Apasajakah manfaat jadwal retensi arsip pada organisasi?

JAWAB:
Jadwal retensi arsip merupakan suatu rencana atau daftar yang menjelaskan jangka waktu atau
periode berapa lama suatu dokumen atau arsip perlu disimpan sebelum akhirnya dihancurkan
atau diarsipkan secara permanen. Berikut adalah beberapa manfaat dari jadwal retensi arsip pada
organisasi.
1. Memudahkan pengelolaan arsip, dengan adanya jadwal retensi arsip, sebuah organisasi
dapat dengan mudah mengelola arsipnya. Jadwal ini akan memberikan informasi
mengenai jangka waktu penyimpanan arsip, sehingga pengelola arsip dapat menentukan
kapan arsip perlu dihapus atau diarsipkan kembali.
2. Meningkatkan efisiensi penggunaan ruang penyimpanan, dengan mengetahui jangka
waktu penyimpanan arsip, organisasi dapat mengatur ruang penyimpanannya dengan
lebih efisien. Arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi dapat dihapus atau diarsipkan
kembali, sehingga ruang penyimpanan dapat digunakan untuk keperluan lainnya.
3. Menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi, jadwal retensi arsip juga dapat
membantu organisasi menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi. Dengan menghapus
atau mengarsipkan arsip yang sudah tidak dibutuhkan, risiko kebocoran informasi dapat
diminimalkan.
4. Menjaga kepatuhan terhadap regulasi, banyak organisasi yang diwajibkan untuk
mematuhi regulasi terkait penyimpanan arsip, seperti dalam hal perlindungan data
pribadi. Dengan adanya jadwal retensi arsip, organisasi dapat memastikan bahwa mereka
mematuhi regulasi yang berlaku.
5. Memudahkan proses audit, jadwal retensi arsip juga dapat memudahkan proses audit,
karena memungkinkan auditor untuk melihat dengan jelas bagaimana arsip disimpan dan
dihapus oleh organisasi.
Dengan adanya jadwal retensi arsip yang baik dan teratur, organisasi dapat mengelola dokumen-
dokumen mereka dengan lebih efektif, efisien dan dapat memenuhi persyaratan hukum serta
meminimalkan risiko.

REFERENSI:
Saptorini, Chatarina; Sari, A. T. P. (2022). Penilaian dan Penyusutan Arsip (2nd ed.). Universitas
Terbuka.