Pengorganisasian(Organizing)

Pengantar Manajemen
Disarikan dari Materi :
DIANA ANDRIANI MM., MT
 Pengertian Organisasi Fungsi Organisasi dalam
Manajemen
 Organisasi : Sekumpulan orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuan bersama (Schermerhorn, J.R.)
 Organisasi mencakup dua segi :
1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses
manajemen berlangsung.
2. Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara
efektif sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi
dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan memberikan kondisi lingkungan tertentu
untuk pencapaian tujuan.
 Pengorganisasian : Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan
organisasi, sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya.
 Salah satu prinsip pengorganisasian adalah terbaginya tugas dalam berbagai unsur
organisasi.
 Pengorganisasian yang efektif adalah membagi habis dan menstrukturkan tugas-
tugas kedalam sub-unit kerja atau komponen-komponen organisasi. (Syaiful Sagala
(2008:62)
 Menurut Hadari Nawawi dan Mulyono (2008 : 77) Organisasi harus profesional yaitu
dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian
perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan kerja hanya dilakukan
bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang ada.
2
 Tujuan dan Manfaat Organisasi
1. Mengatasi terbatasnya kemampuan, kemauan dan sumber daya yang
dimiliki dalam mencapai tujuannya.
2. Mencapai tujuan secara lebih efektif & efisien karena dikerjakan bersama-
sama.
3. Wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama-sama.
4. Wadah mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimiliki seseorang.
5. Wadah menempatkan jabatan dan pembagian kerja
6. Wadah mengelola lingkungan bersama-sama
7. Wadah mencari keuntungan bersama-sama
8. Wadah menggunakan kekuasaan dan pengawasan
9. Wadah mendapatkan penghargaan
10. Wadah memenuhi kebutuhan manusia yang semakin kompleks dan banyak
11. Wadah memanfaatkan waktu luang
3
 Tipe Organisasi Lanjutan
 Organisasi Formal yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara
sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja
sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial,
perusahaan, sekolah,dll.
 Organisasi Informal. Keanggotaan pada organisasi informal dapat dicapai baik
secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk mementukan waktu
eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar
anggota bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak tersspesifikasi.
 Organisasi Primer : organisasi yang menuntut keterlibatan secara lengkap,
pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi timbal balik
dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak.
 Organisasi Sekunder : Memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional
dan kontraktual. Organisasi ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniah
tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji
ataupun imbalan kepada anggotanya.
4
5
 Empat Pilar Pengorganisasian
1. Pembagian Kerja (Division ofWork)
2. Pengelompokkan Pekerjaan (Departmentalization)
3. Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (Hierarchy)
4. Koordinasi (Coordination)

6
 Division of Work dan
Departmentaliation
 Division of Work dalah upaya untuk menyederhanakan
keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja
bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik.
 Job Specialization : Proses pembagian kerja dari keseluruhan
menjadi lebih spesifik atau lebih sederhana dan detail.
 Departmentalization adalah Proses pengelompokkan dan
penamaan bagian atau kelompok pekerjaan menurut kriteria
tertentu.

7
 Hierarchy
Hierarki Vertikal
Hierarki Horizontal

A
G
B C
H I J
D E F

Chain of
command

8
 Bagan Organisasi
Salah satu cara untuk melihat dan mengetahui
ruang lingkup dari suatu organisasi dari bagan
organisasinya, yaitu suatu organisasi dilukiskan di
atas kertas. Bagan tersebut mempunyai gambaran
mengenai :
1. Isi dan luas organisasi.
2. Saluran-saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pimpinan
sampai bawah.
3. Perincian dan batas-batas tugas pekerjaan tiap kesatuan dalam garis
besarnya.
4. Jabatan-jabatan yang terdapat pada organisasi itu dan nama orang
yang menduduki jabatan tersebut.

9
 Hirarki (Lanjutan)
 Ada 2 konsep penting dalam proses penentuan hirarki yaitu :
1. Span of Management Control : terkait dengan jumlah orang
atau bagian dibawah suatu department yang akan
bertanggung jawab.
2. Chain of Command : Menunjukkan garis perintah dalam
sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya
hingga hirarki yang paling rendah

10
 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi (Desain Organisasi) adalah :
 Mekanisme Formal dengan mana organisasi dikelola
 Menunujukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara
fungsi, bagian, posisi dan orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas,
wewenang dan tanggung jawab.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi :
1. Strategi Organisasi untuk mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota/karyawan yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran Organisasi

11
 Tipe Organisasi dalam Manajemen
 Tipe organisasi dalam manajemen dapat dikategorikan jenis
pembagiannya menurut L.D. White dan H.A Simon :
1. Pengorganisasian bagi organisasi Lini/Garis. Terdiri dari 2
unsur : Unsur Pimpinan dan Unsur Pelaksana
2. Pengorganisasian bagi organisasi Lini dan Staff. Terdiri dari 3
unsur : Unsur Pimpinan, Pembantu Pimpinan (Staf) dan
Pelaksana (Lini/Garis)
3. Pengorganisasian bagi organisasi Fungsi. Organisasi Fungsi :
suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi,
dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling bergantung
4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Dimaksudkan untuk
memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat
dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang
12
 Contoh Bentuk Organisasi

