AKUISISIAKUISISI ARSIP

ASIP4426

Oleh:
EUIS SHARIASIH
euisshariasih@yahoo.co.id
AGUS SANTOSO
agusant66@yahoo.co.id
Modul 1 Akusisi ini terdiri atas dua kegiatan belajar,
yaitu yang pertama mengenai latar belakang
kegiatan akuisisi arsip dan yang kedua adalah
pengertian dari akuisisi arsip itu sendiri. Kedua
materi tersebut merupakan kunci utama sebelum
memahami lebih lanjut mengenai konsep dan
implementasi akuisisi arsip, khususnya di Indonesia.
1 Adanya akumulasi fisik arsip

2 Memerlukan tempat penyimpanan

Arsip merupakan gambaran objektif peristiwa masa

3 lampau

Dilakukan untuk arsip yang bernilai guna sekunder

4

Merupakan upaya penyelamatan memori kolekstif

5
bangsa
 NILAI KEGUNAAN ARSIP
Merupakan pemahaman yang diperlukan untuk
mengetahui alasan terjadinya suatu kegiatan akusisi
arsip, ada dua hal :

A Nilai Berkelanjutan (continuing value)

B Alasan Kegiatan Akuisisi Arsip

a. Nilai Berkelanjutan (Contuining Value)
Ellis (1993:8) adalah:
1. sumber memori untuk waktu jangka panjang
2. cara untuk mendapatkan pengalaman dari pihak lain
3. bukti adanya hak dan kewajiban yang berkelanjutan
4. instrumen kekuasaan, legitimasi dan pertanggungjawaban
5. sumber pemahaman dan proses identifikasi terhadap diri sendiri,
organisasi dan masyarakat serta, suatu sarana untuk mengkomunikasikan
nilai-nilai politis, sosial dan budaya
 Berdasarkan fungsinya arsip
dibedakan menjadi 2 jenis :

Arsip Dinamis (records) adalah Arsip Statis (archives)

arsip yang dikelola dan disimpan
oleh lembaga pencipta (creating
agency) dan masih dibutuhkan
secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi
merupakan akumulasi arsip
dinamis yang frekuensi
penggunaanya mulai menurun
dan diserahkan ke lembaga
kearsipan
Komposisi Records
dan Archives menurut
Judit Ellis

Records Archives
b. Alasan Kegiatan Akuisisi Arsip
1. Alasan Praktis

2. Alasan Ekonomi

3. Alasan Politis

4. Alasan Sosial

5. Alasan Hukum
 1 Alasan Praktis
pengelolaan arsip merupakan suatu proses pengendalian
secara sistematis atas siklus hidup arsip (life cycle of
records) dari mulai penciptaan, penggunaan, pemeliharaan
dan penyusutan arsip, Penyusutan arsip merupakan upaya
untuk mengurangi sejumlah arsip yang tercipta, dengan cara
memindahkan arsip inaktif ke tempat lain dan
memusnahkan arsip yang tidak memiliki kegunaan maupun
menyimpan secara permanen sebagai arsip statis.
 22 Alasan Ekonomi
Pengurangan arsip dilakukan guna menghindari pemborosan
dari segi biaya pada saat menyimpan dan memelihara arsip.
Tidak lagi perlu mengeluarkan biaya untuk pembelian
peralatan kearsipan, sewa ruang ataupun lainnya karena
pengurangan arsip yang bernilai statsi dapat diserahkan
kepada lembaga kearsipan.
 Alasan Politis
3

Akuisisi arsip tidak hanya sekedar proses pemindahan

(transfer) arsip dari lembaga pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan, tetapi juga ada proses
pengambilalihan tanggung jawab kekuasaan dari kedua
belah pihak.
 4 Alasan Hukum
Arsip merupakan bahan bukti dari suatu kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga pencipta arsip. Sebagai bahan bukti
arsip harus diselamatkan karena masih terkait dengan pihak-
pihak yang memerlukan bukti (evidence) dari suatu
peristiwa baik dari lembaga pencipta maupun publik atau
masyarakat.
 4 Alasan Sosial

Arsip statis merupakan akumulasi arsip yang tercipta

dari proses penyelenggaraan administrasi dan
berinteraksi social dengan lembaga pencipta arsip
lainnya. Segala proses interaksi social yang terekam
merupakan sumber primer dan ‘first hand knowledge
bagi peneliti ataupun sejarawan.
Pengertian Akuisisi Arsip
B. Konsep Akuisisi Arsip

1. Tujuan yang ingin dicapai;

2. Sarana untuk mencapai tujuan (Means);

3. Metode yang digunakan untuk mencapai tujuan (method)

Ada beberapa Metode yaitu :

1. Pemindahan arsip disini arsip dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain sebagai akibat
adanya kesepakatan,

2. Pembelian arsip kasus ini sangat jarang karena lembaga kearsipan tidak akan melakukan
pembelian arsip tanpa disertai bukti kepemlikian yang jelas siapa otoritas dari pemcipta arsip begitu
pula dengan keotentikan arsip;

3. Pertukaran arsip (barter) ini juga jarang, namun pertukaran arsip dilakukan setelah sebelumnya
masing-masing lembaga pencipta arsip bersedia menukarkan arsip dengan berdasarkan
pertimbangan dan alasan- alasan tertentu:

4. Pemberian ganti rugi, cara ini memberikan keuntungan bagi semua pihak

5. Sumbangan (hibah).
 Sumbangan

Barter Ganti Rugi

Khazanah
Arsip
Transfer Pembelian

Penyerahan
Penarikan