dimaksud dengan “sistem” dalam hal ini adalah bagian-bagian dari organisasi yang
berhubungan satu sama lain dan menjadi satu kesatuan secara keseluruhan. Sistem
dalam hal ini terdiri dari beberapa elemen dasar yakni:
a. Masukan (Input)
Merupakan segala sesuatu yang dihubungkan oleh sistem untuk melakukan
aktivitas/proses. Input dalam organisasi bisa berupa manusia, uang, mesin,
material, metode, atau informasi.
b. Proses (Process)
Merupakan aktivitas atau transformasi masukan menjadi keluaran.
c. Keluaran (Output)
Ialah segala sesuatu yang keluar dari proses transformasi masukan menjadi
keluaran.
d. Umpan Balik (Feedback)
Segala sesuatu yang digunakan oleh sistem untuk menilai keluaran, yang
selanjutnya dapat dijadikan masukan bagi sistem.
Keberhasilan organisasi sebagai suatu sistem untuk mencapai tujuannya dipengaruhi
oleh beberapa faktor yaitu faktor internal dan faktor eksternal yang dapat dijabarkan
pada penjelasan berikut ini:
1. Faktor Internal
Faktor dalam (internal) organisasi adalah unsur atau aspek yang ada di dalam
organisasi yang berpengaruh terhadap organisasi itu sendiri, bisa berupa anggota yang
terdapat di dalamnya, tugas dan tanggung jawab, hubungan kerja, dana dan alat-alat,
peraturan, dan prosedur kerja. Menurut Harris (2000:10) yang dimaksud dengan
lingkungan internal adalah faktor-faktor di dalam organisasi yang dapat dikendalikan.
Selain itu menurut menurut Peter et al., (1996) faktor internal dalam organisasi
merupakan sumber data organisasi yang akan menentukan kekuatan dan kelemahan
organisasi. Jika organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya tersebut
maka hal itu akan memberikan perusahaan sustained competitive advantage. Untuk
lebih lengkapnya beberapa faktor internal dapat dijabarkan seperti berikut ini:
a. Kepemimpinan
Faktor ini merupakan penentu kesuksesan dalam organisasi yang menyangkut
kiat pemimpin dalam menjalankan aktivitas organisasi, memotivasi bawahan,
dan mengambil keputusan. Kepemimpinan yang kuat dan adaptif bisa menjadi
landasan menuju organisasi yang sukses.
b. Motif dan Motivasi
Motif dalam hal ini motif anggota organisasi, sangat penting dibutuhkan untuk
menjalankan pekerjaan. Dimana motif tersebut menyangkut kebutuhan individu
yang harus dipenuhi. Menurut Maslow kebutuhan individu tersebut mencakup
kebutuhan fisiologis, rasa aman, sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri.
Adapun motivasi dalam hal ini merupakan dorongan atau niat dari seseorang
untuk bekerja yang dapat terjadi karena pengaruh orang lain/berasal dari diri
sendiri. Contoh motivasi misalnya seseorang termotivasi untuk bekerja lebih
tekun karena dia tahu jika berhasil maka akan mendapat bonus yang lebih
banyak.
c. Pengawasan
Faktor ini bertujuan agar hasil yang dicapai oleh organisasi sesuai dengan apa
yang telah direncanakan. Pengawasan dapat dilakukan sebelum maupun selama
proses kegiatan berlangsung hingga kegiatan selesai.
d. Komunikasi
Faktor ini termasuk komunikasi efektif yang perlu mempertimbangkan
keseimbangan antara arus komunikasi dari atas ke bawah (top down) dan
komunikasi dari bawah ke atas (bottom up). Faktor ini juga bisa mempengaruhi
penurunan efektivitas organisasi apabila proses dan mekanisme komunikasi
 kurang lancar sehingga mengakibatkan data dan informasi yang dibutuhkan
pimpinan menjadi terlambat dan tidak akurat.
e. Tujuan
Yang menentukan keberhasilan faktor ini adalah ketika anggota memahami apa
yang menjadi visi dan misi organisasi. Hal ini dikarenakan anggota yang
memahami visi dan misi organisasi dapat bekerja secara optimal dan
bersungguh-sungguh. Pimpinan yang baik pula akan selalu mensosialisasikan
dan mengkomunikasikan tujuan organisasi kepada anggotanya agar mereka
secara keseluruhan dapat memahami tujuan organisasi dengan baik, sekaligus
dapat menerima karena dengan cara itulah tujuan individu dapat disinkronkan
dengan tujuan organisasi.
f. Keputusan
Terakhir faktor internal yang mempengaruhi organisasi adalah keputusan.
Keputusan dalam organisasi sangat penting, di mana kesuksesan atau
kegagalan sebuah organisasi akan sangat ditentukan bagaimana keputusan
organisasi dibuat. Kesalahan pimpinan dalam menentukan keputusan dapat
berakibat fatal terhadap organisasi secara keseluruhan. Hal itu dikarenakan
keputusan adalah bagian dari unsur sistem organisasi. Selain itu keputusan yang
ditentukan oleh pimpinan harus bersifat komprehensif, faktual, rasional, dan
valid.

