TUGAS 1

ADMINISTRASI PERKANTORAN (ADPU4331)

Dr. ENY BOEDI ORBAWATI, M.Si

1. Pengertian administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran, banyak

dikemukakan oleh para ahli, dan konsepnya sangat beragam sesuai dengan
persepsi/pengalaman para ahli terhadap objek kajian tersebut.
Tugas Anda adalah menghimpun konsep-konsep para ahli tersebut dan membuat
sintesanya

2. Organisasi dibentuk dalam rangka mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan.

Setidaknya ada 6 (enam) tipe/bentuk organisasi, yaitu lini fungsiponal, lini dan
staf, panitia, matriks dan informal.
Tugas Anda adalah mengumpulkan/menunjukan contoh-contoh tipe/bentuk
organisasi dalam praktik pengorganisasian di lembaga-lembaga baik swasta,
pemerintah, sosial, pendidikan, dan lainnya. Masing-masing tipe/bentuk
organisasi, satu contoh.

3. Kantor adalah tempat melakukan pekerjaan, oleh karena itu setiap organisasi harus
menetapkan kantor, tata ruang, dan fasilitas/perlengkapan kantor yang dapat
menunjang efektifitas dan efisiensi kerja pekerjaan kantor.
Tugas Anda adalah mununjukan macam-macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan
menyebutkan fungsi/kegunaan/cara kerja fasilitas/perlengkapan kantor tersebut.

Dikumpulkan maksimal hari Minggu / 1 Nopember 2020

Jawab :

1).

2). 1. Organisasi-organisasi Formal dan Informal

Dalam klasifikasi organisasi, terdapat klasifikasi popular di mana organisasi-organisasi dibagi
dalam kelompok formal dan informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau
derajat mereka yang terstruktur.Organisasi-organisasi formal, menunjukkan tugas-tugas
terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran-sasaran organisasi-
organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan,
serta prasyarat-prasyarat lainnya terurutkan dengan baik dan terkendalikan.
Organisasi-organisasi formal bersifat tahan lama dan terencana. Mengingat bahwa
organisasi formal ditekankan memiliki keteraturan, maka biasanya organisasi formal relatif
bersifat tidak fleksibel. Contoh-contoh organisasi-organisasi formal misalnya perusahaan-
perusahaan besar, badan- badan pemerintah dan universitas-universitas.
Ciri-ciri organisasi formal adalah:
 Bersifat impersonal dan objektif.
 Kedudukan setiap individu didasarkan pada fungsi masing-masing
 di dalam satu sistem hierarki, dengan tugas pekerjaan masing- masing.
 3.Terdapat relasi formal berdasarkan alasan-alasan ideal dari status resmi dalam
organisasi.
 4.Suasana kerja dan komunikasi berlandaskan kompetisi/persaingan dan efisiensi.
Organisasi-organisasi formal, dapat menjadi organisasi-organisasi informal, apabila
hubungan- hubungan yang dirumuskan dan yang terstuktur tidak terlaksana, dan diganti
dengan hubungan baru, yang tidak terspesifikasi dan tidak dikendalikan.
Ciri-ciri organisasi informal adalah:
 Terintregasi dengan baik.
 Di luar kelompok informal atau primer terdapat kelompok lebih besar
 yaitu kelompok formal atau sekunder.
 Setiap anggota secara individual mengadakan interelasi berupa jaringan
 perikatan yang pribadi atau personal disertai komunikasi akrab.
 Terdapat iklim psikis suka dan tidak suka atau acuh dan tak acuh.
 Sedikit atau banyak, setiap anggota mempunyai sikap yang pasti
 terhadap anggota-anggota lainnya dan dimuati emosi-emosi tertentu.

2. Organisasi Primer dan Organisasi Sekunder

Organisasi-organisasi primer menuntut keterlibatan lengkap pribadi dan emosional dari para
anggotanya. Organisasi-organisasi demikian dicirikan dengan hubungan-hubungan yang
bersifat pribadi, langsung, spontan, dan tatap muka.
Di lain pihak, pada organisasi-organisasi sekunder, hubungan-hubungan yang ada bersifat
intelektual, rasional dan kontraktual. Di sini terlihat hubungan yang bersifat formal dan
impersonal, dengan kewajiban-kewajiban yang dinyatakan secara eksplisit.
3. Organisasi-organisasi yang Diklasifikasi Berdasarkan Sasaran
Setiap Organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan berdasarkan sasaran- sasaran atau
kepentingan tertentu, yang secara luas dapat dirumuskan antara lain untuk memuaskan
kebutuhan, keinginan, atau sasaran-sasaran para anggotanya.
Berdasarkan hal tersebut, organisasi dapat diklasifikasikan sesuai dengan sasaran-sasaran
khusus para anggotanya yang berusaha dipenuhi olehnya. Sebagai contoh misalnya
dikemukakan adanya:
 Organisasi-organisasi pelayanan (service organizations), yang siap membentuk
orang-orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari masing-masing pihak yang
menerima servis yang bersangkutan (badan- badan amal, organisasi-organisasi,
taman-taman, dan taman margasatwa di luar negeri).
 Organisasi-organisasi ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi-organisasi
yang menyediakan barang-barang dan jasa-jasa sebagai imbalan untuk pembayaran
dalam bentuk tertentu (korporasi- korporasi penyewa apartemen-apartemen).
 Organisasi-organisasi religius (religius organizations) yang memenuhi kebutuhan
spiritual dari anggotanya (mesjid-gereja).

3). Alat sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.
2. Caption 
Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip
untuk tujuan penyimpanan (filing).
3. Cardex
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung
plastik tempat menyimpan kartu index.
4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.
5. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.
6. Financial record
Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
7. Folder
Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara
vertikal.
8. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.
9. Hanging folder
Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk
dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
11. Kartu indeks
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.
12. Map snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator.
13. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).
14. Ordner
Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
15. Out slip
Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
16. Out folder
Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.
17. Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.