Bentuk Organisasi Lini/Garis Bentuk Organisasi Fungsi

13
 Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi

1. Hubungan langsung antara Teori S.A. Graicunas dalam

pemimpin dan tiap-tiap orang bukunya“Relationship Organization”
dalam kelompok organisasi. menguraikan sebagai berikut :
2. Hubungan antara pemimpin Jika K mempunyai tiga bawahan (A, B dan
dan kelompok-kelompok yang C) hubungan tunggal yang terjadi adalah 6
terjadi di antara orang-orang buah.
atau organisasi itu.
3. Hubungan di antara anggota-
anggota itu sendiri, baik secara
perorangan, tunggal atau
kelompok.

14
 Hubungan-hubungan Kerja dalam Organisasi

Louis A. Allen dalam hubungan manajemen

menyatakan :
1. Line relation menunjukkan peranan orang-orang
dari suatu kelompok yang mempunyai wewenang
untuk mengambil keputusan. Misalnya, wakil
manajer, wakil direktur, superintendent, dll.
2. staff relation menunjukkan hubungan dari mereka
yang bertanggung jawab atas pemberian nasihat dan
jasa untuk membantu agar seluruh kelompok dapat
mencapai maksud dan tujuannya.

15
 Struktur Organisasi Formal
Berdasarkan Fungsi

DIREKTUR

Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur Wakil Direktur

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

KARYAWAN

16
 Kelebihan dan Kelemahan Struktur Organisasi
Formal Berdasarkan Fungsi
1. Cocok untuk lingkungan yang stabil.
2. Menunjang pengembangan keahlian.
3. Memberi kesempatan bagi para spesialis.
4. Hanya memerlukan koordinasi minimal.
5. Hanya memerlukan keterampilan antar pribadi yang kecil.
6. Dalam organisasi yang besar, tanggapan lambat di terima.
7. Terjadi kemacetan (bottleneck) karena pelaksanaan tugas yang beruntun.
8. Tidak merangsang inovasi, perspektifnya kecil.
9. Menimbulkan konflik mengenai prioritas produk.
10. Tidak menunjang perkembangan manajer umum.
11. Mengatur rasa tanggung jawab atas kelancaran seluruh usaha.

17
 Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar : Divisi
Berdasarkan Produk

DIREKTUR

Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Manajer Umum Bagian Manajer Umum Bagian Manajer Umum Bagian

Obat-obatan Umum Obat-obatan Obat-obatan Bebas
Tradisional

Penjual Penjual Penjual

18
 Kebaikan Struktur Organisasi Kelemahan Struktur Organisasi
Formal Produk/Pasar : Divisi Formal Produk/Pasar : Divisi
Berdasarkan Produk Berdasarkan Produk

1. Cocok untuk perubahan 1. Menyebabkan terjadinya

pertikaian untuk alokasi
cepat. sumber daya.
2. Memungkinkan adanya 2. Tidak mendukung
visibilitas produk yang koordinasi aktivitas antar
tinggi. berbagai divisi.
3. Mendorong pengabdian
3. Kejelasan tanggung jawab. prioritas jangka panjang.
4. Memungkinkan pemrosesan 4. Memungkinkan
tugas-tugas ganda secara menurunnya pendalaman
paralel. keahlian.
5. Memungkinkan terjadinya
5. Memudahkan pelatihan konflik antara divisi dan
manajer umum. prioritas perusahaan.
19
 Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar
Perusahaan dalam Produksi Manufaktur :
Divisi Berdasarkan Wilayah

DIREKTUR

Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian

Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Kepala Perwakilan Kepala Perwakilan Kepala Perwakilan

Pulau Jawa Malaysia Luar Jawa

20
 Struktur Organisasi Formal Produk/Pasar
Perusahaan dalam Produksi Manufaktur :
Divisi Berdasarkan Pelanggan

DIREKTUR

Kepala Divisi Kepala Divisi Kepala Divisi

Pakaian Pakaian Pakaian
Pengantin Wanita Bayi

Karyawan

21
 Kebaikan Struktur Organisasi
Formal Produk/Pasar Perusahaan
dalam Produksi Manufaktur :
Divisi Berdasarkan Pelanggan
1. Memberikan keluwesan kepada
pegawai.
2. Merangsang kerja sama antar
disiplin.
3. Melibatkan, memotivasi dan
menantang para pegawai.
4. Mengembangkan keterampilan
pegawai.
5. Pimpinan eras tidak harus ikut
menyusun rencana.
6. Merangsang orang untuk
mengidentifikasi diri dengan
produk terakhir.
7. Memungkinkan pakar dialihkan ke
semua bidang yang membutuhan
22
Kelemahan Struktur Organisasi
Formal Produk/Pasar
Perusahaan dalam Produksi
Manufaktur : Divisi Berdasarkan
Pelanggan
1. Memungkinkan timbulnya
perasaan anarki.
2. Mendorong terjadinya
persaingan kekuasaan.
3. Dapat menimbulkan lebih
banyak diskusi daripada
tindakan.
4. Menurut keterampilan yang
tinggi dalam hubungan antar
perorangan.
5. Membutuhkan biaya besar.
6. Risiko beberapa tim proyek
mengerjakan pekerjaan yang
sama.
7. Merugikan koral, jika pegawai
harus dihukum kembali.
ORGANISASI MATRIKS

