MANAJEMEN

KEARSIPAN DASAR

OLEH: SYAVIRA A. ALATAS, S.PD

 PRE-TEST (15 MENIT)

• WHAT? Apa saja arsip yang ada di departemen anda?

• WHO? Siapa saja yang mengelola arsip di departemen
anda?
• WHY? Mengapa anda harus mempelajari cara
mengelola arsip?
• WHEN? Kapan arsip dikategorikan aktif, inaktif, dan statis
di departemen anda?
• WHERE? Dimana arsip aktif, inaktif, dan statis disimpan di
departemen anda?
• HOW? Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang baik
menurut anda?
 TUJUAN
1. Mengetahui tujuan dan fungsi kearsipan,

2. Memahami siklus kearsipan,

3. Mampu mengorganisasi program manajemen

kearsipan,

4. Mampu membuat dan melakukan sistem

menejemen kearsipan
 PENGERTIAN ARSIP

“Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu
subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingat orang (itu) pula.”

Barthos (2005)
 PENGKLASIFIKASIAN ARSIP

AKTIF

DOKUMEN
(RECORD/
ARSIP DINAMIS)
INAKTIF
ARSIP

ARSIP STATIS
(ARCHIVES)
 LANJUTAN…

Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai

pemanfaatan, pengelolaan, dan/atau pemusnahan, sebagai

berikut :

1. 10% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka

panjang (statis)

2. 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif

3. 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif

4. 35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi

 SIKLUS HIDUP ARSIP
(DALAM SEBUAH PERUSAHAAN)

2
Pemanfaatan 3
Penyimpanan

1
Penciptaan

4
Pencarian Kembali

5
Disposisi
 PENCIPTAAN

Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol

perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main
bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai
dengan nilai manfaanya bagi organisasi. Termasuk
dalam tahapan ini adalah pengembangan dan
penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir
pengaduan pelanggan tentunya berbeda dengan
formulir pemesanan barang.
 HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

Penaksiran nilai guna arsip perusahaan (Santen, 1955)

• Nilai Guna Administrasi / Administrative Value

• Nilai Guna Hukum / Legal Value
• Nilai Guna Ekonomi / Fiscal Value
• Nilai Guna Riset / Research Value
• Nilai Guna Pendidikan / Educational Value
• Nilai Guna Dokumentasi / Documentary Value

ALFRED
 PEMANFAATAN

Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari

aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya,
yaitu bagaimana mengefisienkan proses pencarian
kembali maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang
berkepentingan, termasuk bagaimana pergerakan (flow
of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas
informasi yang dikandungnya.
 HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

Perlengkapan yang digunakan dalam pemanfaatan:

1. Jenis dokumen yang akan disimpan

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan
3. Kebutuhan ruangan
4. Pertimbangan keamanan
5. Biaya peralatan
6. Biaya operasional penyimpanan
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen
secara teratur
 PENYIMPANAN

Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen

setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi.
Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih
dari 12 kali dalam setahun, perlu diberikan perhatian
dalam pemanfaatannya, yang meliputi bagaimana
membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan

filing maupun tenaga penyimpan menjadi efisien.

 HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

Sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip :

SISTEM PENYIMPANAN

• Sistem Sentralisasi
• Sistem Disentralisasi
• Sistem Kombinasi
SISTEM PENCATATAN

• Sistem Manual
1. Buku Agenda
2. Kartu Kendali
• Sistem Barcoding
 PENCARIAN KEMBALI

Tahap ini menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun

arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali
dalam jangka waktu tertentu. Pengklasifikasian beserta lokasi
yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks, dan
apabila sebuah manuskrip dipinjam oleh pengguna, petugas
arsiparis harus dapat memastikan keberadaan sebuah
dokumen yang dipinjam, oleh siapa, sejak kapan, dan
sampai kapan, hingga mekanisme yang dilakukan jika
pengguna melampaui batas waktu yang telah ditentukan.
 HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

Sistem yang digunakan dalam pencarian kembali arsip :

SISTEM PENGINDEKSAN

1. Sistem Kronologis
2. Sistem Abjad
3. Sistem Subyek
4. Sistem Numerik
5. Sistem Geografis
6. Sistem Kombinasi
 DISPOSISI

Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang

dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepat
untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan
dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk
dimusnahkan.
HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

Dalam pemusnahan arsip perusahaan:

• Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang

disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis
masa kadarluasanya

• Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen

inaktif, yaitu:

1. Pencacahan

2. Pembakaran

3. Pemusnahan kimiawi

4. Pembuburan
 POST-TEST (15 MENIT)

• WHAT? Apa saja arsip yang ada di departemen anda?

• WHO? Siapa saja yang mengelola arsip di departemen
anda?
• WHY? Mengapa anda harus mempelajari cara
mengelola arsip?
• WHEN? Kapan arsip dikategorikan aktif, inaktif, dan statis
di departemen anda?
• WHERE? Dimana arsip aktif, inaktif, dan statis disimpan di
departemen anda?
• HOW? Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang baik
menurut anda?
TERIMA KASIH