TUGAS I PENILAIAN & PENYUSUTAN ARSIP

NAMA : LATIF USMAN

NIM : 048767617

No Uraian Tugas -
Jelaskan Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip serta jelaskan Pengertian dan Jenis Organisasi!

Jelaskan Fungsi Arsip dan Tujuan Kearsipan dan jelaskan Ketentuan Hukum yang Berkaitan dengan Penyusutan Arsip!

Tuliskan Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod serta jelaskan Teori Penilaian!

JAWABAN :

1. Konsep Penyusutan Arsip:

Penyusutan arsip adalah upaya pengurangan jumlah arsip dalam suatu organisasi dengan cara pemindahan arsip inaktif,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Tujuan utamanya adalah
untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip serta menghindari biaya tinggi yang terkait dengan penyimpanan
arsip yang tidak memiliki nilai guna.
Pengertian Penyusutan Arsip:
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dalam suatu organisasi dengan cara pemindahan arsip inaktif,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Hal ini dilakukan sesuai
dengan aturan yang diatur dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009.
Tujuan Penyusutan Arsip:
a. Penghematan dan Efisiensi:
Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai guna.
b. Pendayagunaan Arsip: Memudahkan penggunaan kembali arsip secara efisien.
c. Pengawasan Arsip Bernilai Guna: Memastikan arsip yang masih bernilai guna dipelihara dengan baik.
TUGAS I PENILAIAN & PENYUSUTAN ARSIP
NAMA : LATIF USMAN
NIM : 048767617

d. Penyelamatan Bahan Bukti Kegiatan Organisasi: Memastikan bukti kegiatan organisasi tetap tersedia dan dapat diakses jika
diperlukan.
e. Memenuhi Persyaratan Hukum: Menjalankan aturan jangka simpan arsip sesuai dengan yang tertuang dalam jadwal retensi
arsip.

Pengertian Organisasi:
Organisasi dapat diartikan sebagai wadah kerja sama sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam teori, pengertian ini sering dibagi menjadi dua konsep: organisasi dalam arti statis (organization) dan organisasi dalam arti
dinamis (organizing). Organisasi dalam arti statis mengacu pada struktur formal yang telah ditetapkan, sementara organisasi dalam
arti dinamis merujuk pada proses pengaturan dan pengelolaan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Jenis Organisasi:
a. Organisasi Pemerintahan:
Organisasi pemerintahan terdiri dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan pusat dan daerah. Di Indonesia,
jenis organisasi pemerintahan meliputi lembaga negara, kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, dan pemerintah
daerah. Tujuan utama organisasi pemerintahan adalah untuk mengelola dan menyediakan layanan kepada masyarakat serta
menjalankan fungsi-fungsi pemerintahan.
b. Organisasi Swasta:
Organisasi swasta mencakup berbagai bentuk entitas yang tidak berafiliasi dengan pemerintah. Jenis organisasi swasta
meliputi perusahaan, yayasan, koperasi, LSM, organisasi profesi, dan badan usaha lainnya. Tujuan organisasi swasta bisa
bervariasi, mulai dari mencari keuntungan hingga memberikan layanan sosial atau mewakili kepentingan tertentu.
c. Organisasi BUMN (Badan Usaha Milik Negara):
Organisasi BUMN terdiri atas perusahaan jabatan, perusahaan umum, dan persero yang dimiliki dan dioperasikan oleh negara
atau pemerintah. Tujuan organisasi BUMN adalah untuk menyediakan layanan publik atau mengelola sumber daya ekonomi
TUGAS I PENILAIAN & PENYUSUTAN ARSIP
NAMA : LATIF USMAN
NIM : 048767617

tertentu atas nama negara. Di Indonesia, BUMN memiliki peran penting dalam perekonomian nasional dan sektor-sektor
strategis.

Setiap jenis organisasi memiliki karakteristik, struktur, dan tujuan yang berbeda. Pengelolaan arsip dan proses penyusutan arsip
juga dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi tersebut, dengan mempertimbangkan kebutuhan dan peraturan yang berlaku
di masing-masing domain organisasi.

2. Fungsi Arsip:
Arsip memiliki dua jenis berdasarkan fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis digunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau dalam penyelenggaraan negara. Sementara
arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk keperluan tersebut.
Arsip memiliki beberapa fungsi penting dalam sebuah organisasi:
a. Mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi mengenai proses kegiatan yang telah dilakukan.
b. Menunjang proses perencanaan dengan menyediakan banyak informasi yang mendukung perkiraan, khususnya informasi dari
arsip dinamis.
c. Mendukung pengawasan dengan memberikan informasi mengenai perencanaan, pelaksanaan kegiatan, dan pemantauan, yang
kesemuanya itu dapat dibuktikan dengan adanya arsip sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan.
d. Berfungsi sebagai alat pembuktian (litigation support) dalam proses hukum atau litigasi.
e. Menjadi memori kolektif instansi (corporate memory) dengan menyimpan sejarah dan pengalaman organisasi.
f. Mendukung akuntabilitas dengan menyediakan bahan pertanggungjawaban dari pelaku kegiatan, baik individu maupun
lembaga swasta, serta sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
TUGAS I PENILAIAN & PENYUSUTAN ARSIP
NAMA : LATIF USMAN
NIM : 048767617