2. Faktor Eksternal
Sedangkan Faktor lainnya yang tidak kalah penting adalah faktor eksternal. Meskipun
secara internal organisasi sangat bagus, namun jika tidak memperhatikan faktor
eksternal maka organisasi akan goyah karena faktor ini tidak dapat dikendalikan oleh
organisasi. Hal ini sejalan dengan pendapat Harris (2000:10) yaitu lingkungan eksternal
berkaitan dengan kondisi lingkungan di luar organisasi, sehingga sulit dikendalikan
(unpredictable). Maksud dari faktor luar (eksternal) organisasi adalah unsur atau aspek
yang ada di luar organisasi yang berpengaruh terhadap organisasi sebagai suatu
sistem, dapat berupa faktor lingkungan dimana organisasi itu berada yang bisa
dipengaruhi oleh faktor politik, ekonomi, sosial dan budaya, teknologi, hukum,
demografi, dan sumber-sumber alam. Faktor-faktor ini perlu untuk dianalisis guna
menentukan kesempatan (opportunities) dan ancaman (threat) yang akan dihadapi oleh
organisasi. Untuk lebih lengkapnya beberapa faktor eksternal dapat dijabarkan seperti
berikut ini:
 a. Ideologi dan Dasar Hukum
Faktor ideologi atau falsafah negara akan berpengaruh terhadap doktrin atau
dasar hukum yang dianut oleh sistem birokrasi dalam menjalankan fungsinya.
Tujuan dan kebijakan serta strategi yang ditetapkan oleh organisasi tidak akan
lepas dari ideologi negara.
b. Politik
Politik dalam hal ini politik dalam dan luar negeri yang dianut oleh negara dapat
secara mempengaruhi organisasi termasuk organisasi pemerintah atau birokrasi
baik secara langsung maupun tidak langsung.
c. Ekonomi
Tren perkembangan ekonomi baik secara nasional maupun internasional juga
dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Globalisasi pada bidang ekonomi
berdampak pada perencanaan maupun kebijakan yang akan diambil oleh
organisasi, contohnya adalah penerapan AFTA, WTO, APEC, dan sebagainya.
Indonesia dalam hal ini bisa digambarkan sebagai suatu subsistem yang
termasuk dari sistem yang lebih luas yaitu sistem ekonomi internasional yang
terdiri dari negara-negara di dunia, maka artinya keberadaan Indonesia akan
dipengaruhi oleh perkembangan ekonomi internasional.
d. Sosial Budaya
Kondisi sosial budaya masyarakat terutama di Indonesia masih menjadi akar dari
beberapa kegiatan sistem birokrasi. Organisasi sebagai suatu sistem dituntut
untuk mampu beradaptasi dengan lingkungan termasuk dalam aspek sosial
maupun budayanya. Birokrasi sebagai bentuk organisasi pemerintah yang
memberikan pelayanan kepada masyarakat acap kali mengalami hambatan
dalam melaksanakan kegiatannya karena terhambat oleh faktor-faktor budaya.
Misalnya dalam birokrasi telah ditetapkan untuk tidak melakukan praktik KKN
maupun penyuapan, namun dalam kehidupan sosial di Indonesia masyarakat
telah terbiasa untuk memberikan uang kepada petugas. Faktor seperti ini lah
yang perlu diperhatikan oleh organisasi untuk kemudian ditentukan strategi
penyelesaian dan pencegahan permasalah tersebut.
Sejauh mana organisasi mampu mencapai tujuan setelah memperhatikan faktor-faktor
eksternal tersebut tergantung pada kemampuan organisasi dalam memanfaatkan
potensi dan pengaruh lingkungan eksternal untuk memperkuat kondisi internal sistem
dan beradaptasi dengan lingkunganya.
Beberapa penerapan konsep sistem dalam administrasi pada organisasi antara lain
terdapat pada model-model keputusan manajemen seperti;
1. Riset operasi (operational research);
 2. SImulasi;
3. CPM (Critical Path Methods);
4. Sistem rekayasa (systems engineering);
5. PBBS (Planning, Programming, Budgeting system); dll.

Sumber:
1. Modul 5 BMP PAJA3210 - Pengantar Ilmu Administrasi 2019
2. Modul 2 BMP ISIP4111 - Asas-asas Manajemen (Edisi 2) 2020
3. Modul 1 BMP IPEM4431 - Manajemen Pemerintahan (Edisi 2) 2014
4. Blog Kompasiana "Peran Lingkungan dalam Keberlangsungan Organisasi" oleh
Siti Nurul Azizah
https://www.kompasiana.com/azizah99/649d34c508a8b56a0a73c282/peran-
lingkungan-dalam-keberlangsungan-organisasi
5. Jurnal Bisnis Pengaruh Faktor Internal, Eksternal Organisasi Dan Pendanaan
Terhadap Mutu Perguruan Tinggi Dan Implikasinya Pada Peningkatan Citra
Perguruan Tinggi Swasta Di Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Dan Bisnis (Stieb)
Perdana Mandiri Purwakarta oleh Marhumi (2018)
https://stieb-perdanamandiri.ac.id/media/Jurnal/2018/Jurnal
%202018_Marhumi.pdf