GENERAL MANAGER

Riset dan Pengendalian Uji dan Administrasi Pembelian Manufaktur Rekayasa

Pengembangan Kualitas Jaminan Kontrak

Manajer Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Proyek A dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi

Manajer Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Proyek B dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi

Kelompok Riset Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok Kelompok

Manajer
dan Pengendalian Tes dan Kontrak Pembelian Rekayasa
Proyek C Manufaktur
Pengembangan Kualitas Jaminan Administrasi

23
 Authority dan Responsibility
 Otoritas dalam konteks manajemen merupakan suatu kewenangan berupa hak
untuk bertindak,memerintah, mengendalikan, mengadakan pengawasan, dan membuat
keputusan.
Menurut Max Weber, dalam susunan masyarakat otoritas/kewibawaan ada 3 macam :
1. Kewibawaan yang legal. Sifatnya percaya pada sahnya peraturan secara hukum.
2. Kewibawaan yang bersifat tradisi. Percaya sucinya tradisi dan adat istiadat.
3. Kewibawaan yang karismatis. Percaya pada sucinya orang yang berwibawa, misalnya
orang yang diakui rahmat dan hidayat dari Tuhan.
 Tanggung jawab (Responsibility) mempunyai 3 aspek :
1. Tanggung jawab sebagai kewajiban yang harus dilaksanakan.
2. Tanggung jawab sebagai penentuan kewajiban.
3. Tanggung jawab sebagai kewibawaan.
 Tanggung jawab dapat dilihat dari 2 fase :
1. Merupakan kewajiban bagi seseorang untuk mencapai hasil-hasil tertentu.
2. Merupakan tanggung jawab seseorang kepada atasan (orang yang didelegasikan
kekuasaan) mengenai sampai mana hasil yang dicapai.

24
 Authority dan Responsibility
 Delegasi meliputi 3 hal sebagai berikut :
1. Penyerahan tugas oleh suatu eksekutif kepada bawahannya.
2. Pemberian ijin atau wewenang untuk membuat pesan agar
mempergunakan sumber daya dan menetapkan tindakan lain
yang perlu dalam melaksanakan tugas-tugas yang didelegasikan.
3. Perwujudan dari suatu kewajiban pada yang lebih rendah (sub
ordinat) untuk memenuhi tugas pekerjaan dari eksekutif.
 Desentralisasi adalah suatu variasi delegasi.
 Delegasi merupakan proses dalam mempercayakan tanggung
jawab dan wewenang kepada orang lain. Desentralisasi adalah
delegasi wewenang yang sistematis dan selaras dengan tahap-
tahap operatif perusahaan. Misalnya penyebaran fisik atau pabrik
dan fasilitas. Kebalikan dari penyebaran ini disebut konsolidasi.
 Sentralisasi atau wewenang adalah pemusatan wewenang pada
taraf tertinggi pada perusahaan atau organisasi.

25
 Authority dan Responsibility
 Prinsip-prinsip Delegasi dan Desentralisasi
1. Prinsip batas pengawasan dan penelitian (principle limits of control).
Delegasi ini hanya berlangsung sampai batas pengawasan dan penelitian
yang efektif.
2. Prinsip kewenangan yang seimbang (principles of complete authority).
Wewenang harus didelegasikan seimbang dengan tanggung jawab.
3. Prinsip pertanggunganjawab sepenuhnya (principles of accountability).
Atasan harus bertanggung jawab atas tindakan bawahannya.
4. Prinsip hubungan melapor secara tunggal (principles of single reporting).
Setiap orang harus memberikan tanggung jawabnya kepada seorang
atasan saja, terutama untuk tanggung jawab dan wewenang yang terinci.
 Rintangan-rintangan terhadap delegasi :
1. Khawatir untuk mendelegasikan. Hal ini disebabkan karena ia
menganggap bawahan kurang baik sehingga ia malu.
2. Enggan untuk mendelegasikan. Pimpinan mengharapkan agar
bawahannya mampu melakukan pekerjaan dan mengambil keputusan
persis seperti yang dilakukannya.
3. Berkeberatan. Pimpinan mendelegasikan betul-betul keberatannya
karena melihat bawahannya akan melebihinya.

26
 Koordinasi
 Adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktivitas dari
berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan
organisasi bisa tercapai secara efektif. ( Stoner Freeman dan
Gilbert: Tahun 1995)

27