Tujuan Kearsipan:
Tujuan kearsipan secara tegas diatur dalam Pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yaitu menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dengan demikian, esensi tujuan kearsipan adalah ketersediaan
bahan pertanggungjawaban dari pelaku kegiatan, baik individu maupun lembaga swasta, sebagai aktualisasi kehidupan
kebangsaan dan bukti pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Ketentuan Hukum yang Berkaitan dengan Penyusutan Arsip:
Peraturan perundang-undangan, khususnya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, memberikan pengaturan
mengenai penyusutan arsip. Penyusutan arsip dijelaskan sebagai kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Hal ini bertujuan
untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip serta memenuhi aturan jangka simpan arsip yang ditetapkan dalam
jadwal retensi arsip.

3. Pengantar Penilaian dan Retensi Rekod

Seiring dengan perkembangan organisasi, pertumbuhan, dan pertambahan arsip/rekod semakin meningkat setiap waktu. Hal ini
dapat mengakibatkan inefisiensi dan inefektivitas pengelolaan arsip, karena arsip yang seharusnya dimusnahkan atau dibuang
masih tetap disimpan. Untuk itu, diperlukan program penyusutan arsip atau pemusnahan arsip untuk mendapatkan efisiensi dan
efektivitas dalam berbagai aspek, seperti ruang dan peralatan, tenaga kerja, dan pemanfaatan arsip/rekod itu sendiri.
Program penyusutan dan pengurangan arsip/rekod, atau yang biasa disebut dengan disposal, merupakan usaha untuk mendapatkan
efisiensi dan efektivitas dari berbagai aspek. Dasar dari program penyusutan dan pengurangan arsip/rekod adalah seleksi
berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip/rekod.
TUGAS I PENILAIAN & PENYUSUTAN ARSIP
NAMA : LATIF USMAN
NIM : 048767617

Program seleksi dan penilaian arsip/rekod dirancang dan dikembangkan oleh institusi berdasarkan identifikasi dan survei atas
rekor-rekor yang jumlahnya mulai meningkat dan menunjukkan penurunan kegunaannya bagi unit pencipta arsip dalam
lingkungan institusi yang bersangkutan.
Hasil akhir dari program penilaian (appraisal) adalah tersedianya jadwal retensi arsip, yang memuat keterangan berapa lama arsip
disimpan dan kapan harus dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit kerja/pengolah/pencipta ke unit
kearsipan.
Teori Penilaian
Kegiatan penilaian arsip/rekod harus memperhatikan konteks organisasi dan tujuan akuisisi yang telah digariskan atau
direncanakan oleh organisasi tersebut. Ada dua pendekatan utama dalam teori penilaian: pendekatan tradisional dan pendekatan
makro.
a. Pendekatan Tradisional
Pendekatan tradisional dalam penilaian arsip/rekod menekankan pada analisis arsip/rekod ketika sudah tidak aktif lagi
digunakan atau rekor pada masa istirahat. Pendekatan ini dilakukan dengan mempelajari bahan-bahan dokumentasi aktual atas
keputusan yang sudah dibuat. Pendekatan ini dapat dikatakan reaktif: tidak ada satu yang dinamakan untuk diputuskan sampai
rekor-rekor yang sudah lama diproduksi dan sudah tidak digunakan untuk saat ini sepenuhnnya.
b. Pendekatan Makro
Pendekatan makro dalam penilaian arsip/rekod menekankan pada analisis fungsional organisasi. Pendekatan ini
memungkinkan untuk melakukan penilaian rekor berdasarkan fungsi organisasi dengan mengidentifikasi jenis kegiatan serta
jenis dan macam transaksi yang tercipta dalam rangka melaksanakan kegiatan fungsional organisasi.
Pendekatan makro lebih proaktif dan efisien dibandingkan pendekatan tradisional. Pendekatan ini memungkinkan penilaian
rekor dilakukan pada saat diciptakan, atau selama waktu penggunaannya.
TUGAS I PENILAIAN & PENYUSUTAN ARSIP
NAMA : LATIF USMAN
NIM : 048767617

Kesimpulan
Penilaian arsip/rekod merupakan kegiatan penting dalam pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Dengan menerapkan teori
penilaian yang tepat, organisasi dapat mengidentifikasi arsip/rekod yang masih memiliki nilai guna dan arsip/rekod yang tidak
lagi diperlukan. Hal ini akan membantu organisasi dalam menghemat ruang penyimpanan, meningkatkan efisiensi akses
informasi, dan mengurangi biaya pengelolaan arsip.

Sumber Referensi Jawaban:

o ASIP4402 – Penilaian dan Penyusutan Arsip (Edisi 2)
o Arsip Nasional Republik Indonesia. (2012). Pedoman Penilaian Arsip. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
o Schellenberg, Theodore R. (1964). The Management of Archives. New York: Columbia University Press.